Metodický pokyn k vyplnění žádosti o stanovisko Hlavního architekta egovernmentu k plánovanému nákupu typizovaných komoditních ICT produktů (HW, SW nebo služeb) typ C Odbor Hlavního architekta egovernmentu MV Praha, říjen 2016 verze 2.0 Toto dílo podléhá licenci Creative Commons Uveďte původ 4.0 Mezinárodní Licence.
Obsah Úvodní informace a pokyny... 3 1. Základní podmínky záměru... 5 1.1. Úvodní informace o zpracovateli záměru... 5 1.2. Shrnutí charakteristik záměru... 5 1.3. Potřebnost a výstupy záměru... 6 2. Architektonické informace o záměru... 6 2.1. Využití sdílení... 6 2.2. Podmínky a průběh realizace pořízení ICT komodity... 6 3. Další údaje o záměru... 7 3.1. Ekonomické parametry projektu... 7 3.1.1. Hodnota výdajů a ekonomická náročnost projektu.... 7 4. Upozornění a doporučení... 9 5. Přílohy... 9 Historie verzí Verze Datum Poznámky k verzi 2.0 31. 10. 2016 Nová verze metodického pokynu odpovídající inovované podobě formuláře žádosti o stanovisko OHA ve verzi 2.0 z října 2016.
Ú V O D N Í I N F O R M A C E A P O K Y N Y Vzor žádosti, který dostáváte do ruky, vznikl na základě úkolu uloženého ministru vnitra usnesením vlády České republiky ze dne 2. 11. 2015 č. 889 k dalšímu rozvoji informačních a komunikačních technologií služeb veřejné správy, vč. přílohy č. 2 - Základní zásady postupu pro při čerpání finančních prostředků na výdaje související s informačními a komunikačními technologiemi s hodnotou více než 6 mil. Kč ročně. Vzor žádosti se sestává ze dvou samostatných dokumentů a) Formulář žádosti o stanovisko Hlavního architekta egovernmentu b) Metodický pokyn k vyplnění formuláře žádosti o stanovisko Hlavního architekta egovernmentu (tento dokument). Způsob podání žádosti: Žádost je podána MVČR, Odboru Hlavního architekta egovernmentu (OHA) do datové schránky ID: 6bnaawp. Žádost je ve formě volného dopisu obsahujícího text žádám o posouzení projektu dle usnesení vlády č. 889 ze dne 2. listopadu 2015 na hlavičkovém papíře (v šabloně) organizace žadatele podepsaný osobou oprávněnou k podání žádosti jménem organizace. Přílohou takovéto Žádosti je vyplněný formulář žádosti o stanovisko OHA včetně všech případných příloh tohoto formuláře. Posuzování a finanční limit (6 mil. Kč ročně) se dle Základních zásad vztahuje na záměr vydat prostředky, bez ohledu na to, kolika projekty či soutěžemi bude realizace záměru provedena. Pokud se více záměrů týká jednoho řešení, pak je možno žádost o stanovisko k těmto záměrům spojit do jediné žádosti. Proces posuzování projektů je následující. OHA zkontroluje kompletnost žádosti, v případě nedostatků si vyžádá doplnění, a rozhodne o délce lhůty: Základní projekty lhůta na schválení do 30 kalendářních dnů nebo Složité projekty lhůta na schválení do 60 kalendářních dnů Lhůta na vyřízení začíná běžet převzetím kompletní žádosti. V průběhu posouzení si OHA může vyžádat doplnění nebo vysvětlení ze strany Žadatele, po tuto dobu je běh lhůty pozastaven. OHA vydá stanovisko, které zašle zpět prostřednictvím Informačního systému Datových schránek na adresu původního Žadatele. Pro urychlení vyřízení je možné konzultovat projekt ještě před podáním žádosti samotné. Způsob vyplnění Formuláře žádosti. Formulář žádosti obsahuje tabulky k vyplnění, do které vkládejte požadované informace do příslušných buněk. Tento zkrácený vzor žádosti (Formulář i Metodický pokyn) byl připraven pro použití v případech záměru pořídit typizovaný komoditní ICT produkt (HW, SW nebo službu). Pro účely možnosti využít tohoto zjednodušeného formuláře se: Typovým, komoditním HW myslí takový HW, který je komerčně hromadně vyráběn, jeho specifikace je dobře známá a snadno srozumitelná. Takový, jehož výměna za obdobný kus jiného dodavatele nemá žádný dopad na architekturu úřadu. Například 8-portový síťový přepínač, paměťová karta, ČB laserová tiskárna apod. Typovým, komoditním SW myslí takový SW, který je komerčně hromadně vyráběn, jeho specifikace je dobře známá a snadno srozumitelná. Takový, jehož výměna za obdobný kus jiného dodavatele nemá žádný dopad na architekturu úřadu. Například program pro editaci fotografií nebo antivir. Typovou, komoditní službou myslí takovou ICT službu, která je agendově nezávislá, průřezová, zaměnitelná bez dopadu na ostatní prvky kterékoli z vrstev čtyřvrstvé architektury egovernmentu. Například IT poradenství, poskytování certifikátů, zálohování dat nebo jednotka výpočetního výkonu. Naopak na základě shodného výkladu Pracovního výboru RVIS pro udržitelnost provozu ICT a nákup zboží a služeb v oblasti ICT ze dne 2. 3. 2016 požadavku žádat o souhlasné stanovisko HAeG nepodléhají takové komodity, které taxativním výčtem vyjmenovává ve své příloze Usnesení vlády České republiky ze dne 3
11. listopadu 2015 č. 913. Jím se aktuálně za nadresortními veřejnými zakázkami pořizované ICT komodity ustanovují: Počítače Tiskárny SW licence (VmWare, Oracle, CISCO, IBM, Microsoft) Podle stanoviska Pracovního výboru RVIS se zde počítači myslí klientská zařízení, nikoli servery pro datová centra a jejich součásti. Toto se ovšem týká výhradně centralizovaných nákupů dle usnesení vlády č. 913/2015. V případě, že není, ta která část Formuláře pro váš záměr nebo kontext záměru relevantní, uveďte není relevantní, aby bylo zřejmé, že jste položku nevyplnili záměrně. V případě, že architektura vašeho záměru, popsaná ve formuláři žádosti, není v souladu s architektonickými principy Národní architektury VS, požadavky na soulad řešení s kontextem architektury úřadu, požadavky na soulad řešení s kontextem architektury egovernmentu, architektonickými vzory řešení sdílených služeb egovernmentu apod., ale přesto existuje objektivní důvod realizovat jej žádaným způsobem, vyberte z rozbalovacího seznamu v příslušné části formuláře, že žádáte o výjimku, a pro každou takovou výjimku vyplňte žádost o udělení výjimky, kterou naleznete na webu OHA 1 a uveďte žádost o výjimku do poslední kapitoly s názvem Přílohy. 1 http://www.mvcr.cz/clanek/hlavni-architekt-egovernmentu.aspx 4
1. Z Á K L A D N Í P O D M Í N K Y Z Á M Ě R U 1.1. Úvodní informace o zpracovateli záměru Zde uveďte základní identifikační údaje Vaší organizace, která podle usnesení vlády vystupuje současně jako žadatel o stanovisko i jako zpracovatel záměru. Organizace zpracovatele uveďte plný oficiální název organizace, adresu sídla a identifikační číslo (IČ). Ředitel pro informatiku nebo Statutární zástupce uveďte jméno a příjmení, název zastávané funkce v organizaci, mailovou adresu a telefonní kontakt osoby, která svým podpisem stvrzuje podání žádosti o stanovisko OHA, a která je k tomu oprávněná podpisovým řádem organizace. Kontaktní osoba záměru uveďte jméno a příjmení, název zastávané funkce v organizaci, mailovou adresu a telefonní kontakt osoby, na níž se OHA může obrátit s případnými žádostmi a nejasnosti souvisejícími s žádostí o stanovisko. V případě, že se nejedná o interního zaměstnance organizace, uveďte k funkci rovněž název organizace. Datum vypracování žádosti datum dokončení posledních úprav formuláře žádosti o stanovisko. V případě podávání aktualizované žádosti toto pole nezapomeňte změnit. 1.2. Shrnutí charakteristik záměru Název záměru srozumitelný název záměru, k němuž je podávána žádost o stanovisko. Nepoužívejte zkratky, které nejsou všeobecně známé v prostředí ICT nebo ve veřejné správě. Hlavní cíl záměru stručně rozepište výstup záměru, tedy co bude záměrem realizováno. Termín plánovaného zahájení využívání komodit předpokládané datum zahájení ostrého využívání výstupů záměru. Jedná se o datum předání prvních výstupů záměru do ostrého nebo pilotního provozu. Termín plánovaného ukončení využívání komodit předpokládané datum ukončení využívání výstupů záměru. Jedná se o datum, ke kterému bude komodita vyřazena z používání nebo skončí platnost pořizované licence. Předpokládaný počet let využívání komodit nakoupených záměrem (počet let od začátku využívání do konce využívání) hrubý odhad počtu let od zahájení využívání do předpokládaného vyřazení z provozu. Vyřazením z provozu je myšleno nahrazení jiným záměrem nebo ukončení bez náhrady. V případě, že je předpokládáno využívání (provoz) více než 5 let, pak je možné uvést jen Více než 5 Určení věcného správce, technického správce a provozovatele Věcný správce Věcný správce (gestor) je útvar nebo organizace, jenž rozhoduje o obsahu a pravidlech fungování služby. Tzn., že je zodpovědný za definici procesu, který službu dodává, definici funkcionality a dat podpůrné ICT služby, za shodu funkcionality aplikace s legislativou a za definici objemových a kvalitativních parametrů podpůrné ICT služby (počet uživatelů, doba provozu služby, dostupnost služby, doba odezvy atd.). Věcným správcem může být pouze OVM (ministerstva, správní úřady, samosprávné celky). Každá agendová služba má vždy jen jednoho správce. Je jím ministerstvo zodpovědné za službu (agendu). Provozní služba mívá obvykle více správců. Když služba má jednoho správce, jedná se o centralizovaně řízenou službu. Technický správce Technický správce je útvar nebo organizace, jenž rozhoduje o technickém zajištění služby (jakým softwarem a hardwarem bude služba realizována). Stanovuje podmínky realizace podpůrných ICT služeb tak, aby služba byla dodávána v souladu s požadavky věcného správce. Technický správce je pro každou veřejnou službu jen jeden, určuje ho věcný správce, a to na základě obecně platných pravidel. Provozovatel Provozovatel (poskytovatel) je útvar nebo organizace, jenž službu provozuje a dodává zákazníkům. Provozovatelů služby může být více (viz např. výdej občanských průkazů, e-mail). Když služba má jednoho provozovatele, jedná se o centralizovaně provozovanou službu. Aktuální (počáteční) plánované (rozpočtované) výdaje záměru (položka posledního řádku tabulky TCO v kapitole 3.2.1) v Kč bez DPH předběžný kvalifikovaný odhad výše hodnoty záměru v českých korunách bez DPH. Jedná se o součet všech plánovaných smluv, objednávek apod., kterými bude záměr realizován a provozován. Je nutné zahrnout i výši všech opcí a práv čerpat služby, pokud jsou k záměru zamýšlena. Jedná se o součet sloupců 1 a 2 tabulky v kapitole 3.2.1, resp. o celkový součet těchto sloupců uvedený v řádku Celkem žádáno uvedené tabulky. 5
TCO 5 (součet sloupce 3 tabulky TCO v kapitole 3.2.1) v Kč bez DPH předběžný kvalifikovaný odhad výše externích výdajů záměru v českých korunách bez DPH při započtení přesně 5-letého provozu. Jedná se o celkový součet sloupce 3 tabulky v kapitole 3.2.1. Prakticky jde o projekci výše výdajů na realizaci záměru a provoz jeho výstupů, pokud by byl provoz spočítán přesně pro 5 let od uvedení do ostrého provozu. 1.3. Potřebnost a výstupy záměru Výchozí stav popis výchozí situace záměru popište výchozí stav, ze kterého záměr vychází. Příklad výchozí situace může být provoz zastaralý koncových stanic, u kterých končí jejich životnost. Popis záměru podrobnější popis v čem záměr spočívá, jaký má rozsah a návaznosti. Přehled výstupů záměru seznam všeho, co bude záměrem realizováno. Příkladem výstupů je notebook, licence na antivir apod.. Označení výstupu jedinečné označení výstupu názvem nebo číslem. Množství a jednotka množství a jednotky množství (nejčastěji ks kusy) výstupu, tedy kolik jednotek dané položky je výstupem (např. počet rozhraní informačních systémů nebo počet nakoupených serverů) Vysvětlení výstupu bližší popis upřesňující název výstupu. Předpokládaná cena za jednotku (v Kč bez DPH) informace o předpokládané ceně za jednotku položky. 2. A R C H I T E K T O N I C K É I N F O R M A C E O Z Á M Ě R U 2.1. Využití sdílení Využití centrálního nákupu produktů nebo rámcové smlouvy vysvětlete, které licence standardizovaných SW produktů budete pořizovat podle rámcové smlouvy zajištěné Ministerstvem vnitra či jiného centrálního nákupu. Případně vysvětlete, proč jste se rozhodli tohoto instrumentu nevyužít. Informace o aktuálně uzavřených rámcových smlouvách naleznete na adrese http://www.mvcr.cz/smlouvy-na-software.aspx 2.2. Podmínky a průběh realizace pořízení ICT komodity Zde popište, jaká je základní struktura projektu z hlediska jeho fází /milníků a jaké jsou návaznosti na ostatní projekty. Hrubý harmonogram předloženého záměru seznam jednotlivých fází a milníků záměru, včetně jejich začátků a konců, základní náplně a návazností na ostatní fáze (pokud existují). Pro harmonogram záměru uveďte následující údaje: Fáze / milník název nebo označení fáze či milníku. Začátek datum zahájení fáze nebo datum nabytí milníku. Konec datum dokončení fáze. Základní náplň popis co je ve fázi záměru vykonáváno nebo čím je dosaženo milníku. Navazuje na výčet fází, na které tako fáze nebo milník navazují. Projektový kontext předkládaného projektu (v rozvojovém programu, portfoliu úřadu) Předchozí projekty název a popis všech jednotlivých projektů, na které tento projekt navazuje a vysvětlení této návaznosti. Souběžné projekty název a popis všech jednotlivých projektů, které budou probíhat souběžně s tímto projektem a mají s ním nějakou souvislost (věcnou, místní či logickou) a vysvětlení této souvislosti. Navazující projekty název a popis všech jednotlivých projektů, jejichž realizace se předpokládá, a které na tento projekt budou navazovat a vysvětlení této návaznosti. Vysvětlení podmínek a průběhu realizace pořízení ICT komodity vysvětlete, jakou roli v plánu rozvoje této oblasti úřadu hraje právě předkládaný záměr. 6
3. D A L Š Í Ú D A J E O Z Á M Ě R U Zde budou uvedeny všechny informace, které musí OHA ve svém stanovisku podle usnesení vlády č. 889/2015 zohlednit mimo konzistence architektury s architekturou egovernmentu, tj. zejména: potřebnost, účelnost, hospodárnost, realizovatelnost, připravenost, přínos, ekonomickou a personální náročnost, způsob řízení, analýzu rizik a navržený způsob řízení projektu. Tyto údaje by měly být známé především vedoucímu projektu popřípadě pracovníkovi sledujícímu dané oblasti v rámci projektu. 3.1. Ekonomické parametry projektu 3.1.1. Hodnota výdajů a ekonomická náročnost projektu. Po dobu prací RVIS a jejího pracovního výboru na konceptu TCO je vyplnění interních nákladů úřadu a ostatních spolupracujících OSS dočasně nepovinné. Po tuto dobu je ve formuláři vyžadováno zjednodušené zadání ekonomické náročnosti projektu. Do hodnoty TCO jsou tedy dočasně vyžadovány k započtení výhradně externí výdaje placené jiným subjektům. Pro odhad plánovaných výdajů a/nebo nákladů projektu, se v rámci záměrného zjednodušení metodiky výpočtu TCO pro ICT VS ČR použijí jenom ty nákladové položky z plánu nákladových kategorií účelového TCO modelu (viz níže), které nejsou označeny oranžově, tj. A, B, C, D, E, F, G, a případně X pro SaaS, jež odpovídají plánovaným přímým výdajům a nákladům na projekt. Do plánu externích přímých výdajů je nutno započítat i výdaje za dodavatelem původního řešení při přípravě migrace a ukončení jeho provozu nebo archivaci viz nákladová komponenta C8 Pořízení/Migrace dat. Obdobně i interní náklady na totéž v odhadu celkové ekonomické náročnosti. Model účelového členění nákladů pro ukazatel TCO: 7
Ukazatel TCO pro ICT VS ČR Legenda: Jednorázové náklady Průběžné náklady A. Předběžné analýzy, zadání, výběr a nákup B. Pořízení Hardware/ Software (ne SaaS) C. Vývoj, imlementace / integrace a zk. provoz D. Provoz a podpora řešení (ne SaaS) E. Hardware/Software údržba a úpravy (ne SaaS) F. Projekty postupného zlepšování řešení (částečně pro SaaS) G. Projekty Upgrade (ne SaaS) H. Zvýšené náklady užívání řešení I. Konzervace a ukončení řešení (ne SaaS) X.Předplatné na služby (pouze SaaS) Z. Ostatní režijní náklady A1. Předběžné studie (proveditelnosti, ) A2. Náklady na proces zadání, výběru a nákupu B1. Technická infrastruktura (HW, sítě, ) B2. Stavební infrastruktura (budovy, chlazení ) B3. Systémové SW licence B4. Vývojové SW licence B5. Aplikační SW licence C1. Projektové řízení C2. Návrh změněných procesů C3. Řízení organizačních změn (OCM) C4. Technické nastavení řešení C5. Obsahové (aplikační) nastavení řešení C6. Vývoj aplikace nebo úprav na míru C7. Realizace rozhraní C8. Pořízení / Migrace dat C9. Testování C10.Školení C11.Předání do provozu a ověřovací provoz D1. Provoz budov a technologií dat. centra D2. Provoz a podpora IT tech. syst., OS a DB D3. Provoz a podpora aplikací E1. Údržba technologické infrastruktury E2. Údržba systémového SW a DB E3. Údržba aplikačního SW E4. Průběžné úpravy řešení /aplikačního SW F1. Funkční (procesní) zlepšování F2. Technické zlepšování F3. Roll-out projekty F4. Projekty (nákladové) optimalizace řešení G1. Aplikační upgrade G2. Upgrade systémového SW G3. Technologický upgrade G4. Infrastrukturní upgrade H1. Náklady ze ztráty produktivity H2. Náklady spojené s užíváním řešení I1. Útlum a archivace řešení I2. Příprava dat pro migraci I3. Likvidace zařízení X1. Nákup aplikačního SW jako služby (SaaS) Z1. Ostatní provozní režie Z2. Ostatní správní režie Hrubý odhad hodnoty záměru nákupu služeb či investic (externích výdajů), souvisejících s informačními a komunikačními technologiemi (projektu) Zdroje, které projekt a jeho řešení použijí, ale úřad je již má a nemusí za ně tudíž vydávat nové externí výdaje, se do tohoto odhadu nezapočítají, například budova existujícího datového centra, pracovní stanice referentů. Do členění dle metodiky TCO vyplňte následující sloupce: 1 Výdaje na realizaci (výstavbu) projektu výdaje hrazené externím subjektům za realizaci projektu. Realizací projektu jsou myšleny veškeré činnosti prováděné před spuštěním ostrého provozu. Například 8
se jedná o výdaje na vývoj informačních systémů, nákup licencí a hardware, tedy především o řádky A, B a C. V případě, že je projekt zaměřen na provozní stránku a realizační fázi neobsahuje, tak může být sloupec nulový. 2 Výdaje na provoz a rozvoj (do konce aktuální smlouvy) výdaje hrazené externím subjektům za dobu provozu projektu. Započítejte veškeré předpokládané výdaje, které umožňují chystané obchodní vztahy na období od spuštění ostrého provozu do ukončení účinnosti smluv či objednávek. Například se jedná o výdaje na maintenance a rozvoj informačních systémů nebo platby za licence s termínem vypršení, tedy především o řádky D, E, F a G. V případě, že je projekt zaměřen jen na výstavbu/realizaci a provozní podpora není požadována, tak může být sloupec nulový. 3 TCO 5 (1 plus 2 odhadnutý na 5 let) celkové externí výdaje projektu za dobu jeho realizace (výstavby) a přesně 5 let provozu ode dne spuštění do ostrého provozu. V případě, že je v rámci projektu plánováno zasmluvnění provozu a rozvoje na období 5 let, pak by TCO 5 mělo být rovno součtu sloupců 1 a 2. Pokud je projekt plánován včetně podpory na dobu delší než 5 let, tak se k výdajům na realizaci projektu připočítají provozní a rozvojové výdaje na prvních 5 let ostrého provozu. Pokud je plánován projekt včetně podpory na dobu kratší než 5 let od uvedení do ostrého provozu, tak se k výdajům na realizaci (výstavbu) připočítají odhadnuté výdaje na 5 let ostrého provozu. V tomto případě je nutné neopomenout připočítat i výdaje na očekávatelný rozvoj aplikací a obměnu technického vybavení. Do řádků tabulky ekonomické náročnosti uveďte následující údaje: Počet měsíců trvání fáze počet měsíců, které bude trvat příslušná fáze definovaná sloupcem. V sloupci 1 se tedy bude jednat o počet měsíců uplynulých od Termínu plánovaného zahájení realizace projektu (zahájení výstavby, je-li součástí dle údaje v kapitole 1.2) do Termínu plánovaného dokončení realizace projektu (uvedení do ostrého provozu dle údaje v kapitole 1.2). V sloupci 2 se tedy bude jednat o počet měsíců uplynulých od Termínu plánovaného zahájení provozu (spuštění ostrého provozu dle údaje v kapitole 1.2) do Termínu plánovaného ukončení provozu (konec smluvního vztahu s dodavatelem dle údaje v kapitole 1.2). V sloupci 3 se tedy bude jednat o počet měsíců vyplněný ve sloupci 1 plus 60 měsíců provozu. A. až Z. částky externích výdajů pro jednotlivé skupiny dle metodiky TCO. Celkem součet finančních částek uvedených v příslušném sloupci v řádcích A. až Z. Celkem žádáno součet celkové sumy částek sloupců 1 a 2, tedy celková hodnota smluv a objednávek, které zajistí naplnění předmětu záměru. Vysvětlení a komentář k souhrnu výdajů a ekonomické náročnosti záměru jakékoli potřebné vysvětlující komentáře k odhadu externích výdajů záměru a k celkové ekonomické náročnosti záměru (TCO). 4. U P O Z O R N Ě N Í A D O P O R U Č E N Í Upozornění a doporučení jakékoli další informace, které je třeba k žádosti doplnit a nebylo vhodné je uvést v žádné jiné části formuláře. 5. P Ř Í L O H Y Přílohy seznam všech příloh žádosti o stanovisko OHA. Nejčastěji se bude jednat o žádosti o výjimku. Pro seznam příloh uveďte následující údaje: Typ výběr zda se jedná o Žádost o výjimku, Dokumentaci nebo jiný typ přílohy. Číslo a název přílohy název nebo označení přílohy. Upřesnění výjimky/přílohy popis co je obsahem přílohy, v případě žádosti o výjimku upřesnění o výjimku z jakého nesouladu se jedná. 9