Dodatečné informace k výběrovému řízení Tlumočnické a překladatelské služby související s implementací Operačního programu Doprava a s přípravou nového programového období Prodloužení lhůty pro podání nabídek: Lhůta pro podání nabídek se prodlužuje do 9. 3. 2011 10 hod. Stanovení max. počtu tlumočení v zahraničí: Po celou dobu smluvního plnění se bude jednat o max. 9 zpátečních cest (letenek), s 1 ubytovací nocí, max. 2 denní jednání, místo konání vždy v Bruselu. Požadavek zadavatele na zajištění tlumočení bude v tomto případě poskytovateli oznámen vždy min. 1 týden před konáním. Uvedené hodnoty jsou stanoveny jako maximální a nebudou po dobu smluvního plnění překročeny. Ke způsobu hodnocení nabídek (čl. 10 zadání): Nad rámec žádostí o dodatečné informace zadavatel k čl. 10 zadání (Vyhodnocení nabídek hodnotící kritéria) doplňuje, že bude hodnocena výše celkové nabídkové ceny s DPH. Zodpovězeno dne 23. 2. 2011: 1. V kapitole 7. zadávací dokumentace, článek 3 týkající se členů týmu zadavatele je uvedeno, ze tým musí mít minimálně 5 členů, z toho 2 tlumočníky a 3 překladatele. Je tím myšleno 5 členů týmu pro anglický jazyk a 5 členů pro francouzský? Pokud má mít celý tým 5 členů, v jakém poměru mají být zastoupeni angličtináři a francouzštináři? Zadavatel v zadání požaduje, aby byl tým uchazeče složen min. z 5 členů (tzn. uchazeč může navrhnout i vyšší počet členů týmu dle svého uvážení). Z uvedených min. 5 členů musí být alespoň 2 tlumočníci a 3 překladatelé. Pokud jde o jazykovou vybavenost členů týmu, zadavatel požaduje znalost francouzštiny požadované úrovně pouze u 1 tlumočníka (zbývající členové týmu musí mít znalost AJ požadované úrovně). Všechny výše uvedené požadavky jsou stanoveny jako minimální, uchazeč je tedy oprávněn v rámci své nabídky rozšířit jak počet členů týmu, tak i jejich jazykovou vybavenost (příp. vyšší úroveň). 2. Dále se chci ujistit, že překladatelské zkoušky na úrovni C2 vyžadujete u minimálně jednoho angličtináře a jednoho francouzštináře. Pro další angličtináře je to zkouška C1 a pro další francouzštináře tato zkouška není podmínkou. Překladatelské zkoušky na úrovni C2 jsou v souladu se zadáním požadovány min. u 1 tlumočníka z AJ a min. u 1 tlumočníka z FJ. Pro všechny ostatní členy týmu je požadována znalost AJ na úrovni C1 (bez ohledu na pozici tlumočník/překladatel). Pokud bude mít uchazeč ve svém týmu 1 tlumočníka z AJ, dalšího tlumočníka z FJ (oboje úroveň C2) a zbývající tři členové týmu budou mít znalost AJ na úrovni C1, je tento požadavek splněn. 1
Opět platí výše uvedené, tzn. že požadavky zadavatele jsou stanoveny jako minimální a uchazeč je oprávněn v rámci své nabídky svůj tým jakkoli rozšířit (požadavek na kvalifikaci bude splněn, jakmile uchazeč doloží požadovanou kvalifikaci dle stanoveného minima). 3. V článku III. smlouvy, odstavec 15 je uvedeno, že náklady spojené s jednáním mimo sídlo zadavatele (dále rozvedeno v článku V. odstavec 3 jako náklady na ubytování, cestovní výdaje včetně zahraničních cest atd.) nese dodavatel. V této souvislosti bych se chtěla zeptat, kolik jednání v zahraničí, případně v ČR mimo Prahu předpokládáte? Kolik takových jednání a v jaké délce bylo v minulém období (např. v období 1 roku)? Zadavatel předpokládá po celou dobu plnění smlouvy 45 jednání (z toho 15 půldenních a 30 celodenních). Z tohoto celkového počtu zadavatel předpokládá, že se jich 45% uskuteční v Praze, 35% mimo Prahu (v ČR) a 20% v zahraničí. Zadavatel však výslovně upozorňuje, že výše uvedené údaje jsou pouze orientační a mohou být jakkoli měněny (v závislosti na skutečných potřebách zadavatele či v závislosti na budoucím vývoji, který zadavatel nemůže v době konání výběrového řízení předvídat ani ovlivnit). Uvedené údaje jsou pak odhadem založeným na zkušenosti zadavatele z minulých let. 4. V článku III. smlouvy, odstavec 4 je uvedeno, že lhůta pro poskytnutí služby se odvíjí od rozsahu požadovaného překladu. Jaká jsou kriteria pro stanovení dané lhůty? Např. jaký počet stran/den? Dále bych se ráda v této souvislosti zeptala na expresní překlady (kapitola 4. ZD) - jaké procento z překladu je požadováno formou expresních překladů? Případně jak tomu bylo v minulém období? Jaký je limit (počet NS) pro expresní překlady? Je např. možné, že bude požadován překlad o rozsahu 50 NS do 24 hod? Kritéria pro stanovení dané lhůty nejsou pevně určena, zadavatel bude vycházet ze svých aktuálních potřeb. Zadavatel nepředpokládá v průběhu plnění smlouvy zadání expresního překladu v rozsahu překračujícím 20 NS do 24 hod (pevný limit stanoven není). Zadavatel vychází ze zkušeností z minulých let a očekává požadavek na zadání expresního překladu do 24 hod. v cca 25% z celkového rozsahu. Ve většině případů se jednalo o expresní překlady do max. rozsahu 9 NS. 5. V kapitole 8. ZD je uvedeno, že nabídka musí být předložena písemně a elektronicky. Co znamená elektronicky? Na CD? Datovou schránkou? Jinak? Za předložení nabídky v elektronické formě zadavatel považuje její předložení na CD. Zodpovězeno dne 24.2.2011: 6. Dodržení grafické úpravy podle editovatelné předlohy je pro nás samozřejmostí. Ze zadávací dokumentace ale nepřímo vyplývá možnost, že bychom mohli dostat podklady v needitovatelné podobě (sken, PDF) a grafickou podobu podle předlohy vlastně nově vytvářet. Může k takové situaci dojít? Pokud ano, jak často? 2
K takové situaci nemůže dojít, zadavatel bude vyžadovat dodržení grafické úpravy pouze podle editovatelné předlohy (tj. v případě zaslaných podkladů v needitovatelné podobě nebude toto zadavatelem vyžadováno). 7. Jakým způsobem budou stanovovány lhůty pro vyhotovení překladu? V zadání je to řešeno pouze obecnou formulací, že termín bude záviset především na rozsahu příslušného textu. Jde mi o to, aby nedošlo k situaci, kdy budete například překlad 50 NS požadovat do dvou dní. Můžeme potom v takovém mezním případě s ohledem na kvalitu výsledného textu jednat o prodloužení termínu konkrétní zakázky? Viz odpověď na otázku č. 4. 8. Můžete nám alespoň přibližně sdělit, jak budou procentuelně zastoupeny jednotlivé jazykové kombinace? Ze zadávací dokumentace vyplývá, že bude výrazně převažovat angličtina nad francouzštinou. Můžete poměr obou jazyků alespoň přibližně odhadnout? Budou převažovat spíše překlady do češtiny nebo spíše překlady do cizího jazyka? Můžete tento poměr alespoň přibližně předběžně odhadnout? Angličtina bude nad francouzštinou skutečně výrazně převažovat, tlumočení z/do francouzského jazyka zadavatel předpokládá na jednání Monitorovacího výboru OPD (nemůžeme však vyloučit případnou potřebu tlumočení z FJ i při jiné příležitosti či příp. požadavek na překlad z FJ, což však není v tomto okamžiku zadavateli známo). Pokud jde o poměr překladů z/do AJ, budou z cca 70% převažovat překlady z češtiny do angličtiny. Jedná se však skutečně pouze o údaj odhadovaný, čistě orientační a může být v závislosti na skutečných potřebách zadavatele či v závislosti na budoucím vývoji, který zadavatel nemůže v době konání výběrového řízení předvídat ani ovlivnit, jakkoli měněn. 9. Vzhledem k tomu, že cena za tlumočení je konečná a není možné ji navyšovat o cestovní a další výlohy, umíte odhadnout, jaká část tlumočení se bude konat mimo Prahu, případně mimo ČR? Viz odpověď na otázku č. 3. 10. Budete od nás v některých případech vyžadovat i zajištění tlumočnické techniky? Tlumočnická technika je totiž obvykle dražší (někdy i několikanásobně) než cena samotného tlumočení a její zahrnutí do finální a dále nezměnitelné ceny by tedy bylo problematické. Zadavatel zajištění tlumočnické techniky po uchazeči vyžadovat nebude. 11. Potřebujete profesní životopisy pouze u překladatelů a tlumočníků nebo i u pracovníků, kteří budou zakázku servisně zajišťovat (referentky, atd.)? V souladu s čl. 7 zadání vyžaduje zadavatel předložení strukturovaného životopisu u všech členů týmu uchazeče (min. 5), které uvede ve své nabídce a kterými bude prokazovat splnění požadované kvalifikace dle čl. 7 odst. 3 zadání. 12. Uvádíte, že reference mají být 1 900 000 Kč bez DPH za všechny reference. Znamená to, že každá jednotlivá reference má být za 1 900 000 Kč bez DPH nebo stačí, aby všechny reference v součtu daly 1 900 000 Kč? 3
Zadavatel požaduje v souladu s čl. 7 odst. 4 zadání doložení min. 3 referencí v celkovém min. rozsahu 1 900 000,- Kč bez DPH za všechny reference (tj. v součtu). 13. Spolupráce s našimi zákazníky často probíhá kontinuálně po dobu několika let. Je nějak omezena doba nebo časový interval referencí (myslím tím, zda je možné uvést např. že jsme pro zákazníka XY přeložili texty s obdobnou tematikou v letech 2007-2008)? Doba nebo časový interval referencí nijak omezen není. 14. Je možné přiložit reference od našich zákazníků i v anglickem jazyce nebo budete v takovém případě požadovat jejich soudně ověřený překlad do jazyka českého? V souladu s čl. 8 zadání je nutné předložit nabídku v českém jazyce, tj. včetně všech příloh (i referencí). Soudně ověřený překlad však není zadavatelem vyžadován. 15. Zadavatel předpokládá stejnou cenu za překlad z/do anglického a francouzského jazyka a stejnou cenu za konsekutivní a simultánní tlumočení? Ano. 16. Tlumočnickou techniku v případě simultánního tlumočení zajistí a uhradí zadavatel? Ano. 17. Dokumenty k prokázání kvalifikace stačí předložit v prosté kopii? Ano. 18. Na kterých jiných místech kromě sídla zadavatele budou jednání probíhat? V tomto okamžiku není zadavateli známo, na kterých konkrétních místech kromě Prahy budou jednání probíhat (předpokládá se však např. jednání v okolí projektů spolufinancovaných z OPD, v případě zahraničí zejm. Brusel). 19. Jednotková cena za jednání/osobu má zahrnovat veškeré náklady a výdaje, teda například i cestovní výdaje, ubytování atd. V případě zahraniční cesty, kdy by měl poskytovatel např. uhradit letenku a ubytování, by ani maximální sazba 9000 Kč / den nebyla dostačující. Můžete to prosím blíže vysvětlit? Ano, uchazeč je povinen do nabídkové ceny v souladu s čl. 8 bodem 2. (Finanční část nabídky) zadání a zejm. čl. V. odst. 3 smlouvy zahrnout veškeré náklady jím vynaložené v souvislosti s plněním předmětu zakázky. 20. Jak bude účtováno tlumočení, pokud délka jednání přesáhne 8 hodin? V souladu s čl. V. odst. 5 smlouvy bude cena za tlumočení odpovídat počtu dnů (8hod), resp. půldnů (4 hod) tlumočení, vynásobenému jednotkovou cenou poskytovatele za poskytování služeb tlumočením uvedenou v odst. 1 tohoto článku. 4
Zodpovězeno dne 28.2.2011: 21. V čl. III. odst. 15) Smlouvy MD ČR uvádí, že jednotková cena za tlumočení (za 1 tlumočníka na 1 pracovní den resp. 8 hodin), má zahrnovat veškeré administrativní a režijní náklady. Poskytovatel není oprávněn na Zadavateli požadovat proplacení jakýchkoliv nákladů nezahrnutých do výše jednotkové ceny... Do administrativních nákladů jsou v návrhu Smlouvy zahrnuty i cestovní výdaje včetně zahraničních (letenky, ubytování atd.). Zahrnutím cestovních výdajů (předem nespecifikovaných, protože neznámých), by se neadekvátně a neopodstatněně navyšovala jednotková cena za tlumočení valné většiny akcí po celé dva roky platnosti Smlouvy, (a to o nedefinovanou veličinu ceny letenek a ubytování v neurčených 20 % destinacích- Brusel, Bratislava, Madrid?) Korektní je stanovit jasnou konečnou cenu za tlumočníka za jeden pracovní den. Cestovní náhrady tlumočníci (tlumočníci s doložkou soudního tlumočníka) fakturují dle skutečnosti a známých požadavků zákazníků, a to na základě jasně specifikované objednávky. Případné cestovní náhrady za tlumočení v zahraniční se obvykle účtují ad hoc. Náklady na cestu a ubytování se domlouvají s klientem před každou zahr. cestou a klient je musí nejprve odsouhlasit. V Dodatečných informacích na podobnou otázku uvádíte, že v zahraničí proběhne zmíněných cca 20 % jednání. Můžete upřesnit destinace a počet letů a ubytovacích nocí? (Pokud nikoliv, nebudete mít pro rozhodování výběrové komise srovnatelné nabídky od poskytovatelů pro konečné rozhodnutí o vítězném uchazeči). Jak je již uvedeno výše (ot. č. 18) zadavatel předpokládá v případě zahraničních cest jejich konání zejm. v Bruselu (dle zkušeností z minulých let, kdy proběhla zahraniční jednání pouze v Bruselu, nelze však do budoucna vyloučit příp. i jinou destinaci) a vesměs se vždy jednalo o 1 ubytovací noc (např. půldenní příprava tlumočníka na jednání a následující den konání vlastního jednání a po něm v odpoledních hodinách návrat do ČR). Pokud jde o určení počtu letů, zadavatel upozorňuje, že je na zvážení poskytovatele, jaký druh dopravy zvolí (např. vlakem, autobusem, osobním vozidlem ). Z tohoto důvodu zadavatel nemůže upřesnit počet letů, ale pouze předpokládaný počet zpátečních cest, který bude odpovídat výše uvedenému odhadu cca 20 % zahraničních jednání (tj. 9 zpátečních cest), který však považujeme spíše za maximální. 22. Jsou tlumočníci/překladatelé spolupracující s uchazečem na základě živnostenského listu pro účely této VZ považováni za subdodavatele? Ano, v souladu s čl. 8 zadání je za subdodavatele považována třetí osoba, jejímž prostřednictvím uchazeč hodlá prokázat kvalifikaci v chybějícím rozsahu. Tuto skutečnost (spolu s dalšími požadavky dle zadání) je uchazeč povinen v nabídce uvést. 23. Dle čl. 10 ZD bude hodnocena výše celkové nabídkové ceny. Bude předmětem hodnocení cena s nebo bez DPH? Jak je již uvedeno výše (viz str. 1 před odpovědí na 1.ot.), bude hodnocena výše celkové nabídkové ceny s DPH. 5
24. Je předložení kopie o absolvování státní zkoušky z anglického/francouzského jazyka v rámci VŠ studia na filologické, filozofické, resp. pedagogické fakultě považováno za splnění podmínky dle čl. 7 odst. 3. a) ZD uchazeč prokáže splnění kvalifikace fotokopií dokladů/osvědčení odpovídající na úrovni C2? Je předložení kopie o absolvování zkoušky Cambridge CAE z anglického jazyka považováno za splnění podmínky dle čl. 7 odst. 3. a) ZD uchazeč prokáže splnění kvalifikace fotokopií dokladů/osvědčení odpovídající na úrovni C2? Je předložení kopie o absolvování zkoušky DALF C2 z francouzského jazyka považováno za splnění podmínky dle čl. 7 odst. 3. a) ZD uchazeč prokáže splnění kvalifikace fotokopií dokladů/osvědčení odpovídající na úrovni C2? Zadavatel v souladu s čl. 7 odst. 3 písm. a) zadání požaduje u min. 1 tlumočníka z AJ a 1 tlumočníka z FJ doložit kopii dokladů/osvědčení o překladatelské zkoušce odpovídající úrovni C2. V těchto případech zadavatel akceptuje předložení kopie dokladu o absolvování speciální státní jazykové zkoušky překladatelské či tlumočnické (AJ a FJ), popř. kopii dokladu (VŠ diplomu/vysvědčení o státní závěrečné zkoušce) v oboru překladatelství, resp. tlumočnictví anglického, resp. francouzského jazyka. Pro všechny ostatní členy týmu je požadována znalost AJ na min. úrovni C1 (zde již zadavatel nepožaduje zkoušky překladatelské, postačí jakékoli zkoušky odpovídající úrovni C1, tj. např. absolvování zmiňovaných zkoušek Cambridge CAE). Všechny výše uvedené požadavky jsou stanoveny jako minimální, uchazeč je tedy oprávněn v rámci své nabídky předložit i vyšší úroveň jazykové vybavenosti členů týmu. Zodpovězeno dne 1.3.2011: 25. Dle ZD (pozn. pod čarou 2 str. 3) se expresním překladem rozumí překlad požadovaný zadavatelem ve lhůtě kratší než 24 hod. Prosíme o upřesnění, zda se do doby dodání započítává i víkend a dny pracovního klidu. Ne, víkend ani dny pracovního klidu se do doby dodání nezapočítávají. 26. Prohlášení dle ZD čl. 7. odst. 2 požaduje zadavatel i od subdodavatele. Postačí předložení kopie tohoto prohlášení? V originálu nabídky je nutné předložit uvedené čestné prohlášení jak uchazeče, tak i subdodavatele (stejně jako všechna ostatní čestná prohlášení) podepsané vlastnoručním podpisem oprávněnou osobou (tj. osobou jednající jménem či za uchazeče/subdodavatele dle obchodního rejstříku či jiné evidence, příp. osobou zmocněnou v tom případě musí být plná moc této osoby součástí nabídky). V případě kopií nabídky postačí předložení kopií těchto čestných prohlášení. 27. Bude otevírání nabídek veřejné? Pokud ano, kde a kdy se uskuteční? Vzhledem k tomu, že se jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu, která nespadá do působnosti zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, nebude otevírání obálek s nabídkami veřejné. 28. Je nutné překládat do češtiny i VŠ diplomy vystavené v latině? 6
Viz odpověď na ot. č. 14 (nabídka musí být předložena v českém jazyce a to včetně všech příloh, tzn. je nutné zajistit překlad z jakéhokoli cizího jazyka do češtiny). 29. Postačuje jako fotokopie výpisu z obchodního rejstříku, resp. dokladu prokazujícího příslušné živnostenské oprávnění kopie výpisu z databáze Ministerstva spravedlnosti, resp. Ministerstva průmyslu a obchodu dostupných na www.justice.cz, resp. www.rzp.cz? Ne, výpisy získané prostřednictvím internetu zadavateli nepostačují. Zodpovězeno dne 2.3.2011: 30. Čestná prohlášení - jsou všechna uvedená čestná prohlášení požadována od všech členů teamu? Pokud ano, má každý člen podepisovat prohlášení samostatná nebo jedno společné? V souladu se zadáním požaduje zadavatel předložení čestných prohlášení po uchazeči, resp. subdodavateli. Postačí tedy, pokud podepíše uvedená čestná prohlášení osoba oprávněná jednat jménem/za uchazeče (resp. subdodavatele). 31. Čestné prohlášení o realizovaných zakázkách - předkládá se jedno společné za team s upřesněním, kteří členové realizovali které zakázky, nebo má předložit každý člen samostatné prohlášení, tato se pak následně sečtou (např. do jedné společné tabulky podepsané vedoucím členem teamu? Jedná se o to, že ne všichni členové teamu pracovali na stejných zakázkách. V souladu s podmínkami zadání požaduje zadavatel předložení čestného prohlášení po uchazeči, tj. jedná se o první případ, který uvádíte, a není nutné, aby předkládal každý člen týmu samostatné prohlášení. 32. Nabídka - nabídku musí předkládat jeden vedoucí člen teamu? Není možnost ji předložit dohromady jako team? Dále pokud nabídku předkládá jeden člen teamu, který bude vybrán pro realizace zakázky, a následně v průběhu platnosti smlouvy změní svou právní subjektivitu (z fyzické osoby např. na s.r.o.), nebude toto překážkou v pokračování smlouvy? Za předpokladu, že všechny další podmínky zůstanou v platnosti. Nabídku předkládá uchazeč (např. právnická osoba, fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění, popř. sdružení uchazečů) a je na jeho rozhodnutí, jaký způsob si pro podání nabídky zvolí (tj. zda nabídku podá samostatně, ve sdružení s jinými dodavateli, zda k plnění zakázky využije subdodavatelů apod.). Pokud nabídku podá fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění, pak ostatní členové týmu budou v pozici subdodavatele (pokud tato fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění nemá vlastní zaměstnance, které by k plnění veřejné zakázky využila) a je třeba splnit požadavky kladené na uchazeče, resp. subdodavatele v zadání. V případě podání společné nabídky (sdružením uchazečů) pak rozhoduje 7
příp. předložená smlouva uzavřená mezi těmito uchazeči, ze které bude jednoznačně vyplývat, kdo je oprávněn sdružení zastupovat a jednat za něj ve vztahu k zadavateli (tj. zejména uvedení osoby oprávněné podat za sdružení nabídku, příp. podepsat smlouvu). Pokud uchazeč (fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění), se kterým bude uzavřena smlouva na realizaci této veřejné zakázky v průběhu plnění této veřejné zakázky založí právnickou osobu, nemůže tato právnická osoba automaticky nastoupit jako dodavatel do smlouvy uzavřené původně fyzickou osobou, neboť se jedná o dva odlišné subjekty. V případě, že by tato fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění nebyla schopna plnit své závazky z uzavřené smlouvy, bylo by to důvodem pro její ukončení. 33. Zajištění soudního překladatele a tlumočníka, stačí čestné prohlášení, že takového je možné zajistit, nebo je tam nutné uvést i konkrétní osobu a její reference? Je případně možné uvést více takových osob? V souladu s čl. 7 odst. 3 písm. c) zadání prokáže uchazeč tento požadavek čestným prohlášením uchazeče, příp. subdodavatele (dle toho, kdo se zaváže jej zajistit), že je schopen tlumočníka za podmínek v tomto článku uvedených zajistit. Nemusí být uvedena konkrétní osoba či její reference. V případě, že uchazeč ve své nabídce příslušnou osobu uvede, je samozřejmě možné uvést i více takových osob. 34. Pokud s některým z překladatelů / tlumočníků spolupracujeme příležitostně na základě Dohody o provedení práce, máme na něj pohlížet jako na subdodavatele nebo jako na zaměstnance? V případě, že budou služby poskytovány prostřednictvím osob, které jsou vůči uchazeči v pracovním nebo obdobném poměru (tzn. i na základě dohody o provedení práce), nebudou tyto osoby zadavatelem považovány za subdodavatele. 35. Pokud se (v případě úspěchu ve výběrovém řízení) v průběhu plnění smlouvy ukáže, že je počet nebo struktura překladatelů a tlumočníků nedostačující, bude možné tým překladatelů a tlumočníků při splnění Vašich kvalifikačních požadavků doplnit a rozšířit? V souladu s čl. III. odst. 9 smlouvy je možné v průběhu smluvního plnění pouze nahradit člena týmu za podmínek uvedených ve smlouvě. Jakékoli doplňování či rozšiřování členů týmu oproti členům týmu uvedeným v nabídce není možné. 8