příručka pro uživatele používající systém iškola.cz Tato příručka obsahuje informace k jedinému modulu, jehož název je uveden v záhlaví. Každý modul má svou příručku. Příručky jsou k dispozici ke stažení na www.iskola.cz. Adresa naší školy: www.iskola.cz/ Systém iškola.cz je XHTML validní. Systém www.iskola.cz doporučuje prohlížeč Mozilla FireFox. Verze této příručky: 2.000 Aktuální verzi této příručky, popisující nejnovější možnosti serveru www.iskola.cz naleznete ke stažení na serveru www.iskola.cz v sekci Příručky. Tato příručka je tematicky zaměřena pro typ uživatele - učitel. Vzhledem k tomu, že každý typ uživatele (učitel, administrátor, žák a rodič) má trochu odlišné možnosti a nabídky, je pro každý typ uživatele k dispzoici i jiná příručka. Všechny příručky jsou v aktuálních verzích k dispozici na výše uvedené adrese. Upozorňujeme, že tato příručka je bez jakékoliv redakční a jazykové úpravy. Vyhrazujeme si právo na pozdější změny, zejména pokud verze systému www.iskola.cz je novější než verze této příručky. 1
Matriční údaje v systému ISKOLA.CZ 1. Podstata vedení matričních údajů Školní matrika školy nebo školského zařízení je v novém školském zákoně (zákon č. 561/2004 Sb.) formulována jako nové označení pro evidenci dětí, žáků a studentů škol a školských zařízení. Zákon v 28 výslovně vymezuje okruh údajů ve školní matrice vedených, subjekty odpovědné za vedení školní matriky, subjekty zapojené do sdružování údajů ze školních matrik a další náležitosti vedení školní matriky. Předávání údajů upravuje vyhláška vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení). Škola vede školní matriku sama a využívá k tomu vhodného SW vybavení, které umožňuje školní matriku vést a poskytovat potřebná exportní data školní matriky. Tato data škola předává (dle příslušných pokynů) v dohodnutých termínech a harmonogramech příslušnému sběrnému místu. 2. Dodržování zásad správného vedení matričních záznamů žáka První matriční záznam musí být v den nástupu žáka na školu. Vytvoření tohoto záznamu system např. nabídne i při přechodu na nové pololetí. Při každé změně v matričních datech žáka musí být vytvořen nový matriční záznam matriky. Zohledňuje se tak posloupnost ve změnách matričních dat. V nově založeném matričním záznamu editujte pouze změněná (chybná) data žáka, ostatní nevyplňujte. Systém rozpozná a dosadí do exportu dat právě předmětnou změnu v datech z posledního matričního záznamu, ostatní data si doplní z matričních záznamů předchozích. Podle záznamu zdravotního stavu (postižení) žáka systém tento stav rozpozná a v případně se tedy rozhodne, zda bude generovat anonymizovanou část exportu matriky (tedy export žáků se zdravotním postižením, bez rodného čísla). Nepřepisujte zpětně existující záznamy záznamy (možné disproporce mezi daty zaslanými ve sběru). Pro to, aby systém vygeneroval soubory XML pro export dat, musíte vyplnit skutečně všechny matriční údaje, které jsou do sběru dat povinně zahrnovány. V systému ISKOLA.CZ jsou povinné matriční údaje k vyplnění označeny takto: červenou barvou - matriční údaj buďto zcela chybí, nebo je nesprávně vyplněn, žlutou barvou - matriční údaj k vyplnění (* - Pozn. na str. 8 v Dotazech), zelenou barvou - matriční údaje jsou vyplněny správně. Příklad správného vyplnění matričních dat je uveden dále v manuálu. Většinu matričních dat doplňujte z dostupných číselníků, pouze malá část je editována v příslušných záznamových polích (např. datumy zkoušek, ukončení studia, počty let docházky do školy apod.). 3. Vyplňování matričních údajů u žáka - individuální Modul: AGENDA - ADMINISTRACE - ŽÁCI Zvolte příslušnou třídu a v ní klepněte na předmětného žáka - otevře se jeho karta. Matriční údaje žáka jsou na kartě Osobní údaje a Matrika. Karta Osobní údaje: - zde jsou především data personálního charakteru, RČ, datum narození atd. - pokud potřebujete některý z údajů změnit (změna v personálních údajích žáka) - přidejte nový záznam o osobních údajích. - vyplňte korektně postupně všechny vyžadované matriční údaje personálního charakteru. 2
Příklad vyplnění matričních údajů personálního charakteru na záložce Osobní údaje: Karta Matrika: - zde se nachází převážná část dat matričního charakteru, a to data vázaná na studium žáka na škole. - v případě, že žák nemá doposud žádný matriční záznam na kartě Matrika, vytvořte jeho první matriční záznam klepnutím na odkaz Přidat záznam matriky. - teprve poté systém nabídne jednotlivá záznamová matriční pole k vyplnění, - vyplňte postupně korektně všechny požadované údaje, využijte dostupných číselníků. - vyplněné údaje na kartě žáka vložte (uložte) klepnutím na tlačítko Potvrdit! 3
Příklad vyplnění matričních údajů na záložce Matrika: Některá data samozřejmě není možno aktuálně vyplňovat (např. data o maturitní zkoušce, čísla matur. protokolů a vysvědčení apod.), ponechte je proto nyní bez vyplnění. Tato data budo předmětem nového matričního záznamu v okamžiku ukončení studia a úspěšného složení maturitní zkoušky v dalších letech. 4
Příklad chybějících (nevyplněných či nesprávně vyplněných) matričních údajů na záložce Matrika: 4. Vyplňování matričních údajů u žáků - hromadné Modul: AGENDA - ADMINISTRACE - ŠKOLNÍ MATRIKA - HROMADNÉ NASTAVENÍ DAT Řadu dat, které jsou společné pro žáky školy (např. studijní obor) můžete doplnit hromadně. Po klepnutí myší na nabídku Hromadné nastavení dat vyberte na následující stránce Třídu, nalistujte příslušnou Položku matriky a rozhodné Datum, ke kterému zaznamenáváte tento údaj. Potvrďte klepnutím na tlačítko Potvrdit. Na následující stránce máte k dispozici žáky zvolené třídy a vedle nich pole zvolené Položky matriky. Prostřednictvím číselníků nalistujte příslušný kód - ten nalistujete (či vyhledáte pomocí Ctrl+F v otevřeném okně číselníku. Do pole záznamu jej vložíte tak, že na nalezenou hodnotu v číselníku klepnete myší. Číselná hodnota se automaticky doplní textem - názvem. TIP: u dalšího žáka v pořadí nemusíte hodnotu vkládat opětovným vyhledáváním v číselníku. Předchozí kód prostě zkopírujte do schránky pomocí Ctrl+C a do pole Kód u dalších žáků jen postupně vložte ze schránky pomocí Ctrl+V nebo použijte tlačítka, které hodnotu vloží naráz všem žákům ve výpisu na této stránce. Na řádku Hodnota se sice nezobrazí její text, nicméně bude vkládána (viz. obr. na následující straně). Ctrl+F Ctrl+C Ctrl+V nebo vložení všem žákům pomocí tlačítka 5
Nezapoměňte zatrhnout ty žáky, kterým chcete matriční údaj vkládat. Jakmile tímto způsobem více žákům hromadně zadáte matriční údaj, klepněte na tlačítko Potvrdit. Následující stránka vás vyzve k potvrzení vkládání. Matriční údaj se hromadně vloží do karet zvolených žáků. Obdobným způsobem (hromadně) postupně naplňujte ta matriční data žáků, která jsou pro ně společná. 5. Export matričních dat Modul: AGENDA - ADMINISTRACE - ŠKOLNÍ MATRIKA - EXPORT ŠKOLNÍ MATRIKY Data budou vyexportována v požadovaném XML formátu. Předpokladem je úplné vyplnění matričních dat všech žáků, kteří fi gurují v aktuálním početním stavu školy. V nabídce školní matriky (modul Agenda - Administrace - Školní matrika) klepněte na příkaz Export školní matriky. V následujícím okně zvolte období sběru dat a vyplňte nezbytné formality, případně upravte Datum a čas sběru. Tlačítkem Potvrdit již spouštíte samotný export dat z databáze vašich žáků do XML formátu. Podle počtu žáků v databází může proces exportu trvat řádově několik jednotek až desítek vteřin, mějte proto strpení. Proces signalizuje kurzor přesýpacích hodin. Proces generování exportu je zakončen kontrolním hlášením, ve kterém jsou zastoupeni všichni žáci ze stavu školy: a) žáci, kteří mají vyplněny všechny požadované matriční údaje jsou odsouhlaseni zeleně, b) žáci kterým matriční údaje chybí červeně (chybějící údaje hledejte a doplňte jak na kartě Osobní údaje, tak na kartě Matrika). Chybět vám mohou rovněž matriční údaje třídy - doplňte na kartách jednotlivých tříd (Agenda - Administrace - Třídy) či matriční údaje školy - rovněž doplňte (Agenda - Administrace - Údaje o škole) nebo i matriční záznamy žáků v Archivu či Přerušení studia (rovněž ty doplňte). 6 Správně vyplněné matriční údaje U žáka chybí matriční údaje
Pokud jsou všechny záznamy v pořádku (zjistěte rolováním v kontrolním hlášení Průběhu exportování dat), pak již můžete věnovat pozornost výsledku exportu, což je soubor(y) pod kontrolním hlášení exportu. Systém generuje dva typy výstupů (XML souborů) a to jeden za všechny žáky školy Standardní sběr, všichni žáci a druhý pouze se žáky, kteří mají zdravotní postižení - Speciální sběr, žáci se speciálními vzdělávacími potřebami (anonymizovaná část exportu matriky bez rodného čísla). Soubory mají vygenerovaný název, odvozený od identifi kátoru IZO vaší školy, který je vyplněn v sekci Údaje o škole. Názvy souborů neměňte! Tyto soubory jsou výstupním formátem sběru dat matričního charakteru. Soubor(y) XML uložte na zvolené místo na disku vašeho počítače tak, že na jeho odkazu klepnete myší a v zobrazeném dialogovém okně zvolíte položku Uložení souboru. Na následujících obrázcích je zobrazeno ukládání XML výstupů v Mozille Firefoxu a Internet Exploreru. Tyto soubory předejte stanoveným distribučním kanálem instituci shromažďující sběr dat matričního charakteru - ÚIV. Standardní cesta sběru dat je prostřednictvím serveru ÚIV http://delta.uiv.cz/vykazy/forma.asp, kde se přihlásíte do sekce vaší školy vaším platným přihlašovacím jménem a heslem (přístupové údaje vaší školy totožné jako u výkonových výkazů) a po vstupu do systému sběru dat postupujete dle pokynů ÚIV. UPOZORNĚNÍ: Vyplňte skutečně všechna potřebná data matriky, neignorujte kontrolní hlášeni Průběhu exportování dat a případně chybějící data v matrice žáků doplňte a znovu po opravě proveďte generování exportu do XML tak, aby vygenerované XML soubory nepostrádaly matriční data. Teprve až validátory na straně serveru ÚIV kontrolují obsah vašich XML souborů a hlásí případné logické nesrovnalosti v mat- ričních záznamech (tedy vazby mezi záznamy, které si odporují a na sebe nenavazují). Je to vlastně druhý stupeň kontroly správnosti vyplnění záznamů matriky žáka. Validátory ÚIV hlásí chyby v záznamu na rodné číslo žáka (v XML výstupu není jméno a příjmení žáka), dle tohoto RČ vyhledejte v Iškole daného žáka a opravte logickou nesrovnalost v hlášené chybě u záznamů. Poté znovu pořiďte a odešlete XML soubory. 7
6. Časté dotazy, problémy, upozornění Nepodaří se mi vyplnit všechny matriční údaje tak, aby byly v zeleném Dotaz: Nedaří se mi u žáka vyplnit matriku tak, aby ji systém označil za správně vyplněnou (tedy zůstávají žlutá pole. Odpověď: Ano, tento stav má přímou souvislost s právě chybějícím kódem v číselníku (viz problém níže uvedený) a také s tím, že některé údaje není možno v matrice v průběhu studia žáka uzavřít. Typicky - například žák stále ještě studuje a není možné uzavírat matriční údaj typu Datum ukončení studia (po maturitní zkoušce), Číslo maturitního protokulu apod. Tyto údaje tedy ponechte nevyplněné (žlutě označené). Podstatné je, aby až při generování výstupu matriky byli žáci v kontrolním hlášení Průběhu exportování dat označeni zeleně, což značí, že jejich matrika byla naplněna. Název XML souboru Dotaz: Mohu tento soubor přejmenovat? Odpověď: Nikoliv, název souboru musí zůstat v takovém tvaru, jak jej systém vygeneruje. Není tedy možné upravovat jeho název (přejmenovávat jej), pouze jej zašlete na sběrné místo. Jak je to s žáky se zdravotním postižením? Dotaz: Jakým způsobem se evidují a zasílají do sběru matričních dat žáci zdravotním postižením? Odpověď: U daného žáka vyplňte rozsah jeho zdravotního postižení. V případě, že máte mezi žáky ty, kteří mají vyplněnou formu zdravotního postižení, budete mít vygenerované dva XML soubory, z nichž jeden bude obsahovat žáky se zdravotním postižením - Speciální sběr, žáci se speciálními vzdělávacími potřebami (anonymizovaná část exportu matriky bez rodného čísla). Současně je vygenerován i XML soubor Standardní sběr, všichni žáci. Zasílají se oba XML soubory. V číselníku nejsou kódy (* - Poznámka ke straně č. 2, barvy polí matričních záznamů) Dotaz: Proč nejsou v daném číselníku příslušné kódy? Odpověď: iškola.cz kopíruje číselníky zcela přesně podle datových podkladů organizace UIV. Pakliže některý číselník nemá tyto údaje, znamená to, že dosud nebyly ofi ciálně uvolněny a nelze je tedy odkud brát. Do okamžiku, dokud je příslušné organizace ofi ciálně neposkytnou ve svých aktualizacích číselníků, budou tyto v systému chybět. Údaj tedy zatím (do doby, než bude kód k dispozici) ponechte bez vyplnění. Příklad: u středních škol chybějící číselník Kód volitelné zkoušky, ze které žák koná maturitní zkoušku, který je prázdný. Při exportu systém hlásí příliš mnoho červených údajů Dotaz: Při exportování souboru systém hlásí příliš mnoho - řádově desítky až stovky stovky červených řádků, které podle systému nejsou vyplněny. To je opravdu tolik údajů, které je nutné vyplnit? Odpověď: Ano, je to mu tak. Systém opravdu poctivě nahlásí každý jeden údaj, který je nutné doplnit a který požaduje UIV. Proto pokud Vám systém hlásí, že nemáte vyplněno třeba i několik stovek údajů, znamená to, že je nutné je skutečně z Vaší strany řádně doplnit. Iškola nicméně vygeneruje soubor i bez těchto údajů a teoreticky je Vám tento soubor k dispozici. Při přenosu dat (vygenerovaných XML souborů) budou validátory na serveru ÚIV hlásit chyby a dokud tyto neopravíte, nepřijme vám data sběru. Za datovou (obsahovou) správnost takového exportního souboru již přirozeně autoři systému www.iskola.cz nenesou jakoukoliv odpovědnost, nicméně pokud se vyskytnou problémy či si nebudete vědět rady, kontaktujte Hotline Iškoly, rádi vám poradíme s řešením daného problému. 8
Myslím, že mám vše vyplněno a přesto při pořizování XML výstupů hlásí kontrola chyby Dotaz: Mám u žáka kompletně vyplněný záznam osobních údajů a matriky a přesto mi při tvorbě XML výstupu hlásí systém Iškoly tohoto žáka jako nesprávně vyplněného. Kde je chyba? Odpověď: Jedná se o poměrně časté opomenutí kompletního vyplnění matriky v tom, že jste sice kompletně vyplnili jeden matriční záznam určitého data, ale pozapoměli jste, že u daného žáka existuje Ještě záznam staršího data, který úplně vyplněný není. Dochází k tomu např. tak, že sice máte tento starší záznam (při založení žáka do systému) zčásti vyplněný, ale pak přidáte nový matriční záznam (např. u změny), ve kterém pak pokračujete v kompletním vyplňování údajů. Starší záznam zůstává nevyplněn. Podstata sběru matričních údajů je taková, že pokud záznamy určitého data spadají do rozhodného období sběru, tak XML výstup pořizuje průnik všemi těmito záznamy - nikoliv pouze posledním! Pokud tedy starší záznam není vyplněn, výstup hlásí chybu. Příklad: na obrázku vidíte, že daný žák má sice správně vyplněný záznam z 18.9.2007, ale nemá doplněný záznam z 17.09.2007! Proto obsahuje hlášení při tvorbě XML souborů tuto chybu. Starší záznam není doplněn! K tomuto záznamu je nutné se na kartě ůdajů žáka vrátit (a kompletně jej doplnit) a to tak, že na kartě tohoto žáka klepnete na příslušnou záložku (Osobní údaje nebo Matrika, tedy dle toho, kde je chyba lokalizována), naleznete odkaz na záznam příslušného data, klepnutím jej otevřete a vyplníte. Doplněné změny samozřejmě uložte. Pak již budou záznamy u tohoto žáka kompletně vyplněny a v pořádku, systém je nebude označovat jako nevyplněné. Aktivování tohoto záznamu a doplnění dat na příslušné kartě Všechny žáky v aktivním školním roce mám vyplněny a systém přesto hlásí chybějící záznamy. Dotaz: Mám vyplněny všechny žáky v daném aktivním školním roce. Systém při pořizování XML souborů přesto hlásí, že u některých žáků jsou neúplně vyplněné údaje. Odpověď: Bude to zřejmě tím, že máte v systému Iškoly zaarchivované žáky či žáky, kteří přerušili studium (modul Konec studia - Archiv a Přerušení studia). Do rozhodného období sběru dat totiž spadají i data absolventů (tedy žáci vyřazení z aktivního školního roku a přemístění do Archivu) nebo data žáků, kteří mají přerušeno studium a máte je v sekci Přerušení studia. Dané žáky vyhledejte v Archivu či Přerušení studia a data jim doplňte. Nezapomeňte jim v příslušném matričním záznamu přiřadit patřičný příznak ukončení studia či jeho přerušení. 9
Kontrola mi hlásí příliš dlouhý název třídy, co s tím? Dotaz: Kontroly validátorů mi hlásí, že mám zvolený příliš dlouhý název třídy. Je to zřejmě název, který jsem použil při archivování žáka či třídy do archivu či žáka při přerušení studia. Co s tím? Odpověď: Ano, v rámci vašich zvyklostí jste použili při archivaci (či přerušení studia) upřesňující název archivovaného objektu tak, aby jste se v archivu dobře orientovali. Zvolený název má zřejmě více než 10 znaků a z pohledu validátorů jsou chybného tvaru (tedy příliš dlouhé). Řešení: vyhledejte v Archivu (či Přerušení studia) daný objekt. Na následujícím obrázku vidíte, že název třídy je práve ve tvaru, který jste zvolili při archivování a samozřejmě nesplňuje podmínku délky 10 znaků. Položka je v tomto režimu needitovatelná. Vedle needitovatelného záznamu názvu třídy je odkaz Upravit, prostřednictvím kterého můžete docílit potřebné změny. Klepněte na něj - otevře se okno s možností úpravy názvu třídy tak, aby splňoval požadavky validního matričního záznamu. Doporučujeme upravit název dle skutečné třídy, ve které žák (žáci) studovali, název v šedém poli se dle změny upraví, nicméne, pro přehlednost zůstane u žáka (okno výčtu žáků v prostoru Archivu či Přerušení studia) váš původní název, který jste volili při archivaci (přerušení studia) a slouží již jen jako visačka pro lepší orientaci v archivovaných záznamech. Do sběru dat z matriky z Archivu a Přerušení studia již půjde opravený záznam třídy, který jste prostřednictvím odkazu Upravit provedli. Změnu potvrďte! Úprava názvu třídy archivovaného objektu dle pravidel matričního záznamu názvu třídy - max. 10 znaků Doplnění záznamu (typu třídy u archivované položky ) výběrem z číselníku. Výsledná úprava názvu a typu třídy u archivovaného objektu (objeku při přerušení studia). 10
Na následujícím obrázku již vidíte provedenou změnu názvu třídy u archivovaného objektu či objektu v přerušení studia (realizovanou pomocí odkazu Upravit. Takto upravený název již vyhovuje požadavku validního záznamu názvu třídy. Na obrázku níže se můžete přesvědčit, že i když jste výše popsaným způsobem provedli u tohoto objektu změnu názvu třídy, tak na výpisu žáků v Archivu (Přerušení studia) bude vedle jeho jména stále vámi původně zadaný název třídy při archivaci a bude tak jako visačka stále sloužit při lepší orientaci mezi objekty v archivu či přerušení studia. Nevyhovuje mi nastavení typu třídy globálně u všech žáků - něktěří žáci vyžadují individuální nastavení, v jakém typu třídy jsou zařazeni. Dotaz: Jsme speciální školou, v jejíchž třídách jsou děti různých ročníků i stupně školy. Jak docílit individuálního nastavení typu třídy? Odpověď: Ano, typ třídy můžete nastavit jednak obecným způsobem pro všechny žáky prostřednictví karty třídy (Agenda - Administrace - Třídy, vybrat příslušnou třídu a na její kartě prostřednictvím záložky Základní údaje vyplnit tento povinný matriční záznam (pomocí číselníku). 11
Pokud jste typem školy, která integruje v jedné třídě žáky z různých ročníků i s různým typem tříd, tak tuto položku vyplňujte až na kartě žáka (Agenda - Administrace - Žáci). Pod záložkou Osobní údaje naleznete vedle pole Třída do které patří odkaz Upravit. Prostřednictvím něj individuálně u žáků vyplňte potředné údaje výběrem z číselníku. Nezapomeňte každé vyplnění či změnu v daném okně potvrdit. Validátory ÚIV nehlásí chyby na jméno žáka, nýbrž na jeho RČ Dotaz: Validátory ÚIV mi hlásí chyby v matričních údajích na RČ nikoliv na jméno žáka. Mohu v Iškole nějakým způsobem rychle nalézt žáka zadáním řetězce jeho rodného čísla? Odpověď: Ano, skutečně sběry dat již nepracují se jménem a příjmením žáka, nýbrž pouze s jejich RČ. Zkopírujte si dané RČ (u objektu, u kterého hlásí validátor ÚIV chybu) pomocí klávesové kombinace Ctrl+C do schránky a v novém okně prohlížeče (otevřete jej např. klávesovou kombinací Ctrl+N) aktivujte prostředí vaší Iškoly - přihlašte se do něj. Prostřednictvím modulu Agenda - Administrace - Žáci nenačítejte v rozevírací nabídce žádnou konkrétní třídu, nýbrž klepněte na záložku Vyhledání žáka a do pole Zadejte příjmení popř. rodné číslo žáka nebo jeho část: vložte pomocí klávesové kombinace Ctrl+V ze schránky zkopírované RČ. Potvrďte tlačítkem Vyhledat - systém vyhledá žáka, kterého identifi kuje toto rodné číslo. Proveďte opravu v příslušném matričním záznamu. Tento způsob vyhledání žáka můžete použít i v Archivu a Přerušení studia. Zadání RČ a vyhledání tlačítkem Vyhledat Nalezený žák dle zadaného RČ 12