Královéhradecký kraj ZÁSADY PRO POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD ČLENŮM ZASTUPITELSTVA KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE
OBSAH: ČÁST I. - ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ A VYMEZENÍ POJMŮ... - 1 - Článek 1 Základní ustanovení... - 1 - Článek 2 Vymezení pojmů... - 1 - ČÁST II. - CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI PRACOVNÍCH CESTÁCH V TUZEMSKU... - 2 - Článek 3 Schvalování pracovní cesty... - 2 - Článek 4 Náhrada jízdních výdajů a použití soukromého dopravního prostředku... - 2 - Článek 5 Náhrada výdajů za ubytování... - 3 - Článek 6 Stravné... - 4 - Článek 7 Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů... - 4 - Článek 8 Přerušení pracovní cesty... - 5 - ČÁST III. - CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI PRACOVNÍCH CESTÁCH V ZAHRANIČÍ... - 6 - Článek 10 Postup schvalování zahraniční pracovní cesty... - 6 - Článek 11 Použití dopravního prostředku a náhrada jízdních výdajů spojených se zahraniční pracovní cestou... - 7 - Článek 12 Náhrada výdajů za ubytování při zahraniční pracovní cestě... - 8 - Článek 13 Stravné při zahraniční pracovní cestě... - 8 - Článek 14 Kapesné... - 9 - Článek 15 Přerušení zahraniční pracovní cesty... - 9 - Článek 16 Ukončení zahraniční pracovní cesty... - 10 - ČÁST IV. - PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... - 11 -
ČÁST I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ A VYMEZENÍ POJMŮ Článek 1 Základní ustanovení (1) V souladu s ustanovením 35 odst. 2 písm. r) a ustanovením 53 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), v platném znění (dále jen zákon o krajích ), a s ustanoveními části sedmé zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen zákoník práce ), stanovuje Zastupitelstvo Královéhradeckého kraje tyto Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům Zastupitelstva Královéhradeckého kraje (dále jen Zásady ). (2) Zásady realizace pracovních cest a poskytování cestovních náhrad členům Zastupitelstva Královéhradeckého kraje upravují postup při přípravě, schvalování a vyúčtování tuzemských i zahraničních pracovních cest členů Zastupitelstva Královéhradeckého kraje. (3) Tyto Zásady se vztahují na všechny členy Zastupitelstva Královéhradeckého kraje (dále jen člen zastupitelstva nebo zastupitel ). (4) Královéhradecký kraj (dále jen zaměstnavatel ) je povinen poskytovat zastupiteli, není-li v zákoně a v těchto Zásadách dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem funkce člena zastupitelstva, v rozsahu a za podmínek stanovených v zákoně a v Zásadách. (5) Uvolněný člen zastupitelstva, který je při pracovní cestě za účelem výkonu veřejné funkce v postavení řidiče motorového vozidla, je s ohledem na rizikovost řidičem vykonávané práce povinen se zúčastnit školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci ve smyslu ustanovení 103 odst. 2 a 3 zákoníku práce. Článek 2 Vymezení pojmů (1) Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání člena zastupitelstva k výkonu své funkce mimo jeho pravidelné pracoviště. (2) Tuzemskou pracovní cestou se rozumí pracovní cesta konaná na území České republiky. Zahraniční pracovní cestou se rozumí pracovní cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zastupitele na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou zastupitel oznámí zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě. (3) Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zastupiteli cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zastupiteli při a) pracovní cestě, b) cestě mimo pravidelné pracoviště. (4) V souladu s 34 odst. 2 zákoníku práce se pravidelným pracovištěm uvolněného člena zastupitelstva rozumí sídlo Královéhradeckého kraje, pravidelným pracovištěm neuvolněného člena zastupitelstva místo jeho trvalého pobytu. - 1 -
(5) Výkonem práce (funkce) člena zastupitelstva pro účely cestovních náhrad je zejména účast na zasedáních Zastupitelstva Královéhradeckého kraje, schůzích Rady Královéhradeckého kraje, zasedáních výborů zastupitelstva a komisí rady, popřípadě dalších orgánů, do kterých byl člen zastupitelstva zvolen nebo jmenován zastupitelstvem či radou kraje, a účast na jednáních, která souvisejí s výkonem jeho funkce. Výkonem práce (funkce) člena zastupitelstva kraje je i účast na jednání politických klubů zastupitelstva kraje, za podmínek, že se konají jedenkrát měsíčně v územním obvodu Královéhradeckého kraje. ČÁST II. CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI PRACOVNÍCH CESTÁCH V TUZEMSKU Článek 3 Schvalování pracovní cesty (1) Zastupitelstvo kraje zmocňuje hejtmana kraje ke schvalování tuzemských pracovních cest zastupitelům. Hejtman kraje přitom vůči členům zastupitelstva a řediteli krajského úřadu plní úkoly statutárního orgánu zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů. V případě nepřítomnosti hejtmana schvaluje tuzemské pracovní cesty zastupitelům příslušný náměstek hejtmana. Hejtmanovi podepisuje cestovní příkaz 1. náměstek hejtmana. (2) Každá pracovní cesta musí být předem projednána a schválena. Člen zastupitelstva elektronicky požádá o schválení pracovní cesty zpravidla nejpozději tři pracovní dny před nástupem na pracovní cestu následujícím způsobem: vyplněný cestovní příkaz (Příloha č. 1) doručí zastupitel elektronickou poštou (nebo fyzicky) zaměstnanci odboru vnitra a krajský živnostenský úřad pověřenému ke zpracování cestovních náhrad (dále jen pověřený zaměstnanec ). Pověřený zaměstnanec zajistí předložení cestovního příkazu ke schválení hejtmanovi, v případě jeho nepřítomnosti příslušnému náměstkovi hejtmana. O schválení pracovní cesty informuje člena zastupitelstva tento pověřený zaměstnanec. Ve výjimečných případech, kdy z objektivních důvodů nelze dodržet uvedenou lhůtu, lze schválit tuzemskou pracovní cestu dodatečně. (3) Hejtman kraje určí podmínky pracovní cesty (místo nástupu a místo ukončení pracovní cesty, dobu trvání, způsob dopravy, způsob a cenu ubytování, případně další podmínky pracovní cesty). Článek 4 Náhrada jízdních výdajů a použití soukromého dopravního prostředku (1) Člen zastupitelstva může při pracovní cestě za účelem výkonu veřejné funkce v souladu s částí sedmou zákoníku práce použít soukromé silniční motorové vozidlo, pokud uzavře s Královéhradeckým krajem Dohodu o použití soukromého silničního motorového vozidla podle Přílohy č. 4 nebo č. 5 Zásad. Pokud této možnosti využije a má-li uzavřenou smlouvu o havarijním pojištění, předloží k cestovnímu příkazu při první pracovní cestě smlouvu o havarijním pojištění a doklad o zaplacení havarijního pojištění. Vždy je třeba předložit doklad o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou z provozu vozidla (dále jen povinné ručení ) a technický průkaz silničního motorového vozidla. V případě uzavřené smlouvy o havarijním pojištění člen zastupitelstva uzavře Dohodu o použití soukromého silničního motorového vozidla podle Přílohy č. 4 těchto Zásad. V případě neuzavřené smlouvy o havarijním pojištění - 2 -
člen zastupitelstva uzavře Dohodu o použití soukromého silničního motorového vozidla podle Přílohy č. 5 těchto Zásad. Svým podpisem na Dohodě se v tomto případě zavazuje, že použije vozidlo pouze na svoji odpovědnost, tzn. že úhrada případných následků odpovědnosti za způsobenou škodu na svém či jiném motorovém vozidle, popř. na zdraví nebo životech jeho nebo ostatních účastníků silničního provozu, nebude požadována na Královéhradeckém kraji. Uzavření Dohody o použití soukromého silničního motorového vozidla zajistí pověřený zaměstnanec na základě výše uvedených předložených dokladů. (2) Jakoukoliv změnu týkající se soukromého silničního motorového vozidla je nutno neprodleně doložit aktuálními dokumenty (např. nový technický průkaz, nový doklad o zaplacení havarijního pojištění, nový doklad o zaplacení povinného ručení). (3) Za použití soukromého silničního motorového vozidla přísluší za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady ve výši stanovené v 157 odst. 4 zákoníku práce, v závislosti na vývoji cen stanovených vyhláškou MPSV ČR podle 189 zákoníku práce, a náhrada spotřebované pohonné hmoty. Náhradu výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zastupitel dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zastupitel cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zastupitelem prokázaných cen. Jestliže zastupitel odnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 zákoníku práce. Údaje pro výpočet spotřeby pohonné hmoty silničního motorového vozidla jsou uvedeny v technickém průkazu použitého vozidla. Při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. (4) Zastupitel je povinen k cestovnímu příkazu předložit veškeré doklady prokazující jízdní výdaje vztahující se k datu konání pracovní cesty. Jedná se zejména o výdaje na jízdenku, taxi, městskou hromadnou dopravu. V případě ztráty dokladu bude ve zcela výjimečných případech poskytována náhrada, o jejíž výši rozhodne písemně osoba oprávněná ke schválení pracovní cesty. V případě požadovaných úhrad za kilometry ujeté soukromým silničním motorovým vozidlem je součástí vyúčtování pracovní cesty také Příloha k cestovnímu účtu (viz Příloha č. 2). Článek 5 Náhrada výdajů za ubytování (1) Výdaje za ubytování, které člen zastupitelstva vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, budou zastupiteli uhrazeny ve výši, kterou prokáže písemným dokladem. Při výběru ubytovacího zařízení je každý povinen postupovat co nejhospodárněji. Při úhradě ubytování musí zastupitel dbát, aby byl na dokladu uveden nejprve Královéhradecký kraj a dále jméno ubytovaného zaměstnance. Nebude-li mít doklad uvedené náležitosti, nemůže být ze strany Královéhradeckého kraje uznán. (2) V případě ztráty dokladu o ubytování je člen zastupitelstva povinen obstarat si duplikát. Ve zcela výjimečných případech v případě ztráty dokladu bude poskytována náhrada, o jejíž výši rozhodne písemně osoba oprávněná ke schválení pracovní cesty. - 3 -
Článek 6 Stravné (1) Dle zákona číslo 262/2006 Sb. v platném znění nebo platné vyhlášky MPSV ČR, která stanoví vždy pro příslušný kalendářní rok výše sazeb stravného, přísluší za každý kalendářní den pracovní cesty členovi zastupitelstva stravné ve výši: a) 68,-- Kč trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin b) 101,--Kč trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin c) 158,--Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin (2) Bylo-li členovi zastupitelstva během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které člen zastupitelstva finančně nepřispívá, bude stravné kráceno o 25% za každé uvedené jídlo, a to následujícím způsobem. základní stravné (bez krácení) počet poskytnutých jídel míra krácení stravného počet hodin částka po krácení 5-12 68,00 1 jídlo krácení o 25 % 51,00 2 jídla krácení o 50 % 34,00 3 jídla krácení o 75 % 17,00 12-18 101,00 1 jídlo krácení o 25 % 76,00 2 jídla krácení o 50 % 51,00 3 jídla krácení o 75 % 25,00 > 18 158,00 1 jídlo krácení o 25 % 119,00 2 jídla krácení o 50 % 79,00 3 jídla krácení o 75 % 40,00 (3) Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro člena zastupitelstva výhodnější. Jednodenní tuzemské pracovní cesty se vždy posuzují samostatně, i když jich je několik v jednom kalendářním dnu. (4) Je-li zastupitel vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od místa jeho pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu funkce v tomto místě. (5) Vznikne-li uvolněnému zastupiteli nárok na poskytnutí stravného, nelze poskytovat stravenky. Článek 7 Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (1) Členovi zastupitelstva budou uhrazeny další přiměřené nutné vedlejší výdaje vzniklé v souvislosti s pracovní cestou (např. poplatky za použití telefonu a faxu, parkovné, poplatek za úschovu zavazadel), a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zastupitel je povinen veškeré doklady o zaplacení vedlejších výdajů přiložit k cestovnímu příkazu. - 4 -
Článek 8 Přerušení pracovní cesty (1) Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně člena zastupitelstva se náhrada za výdaje spojené s ubytováním a zvýšenými stravovacími výdaji neposkytují. Podmínky přerušení pracovní cesty musí být sjednány písemnou formou jako příloha cestovního příkazu. Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zastupitele, po kterém již nenásleduje výkon práce, bude uhrazena náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zastupiteli v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zastupitele před výkonem práce. Článek 9 Záloha na cestovní náhrady, skončení pracovní cesty a její vyúčtování (1) Požádá-li člen zastupitelstva o poskytnutí zálohy na cestovní náhrady, bude mu poskytnuta před zahájením pracovní cesty, a to do výše předpokládané náhrady. Na základě schváleného cestovního příkazu mu bude vyplacena záloha na cestovní náhrady na pokladně Krajského úřadu Královéhradeckého kraje. Pokud člen zastupitelstva před schválením pracovní cesty nevyznačí do cestovního příkazu (Příloha č. 1), že požaduje zálohu na cestovní náhrady spojené s pracovní cestou, vyjadřuje souhlas s tím, že záloha na cestovní náhrady mu poskytnuta nebude. (2) Po skončení pracovní cesty vyplní člen zastupitelstva vyúčtování pracovní cesty uvedené v cestovním příkazu (Příloha č. 1) včetně data a podpisu. (3) Člen zastupitelstva odevzdá řádně vyplněný cestovní příkaz včetně vyúčtování a všech dokladů nezbytných pro poskytnutí cestovních náhrad nejpozději do 10 dnů od ukončení cesty pověřenému zaměstnanci. Ukončení pracovní cesty ověří svým podpisem a datem hejtman, popřípadě příslušný náměstek hejtmana pověřený jeho zastupováním. Pověřený zaměstnanec převezme řádně vyplněný formulář, provede kontrolu vyúčtování pracovní cesty a správnost vyúčtování potvrdí svým podpisem, a to v termínu do 10 pracovních dní od předložení písemných podkladů členem zastupitelstva. Po provedení kontroly jsou formuláře předávány ekonomickému odboru Krajského úřadu Královéhradeckého kraje k proplacení. (4) V případě, že byla zastupiteli poskytnuta zúčtovatelná záloha na cestovní náhrady, která nebyla plně vyčerpána, je zastupitel povinen vrátit nevyčerpanou část poskytnuté zálohy na pokladně krajského úřadu, a to nejpozději při odevzdání vyúčtování cesty. Vyúčtovaná částka bude zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. (5) Náhrada cestovních výdajů bude členovi zastupitelstva poukázána na účet na základě žádosti (viz Příloha č. 3), případně proplacena v hotovosti na pokladně Krajského úřadu Královéhradeckého kraje. - 5 -
ČÁST III. CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI PRACOVNÍCH CESTÁCH V ZAHRANIČÍ Článek 10 Postup schvalování zahraniční pracovní cesty (1) Zahraniční pracovní cesty členů zastupitelstva, popř. dalších osob, které se jednotlivých zahraničních pracovních cest zúčastní, schvaluje rada kraje na základě návrhu předloženého prostřednictvím vedoucího odboru kancelář hejtmana (dále jen odbor KH ) Krajského úřadu Královéhradeckého kraje. (2) Člen zastupitelstva předloží odboru KH v dostatečném časovém předstihu, tj. minimálně 15 dní před konáním nejbližší schůze rady kraje, řádně vyplněný Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě (viz Příloha č. 6 těchto Zásad) včetně veškerých podkladů k pracovní cestě nezbytných ke zpracování zprávy pro projednání pracovní cesty radou kraje (kopie pozvánky na jednání, pracovní program zahraniční pracovní cesty apod.). (3) V písemně podaném cestovním příkazu určeném k projednání a schválení zahraniční pracovní cesty musí být uvedeny tyto údaje: a) zdůvodnění zahraniční pracovní cesty, včetně uvedení programu a zastoupení Královéhradeckého kraje na jednání, b) termín a místo konání zahraniční pracovní cesty, c) jmenovitý návrh účastníků pracovní cesty (včetně uvedení účasti zaměstnanců kraje zařazených do Krajského úřadu Královéhradeckého kraje), d) použití dopravních prostředků, e) uvedení, jakým způsobem bude zahraniční pracovní cesta hrazena, tj. zda budou náklady, popř. jejich část, hrazeny z rozpočtu Královéhradeckého kraje, f) odhad veškerých nákladů na rozpočet Královéhradeckého kraje, jsou-li náklady na zahraniční pracovní cestu, popř. jejich část, hrazeny z rozpočtu Královéhradeckého kraje, g) informace o zajištění ubytování, dopravy atd., včetně předpokládaných nákladů, případně jasně specifikované požadavky oddělení mezinárodních vztahů odboru KH vztahující se k ubytování (požadavek na zajištění), dopravě (letenky, jízdenky), věcným darům (počet, obsah) aj., h) požadovaná výše zálohy. (4) Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě člena zastupitelstva podepisuje hejtman kraje, popř. jeho náměstek po předchozím souhlasném vyjádření rady kraje. V případě naléhavé zahraniční pracovní cesty, kterou nebylo možno předpokládat a která nesnese odkladu, schvaluje zahraniční pracovní cestu člena zastupitelstva hejtman nebo v případě jeho nepřítomnosti náměstek hejtmana pověřený jeho zastupováním. Hejtmanovi kraje v případě naléhavé zahraniční pracovní cesty schvaluje tuto pracovní cestu 1. náměstek hejtmana a v případě jeho nepřítomnosti příslušný náměstek hejtmana. Hejtman, popř. náměstek hejtmana, který zahraniční pracovní cestu schválil, podá informaci o schválení této cesty radě kraje na její nejbližší schůzi. Naléhavými pracovními cestami se rozumí zejména pracovní cesty, které je nutno vykonat v důsledku živelní katastrofy, ohrožení zdraví nebo majetku občanů kraje, zástup za člena zastupitelstva, který se ze závažných rodinných nebo zdravotních důvodů nemůže plánované zahraniční pracovní cesty zúčastnit, pozvání s kratším termínem apod. - 6 -
(5) V případě, že se zahraniční pracovní cesty nezúčastní delegovaný člen zastupitelstva a účastí na zahraniční pracovní cestě hodlá pověřit zaměstnance kraje zařazeného do Krajského úřadu Královéhradeckého kraje (dále jen zaměstnanec zařazený do krajského úřadu ), je povinen o této skutečnosti informovat radu kraje na její nejbližší schůzi s uvedením důvodu tohoto opatření a požádat ji o schválení zahraniční pracovní cesty zaměstnance kraje zařazeného do krajského úřadu. (Další úkony spojené se zahraniční pracovní cestou zaměstnance zařazeného do krajského úřadu se řídí Příkazem ředitelky č. 8 k přípravě, schvalování a vyúčtování zahraničních pracovních cest zaměstnanců kraje zařazených do krajského úřadu). Účast zaměstnance kraje zařazeného do krajského úřadu na zahraniční pracovní cestě konané společně s členem zastupitelstva musí být vždy projednána radou kraje. (6) Podmínkou pro zahájení zahraniční pracovní cesty je pojištění příslušného zastupitele pro cesty a pobyt v zahraničí. Toto pojištění pro cesty a pobyt v zahraničí je zastupitel povinen prokázat před zahájením zahraniční pracovní cesty. Pojištění si sjedná zastupitel samostatně a náklady spojené s uzavřením pojistné smlouvy (úhrada pojistného) mu budou následně uhrazeny po předložení příslušných dokladů (včetně pojistné smlouvy) z rozpočtu Královéhradeckého kraje. Úhrada bude provedena ekonomickým referentem odboru kancelář hejtmana. Pokud má zastupitel pojištění pro cesty a pobyt v zahraničí sjednáno v rámci soukromé platební karty, je povinen tuto skutečnost doložit čestným prohlášením (viz Příloha č. 7). V takovém případě zastupiteli nárok na úhradu nákladů spojených s uzavřením pojistné smlouvy (úhradu pojistného) nevzniká. (7) Členu zastupitelstva bude poskytnuta zúčtovatelná záloha na zahraniční pracovní cestu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud nebude v cestovním příkaze sjednáno, že záloha nebude poskytnuta. Výplata zálohy na zahraniční pracovní cestu bude prováděna na valutové pokladně Krajského úřadu Královéhradeckého kraje, která je vedena na odboru kancelář hejtmana Krajského úřadu Královéhradeckého kraje. Článek 11 Použití dopravního prostředku a náhrada jízdních výdajů spojených se zahraniční pracovní cestou (1) K přepravě může člen zastupitelstva použít prostředky hromadné přepravy, služební vozidlo s řidičem, referentské vozidlo nebo soukromé vozidlo. (2) Předpokladem pro použití soukromého silničního motorového vozidla pro účely zahraniční pracovní cesty je uzavření Dohody o použití soukromého silničního motorového vozidla. Postup při uzavření Dohody o použití soukromého silničního motorového vozidla je stanoven čl. 3.2 odst. 2 těchto Zásad. (3) V případě použití služebního (popř. soukromého) vozidla pro cestu do zahraničí je účastník zahraniční pracovní cesty povinen uzavřít pojištění pro zahraniční pracovní cestu, pokud se nejedná o vozidlo, které je pro cesty do zahraničí pojištěno Královéhradeckým krajem. - 7 -
(4) Cenu pohonné hmoty prokazuje člen zastupitelstva dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li člen zastupitelstva cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zastupitelem prokázaných cen. Jestliže člen zastupitelstva hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty neprokáže, použije se pro určení výše náhrady průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 zákoníku práce. Údaje pro výpočet spotřeby pohonné hmoty silničního motorového vozidla jsou uvedeny v technickém průkazu použitého vozidla. (5) Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně bude uhrazena členu zastupitelstva pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. (6) V případě úhrad za ujeté kilometry je součástí vyúčtování pracovní cesty Příloha k cestovnímu účtu (viz Příloha č. 2 těchto Zásad), která musí být odsouhlasena odborem KH. Článek 12 Náhrada výdajů za ubytování při zahraniční pracovní cestě (1) Členu zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu bude poskytnuta náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou prokáže písemným dokladem. Při výběru ubytovacího zařízení je každý povinen postupovat co nejhospodárněji. (2) V případě ztráty dokladu o ubytování je člen zastupitelstva povinen obstarat si duplikát. Ve zcela výjimečných případech v případě ztráty dokladu bude poskytována náhrada, o jejíž výši rozhodne písemně osoba oprávněná ke schválení pracovní cesty. Při úhradě ubytování musí zastupitel dbát, aby byl na dokladu uveden nejprve Královéhradecký kraj a dále jméno ubytovaného zastupitele. Nebude-li mít doklad uvedené náležitosti, nemůže být ze strany Královéhradeckého kraje uznán. Článek 13 Stravné při zahraniční pracovní cestě (1) Členu zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu bude poskytnuto stravné při zahraniční pracovní cestě v cizí měně ve výši a za podmínek dále stanovených. (2) Stravné při zahraniční pracovní cestě bude určeno z výše základní sazby zahraničního stravného pro stát, ve kterém zastupitel stráví v kalendářním dni nejvíce času. Výše základní sazby zahraničního stravného je stanovena prováděcím předpisem vydaným podle 189 zákoníku práce. - 8 -
(3) Členu zastupitelstva, popř. jinému účastníkovi zahraniční pracovní cesty, bude poskytnuto zahraniční stravné ve výši základní sazby podle předchozího odstavce, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, bude poskytnuto zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného, a ve čtvrtinové výši této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 6 hodin, avšak alespoň 1 hodinu. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. (4) Bylo-li členu zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnuto během zahraniční pracovní cesty jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zastupitel finančně nepřispívá, zkrátí zaměstnavatel zahraniční stravné ve výši základní sazby: a) 25 % za každé uvedené jídlo, jde-li o zahraniční stravné v plné výši základní sazby, b) o 35 %, jde-li o zahraniční stravné v poloviční výši základní sazby, c) o 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve čtvrtinové výši základní sazby. (5) V souladu s 179 odst. 2 zákoníku práce přísluší hejtmanovi a jeho náměstkům stravné do výše přesahující stanovenou sazbu stravného o 15%. Článek 14 Kapesné (1) Členu zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu bude poskytnuto kapesné v cizí měně ve výši 40 % poskytnutého zahraničního stravného. Článek 15 Přerušení zahraniční pracovní cesty (1) Za použití dopravního prostředků po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně člena zastupitelstva, po kterém již nenásleduje výkon práce, bude členu zastupitelstva uhrazena náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty z důvodu na straně člena zastupitelstva nedošlo. Obdobně se poskytuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zastupitele před výkonem práce. Stanovení podmínek přerušení pracovní cesty musí být písemnou formou jako příloha cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě. (2) Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně člena zastupitelstva nebude náhrada výdajů za ubytování poskytnuta, i když si musel člen zastupitelstva s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit. (3) Po dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně člena zastupitelstva zahraniční stravné zastupiteli nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na zahraniční stravné před dohodnutým přerušením zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně člena zastupitelstva končí ukončením výkonu práce (funkce), nebo jiným předem dohodnutým způsobem a po přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně člena zastupitelstva začíná současně se začátkem výkonu práce (funkce), nebo jiným předem dohodnutým způsobem. - 9 -
Článek 16 Ukončení zahraniční pracovní cesty (1) Z každé zahraniční pracovní cesty musí být pořízena písemná zpráva (obsahující zejména účel cesty, přínos cesty, případně návrh na další postup či řešení) podle Přílohy č. 8 těchto Zásad, která musí být předána nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení zahraniční pracovní cesty v písemné i elektronické podobě odboru KH, který zprávu následně předloží na nejbližší schůzi rady kraje a zároveň jako součást čtvrtletní zprávy o zahraničních pracovních cestách, absolvovaných zastupiteli kraje). Zúčastní-li se téže zahraniční pracovní cesty více účastníků, mohou podat společnou zprávu o konání zahraniční pracovní cesty. (2) Rada kraje předkládá zastupitelstvu kraje jednou ročně zprávu o počtech, cílech a výsledcích konání zahraničních pracovních cest, kterých se zúčastnili členové zastupitelstva, případně další osoby vykonávající činnost pro kraj. (3) Každý účastník zahraniční pracovní cesty je povinen předložit nejpozději do 10 pracovních dnů od ukončení cesty ekonomickému referentovi odboru kancelář hejtmana podklady nezbytné pro vyúčtování zahraniční pracovní cesty, zejména: a) doklady o ubytování, b) doklady o jízdních výdajích, c) doklady o směně valut, d) doklady o nákupu pohonných hmot, e) informace o skutečném přechodu hranic ČR (datum a čas), f) doklady o dalších výdajích spojených se zahraniční pracovní cestou (konferenční poplatky, apod.), g) informace o jakýchkoli změnách majících vliv na výši poskytnutých cestovných náhrad (neočekávaně poskytnuté stravování, apod.). (4) V případě, kdy byla členu zastupitelstva poskytnuta zúčtovatelná záloha na cestovní náhrady, která nebyla plně vyčerpána, je zastupitel povinen vrátit nevyčerpanou část poskytnuté zálohy v měně, ve které mu byla poskytnuta, ekonomickému referentovi odboru kancelář hejtmana, případně v české měně na pokladně krajského úřadu, a to nejpozději do 5 pracovních dnů po provedení vyúčtování. Pokud byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zastupitele, bude zastupiteli doplacena částka odpovídající jeho nárokům v české měně na pokladně krajského úřadu. (5) S provedeným vyúčtováním zahraniční pracovní cesty bude člen zastupitelstva seznámen a svůj souhlas vyjádří podpisem na formuláři pro vyúčtování zahraniční pracovní cesty. (6) Za ověření správnosti vyúčtování zahraniční pracovní cesty odpovídá referent oddělení mezinárodních vztahů odboru kancelář hejtmana. (7) Referent oddělení mezinárodních vztahů odboru kancelář hejtmana je povinen do 10 pracovní dnů ode dne předložení písemných dokladů členem zastupitelstva zajistit vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit práva účastníka zahraniční pracovní cesty. Referent oddělení mezinárodních vztahů odboru kancelář hejtmana předá zkontrolovaný cestovní doklad a veškeré přiložené doklady k provedení jejich zaúčtování. - 10 -
ČÁST IV. PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ (1) Zrušují se Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům Zastupitelstva Královéhradeckého kraje schválené usnesením Zastupitelstva Královéhradeckého kraje č. č. 26/1719/2008 ze dne 14. 2. 2008. (2) V případech v těchto Zásadách výslovně neupravených se použije ustanovení zákoníku práce a dále ustanovení zákona o krajích. (3) Tyto zásady byly schváleny Zastupitelstvem Královéhradeckého kraje usnesením č. ZK/4/218/2009 ze dne 05.03.2009 a nabývají platnosti a účinnosti dnem 1. dubna 2009. Bc. Lubomír Franc hejtman Královéhradeckého kraje - 11 -