Gradua-CEGOS, s.r.o., certifikační orgán pro certifikaci osob č. 3005 akreditovaný Českým institutem pro akreditaci, o.p.s. podle ČSN EN ISO/IEC 17024 INFORMAČNÍ PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE O CERTIFIKACI OSOB NA FUNKCE MANAŽER EMS AUDITOR EMS rok 2015
ÚVOD Gradua, spol. s r.o., vzdělávací, poradenský a rekvalifikační institut, jehož je společnost Gradua-CEGOS, s.r.o. nástupnickou organizací, se v roce 1993 stal prvním certifikačním orgánem v ČR, který od národního akreditačního orgánu Českého institutu pro akreditaci získal akreditaci k certifikaci pracovníků na funkce manažer jakosti, auditor jakosti, metrolog organizace a metrolog specialista. V roce 2002 rozšířil certifikační orgán svou působnost do oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a získal od Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. akreditaci k certifikaci pracovníků na funkci specialista pro prevenci rizik. V roce 2007 certifikace osob na uvedenou funkci ukončil. Při opakované akreditaci v roce 2007, v souvislosti s vydáním zákona č. 309/2006 Sb., nepožádal o prodloužení této akreditace. V roce 2004 rozšířil certifikační orgán svou působnost do oblasti systémů environmentálního managementu a od Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. získal akreditaci k certifikaci způsobilosti osob pro funkce manažer EMS auditor EMS V témže roce prokázal certifikační orgán splnění akreditačních kritérií podle nově zavedené ČSN EN ISO/IEC 17024. V březnu 2007 certifikační orgán přejmenoval v souladu s ČSN EN ISO 9000:2006 a se souhlasem Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. funkce manažer jakosti a auditor jakosti na manažer kvality a auditor kvality. V září 2007 rozšířil certifikační orgán svoji působnost do oblasti systémů managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a získal od Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. akreditaci k certifikaci osob na funkce manažer SM BOZP a auditor SM BOZP. Osvědčení o akreditaci k certifikaci osob vydal národní akreditační orgán s platností do 31. 10. 2017. 2
AKREDITACE K CERTIFIKACI OSOB ČSN EN ISO/IEC 17024 stanoví všeobecná kritéria, kterými se musí řídit certifikační orgán provádějící certifikaci osob, má-li být uznán na národní nebo mezinárodní úrovni za způsobilý a spolehlivý při uplatňování systému certifikace osob. Systém akreditace certifikačních orgánů podle této normy vytváří podmínky pro vzájemné uznávání certifikátů. CERTIFIKACE OSOB Certifikace je prokázání, že jmenovaná fyzická osoba má znalosti a zkušenosti požadované pro výkon činností, pro které byla certifikována a splnila podmínky a požadavky stanovené akreditovaným certifikačním orgánem. CERTIFIKÁT ZPŮSOBILOSTI Dokladem o prokázané způsobilosti je akreditovaný certifikát vydaný akreditovaným certifikačním orgánem. Certifikát způsobilosti je dokument vydaný podle pravidel certifikačního systému, který vyjadřuje dosažení přiměřené důvěry, že certifikovaná osoba je způsobilá uplatnit své znalosti a dovednosti v rozsahu požadavků předepsaných pro výkon dané činnosti. 3
POŽADAVKY NA ZPŮSOBILOST PRO VÝKON FUNKCE: MANAŽER EMS Manažer EMS má ovládat všechny požadavky na systém environmentálního managementu a má být schopen: zavést systém environmentálního managementu, zavést dokumentaci a záznamy systému environmentálního managementu, sledovat a zabezpečovat plnění legislativy a právních požadavků v oblasti životního prostředí, účelně uplatňovat nástroje a metody využívané pro ochranu životního prostředí, udržovat informační systém o environmentálním managementu, prověřovat a hodnotit environmentální management vzhledem k environmentálnímu profilu organizace, vyhlášené environmentální politice a stanoveným environmentálním cílům a cílovým hodnotám, vyjádřit neshodu s daným požadavkem, sledovat program opatření k nápravě a preventivních opatření, udržovat a zlepšovat systém environmentálního managementu, řídit monitorování a měření stanovených environmentálních cílových hodnot, navrhovat vzdělávání zaměstnanců v environmentálním managementu a udržitelném rozvoji, prosazovat využívání environmentálního manažerského účetnictví, řídit program interních auditů systému environmentálního managementu, připravit zprávu k přezkoumání systému environmentálního managementu a navrhnout program k jeho zlepšování, komunikovat s aktivisty v rámci životního prostředí. Manažer EMS má být schopen účastnit se auditů systému environmentálního managementu a být partnerem certifikačních orgánů. 4
AUDITOR EMS Auditor EMS má znát všechny požadavky na systémy environmentálního managementu jako manažer EMS a kromě toho má prokázat způsobilost požadovanou pro audit, jako je: efektivní komunikační schopnost, orientace v charakteru auditů, zpracování programu auditů, příprava auditu, provádění a řízení auditu, vedení záznamů z auditu, posouzení plánu a účelnosti opatření k nápravě a musí mít zkušenosti z minimálně 4 kompletních auditů v rozsahu 20 dnů, provedených během posledních 3 let. 5
ŽÁDOST O CERTIFIKACI 1. Osoba žádající o certifikaci (dále jen žadatel) podává certifikačnímu orgánu žádost na příslušném formuláři. Žádost musí být vyplněna úplně a správně a musí k ní být přiloženy předepsané přílohy. S podáním žádosti musí být uhrazen registrační poplatek. Přílohy žádosti: kopie dokladů o dosaženém vzdělání, kopie dokladů o absolvování dalšího studia, kurzů či školení, další případné informace a údaje, které nejsou uvedeny v žádosti. Poznámka: Při recertifikaci nejsou vyžadovány přílohy, které žadatel předal CO již při předchozí certifikaci. Adresa pro podání žádosti: Gradua-CEGOS, s.r.o. certifikační orgán č. 3005 Karlovo náměstí 7 128 01 Praha 2 2. Certifikační orgán po přijetí žádosti, jehož datum do ní zaznamená, zkontroluje, zda je žádost vyplněna úplně a správně a má požadované přílohy. Na základě údajů uvedených v žádosti a jejích přílohách posoudí, zda žadatel splňuje kvalifikační požadavky pro zařazení do certifikačního procesu. V kladném případě certifikační orgán žádost zaeviduje. V nevyhovujícím případě certifikační orgán projedná se žadatelem doplnění žádosti, resp. ji s příslušným zdůvodněním žadateli do 15 dnů od data přijetí vrátí. 3. V návaznosti na zaevidování žádosti dohodne certifikační orgán se žadatelem termín hodnocení (výběrem z termínů uvedených na str. 11 této příručky), který zaznamená do žádosti. Dohodne s ním rovněž téma pro zadání písemné práce, kterou při hodnocení způsobilosti žadatel dokladuje praktické zkušenosti a dovednosti v činnostech, které jsou předmětem certifikace. 4. Zaevidování žádosti a dohodnutý termín hodnocení následně potvrdí certifikační orgán žadateli dopisem, ve kterém mu současně připomene termín pro odevzdání písemné práce a úhradu poplatku za certifikaci. V příloze tohoto dopisu zasílá certifikační orgán žadateli zadávací list písemné práce, metodický pokyn pro vypracování písemné práce a přehled požadovaných znalostí k hodnocení způsobilosti pro výkon příslušné funkce. 5. Žadatel vypracuje písemnou práci a předloží ji min. 3 týdny před termínem hodnocení certifikačnímu orgánu. Poplatek za certifikaci, ve výši podle ceníku (viz str. 10 této informační příručky) uhradí žadatel do termínu hodnocení. 6
POKYNY PRO VYPLNĚNÍ ŽÁDOSTI O CERTIFIKACI 1. Žadatel vyplňuje část A. Tato obsahuje osobní údaje žadatele, mimo jiné také údaje o vzdělání a praxi, potřebné pro posouzení, zda žadatel splňuje kvalifikační požadavky pro zařazení do certifikačního procesu. V zájmu hladkého průběhu přijetí žádosti je třeba věnovat jejímu vyplnění odpovídající pozornost. Vyplnění žádosti musí být úplné, veškeré údaje musí být jednoznačné. 2. Důležitý je souhlas žadatele s plněním požadavků certifikace a poskytnutím jakýchkoliv informací potřebných k hodnocení a se zpracováním jeho osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb. Tyto údaje budou certifikačním orgánem využity výhradně pro účely evidence certifikovaných osob po dobu platnosti certifikátu plus 1 rok. 3. Zvláštní pozornost je třeba věnovat úplnosti příloh (viz str. 6. této příručky). 4. Část B nevyplňuje žadatel vyplňuje ji certifikační orgán. INFORMACE O CERTIFIKAČNÍM PROCESU 1. Certifikací se ověřuje shoda kvalifikace žadatele se stanovenými kvalifikačními požadavky pro danou činnost (funkci) a jeho způsobilost uplatnit požadované znalosti a zkušenosti v praxi. 2. Hodnocení způsobilosti (zkoušku) žadatele provádí Hodnotící komise (HK). 3. Zkouška se skládá ze tří částí - písemného testu, ústní zkoušky a obhajoby písemné práce. Každá část se hodnotí samostatně podle zkušebního řádu certifikačního orgánu. Podmínkou postupu k ústní zkoušce je vyhovující výsledek písemného testu a předložení písemné práce. 4. O výsledku zkoušky informuje žadatele předseda HK. Na základě výsledku hodnocení a prošetření správnosti postupu hodnocení a splnění předepsaných podmínek rozhodne vedoucí certifikačního orgánu o vydání certifikátu. V případě kladného rozhodnutí vydá certifikační orgán žadateli certifikát způsobilosti. Nedílnou součástí certifikátu jsou zásady pro užívání certifikátu. 5. Certifikát je předáván osobně nebo zasílán doporučeným dopisem na kontaktní adresu držitele certifikátu. Držitelé certifikátu se zavazují podepsáním Zásad pro užívání certifikátu (jeden podepsaný výtisk je založen u certifikačního orgánu) k jejich dodržování. 6. Žadateli o certifikaci, který nevyhověl při zkoušce, určí certifikační orgán na návrh předsedy HK termín opravné zkoušky a to zpravidla v některém z následujících termínů hodnocení vypsaných CO, max. však do 1 roku od data zkoušky. Tato opravná zkouška je bezplatná. V případě, že žadatel nevyhoví ani u opravné zkoušky, může se zúčastnit nové certifikace nejdříve po 12 měsících od opravné zkoušky, a to na základě nové žádosti se všemi náležitostmi, vč. poplatků. 7
7. Certifikát vystavený po první certifikaci má platnost 3 roky a jeho užívání se řídí postupy certifikačního orgánu. Pro obnovení (prodloužení) platnosti certifikátu může jeho držitel žádat o recertifikaci (viz str. 9 této informační příručky). Po recertifikaci je platnost certifikátu manažera EMS 5 let, auditora EMS 3 roky. 8. Certifikační orgán sestavuje seznamy držitelů certifikátů podle předmětu certifikace a udržuje je v aktuálním stavu. Seznamy jsou zveřejněny na internetové stránce www.gradua.cz a aktualizovány dvakrát ročně. PODMÍNKY PRO VYDÁNÍ CERTIFIKÁTU Certifikační orgán vydá certifikát tomu, kdo: má způsobilost plynulého a jasného vyjadřování pojmů a myšlenek ústně a písemně, má dokončené alespoň středoškolské vzdělání, má celkovou praxi a praxi v oblasti environmentálního managementu nejméně v rozsahu uvedeném v následující tabulce požadované praxe, absolvoval speciální vzdělání/kurz v oblasti environmentálního managementu v rozsahu cca 150 hodin, jedná-li se o certifikát manažera EMS nebo speciální vzdělání/kurz v oblasti systémů managementu v rozsahu cca 100 hodin + 40 hodin školení/výcviku v provádění auditu, jedná-li se o auditora EMS, má během posledních 3 let proveden předepsaný počet auditů, tj. min. 4 kompletní audity v rozsahu 20 dnů (viz též následující tabulku požadované praxe), jedná-li se o certifikát auditora EMS, uhradil poplatek za certifikaci, vyhověl ve všech částech zkoušky (písemné, ústní a obhajobě písemné práce). Požadovaná praxe: Název funkce Požadovaná praxe (celková) (roky) Délka praxe v oblasti environmentálního managementu (roky) Počet auditů / celkový počet dnů vzdělání VŠ SŠ vzdělání VŠ SŠ Manažer EMS 2 4 1 2 - Auditor EMS 4 5 2 2 4 / 20 8
DOZOR NAD DRŽITELI CERTIFIKÁTU 1. Certifikační orgán vykonává jednou ročně dozor nad držiteli certifikátu formou pracovního soustředění. 2. K dozoru jsou vyzváni všichni držitelé certifikátu, kteří obdrželi certifikát nejméně půl roku před termínem dozoru. 3. V případě, že se držitel certifikátu nemůže dozoru ve stanoveném termínu z vážných důvodů zúčastnit, umožní mu certifikační orgán individuální dozor při absolvování nebo prokázání vybraného výcviku/kurzu/školení a dodržení ostatních podmínek dozoru. 4. Úspěšným absolvováním dozoru se rozumí absolvování jeho informativní i dozorové části vč. splnění podmínek prověření znalostí (příp. doškolení), vyplnění a odevzdání kvalifikačního listu a oznámení příp. změn a stížností. 5. Podmínky pravidelného dozoru jsou splněny, jestliže držitel certifikátu úspěšně absolvoval v mezidobí platnosti certifikátu min. 2 dozory, pří tříleté platnosti certifikátu nebo 3 dozory, při pětileté platnosti certifikátu. 6. Neplnění podmínek dozoru může vést až k odnětí certifikátu. RECERTIFIKACE 1. Recertifikace je postup obnovení platnosti certifikátu, při kterém se podle schválených postupů prověřuje další způsobilost držitele certifikátu k činnostem, pro které byl již certifikován. Platnost se obnovuje vydáním nového certifikátu. 2. O recertifikaci mohou požádat držitelé certifikátu před skončením platnosti jejich certifikátu. Mohou požádat i později, nejpozději však do 1 roku po skončení platnosti certifikátu. 3. O recertifikaci mohou požádat ti držitelé certifikátu, kteří v průběhu držení certifikátu splnili podmínky pravidelného dozoru i další podmínky ve smyslu zásad pro užívání certifikátu. 4. K recertifikaci podává držitel certifikátu žádost o certifikaci dříve uvedeným způsobem, shodně jako pro první certifikaci. Stejným způsobem probíhá také zadání (i odevzdání) písemné práce a úhrada poplatků. 5. K hodnocení předloží žadatel certifikačnímu orgánu přehled o svých výkonech v předmětu certifikace a dokumentaci k činnosti, kterou bude prezentovat při posuzování způsobilosti (písemnou práci dle zadání). 6. Při recertifikaci je kladen důraz na prokázání praktických dovedností a aktualizaci znalostí v celém rozsahu certifikace. Žadatel obhajuje jím předloženou písemnou práci a odpovídá na doplňující otázky položené zkušební komisí. 7. Další postup je shodný s postupem uvedeným v bodech 4 až 8 Informace o certifikačním procesu na str. 7 a 8 této informační příručky. 9
CENÍK POPLATKŮ PRO ROK 2015 Název funkce Registrační poplatek v Kč při první certifikaci Poplatek za certifikaci v Kč Poplatek za recertifikaci v Kč Manažer EMS 1 815,- 10 285,- 7 260,- Auditor EMS 1 815,- 10 285,- 7 260,- Pozn.:. - Výše poplatků je uvedena včetně 21 % DPH. - U recertifikace se hradí pouze poplatek za certifikační zkoušku (v.s. 750701), registrační poplatek (v.s. 750700) se nehradí! Způsoby úhrady a daňové doklady: a) převodem na číslo účtu 252250815 / 0300 s variabilním symbolem 750700 u registračního poplatku s variabilním symbolem 750701 pro poplatek za certifikaci / recertifikaci b) v hotovosti v pokladně Gradua-CEGOS, s.r.o. (po telefonické dohodě) c) daňové doklady zasíláme na adresu plátce po přijetí platby a po realizaci služby d) řádnou fakturu u registračního poplatku a zálohovou fakturu na poplatek za certifikaci zasíláme pouze na vyžádání 10
TERMÍNY HODNOCENÍ ZPŮSOBILOSTI V ROCE 2015 - pro manažery EMS i auditory EMS - 1. pololetí 5. 6. 2015 2. pololetí 18. 12. 2015 V případě Vašeho zájmu o další informace k certifikaci osob v oblasti systémů environmentálního managementu nebo o certifikaci osob v oblasti systémů managementu kvality (manažer kvality a auditor kvality) nebo metrologie (metrolog organizace a metrolog specialista) nebo v oblasti systémů managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (manažer SM BOZP a auditor SM BOZP) kontaktujte přímo pracovníky certifikačního orgánu. Děkujeme za Váš zájem a těšíme se na shledanou Ing. Jana Kelinová vedoucí certifikačního orgánu Pracovníci certifikačního orgánu: Ing. Jana Kelinová, tel. 226 006 338, 602 479 541, e-mail: jkelinova@gradua.cz Ing. Věra Bubeníková, tel. 226 006 320, 602 139 874, e-mail: vbubenikova@gradua.cz Vladislava Houdková, 226 006 318, 725 426 542, e-mail: vhoudkova@gradua.cz V případě zájmu o informace o vzdělávacích programech Gradua-CEGOS, s.r.o. kontaktujte zákaznický servis na tel. 226 006 300 nebo e-mail: gradua@cegos.cz. Aktuální informace naleznete též na www.gradua.cz 11
Gradua-CEGOS, s.r.o., certifikační orgán pro certifikaci osob 128 01 Praha 2, Karlovo nám. 7 12