Tvorba obchodního dopisu 1) Části obchodního dopisu 2) Úprava textu obchodního dopisu 3) Zásady stylizace obchodního dopisu
2. Části obchodního dopisu Obchodní dopis můžeme rozdělit na tři základní části: předtištěné úvodní náležitosti = Záhlaví (název firmy, její právní označení, sídlo, případně značka), vyznačení adresového pole a pásma, odvolací údaje buď ve sloupcové úpravě, nebo řádkové. Sloupcové odvolací údaje mohou být umístěny vlevo nebo vpravo. Řádkové odvolací údaje jsou předtištěny pod adresovým polem.
Druhou část tvoří text dopisu. Obsahuje vlastní text sdělení včetně věci (tj. stručného obsahu dopisu), oslovení, razítka, podpisu, popřípadě i informace o přílohách a rozdělovníku. Třetí částí jsou Doplňující údaje. Uvedeny jsou v zápatí a obsahují další kontaktní údaje, jako např. č. bankovního účtu, identifikační a daňové identifikační číslo, internetovou adresu, údaje o zápisu podnikatelského subjektu v OR, atd.
3. Úprava textu obchodního dopisu Dopis začíná heslovitým vyjádřením jeho obsahu, nikdy se nepíše slovo Věc, ať s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým nebo malým písmem, tedy v žádné podobě. Začínáme psát po vynechání dvou volných řádků pod posledním řádkem odvolacího údaje. Začíná velkým počátečním písmenem, zvýrazní se potržením nebo tučným tiskem. Není za ním žádné interpunkční znaménko, pokud je příliš dlouhé, rozdělíme jej do dvou řádků. Př.: Nabídka adventních kalendářů Objednávka kurzu výpočetní techniky
Oslovení Mezi heslovitým vyjádřením obsahu dopisu se vynechávají dva volné řádky. Oslovení se začíná psát vždy od levé svislice, končí čárkou, vlastní text dopisu pak začíná malým písmenem. Oslovení patří do každého dopisu, úřad, podnik nebo firma se oslovuje například takto: Vážení, Vážení zákazníci, Vážení klienti, Vážení obchodní přátelé, Vážení obchodní partneři
Fyzické osoby oslovujeme buď funkcí, titulem nebo příjmením. Muži se oslovují 5. pádem: Vážený pane řediteli, Vážený pane inženýre, Vážený pane Nováku, Kubů, Doležale.. Ženy oslovujeme přechýleným tvarem jejich titulu: Vážená paní ředitelko, inženýrko, předsedkyně.
Text dopisu V obchodní a úřední korespondenci se používá jednoduché řádkování, pro osobní dopisy můžeme zvolit řádkování 1,5. Text dopisu začínáme psát po vynechání jednoho volného řádku pod oslovením. Podle obsahu se text člení do odstavců, mezi odstavci se vynechává jeden volný řádek. V běžné obchodní a úřední korespondenci začínají odstavce od levé svislice (bloková úprava textu). Při úpravě se svislými nebo vodorovnými odvolacími údaji a adresou psanou vpravo začíná text dopisu na stejné svislici jako předtisk. Levý i pravý okraj je 20 mm. Při úpravě s adresou psanou vlevo se text píše od stejné svislice jako adresa.
Jestliže je v dopise několik zvýrazněných řádků,píší se od téže svislice. Pozdrav Pozdrav se považuje za další odstavec, platí pro něj úprava, jako pro odstavce předchozí, tzn. že začíná vždy od stejné svislice, jako odstavce předcházející a od posledního řádku textu se odděluje jedním volným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí: Těšíme se na Vaši nabídku a jsme s pozdravem
Razítko Jestliže se použije razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se pod pozdravem tak, aby nezasahovalo do textu dopisu. (Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec). Podpis Při použití blokové úpravy se podpis umísťuje od levé svislice. Pod podpisem odpovědného pracovníka se vytiskne nebo strojem vypíše jejich titul, příjmení a pod ním funkce.
Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Nad vytištěným nebo strojem napsaným jménem a příjmením musí zůstat volné místo pro vlastnoruční podpis. Při umístění vlevo se píše jméno a funkce zarovnané od levé svislice, při umístění vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed. Jsou-li na písemnosti podpisy dva, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Jestliže se odstavce odrážejí, umísťuje se podpis vpravo.
Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. V blokové úpravě se první podpis umístí od levé svislice:
(Podpis) (Podpis) Ing. Jan Kovář Alena Nováková ředitel a. s. ekon. náměstkyně Příklad podpisů umístěných vpravo: (Podpis) (Podpis) Alois Nový Jan Borovička krajský hejtman starosta
Na rozmnožených písemnostech se dopis odpovědného pracovníka napíše strojem nebo vytiskne s poznámkou v. r. (Mezi příjmení a poznámku v. r. Nepatří žádné interpunkční znaménko (tedy ani čárka). Př.: Ing. Jitka Vránová v. r.
Parafování Neodesílané kopie se parafují, jestliže například dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše. Dopisy se předkládají k parafování také podnikovému právníkovi, překladateli apod. Parafa (zkrácený podpis) se umisťuje na levém dolním okraji.
Přílohy Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice a po vynechání dvou až čtyř volných řádků pod podpisem. Přílohy se mohou: - uvést počtem (jestliže jsou vyjmenovány v textu dopisu) a zvýrazní se stejným způsobem, jako heslovité vyjádření obsahu dopisu, tj. podtržením nebo tučným tiskem,
- vyjmenovat (při malém počtu), každá se píše pod sebou, velkým počáteční písmene a každá příloha se zvýrazní (stejně jako heslovité vyjádření obsahu dopisu), - pod zvýrazněným nadpisem Přílohy (není za ním žádné členící znaménko) se uvedou pod sebou, ale již se nezvýrazňují.
Příklad: 2 přílohy nebo Katalog Ceník nebo Příloha Kopie faktury
Rozdělovník Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána ještě někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice. Nadpisy Rozdělovník, Na vědomí nebo Kopie se zvýrazňují stejně, jako heslovité vyjádření obsahu dopisu a přílohy, nepíše se za nimi žádné členící znaménko. Mezi přílohami a nadpisem se vynechají dva řádky, výčet adresátů se uvádí pod sebou s celou adresou.
Několikastránkové dopisy Při psaní delšího dopisu je třeba vždy pamatovat na dostatek místa pro jeho zakončení (tj. vlastnoruční podpis nesmí být překryt razítkem, také musí zbýt prostor pro přílohy a případně rozdělovník). Na dopisních papírech se předtiskuje značka pro zakončení, která na blížící se konec papíru upozorňuje. Na předtisku v počítači většinou žádná značka není, textový editor se o zalomení stránek sám postará.
Při psaní na stroji se při delším textu může psát na rub dopisního papíru, vhodnější je však psát na další list. V praxi se zpravidla další stránky číslují. Stránka dopisu nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem. Jestliže načíná na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dva řádky, na poslední stránce se napíše alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu.
Pokračovací listy mohou mít v záhlaví předtištěný název a adresu odesílající organizace, pod tuto hlavičku se uvede spisová značka, datum a číslo stránky (v praxi se však následující stránky zpravidla pouze číslují, a to obvykle v zápatí stránky).
4. Zásady stylizace obchodního dopisu V dopise píšeme vždy o jedné věci. Píšeme za firmu, proto používáme zájmena i slovesa v 1. osobě množného čísla (my) a ve vztahu k adresátovi zájmena i slovesa ve 2. osobě množného čísla (vy). Volíme slova přesného a jednoznačného významu, tvoříme raději kratší, srozumitelné věty, než dlouhá souvětí. Dbáme také na gramatickou a interpunkční správnost a cizí slova používáme pouze tehdy, jestliže známe bezpečně jejich význam a pravopis.
Postup při psaní dopisu: Připravíme si osnovu a každou větu, než ji napíšeme, promyslíme. Rozhodneme se, jaké použijeme oslovení a jakým pozdravem dopis ukončíme. Vypracujeme si koncept, který potom pozorně pročteme. Při této kontrole zjišťujeme, jestli jsme vyjádřili všechny důležité myšlenky, zda na sebe logicky navazují, zda nepíšeme ve 3. osobě nebo jsme nezaměnili já a my. Zhodnotíme přesvědčivost a zdvořilost dopisu, gramatickou správnost, správné použití interpunkčních znamének a zda neopakujeme v textu jedno slovo vícekrát.
Použité zdroje: Literatura: Ing. Kroužek J. a Kuldová O.: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha: Fortuna, 2003 (aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168-836-3. ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory, Český normalizační institut, Praha, 2007. ČSN 88 61 01 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007.