Pravidla chování dodavatelů Microsoftu Microsoft usiluje o to nebýt jen dobrou společností chce být vynikající společností. Silný závazek poslání umoţňovat lidem a obchodníkům na celém světě plnou měrou uplatnit svůj potenciál je to, co z Microsoftu udělá skvělou firmu. Dosáhnout našeho poslání neznamená pouze vytvářet inovativní technologie. Jde také o to, kým jsme jako společnost a jako jednotlivci, jak svou práci řídíme interně a jakým způsobem uvaţujeme a pracujeme se zákazníky, partnery, vládou, dodavateli a společenstvími. Prostředí globálního obchodu se plynule mění a poţadavky na nás jako na společnost a na zaměstnance rostou. Svět od nás neočekává pouze to, ţe budeme dodávat nejlepší produkty a sluţby, ale rovněţ se očekává etické a zodpovědné chování. Za všech okolností je nezbytné chovat se bezúhonně a plně v souladu se zákony a předpisy, kterými jsou řízeny naše globální obchodní aktivity. Microsoft zavedl sadu firemních norem pro obchodní praktiky a dodrţování zákonných předpisů, jeţ jsou vytýčeny v Normách obchodního chování (Standards of Business Conduct), které se vztahují na všechny řídicí pracovníky, úředníky a zaměstnance Microsoftu. (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond). Normy obchodního chování jsou nástavbou hodnot společnosti Microsoft a odráţejí náš závazek k etickým obchodním praktikám a k dodrţování zákonných předpisů. Microsoft očekává, ţe jeho dodavatelé ( dodavatelé ) budou tento závazek k bezúhonnosti sdílet, a ţe si osvojí jeho podstatu. Chápeme, ţe dodavatelé jsou nezávislými entitami; nicméně jejich obchodní praktiky a jednání mohou mít vliv a/nebo dopad na společnost Microsoft. A proto Microsoft očekává, ţe všichni dodavatelé, jejich zaměstnanci, zástupci, a subdodavatelé (zaměstnanci, zástupci a subdodavatelé dodavatelů budou dále v textu uváděni jako zástupci ) budou dodrţovat Pravidla chování dodavatelů Microsoftu, pakliže obchodují s/nebo jménem společnosti Microsoft. Všichni dodavatelé Microsoftu by měli své zástupce proškolit tak, aby bylo zajištěno, ţe porozuměli a jednají v souladu s Pravidly chování dodavatelů Microsoftu (Microsoft Vendor Code of Conduct). PRAKTIKY PŘI DODRŢOVÁNÍ PRÁVNÍCH A ZÁKONNÝCH PŘEDPISŮ Při obchodování se společností Microsoft nebo jejím jménem jsou všichni dodavatelé Microsoftu povinni řídit své obchodní aktivity zcela v souladu s odpovídajícími zákony a předpisy příslušných zemí. Kromě specifických závazků stanovených smlouvou dodavatele s Microsoftem jsou všichni dodavatelé Microsoftu bez omezení povinni: Jednat v souladu se všemi příslušnými obchodními kontrolami a rovněţ se všemi zákony a předpisy v oblasti exportu, reexportu a importu.
Obchodovat plně v souladu s protitrustovými zákony a zákony o poctivém konkurenčním boji, které řídí jurisdikce, v jejímţ rámci obchodují. Jednat v souladu se všemi příslušnými zákony a předpisy na ochranu ţivotního prostředí s ohledem na nebezpečné materiály, emise prostředí, likvidaci odpadů a odpadních vod, včetně výroby, přepravy, sk Při rozhovorech se zástupci správních úřadů a vládními činiteli jednat poctivě, upřímně a pravdivě. Neúčastnit se mezinárodních stávek, jeţ nejsou schváleny vládou USA nebo příslušnými zákony. Korupce: Společnost Microsoft zakazuje korupci vládních představitelů a placení úplatků či ilegálních provizí jakéhokoliv druhu, a to při jednání s veřejnými představiteli či jednotlivci ze soukromého sektoru. Společnost Microsoft je zavázána dodrţovat standardy stanovené americkým zákonem o zahraniční korupci (FCPA) a protikorupční zákony a zákony proti praní špinavých peněz zemí, ve kterých má své provozy. Dodavatel a jeho zástupci musí jednat v souladu se všemi příslušnými protikorupčními zákony a zákony proti praní špinavých peněz, včetně zákonu FCPA, ale také zákonů řídících lobování, dary a platby veřejným činitelů, zákonů regulujících účast v politických kampaních a dalších příslušných předpisů. Ţádný dodavatel a jeho zástupci nesmí přímo či nepřímo nabídnout platbu za cokoliv hodnotného (včetně cestovních nákladů, darů, výdajů v restauračních zařízeních a darů na charitu) jakémukoliv úředníkovi či zaměstnanci vlády, vládní agentury, politické strany či veřejné mezinárodní organizace nebo kandidátovi na politickou funkci za účelem (i) nezákonného ovlivnění činů či rozhodnutí daného úředníka, zaměstnance nebo kandidáta s cílem jakékoliv propagace obchodních zájmů společnosti Microsoft nebo (ii) jinak jakkoliv nezákonně propagovat obchodní zájmy společnosti Microsoft. OBCHODNÍ PRAKTIKY Dodavatelé Microsoftu a jejich zástupci by se při obchodních interakcích a aktivitách měli chovat bezúhonně a v souladu se svými závazky stanovenými specifickými smlouvami s Microsoftem. Kromě specifických závazků stanovených smlouvou dodavatele s Microsoftem jsou všichni dodavatelé bez omezení povinni: Pravdivě a řádně zaznamenávat a poskytovat všechny obchodní informace a jednat v souladu se všemi příslušnými předpisy v souvislosti s plněním a správností. Vytvářet, uchovávat a likvidovat obchodní záznamy zcela v souladu s poţadavky vyplývajícími z příslušných zákonů a předpisů. Chránit a zodpovědně zacházet jak s fyzickým, tak s duševním vlastnictvím společnosti Microsoft, včetně nemovitostí, zdrojů, spotřebního materiálu a vybavení, pakliţe mají povolení Microsoftu k jejich uţívání. Pouţívat informační technologie a systémy (včetně e-mailu) poskytnuté Microsoftem pouze ke schváleným účelům v souvislosti s předmětem podnikání. Microsoft svým dodavatelům a jejich zástupcům přísně zakazuje pouţívat technologii a systémy jím poskytnuté k vytváření, spouštění, ukládání, tisku, nabídkám nebo k odesílání jakýchkoliv zastrašujících, znepokojujících, výhruţných, uráţlivých materiálů nebo materiálů se sexuálně explicitním či jinak uráţlivým nebo nevhodným
obsahem a/nebo nebo odesílat jakkoli nepravdivé, škodlivé nebo zlovolné formy komunikace s vyuţitím informačních prostředků a systémů poskytnutých Microsoftem. Dodrţovat všechny poţadavky Microsoftu na správu hesel, mlčenlivost, bezpečnost a poţadavky v souvislosti s procedurami na ochranu soukromí, které jsou podmínkou pro dodávání zboţí či sluţeb společnosti Microsoft nebo k získání přístupu do vnitřní korporátní sítě Microsoft, všech systémů a budov. Všechna data uloţená nebo přenášená zařízeními, která Microsoft vlastní nebo má v pronájmu, jsou povaţována za soukromá a za majetek Microsoftu. Microsoft můţe sledovat veškeré uţívání korporátních sítí a všech systémů (včetně e-mailu) a/nebo má právo na přístup ke všem datům uloţeným nebo přeneseným v síti Microsoft. Dodrţovat všechna práva na ochranu duševního vlastnictví Microsoftu a jiných společností, včetně, nikoliv však pouze, autorských práv, patentů, obchodních značek a obchodních tajemství. Pouţívat software, hardware a obsah pouze v souladu s příslušnou licencí a s pravidly pouţívání. Se zástupci tisku hovořit jménem Microsoftu pouze v případě, ţe je k tomu dodavatel a/nebo jeho zástupce/-i výslovně písemně zmocněn společností Microsoft. Nedoporučujeme obdarovávat zaměstnance společnosti Microsoft, protoţe i dobře míněný dar můţe za určitých okolností působit jako úplatek nebo vytvářet konflikt zájmů. Dárci nenabízejte ţádné nezákonné benefity či výhody a nenabízejte nic, co by mohlo být chápáno jako ovlivnění, kompromitování úsudku či zavázání zaměstnance společnosti Microsoft. Při nabízení darů, pohoštění nebo zábavy zaměstnancům společnosti Microsoft vţdy jednejte uváţlivě, diskrétně a přiměřeně. V takovém případě hodnota dárku jeden dárek nebo kombinace několika dodavatele a/nebo jeho zástupce zaměstnanci Microsoftu nesmí přesáhnout hodnotu 400 USD v daném roce (nebo niţší částka v souladu s příslušnými zákony) a dárek zaměstnanci Microsoftu nikdy nesmí být úplatkem, nezákonnou provizí nebo výměnným obchodem se zboţím a sluţbami a/nebo jinou odměnou s cílem zajistit si nebo udrţet obchodování s Microsoftem. Před obdarováním zaměstnance společnosti Microsoft musí dodavatel a/nebo jeho zástupce nejprve zjistit, zda je dárek povolený zásadami obchodní jednotky a země zaměstnance společnosti Microsoft, protoţe obchodní a regionální zásady společnosti Microsoft mohou dárky zcela zakazovat nebo sniţovat hodnotu na niţší částku neţ 400 USD. Dodavatelé nesmí ţádnému členovi skupiny pro globální zásobování (GPG) ani jejich zástupcům předávat dárky (bez ohledu na jejich cenu). Jakékoliv dárky, pohoštění a zábava musí být v souladu se zákony a svou podstatou nesmí porušovat zásady darujícího či obdarovaného a musí odpovídat místním zvykům a společenským pravidlům. Je nutné vyvarovat se dojmu neslušnosti či neslušnosti a/nebo konfliktu zájmů. Dodavatelé a/nebo zástupci nesmějí přímo jednat s ţádným zaměstnancem Microsoftu, jehoţ/jejíţ manţel/-ka, partner/- ka nebo jiný člen rodiny či příbuzný má v souvislosti s dodavatelem významný finanční zájem. Přímé jednání s cílem uzavření dodavatelské smlouvy nebo realizace závazků dodavatele s manţelem/-kou, partnerem/-kou nebo jiným členem rodiny či příbuzným, jenţ je zaměstnancem Microsoftu, je rovněţ zakázáno V případě, ţe máte k dispozici informace o Microsoftu nebo jiné společnosti, jeţ nejsou dostupné veřejnosti a mohly by mít vliv na rozhodování investorů při koupi nebo prodeji akcií, vyvarujte se interního obchodování, tj. nákupu či prodeji akcií Microsoftu nebo jiné společnosti.
PRAKTIKY PŘI ZAMĚSTNÁVÁNÍ Microsoft od svých dodavatelů očekává, ţe budou sdílet závazek k dodrţování lidských práv a rovných příleţitostí na pracovišti. Dodavatelé Microsoftu jsou povinni uplatňovat praktiky při zaměstnávání zcela v souladu se všemi příslušnými zákony a předpisy. Všichni dodavatelé Microsoftu jsou bez omezení povinni: Jednat v souladu se závazkem Microsoftu k zaměstnávání bez obtěţování a bez protiprávní diskriminace Neboť uznáváme a respektujeme odlišnosti jednotlivých kultur, domníváme se, ţe by se dodavatelské společnosti neměly dopouštět diskriminace na základě rasy, barvy pleti, pohlaví, původu, náboţenství, věku, tělesného postiţení, pohlavní identity nebo jejího vyjádření, stavu, sexuální orientace nebo statutu veterána při zaměstnávání, kompenzaci, přístupu ke vzdělávání, podpoře, ukončování pracovního poměru nebo při odcházení do penze. Zajistit bezpečné a zdravotně nezávadné pracovní prostředí a plně dodrţovat všechny příslušné zákony, předpisy a pravidla v souvislosti s bezpečností a ochranou zdraví. Je nutné podniknout kroky nezbytné k minimalizaci rizik, jeţ zahrnuje pracovní prostředí. Při pobytu na pozemcích vlastněných nebo pronajatých společností Microsoft zakázat uţívání, drţení, distribuci a/nebo prodej ilegálních drog. Zaměstnávat pouze na základě dobrovolnosti. Vyuţívat nucené práce, ať uţ ve formě učňovského poměru, jako zajištění dluhu nebo vězeňské práce, je dodavatelům Microsoft a/nebo jejich subdodavatelům zakázáno. Nepoţadovat po pracovnících uloţení depozitu nebo identifikačních dokladů u zaměstnavatele. Pracovníci by měli mít právo ukončit pracovní poměr dobrovolně a bez protiprávních postihů v souladu s místními a národními zákony či předpisy. Dodrţovat všechny místní a národní zákony a předpisy v souvislosti s minimálním věkem a nevyuţívat dětskou práci. Dodavatelé nesmějí zaměstnávat osoby mladší 15 let, osoby jeţ nedosáhly zákonného věku povinné školní docházky nebo podle situace osoby mladší neţ je minimální věk povolený pro zaměstnávání. Microsoft podporuje na pracovištích výhradně rozvoj legálních programů s učňovskou smlouvou, které slouţí ke vzdělávání mladých lidí a nebude obchodovat s firmami, které tyto systémy zneuţívají. Pracovníci mladší 18 let nesmějí vykonávat nebezpečné činnosti a můţe jim být zakázáno pracovat v noci s přihlédnutím ke vzdělávacím poţadavkům. Nepouţívat fyzické tresty, nedopouštět se hrubého zacházení. Fyzické zneuţívání nebo tresty, hrozby fyzickým trestem, sexuální, verbální či jiné obtěţování nebo další formy zastrašování jsou zakázány. Vyplácet dostačující mzdu za humánních podmínek. Všichni pracovníci musejí mít k dispozici jasné, písemné informace o podmínkách svého zaměstnání s přihlédnutím ke mzdě předtím, neţ do zaměstnání nastoupí a poté dle potřeby v průběhu zaměstnaneckého poměru. Sráţky z platu jako disciplinární opatření nejsou povoleny a rovněţ nejsou povoleny sráţky z platu v případě, ţe toto národní zákony neupravují, bez výslovného souhlasu pracovníka, jehoţ se to týká. Všechna disciplinární opatření by měla být zaznamenána. Mzda a příspěvky vyplácené za standardní práci musejí odpovídat nejméně národním právním normám. Nenutit zaměstnance pracovat déle neţ maximální denní počet hodin stanovený místními a národními zákony nebo předpisy; zabezpečit, aby přesčasová práce byla dobrovolná a placená v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy.
Uchovávat záznamy o zaměstnancích v souladu s místními a národními zákony a předpisy a včas poskytovat podklady, na jejichţ základě jsou zaměstnanci vypláceni, např. mzdové lístky nebo podobné dokumenty. DODRŢOVÁNÍ PRAVIDEL CHOVÁNÍ DODAVATELŮ MICROSOFTU Dodavatel je zodpovědný za zajištění toho, ţe jeho zástupce porozumí a bude jednat v souladu s Pravidly chování dodavatelů Microsoftu a je povinen informovat kontaktní osobu Microsoftu (nebo pracovníka managementu Microsoftu) v případě, ţe nastane situace, v níţ je dodavatel nucen jednat v rozporu s pravidly, která jsou stanovena v tomto dokumentu. Očekává se, ţe dodavatelé budou sami sledovat, zda jednají v souladu s Pravidly chování dodavatelů Microsoftu. Kromě dalších práv vyplývajících z dohody Microsoftu s dodavatelem, můţe Microsoft poţadovat okamţité přerušení spolupráce s jakýmkoliv zástupcem, který jedná protiprávně nebo způsobem, který není v souladu s těmito pravidly nebo dalšími pravidly Microsoft. HLÁŠENÍ SPORNÉHO CHOVÁNÍ A/NEBO MOŢNÉHO PORUŠENÍ PRAVIDEL Pokud si přejete podat zprávu o sporném chování nebo moţném porušení Pravidel chování dodavatelů v době, kdy dodavatel poskytoval zboţí nebo sluţby Microsoftu, máte k dispozici řadu zdrojů, které vám budou nápomocny. Se záleţitostí v souvislosti s obchodními praktikami nebo dodrţováním pravidel byste se měli nejdříve obrátit na svou kontaktní osobu Microsoftu. Nicméně, Microsoft uznává, ţe mohou nastat situace, kdy to není moţné nebo vhodné. V takovém případě se laskavě obraťte na některé z těchto míst: 1. Linka Microsoft Business Conduct, tel. 1-877-320-MSFT (6738). Voláte-li ze zahraničí, můţete vyuţít hovor na účet volaného a 2. s linkou Business Conduct se spojit pomocí mezinárodního operátora s poţadavkem na hovor na účet volaného na číslo 1-704-540-0139. 3. Jste-li dodavatel s přístupem k intranetu Microsoft, můţete poslat e-mail řediteli pro dodrţování pravidel, na Business Conduct and Compliance resp. buscond@microsoft.com 4. Pošlete dopis na adresu: Director of Compliance at Microsoft Corporation, Law andcorporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 nebo pošlete fax s označením důvěrné na 1-425-705-2985. Microsoft nebude tolerovat ţádné projevy odplaty nebo represí vůči osobě, která v dobré víře ţádala o radu nebo oznámila sporné chování a/nebo moţné porušení pravidel.