Úvod... 3 Základní údaje o společnosti... 3 SWOT analýza... 3 Organizační struktura... 4 Oponentura procesních analýz... 5 Legenda k modelovaným procesům... 5 Procesní analýza celé firmy... 5 Řízení firmy... 5 Zpracování mezd... 5 Fakturace odběratelů... 6 Fakturace dodavatelů... 6 Kontrola oprávněnosti reklamace... 6 Mechanická kontrola zboží... 6 Vytvoření reklamačního protokolu... 6 Vyřízení reklamace... 7 Logistika... 7 Centrální proces HR... 7 Hodnocení zaměstnanců... 7 Hodnocení uchazeče... 7 Adaptace... 8 Příchod zákazníka... 8 Příprava zakázky... 8 Customizace zakázky... 8 Montáž... 8 Závěr... 9
V tomto dokumentu provede tým Yves Rocher oponenturu firmě IDO, s.r.o. - konkrétně zde bude oponován úvod práce a procesní analýzy. Cílem dokumentu je co nejobjektivněji zhodnotit provedený výstup a zároveň poskytnout týmu IDO zpětnou vazbu k dalšímu zlepšení své práce. Na základě poskytnutých údajů se nám nepodařilo firmu IDO, s.r.o. vypátrat na žádném z veřejných informačních portálů, a to ani přes poskytnuté IČO 689-74-261. Použité veřejné informační portály: Obchodní rejstřík, Oficiální server českého soudnictví, dostupný z <http://portal.justice.cz> Registr ekonomických subjektů, Český statistický úřad, dostupný z <http://registry.czso.cz/irsw/> Administrativní registr ekonomických subjektů, Ministerstvo financí ČR, dostupný z <http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/> Při zadání informace o firmě do vyhledávače nás Google zavedl na stránky firmy EXX, s.r.o. (jež má velmi podobné IČO 639-84-261). Zajímalo by nás, jaký je stav firmy v současnosti jedná se o fiktivní firmu, či firma již zanikla (resp. provedla fúzi/změnila název), nebo se jen jedná o špatné dolování dat oponenta u firmy s nízkým SEO? Obsahově i přes svou stručnost, je analýza vnitřních a vnějších faktorů provedena správně. Obzvlášť chválíme vystižení odbornosti vlastních zaměstnanců a zároveň poukázání na jejich nedostatky v oblasti počítačové gramotnosti. Zde bychom pouze doporučili její vizuální úpravu barvy jsou neatraktivní a plochy obdélníků překrývají jednotlivé názvy faktorů (viz překrytá y ). Strana 3
Z organizační struktury vyplývá, že firma IDO, s.r.o. člení jednotlivé útvary podniku podle stejnorodých činností. Na nejvyšší úrovni podniku jsou vytvářeny funkční útvary v čele se specializovanými vedoucími. Tato funkcionální organizační struktura je podchycena velmi korektně a vedoucí dané divize se liší jak vzdáleností od podřízených tak i vyobrazeným rámečkem. Přesto doporučujeme vést čáru od vedoucího nikoliv ze strany, ale od prostředka s mírným odsazením rámečků podřízených (viz Obrázek 1) pro ještě snadnější optické rozlišení struktury. Obrázek 1 Popisky k úpravě organizační struktury IDO, s.r.o. Strana 4
Z legendy lze posoudit, že tým používá notaci EPC (Event-driven Process Chain) pro modelování byznys procesů. Díky tomu jednotlivé grafické objekty jsou od sebe dobře odlišeny, což přispívá k přehlednosti diagramu. Tato procesní analýza se graficky od ostatních odlišuje, čímž vzniká menší nekonzistentnost práce. Dále šipky jsou místně zbytečně směrovány z/do stran (např. proces reklamace) a z toho důvodu je model méně čitelný. Obsahově nám schází vyobrazení fungování marketingu, jež se domníváme, je také jedním z klíčových procesů firmy. Popisky i model jsou ale jinak v pořádku a lze si z nich bez problému udělat zevrubnou představu o způsobu fungování firmy. Proces je velmi jednoduchý a neřeší limity ze strany jednatele při žádosti. Skutečně není možné žádost zaslat zpět k modifikaci? Popis je jinak v pořádku a chválíme vyobrazení vlastníka procesu. Proces zachycuje postup výpočtu mezd za dané období. Co se nám nezdá je asociace Výpočet základní mzdy s dodatečnou informací v podobě smlouvy skutečně se mzdy počítají jen na základě smlouvy? Neměly by tam vstupovat data z IS (o případné době nemoci zaměstnance, pracovní cesty apod.)? Strana 5
Tento proces zachycuje způsob vystavení faktury. Malou výtku máme k neúplnému zachycení průběhu procesu v případě, že faktura je vystavena se lhůtou splatnosti.co se stane, když ji zaplatí včas? Co se stane, když lhůtu nedodrží? Proces se snaží vcelku detailně vysvětlovat průběh přijaté faktury. Výtku máme v případě uznání formální správnosti faktury a jejímu následnému zaevidování zde již není popsáno rozlišení faktur (např. dle délky splatnosti) a je rovnou uhrazena, což by bylo od podniku maximalizujícího zisk neracionální chování. Proces je v pořádku, ale trochu nás překvapuje, že dle modelu firma přijímá jakoukoliv reklamaci jen na základě správnosti faktury skutečně pracovník reklamačního oddělení nemá možnost odmítnout oprávněnost reklamace již na místě, pokud by bylo zřejmé, že chyba je na straně zákazníka? Jednoduchý model popisující pouze průběh přijetí reklamace. Je asi zbytečně vytržený z kontextu a mohl by být spojen s dalším modelem na vytvoření reklamačního protokolu (oba mají stejného vlastníka). V tomto procesu nám chybí jakýkoliv zásah do IS na základě čeho se potom hlídá zákonná 30 denní lhůta na reklamace? Strana 6
Tento model pokračuje a nadále rozvíjí proces Mechanická kontrola zboží. Opět chybí možnost poškození zboží zákazníkem a tedy neuznání nefunkčního zboží. Zde by možná bylo vhodné model navrhnout tak, aby všechny stejné konce vedly k jedné koncové události (místo čtyř způsobů vyřízení reklamace). V tomto procesu došlo k záměně události s funkcí/aktivitou v případě rozhodování, zda požadované zboží je či není skladem. Jinak chválíme důsledné dodržení popisků rolí jednotlivých funkcí v grafické notaci. Tento jednoduchý model se snaží zachytit průběh nástupu zaměstnance do zaměstnání. Proces nezachycuje důsledek hodnocení uchazeče přece ne každý zaměstnanec je následně zařazen do školení? Z tohoto modelu nelze říci, zda by se dal nějak podepřít informační a komunikační technologií, a proto jej považujeme za možná nadbytečný pro modelování. Opět velmi jednoduchý model, jenž byl asi zbytečně vytrhnut z kontextu - mohl být klidně spojen do jednoho ucelenějšího modelu. Proces zachycuje průběh hodnocení uchazeče o zaměstnání ve firmě. Potřeba modelování tohoto procesu je diskutabilní, přesto model je správně zachycen a lze si z něj udělat zevrubnou představu o výběru kandidátů do firmy. Strana 7
Jedná se o jednoduchý model zachycující průběh školení nově přijatého zaměstnance, bohužel model je příliš abstraktní a nelze si z něj udělat příliš velkou představu o jeho reálném probíhání. V tomto modelu je poněkud nelogicky příchod zákazníka považován za novou zakázku. Navrhujeme přidání další funkce v podobě zjištění informace od zákazníka. V popisu procesu se píše, že příprava zakázky je započata návrhem od zákazníka. Nebylo by pak od věci její roli na začátku graficky zobrazit. Dále v modelu chybí jakákoliv konzultace se zákazníkem o návrhu, a přitom proces nelogicky končí vznikem zakázky/sepsáním smlouvy. Model popisující úpravu zakázky bohužel nemá žádnou aktivitu, která by upravovala zakázku, nezobrazuje ji je tedy příliš jednoduchý. Výtku máme také k záměně události s aktivitou navrhujeme úpravu startovní události a také změnu grafické notace Začlenění požadavků do zakázky na funkci. Model zachycuje průběh procesu montáže, jenž opět nezachází příliš do hloubky - dle čeho se vybírá montérská firma? Po zhotovení neprobíhá žádná kontrola montovaného výrobku? Strana 8
Z hlavních chyb práce uvádíme jednoduchost namodelovaných byznys procesů, které jsou často vytržené z kontextu, místy až z důvodu jednoduchosti nelogické (viz proces Příchod zákazníka, kde příchod zákazníka = nová zakázka apod.). Místy docházelo také ke grafické záměně aktivit s událostmi. Kladně hodnotíme důsledné dodržování rolí procesů (vyobrazení org. jednotek), výběr grafické notace, jenž umožňuje zachytit i složité modely jednoduše a v neposlední řadě strukturu práce, kdy jsou modely rozděleny dle jednotlivých útvarů a obsahují, byť krátké, přesto výstižné popisky. Strana 9