Informace pro studenty vyjíždějící v akademickém roce 2014/2015 Erasmus+ a IRP MŠMT Podpora studentských mobilit na UTB ve Zlíně
Kde začít? Je třeba: 1. Přečíst si směrnici rektora: SR 8/2013 2. Navštívit webové stránky vybrané zahraniční univerzity a zjistit: Postup přihlášení na výměnný studijní pobyt (exchange) Deadline pro zaslání dokumentů 3. Vyplnit a odeslat požadované dokumenty: Student Application Form (SAP) Learning Agreement (LA) Případně: výpis výsledků dosavadního studia, žádost o ubytování, kopii OP nebo karty studenta atd.
Student Application Form (SAP) formulář UTB Mobility do zahraničí jsou evidovány a spravovány přes Portál UTB Studijní oddělení založí studentovi výjezd do zahraničí (stav mobility 300 - Vznikl krátkodobý výjezd) Student Application Form (SAF) je generován přímo v Portále Student uvede důvod výjezdu v angličtině! Pečlivě vyplněnou přihlášku s nalepenou fotografií (SAF) podepisuje pouze student a zahraniční univerzita
Ručně vyplnit a zaškrtnout -> Ručně vyplnit ->
SAF formulář zahraniční univerzity Zahraniční instituce vyžaduje pouze on-line SAF Zahraniční instituce vyžaduje on-line i papírový SAF Zahraniční instituce vyžaduje pouze papírový SAF Pokud zahraniční instituce vyžaduje nominaci, vybraný student požádá Mezinárodní oddělení UTB (Bc. Markétu Foldynovou) o provedení nominace.
Learning Agreement (LA) Informace o nabídce předmětů na zahraniční instituci jsou: na webových stránkách zahraniční instituce zasílány přímo studentům na email zahraniční institucí případně zkontaktovat koordinátora ze zahraniční instituce Vybrané předměty musí svou náplní a obsahem odpovídat studijnímu zaměření na UTB; doktorandi si do LA píší Work on Ph.D. thesis. Student si volí předměty za celkem 30 ECTS/semestr. Student si vybrané předměty vygeneruje v Portále. LA podepisuje: Jako první - fakultní koordinátor podepisující = Proděkan/ka pro mezinárodní vztahy Poté potvrzuje Mezinárodní oddělení
LA v přechodném roce 2014/2015 (ZS) ERASMUS+ 1. Vygenerovat předměty v Portále, NETISKNOUT 2. Vyplnit ve wordu (www.utb.cz/mezinarodnispoluprace/erasmus-4), 2x VYTISKNOUT Freemovers 1. Vygenerovat předměty v Portále, 2x VYTISKNOUT Studenti posledních ročníků 1. Vyplnit ve wordu (www.utb.cz/mezinarodnispoluprace/erasmus-4), 2x VYTISKNOUT Studenti posledních ročníků 1. Vyplnit ve wordu (www.utb.cz/mezinarodnispoluprace/freemovers-1), 2x VYTISKNOUT
Zkratky dané zahraniční institucí (případně přidělené studentem) -> c
Learning Agreement (LA) 2014/2015 Z důvodu přechodného období mezi dobíhajícím programem Erasmus a novým Erasmus+ budou muset studenti vyjíždějící v zimním semestru 2014/2015 připravit LA ve dvou fázích: 1. Vygenerovat předměty v Portále 2. Vyplnit dokument LA ve Wordu (dostupný na webu UTB), který splňuje nové požadavky programu a bude podepisován studentem, UTB a zahraniční institucí
Další dokumenty Transcript of Records (ToR) výpis předmětů doposud absolvovaných na UTB tisk z Portálu, dokument potvrzuje Mezinárodní oddělení UTB Kopie občanského průkazu Kopie karty studenta Zdravotní pojištění Jazykový certifikát Portfolio Všechny dokumenty (zejména SAF a LA) si před odesláním do zahraničí okopírujte! Všechny požadované dokumenty pošlete v jedné zásilce a doporučeně (na adresu dle podle pokynů zahraniční univerzity).
Proposal of Recognition (RoR) Návrh na uznání Dokument generovaný Portálem UTB Přehled předmětů vybraných na zahraniční instituci a jejich ekvivalenty na UTB (tj. předměty, za které budou absolvované předměty v zahraničí uznány na UTB) Proposal of Recognition (RoR) se neposílá do zahraničí, student jej před výjezdem odevzdá na Mezinárodním oddělení UTB Ekvivalentní předměty na UTB přiřazuje : fakultní koordinátor administrující, který poté přepne stav mobility na 301 - Jsou zadané informace o výjezdu včetně předmětů Je vhodné, aby si student zajistil podklady k doložení shodnosti předmětů Podepisuje fakultní koordinátor podepisující tj. proděkan/ka pro mezinárodní vztahy Po potvrzení přepne fakultní koordinátor podepisující studenta do stavu 310 (Student na výjezdu) Student si opět pořídí kopii
Zkratky předmětů na UTB, za které budou úspěšně absolvované zahraniční předměty uznány VP = předmět nemá přiřazený ekvivalent na UTB c
Testy jazykových znalostí (ERASMUS+) Za účelem porovnání znalostí cizího jazyka před a po návratu ze zahraničí Všichni studenti budou testováni Vybraní studenti budou absolvovat on-line jazykový kurz Bližší informace na www.naerasmusplus.cz a www.utb.cz/mezinarodni-spoluprace/chci-studovat-v-zahranici
Speciální stipendium pro handicapované studenty (ERASMUS+) Náklady na speciální potřeby Grant až 100 % uznatelných zvýšených nákladů Datum a postup žádosti bude uveden na webu UTB Deadliny dle minulého roku do konce června pro mobility v zimním semestru začátkem prosince pro mobility v letním semestru Žádosti jsou zasílány a hodnoceny NAEP v Praze
Ubytování Informace poskytne zahraniční instituce: na svých webových stránkách v uvítacím emailu nominovaným studentům Ne všechny zahraniční instituce nabízejí ubytování ve svých zařízeních -> měli by poskytnout informace o agenturách, ubytování v soukromí, atd. Hledáte-li si ubytování na vlastní pěst -> pozor na podvodníky! Neplaťte nic před tím, než máte ze zahraniční instituce oficiálně potvrzeno přijetí (podepsaný Learning Agreement (LA), Letter of Acceptace apod.) a s UTB podepsanou Finanční dohodu Ubytování je nutné si rezervovat s dostatečným předstihem Náklady na ubytování se mohou značně lišit, v dražších zemích mohou měsíční náklady dosáhnout i výše celého měsíčního stipendia Cenným zdrojem informací o ubytování a celkových výdajích je databáze závěrečných zpráv Erasmus studentů - http://erasmus-databaze.naep.cz
Sepsání Finanční dohody (FD) FD se sepisuje na Mezinárodním oddělení cca 3 týdny před plánovaným odjezdem, poté co: 1. Vyplníte požadované údaje v odkazu, který Vám přijde na email s předmětem emailu: Pridani studenta z adresy: No Reply (lukas.svoboda1@gmail.com) platí pouze pro Erasmus+ studijní pobyt 2. Obdržíte ze zahraniční instituce potvrzené formuláře (přineste s sebou): SAF nebo Letter of Acceptance Learning Agreement (LA) 3. Zkontrolujete si své bankovní číslo účtu v Portále Účet musí být veden u české banky Máte-li účet vedený v EUR, je možné jej DOČASNĚ uvést; po obdržení Erasmus stipendia je ale povinností studenta opět uložit účet v CZK! 4. Jste zapsán/a do dalšího ročníku 5. Objednáte se k podpisu Finanční dohody Markéta Foldynová, foldynova@rektorat.utb.cz, U13/157 - tel.: 57 603 2201, U13/327 tel.: 57 603 2200
Pojištění Pojištění si zařizuje každý student sám Kartička evropského pojištěnce je sice platná ve všech zemích EU, ale doporučujeme si uzavřít komerční připojištění > kartička pokrývá náhrady pouze v omezené výši, může být požadována vysoká spoluúčast! Informujte se u své pojišťovny
Povinnosti na fakultě před odjezdem Provést předzápis Nahlásit na fakultě přesné datum začátku a konce pobytu v zahraničí!
Jak bude vyplacen grant? Stipendium v rámci programu Erasmus+ je tvořeno dvěma zdroji, a to z MŠMT a EU Vyplácí se najednou - v EUR před začátkem pobytu V zimním semestru ve dvou splátkách (podíl do konce kalendářního roku + doplatek za leden (únor) ke konci ledna roku následujícího) Stipendium v rámci Freemover je ze zdrojů MŠMT a je vypláceno v CZK. V obou případech bude stipendium odesláno na účet uvedený v IS/STAG.
Výpočet grantu Při uzavírání Finanční dohody musí student nahlásit přesnou délku pobytu od do > podle dat se vypočítává celková výše grantu Pokud celková délka pobytu nevychází na celé měsíce (tj. např. 10. 9. 16. 1.), je grant za poslední měsíc přidělován dle skutečného počtu dní strávených v zahraničí, a to ve výši 1/30 měsíčního grantu na den Př.: délka pobytu od 10. 9. do 16. 1. při finanční podpoře 500 EUR/měsíc = finanční podpora na 4 celé měsíce (500 EUR x 4) + 6 dní (500 / 30 x 6) = 2.100 EUR
Paušální částka stipendia na 1 měsíc ERASMUS+ Země Studijní pobyt Pracovní stáž Dánsko, Irsko, Francie, Itálie, Rakousko, Finsko, Švédsko, Velká Británie, Lichtenštejnsko, Norsko EUR 500 EUR 600 Belgie, Německo, Řecko, Španělsko, Chorvatsko, Kypr, Lucembursko, Holandsko, Portugalsko, Slovinsko, Island, Turecko EUR 400 EUR 500 Bulharsko, Estonsko, Litva, Lotyšsko, Maďarsko, Malta, Polsko, Rumunsko, Slovensko, Makedonie EUR 300 EUR 400 Stipendium v rámci IRP (Freemover): Studijní pobyt 10.000 CZK/měsíc Pracovní stáž 15.000 CZK/měsíc Při cestě mimo Evropu jednorázový příspěvek na letenku do 10.000 Kč
Off we go...
Po příjezdu na zahraniční instituci (1) Do 7 dní od příjezdu si nechat si potvrdit Confirmation of Arrival (přesný termín stanoven ve Finanční dohodě) Confirmation of Arrival naskenovat a odeslat na Mezinárodní oddělení (foldynova@rektorat.utb.cz)
Po příjezdu na zahraniční instituci (2) Může dojít ke změnám v Learning Agrementu: 1. Student si do 1 měsíce od začátku studijního pobytu v Portále vyřizuje Learning Agreement Changes (CH-LA): Zvolit atribut nastavit jako smazaný u předmětů, které nebyly otevřeny, nebude studovat Založit zcela nový předmět (jako při tvorbě Learning Agreement) pro přidání nového předmětu 2. Student zkontaktuje fakultního koordinátora administrujícího, informuje ho o změnách v LA a Proposal of Recognition (RoR) 3. Fakultní koordinátor administrující přiřadí k novým předmětům shodné předměty na UTB (jsou-li) a přepne studenta do stavu 325 (Student je na výjezdu a již si nesmí měnit předměty) 4. Student LA Changes vytiskne, podepíše, nechá potvrdit zahraniční institucí (originál si ponechá u sebe) a společně s novým Proposal of Recognition (RoR) pošle emailem fakultnímu koordinátoru podepisujícímu = proděkan/ka pro mezinárodní vztahy 5. Fakultní koordinátor podepisující dokumenty potvrdí a předá na Mezinárodní oddělení 6. Mezinárodní oddělení dokumenty naskenuje a pošle studentovi a zahraniční instituci
Prodloužení pobytu na letní semestr O prodloužení pobytu může student požádat prostřednictvím svého proděkana pro vnější vztahy, a to do 30. 10. POZOR některé fakulty zakazují prodloužení pobytu u studentů posledních ročníků informujte se u proděkana pro mezinárodní vztahy Student musí dodat potvrzení od přijímající instituce, že souhlasí s prodloužením pobytu Po dohodě s proděkanem informuje Mezinárodní oddělení studenta o prodloužení pobytu: V případě volných finančních prostředků student obdrží grant na druhý semestr V případě vyčerpaných prostředků studentů v zahraničí zůstává jako tzv. zero-grant
Dodatek k Finanční dohodě Jakákoliv změna délky pobytu a tedy celkové částky přiděného stipendia musí být uvedena v Dodatku k finanční dohodě, který musí být sepsán ještě v době trvání finanční dohody! (tj. před ukončením původního pobytu) Zkrácení pobytu Nutno neprodleně oznámit Mezinárodnímu oddělení a na fakultě Při uzavírání mobility bude student vyzván k vrácení adekvátní část grantu
Po návratu ze zahraničí Mezinárodní oddělení přepne studenta do stavu 330 (Student se vrátil z výjezdu) 1. Vyplnit závěrečnou zprávu prostřednictvím Mobility Tool student na začátku mobility obdrží email s odkazem pro vyplnění 2. Do 7 dní odevzdat Confirmation of Departure (přesný termín stanoven ve Finanční dohodě) 3. Do 15 dní odevzdat Transcript of Records (ToR) potvrzený zahraniční institucí (přesný termín stanoven ve Finanční dohodě) 4. Podle ToR doplnit dosažené studijní výsledky k předmětům v Portálu 5. Studijnímu oddělení dodat kopie: LA, LA-Changes, Proposal of Recognition, Confirmation of Arrival and Departure, Transcript of Records 6. Po kontrole na studijním oddělení vytisknout a nechat potvrdit Proof of Recognition (PoR) originál si student předá na studijní oddělení kopii předá na Mezinárodní oddělení
Na co si dát pozor! Ne všechny univerzity vystaví ToR a Confirmation of Departure bez problémů a včas Je možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení -> doporučujeme studentům, aby se na proces a dobu jejich vystavení informovali v předstihu; snažili se oba dokumenty získat ještě před odjezdem! Zkontrolovat, zda jsou dokumenty kompletní (razítka a podpisy) Předměty v Learning Agreement plus/minus předměty v LA Changes se musí rovnat výslednému seznamu předmětů v Transcript of Records (ToR)
Přejeme šťastnou cestu a pěkný pobyt!
Kontaktní osoba na Mezinárodním odd. Bc. Markéta Foldynová foldynova@rektorat.utb.cz U13/157 - tel.: 57 603 2201 U13/327 tel.: 57 603 2200