HYDROEKOLOGICKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM VÚV TGM, v.v.i. Evidence úkolů řešených ve VÚV TGM, v.v.i. a jejich výstupů. Dokumentace evidence

Transkript

1 HYDROEKOLOGICKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM VÚV TGM, v.v.i. Evidence úkolů řešených ve VÚV TGM, v.v.i. a jejich výstupů Dokumentace evidence verze: 3.0 únor 2014

2 OBSAH 1. Úvod 4 2. Postup sběru a ukládání dat 5 3. Návod na vyplnění formulářů 7 4. Publikace dat 18

3 HEIS VÚV Evidence úkolů 4 Úvod V rámci HEIS VÚV je vedena od roku 2000 Evidence úkolů řešených ve VÚV TGM,v.v.i. a jejich výstupů. V současné době je databáze dostupná na portálu HEIS VÚV. Na adresách (intranet) a nebo (internet). Vedení evidence je zakotveno v interní směrnici VÚV TGM, v.v.i. č. Q/V/S053/ Zásady provozu HEIS VÚV ze dne Databáze slouží k ukládání a zpřístupnění základních informací o úkolech řešených VÚV TGM, v.v.i. a jejich výstupech. Obecné informace o úkolech jsou zveřejněny na portále HEIS VÚV (internet / intranet) a jsou tak dostupné všem zaměstnancům VÚV TGM, v.v.i. i veřejnosti. Výstupy jednotlivých úkolů a datových sad, které se (počínaje výstupy a daty za rok 2006) stávají nedílnou součástí databáze, budou archivovány v elektronické podobě a následně budou (s respektováním podmínek omezujících možnost jejich zveřejnění stanovených řešitelem úkolu) zveřejněny. Cílem databáze je zajistit, aby zaměstnanci, ale i veřejnost, získali přehled o úkolech, které řeší VÚV TGM, v.v.i. a zároveň měli také možnost nahlédnout do výstupů, které v úkolech vznikají.

4 HEIS VÚV Evidence úkolů 5 Postup sběru a ukládání dat 1) Správa HEIS VÚV předvyplní databázi úkolů (vychází ze seznamu zakázek z konce předchozího roku) a odešle vedoucím řešitelům výzvu k vyplnění formuláře. 2) Vedoucí řešitel vyplní formulář a odešle data do databáze. 3) Správa HEIS VÚV kontroluje počet obdržených formulářů, v případě neobdržení viz bod 1). 4) Správa HEIS VÚV zpracuje data, archivuje a vybrané zpřístupní (intranet/internet). 5) Uživatel (pracovník ve VÚV TGM, v.v.i., veřejnost) pracuje s daty (informacemi o úkolech).

5 HEIS VÚV Evidence úkolů 6 Schéma předávání informací o úkolech do HEIS VÚV Intranet Správa HEIS VÚV Databáze Vedoucí řešitelé zpracování dat Uživatelská aplikace Databáze Uživatelská aplikace načtení dat prezentace dat filtrace dat Internet Uživatelé

6 HEIS VÚV Evidence úkolů 7 Návod na vyplnění formulářů Aplikace pro ukládání dat o úkolech/výstupech/datových sadách se skládá ze tří částí (formulářů) : Editace projektu/úkolu, Seznam výstupů úkolu, Seznam vstupních a výstupních datových sad úkolu V prvním kroku do prvního formuláře Editace projektu/úkolu, který je již částečně předvyplněn, doplňte základní informace o úkole. Pro zjednodušení zadávání údajů slouží číselníky, ve kterých si můžete jednotlivé údaje vybírat z předvyplněných hodnot. Položky označené červenou hvězdičkou jsou povinné a je nutné je vyplnit, jinak nebude váš záznam (nebo jeho změny) uložen. 1) číslo úkolu: je automaticky předvyplněno a vychází se seznamu zakázek z konce předchozího roku, pokud se číslo úkolu liší od reality je možné jej opravit. Tato položka je povinná. 2) referenční rok: zde vyplňte rok, za který je informace vyplňována (např. 2013). Tato položka je povinná 3) název úkolu: je automaticky předvyplněn a vychází se seznamu zakázek z konce předchozího roku, pokud se název úkolu liší od reality nebo je zkrácen, je možné jej opravit. Tato položka je povinná 4) název dílčího úkolu: zde vyplňte název dílčího úkolu, pokud je váš úkol dílčí a název se liší od hlavního úkolu. 5) vedoucí řešitel, odbor: je automaticky předvyplněný. Odbor je vyplněn automaticky dle vedoucího řešitele. Tyto položky jsou povinné. 6) řešitelé: zde vyplňte jméno řešitelů, kteří se podíleli na řešení daného úkolu, vybíráte ze seznamu zaměstnanců VÚV TGM, v.v.i.,. Upozornění hlavní řešitel je zároveň řešitel, a proto je automaticky vyplněn s hlavním řešitelem. 7) externí řešitelé: pokud se na řešení úkolu podílel i řešitel, který není v seznamu zaměstnanců VÚV TGM, v.v.i., je možné ho dopsat zde. 8) zadavatel: zde vyplňte název zadavatele úkolu (MŽP, MZe, atd.). Tato položka je povinná. 9) zástupce zadavatele: zde vyplňte jméno zástupce zadavatele/garanta 10) skupina zakázek: je automaticky předvyplněna a vychází se seznamu zakázek z konce předchozího roku. Pokud se skupina zakázek liší od reality, je možné ji opravit. Tato položka je povinná. 11) termín zahájení úkolu: zde vyplňte datum, kdy byl úkol zahájen (např ). 12) termín ukončení úkolu: zde vyplňte, datum kdy byl úkol ukončen (např ). 13) trvání úkolu: zde vyberte jednu z nabízených možností. 14) klíčová slova: zde vyberte ze seznamu jedno nebo několik klíčových slov, které charakterizují váš úkol. Tato položka je povinná. 15) klíčová slova (jiná): pokud se stane, že jste si v předchozím seznamu nevybrali klíčové slovo, které charakterizuje váš úkol, zde je možnost toto klíčové slovo doplnit. 16) anotace: zde vyplňte stručnou anotaci. Tato položka je povinná. 17) poznámka: zde můžete vložit poznámku. 18) Uložit: kliknutím uložíte informace o úkolu. 19) Konec: konec práce s aplikací.

7 HEIS VÚV Evidence úkolů

8 HEIS VÚV Evidence úkolů 9 Po kliknutí na ikonu (5-6) viz předchozí obr. se zobrazí formulář Seznam řešitelů ve kterém jsou všichni zaměstnanci VÚV TGM, v.v.i. k začátku daného roku. Řešitele vyberete buď vyhledáváním (1) a nebo si vyberete list podle abecedy (2) kde se řešitel nachází nebo dle pořadí (3). Poté zaškrtněte příslušného zaměstnance. Důležité! Před změnou abecedního listu (2) je nutné váš výběr uložit (4). Po výběru všech řešitelů a uložení se zpět vrátíte kliknutím na Zavřít okno (5)

9 HEIS VÚV Evidence úkolů 10 Po vyplnění a uložení formuláře Editace projektu/úkolu, můžete vyplňování ukončit. Jestliže ale v rámci řešení vašeho úkolu vznikly jakékoli výstupy, jako jsou např. zprávy (závěrečné, průběžné, dílčí, etapové), metodické návody nebo pokyny apod., pokračujte Krok č. 2 - Seznam výstupů (1). Objeví se formulář Seznam výstupů úkolu, do něj vyplňte všechny vaše výstupy, které v daném úkole vznikly, tzn. zprávy, metodiky, články v časopise atd. Klikněte na Přidat nový záznam (2) objeví se formulář projektu/úkolu Založení výstupu Pokud ve vašem úkole vzniklo více výstupů, připojíte je opětovným kliknutím na Přidat nový záznam (2). 1 2

10 HEIS VÚV Evidence úkolů 11 Do formuláře Editace výstupu projektu/úkolu vyplňte informace o vašem výstupu. Položky označené červenou hvězdičkou jsou povinné a je nutné je vyplnit, jinak nebude váš záznam uložen. Poslední řádka tohoto formuláře (9) umožňuje váš výstup uložit na náš server (nejlépe ve formátu pdf). Tento výstup bude po dohodě s vámi, spolu s informacemi o úkolu, zveřejněn na stránkách HEIS VÚV. 1) název výstupu: zde vyplňte název výstupu (např. název zprávy, článku, metodiky atd.). Tato položka je povinná 2) autor výstupu: zde vyplňte autora/autory výstupu. Tato položka je povinná. 3) druh výstupu: zde vyberte jednu z nabízených možností. 4) dostupnost: zde vyberte ze seznamu jednu nebo více možností, kde je/bude výstup dostupný. Důležité! Výstup připojený k tomuto formuláři (viz bod 9) bude zpřístupněn ve vámi zadaném rozsahu. Vyberte proto, jakým způsobem má být dostupný (veřejně přístupný, vybraní uživatelé, jen VÚV TGM, v.v.i. nebo má být uložen pouze v archivu) viz obr. číselník Dostupnost výstupu. Tato položka je povinná. 5) dostupnost (jiná): pokud se stane, že vám žádná možnost uvedená v předchozím seznamu zcela nevyhovuje, můžete zde informace/požadavky k dostupnosti výstupu doplnit. 6) popis: zde vyplňte popis výstupu - anotaci. 7) poznámka: zde je možné doplnit vaše poznámky k výstupu. 8) zpráva (odkaz): zde je možné uložit odkaz na vaši zprávu, pokud již je dostupná na internetu. 9) vložit dokument: zde vložte (připojte) váš výstup. Klikněte na Procházet a najděte na svém PC váš výstup. Výstup může být v libovolném formátu (pdf, doc, txt, xls..., případně uložen v archivu - zip). Poté klikněte na Uložit. Název výstupu by měl být následující číslo úkolu_rok_typ výstupu_datum (příklad 1616_2013_zprava_ pdf). po uložení si můžete dokument prohlédnout a nebo smazat (11). Důležité! Velikost souboru nesmí překročit 30MB! Pokud je váš výstup větší než 30 MB, kontaktujte správu HEIS VÚV. 10) Uložit záznam: kliknutím uložíte váš výstup (pdf, doc, txt) včetně informací o výstupu. 11) Zpět na seznam výstupů: kliknutím se vrátíte na seznam výstupů.

11 HEIS VÚV Evidence úkolů

12 HEIS VÚV Evidence úkolů 13 Po uložení se vraťte kliknutím na Seznam výstupů úkolu (11) viz předchozí obr. do Seznamu výstupů úkolu, kde uvidíte váš výstup, který můžete znovu upravit (1), duplikovat (2), smazat (3) nebo přidat nový záznam (4). Pokud ve vašem úkole vznikly datové sady, klikněte na Krok č.3 - Seznam datových sad (5). V opačném případě se můžete vrátit na Krok č.1 Editace projektu/úkolu (6) a nebo vyplňování ukončit (7)

13 HEIS VÚV Evidence úkolů 14 Po kliknutí na Krok č.3 - Seznam datových sad (5) viz předchozí obr. Objeví se formulář Seznam vstupních a výstupních datových sad úkolu, do něj vyplňte informace o datových sadách, které v daném úkole vnikly tzn., mapové vrstvy, časové řady atd. Klikněte na Přidat nový záznam (1) objeví se formulář Založení datové sady projektu/úkolu. Pokud ve vašem úkole vzniklo více datových sad, je možné je všechny připojit opětovným kliknutím na Přidat nový záznam (1). 1

14 HEIS VÚV Evidence úkolů 15 Do formuláře Založení datové sady projektu/úkolu vyplňte informace o všech datových sadách, které ve vašem úkole vznikly. Položky označené červenou hvězdičkou jsou povinné a je nutné je vyplnit, jinak nebude váš záznam uložen. Poslední řádka tohoto formuláře slouží k uložení datové sady (souboru) na server k archivaci. Po konzultaci s vámi můžeme vaše datové sady zveřejnit na stránkách HEIS VÚV - ostatní datové sady budou pouze archivovány/zálohovány. 1) název datové sady: zde vyplňte název datové sady (např. Evidence odběrů a vypouštění atd.). Tato položka je povinná. 2) abstrakt/tématický rozsah: zde vyplňte popis obsahu datové sady. Tato položka je povinná. 3) územní rozsah: zde vyplňte územní rozsah dat (např. ČR, povodí, tok od km do km atd.). Tato položka je povinná. 4) časový rozsah: zde vyplňte časový rozsah dat (např.období měření, aktualizace za rok atd.). Tato položka je povinná. 5) formát uložení dat: zde vyberte jednu nebo více možností formátů, v jakém jsou data uložena. Tato položka je povinná. 6) formát uložení dat (jiný): pokud se stane, že jste si v předchozím seznamu nevybrali formát, ve kterém jsou data uložena, je možnost tento formát doplnit. 7) dostupnost: zde vyberte ze seznamu jednu a nebo více možností, kde je/bude datová sada dostupná. Důležité! Pro připojovanou datovou sadu vyberte, jakým způsobem má být dostupná (veřejně přístupná, vybraní uživatelé, jen VÚV TGM,v.v.i. nebo má být uložena pouze v archivu). Tato položka je povinná. 8) dostupnost (jiná): pokud se stane, že vám žádná možnost uvedená v předchozím seznamu zcela nevyhovuje, můžete zde informace/požadavky k dostupnosti výstupu doplnit. 9) správce dat ve VÚV TGM, v.v.i.: zde vyplňte jméno správce dat ve VÚV TGM, v.v.i. Správcem dat je osoba odpovědná za datovou sadu, určení podmínek jejího použití apod. Správcem dat je obvykle řešitel úkolu. Tato položka je povinná. 10) zdroj dat organizace: zde vyplňte název organizace, která je zdrojem dat (např. VÚV TGM, v.v.i.). Tato položka je povinná. 11) poznámka: zde je možno vyplnit poznámku. 12) vložit dokument: zde vložte vaši datovou sadu, klikněte na Procházet a najděte na svém PC vaši datovou sadu, klikněte na Uložit. Název datové sady by měl být následující: číslo úkolu_rok_typ datové sady_datum (příklad 1616_2013_vysledky_mereni_ xls). Po uložení si můžete dokument prohlédnout a nebo smazat (14). Důležité! Velikost souboru nesmí překročit 30MB! Pokud je váš výstup větší než 30 MB, kontaktujte správu HEIS VÚV. 13) Uložit záznam: kliknutím uložíte vaši datovou sadu včetně informací o datové sadě

15 HEIS VÚV Evidence úkolů

16 HEIS VÚV Evidence úkolů 17 Po uložení se vraťte kliknutím na Zpět na seznam datových sad (14) viz předchozí obr. do Seznamu vstupních a výstupních datových sad úkolu, kde uvidíte vaše informace o datové sadě, které můžete znovu upravit (1), duplikovat (2), smazat (3) nebo Přidat nový záznam (4). Po vyplnění informací o datových sadách se můžete vrátit na Krok č.2 - Seznam výstupů (5) nebo na Krok č.1 Editace projektu / úkolu (6) a nebo vyplňování ukončit (7) Tím je vaše vyplňování u konce správa HEIS VÚV vám děkuje

17 HEIS VÚV Evidence úkolů 18 Publikace dat Data jsou publikována na portálu HEIS VÚV (intranet/internet). K datům se dostanete následujícím způsobem. Nejdříve zadejte adresu (intranet) nebo (internet) do internetového prohlížeče (1), poté zvolte Databáze (2) a dále pak Projekty (3), klikněte na ikonu Evidence úkolů řešených ve VÚV TGM, v.v.i. a jejich výstupů (4)

18 HEIS VÚV Evidence úkolů 19 Objeví se aplikace idata, pomocí které získáte data o úkolech. Nápovědu (5) k aplikaci je viz předchozí obr.