1. Podávání prohlášení o uskutečněných výdajích Po přihlášení do aplikace Benefit7 je třeba nejprve přejít na Konto projektů. K tomu slouží položka v pravém menu, jak ukazuje obrázek. Na kontu projektů vidíte všechny projekty, které jsou pod správou vašeho účtu a jsou již schváleny k realizaci příslušným kontrolorem. (Ve většině případů zde budete mít jeden projekt.) Kliknutím na název projektu se provede jeho označení šedou barvou a zpřístupní se některé položky v levém menu. Jako první nás bude zajímat prohlášení o uskutečněných výdajích, zkráceně prohlášení. Kliknutím na něj provedeme volbu a otevřou se nám nové položky menu. Položky menu jsou následující: Prohlášení zde se vyplňují základní informace o založeném prohlášení a také se zde zakládají nová prohlášení. Soupiska výdajů slouží k vyplnění dokladů (výdajů), které spadají pod prohlášení. Prohlášení finanční část slouží pro zobrazení součtů a vyplňování dalších finančních částek (příjmy projektu, nezpůsobilé výdaje) Přílohy prohlášení zde lze vypsat seznam doložených příloh. Prohlášení Záložka Prohlášení slouží pro založení nového prohlášení a pro vyplnění jeho základních dat. Jako první je třeba založit nový záznam (1), který se poté objeví v seznamu v horní části záložky. Po založení nebude obsahovat žádná data a bude to pouze prázdný šedý řádek (2). Jako první věc je - 1 -
třeba stisknout tlačítko Načíst data z Monit7 (3), čímž se načtou základní informace o projektu. O úspěšném načtení vás informuje hláška a poté je dobré stisknout tlačítko Uložit. Po úspěšném načtení se ve spodní části objeví reálná data, z nichž některá jsou needitovatelná (to jsou ta se šedým pozadím). Jako první věc je třeba vybrat partnera (1), za kterého se bude prohlášení předávat (každý partner podává sám za sebe). Dále je třeba zvolit, za jaké období je prohlášení předkládáno (zpravidla bude korespondovat s monitorovacími obdobími, které jste předávali JTS při registraci žádosti více informací dodá JTS). Další data na této záložce by měla být přednačtena a je pouze třeba je zkontrolovat a případně opravit. Po vyplnění všech údajů je třeba záložku uložit a můžeme přejít na další. - 2 -
- 3 -
Soupiska výdajů Záložka soupiska výdajů slouží k vyplnění jednotlivých dokladů, které chcete zahrnout do prohlášení. Každý doklad má svůj samostatný řádek, někdy se ten samý doklad rozepisuje i na více řádků. To by připadalo v úvahu u dokladů, jehož části patří do různých podkapitol rozpočtu. Např. hrubé mzdy patří do jiné podkapitoly (01.01) než pojistné na sociální zabezpečení a další odvody z mezd (01.02). Doklad by se rozepisoval do více řádků i v případě, kdyby část dokladu byla investičním výdajem a část dokladu neinvestičním výdajem. Nejprve je třeba zvolit kapitolu nebo podkapitolu rozpočtu (1). Po kliknutí na ikonu tabulky se otevře seznam, ze kterého je třeba vybrat, kam se řadí výdaj. Poté dojde k načtení zbytku bloku a některá pole budou povinná. Povinné položky u jednotlivých dokladů se mohou lišit v závislosti na zvolené kapitole nebo podkapitole rozpočtu. U každého dokladu je třeba vyplnit specifikaci výdaje (2), název a účel plnění a také zda se jedná o investice nebo neinvestice. V dalším bloku (3) lze vyplnit číslo dokladu (identifikační číslo na faktuře), číslo dokladu v účetnictví a počet stran příslušného dokladu. (4) Informace o dodavateli nejsou vždy povinné, ale pokud jsou, je třeba vyplnit název dodavatele a jeho IČ (u polských dodavatelů se vyplňuje NIP, pouze v číselné formě). (5) Datum vystavení dokladu a datum skutečné úhrady se vyplní dle dokladu. Jako měnu dokladu je třeba uvést měnu, v níž je doklad vystaven (na výběr je CZK, EUR a PLN). Měnu dokladu Benefit automaticky přednastavuje dle země původu partnera. Pro české partnery se přednastavuje CZK, pro polské partnery se přednastavuje PLN. Jestliže nejste s přednastaveným údajem spokojeni, můžete měnu dokladu změnit. (6) V měně dokladu se vyplní i tento blok (6). Tedy pokud je doklad v CZK, uvede se částka v CZK a podobně. Vyplňuje se zde jak částka bez DPH, tak i samostatně DPH. Částka bez DPH po sečtení s DPH nesmí překročit celkovou částku na dokladu! (7) Tato část okna se nevyplňuje. Slouží pouze k zobrazení hodnot přepočtených na EUR. K přepočtu dojde teprve stiskem tlačítka Přepočet na EUR (viz níže). (8) U políčka Odložená DPH je nastavena výchozí hodnota NE (nezaškrtnuto), protože toto pole se zpravidla nevyplňuje. Pole budou zaškrtávat jen partneři z ČR, kteří chtějí uplatňovat nárok na odpočet DPH u krácených plnění dle vypořádacího koeficientu. - 4 -
- 5 -
Podobně postupujeme u všech ostatních dokladů, které chceme do prohlášení zahrnout. Jakmile máme všechny doklady vyplněny, stiskneme tlačítko Přepočet na EUR v horní části stránky. Tím dojde k přepočítání celé soupisky na EUR pomocí předdefinovaných kurzů Evropské centrální banky platných pro příslušný měsíc. - 6 -
Prohlášení finanční část Tato část aplikace slouží pro zadávání příjmů. Nejprve je třeba zvolit správné prohlášení, které vyplňujeme (1). Pozor, příjmy se zadávají v EUR. Proto jsou zde uvedeny aktuálně platné kurzy (2), které byste měli použít pro přepočet. Výši příjmů v EUR vyplňte do políčka pro Příjmy (3). Pokud Váš projekt nemá příjmy, můžete pokračovat dále po vyplnění nulových hodnot a uložení. - 7 -
Přílohy prohlášení Poslední záložka umožňuje vyplnit seznam případných příloh, které budou fyzicky přiloženy k prohlášení. Není třeba sem vypisovat seznam všech dokladů, ty jsou uvedeny v soupisce. Tisk žádosti o platbu, Kontrola Během přípravy soupisky můžete soupisku tisknout odkazem Tisk. Tiskové sestavy soupisek před finalizací slouží jen pro Vaši informaci, kontrolorovi totiž smíte poslat pouze finalizovanou soupisku. Během vyplňování soupisky můžete také provádět kontrolu správnosti a úplnosti soupisky odkazem Kontrola. Finalizace Jakmile je vše správně vyplněno, je třeba stisknout odkaz Kontrola (1) v levém menu, kde se objeví seznam případných chyb, případně informace o bezchybnosti. Ve chvíli, kdy jste si jisti, že máte vše správně a nechcete nic měnit, stiskněte odkaz Finalizace (2). Tím dojde k uzamčení prohlášení a jeho přenosu do Monit7, kde k němu bude mít přístup kontrolor. V té chvíli již nemůžete nic měnit, dokud vám kontrolor nedá případný pokyn k přepracování soupisky. Po finalizaci je nutné v odkazu Tisk ve stejném menu vytisknout tiskovou sestavu prohlášení se soupiskou, tuto podepsat a předat fyzicky svému kontrolorovi. - 8 -
2. Podávání žádosti o platbu Úvod je shodný jako při podávání prohlášení (viz str. 1). Po přihlášení do aplikace Benefit7 přejděte na Konto projektů a zvolte zde projekt, u něhož chcete podávat žádost o platbu. Položky menu jsou následující: Žádost o platbu zde se zobrazují základní informace o předchozích žádostech o platbu a také se zde zakládají nové žádosti o platbu. Přílohy žádosti o platbu zde lze vypsat seznam doložených příloh. Financování Žádosti o platbu zde se podrobně rozepisuje, z jakých zdrojů je žádost o platbu financována. Prohlášení zahrnuté do ŽoP zde se provádí výběr schválených prohlášení, která jsou zahrnuta do této žádosti o platbu. Žádost o platbu V odkazu Žádost o platbu můžeme zakládat novou žádost o platbu a případně si můžeme prohlížet také údaje o předchozích žádostech o platbu. Tlačítko Nový záznam slouží k založení nové žádosti o platbu. Novou žádost o platbu je nutné uložit, aby se poté objevila v seznamu žádostí o platbu. Po uložení nového záznamu žádosti o platbu použijte tlačítko Načíst data z Monit7+. Tím se do nové žádosti o platbu přenesou potřebná data. - 9 -
O úspěšném načtení dat z Monitu vás informuje hláška a poté je dobré stisknout tlačítko Uložit. Na dalším obrázku již vidíme data načtená z Monitu (1). V tomto okně se doplňují ještě další data. Jestliže se jedná o závěrečnou žádost o platbu v rámci tohoto projektu, zaškrtněte příslušné pole (2). Do pole Výběr účtu zvolte účet, na který se bude vyplácet dotace EU (3). Pravděpodobně se bude jednat o účet vedený v měně EUR. Na detailu výběrového okna poznáte euroúčet podle toho, že je ve formátu IBAN (začíná nejspíše písmeny CZ, PL nebo DE) a obsahuje také SWIFT kód banky. - 10 -
Kromě toho se musí žádost o platbu navázat na správnou položku finančního plánu (4). Pokud v Monitu existuje volná položka finančního plánu, nabídne se Vám při zpracování žádosti o platbu v Benefitu. Příslušné okno (4) pak vypadá takto: Jestliže se Vám v oknech pro výběr účtu (3) a pořadí finančního plánu (4) nezobrazuje nic, požádejte Vašeho kontrolora o doplnění čísla účtu anebo doplnění položky finančního plánu. Kontrolora požádejte o opravu také v případě, kdy se Vám v Benefitu nabízí nesprávné číslo účtu. Dále proveďte kontrolu údajů v dolní části okna (5) a pokud to bude nutné, údaje opravte. - 11 -
Prohlášení zahrnuté do ŽoP V této položce menu určíte, která ze schválených prohlášení (která vydaná osvědčení) chcete proplatit v této žádosti o platbu. Aktuální údaje z Monitu načtete tlačítkem Aktualizace soupisek (1). Pro navázání nové položky na žádost o platbu stiskněte tlačítko Nový záznam (2) a otevřete seznam Číslo Prohlášení o uskutečněných výdajích za dílčí část projektu (3). V dalším okně vybereme jedno prohlášení (4) z těch, které chceme zahrnout do této žádosti o platbu a záznam uložíme. Pokud budeme chtít navázat další prohlášení, bude nutné opět přidat Nový záznam (2), pokračovat krokem (3) a v kroku (4) zvolit další prohlášení. Obdobně navážeme všechna prohlášení, která mají být proplacena v této žádosti o platbu. - 12 -
Např. žádost o platbu řešená v této příručce se skládá ze dvou prohlášení. Po uložení druhé položky vypadá okno takto. Protože jsme do této žádosti o platbu chtěli zařadit jen dvě prohlášení a nyní již máme obě navázána, můžeme celé okno opustit. - 13 -
Financování Žádosti o platbu V tomto odkazu se vyplňuje, jakými částkami se na žádosti o platbu podílejí jednotlivé zdroje financování. Výše celkových způsobilých výdajů a výše dotace ERDF jsou vypočteny automatickým součtem přes všechna prohlášení, která byla na tuto žádost o platbu navázána v odkazu Prohlášení zahrnuté do ŽoP. Všechna ostatní políčka je nutné vyplnit ručně. - 14 -
Přílohy žádosti o platbu Tato položka menu umožňuje vyplnit seznam případných příloh, které budou fyzicky přiloženy k žádosti o platbu. Do příloh nemusíte doplňovat seznam osvědčení zahrnutých do této žádosti o platbu, tento seznam jste si již sestavili v položce menu s názvem Prohlášení zahrnuté do ŽoP. Při přidávání příloh nejprve zkontrolujte, zda je vybrána správná žádost o platbu (1). Pak stiskněte tlačítko Nový záznam (2) a pro první přílohu postupně vyplňujte její číslo (3), název (4), případně další údaje. Podobně postupujte při přidávání dalších příloh žádosti o platbu. - 15 -