Standardní dokumenty Zadávací dokumentace pro projekty EPC Principy European Energy Service Initiative EESI IEE/08/581/SI2.528408 Duben 2011 Výhradní odpovědnost za obsah tohoto materiálu nesou autoři. Tento materiál nemusí nutně vyjadřovat názory Evropské unie. Evropská komise nenese odpovědnost za využití informací obsažených v tomto materiálu.
VYHLAŠOVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Od roku 1995 je pro veřejný sektor v České republice povinností vyhlašovat výběrová řízení na veřejné zakázky. Zákon o veřejných zakázkách se netýká soukromého sektoru, kde jsou vzájemné vztahy mezi zákazníkem a ESCO upraveny obchodním zákoníkem. Některé podstatné části je však možné využít pro získání nejlepší nabídky (např. hodnocení nabídek, formulaci poptávky atd.) i pro soukromé zadavatele. Využití metody EPC ve veřejném sektoru by mělo být zahájeno souhlasem majitele objektu s projektem EPC, případně je nutné získat pověření výkonu vlastnických práv za majitele (např. v případě základních škol ve městech to mohou být městské obvody nebo školy samotné). Majitel rozhoduje o využití objektu a také o tom, zda je ochoten zaručit dodavateli služby, že bude zachováno dosavadního využití objektu, případně určit způsob a rozsah využití objektu v budoucnu. Vzhledem k trvání smlouvy EPC je vždy užitečné, aby rozhodnutí o budoucím způsobu využívání objektu či areálu budov bylo přijato majitelem objektu, který je oprávněn schvalovat budoucí závazky zadavatele. Zákonem o veřejných zakázkách jsou stanoveny obecné procesy, kterými má výběrové řízení na veřejnou zakázku projít. Neexistují však žádné obecné standardní dokumenty, které je možné při organizaci výběrového řízení použít. Všechny jsou zpracovávány na základě předchozích zkušeností z dřívějších projektů a záleží na invenci firmy, která výběrové řízení pomáhá organizovat. Na základě získávaných zkušeností je dnes využíváno vyhlášení výběrového řízení na veřejnou zakázku formou jednacího řízení s uveřejněním. Tento způsob umožňuje zadavateli ještě po podání nabídek vyjednávat s uchazeči nejlepších nabídek konečnou podobu smluvního navrhovaného vztahu a teprve na základě těchto jednání vybrat budoucího poskytovatele energetických služeb. Důležité součásti veřejné zakázky na EPC Při vyhlášení výběrového řízení na veřejnou zakázku pro projekt řešený metodou EPC je zpracovávána zadávací dokumentace, jejíž součástí obvykle bývá: již zpracovaný energetický audit, technické podklady v podobě stávající projektové dokumentace, technických a revizních zpráv atd., informace o spotřebě energie v posledních letech a o stavu technického zařízení a budov (v návaznosti na stáří energetického auditu), výpočet referenční spotřeby energie (pro porovnatelnost nabídek je vhodné stanovit způsob výpočtu referenční spotřeby energie a dobu trvání smluvního vztahu, která je optimální pro daný projekt, a předat uchazečům i formuláře pro vyplnění základních informací nabídky), specifikace povinných opatření požadovaných zadavatelem veřejné zakázky, specifikace podrobných podmínek zadání veřejné zakázky (místo plnění veřejné zakázky, prohlídky místa plnění, termín podání nabídek, způsob výpočtu nabídkové ceny, specifikace smluvních podmínek apod.). 2
Struktura energetických služeb, kterou zákazník obvykle požaduje, je: Podrobný návrh úsporných opatření (často je vyžadován nový energetický audit, ale bez předepsané formy) spolu s projektovou dokumentací, Realizace navrhovaných opatření, Financování investice (někteří zákazníci jsou schopni investici částečně financovat) Pořízení a realizace celého projektu, Záruka za instalovaná zařízení, včetně oprav poškozených částí, Záruka za dosažení garantovaných úspor a monitoring a vyhodnocení v dohodnutých termínech Údržba energetického systému není v tomto typu služby (EPC) většinou vyžadována. Stanovení hodnotících kriterií pro hodnocení nabídek a kvalifikačních předpokladů pro výběr firem Projekty EPC jsou velmi komplexní službou a jejich cílem je nalézt co nejlepší řešení. K tomu slouží soustava vhodných kritérií. Kriteria jsou doporučena firmou, která pomáhá zadavateli organizovat výběrové řízení, ovšem rozhodnutí o definitivní podobě kriterií provádí zadavatel výběrového řízení. Stát k této problematice opět nezaujímá žádné stanovisko a vše je zpracováváno na základě předchozích zkušeností z dřívějších projektů. Nejzkušenější při stanovování hodnotících kriterií je v České republice společnost SEVEn. Počet firem energetických služeb (ESCo), které jsou schopny připravit a realizovat projekt úspor energie řešený metodou EPC, je v České republice méně než 10. Neexistuje však seznam kvalifikovaných firem ESCo. V současné době se využívá výběrové řízení na veřejnou zakázku formou jednacího řízení s uveřejněním. V první řadě je však nutné definovat kvalifikační předpoklady, které musí firma energetických služeb, která má zájem o podání nabídky, splnit. Zákon stanovuje v obecné podobě kvalifikační předpoklady v oblasti: základní kvalifikační předpoklady (výpis z evidence rejstříku trestů zodpovědné osoby a čestné prohlášení o způsobilosti uchazeče), profesní kvalifikační předpoklady (doklad o zápisu v obchodním rejstříku, doklady o oprávnění podnikání potřebném pro plnění veřejné zakázky, případně doklady vydané profesními organizacemi apod.), ekonomická a finanční předpoklady (doklad o pojištění odpovědnosti za způsobenou škodu, údaj o celkovém obratu uchazeče za poslední účetní období, doklady prokazující ekonomické a finanční zdraví uchazeče v podobě rozvahy, výsledovky, přehledu zisků a ztrát apod.), technická kvalifikační předpoklady (seznam významných obdobných dodávek realizovaných v poslední době, popis technického vybavení uchazeče a další doklady prokazující technickou schopnost uchazeče). U veřejné zakázky je možné stanovit některé kvalifikační předpoklady tak, aby bylo dosaženo požadované kvality uchazečů o veřejnou zakázku (stanovení minimální výše pojistného zodpovědnosti za škodu, stanovení minimální výše ročního obratu uchazeče například za poslední tři účetní období apod.). Kvalitativní hodnotící kritéria Na základě nejrůznějších zkušeností se občas používají kvalitativní kritéria: Slučitelnost navrhovaných energeticky úsporných opatření se stávajícím systémem 3
Úroveň energetického managementu (návrh měření a sledování chování systému) Způsob řešení problémů a úroveň údržby Úroveň návrhu motivace pracovníků uživatele Kvalita, životnost a budoucí dostupnost náhradních dílů Redukce emisí CO 2 Praxe však ukazuje, že hodnocení takových kritérií může být velmi subjektivní a dosti složité. Podle posledních zkušeností lze případně doporučit použití jediného kvalitativního kritéria Kvalita technického návrhu, rozsah nabízených služeb. U kvality technického návrhu je potom posuzováno, zda jsou v návrhu obsažena zamýšlená technická opatření v dostatečné podrobnosti, zda se hodnocení rozsahu nabízených služeb zabývá počtem budov, které jsou v zadání apod. Kvantitativní hodnotící kritéria Kvantitativní kritéria jsou postavena na hodnocení přínosů uchazečem nabízených služeb pro zadavatele. To může být rozděleno na přínosy ve dvou časových horizontech. Prvým je období po dobu trvání smluvního vztahu (během kterého dojde ke splacení technického zlepšení energetického systému) a je obvyklejší pro stanovování příslušných kvantitativních kritérií. Druhým horizontem je pak období po ukončení smlouvy. Zatímco v prvém období dodavatel stále dohlíží na chod systému a sleduje spotřebu energie, případně zasahuje při nežádoucím průběhu, po ukončení smlouvy je provoz plně na zadavateli. Technická zařízení energetických systémů v budovách mívají fyzickou životnost obvykle 15 let. Od toho se odvíjí délka hodnotícího období, která by měla být pro všechny uchazeče zadána stejně. Kvantitativní hodnotící kritéria bývají založena na porovnávání peněžních toků. Může jít například o kritéria: Čistá současná hodnota úspor nákladů zadavatele po dobu trvání smlouvy (roční úspory nákladů na spotřebu energie minus roční odměny dodavatele za veškeré služby) Čistá současná hodnota úspor nákladů zadavatele po skončení smlouvy (roční úspory nákladů na spotřebu energie po ukončení smluvního vztahu do předpokládaného konce životnosti dodaných technických prvků) Peněžní objem technických prvků (úsporných opatření) Nabídková cena (součet peněžního objemu technických prvků a ceny ostatních služeb její výše nehraje významnější roli a bývá kritériem s menší vahou důležitosti. Výše uvedená hodnotící kritéria byla navržena na základě zkušeností ze zahraničí a později na základě zkušeností vlastních z České republiky. V poslední době je testováno kriterium specificky kalkulované nabídkové ceny, která zahrnuje celkové výdaje, které v rámci trvání smluvního vztahu zadavatel na projekt vynaloží. Jsou to splátky investice, finanční výdaje za zapůjčení kapitálu a výdaje za související servisní a monitorovací činnost. To je v budoucích hodnotách diskontováno na současnou hodnotu (čistá současná hodnota uvedených částek za dobu trvání projektu). V poslední době je při výběrových řízeních obvykle používaná diskontní sazba ve výši 5 až 8%. Zákonem je stanoveno, že nabídky mají být hodnoceny na základě nabídkové ceny nebo na základě ekonomické výhodnosti nabídky. Pro výběrová řízení na veřejnou zakázku řešenou metodou EPC jsou nabídky posuzovány vždy podle ekonomické výhodnosti nabídky. 4
Pak je nutné přiřadit jednotlivým hodnotícím kritériím v zadávací dokumentaci určité váhy, podle kterých mají konkrétní hodnotící kritéria důležitost při hodnocení. Nejvyšší váhu mívají kriteria hodnotící výši dosažených úspor energie, případně snížení provozních nákladů, a hodnota instalovaných úsporných opatření. Smluvní vztah Zadávací řízení včetně všech úkonů v jeho průběhu směřuje k uzavření co nejvýhodnější smlouvy pro zadavatele. Proces zadávání veřejných zakázek ukázal, že pokud není návrh smlouvy součástí zadávací dokumentace, je pro zadavatele poměrně obtížné, aby porovnal smluvní podmínky v jednotlivých nabídkách mezi sebou a aby se ujistil, že i ostatní údaje v nabídce našly své odpovídající místo ve smlouvě. Z toho důvodu bývá do zadávací dokumentace v některých případech dodáván návrh standardní smlouvy, která by měla být obecně přijatelná. Návrh smlouvy však bývá pouze doporučen (nebývá povinný). Při výběrovém řízení je prakticky vždy požadováno, aby uchazeči v nabídce a následně i ve smlouvě, která má být podepsána, specifikovali velikost objemu úspor energie a způsob záruk za jejich dosažení tak, aby to bylo možné kontrolovat. Následně obvykle vždy po uplynutí ročního období dochází k vyúčtování dosažených úspor energie a v případě, že není deklarované výše dosaženo, firma energetických služeb je povinna vrátit příslušné finanční prostředky zpět zákazníkovi. Často je takový proces ověřován odbornou poradenskou firmou, která například pomáhala při organizaci výběrového řízení. Stanovení referenční hodnoty provozních nákladů Stanovení referenční hodnoty provozních nákladů (base-line) neboli výchozí úrovně nákladů souvisejících se spotřebou energie je jedním z nejdůležitějších bodů budoucího smluvního ujednání a bývá uvedeno v zadávací dokumentaci pro výběrové řízení. Součástí referenční hodnoty provozních nákladů je také popis vnějších i vnitřních podmínek, za kterých bylo výchozí úrovně dosaženo (např. u spotřeby tepla klimatické podmínky daného roku, počet obsluhovaných jednotek počet žáků, pacientů, rozvrh hodin, počet lůžek, jednosměnný, vícesměnný provoz atd.). Určité vnitřní podmínky jsou stanoveny státní normou (například minimální vnitřní teplota v místnostech v rozdělení podle charakteru dané místnosti). Jinak stát nestanovil žádné standardy, podle kterých by bylo možné postupovat. Pouze pro stanovení referenční spotřeby tepelné energie pro vytápění je používána metoda výpočtu podle vnějších a vnitřních klimatických podmínek pomocí dennostupňů, ale to je obecná metoda. Neexistuje standardní protokol pro verifikaci, který by byl obecně používaný a uznávaný ať už zákazníky nebo dodavateli energetických služeb. 5