Umění prezentace krok za krokem Alexandra Hubáčková, MA, PhD alexandra.hubackova@gmail.com, +420 720 152 447 Název projektu: Tréninkové zaměstnání s vzdělávacím programem pro vozíčkáře s poraněním míchy Číslo projektu: CZ. 2.17/2.1.00/37200 Datum zahájení projektu: 1.11.2014 Datum ukončení projektu: 31.10.2015 1
$ Jak to udělat, abyste své publikum neodsoudili k smrti powerpointem? Představte si své prezentace jako film, kde hlavní roli hraje vaše publikum a vy. Powerpoint je jen ve vedlejší roli. Film: Vaše prezentace V hlavních rolích: Vaše publikum (Adina Mandlová) Vy (Kristián) Ve vedlejší roli: Powerpoint 2
Na jakých 5 základních otázek je důležité si odpovědět při přípravě prezentace: Pro koho? Kdo? Proč? Jak? Kdy a kde? 3
I) PRO KOHO? Kdo bude vaše publikum? Připravte se na prezentaci jako když jdete na schůzku záleží. s někým, na kom vám Snažte se o svém publiku dozvědet co nejvíc. Kdo to je? Kolik toho ví o vašem tématu? Co očekává? Informace? Inspiraci? Co považuje za důležité? Co mu můžete pomoct vyřešit? V čem mu můžete usnadnit život? Zamilujte si své posluchače. Většina prezentací v byznyse si dává za cíl předat informace. Ty nejlepší prezentace jsou ale dialogem, prezentující vytvoří pro své publikum nezapomenutelnou zkušenost. Lidé zapomenou, co jste řekli, zapomenou, co jste udělali, ale nikdy nezapomenou, jak se díky vám cítili. Maya Angelou Až budete na pódiu: Jak se naladit na posluchače a čím je zaujmout hned na začátku dejte jim hned první větou na vědomí, že je vnímáte (např. poděkujte za to, že tam jsou, pokud mluvčí před vámi mluvil déle, nabídněte kratičkou přestávku, pokud jste poslední prezentátor, ujistěte je, že skončíte v domluveném čase, promluvte na někoho z publika atd. atd.) Inspirace: Video - Jonh Chambers (CISCO) podívejte se alespoň na první 4 minuty. https://www.youtube.com/watch?v=xuf4csavwz0 John Chambers je známý tím, že dokáže okamžitě navázat vztah s publikem. Na pódiu zůstává asi 2 minuty, pak chodí mezi lidmi a mluví k jednotlivcům, dokonce jim dá ruku na rameno, aby svému sdělení dodal důrazu. Každý v publiku se pak může cítit jako Adina Mandlová. Vzpomeňte si na scénu z filmu Kristián všechno měl dopodrobna naplánováno a připraveno předem, ale když vstoupila hlavní hrdinka věnoval se už jenom jí. Usmějte se. Uvědomujte si svou řeč těla pozor na ruce v kapsách apod., důležitá jsou vstřícná gesta. Navazujte s lidmi oční kontakt. 4
Mluvte i k lidem v zadních řadách automaticky začnete mluvit hlasitěji (je to důležité, aby vás všichni slyšeli). II) KDO? Vy. Ještě někdo? $ $ To jste vy právě jste se dozvěděli, že máte připravit prezentaci. Kromě toho, že máte radost, si položte otázku, proč vás oslovili. Kdo jste, když děláte prezentaci? Odborník na danou problematiku? Učitel? Vizionář? Obchodník? Pořád jste to vy, ale role se mohou při různých prezentacích lišit (tak jako role herců ve filmech). Dobře si svou roli ujasněte. Co se od vás očekává? Sáhněte do rejstříku svých schopností. Jaké uplatníte při této prezentaci nejvíc (schopnost analýzy, schopnost dobře argumentovat, přesvědčit, nadchnout, prodat, schopnost vypravěče...)? Pak si položte otázku: Kdo ještě? Koho můžete pozvat na jeviště, aby podpořil vaši prezentaci? Kolegu? Spokojeného zákazníka? Výrobek? Začněte s myšlenkou na konec prezentace: Zeptejte se zadavatele: Jak budete vědět, že moje prezentace byla úspěšná? Zeptejte se sebe: Jak budu vědět, že moje prezentace byla úspěšná? Porovnejte obě odpovědi a při přípravě prezentace je vědomě propojujte. III) PROČ? Proč děláte tuto prezentaci? Proč je pro vás důležitá? Když v tom nemáte kus srdce, tak to raději nedělejte. Proč? Protože publikum to pozná. 5
Čím větší vášeň máte pro své téma, tím lepší je to pro váš vztah s publikem. Zkuste si doplnit větu: Na tomto produktu (výzkumu, nápadu, myšlence, společnosti) je úžasné to, že Ať už svojí prezentací prodáváte cokoliv, začněte tím, že vysvětlíte PROČ a teprve potom řeknete CO. Inspirace: Video - Simon Sinek: Jak velcí vůdci inspirují k akci http://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action? language=cs IV) JAK? Na základě odpovědí na předchozí otázky se rozhodněte, jaká forma prezentace bude pro danou příležitost nejvhodnější. Formy prezentace: Powerpoint, Prezzi, Keynote, Slideshare Flipchart Video Diskuze Skype Telekonference Webinář Atd. Pusťte se do přípravy (pro naše účely budeme tvořit prezentaci v powerpointu) 1) Vytvořte kostru příběhu Dobrá prezentace je jako příběh. Má začátek, střední část a konec. Vedete své posluchače od bodu A do bodu B. Když máte jasnou kostru příběhu, neztratíte cestou posluchače a neztratíte se ani vy, když dojde během prezentace k něčemu nečekanému (někdo vás přeruší dotazem, vypadne technika apod.). 6
Nezačínejte s přípravou na počítači. Svádělo by vás to k tomu kopírovat staré prezentace a jen vyměnit obsah, předvolené snímky powerpointu omezují vaši fantazii a lákají k tomu psát na snímky text. Vemte si papír, tužku, pastelky, lístečky. cokoliv vám vyhovuje. Nakreslete si linku, spirálu, cestu od bodu A do bodu B. Bude to mapa vaší prezentace (jednotlivé snímky, až se k nim později dostaneme, budou jako kroky, milníky na té cestě, každý o kousek blíž k cíli, ke kterému směřujete). 2) Název Dejte vaší prezentaci název. Zapomeňte teď na sebe. Vžijte se do pozice publika co by hned v úvodu vzbudilo jeho zájem? Zapojte pravou mozkovou hemisféru, nechejte promluvit umělce, básníka, který ve vás dříme. Kdo říká, že název by měl být nudný? 3) Pravidlo 10/20/30 (z knihy Guye Kawasakiho Umění rozjezdu ) 10 snímků 20 minut Třicetibodové písmo 4) Napište si texty ke snímkům Není to text, který byste měli psát na snímky, ale to, co budete říkat během prezentace. a) úvod hned na začátku odpovězte publiku na tu nejpodstatnější otázku, kterou si klade: Proč by mě to mělo zajímat? Udělejte si vizitkový test obkreslete si na papír vizitku. Do prostoru vizitky napište, o čem vaše prezentace bude. Zkuste použít max. 10 slov. b) uveďte na scénu padoucha (problém, konkurence, současný stav ) c) přichází hrdina (řešení, váš výrobek, změna ) d) závěr - výzva k akci (řekněte publiku jasně a jednoduše, co chcete, aby udělali. Jako např. Steve Jobs, když uváděl na trh nové výrobky Apple: A teď běžte a jeden si kupte. ) 7
Přemýšlejte o metaforách, příbězích, které by podtrhly vaše argumenty, fakta. Kde budou mít místo ve vaší prezentaci? Začleňte je tam. 5) Odpovězte skřítkovi a uveďte příklady Představte si, že vám na rameni sedí skřítek a pokaždé, když něco řeknete, vám do ucha zašeptá: No a? Odpovězte mu a pak (pokud se to hodí do kontextu vaší prezentace) uveďte příklad. Příklady z knihy Umění rozjezdu : a) Řekli jste: V našich naslouchadlech využíváme digitální zpracování signálu. Skřítek se zeptal: No a? Odpověděli jste mu: Náš výrobek zvyšuje kvalitu zvuku. A pak jste to rozvedli: Například se ocitnete na večírku a všichni mluví jeden přes druhého Díky nám budete schopni slyšet, co vám říká člověk vedle vás. b) Řekli jste: V naší nové škole využíváme Montessoriho metody. Skřítek se zeptal: No a? Odpověděli jste mu: Naše škola vnímá dítě jako individualitu, a pomáhá mu naučit se, jak si řídit své. A pak jste to rozvedli: Například pomáháme dětem, které jsou v něčem konkrétním nadané, aby v této oblasti postupovaly rychleji než zbytek třídy. 6) Živá voda jak udržet pozornost publika Pravidlo 10 minut po deseti minutách pozornost publika upadá, je třeba ho pokropit živou vodou. Způsoby: Vtip Nadsázka Překvapení Nová, nečekaná informace Otázka do publika 8
Video Pomůcky Přestávka Příběh Praktická ukázka Host, zákazník Atd. atd. Začleňte některé ze způsobů do své prezentace. 7) Zjednodušte text řekněte to jako Hemingway Buď můžete mluvit takto: To je ve vazbě na poplatky u klientů ústavů sociální péče a domovů pro seniory, kterým zůstává jenom limitovaný hotovostní objem finančních prostředků, limitovaný patnácti procenty jejich příjmů. A my jsme připraveni navrhnout jim mechanismus, který by tam vedl k určité ochraně části těchto klientů, kteří by opravdu nemohli na tyto poplatky dosáhnout analogicky. (z denního tisku) Anebo to můžete říct jako nositel Nobelovy ceny: Byl už starý, vyjížděl sám v loďce na lov do Golfského proudu a teď tomu bylo čtyřiaosmdesát dní, co nechytil jedinou rybu. Prvních čtyřicet dní s ním jezdil chlapec. Ale po čtyřiceti dnech bez úlovku řekli chlapci jeho rodiče, že starý je už dočista a nadobro salao, což je nejhorší druh smolaře, a chlapec začal na jejich příkaz jezdit s jiným člunem, který ulovil tři pořádné ryby hned první týden. Chlapec byl smutný, když viděl, jak se starý každý den vrací s prázdnou loďkou, a vždycky mu šel pomoci odnést buď kotouče šňůry nebo hák s bodcem a harpunou a plachtu skasanou kolem stěžně. Plachta byla zaplátována pytli od mouky a svinuta vyhlížela jako vlajka trvalé porážky. (Ernest Hemingway: Stařec a moře) Vaši posluchači Vám musí rozumět předtím než s Vámi budou moci souhlasit Peter Urs Bender Někdo řekl, že pokud to neumíte vysvětlit jednoduše, pak tomu nerozumíte. Ještě jednou E. Hemingway ve slavném interview vysvětluje metodu své tvorby tzv. špičku ledovce : "Stařec a moře mohl být přes tisíc stránek dlouhý a mohla v něm být každá postava z vesnice a všechny způsoby, jakými žijí, jak se rodí, plodí a vychovávají děti atd. To dělají výborně a dobře jiní autoři. Při práci je člověk omezován tím, co už bylo uspokojivě napsáno před ním. Proto jsem se naučil dělat něco jiného. 9
Nejdřív jsem se snažil eliminovat všechno zbytečné a zprostředkovat čtenáři zkušenost tak, aby se to, co přečte, stalo součástí jeho vlastní zkušenosti a připadalo mu, že se to vše skutečně událo. Je to velmi obtížné a já jsem se o to snažil s velikým úsilím. Když přeskočím způsob, jakým se to dělá, měl jsem tentokrát neuvěřitelné štěstí a mohl jsem zprostředkovat zkušenost beze zbytku a dokázal jsem, že to je zkušenost, jakou ještě nikdo nezprostředkoval. Štěstí spočívalo v tom, že jsem měl dobrého chlapa a dobrého chlapce, a poslední dobou spisovatelé zapomněli, že něco takového existuje. Pak je tu moře a o něm stojí za to psát stejně jako o člověku. Takže v tom jsem měl štěstí. Viděl jsem, jak se třou marlíni, a vím o tom všecko. A to jsem vynechal. Na témž místě jsem viděl hejno více než padesáti velryb a jednu, dlouhou téměř šedesát stop, jsem harpunoval, a přišel jsem o ni. I to jsem vynechal. Vynechal jsem všechny příhody, které jsem znal z rybářské vesnice. Ale tu část ledovce skrytou pod vodou tvoří právě ony znalosti." 8) Podtrhněte klíčovou myšlenku a klíčová slova v textu Jaká je klíčová myšlenka vaší prezentace? Kdyby si lidé měli z vaší prezentace zapamatovat jedinou věc, která by to byla? Podtrhněte si ji. Klíčovou myšlenku byste měli mít na paměti po celou dobu prezentace, vine se jí jako červená nit. Měli byste ji v průběhu několikrát zopakovat. Podtrhněte si jinou barvou další klíčová slova v textu. 9) Vytvořte snímky v powerpointu, kartičky pro sebe a případně text pro publikum Snímky: Klíčová slova z bodu 8 nahraďte fotografiemi, doplňte je 2 3 slovy (pamatujte, že jedna fotografie vydá za 1000 slov). Vyhněte se odrážkám, lidé je začnou číst, přestanou věnovat pozornost vám a stejně si text nezapamatují: 10
Kartičky pro vás: Pokud si netroufáte vaši prezentaci přednést zpaměti, připravte si malé kartičky s textem jako nápovědu. Text pro publikum: Nedávejte lidem vytištěné snímky, ani před prezentací, ani po ní. Pokud vaše snímky dávají smysl i bez vašeho komentáře, i bez vás, obsadili jste do hlavní role powerpoint. A to je škoda. Lidé by si měli zapamatovat vás a to, jak se jako publikum cítili. Pokud potřebujete, aby se mohli později vrátit k informacím, které zazněly, připravte pro ně text, kde budou např. hlavní body, odkazy, důležité informace, grafy atd. Před začátkem prezentace řekněte publiku, že pro ně máte připravený text, že si nemusejí dělat během prezentace podrobné poznámky. Budou tak moct věnovat větší pozornost vám. Text rozdejte po skončení prezentace. 10) Vyzkoušejte si přednést vaši prezentaci. A znovu, a znovu. Řeknete si to nahlas Řekněte to někomu Nahrajte se Vyzkoušejte si, jak budete stát, co budete mít v ruce, jak to vychází časově Vyzkoušejte si aktivity, ukázku, rozhovor V) KDE A KDY? Denní doba pokud můžete, zvolte si dobu, která vám vyhovuje. Prostor můžete si ho uspořádat tak, aby vám vyhovoval? Pro kolik lidí prezentace bude? Pokud můžete, zvolte si raději menší místnost, která bude plná, než velkou, která bude poloprázdná. Bude všude dobře vidět, slyšet? Vyzkoušejte si to. Vyzkoušejte si předem techniku. Užitečné zdroje 11
Zdarma nebo levné fotografie pro vaše prezentace, web a propagační materiály např: http://www.123rf.com/ http://www.pixmac.cz/ Krátké prezentace na různá témata (v různých jazycích, některé s českými titulky): tady se můžete nechat inspirovat tím, jak prezentují ostatní a třeba i najít argumenty a odkazy, které podpoří vaše vystoupení: http://www.ted.com/ 12
Jednoduché, účinné tipy, jak se zbavit trémy: 1) Dýchejte Několik hlubokých nádechů má za následek okamžité snížení hladiny stresu. Soustředění na dech odvede vaši pozornost od strachu. 2) Než začnete s prezentací, zaujměte na pár minut pozici vítěze. Cokoliv to pro vás znamená (např. brada nahoru, ruce v bok, ruce nad hlavou, usmívejte se. Vzpomeňte si na olympioniky ). Bylo prokázáno, že pozice těla dokáže ovlivnit naše pocity. Využijte toho ve svůj prospěch. 3) Představujte si, jak vaše prezentace právě skončila a byl to úspěch, podařilo se vám to, lidé tleskají. Představte si to do detailů jako film. Jak se cítíte? Co slyšíte? Co vidíte? Opět výzkumy v neurovědě ukazují, že pro mozek je představa totéž jako skutečný zážitek. Vnitřně se takto programujete na úspěch. 4) Připravte se na variantu večeře při svíčkách. Předem se připravte na možnost, že veškerá technika přestane fungovat, že nerozjedete počítač, přestane fungovat projektor, nebudete mít mikrofon a zhasnou i světla. Vy ale máte kostru příběhu, zápal pro vaše téma, víte, co chcete říct a proč, umíte to říct jednoduše, máte v zásobě metafory a příběhy, a tak to publiku řeknete jako byste s nimi seděli u stolu při svíčkách. Hodně štěstí a úspěšné, nezapomenutelné prezentace pro vás i vaše publikum Budu moc ráda, když mi dáte vědět, co se vám podařilo. 13