METODIKA A NÁVRH INTERNÍ SMĚRNICE PRO OBLAST PRACOVNÍCH CEST A CESTOVNÍCH NÁHRAD

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finance METODIKA A NÁVRH INTERNÍ SMĚRNICE PRO OBLAST PRACOVNÍCH CEST A CESTOVNÍCH NÁHRAD Creation of internal regulations concerning travel expenses incurred by business Diplomová práce Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana KŘÍŢOVÁ, Ph.D. Autor: Bc. Tomáš KNOTEK Brno, 2010

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Katedra financí Akademický rok 2009/2010 ZADÁNÍ DIPLOMOVÉ PRÁCE Pro: Obor: Název tématu: K N O T E K Tomáš, Bc. Finanční podnikání METODIKA A NÁVRH INTERNÍ SMĚRNICE PRO OBLAST PRACOVNÍCH CEST A CESTOVNÍCH NÁHRAD Creation of internal regulations concerning travel expenses incurred by business Zásady pro vypracování Problémová oblast: Finanční řízení podniku, účetnictví Cíl práce: Zpracování návrhu interní směrnice pro oblast pracovních cest ve střední nebo velké firmě. Postup práce a pouţité metody: Analyzujte současnou situaci v problémové oblasti ve firmě. Zhodnoťte legislativní východiska a poznatky z literatury. Navrhněte novou interní směrnici upravující oblast pracovních cest a cestovních náhrad. Ekonomicky vyhodnoťte vliv navrţených opatření. Pouţité metody: analýza, syntéza, dedukce, příp. dotazníková anketa 2

Rozsah grafických prací: předpoklad cca 10 tabulek a grafů Rozsah práce bez příloh: 60 70 stran Seznam odborné literatury: SEDLÁČEK, JAROSLAV - VALOUCH, PETR. Cestovní náhrady 2006. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2004,. 126 s. Daně a účetnictví. ISBN 80-251-0135-5. SEDLÁČEK, JAROSLAV. Cestovní náhrady 2008. 2. vyd. Praha: GRADA Publishing, 2008. 136 s. Účetnictví a daně, 3183. ISBN 978-80-247-2522-2. Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D. Datum zadání diplomové práce: 17. 9. 2009 Termín odevzdání diplomové práce a vloţení do IS je uveden v platném harmonogramu akademického roku. vedoucí katedry děkan V Brně dne 17. 9. 2009 3

Jméno a příjmení autora: Tomáš Knotek Název diplomové práce: Metodika a návrh interní směrnice pro oblast pracovních cest a cestovních náhrad Název práce v angličtině: Creation of internal regulations concerning travel expenses incurred by business Katedra: Katedra financí Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D. Rok obhajoby: 2010 Anotace Předmětem mé diplomové práce Metodika a návrh interní směrnice pro oblast pracovních cest a cestovních náhrad je vytvoření interní směrnice pro oblast cestovních náhrad. Pro splnění tohoto cíle jsem vyuţil především aktuální legislativní úpravu a normy uvedené v prvních čtyřech kapitolách, ve kterých jsem tuto legislativní problematiku rozebral. V šesté kapitole jsem vysvětlil pojem interní směrnice a v sedmé kapitole jsem sestavil interní směrnici pro oblast pracovních cest a cestovních náhrad. Poslední část mé práce je věnována daňové optimalizaci cestovních náhrad. Annotation The subject of my thesis Creation of internal regulations concerning travel expenses incurred by business is the creation of an internal regulation on travel expenses. To meet this objective, I used mainly the current legislation and standards in the first four chapters, in which I dismantled the legal issues. In the sixth chapter, I explained the concept of internal regulation and seventh chapter, I created an internal regulation on business trips and travel expenses. The last part of my work is to optimize the tax paid travel expenses. Klíčová slova Pracovní cesta, cestovní náhrady, jízdné, stravné, ubytování, interní směrnice, daňový výdaj Keywords Business trip, travel expenses, fares, food, accommodation, internal regulation, the tax expenditure 4

Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci Metodika a návrh interní směrnice pro oblast pracovních cest a cestovních náhrad vypracoval samostatně pod vedením Ing. Zuzany Kříţové, Ph.D. a uvedl v ní všechny pouţité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne 20. května 2010 vlastnoruční podpis autora 5

Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval Ing. Zuzaně Kříţové, Ph.D. za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této diplomové práce. 6

OBSAH ÚVOD... 9 1 LEGISLATIVNÍ VÝCHODISKA PRO OBLAST PRACOVNÍCH CEST A CESTOVNÍCH NÁHRAD... 11 1.1 Základní pojmy... 14 2 POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKATELSKÉM SEKTORU 18 2.1 Tuzemské cestovní náhrady... 18 2.1.1 Náhrada jízdních výdajů... 18 2.1.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny... 21 2.1.3 Náhrada výdajů za ubytování... 21 2.1.4 Stravné... 22 2.1.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů... 23 2.2 Náhrady při přeloţení... 24 2.3 Zahraniční cestovní náhrady... 24 2.3.1 Náhrada jízdních výdajů... 25 2.3.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny... 25 2.3.3 Náhrada výdajů za ubytování... 26 2.3.4 Zahraniční stravné... 26 2.3.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů... 29 2.4 Náhrady při výkonu práce v zahraničí... 29 3 POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V NEPODNIKATELSKÉM SEKTORU... 30 3.1 Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v tuzemsku... 30 3.1.1 Náhrada jízdních výdajů... 30 3.1.2 Stravné... 30 3.2 Náhrada při přijetí a přeloţení... 31 3.3 Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v zahraničí... 31 3.4 Náhrady při výkonu práce v zahraničí... 32 4 SPOLEČNÁ USTANOVENÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH... 33 4.1 Paušalizace cestovních náhrad... 33 4.2 Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování... 34 7

4.3 Cestovní náhrady poskytované podle mezinárodní smlouvy nebo na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem... 35 4.4 Zmocňovací ustanovení... 35 5 CESTOVNÍ NÁHRADY POSKYTOVANÉ V JINÝCH STÁTECH... 36 5.1 Cestovní náhrady podle slovenského práva... 36 5.2 Cestovní náhrady podle německého práva... 37 6 VNITŘNÍ PŘEDPISY... 39 6.1 Význam vnitřních předpisů... 39 6.2 Základní členění vnitřních předpisů... 42 7 SESTAVENÍ VNITŘNÍHO PŘEDPISU PRO ÚČELY CESTOVNÍCH NÁHRAD. 45 7.1 Řešení cestovních náhrad v organizacích... 45 7.2 Metodický přístup tvorby interní směrnice pro oblast cestovních náhrad... 47 7.2.1 Předpoklady tvorby směrnice... 47 7.2.2 Metodika sestavení dílčích výdajových poloţek... 55 7.2.3 Návrh směrnice pro poskytování cestovních náhrad... 57 8 DAŇOVÁ OPTIMALIZACE CESTOVNÍCH NÁHRAD... 78 8.1 Náhrady prokázané doklady a paušální náhrady... 78 8.2 Náhrady stanovené příslušnými sazbami... 79 8.2.1 Sazby stanovené v příslušném rozmezí... 79 8.2.2 Sazby stanovené nad příslušným rozmezí... 79 8.3 Zdaňování cestovních náhrad v Německu... 85 ZÁVĚR... 87 SEZNAM POUŢITÝCH ZDROJŮ... 90 SEZNAM TABULEK... 93 SEZNAM OBRÁZKŮ... 93 SEZNAM PŘÍLOH... 93 8

ÚVOD Žádný podnik nevyroste k velikosti, pokud nevynalezne způsob, jak měnit nádeníky v ředitele. Tomáš Baťa Dosahování trţeb se pro některé podniky stává stále více sloţitější. V současném globalizovaném světě se sice na jednu stranu otevírají podnikatelům a firmám nové moţnosti expandovat na nové trhy, na druhou stranu se táţ moţnost otevírá pro jiné podniky expandovat na trhy, které byly ještě donedávna doménou jiných podniků, na kterých tyto s větší či menší úspěšností dosahovaly trţeb. Při dosahování trţeb hrají pracovní cesty nedílnou součást ekonomického ţivota podniku. Nic na tom nemění ani rozvíjející se a stále dokonalejší informační či jiné technologie, které umoţní dálkovou komunikaci mezi obchodními partnery. Stále je zapotřebí osobního přístupu při jednání s obchodními partnery a při navazování a vyhledávání obchodních příleţitostí po celém světě. Zaměstnavatelé se při dosahování trţeb snaţí být co nejvíce flexibilní a tato flexibilita je mnohdy nutí posílat své zaměstnance k plnění pracovních úkolů i mimo pravidelné pracoviště. Cílem těchto pracovních cest je především hledání nových obchodních příleţitostí nebo splnění dosavadních závazků vůči obchodním partnerům, zákazníkům nebo státním institucím. Předmět pracovní cesty je různorodý obchodní jednání, jednání se státními institucemi, montáţe různých strojních systémů a podobně. Tyto cesty s sebou přinášejí pro zaměstnavatele i zaměstnance jistá úskalí, jako např. ochotu zaměstnance cestovat (zda má zaměstnanec povinnost vykonat pracovní cestu), zda má zaměstnanec nárok na nějakou náhradu za tuto cestu, jak tuto náhradu a v jaké výši stanovit. K vyřešení tohoto problému nám pomáhají především zákonné normy. Obecným předpisem, kde je tato oblast ošetřena, je zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Pro zaměstnavatele i zaměstnance je dobré, kdyţ jsou tyto pravidla ošetřeny nějakým srozumitelným předpisem, ze kterého je patrné, jakým způsobem jsou tyto situace řešeny v případě, ţe nastanou. Tímto předpisem bývá ve firmách především interní směrnice vydaná zaměstnavatelem, která právě řeší oblast pracovních cest a situace s nimi spojené. Cílem mé práce je vytvořit takovouto interní směrnici pro středně velký podnik, která bude obsahovat, respektive řešit, veškeré situace, které mohou vzniknout při konání pracovní cesty a dále různé postupy, administrativní záleţitosti a pravomoci související s pracovní cestou a 9

cestovními náhradami. V rámci tohoto hlavního cíle jsem si zadal určitý dílčí cíl či poţadavek, kterým je vytvořit takovou interní směrnici, která bude vytvářet co nejniţší moţné náklady, tak aby tyto byly z hlediska daňového uznatelné. Práci jsem rozdělil na dvě na sebe navazující části, teoretickou a praktickou (respektive praktická část vychází z předpokladů a znalostí získaných v části teoretické). Tyto části jsou dále členěny na jednotlivé kapitoly. Teoretickou část tvoří především kapitoly 1-5, ve kterých analyzuji legislativní rámec pracovních cest. Uvádím zde právní předpisy, které mají vliv na konání pracovních cest, jedná se především o zákony, vyhlášky a nařízení spadající do tzv. pracovního práva. Tím základním předpisem je zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který mimo jiné upravuje i oblast pracovních cest. V této části jsem podrobně rozebral, jakým způsobem jsou tyto cesty upraveny, tedy především rozdělením pracovních cest konaných dvěma druhy zaměstnanců, a to zaměstnanci v rozpočtovém sektoru (státní zaměstnanci) a zaměstnanci v soukromém sektoru. Dále jsem tyto pracovní cesty rozdělil na tuzemské a zahraniční pracovní cesty a uvedl jednotlivé druhy náhrad, které připouští zákoník práce. V páté kapitole jsem provedl stručný výklad poskytování cestovních náhrad v jiných státech. Praktickou a stěţejní část mé práce tvoří kapitoly 6-8. V této části se nejprve zabývám vnitřními předpisy (interními směrnicemi), jejich významem pro organizaci, důvodem jejich sestavení, druhy apod. Následně jsem vytvořil na základě získaných poznatků z předešlých kapitol a svých vlastních poznatků interní směrnici pro oblast cestovních náhrad pro středně velkou firmu, tedy pro zaměstnance v soukromém sektoru. Zde jsem se snaţil uvést všechny druhy situací, které by mohly vzniknout zaměstnanci při konání pracovní cesty, a to nejen zaměstnanci v pracovním poměru, ale i zaměstnanci konajícím práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. V poslední kapitole jsem se soustředil na ekonomickou stránku celé věci, tedy především na daňovou uznatelnost jednotlivých cestovních náhrad a jejich dopadu na zaměstnavatele (firmu) a zaměstnance. 10

1 LEGISLATIVNÍ VÝCHODISKA PRO OBLAST PRACOVNÍCH CEST A CESTOVNÍCH NÁHRAD Dříve neţ začnu rozebírat jednotlivé druhy cestovních náhrad, povaţuji za vhodné nejprve vysvětlit základní pojmy týkající se této problematiky. Poskytování cestovních náhrad je legislativně ošetřeno ve vícero zákonech, které se dotýkají nejen oblasti pracovní, ale i jiných, a to především oblasti daňové. Tím hlavním zákonem je zákon č. 262/2006 Sb., tedy zákoník práce, ve kterém je v rámci jeho novelizace platné od roku 2007 tato oblast upravena. Dříve byla úprava provedena zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, který byl v souvislosti se vstupem v účinnost nového zákoníku práce zrušen. 1 Dalším stěţejním zákonem zasahujícím do této oblasti je zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (tento zákon je důleţitý ve vztahu k cestovním náhradám jako daňově či nedaňově uznatelným nákladům). Mezi další právní normy, které spadají do dané oblasti patří nařízení vlády, vyhlášky, sdělení. Můţe se jednat např. o tyto právní normy: 2 - zákon č. 143/1992 Sb., zákon o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, - zákon č. 201/1997 Sb., zákon o platu a některých dalších náleţitostech státních zástupců, - zákon č. 235/2004 Sb., zákon o dani z přidané hodnoty, - zákon č. 236/1995 Sb., zákon o platu a dalších náleţitostech spojených s výkonem funkce představitelů státní moci a některých státních orgánů a soudců, - zákon č. 361/2003 Sb., zákon o sluţebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, - nařízení vlády č. 104/2005 Sb., nařízení vlády, kterým se stanoví katalog činností v bezpečnostních sborech, - nařízení vlády č. 368/2007 Sb., nařízení vlády o úpravě náhrady za ztrátu na sluţebním příjmu, - nařízení vlády č. 372/2004 Sb., nařízení vlády o poskytování náhrad některých výdajů státním zástupcům přiděleným k výkonu funkce státního zástupce v zahraničí, 1 Upraveno autorem podle TOMEK, V.: Cestovní náhrady podle nového zákoníku práce. Bulletin Odborového svazu zdravotnictví a sociální péče ČR, 2007, č. 7, s. 10 [online] [cit. 2009-09-02]. Dostupný na WWW: <http://osz.cmkos.cz/cz/z_tisku/bulletin/pdf/2007_07.pdf> 2 Upraveno autorem podle Podnikatel: business server [online] [cit. 2009-09-02]. Dostupný na WWW: <http://www.podnikatel.cz/zakony/kategorie/cestovni-nahrady/> 11

- nařízení vlády č. 447/2000 Sb., nařízení vlády o způsobu usměrňování výše prostředků vynakládaných na platy a na odměny za pracovní pohotovost zaměstnanců, - nařízení vlády č. 469/2002 Sb., nařízení vlády, kterým se mění nařízení o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě, - nařízení vlády č. 564/2006 Sb., nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě, - nařízení vlády č. 62/1994 Sb., nařízení vlády o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, - vyhláška č. 357/2007 Sb., vyhláška, kterou se stanoví základní náhrady za pouţívaní motorových vozidel a průměrná cena pohonných hmot, - vyhláška č. 417/2008 Sb., vyhláška o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2009, - vyhláška č. 451/2008 Sb., vyhláška, kterou se mění sazba základní náhrady za pouţívání silničních motorových vozidel a stravné. Starý předpis (zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách) upravoval v 1 ods. 1 poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách, při jiných změnách místa výkonu práce, při přijetí do zaměstnání a při přidělení k výkonu práce v zahraničí pro: - zaměstnance v pracovním poměru, - členy druţstev, u nichţ je pracovní vztah podmínkou členství, - zaměstnance činné na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je-li to dohodnuto, - fyzické osoby, o nichţ to stanovil zákon o cestovních náhradách. Nový předpis (zákoník práce platný od 1.1. 2007) upravuje cestovní náhrady v 151-189 v tom smyslu, ţe rozeznává dva druhy osob (zaměstnanců), jímţ cestovní náhrady náleţí, a to: - osoby v podnikatelském sektoru, - osoby v nepodnikatelském (veřejném, rozpočtovém) sektoru. Co se týče osob v podnikatelském sektoru, jedná se o zaměstnance zaměstnavatele, kterým není: 3 3 Upraveno autorem podle 109 odst. 3 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 12

- stát, - územní samosprávný celek, - státní fond, - příspěvková organizace, jejíţ náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, - školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeţe a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona, nebo - veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení s výjimkou peněţitého plnění poskytovaného občanům cizích států s místem výkonu práce mimo území České republiky. Osoby v nepodnikatelském sektoru jsou zaměstnanci zaměstnavatele, kterým je: 4 - stát, - územní samosprávný celek, - státní fond, - příspěvková organizace, jejíţ náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, - školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeţe a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona, nebo - veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení s výjimkou peněţitého plnění poskytovaného občanům cizích států s místem výkonu práce mimo území České republiky. Rozdíl mezi těmito skupinami zaměstnanců je v tom, ţe zákoník práce stanovuje u zaměstnanců v podnikatelském sektoru minimální výši cestovních náhrad, kterou jim musí jejich zaměstnavatelé poskytnout, s tím ţe mohou poskytnout i vyšší náhrady, ale pouze tak, aby byly v souladu s tímto zákonným předpisem. U zaměstnanců v nepodnikatelském sektoru se musí jejich zaměstnavatelé striktně drţet právní úpravy a poskytnout takové náhrady, které jsou právě v souladu se zákonem, jiné nebo vyšší náhrady poskytnout nesmí. 4 Upraveno autorem podle 109 odst. 3 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 13

1.1 Základní pojmy Základním předpokladem právního nároku na cestovní náhrady je existence pracovněprávního vztahu, tedy závazku dvou stran, ve kterém se jedna strana zaváţe vykonat či soustavně vykonávat práci pro druhou stranu a druhá strana se zaváţe za tuto práci poskytnout té první odměnu. Podle 1 zákoníku práce upravuje tento právní vztahy vznikající při výkonu závislé práce mezi zaměstnanci a zaměstnavateli, tyto vztahy jsou vztahy pracovněprávními, rovněţ právní vztahy kolektivní povahy (právní vztahy kolektivní povahy, které souvisejí s výkonem závislé práce, jsou vztahy pracovněprávními), zapracovává příslušné předpisy Evropských společenství a upravuje téţ některé jiné právní vztahy. Dále vykonává zaměstnanec dle tohoto zákona tzv. závislou práci. Za závislou práci, která je vykonávána ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance, se povaţuje výlučně osobní výkon práce zaměstnance pro zaměstnavatele, podle pokynů zaměstnavatele, jeho jménem, za mzdu, plat nebo odměnu za práci, v pracovní době nebo jinak stanovené nebo dohodnuté době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě, na náklady zaměstnavatele a na jeho odpovědnost. 5 Za závislou práci se povaţují také případy, kdy zaměstnavatel na základě povolení podle zvláštního právního předpisu (dále jen agentura práce ) dočasně přiděluje svého zaměstnance k výkonu práce k jinému zaměstnavateli na základě ujednání v pracovní smlouvě nebo dohodě o pracovní činnosti, kterým se agentura práce zaváţe zajistit svému zaměstnanci dočasný výkon práce podle pracovní smlouvy nebo dohody o pracovní činnosti u jiného zaměstnavatele (dále jen uţivatel ) a zaměstnanec se zaváţe tuto práci konat podle pokynů uţivatele a na základě dohody o dočasném přidělení zaměstnance agentury práce, uzavřené mezi agenturou práce a uţivatelem. 6 V rámci této závislé práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mohou zaměstnanci vzniknout v rámci výkonu práce. Rozsah, podmínky a výši určuje zákoník práce. 5 Upraveno autorem podle 2 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 6 Upraveno autorem podle 2 odst. 5 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 14

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, jeţ vzniknou zaměstnanci při: 7 - pracovní cestě, - cestě mimo pravidelné pracoviště, - cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, - přeloţení, - přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, - výkonu práce v zahraničí. Mezi tyto cestovní výdaje patří: 8 - jízdní výdaje, - jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, - výdaje za ubytování, - zvýšené stravovací výdaje (stravné), - nutné vedlejší výdaje. Pokud zaměstnanec ţádá o proplacení těchto výdajů, ukládá mu zákoník práce, aby některé tyto výdaje doloţil příslušnými doklady, v daném zákoně jsou rovněţ uvedeny případy, kdy takto činit nemusí. Zaměstnavatel má právo přiznat zaměstnanci takovou výši náhrady (pokud je to v souladu s danými předpisy), kterou on sám (zaměstnavatel) povaţuje za adekvátní vzhledem k rozsahu pracovní cesty, v případě, ţe zaměstnanec nedodá poţadované doklady k pracovní cestě, které jsou nutné k uznání náhrady. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. 9 Zaměstnavatel můţe vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. 10 Mimo toto ustanovení se za pracovní cesta povaţuje také cesta mimo místo pravidelného pracoviště, nebo cesta související s výjezdem při pohotovostní sluţbě. 7 SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80- 247-2917-6, str. 9-10 8 Upraveno autorem podle 156 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 9 SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80- 247-2917-6, str. 10 10 42 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 15

Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě. 11 Výraz pravidelné pracoviště 12 je definován v 34 odst. 2 zákoníku práce jako místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliţe je však místo výkonu práce sjednáno šířeji neţ jedna obec, povaţuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. S tím souvisí i tzv. přeložení, kterým se rozumí výkon práce v jiném místě, neţ jaké bylo se zaměstnancem sjednáno v pracovní smlouvě, je moţné pouze se souhlasem zaměstnance a v rámci zaměstnavatele. 13 Za člena rodiny zaměstnance se pro účely poskytování cestovních náhrad povaţuje jeho manţel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun, jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za předpokladu, ţe ţije se zaměstnancem v domácnosti. 14 K tomu, aby mohl být zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, je nutný jeho souhlas, tento souhlas můţe být sjednán jak ústně, tak písemně. Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu 15 a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíţí k oprávněným zájmům zaměstnance. 16 Při přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém jiţ nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náleţela zaměstnanci v případě, ţe by k přerušení pracovní cesty nedošlo. 17 11 154 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 12 Pravidelné pracoviště (místo nebo místa výkonu práce) spolu s dnem nástupu do práce a druhem práce, kterou koná zaměstnanec pro zaměstnavatele, musí být uvedeny v pracovní smlouvě. 13 Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2008. Grada Publishing 2008, Praha. Vydání druhé, 136 stran. ISBN 978-80-247-2522-2, str. 10 14 Upraveno autorem podle 187 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 15 Za dobu trvání pracovní cesty se má doba od okamţiku nástupu na pracovní cestu na určeném místě do doby návratu z pracovní cesty opět na určené místo. 16 153 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 17 Upraveno autorem podle 160 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 16

V zákoníku práce je základní legislativní úprava poskytování cestovních náhrad pro podnikatelský sektor, podle této se řídí i nepodnikatelský sektor, a to s určitými odchylkami. Pro zahraniční pracovní cesty obsahuje zákoník práce speciální úpravu, a to s rozlišením pro podnikatelskou a nepodnikatelskou oblast. Já se ve své práci nejprve zaměřím na rozbor cestovních náhrad pro podnikatelskou oblast a posléze na nepodnikatelskou. 17

2 POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKATELSKÉM SEKTORU 2.1 Tuzemské cestovní náhrady 2.1.1 Náhrada jízdních výdajů 18 Zaměstnanec má několik moţností, jakým způsobem se při konání pracovní cesty přepravovat. V celku existují tři způsoby, které dovoluje zákoník práce: - pouţití hromadného dopravního prostředku dálkové (místní) přepravy nebo taxisluţby, - pouţití jiného dopravního prostředku neţ hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy, - pouţití silničního motorového vozidla na ţádost zaměstnavatele. Použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy nebo taxislužby Jednou z moţností je pouţít hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy či taxisluţbu, v takovém případě má zaměstnanec nárok, aby mu zaměstnavatel vyplatil náhradu v prokázané výši. To znamená, ţe zaměstnavatel vyplatí zaměstnanci náhradu výdajů ve výši předloţené např. jízdenky na autobus, vlak nebo letenky apod. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za pouţití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniţ by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Pokud vlastní zaměstnanec předplacenou jízdenku na městskou hromadnou dopravu, musí mu zaměstnavatel i tak poskytnout náhradu jízdních výdajů. Použití jiného dopravního prostředku než hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy Pouţije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Pokud má 18 Upraveno autorem podle 157, 158, 159, 160 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 18

zaměstnanec od zaměstnavatele určeno, ţe má pouţít prostředek hromadné dopravní přepravy a zaměstnanec se domluví se zaměstnavatelem, ţe místo toho pouţije své motorové vozidlo (popřípadě jiný prostředek neţ-li hromadné dopravní přepravy), náleţí zaměstnanci pouze výše výdajů odpovídající výdajům při pouţití prostředku hromadné dopravní přepravy. Použití zaměstnancova soukromého vozidla na žádost zaměstnavatele Při pouţití motorového vozidla je nutné rozlišovat mezi soukromým vozidlem, který patří zaměstnanci (nebo si jej zaměstnanec půjčil od známého) a firemním vozidlem. Pokud pouţije zaměstnanec tzv. sluţební či firemní motorové vozidlo, nemá nárok na náhradu jízdních cestovních výdajů. Zákoník práce upravuje pouţití jiného neţ firemního vozidla pro účely cestovních náhrad. Pouţití firemního vozidla upravují daňové předpisy. V tomto případě má zaměstnanec nárok na náhradu výdajů, která se skládá ze dvou částí, a to: - základní náhrady a - náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy je upravena v 157 odst. 4 zákoníku práce, tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným Ministerstvem práce a sociálních věcí pro daný kalendářní rok a je závislá na typu motorového vozidla. Tabulka č. 1: Sazba základní náhrady za pouţívání silničních motorových vozidel platná k 1.1. 2009 Motorové vozidlo Sazba základní náhrady ( v Kč za 1 km) Jednostopá vozidla a tříkolky 1,10 Osobní silniční motorové vozidlo 3,90 Nákladní automobily, autobusy, 7,80 19 traktory Pramen: Upraveno autorem podle Vyhláška č. 451/2008 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot [online]. 2008. [cit. 2009-09-21]. Dostupný na WWW: < http://www.mpsv.cz/files/clanky/6009/vyhlaska_451_2008.pdf> Zákon ukládá zaměstnavateli stanovit sazby o takovéto minimální výši, můţe však stanovit i vyšší. Pokud není výše sazby základní náhrady stanovena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, náleţí zaměstnanci ta, která je platná pro daný rok danou vyhláškou. 19 Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, kterou určí vyhláška pro příslušný rok u osobního silničního motorového vozidla 19

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a mnoţství spotřebované pohonné hmoty. 20 Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliţe zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáţe, pouţije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem. 21 Tabulka č. 2: Průměrná cena pohonných hmot platná k 1.1.2009 Pohonná hmota Průměrná cena (v Kč za 1 litr) Benzin automobilový 91 oktanů 26,30 Benzin automobilový 95 oktanů 26,80 Benzin automobilový 98 oktanů 29,00 Motorová nafta 28,50 Pramen: Upraveno autorem podle Vyhláška č. 451/2008 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot [online]. 2008. [cit. 2009-09-21]. Dostupný na WWW: < http://www.mpsv.cz/files/clanky/6009/vyhlaska_451_2008.pdf> Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu pouţitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předloţit. Jestliţe technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáţe technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty pouţije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. 22 Pokud by zaměstnanec pouţil silniční motorové vozidlo, které by bylo upraveno na plynový pohon nebo na alternativní paliva, a hodnoty potřebné pro výpočet náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu by nebyly uvedeny v technickém průkazu, musel by tyto údaje nechat zjistit 20 158 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 21 Upraveno autorem podle 158 odst. 3 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 22 158 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 20

u Ústavu pro výzkum silničních vozidel. Zjištěné údaje posléze nechat zapsat do velkého technického průkazu, a to vše na své náklady. 2.1.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Pokud pracovní cesta trvá delší dobu a zaměstnanec má potřebu se shledat se svou rodinou, umoţňuje mu 161 zákoníku práce, aby výdaje spojené s touto cestou ke své rodině mu uhradil zaměstnavatel. Trvá-li pracovní cesta déle neţ 7 kalendářních dnů, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět ve výši a za shodných podmínek jako v 157 aţ 160 s tím, ţe zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se přitom povaţuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. 23 Pokud by zaměstnanec vyuţil leteckou přepravu, hradí zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo ţelezničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel, přičemţ i zde platí podmínky předešlého odstavce. 24 Tímto je alespoň zaměstnavatel uchráněn před vysokými cenami u leteckých přepravců. Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se zaměstnancem nedohodne na době kratší. 25 2.1.3 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaloţil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáţe. Po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, ţe si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích 23 161 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 24 Upraveno autorem podle 161 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 25 161 odst. 3 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 21

sluţeb zachovat. 26 V případě, ţe by zaměstnanec bez svolení nebo předešlé domluvy se svým zaměstnavatelem změnil druh ubytovací sluţby, není zaměstnavatel povinen takovéto ubytovací náklady hradit. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i kdyţ musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací sluţby výdaje za ubytování uhradit. 27 2.1.4 Stravné Při konání pracovní cesty náleţí zaměstnanci také náhrada zvýšených stravovacích výdajů, tedy stravné, někdy v terminologii nazývané jako diety. Toto stravné představuje pouze náhradu zvýšených výdajů zaměstnance na stravu v rámci pracovní cesty, protoţe se předpokládá, ţe stravování mimo místo pravidelného pracoviště je vyšší neţ-li stravování v místě pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel tímto způsobem kompenzuje zaměstnanci tyto zvýšené výdaje, které musí zaměstnanec hradit. Jedná se tedy o jakýsi benefit, poskytovaný zaměstnanci. Stravné je upraveno v 163 zákoníku práce. Výše stravného záleţí na délce pracovní cesty a mění se kaţdým rokem v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným Ministerstvem práce a sociálních věcí. Pro rok 2009 je stravné upraveno takto - za kaţdý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši: 28-60 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 aţ 12 hodin, - 92 Kč, trvá-li pracovní cesta déle neţ 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, - 144 Kč, trvá-li pracovní cesta déle neţ 18 hodin. Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za kaţdé uvedené jídlo stravné krátit aţ o hodnotu: 29-70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 aţ 12 hodin, 26 162 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 27 162 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 28 Upraveno autorem podle Vyhláška č. 451/2008 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za pouţívání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot [online]. 2008. [cit. 2009-09-21]. Dostupný na WWW: < http://www.mpsv.cz/files/clanky/6009/vyhlaska_451_2008.pdf> 29 163 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 22

- 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle neţ 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, - 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle neţ 18 hodin. Za takové stravné se má například stravné poskytnuté zaměstnavatelem, obchodním partnerem apod. Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci základní stravné uvedené výše (dle 163 odst. 1). Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. 30 Nastane-li případ, ţe zaměstnanec vykonal pracovní cestu spadající do 2 dnů a například v jednom dni trvala 17 hodin a v druhém dni 2 hodiny, je pro něj lepší tyto hodiny posuzovat jako hodiny strávené na pracovní cestě v 1 den. V tomto případě by mu náleţelo stravné ve výši 144 Kč, namísto 92 Kč. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. 31 Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. 32 Nutno ještě podotknout, ţe zaměstnanec nemusí dané výdaje na stravu dokládat ţádnými doklady. 2.1.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Mimo jiţ zmíněné náhrady můţe zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci náhradu za tzv. nutné vedlejší výdaje, coţ jsou výdaje přímo související s pracovní cestou (např. poplatky za 30 163 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 31 163 odst. 5 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 32 163 odst. 6 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 23

parkování auta, za opravu vozidla, vstupenky na akce související s pracovní cestou, literatura, výdaje za telefonování, výdaje na pojištění). Pro zaměstnavatele je vhodné, aby tyto výdaje uvedl např. ve své vnitřní směrnici, aby bylo jasné, které výdaje následně svému zaměstnanci uhradí a které ne. 33 Tyto výdaje uhradí zaměstnanci v prokázané výši dle stvrzenek. Nemůţeli zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a sluţeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. 34 Zaměstnavatel rozhoduje na základě náročnosti, nezbytnosti a účelnosti vynaloţených výdajů o jejich proplacení. 35 Dárkové pozornosti nelze uznat jako nutné vedlejší výdaje. 2.2 Náhrady při přeloţení Je-li zaměstnanec přeloţen do jiného místa výkonu práce, neţ bylo sjednáno v pracovní smlouvě, které je současně odlišné od bydliště zaměstnance, poskytne mu zaměstnavatel náhrady ve výši a za podmínek stanovených v 157 aţ 164 zákoníku práce. 36 Jedná se tedy o náhrady jízdních výdajů, náhradu k návštěvě člena rodiny, náhradu za ubytování, za stravné a nutné vedlejší výdaje. Jestliţe se zaměstnanec denně vrací do bydliště, doba strávená v tomto místě se nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného. Zaměstnanci, který pobírá stravné podle předešlého odstavce a je v téţe době vyslán na pracovní cestu mimo místo přeloţení, poskytne zaměstnavatel stravné, které je pro zaměstnance výhodnější. Ostatní cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel jako při pracovní cestě. 37 2.3 Zahraniční cestovní náhrady Problematika cestovních náhrad při konání zahraniční pracovní cesty je upravena zákoníkem práce v 166 aţ 171. V 166 je stanoveno, o které druhy cestovních náhrad se jedná: - náhrada jízdních výdajů, - náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, - náhrada výdajů za ubytování, 33 Tato problematika je upravena v 164 zákoníku práce, zde však není taxativně uvedeno, které výdaje se mají na mysli jako nutné. 34 Upraveno autorem podle 164 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 35 HOFMANNOVÁ, E.: Cestovní náhrady podle zákoníku práce s komentářem a příklady od 1.1.2010. ANAG 2010, Olomouc. Vydání čtvrté, 192 stran. ISBN 978-80-7263-571-9, str. 66 36 Upraveno autorem podle 165 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 37 Upraveno autorem podle 165 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 24

- náhrada stravovacích výdajů v cizí měně (zahraniční stravné), - náhrada nutných vedlejších výdajů. Mimo tyto náhrady můţe zaměstnavatel poskytnout i jiné cestovní náhrady (např. kapesné). Zahraniční cestovní náhrady se tedy vcelku řídí stejnými zásadami jako tuzemské cestovní náhrady, jsou zde jen některé odchylky. 2.3.1 Náhrada jízdních výdajů Náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci ve výši a za podmínek stanovených v 157 aţ 160 zákoníku práce s tím, ţe náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doloţené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li z váţných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, můţe mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaloţené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoloţení. 38 Tato náhrada je tedy zaměstnancovi poskytnuta v cizí měně, a to za ujetou cestu (kilometry) mimo území České republiky. Pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnou, je moţné vyplatit tuto náhradu za pohonné hmoty v domácí měně (Kč). Zaměstnavatel můţe určit průměrnou cenu pohonné hmoty na základě Vyhlášky o poskytování cestovních náhrad vydanou Ministerstvem práce a sociálních věcí pro daný rok. 2.3.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle neţ 1 měsíc a byla-li návštěva člena rodiny zaměstnavatelem sjednána nebo určena před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště, nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět podle 167 zákoníku práce (viz. pododdíl 2.3.1), nejvýše však v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance na území České republiky. Za limitní se přitom povaţuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. 39 Četnost návštěv si musejí zaměstnanec a zaměstnavatel stanovit před zahájením pracovní cesty. 38 167 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 39 Upraveno autorem podle 168 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 25

2.3.3 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaloţil v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty, a to podle 162 zákoníku práce. 40 V tomto případě poskytuje zaměstnavatel náhradu výdajů stejně jakoby se jednalo o tuzemskou pracovní cestu. 2.3.4 Zahraniční stravné Zahraniční stravné, podmínky jeho stanovení, výše a moţnost krácení je upraveno v 170 zákoníku práce. Náhradu stravného poskytuje zaměstnavatel zásadně v cizí měně. Výše stravného závisí: - na době, kterou stráví zaměstnanec v zahraničí a - na výši základní sazby zahraničního stravného. Základní sazby zahraničního stravného pro různé státy jsou stanoveny kaţdoročně ve Vyhlášce o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného vydané Ministerstvem financí, a to v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny, na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí vypracovaného podle podkladů zastupitelských úřadů o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy a v zařízeních první kvalitativní třídy v rozvojových zemích Asie, Afriky a Latinské Ameriky, a s vyuţitím statistických údajů mezinárodních institucí. 41 Tabulka č. 3: Sazby zahraničního stravného pro vybrané země platné k 1.1.2009 Země Měnový kód Měna Základní sazby stravného Austrálie a Oceánie USD americký dolar 50,- Belgie EUR euro 45,- Bulharsko EUR euro 35,- Čína EUR euro 40,- Dánsko EUR euro 50,- Egypt EUR euro 35,- Francie EUR euro 45,- Hongkong EUR euro 40,- Chile USD americký dolar 50,- Chorvatsko EUR euro 40,- Indie EUR euro 35,- Irsko EUR euro 50,- Itálie včetně Vatikánu EUR euro 45,- a San Marina Izrael USD americký dolar 55,- 40 169 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 41 Upraveno autorem podle 189 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 26

Japonsko USD americký dolar 65,- Kanada USD americký dolar 45,- Keňa EUR euro 45,- Kuba EUR euro 45,- Maďarsko EUR euro 35,- Německo EUR euro 45,- Polsko EUR euro 35,- Portugalsko a Azory EUR euro 40,- Rakousko EUR euro 45,- Rusko EUR euro 45,- Slovensko EUR euro 30,- Spojené státy USD americký dolar 50,- americké Španělsko EUR euro 40,- Švýcarsko CHF švýcarský 75,- frank Tunisko EUR euro 45,- Turecko EUR euro 40,- Ukrajina EUR euro 45,- Velká Británie GBP anglická libra 40,- Vietnam EUR euro 35,- Pramen: Upraveno autorem podle Vyhláška č. 417/2008 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2009 [online]. 2008. [cit. 2009-09-21]. Dostupný na WWW: <http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/cestovni_nahrady_43682.html> Sjedná-li zaměstnavatel nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, musí tato základní sazba činit v celých měnových jednotkách, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem (Vyhláška Ministerstva financí o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného) vydaným podle 189 zákoníku práce. Jestliţe zaměstnavatel nepostupuje podle věty první, určí zaměstnanci zahraniční stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 zákoníku práce. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. 42 To znamená, ţe zaměstnavatel můţe ve vnitřní směrnici bez souhlasu zaměstnance sníţit tuto sazbu o čtvrtinu nebo o polovinu. Výši zahraničního stravného stanoví zaměstnavatel zvlášť za kaţdý kalendářní den pracovní cesty mimo Českou republiku. 42 Upraveno autorem podle 170 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 27

Poskytnutí náhrady za zahraniční stravné v závislosti na době strávené mimo Českou republiku je upraveno v 170 odst. 3 zákoníku práce takto: - trvá-li doba méně neţ 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje, - je-li doba 1 aţ 6 hodin, poskytuje se čtvrtinová výše sazby, - je-li doba 6 aţ 12 hodin, poskytuje se poloviční výše sazby, - je-li doba delší jak 12 hodin, poskytuje se v plné výši sazby. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného podle 163 zákoníku práce (tuzemské stravné). 43 Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn zahraniční stravné ve výši základní sazby krátit aţ o: 44-25 %, jde-li o zahraniční stravné v plné výši sazby, - 35 %, jde-li o zahraniční stravné v poloviční výši sazby, - 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve čtvrtinové výši sazby. Pokud zaměstnavatel nestanoví předem (před konáním pracovní cesty) výši krácení, stravné se nekrátí. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na zahraniční stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. 45 43 Upraveno autorem podle 170 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 44 Upraveno autorem podle 170 odst. 5 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 45 170 odst. 6 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 28

Je-li zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do svého bydliště, přísluší mu stravné a zahraniční stravné pouze za cestu do bydliště a zpět, za cesty k výkonu práce a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. 46 2.3.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Podmínky poskytnutí a výše nutných vedlejších výdajů je stanovena u zahraniční pracovní cesty obdobně jako u tuzemské pracovní cesty. 2.4 Náhrady při výkonu práce v zahraničí Bylo-li sjednáno místo výkonu práce, popřípadě i pravidelné pracoviště mimo území České republiky, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za dny cesty z České republiky do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a zpět cestovní náhrady jako při zahraniční pracovní cestě. Jestliţe se zaměstnancem cestuje se souhlasem zaměstnavatele i člen rodiny, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci i náhradu prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které vznikly tomuto členu rodiny. 47 46 170 odst. 7 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 47 172 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 29

3 POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V NEPODNIKATELSKÉM SEKTORU Problematika poskytování cestovních náhrad zaměstnancům ve veřejném (státním) sektoru je upravena v zákoníku práce v 173 aţ 181. V těchto paragrafech jsou uvedeny odchylky poskytování náhrad oproti podnikatelskému sektoru, které se týkají jak tuzemských tak zahraničních cest. Zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených v těchto paragrafech, jiné či vyšší náhrady poskytovat nesmí. 3.1 Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v tuzemsku 3.1.1 Náhrada jízdních výdajů Sazba základní náhrady stanovená v 157 odst. 4 a 5 zákoníku práce je pro zaměstnavatele závazná a nemůţe ji sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně. 48 Jedná se tedy o sazbu, která se mění dle dané vyhlášky pro jednotlivé roky (viz. Tabulka č.1). 3.1.2 Stravné Při poskytnutí stravného se 163 odst. 1 zákoníku práce nepouţije (stravné v tuzemsku). Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za kaţdý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši: 49-60 Kč aţ 72 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 aţ 12 hodin, - 92 Kč aţ 110 Kč, trvá-li pracovní cesta déle neţ 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, - 144 Kč aţ 172 Kč, trvá-li pracovní cesta déle neţ 18 hodin. Tato výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem, kterým je jiţ zmíněná Vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí o poskytování cestovních náhrad. Pro rok 2009 jsou částky shodné se shora uvedenými. Zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout náhradu stravného v rozmezí uvedených hodnot, niţší nebo vyšší náhrady nelze poskytnout. Pokud před započetím pracovní cesty neuvede zaměstnavatel výši náhrady či krácení (i zde je moţné stravné krátit, za stejných podmínek 48 175 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 49 Upraveno autorem podle 176 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 30

jako stravné při tuzemských pracovních cestách), náleţí zaměstnanci náhrada ve výši dolní hranice sazby daného rozpětí. Znemoţní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně neţ 5 hodin, zaměstnanci se stravovat obvyklým způsobem, můţe mu poskytnout stravné aţ do výše stravného podle sazby, kdy trvá pracovní cesta 5 aţ 12 hodin. 3.2 Náhrada při přijetí a přeloţení Je-li zaměstnavatelem sjednáno, popřípadě vnitřním předpisem stanoveno poskytnutí náhrady při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru nebo přeloţení do jiného místa, mohou se tyto náhrady poskytovat aţ do výše a rozsahu podle 165 zákoníku práce (jako v podnikatelském sektoru). 50 Tuto náhradu můţe zaměstnavatel zaměstnanci poskytovat do doby, neţ zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním ţijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru. 51 Zaměstnanci, kterému zaměstnavatel poskytuje nebo by mohl poskytovat náhrady podle 165 a 177 zákoníku práce a který se přestěhuje do obce, v níţ mu právo nebo moţnost poskytování těchto náhrad zanikne, můţe zaměstnavatel poskytnout náhradu prokázaných: 52 - výdajů za přepravu bytového zařízení, - jízdních výdajů a jízdních výdajů člena rodiny z bydliště do nového bydliště, - nutných vedlejších výdajů souvisejících s přepravou bytového zařízení, - nezbytných nutných výdajů spojených s úpravou bytu, a to aţ do výše 15 000 Kč. 3.3 Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v zahraničí Při poskytování zahraničního stravného se ustanovení 170 odst. 2 věty první zákoníku práce nepouţije. Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci za kaţdý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 (jedná se o jiţ zmíněnou Vyhlášku 50 Upraveno autorem podle 177 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 51 Upraveno autorem podle 177 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 52 178 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 31

Ministerstva financí o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro daný rok). 53 Vedoucím organizačních sloţek státu a jejich zástupcům a statutárním orgánům a jejich zástupcům je moţné určit zahraniční stravné aţ do výše přesahující o 15 % základní sazbu zahraničního stravného uvedenou v předešlém odstavci. 54 180 zákoníku práce umoţňuje zaměstnavatelovi, aby poskytl zaměstnanci kapesné do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého na základě podmínek uvedených v tomto paragrafu. 3.4 Náhrady při výkonu práce v zahraničí Vedle náhrad stanovených v 172 zákoníku práce (náhrady při výkonu práce v zahraničí platné pro podnikatelský sektor) poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhrady stanovené v prováděcím právním předpisu vydaném podle 189. Zaměstnanci nepřísluší stravné za dobu pracovní cesty na území České republiky a zahraniční stravné v zemi výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. 55 53 Upraveno autorem podle 179 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 54 Upraveno autorem podle 179 odst. 2 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 55 181 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 32

4 SPOLEČNÁ USTANOVENÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH Společná ustanovení jsou v zákoníku práce ošetřena v 182 189, jsou platná jak pro podnikatelský sektor tak pro veřejný (nepodnikatelský), jak pro tuzemské tak pro zahraniční pracovní cesty. Jedná se o paušalizaci cestovních náhrad, vyplácení cestovních záloh a jejich vyúčtování, o cestovní náhrady poskytované podle mezinárodní smlouvy a zmocňovací ustanovení. 4.1 Paušalizace cestovních náhrad Prostřednictvím paušalizace se má dosáhnout zjednodušení systému poskytování cestovních náhrad či jejich výpočtu. Paušální náhrada je ve své podstatě částka, která obsahuje několik cestovních náhrad. Paušalizovat je moţno jakékoli cestovní náhrady stanovené podle zákoníku práce, a to na základě doloţených výdajových dokladů. Při výpočtu paušální částky musí zaměstnavatel vycházet z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování náhrad zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců. Ke stanovení paušálu není zapotřebí souhlasu zaměstnance ani odborové organizace. 56 Paušalizace náhrad se většinou vztahuje na zaměstnance, kteří obvykle či s pravidelností konají pracovní cesty. Je třeba podotknout, ţe paušalizace se nevztahuje na podnikatele (např. osoby samostatně výdělečně činné), protoţe ti musejí své výdaje přímo doloţit (dle zákona o daních z příjmu). Paušalizaci cestovních náhrad provede zaměstnavatel svým rozhodnutím, které uvádí ve svém interním předpisu, ve kterém by mělo být stanoveno: 57 - které skupiny zaměstnanců se paušalizace týká, - které druhy cestovních náhrad se tímto rozhodnutím paušalizují, - období, kterého se paušalizace cestovních náhrad týká, - způsob krácení stanoveného paušálu při nepřítomnosti zaměstnance z důvodu nemoci, dovolené, neplaceného volna atd., - výši paušálu a způsob jeho vyplácení příslušným zaměstnancům, 56 Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80-247-2917-6, str. 32-33 57 Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80-247-2917-6, str. 33 33

- případné další důleţité okolnosti. 4.2 Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu aţ do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, ţe záloha nebude poskytnuta. 58 V případě, ţe byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, má zaměstnanec povinnost do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předloţit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a téţ vrátit nevyúčtovanou zálohu. 59 Pokud by zaměstnanec do dané lhůty tak neučinil, musel by vrátit celou zálohu. Zaměstnavatel musí do stejné lhůty provést vyúčtování této pracovní cesty. Avšak zaměstnavatel a zrovna tak i zaměstnanec by neměli zapomínat na to, ţe existuje 3letá promlčecí lhůta na vypořádání pracovní cesty. 60 Pokud je zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu, můţe mu zaměstnavatel, po dohodě s ním, poskytnout zálohu v cizí měně. Na základě dohody můţe být poskytnuta i záloha na zahraniční stravné nikoliv v měně, kterou pro daný stát určuje příslušná vyhláška, ale i v českých korunách. Při určení výše stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota stravného ve stanovené měně, která se přepočítá na dohodnutou měnu. 61 Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, neţ činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě niţší, neţ činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. 62 58 183 odst. 1 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 59 SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80- 247-2917-6, str. 33 60 KOVALÍKOVÁ, H.: Vnitřní směrnice pro podnikatele. ANAG 2007, Olomouc. Vydání páté, 245 stran. ISBN 978-80-7263-410-1, str. 137 61 SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80- 247-2917-6, str. 42 62 Upraveno autorem podle 183 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 34

4.3 Cestovní náhrady poskytované podle mezinárodní smlouvy nebo na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem Pokud je zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu a pokud mu v rámci této cesty náleţí náhrada cestovních výdajů dle mezinárodní smlouvy v niţší výši neţ upravuje zákoník práce, musí mu zaměstnavatel tento rozdíl doplatit. V případě, ţe by mu dle mezinárodní smlouvy náleţely náhrady vyšší či stejné jak upravuje zákoník práce, tak mu zaměstnavatel tyto náhrady podle této části neposkytne. To znamená, ţe zaměstnanec musí vţdy dostat minimálně náhradu, která je upravena zákoníkem práce, pokud mu mezinárodní smlouva určuje vyšší náhradu, je to v pořádku. Jestliţe zaměstnavatel sjedná v dohodě o vzájemné výměně zaměstnanců, ţe bude zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do České republiky poskytovat stravné, je povinen jej poskytovat nejméně ve výši horní hranice stravného stanovené v 176 odst. 1 zákoníku práce. 63 Lze také poskytnout tomuto zaměstnanci kapesné. 4.4 Zmocňovací ustanovení Oprávnění k upravování výše sazeb cestovních náhrad (stravného, základních náhrad za pouţívání silničních motorových vozidel a nových průměrných cen pohonných hmot) má podle 189 zákoníku práce Ministerstvo práce a sociálních věcí. 64 V tomto paragrafu je mimo jiné obsaţen způsob zaokrouhlování daných sazeb. Stravné se zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru. 65 63 Upraveno autorem podle 183 odst. 4 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 64 SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80- 247-2917-6, str. 34 65 189 odst. 3 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 35

5 CESTOVNÍ NÁHRADY POSKYTOVANÉ V JINÝCH STÁTECH V předešlých kapitolách jsem uvedl analýzu poskytování cestovních náhrad podle českého práva dle zákoníku práce. Nyní uvedu alespoň stručné srovnání poskytování cestovních náhrad podle práva jiných států. Zaměřil jsem se především na okolní státy jako jsou Slovensko a Německo. 5.1 Cestovní náhrady podle slovenského práva Na Slovensku upravoval poskytování náhrad při pracovních cestách zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovních náhradách, tento byl několikrát novelizován (naposled s účinností od 1.1.2009) a nyní je úplné znění uváděno v zákoně č. 40/2009 Z. z. Tento zákon vytváří určitou analogii s původním českým zákonem o cestovních náhradách, dříve neţ byl tento český zákon zrušen a oblast cestovních náhrad transformována do zákoníku práce. Slovenský předpis upravuje poskytování cestovních náhrad pro podnikatelský i nepodnikatelský sektor, přičemţ zaměstnavatel zaměstnanci v podnikatelském sektoru můţe poskytnout i vyšší náhrady, neţ-li upravuje daný zákon, to se týká jak tuzemské tak zahraniční cesty. Zákon upravuje poskytování cestovních náhrad pro: 66 - zaměstnance v pracovním poměru, nebo státnězaměstnaneckém poměru, - členy druţstev, - fyzické osoby činné na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, v případě ţe je to dohodnuté, - osoby u kterých to určí tento předpis. Zaměstnancovi vyslanému na pracovní cestu náleţí: 67 - náhrada prokázaných cestovních výdajů, - náhrada prokázaných výdajů za ubytování, - stravné, - náhrada prokázaných potřebných vedlejších výdajů, - náhrada prokázaných cestovních výdajů za cestu na návštěvu jeho rodiny do místa trvalého pobytu. 66 Upraveno autorem podle 1 odst. 1 písm. a-d) zákon č. 40/2009 Z. z. Národní rady Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů, vlastní překlad 67 Upraveno autorem podle 4 odst. 1 písm. a-e) zákon č. 40/2009 Z. z. Národní rady Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů, vlastní překlad 36

Podobně jako v českém právu, i zde jsou kaţdoročně vydávány vyhlášky ustanovující příslušné sazby pro daný rok, i druhy náhrad jsou podobné českému právu. Rozdělení sazeb pro tuzemské stravné (je stanovena minimální částka nikoliv rozmezí) je taktéţ na základě doby strávené na pracovní cestě. Pro zahraniční stravné existuje taktéţ tabulka s uvedenými sazbami v cizí měně pro jednotlivé státy. Analogicky k českému právu jsou také stanoveny náhrady za pouţívání soukromého motorového vozidla. 5.2 Cestovní náhrady podle německého práva Co se týká situace v Německu, je o něco sloţitější. Jednak je příslušnými zákony zvlášť upravena oblast pro podnikatelský a nepodnikatelský sektor a jednak je zde zohledněn vliv zákonů jednotlivých spolkových států. Hlavní zákon, který upravuje poskytování cestovních náhrad v nepodnikatelském sektoru - pro státní zaměstnance (např. soudci, vojáci) je Bundesreisekostengesetz 68 (BRKG) neboli spolkový zákon o cestovních výdajích. Tento zákon se týká především státních zaměstnanců na federální úrovni. Státní zaměstnanci na úrovni jednotlivých spolkových států se řídí zákony o cestovních náhradách vydanými těmito jednotlivými spolkovými státy. Pro tyto zákony existuje doplňkové nařízení Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen 69 (ARV), tedy nařízení o cestovních výdajích při zahraniční sluţební cestě, které zpřesňuje některé ustanovení týkající se zahraničních sluţebních cest. Cestovní náhrady pro zaměstnance v podnikatelském sektoru jsou upraveny v Lohnsteuer- Richtlinien (LStR), tedy v nařízení k dani ze mzdy. Toto nařízení má návaznost na Einkommensteuergesetzt (EStG) daň z příjmů a Lohnsteuer- Durchführungsverordnung (LStDV) prováděcí nařízení k dani ze mzdy. K 1.1.2008 došlo ke změnám dosavadního systému a vytvoření nové koncepce. Mezi cestovní náhrady patří: 70 - jízdní náklady, - stravovací náhrady, - náhrada za ubytování a 68 Upraveno autorem podle Encyklopedie Wikipedia. Bundesreisekostengesetz. [online] [cit. 2010-04-07]. Dostupný na WWW: < http://de.wikipedia.org/wiki/bundesreisekostengesetz > vlastní překlad 69 Upraveno autorem podle Encyklopedie Wikipedia. Bundesreisekostengesetz. [online] [cit. 2010-04-07]. Dostupný na WWW: < http://de.wikipedia.org/wiki/bundesreisekostengesetz > vlastní překlad 70 Nayda, D.: Steuernews Frühling 2008. 8 s., str. 1. [online] [cit. 2010-04-07]. Dostupný na WWW: <http://www.steuerkanzlei-nayda.de/pdf/stb-nayda_fruehling08k.pdf> vlastní překlad 37

- vedlejší výlohy. Cestovní náhrady jsou poskytovány na základě skutečně vynaloţených nákladů. V případě jízdních nákladů za pouţití soukromého vozidla jsou poskytovány náhrady za ujeté kilometry. Sazby domácího stravného jsou stanoveny na základě doby trvání tuzemské pracovní cesty podobně jako v českém právu s tím rozdílem, ţe časové úseky jsou jiné, a to: 71-24 hodin a více, - méně neţ 24 hodin ale alespoň 14 hodin, - méně neţ 14 hodin ale alespoň 8 hodin. Zahraniční stravné je koncipováno podobně jako domácí stravné s tím rozdílem, ţe výše sazeb pro daný časový úsek se násobí určitým procentem, a to: 72-24 hodin a více 120 % dané sazby, - méně neţ 24 hodin ale alespoň 14 hodin 80 % dané sazby, - méně neţ 14 hodin ale alespoň 8 hodin 40 % dané sazby. V případě domácího ubytování lze uznat buď skutečně vynaloţené výdaje nebo paušální částku. Stejným způsobem se postupuje u zahraničního ubytování, buď skutečné náklady nebo paušální částka stanovená pro daný stát. Vedlejší výdaje jsou hrazeny pouze na základě předloţených dokladů. 71 Upraveno autorem podle IHK Region Stuttgart. Steuerfreier Ersatz von Reisekosten durch den Arbeitgeber. 2010 [online] [cit. 2010-04-07]. Dostupný na WWW: <http://www.stuttgart.ihk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/steuerrecht/lohnsteuer/steuerfreier_ersatz_ von_reisekosten.jsp> vlastní překlad 72 Upraveno autorem podle IHK Region Stuttgart. Steuerfreier Ersatz von Reisekosten durch den Arbeitgeber. 2010 [online] [cit. 2010-04-07]. Dostupný na WWW: <http://www.stuttgart.ihk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/steuerrecht/lohnsteuer/steuerfreier_ersatz_ von_reisekosten.jsp> vlastní překlad 38

6 VNITŘNÍ PŘEDPISY Problematika stanovení výše, způsobu a vůbec moţností, co lze zahrnout do škatulky jako cestovní náhradu při konání pracovní cesty, je tedy obsaţena především v zákoníku práce. Jsou zde uvedeny jak obligatorní (povinné) tak fakultativní (nepovinné) způsoby a moţnosti stanovení cestovních náhrad. Zákoník práce v rámci stanovení výše cestovní náhrady předepisuje povinné minimum nebo rozmezí této výše. To, zda organizací stanovené výše cestovních náhrad můţe organizace zahrnout jako zdanitelný náklad stanovují jiné právní předpisy (zejména tedy zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů). Na jaké cestovní náhrady má zaměstnanec nárok a v jaké výši vyplatí organizace zaměstnanci tyto náhrady, popřípadě další důleţité informace ohledně cestovních náhrad (co se rozumí vedlejšími nutnými náklady, zda poskytuje organizace kapesné a v jaké výši apod.) informuje organizace svého zaměstnance v interní směrnici. Tyto jsou ošetřeny především v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, dále ve vyhláškách kterými se provádí zákon o účetnictví a českými účetními standardy, popřípadě mezinárodními účetními standardy (např. Mezinárodní standardy účetního výkaznictví IFRS/IAS 73 ). 6.1 Význam vnitřních předpisů Většina organizací stanovuje úpravu cestovních náhrad pro své zaměstnance ve vnitropodnikových předpisech - v tzv. vnitřních předpisech či interních směrnicích (to jsou předpisy, které mohou upravovat práva a nároky zaměstnanců). Vnitřní předpisy hrají významnou roli v interním řízení podniku. Dávají buď přehled o systému vedení účetnictví, anebo metodický návod pro účtování majetku případně některých nákladových poloţek do nákladů. Hlavním účelem je zajistit a podávat úplné, průkazné a správné informace o stavu a pohybu majetku, závazcích, čistém obchodním jmění, nákladech, výnosech a výsledku hospodaření. Za primární důvod sestavení vnitropodnikových směrnic je ale nutné povaţovat 73 Jejich cílem je především: - formulovat a zveřejňovat účetní standardy pro předkládání účetních výkazů a podporovat jejich celosvětové přijetí, - pracovat na zdokonalení a harmonizaci účetních standardů a činností vztahujících se k předkládání účetních výkazů. Upraveno autorem podle HÝBLOVÁ, E.: Mezinárodní účetnictví pro kombinované studium. Masarykova univerzita 2008, Brno. Vydání první, 130 stran. ISBN 978-80-210-4672-6, str. 12 Těmto standardům podléhají finanční výkazy všech podniků, jejichţ cenné papíry jsou registrovány na regulovaném trhu cenných papírů na území států Evropského společenství. 39

vytvoření nástroje pro vnitřní řízení účetní jednotky. 74 Existence vnitřních předpisů v organizaci vyplývá z potřeb samotné organizace a prostřednictvím těchto vnitřních předpisů odráţí povinnosti, které na organizaci kladou zákonné předpisy a normy. Slouţí tedy nejen k lepšímu řízení a chodu celé organizace, ale umoţňuje i lepší řízení jednotlivých vnitropodnikových celků a snadnější kontrolu organizace jak interními kontrolními orgány podniku (interní audit), tak externími orgány (státní úřady počínaje úřadem práce, finančním úřadem, inspekcí ţivotního prostředí, bezpečností práce, apod.). To je především dáno stanovením zodpovědnosti a působností jednotlivých osob či vnitropodnikových celků za daný úsek nebo činnosti. K vydávání aktu řízení formou vnitřního předpisu vedou zejména tyto důvody: 75 - jeho vydání vyţaduje právní předpisy, - je vydáván k provedení právního předpisu, - je vydáván z vlastní vůle příslušného vedoucího zaměstnance na základě vnitřní potřeby při splnění podmínky, ţe řídící akt je v souladu s právními předpisy. Vnitřní předpisy sniţují riziko, a stanoví kdo je odpovědný za vzniklé problémy v případě, ţe se projeví dané riziko. Kaţdá organizace si sama stanoví vnitřní předpisy podle aktuální potřeby, to znamená, ţe počty vnitřních předpisů se liší mezi podniky, a to jak kvantitativně tak kvalitativně - velké podniky mají nejen velký počet interních směrnic, ale také tyto rozvíjejí danou problematiku, které se týkají, do nejmenších podrobností. Základním předpokladem pro aplikaci vnitřních norem je zásada, ţe kaţdý zaměstnanec zaměstnavatele je povinen znát všechny právní předpisy i jiné předpisy a vnitropodnikové normy, které se vztahují k jeho pracovní pozici. 76 Organizace si je vědoma, ţe při tvorbě vnitřních předpisů musí zajistit, aby tyto byly v souladu s obecnými účetními zásadami, kterými jsou: 77 - nezávislost účetních období (vyţaduje účtování hospodářských případů do období, se kterým časově a věcně souvisejí), 74 SOTONA, M.: Vnitropodnikové směrnice účetnictví 2005. CP Books, a.s. 2005, Brno. Vydání první, 164 stran. ISBN 80-251-0173-8, str. 1 75 JAKUBKA, J.: Interní předpisy zaměstnavatele v pracovněprávních vztazích. ASPI 2005, Praha. Vydání druhé,120 stran. ISBN 80-7357-122-6, str. 13 76 JAKUBKA, J.: Vnitřní předpisy zaměstnavatele. ASPI 2008, Praha. Vydání první, 193 stran. ISBN 978-80- 7357-396-6, str. 36-37 77 Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Účetnictví I Distanční studijní opora. Masarykova univerzita v Brně 2005, Brno. Vydání druhé, 249 stran. ISBN 80-210-3809-8, str. 21-25 40

- věrné a poctivé zobrazení (vyţaduje vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace podniku), - vymezení okamţiku realizace (jde o vymezení okamţiku, ve kterém lze účtovat na účty nákladů, výnosů a na rozvahové účty), - vymezení účetní jednotky (jako relativně uzavřeného celku, za který se vede účetnictví, sleduje majetek a závazky, předkládají a sestavují účetní výkazy), - zákaz kompenzace, - nepřetrţité pokračování činnosti (předpokládá neomezené trvání podniku), - stálost metod (podnik nesmí měnit v průběhu účetního období způsoby oceňování, postupy odpisování, postupy účtování, uspořádání a obsah poloţek účetní závěrky a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky), - historické ceny (ocenění majetku se v účetnictví provede v okamţiku jeho pořízení), - zásada opatrnosti (souvisí s reálným oceněním majetku a závazků majetek a výnosy nesmějí být nadhodnocovány, závazky a náklady naopak podhodnocovány), - bilanční kontinuita (říká, ţe zahajovací bilance pro dané účetní období musí souhlasit se závěrečnou bilancí předcházejícího účetního období), - zásady správného vedení účetnictví (účetnictví se musí vést správně, úplně, průkazně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručující trvalost účetních záznamů), - zásada materiality. O vnitřních předpisech bychom mohli říci, ţe rozvíjejí určité informace ohledně organizace a jejích členech (zaměstnanci, představenstvo, majitelé apod.) a podávají tak ucelenější přehled a metodický přístup daného problému (např. zákon stanoví určité způsoby odpisování, ale aţ z odpisového plánu se dozvíme jaký způsob odpisování organizace zvolila). Vnitřní předpis můţe v mezích zákona upravovat mzdová nebo platová práva a ostatní práva zaměstnanců v pracovněprávních vztazích, avšak pouze taková, z nichţ je oprávněn zaměstnanec, vnitřní předpis můţe nároky zaměstnanců, jeţ jsou zákoníkem práce stanoveny v minimálním rozsahu, zvyšovat (např. delší rozsah pracovního volna, organizování a financování stravování, ustanovení o dovolené, atd.). 78 Vnitřní předpis nesmí ukládat povinnosti jednotlivým zaměstnancům, nesmí být vydán zpětně a musí mít písemnou podobu. Zaměstnavatel je povinen vnitřní předpis uchovat po dobu 10 let od ukončení jeho platnosti. 78 Businessinfo: business server [online] [cit. 2009-11-11]. Dostupný na WWW: <http://www.businessinfo.cz/cz/clanek/orientace-v-pravnich-ukonech/pracovne-pravni-problematikaopu/1000818/46136/#b3> 41

V případě, ţe by zaměstnanci na základě ustanovení vnitřního řádu vzniklo právo - mzdové, platové, jiné, a poté by došlo ke zrušení vnitřního předpisu, pak toto nemá vliv na trvání a uspokojování tohoto práva. 79 Většinou se vydává na dobu určitou (neplatí pro pracovní řád). Vnitřní předpis je závazný pro obě strany, jak pro zaměstnance tak pro zaměstnavatele. Zaměstnanci musí být seznámeni s obsahem předpisu, informováni o změně či zrušení předpisu (nejpozději do 15 dnů) a tento by měl být vystaven viditelně na místě k tomu obvyklém (nástěnky apod.), tak aby k němu měl přístup kaţdý zaměstnanec. Případně musí být umoţněno zaměstnanci nahlédnout do vnitřního předpisu, pokud k němu nemá obvyklý přístup. 80 Ke změnám či lépe řečeno aktualizaci vnitřních předpisů dochází díky legislativním změnám nebo změně uvnitř organizace. 6.2 Základní členění vnitřních předpisů Vnitřní předpisy můţeme rozdělit do dvou druhů: povinné (zákonné) a nepovinné. Povinné předpisy jsou dány ze zákona a organizace je tudíţ musí vytvořit. Nepovinné předpisy si podnik stanoví dle svých potřeb. Povinné předpisy vytváří organizace v rámci: 81 - systému zpracování účetnictví, - účtového rozvrhu, - podpisových záznamů (Tabulka č. 4) a podpisových vzorů, - dlouhodobého majetku a odpisového plánu, - zásad pro časové rozlišení nákladů a výnosů, - kursových rozdílů a cizích měn, - derivátů, - zásob, - rozpouštění nákladů, - konsolidačních pravidel. 79 Businessinfo: business server [online] [cit. 2009-11-11]. Dostupný na WWW: <http://www.businessinfo.cz/cz/clanek/orientace-v-pravnich-ukonech/pracovne-pravni-problematikaopu/1000818/46136/#b3> 80 Není nutné, aby byl, např. interní předpis týkající se cestovních náhrad nebo interní předpis pro stanovení toho co je drobný hmotný majetek nebo jaké způsoby odepisování podnik pouţívá, vystaven na nástěnce v provozu nebo na dílně. Zde by měl být vystaven především pracovní řád. 81 SOTONA, M.: Vnitropodnikové směrnice účetnictví 2005. CP Books, a.s. 2005, Brno. Vydání první, 164 stran. ISBN 80-251-0173-8, str. 4 42

Mezi základní druhy obecných vnitřních předpisů patří: - smlouvy či listiny jako je společenská, zakladatelská, - stanovy, - metodické a organizační směrnice, - oběţníky, pokyny, - nařízení, - příkazy, - rozhodnutí. Zvláštním druhem vnitřního předpisu je pracovní řád, ten upravuje řízení a organizaci práce zaměstnanců. Je základním druhem předpisu upravující vnitřní chod organizace. Je rovněţ závazný pro obě strany, pro zaměstnavatele i zaměstnance. To, zda organizace pracovní řád vůbec vydá, je na rozhodnutí představitelů dané organizace, avšak někteří zaměstnavatelé mají ze zákona povinnost tento předpis vydat (jedná se o orgány státní správy). Na obsah pracovního řádu má velký vliv odborová organizace, která působí v dané firmě. Bez jejího souhlasu nemůţe zaměstnavatel tento předpis změnit. Podrobně je vysvětlen v zákoníku práce v 306. Vliv odborů na organizaci můţe být opravdu velký. Organizace můţe vydat vnitřní předpis i tam, kde působí odbory, a to bez jejich souhlasu (to se netýká pracovního řádu). Pokud ve firmě nejsou odbory, můţe firma vydat vnitřní předpis bez ohledu na zaměstnance (samozřejmě v rámci právních předpisů). Mezi další vnitřní předpisy patří např. předpisy: - k oběhu dokladů, - ke tvorbě účtového rozvrhu, - k inventarizaci majetku a závazků, - k účetní závěrce a uzávěrce, - k vyřazení majetku a jeho likvidaci, - ke skartaci dokladů, - spisový řád, - k pokladně, - k cestovním náhradám, - k souboru pouţívaných účetních knih, - k evidenci majetku, - k poskytování ochranných a hygienických pomůcek, 43

- k reklamačnímu řízení, - k opravným poloţkám a rezervám. Tabulka č. 4: Podpisový a kompetenční řád Městského úřadu Turnov, článek V. 1. Kolektivní smlouvu 2. Pracovní smlouvy a dohody Kompetence tajemníka, tajemník podepisuje 3. Měsíční evidenci docházky ved. odborů a ostatních pracovníků kanceláře tejemníka 4. Platové výměry všem zaměstnancům města 5. Souhlas s vyplacením mimořádných odměn všem pracovníkům 6. Výplatní listiny všech pracovníků 7. Mzdovou rekapitulaci 8. Doklady o pracovní neschopnosti vedoucích odborů 9. Cestovní příkazy vedoucích odborů 10. Ţádosti o pouţití sluţebního vozidla do vzdálenosti nad 20 km 11. Veškeré interní směrnice a nařízení MěÚ 12. Smlouvy o půjčkách zaměstnancům ze sociálního fondu 13. Potvrzení oprávněnosti výdajových poloţek probíhajících v hotovostní formě za kancelář tajemníka Pramen: Upraveno autorem podle Podpisový a kompetenční řád Městského úřadu Turnov, verze platná od 3.11.2008, článek V. [online]. 2008. [cit. 2009-11-11]. Dostupný na WWW: <http://www.turnov.cz/user_data/zpravodajstvi/obrazky/file/interni_smernice/podp_rad.pdf> 44

7 SESTAVENÍ VNITŘNÍHO PŘEDPISU PRO ÚČELY CESTOVNÍCH NÁHRAD 7.1 Řešení cestovních náhrad v organizacích V první kapitole jsem vysvětlil rozdíl ohledně cestovních náhrad pro podnikatelský a nepodnikatelský (veřejný) sektor, pro lepší pochopení následujícího textu tento rozdíl ještě jednou krátce vysvětlím. Zaměstnancům ve veřejném sektoru musí zaměstnavatel stanovit výši cestovní náhrady v takovém rozmezí, které stanovuje obligatorně zákoník práce či na něj navazující předpisy. Zaměstnancům v podnikatelském sektoru musí zaměstnavatel stanovit minimálně takovou výši, kterou ukládá zákon. To znamená, ţe v podnikatelském sektoru můţe zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout vyšší částku nad rámec zákonného minima a tuto částku pojmout jako určitý benefit pro zaměstnance. Ve své práci se zaměřím na cestovní náhrady upravené v interních předpisech organizací v podnikatelském sektoru. Existuje mnoho firem, které pořádají semináře týkající se problematiky cestovních náhrad. Ty jsou určeny především pro všeobecné účetní, mzdové účetní, personalisty, daňové poradce, podnikatele, auditory a všechny ostatní, kteří potřebují při své práci znalost této problematiky. Pro podnikatele a malé podniky je těţké se v dané problematice zorientovat. Především drobní podnikatelé či ţivnostníci, kteří zaměstnávají pracovníky se dopouštějí chyb a sami si dělají svou neznalostí problémy (např. v případě cestovních náhrad u osob v mimo pracovněprávních vztazích). Pokud podnikatel zaměstnává malý počet zaměstnanců a potřebuje vyslat na pracovní cestu konkrétní osobu, můţe tato osoba odmítnout např. kvůli rodinným či zdravotním problémům, a to i kdyţ tato osoba dala v pracovní smlouvě souhlas s vysíláním na pracovní cesty. Nutno podotknout, ţe daná osoba nesmí zastávat funkci či pozici, u které vyplívá vyslání na pracovní cestu z druhu sjednané práce v pracovní smlouvě (to se týká např. obchodních zástupců), v tom případě musí pracovní cestu vykonat. Ve středních a velkých podnicích s tímto většinou nebývají ţádné problémy. Další problém nastává např. u zaměstnanců, kteří jsou osamělí a pečují o dítě do věku 15 let, nebo kteří dlouhodobě a soustavně pečují o bezmocnou osobu. U těchto zaměstnanců podnikatel dopředu počítá, ţe nebudou ochotni svolit ke konání pracovní cesty a to ani v případě, ţe cestovní náhrady jsou v interním předpisu stanoveny na vyšších sazbách neţ je zákonné 45

minimum. V praxi si však malé a střední podniky či drobní podnikatelé mohou jen stěţí dovolit zvýšit částku náhrady nad zákonem stanovené minimum. Ve své práci jsem se zaměřil na tvorbu interního předpisu týkajícího se cestovních náhrad ve středně velkém podniku. Co to ale ten středně velký podnik je? Jak jej lze definovat, nebo kdo má vůbec pravomoc říci o podniku, ţe patří do kategorie malých, středních či velkých podniků, je to management, nebo majitel? Tato otázka můţe sice znít banálně, ale pro fungování podniku má určitě své opodstatnění. Velikost podniku má např. vliv na ţádosti o různé dotace. Definice pojmu střední podnik je obsaţena v příloze I nařízení Komise (Evropského společenství) č. 800/2008 takto: 82 Za mikropodnik se povaţuje podnik, pokud: a) zaměstnává méně neţ 10 zaměstnanců a b) jeho aktiva/majetek nebo obrat/příjmy nepřesahují korunový ekvivalent 2 mil. EUR. Za malý podnik se povaţuje podnik, pokud: a) zaměstnává méně neţ 50 zaměstnanců, b) jeho aktiva/majetek nebo obrat/příjmy nepřesahují korunový ekvivalent 10 mil. EUR. Za střední podnik se povazuje podnik, pokud: a) zaměstnává méně neţ 250 zaměstnanců a b) jeho bilanční suma roční rozvahy (aktiva/majetek) nepřesahuje částku 43 mil. EUR nebo má roční obrat/příjmy nepřesahují 50 mil. EUR. Za velký podnik můţeme povaţovat podnik, který splňuje poţadavky vyšších hodnot bodu a) a b) pro střední podnik. 82 Příloha č.1 Definice malého a středního podniku, str. 3. Oficiální stránky Statutárního města Mladá Boleslav [online] [cit. 2010-02-09]. Dostupný na WWW: <http://www.mb-net.cz/?page=cz,9732.prirucka-a-pokyny-prozadatele-o-dotace-v-ramci-iprm-iop> 46

Tabulka č. 5: Velikostní kategorie podniků Počet Roční obrat Bilanční suma Kategorie podniku zaměstnanců roční rozvahy 10 2 mil. EUR 2 mil. EUR mikropodnik 50 10 mil. EUR 10 mil. EUR malý podnik 250 50 mil. EUR 43 mil. EUR střední podnik 250 50 mil. EUR 43 mil. EUR MSP Pramen: Tabulka Velikostní kategorie podniků. Příloha č.1 Definice malého a středního podniku, str.3. [online]. 2009. [cit. 2010-02-09]. Dostupný na WWW: <http://www.mb-net.cz/?page=cz,9732.prirucka-a-pokyny-prozadatele-o-dotace-v-ramci-iprm-iop> 7.2 Metodický přístup tvorby interní směrnice pro oblast cestovních náhrad 7.2.1 Předpoklady tvorby směrnice Při tvorbě interních směrnic si musíme nejdříve uvědomit, kdo má vůbec pravomoc tyto směrnice vytvořit. Pokud to budou směrnice týkající se celého podniku, bude tato pravomoc svěřena především personálnímu (oddělení lidských zdrojů) nebo ekonomickému oddělení. Pokud by se jednalo o směrnice pouze pro určité střediska, tato pravomoc spadá, buďto do kompetencí jiţ zmíněného personálního či ekonomického oddělení, nebo do kompetencí vedoucího daného střediska ( s tím ţe takto vytvořená směrnice podléhá většinou schválení vyššího vnitropodnikového celku). Ve středně velkém podniku můţe také nastat tato situace, i kdyţ je především typická pro velké podniky. V mém případě (tvorba směrnice pro středně velkou firmu) se spokojíme s tím, ţe směrnici bude tvořit personální oddělení pro celou účetní jednotku. Prvním bodem směrnice je úvodní ustanovení, ve kterém firma vysvětluje co je předmětem úpravy dané směrnice, podle kterých právních předpisů je daná směrnice v souladu a na koho se daná směrnice vztahuje. Směrnice pro oblast cestovních náhrad se nemusí vztahovat jen na zaměstnance firmy v pracovněprávním vztahu, ale i na jiné osoby - náhrady cestovních výdajů se podle zákoníku práce poskytují při tuzemských i zahraničních pracovních cestách nejen zaměstnancům v pracovněprávním poměru, ale i v právních vztazích zaloţených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr (jedná se především o dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Podmínky, za kterých mohou být tyto dohody uplatňovány, upravují 74 aţ 77 zákoníku práce. Firma poskytne náhradu cestovních výdajů osobě, která pro ni koná práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní 47

poměr, pouze v případě, ţe je toto právo sjednáno písemně v těchto dohodách. To znamená, ţe kdyţ si daná osoba zapomene toto právo písemně sjednat, nemá pak ţádný nárok na případnou náhradu cestovních výdajů. Jako druhý bod směrnice můţeme uvést a vymezit základní pojmy. To je dobré především z důvodu toho, aby osoba, která koná pracovní cestu vůbec věděla, ţe koná pracovní cestu. V tomto bodě tedy uvedeme především definici pracovní cesty, ať tuzemské či zahraniční, definici pravidelného pracoviště, soukromého vozidla, firemního vozidla, tuzemského stravného, zahraničního stravného, přeloţení, doby strávené na pracovní cestě apod. Důleţitým aspektem je uvést ve směrnice co vše se myslí pod pojmem náhrada nutných vedlejších výdajů. Ve třetím bodě naše firma uvede, v jakých situacích můţe vzniknout zaměstnanci nebo dalším osobám právo na náhradu cestovních výdajů. Jedná se o situace při konání pracovní cesty, cestě mimo pravidelné pracoviště, přeloţení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí. Ve směrnici je nutné uvést i kompetence vedoucích pracovníků, kteří mají právo schválit a vyslat zaměstnance na pracovní cestu. Toto právo můţe být rozděleno na právo vyslat zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu a na právo vyslat zaměstnance na zahraniční pracovní cestu. Proto je nutné myslet na takovéto situace jiţ při tvorbě směrnice, aby nedocházelo následně ke kříţení kompetencí. V tomto bodě mohou být uvedeny i povinnosti zaměstnance vzhledem k dokumentům vázaných na pracovní cestu (cestovní příkaz), zda má povinnost vyplnit dokumenty před nebo po vykonání pracovní cesty a dále zde můţe být uvedeno v jakém rozsahu tyto dokumenty vyplňuje. Důleţitým faktem je i pravděpodobnost, ţe pracovník který má konat pracovní cestu náhle onemocní, nebo se vyskytne jiná překáţka, která mu bude bránit vykonat pracovní cestu v tomto případě je dobré uvést způsob výběru náhradníka, který vykoná pracovní cestu místo původního zaměstnance (to v případě ţe nezáleţí na konkrétní osobě konající pracovní cestu). V případě, ţe zaměstnanec pouţije vlastní vozidlo, je nutné, aby před započetím pracovní cesty předloţil potřebné dokumenty k tomuto vozidlu (např. technický průkaz, doklad o pojištění). 48

Obrázek č. 1: Cestovní příkaz pro tuzemskou pracovní cestu Pramen: Cestovní příkaz. Web www.julda.cz [online] [cit. 2010-02-10]. <http://www.julda.cz/wp-content/uploads/2009/06/cestovni-prikaz.pdf> Dostupný na WWW: 49

Obrázek č. 2: Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu Pramen: Formulář - Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cesty. Vysoká škola ekonomická v Praze [online] [cit. 2010-02-12]. Dostupný na WWW: <http://www.vse.cz/download/?id=232&cat=31&lang=cz > Pátý bod obsahuje výčet všech moţných náhrad, které můţe zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout při konání pracovní cesty. Jedná se tedy o náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů, nutných vedlejších výdajů. Tyto náhrady jsou rozčleněny na tuzemské a zahraniční pracovní cesty. Zaměstnavatel můţe v tomto bodě uvést i výši kapesného, pokud jej vůbec poskytuje. 50

V dalších bodech jsou přesně vymezeny ustanovení týkající se jednotlivých náhrad. Tj. pro náhradu jízdních výdajů zde uvede firma jakým způsobem tvoří náhradu jízdních výdajů při pouţití prostředku hromadné dopravy, při pouţití firemního vozidla (v tomto případě nemá zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů) nebo při pouţití soukromého vozidla zaměstnance. Dále jakým způsobem se budou řešit případy, kdy zaměstnanec chce zvolit místo firemního vozidla své soukromé vozidlo, nebo zda má zaměstnanec nárok na proplacení silniční daně při pouţití nefiremního vozidla, které je evidováno jako obchodní majetek jiné osoby. Je dobré zde uvést i to, zda má zaměstnanec nárok na proplacení dálniční známky, v případě, ţe pouţije své soukromé vozidlo na ţádost zaměstnavatele, a to v případě, ţe nevlastní dálniční známku. Pokud vlastní dálniční známku, má nárok na proplacení části ceny této známky, v tom případě, ţe bude konat pracovní cestu po dálnici? Jakým způsobem se bude řešit problém, kdy firemní vozidlo nebude k dispozici a zaměstnanec odmítne pouţít svůj soukromý vůz zda bude muset firma uzavřít smlouvu o zapůjčení vozidla, nebo jak bude vůbec řešit tuto situaci. Povoluje firma zaměstnanci pouţít soukromé vozidlo s alternativními zdroji? Firma zde můţe uvést i kategorie tříd při pouţití prostředku hromadné dálkové dopravy, které proplácí či naopak neproplácí např. firma uvede, ţe proplácí jízdné pouze ve 2. třídě při pouţití vlakové přepravy, nebo naopak proplácí i jízdné (respektive letenku) v 1. třídě při pouţití letecké dopravy. Podnik v tomto bodě stanoví i způsoby výpočtu náhrad, způsob zaokrouhlování. Můţe zde uvést i jednotlivé sazby (případně je uvede v příloze k této směrnici). Důleţitou součástí jsou i dokumenty o nákupu pohonných hmot, nebo dokumenty související s platbou parkovného (to je bráno spíše jako nutný vedlejší výdaj). Dalším bodem směrnice jsou náklady na ubytování. Zaměstnanec má sice nárok na úhradu nákladů spojených s ubytováním v plné výši, ale to neznamená, ţe se ubytuje v nejdraţším hotelu. Podnik zde můţe přikázat povinnost zaměstnance chovat se hospodárně a stanovit maximální částku, kterou můţe zaplatit za ubytování. Ta sice není právně závazná pro zaměstnance, ale můţe mu pomoci orientačně. 83 Podnik můţe stanovit zaměstnanci, aby dbal na to, aby na příslušném dokladu za ubytování byly uvedeny i všechny sluţby související s ubytováním (tím se podnik chrání aby zaměstnanec nepoţadovat po ubytovacím zařízení nadstandardní péči). 83 Pokud zaměstnanec při konání pracovních cest neustále porušuje maximální částku za ubytování, i kdyţ se obecně ví, ţe v daném místě je vícero hotelů či zařízení, které poskytují ubytovací sluţby ve srovnatelné kvalitě za niţší cenu, můţe zřejmě očekávat jisté finanční dopady na svůj plat či mzdu. 51

Tvůrce směrnice nesmí opomenout stanovit nutné vedlejší výdaje, které souvisejí bezprostředně s konáním pracovní cesty. Pokud zaměstnanec koná pracovní cesty často vlakem, můţe mu zaměstnavatel např. přispět na nákup reţijní karty či obdobné časově dlouhodobé jízdenky, která zakládá výhodnější cenový tarif. Dále se můţe jednat o karty, které zakládají výhodnější cenový tarif pro ubytovací sluţby. Podnik můţe také stanovit povinnost zaměstnanci, aby se nechal před konáním pracovní cesty pojistit placené pojistné je bráno jako nutný vedlejší výdaj hrazený zaměstnavatelem, protoţe pro zaměstnance obecně taková povinnost ze zákoníku práce nevyplývá. Nutno podotknout, ţe se pojištění bude vztahovat spíše na zahraniční pracovní cesty, neţ-li na tuzemské. Také je dobré zde upřesnit, jestli výdaje za pohoštění jiné osoby (např. obchodního partnera) anebo poskytnutí darů jsou brány jako nutné vedlejší výdaje a zda budou hrazeny zaměstnavatelem či nikoliv. Tvůrce směrnice musí jiţ dopředu počítat se situacemi, které mohou účastníka pracovní cesty potkat, a na které bude muset vynaloţit finanční prostředky např. pokud se zaměstnanec účastní veletrhu, mohou mu vzniknout náklady na nákup vstupenky nebo nějaké literatury, popřípadě propagačních materiálů, které nejsou poskytovány zdarma. Ustanovení týkající se nutných vedlejších výdajů souvisí tedy také někdy s cílem pracovní cesty. Jiná ustanovení se mohou týkat výdajů, které jsou velmi pravděpodobné při konání pracovních cest s pomocí motorových vozidel parkovné. Dalším bodem směrnice je stanovení stravovacích výdajů. V této části směrnice zaměstnavatel uvede, v jakém případě zaměstnanci náleţí stravné, podle jakého časového rozmezí se stravné stanovuje, v jaké výši probíhá krácení (krátí-li vůbec zaměstnavatel zaměstnanci stravné). Je nutné stanovit i to, co je chápáno jako poskytnutí bezplatného stravování pro účely krácení stravného (definici bezplatného stravování můţeme uvést i v druhém bodě základní pojmy). Stravné se samozřejmě stanoví zvlášť pro tuzemské a zahraniční pracovní cesty. Především je nutné stanovit způsob převádění doby pracovní cesty zahraniční a tuzemské pracovní cesty, z toho hlediska, kdy zaměstnanec nemá vůbec nárok na zahraniční stravné i kdyţ vykonal zahraniční pracovní cestu. Zde, případně v příloze, můţeme stanovit výši sazeb tuzemského a zahraničního stravného. Pokud jsme nestanovili v pátém bodě výši kapesného, můţeme to udělat zde (výše kapesného závisí na výši zahraničního stravného). V desátém bodě směrnice ošetří zaměstnavatel způsob vyplácení zálohy, jak na tuzemskou, tak na zahraniční pracovní cestu (v případě, ţe se nedohodl se zaměstnanci, ţe se záloha 52

vyplácet nebude). Na základě cestovních nákladů z minulého roku stanoví podnik výši zálohy. Tuto zálohu bude kalkulovat zvlášť pro tuzemskou a zahraniční pracovní cestu. V této výši podnik zohlední především délku trvání pracovní doby, vzdálenost, předpokládané nutné vedlejší výdaje a v případě zahraniční pracovní cesty i výši kapesného (pokud jej svému zaměstnanci poskytuje). Dále to, zda je moţné poskytnout zálohu na zahraniční stravné v jiné měně, neţ-li v měně kterou stanovuje příslušná vyhláška, a také to jak se tato částka přepočítá (a jakým kurzem). Je nutné uvést i dobu, do které musí zaměstnanec předloţit potřebné dokumenty k vyúčtování cestovních náhrad. Podnik stanoví i měnu, kterou poskytne zaměstnanci v případě, ţe záloha byla poskytnuta v niţší hodnotě, neţ-li činí právo zaměstnance, a naopak měnu, kterou musí zaměstnanec vrátit, v případě ţe obdrţel vyšší zálohu, neţ-li činil jeho skutečný nárok. Podnik se můţe rozhodnout, ţe osobám které mají pracovněprávní vztah zaloţený na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytne buďto stejné náhrady jako svým kmenovým zaměstnancům, jiné anebo ţádné. V druhém případě můţe podnik v následující části směrnice vymezit v jaké výši bude náhrady poskytovat a za jakých podmínek. Jedná se o podobná ustanovení jako pro kmenové zaměstnance, avšak s určitými odchylkami. I zde bude podnik kalkulovat v jaké výši poskytne náhrady, jakou výši zálohy poskytne, jak tuto zálohu stanoví, apod. Případně zde můţe být uvedeno, ţe je moţné se s danou osobou dohodnout na tom, ţe nebude trvat na ţádných cestovních náhradách, v případě, ţe cena za poskytnutou sluţbu bude navýšena o určitou paušální náhradu. Dvanáctý bod směrnice bude obsahovat ustanovení týkající se cestovních náhrad poskytnutých podle mezinárodní smlouvy nebo na základě dohody o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem. Ve středně velkém podniku je určitá pravděpodobnost, ţe by mohla nastat i takováto situace. Je tedy dobré na ni ve směrnici reagovat příslušným ustanovením, ve kterém podnik stanoví základní nároky zaměstnanců dle zákoníku práce. Pokud podnik stanoví náhradu cestovních výdajů formou paušalizace, můţeme tuto uvést jako třináctý bod směrnice. Podnik musí uvést, zda se jedná o měsíční či denní paušalizaci, přesně které druhy cestovních náhrad paušál zahrnuje, zda se týkají jednotlivců nebo skupin pracovníků, dále způsoby krácení paušálu. Paušál musí být vypracován na základě podrobné kalkulace, nejlépe písemně. Náklady ze kterých se paušál počítá mohou být jak skutečné, tak 53

předpokládané. Důleţitým aspektem při tvorbě paušálu je vzít v potaz, zda poskytuje podnik náhrady vyšší, neţ udává zákoník práce v tomto případě musí podnik rozdělit paušál na daňově uznatelné a daňově neuznatelné výdaje. Musí sledovat ceny jízdného a ostatních nákladů, které obsahuje daný paušál a pravidelně tento paušál aktualizovat, proto je dobré zde uvést i dobu, po kterou paušál platí a rozhodnou dobu aktualizace paušálu. V posledním bodě směrnice uvede podnik závěrečná ustanovení, které mají znak především administrativního charakteru, jako např. zda má zaměstnanec povinnost informovat svého nadřízeného o průběhu pracovní cesty (a jakým způsobem), jak má postupovat v případě, ţe se stane během cesty neočekávaná událost, která znemoţní pokračování cesty (např. nehoda) apod. Dále zde mohou být uvedeny způsoby zaokrouhlování, nebo jestli můţe zaměstnanec přerušit pracovní cestu bez souhlasu svého nadřízeného, jestli můţe vykázat vícero pracovních cest na jeden cestovní příkaz, jakým způsobem se provádí likvidace a vyúčtování pracovní cesty (jakým způsobem pro tuzemské a jakým způsobem pro zahraniční pracovní cesty), komu toto vyúčtování musí zaměstnanec předloţit a především datum účinnosti tohoto interního předpisu. 54

Obrázek č. 3: Vyúčtování zahraniční pracovní cesty Pramen: Formulář - Vyúčtování zahraniční pracovní cesty. Vysoká škola ekonomická v Praze [online] [cit. 2010-02-12]. Dostupný na WWW: <http://www.vse.cz/download/?id=232&cat=31&lang=cz > 7.2.2 Metodika sestavení dílčích výdajových poloţek Dříve neţ sestavím kompletní interní směrnici pro účely cestovních náhrad, ukáţu postup při sestrojování dílčích výdajových poloţek, které jsou součástí interní směrnice. Jedná se o to, jakým způsobem podnik dospěje k určitým hodnotám uvedených v interní směrnici. 55