Úprava textu Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Pro přehlednost je potřeba text v jakémkoliv dokumentu upravovat. Používáme vhodné členění do odstavců, různé způsoby zvýrazňování textu, velikost a řez písma a podobně. Zvýrazňování textu Důležité části textu lze zvýraznit následujícím způsobem: umístěním na samostatný řádek změnou řezu písma (tučný tisk, kurzíva) podtržením změnou velikosti písma změnou druhu (fontu) písma psaním verzálkami (velkými písmeny) vložením do uvozovek proložením Různé způsoby zvýraznění je možno kombinovat. V jednom dokumentu však kombinujeme pouze omezené množství způsobů zvýraznění. Dokument není přehledem všech způsobů zvýrazňování. Členící znaménka připojená před/za zvýrazněný text se do zvýraznění zahrnují.
Umístění na samostatný řádek Zvýrazněný text lze umístit na samostatný řádek od levé svislice, od zarážky nebo na horizontální střed řádku; od předcházejícího a následujícího textu se oddělí prázdným řádkem. Příklad: V letošním roce zahajujeme výrobu nových typů ručních obráběcích strojů. Můžeme Vám nabídnout: brusky úhlové, příklepové vrtačky a horní ruční frézky. Podrobnější informace o jednotlivých strojích naleznete v přiloženém katalogu. Změna řezu písma, podtržení (tučný tisk, kurzíva) Podtrhává se podtrhávací čarou (využívají se automatické funkce textových editorů a elektronických psacích strojů). Víceslovný zvýrazněný text nebo celá věta se podtrhávají souvisle. Při podtrhávání souvislou čarou je nutno víceslovný zvýrazněný text podtrhnout
včetně mezer mezi slovy, tedy nikoliv každé slovo podtrhnout zvlášť. Podtrhává se též připojené dělicí znaménko. Příklad 1: správné podtržení Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Příklad 2: nesprávné podtržení Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Zvýrazňování části textu tučným tiskem nebo kurzívou je záležitostí převážně počítačovou, i když některé elektronické psací stroje mají i tuto funkci.
Příklad: Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. V obchodních dopisech se nedoporučuje používat více než dva druhy zvýraznění. Změna velikosti nebo druhu písma V textových editorech lze využít širokou škálu velikosti a druhů (fontů) písma. V jedné písemnosti by však neměly být uplatněny více než tři druhy.
Příklad: Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Společnost AQUA hledá finanční účetní s praxí. Psaní velkými písmeny (verzálkami), vložení do uvozovek U textových editorů se využívá různých funkcí. (Při zapnutí klávesy CapsLock se na číselné řadě píší velká písmena s diakritickými znaménky.) Tímto způsobem lze napsat i písmeno Ů. Uživatelé nižších verzí WINDOWS jsou nuceni využít funkce pro vkládání symbolů. Pro psací stroje platí, že velká písmena s diakritickými znaménky je nutno rozkládat. Kroužek nad velkým Ů se nahrazuje tečkou nebo na některých elektronických strojích značkou pro stupeň.
Příklad: Nabídky zasílejte do inzerce MF DNES pod značkou PRŮHONICE 151. Prokládání Prokládá se písmeno "ch" a připojená interpunkční znaménka. Neprokládají se čísla a iniciálové zkratky. Mezi dvěma proloženými slovy nebo mezi slovem proloženým a neproloženými jsou tři mezery. V textovém editoru se používá automatická funkce Proložení znaků, zvětšené mezery mezi slovy se tvoří automaticky. Jestliže textový editor nedisponuje funkcí Proložení znaků, je třeba vkládat pevné mezery. Příklad: Hledáme obchodního zástupce pro oblast C h e b, T a c h o v. Nástup od 1. října t. r.
Členění textů a označování jejich částí Delší texty získávají na přehlednosti členěním na odstavce, uváděním výčtů a rozdělením na oddíly a pododdíly. Odstavce Výčty Označování částí textu Úprava nadpisů Dílčí nadpisy ZMĚNA (v textu) Odstavce V běžné obchodní a úřední korespondenci začíná první řádek odstavce od levé svislice. V osobních dopisech a v některých písemnostech zvláštního charakteru se první řádky odstavců mohou odrážet od levé svislice, zpravidla o 5 úhozů. V textových editorech nepoužívejte při odrážení odstavců mezerník! K tomuto účelu může posloužit klávesa Tabulátor (hned nad klávesou CapsLock) nebo
odsazení prvního řádku odstavce (Formát - Odstavec - Odsazení - zleva), což je správný způsob práce s textovým editorem. Při jednoduchém řádkování a při řádkování 1,5 se mezi odstavci řádkuje dvakrát. V textových editorech lze pouze zvětšit meziodstavcové mezery na 12 bodů, což odpovídá velikosti 1 řádku. Podle potřeby je možné nastavit i jinou velikost meziodstavcové mezery. Při dvojitém řádkování se mezi odstavci řádkuje jedenkrát. Nové odstavce se zpravidla odsazují v prvním řádku na 1,25 cm. Výčty Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným řádkem. Odrážky se umísťují od levé svislice, od odstavce, na střed řádku apod., jednotlivé body se označují arabskými nebo římskými číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými značkami. Pokud je za odrážkou text delší než jeden řádek, nastaví se i umístění začátku dalších řádků. Tyto řádky začínají zpravidla ve stejném místě jako text prvního řádku za odrážkou. Jednotlivé body, které obsahují více řádků, se potom oddělují prázdným řádkem. Pokud je to potřeba, používáme víceúrovňové odrážky, zpravidla číslované. Většinou se používají při úpravě obsahu knihy.
Na konci jednotlivých řádků ve výčtech děláme čárku (případně středník) a na konci posledního řádku děláme tečku. V případě, kdy jsou jednotlivé body výčtu dostatečně graficky odděleny, nemusí se na konci řádku dělat žádné interpunkční znaménko. Pokud jsou ve výčtech věty, které začínají velkým písmenem, děláme na konci každého řádku tečku. Příklad 1: Střední technická škola hl. m. Prahy otevírá tyto obory: 1. elektronické počítačové systémy, 2. hotelnictví a turismus, 3. management obchodu a služeb, 4. nábytkářství, 5. oděvnictví.
Příklad 2: V zimní kolekci nabízíme: - dámské zimní kabáty dlouhé a kožené bundy s kapucí v barvě černé a hnědé, velikost 36-46; - pánské svetry - různé vzory, materiál 100% akryl, barva camel a černá, velikost M - XXL. Příklad 3: S výraznými slevami nabízíme značkové domácí spotřebiče: multifunkční sporáky mikrovlnné trouby vysavače
Označování částí textu Text můžeme označovat těmito způsoby: Číselné označování částí textu Odkazy na čísla oddílů a pododdílů Abecedně-číselné označování částí textu Číselné označování částí textu Způsob označování části textů stanoví norma ČSN ISO 2145 "Dokumentace - číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů". Delší texty se podle obsahu dělí na oddíly a pododdíly. Toto označení zahrnuje všechny druhy částí textu, a to hlavní kapitoly, podkapitoly, oddíly, pododdíly a odstavce. Úprava se řídí těmito zásadami: části textu se označují údaji složenými z arabských číslic, které se člení tečkami; uvnitř údaje se za tečkou mezera nedělá; číslování na každém stupni začíná jedničkou, k označení případné předmluvy nebo úvodu se na každém stupni používá nula; čísla se vyslovují jako číslovky základní (např. deset tři jedna); na konci číselného výrazu se tečka nepíše; mezi číslem a textem se dělají dvě mezery (v textovém editoru se doporučuje mezi číslo a text vložit pevnou mezeru);
slovní text se v přehledu nebo obsahu píše od jednotné levé svislice se zřetelem k nejdelšímu číselnému označení. Příklad: 0 Úvod 1 Psací stroje 1.1 Rozdělení 1.1.1 Podle pohonu 1.1.1.1 Ruční 1.1.1.2 Elektrické 1.1.1.3 Elektronické 1.1.2 Podle účelu použití 1.1.2.1 Kancelářské 1.1.2.2 Přenosné 1.1.2.3 Speciální 1.1.2.4 Slepecké 2 Rozmnožovací stroje 2.1 Ofsetové rozmnožovací stroje 2.2 Osvitové rozmnožovací stroje 3 Kopírovací stroje 3.1 Analogové kopírovací stroje 3.2 Digitální kopírovací stroj
Odkazy na čísla oddílů a pododdílů v textu. Příklad: V odstavci 5.1 viz 9.2 3. odstavec v 1.2.2.1 Abecedně-číselné označování částí textu Při využití velkých a malých písmen, římských a arabských číslic se používá tato posloupnost: velká písmena, římské číslice, arabské číslice, malá písmena. Lze použít pouze arabské číslice, pouze malá písmena apod. Je však třeba dodržet uvedenou posloupnost a řídit se těmito zásadami: za velká písmena, za římské a arabské číslice náleží tečka; za malá písmena se připojují závorky (okrouhlé nebo rovné); za tečkou a za závorkou se vynechává jedna mezera; (V textovém editoru se využívá funkce pro automatické odrážky a číslování s možností tvorby vlastních číslovaných přehledů.) k označení se nepoužívá "ch"; lze použít též označení aa), ab), ac), atd. číslice se čtou jako číslovky řadové (za prvé, za druhé);
v obsahu nebo přehledu se text řadí od levé svislice se zřetelem k nejdelšímu označení. Příklad: A. Rozdělení psacích strojů I. Podle pohonu 1. Mechanické psací stroje 2. Elektrické psací stroje a) elektromechanické b) elektronické Úprava nadpisů Nadpisy větších částí textu se od předcházejícího textu oddělují dvěma prázdnými řádky, od následujícího textu jedním prázdným řádkem. V textových editorech lze řádkové rozteče pouze zvětšit, nad nadpis náleží mezera větší než pod nadpis. Uživatelé textového editoru Word používají meziodstavcové mezery ve stylech nadpisů.
Nadpis lze zvýraznit různým způsobem - verzálkami, podtržením, tučným tiskem, velikostí písma. Nadpisy na stejné úrovni se zvýrazňují stejně. Podtrhává se text, nikoliv číselné nebo abecední označení. Číselně nebo abecedně označené nadpisy začínají od stejné svislice jako text oddílů. Další řádky víceřádkových nadpisů začínají od nové svislice. Neoznačené nadpisy lze umístit na střed. Příklad: 1 ZPRACOVÁNÍ A DOPRAVA LISTOVNÍCH ZÁSILEK, AUTOMATICKÉ LINKY NA TŘÍDĚNÍ POŠTOVNÍCH OBÁLEK 1.1 Otvírače obálek K rychlé manipulaci s poštovními zásilkami patří automatické otevírání obálek. Ruční otvírače nejsou nákladné, elektrické modely jsou určeny pro velká poštovní oddělení. 1.2 Uzavírače obálek Odbavování listovních zásilek zrychlují uzavírače obálek.
Dílčí nadpisy Číselně ani abecedně neoznačené dílčí nadpisy se mohou psát na začátek odstavce, zvýraznit a ukončit tečkou. Text pak následuje bezprostředně za nadpisem. Příklad: Nabídka seminářů Tvorba obchodních dopisů na počítači. Určeno pro všechny, kteří chtějí přejít ve výuce z psacích strojů na počítače. Elektronická pošta. Seminář pro začátečníky v návaznosti na nové osnovy. Jak psát e-mailové zprávy, používání Outlooku, vedení adresáře atd.
Textový sloupec Papír a formáty papíru Okraje písemností a řádkové rozteče Velikosti a druhy písma Nahrazování znaků, jež nejsou obsaženy v klávesnici Mezery (Shrnutí pravidel o mezerách) Poznámky pod čarou Číslování tabulek a obrázků Číslování stránek Papír a formáty papíru Pro obchodní a úřední písemnosti se používají listy papíru formátu A4 (210 mm x 297 mm). Hromadné zprávy (zápisy, návrhy k vyjádření apod.) se rozesílají bez průvodního dopisu, tj. jen s adresou a odvolacími údaji na papíru formátu 1/3 A4. Pokud to dovoluje kvalita papíru, lze psát nebo tisknout oboustranně. Pokračování dopisu se však zpravidla píše na další list. (Zejména na PC.)
Okraje písemností a řádkové rozteče Levý a pravý okraj všech písemností je zásadně vždy stejně široký, zpravidla 25 mm; nesmí být užší než 20 mm. Na předtištěných dopisních papírech se okraj textového sloupce řídí předtiskem. Za základní se považuje řádkování jednoduché. Jedna řádková rozteč má šířku 1/6 palce = 4,23 mm. Pro písemnosti s většími nároky na přehlednost lze zvolit řádkování 1,5 nebo řádkování dvojité. Meziodstavcové mezery jsou stejné jako u odstavců v kterémkoli jiném textu. V textovém editoru se řádkové rozteče upravují automaticky podle zvolené velikosti písma. Velikosti a druhy písma V textových editorech se nemají psát dopisy a jiné obchodní a úřední písemnosti písmem menším než 10 bodů. Doporučuje se používat písmo stojaté a kurzívou pouze zvýraznit krátké úseky textu. V dopisech vkládaných do okénkové obálky je potřebná velikost písma 12 bodů kvůli požadavkům České pošty na psaní adres. Na psacím stroji se za základní považuje znaková rozteč 2,54 mm (= 1 desetina palce). Označuje se číslem 10. Tuto velikost má např. písmo pica. Tato velikost se
shoduje s velikostí neproporcionálního písma (např. Courier) 12 bodů v textových editorech. Nahrazování znaků, jež nejsou obsaženy v klávesnici V textových editorech se používá zásoba symbolů, kód značky nebo lze znak vytvořit. Původní 8bitový kód ASCII [aski] - American Standard Code for Information Interchange byl určen pro angličtinu. Obsahoval kódy pro písmena latinské abecedy a značky. Na něm je založen kód ANSI, zpracovaný pro většinu evropských jazyků. Nyní se začíná používat 16bitový kód Unicode, který zahrnuje všechna písmena, znaky a značky užívané na celém světě. (Při užívání kódu je nutno použít numerickou klávesnici.) Na psacím stroji lze některá písmena nebo diakritická znaménka používaná v cizích jazycích nahradit např. takto: ä, ö, ü lze psát jako ae, oe, ue; nebo se trema (dvě tečky nad samohláskou) nahradí uvozovkami. Francouzské ç je možné napsat kombinací písmene c a interpunkční čárky. V ostatních případech je nutno interpunkční znaménko dopsat ručně.
Mezery (shrnutí pravidel o mezerách) Za vypsaným slovem, zkratkou, značkou, číslem nebo členícím znaménkem následuje mezera. Mezera se však nedělá: za tečkou - při číselném označování částí textu (2.1.3) nebo v peněžních částkách (Kč 11.000), v datech (19.08.2003), v e-mailových a webových adresách (leos.mares@seznam.cz, http://www.nuov.cz); za čárkou - k vyznačení desetinných míst (210,5 mm); za dvojtečkou - při psaní časových údajů (10:30) nebo ve webových adresách (viz výše); před/za spojovníkem (2000-05-17; česko-polský); před/za lomítkem (100 km/h); následuje-li více členících znamének za sebou (Smetanova "Má vlast"); za znaménky +, -, vyznačují-li hodnotu čísla (+5 C); při psaní samostatných výše položených značek neboli horních indexů (m 3, 5 2, disketa 3,5"); při psaní dolních indexů (H 2 O); při vyplňování rubrik, je-li nedostatek místa. Poznámky pod čarou V mnohastránkových dokumentech se poznámky pod čarou číslují v celém textu průběžně výše položenými arabskými číslicemi. Při maximálně třech poznámkách lze použít též hvězdičky. Příslušné poznámky se uvádějí
dole na stránce pod čarou (10 podtrhávacích čárek, příp. spojovníků). Nad čarou a pod čarou se řádkuje 1krát. Poznámka se označí odpovídajícím číslem nebo hvězdičkou. Na neúplných stránkách je poznámka pod čarou také až na patě stránky. U textových editorů lze využít funkci Poznámka pod čarou. Podle nás je využití této funkce naprosto nezbytné. Rozhodně nepřichází v úvahu provádět 10 spojovníků, o podtrhávacích čárkách ani nemluvě. Funkce čísluje a upravuje poznámky pod čarou automaticky. Příklad: Práce s tiskárnami může být mnohem komplikovanější než lovení zatoulaného křečka zpod kuchyňské linky. 1) Při práci s Windows proto raději používejte tlačítko Nápovědy ve všech dialogových oknech. 1) Rathbone: Windows pro Dummies
Ve vícestránkových dokumentech se tabulky a obrázky číslují průběžně v celém dokumentu. Příklad: Tabulka 5, obrázek 3 tab. 1, obr. 3 Číslování stránek Stránky se, kromě první stránky nebo úvodních stránek, průběžně číslují arabskými číslicemi v záhlaví nebo v zápatí stránky, na horizontálním středu nebo na vnějších nebo vnitřních okrajích textového sloupce. V textovém editoru je třeba využít funkce pro vložení čísel stránek a možnosti úpravy jejich formátu. Jestliže je úvodních stránek několik, je třeba využít funkce pro zalomení oddílu.
Vzory různých způsobů číslování stránek: Příklad: 3 3 3 3
Úprava textu Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Levová, J. Slavíčková, M. Valešová, I., Praha, NÚOV STÚ Pojmy PEK, NÚOV STÚ Technika administrativy 2, Kroužek, J., Novák, J.