Smart administration

Smart administration Studijní dokumentace projektu Podpora nabídky vzdělávacích programů pro pracovníky veřejného sektoru Plzeňského kraje Registrační číslo: CZ.1.07/3.2.02/02.0012

Tento studijní materiál byl vytvořen pro potřeby účastníků komplexního vzdělávacího programu Podpora nabídky vzdělávacích programů pro pracovníky veřejného sektoru Plzeňského kraje organizovaného Útvarem koordinace evropských projektů města Plzně, p. o. (dále jen ÚKEP ). Využívání v rámci výuky, ostatní vzdělávací činnosti, konzultací, jeho distribuce, tisk a elektronická archivace jsou možné jen s písemným souhlasem ÚKEP. 1

OBSAH 1. 2. Základní informace k dokumentu a ke studiu... 3 1.1 Úvod do problematiky Smart Administration...3 1.2. Znalosti a kompetence získané studiem...4 1.3. Doporučení pro práci s dokumentem...5 Veřejná správa... 6 2.1 Organizační principy a organizační modely a jejich uplatňování ve veřejné správě...7 2.1.1 Organizace ve veřejné správě...7 2.1.2 Technicko-organizační principy ve veřejné správě...8 2.1.3 Organizační útvary...13 3. 2.2 Rozhodovací proces ve veřejné správě...13 2.3 Kontrola ve veřejné správě...17 Smart Administration...21 3.1. Smart Administration jako pojem...21 3.2. Strategie Smart Administration v České republice...23 3.2.1 Hexagon veřejné správy...25 3.2.2 Vize a cíle zavádění Smart Administration...28 3.2.3 Cesta k naplnění cílů...33 3.2.4 Implementace a řízení Strategie...34 3.3. Závazné pokyny pro koordinaci ICT projektů Smart administration...37 3.3.1 Subjekty zapojené do koordinace ICT projektů Smart Administration...37 3.3.2 Postupy pro koordinaci ICT projektů Smart Administration...41 3.4. Základní registry, veřejné informační služby...43 3.4.1 Veřejné informační služby...43 3.4.2 Základní registry...46 3.5. Informační systémy veřejné správy (ISVS)...48 3.5.1 epusa...50 3.5.2 estat...52 3.5.3 Komunikační kanály ISVS...55 3.5.4 e-government...60 4. Použitá literatura...62 5. Doporučená literatura pro samostudium...64 6. Přílohová část...68 2

1. Základní informace k dokumentu a ke studiu 1.1 Úvod do problematiky Smart Administration Absolvování modulu Smart Administration umožní posluchačům získat přehled o tom, jaké jsou vize, cíle, postupy, organizační zajištění, postupy koordinace jednotlivých dílčích projektů a předpokládané zdroje financování projektu Smart administration v České republice. Ke zkvalitnění informačních toků mezi občany a orgány veřejné správy přispívají jednotlivé dílčí projekty státu. Jejich cílem je vytvoření souboru informačních systémů Informační systémy veřejné správy (ISVS). Studenti budou seznámeni také s tím, jaké ISVS existují a jaké netradiční komunikační kanály pro zefektivnění komunikace v současné době vznikají. Základní část výuky modulu Smart Administration proběhne formou přednášek, jejichž jádrem budou diskuze zaměřené na řešení konkrétních předložených problémů v kontextu jednak právě probírajících témat, ale také v kontextu současné situace v ČR a EU. Modul Smart Administration je koncipován tak, aby další odborný rozvoj studentů v této oblasti mohl být v rámci studia dále rozvíjen i v ostatních navazujících modulech. Předložený text se zabývá problematikou Smart Administration, přičemž pojednává o strategii Smart Administration v České republice, a to v návaznosti na dokumenty Evropské unie. Materiál je doplněn přehledem informačních zdrojů, otázkami a náměty pro samostudium (za jednotlivými kapitolami) a přílohami, které navazují na studovanou problematiku. 3

1.2. Znalosti a kompetence získané studiem Studiem tohoto modulu posluchač: získá základní představu o obsahové náplni Smart Administration ve veřejné správě, opatření ke zlepšení; bude schopen ujasnit si principy Smart Administration jako koncepce komplexního zvýšení kvality řízení vedoucí ke zkvalitnění činnosti úřadu i služeb poskytovaných občanům; bude schopen zhodnotit fungování správních orgánů z pohledu občanů, manažerů, podnikatelů aj.; bude schopen orientovat se v cílech vládní strategie "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015"; bude schopen pochopit základní předpoklad úspěšného dosahování poslání organizace, což je implementace a uplatňování osvědčených manažerských nástrojů pro zajištění principů výkonného a efektivního úřadu veřejné správy; bude umět vysvětlit vizi a globální cíl při zavádění Smart Administration, bude schopen zdůvodnit jednotlivé strategické cíle a vymezit specifické cíle strategických cílů; bude schopen se orientovat v jednotlivých projektových okruzích specifických cílů; bude schopen vyjmenovat a charakterizovat subjekty zapojené do koordinace ICT projektů Smart Administration a seznámí se s postupy pro koordinaci ICT projektů; bude schopen v podmínkách konkrétní organizace shromáždit potřebné podklady a na jejich základě kriticky zhodnotit stávající procesy Smart Administration a navrhnout opatření ke zlepšení. 4

1.3. Doporučení pro práci s dokumentem V rámci studia tohoto modulu se studenti seznámí s problematikou Smart Administration, což můžeme volně přeložit jako tzv. úřadování bez papírů. Stěžejním dokumentem pro pochopení postupu zavádění Smart administration v ČR je Vládní strategie "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart administration v období 2007-2015", dostupná na http://www.smartadministration.cz/file/9. Doporučením je prostudování této strategie před absolvováním výuky. Na úvod, a to v druhé kapitole této studijní dokumentace, jsou stručně shrnuty základní informace o fungování organizací veřejné správy, a to z pohledu organizačních principů, rozhodování a kontroly. Třetí kapitola předloženého textu je rozdělena do šesti základních částí, v nichž se studenti seznámí s pravidlem SMART, s pojmem Smart Administration, se strategií Smart Administration v České republice, dále s pokyny pro koordinaci ICT projektů Smart Administration a s tím, jaké jsou základní registry a informační systémy veřejné správy. Tento studijní text je základním podkladem pro studium a budou na něj navazovat přednášky, které uvedené poznatky nejen podrobně vysvětlí, ale i rozšíří. Ve čtvrté kapitole studijní dokumentace je uveden přehled literatury, jež byla použita pro tvorbu a zpracování textu druhé a třetí kapitoly. Pátou kapitolu tvoří soubor informačních zdrojů, které je možné považovat za doporučenou literaturu pro další samostudium. Poslední šestá kapitola obsahuje přílohy, které doplňují a vhodně dokreslují problematiku popisovanou v tomto dokumentu. Každá kapitola je zakončena kontrolními otázky a úkoly, které slouží k prověření pochopení dané problematiky a k zamyšlení se nad probíranou látkou. 5

2. Veřejná správa Veřejná správa je součástí veřejného sektoru, který tvoří významnou část ekonomiky a společnosti. Jedno z pojetí definice pojmu veřejná správa je služba veřejné moci. Dle subjektů a objektů, kterých se veřejná správa týká, je možné ji vnitřně členit na určité kategorie. Nejčastějším členěním je rozdělení na státní správu a samosprávu. Státní správa má vždy povahu veřejné správy a je jejím základním druhem. Je začleněna do mocenské struktury státu, přičemž je součástí výkonné moci a má samozřejmě úzké vztahy s ostatními součástmi státní moci. Vnitřní organizace státní správy funguje na principu vertikální hierarchie, omezení autonomie rozhodování a vztazích nadřízenosti a podřízenosti. Omezení autonomie lze spatřit například v možnosti přezkoumání rozhodnutí určitého orgánu nadřízeným subjektem (odvolací řízení). Na základě těchto principů jsou orgány (pracovníci) ustavováni do funkcí jmenováním nebo na základě pracovního poměru. Volební princip je výjimkou. Samospráva představuje určitou skupinu či společenství, které si samo řídí své záležitosti. V rámci veřejné správy a vykonávání jejích funkcí hovoříme o územní samosprávě. Samosprávy jsou principiálně voleny, z toho základní orgány přímo občany. Převládá demokratický způsob rozhodování (kolegiální orgány princip většiny). Samosprávné orgány disponují autonomií rozhodování, neexistuje vertikální hierarchie ani ve vztahu ke státní správě, ani uvnitř samosprávy. Samospráva není povinna se řídit interními normativními akty a individuálními pokyny vydávanými státní správou (Volek, Přenosil, 2005). O organizačních principech, modelech a rozhodovací a kontrolních procesech, které jsou v organizacích veřejné správy uplatňovány, bude pojednáno v následujících kapitolách. Tyto modely a procesy by měly být zachovány i v případě elektronické veřejné správy, i když pomocí nově vznikajících komunikačních kanálů (popsaných v kapitole 3.5.2) se interakce mezi jednotlivými aktéry značně urychluje, zkracuje a zjednodušuje. 6

2.1 Organizační principy a organizační modely a jejich uplatňování ve veřejné správě 2.1.1 Organizace ve veřejné správě Pohled vědních oborů jako je psychologie a sociologie vnímá veřejnou správu jako zvláštní sociální systém s formální i neformální stránkou. Organizace dělíme podle typu vnitřních vazeb právě na dvě základní skupiny organizace formální a neformální. Formální organizace: je dána pevná struktura, jsou formalizována pravidla rozhodování; existují vymezené sféry činnosti, působnosti a pravomocí jedlových složek (ve veřejné správě jsou to zejména zákonné předpisy, nařízení a interní akty); jsou zavedeny formalizované způsoby komunikace (např. stížnost). Neformální organizace (skupiny): vztahy vznikají bez ohledu na formální pravidla; její formování je výsledkem existence neformálních autorit; existuje i neformální komunikační síť zajišťující přísun informací, a to i těch formální cestou nepřístupných; existují na horizontální i vertikální úrovni. Jaká je možná aplikace na veřejnou správu a její subjekty? Podle klasického modelu je veřejná správa typickou formální organizací, uvnitř které se vytváří, zaniká a fungují neformální organizace ty ovlivňují její činnost. Formální organizace tohoto typu je uspořádána na principech vertikální centralizace, tedy subjekty z vnějšího prostředí se dostávají do styku pouze s nižšími stupni organizačního uspořádání (úředník na přepážce apod.). Tyto stupně realizují rozhodnutí přijatá v centru. 7

Organizace veřejné správy představuje složitý systém, jehož funkcí je naplňování politiky státu a územních celků. Institucionálně jde pojmout tento systém jako soustava správních orgánů, které vykonávají správní činnosti. Tyto správní orgány mohou mít všeobecnou působnost a svou činností tak zahrnovat veškerou oblast správy, nebo mohou mít zvláštní působnost, a mohou pak vykonávat správní činnost pouze v rámci určitého věcně vymezeného odvětví správy. Příklad: Zvláštní působnost ztělesňuje Státní báňská správa se svými orgány, tj. Český báňský úřad (ČBU) se soustavou 9 obvodních báňských úřadů, vykonávajících vrchní dozor nad hornickou činností, činností prováděnou hornickými způsobem, požární ochranou v podzemí, řádným odváděním úhrad za dobývající prostor a vydobyté vyhrazené nerosty a dodržování pracovních podmínek v tomto odvětví. 2.1.2 Technicko-organizační principy ve veřejné správě Organizační principy představují zásady používané při budování organizačního systému a podsystémů. Jde o určitá pravidla, podle nichž lze správu členit a vystavět tak, aby při dodržení všech vazeb hierarchického systému byla schopná plnit své cíle a úkoly. V následujícím textu jsou jednotlivé principy uvedeny a postaveny do protikladných pozic. V praxi dochází ke kombinacím jednotlivých principů a nelze proto takřka v žádné organizaci najít čistý model jednoho principu. Rozlišujeme následující organizační principy ve veřejné správě: a) územní, věcný, funkční; b) centralizace a decentralizace; c) koncentrace a dekoncentrace; d) monokratický a kolegiální; e) volební a jmenovací. 8

Princip územní, věcný a funkční Územní: podle územního hlediska, kdy kritériem členění je administrativní členění státu Příklad: VÚSC (Krajské úřady) obce (obecní úřady): vždy jsou ve svých působnostech činné pouze v rámci svého územního obvodu. Tento čistý princip je z důvodu nutné specializace propojován s ostatními principy v této skupině. Dalším příkladem může být vymezení správy národních parku. Věcný (odvětvový): kritériem vymezení působnosti je obsah agendy. Jeho uplatnění znamená, že jsou zřizovány orgány správy pro jednotlivá odvětví činnosti. Výhodou tohoto principu je možnost specializace a snazší koordinace správy uvnitř určitého odvětví. Příklad: Příkladem aplikace tohoto principu je existence a činnost oborových ministerstev: školství a tělovýchova, zemědělství apod. Z hlediska funkcí státu a jejich vývoje lez určit tyto základní odvětví: vnitřní, zahraniční, vojenská, finanční a justiční. Funkční: zde je kritériem vymezení konkrétních činností daného orgánu. Takovým vymezením je opět umožněna specializace na konkrétní problematiku a výhodou je vysoká koncentrace na řešenou oblast a vysoká odbornost. Hovoří se o tzv. průřezových orgánech, které zajišťují vazby mezi různými odvětvími. Může nastat i situace, kdy funkční orgán je z titulu své funkce oprávněn vydávat pokyny odvětvovým orgánům. Obecně se uvádí, že funkčních orgánů by v systému správy měl být omezený počet, neboť zavedení každého nového vyvolává komplikace v řízení a vztazích mezi ostatními orgány. 9

Příklad: Příkladem orgánu správy vymezeného pomocí funkčního principu byl svého času Úřad pro státní informační systém, smyslem jehož existence a činnosti bylo zavedení informačního systémů průřezově pro celou státní správu. Princip centralizace a decentralizace Tento princip vyjadřuje stupeň soustředění nebo rozdělení rozhodovacích pravomocí a odpovědnosti. Centralizace: soustředění rozhodovacích funkcí u ústředních orgánů. To lze docílit dvěma způsoby: - centrální složka má výhradní právo rozhodovat; - právo rozhodovat mají i nižší složky, musí se však přesně řídit podle regulí a směrnic vydávaných centrem tedy rozhodování pouze provádějí. Decentralizace: na nižší složky je delegováno větší množství pravomocí a odpovědností. V případě decentralizovaného uspořádání organizace jsou orgány, na něž byly pravomoci delegovány, nezávislé na ústřední podléhají pouze dozoru ve vymezených oblastech. Příklad: Samostatná působnost samosprávy představuje decentralizovaný výkon správy, který podléhá pouze obecným zákonným limitům, a orgány samosprávy jsou při jejím výkonu nezávislé na hierarchicky výše postavené státní správě. Princip koncentrace a dekoncentrace Tento princip odpovídá na otázku, nakolik jsou z prostorového pohledu správní činnosti vykonávány jedním nebo více orgány po linii horizontální a vertikální. 10

Horizontální linie: koncentrace nebo dekoncentrace správy na této linii odpovídá na otázku, jak jsou na stejném stupni řízení soustředěny rozhodovací pravomoci. Koncentrace správní činnosti představuje soustředění určité správní činnosti u jednoho orgánu na stejné úrovni, dekoncentrace představuje opak. Příklad: Příkladem je reforma činnosti ministerstev činnost jednoho zrušeného ministerstva je rozdělena mezi dvě nebo více stávajících ministerstev (dekoncentrace) a naopak. Reálným příkladem horizontální koncentrace je např. vznik Ministerstva informatiky ČR, které např. převzalo agendu spojů a komunikací od Ministerstva dopravy ČR (dříve ministerstvo dopravy a spojů ČR). Vertikální linie: zde jde o soustředění nebo naopak rozdělení činností mezi jednotlivé úrovně správní organizace. Vertikální koncentrace a centralizace mají shodný význam, zatímco vertikální dekoncentrace a decentralizace se liší. Odlišnost je v tom, že při decentralizaci delegovaná jednotka funguje nadále nezávisle a řídí se pouze obecnými právními předpisy. Centrální orgán může pouze kontrolovat dodržování vymezeného rámce, a vztahy zde nemají charakter služební podřízenosti. Příkladem je již zmiňovaná samostatná působnost obcí. Vertikální dekoncentrace naproti tomu znamená delegaci pravomocí na nižší složky organizace při zachování služeb podřízenosti provádějícího. Princip kolegiální a monokratický Tento princip vyjadřuje složení správního orgánu a způsob přijímání rozhodnutí. Kolegiální orgán správní orgány, který přijímá a vydává rozhodnutí, má větší počet členů. Rozhodnutí jsou přijata hlasováním ve formě usnesení. Obvykle se pro platnost rozhodnutí vyžaduje, aby při jednání a hlasování byl přítomen určitý počet členů správního orgánu. To může být prostá většina, určitá kvalifikovaná většina apod. 11

Příklad: Příkladem orgánu složeného podle kritéria kolegiálního je vrcholný orgán obecní samosprávy zastupitelstvo obce. Monokratický orgán častější ve státní správě, správní orgán představuje jeden odpovědný zástupce. Princip tkví v tom, že rozhodnutí vydává jedna osoba. Výhodou tohoto způsobu organizace je v rychlosti a operativnosti rozhodování a také v přímé vazbě na osobní odpovědnost rozhodujícího. Monokratický systém předurčuje existenci poradních orgánů nebo sborů. Rozhodnutí jsou předpřipravena a diskutována poradci nebo odbornými skupinami, které mohou do jisté míry formovat následné vlastní rozhodnutí vedoucího. Existence těchto poradních sborů však nezbavuje vedoucího odpovědnosti, kterou za své rozhodnutí nese. Princip jmenovací a volební Tento princip vyjadřuje způsob ustavování do funkcí ve veřejné správě. Jmenovací princip je ve státní správě obvyklý, správní orgán je povolán do funkce rozhodnutí jedné osoby, která je obvykle na vyšší pozici v organizační hierarchii. Stejným způsobem pak může být správní orgán odvolán. Příklad: Příkladem je ministerstvo, kde ministr jmenuje do funkce náměstky nebo ředitele odborů. Volební princip představuje způsob, kdy je správní orgán povolán do funkce volbou, a o obsazení funkce tedy rozhoduje více osob. V praxi se tyto dva principy obvykle kombinují. Příklad: Příkladem orgánu povolaného do funkce podle volebního principu je starosta obce, které dle zákona 128/2000 Sb. volí ze svých řad zastupitelstvo obce. 12

Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.1.2: Zamyslete se nad tím, podle jakých technicko-organizační principů bylo zřízeno (vyčleněno) Vaše pracoviště (SBU). 2.1.3 Organizační útvary Organizace se vnitřně člení na útvary, které mohou být členěny na lineární, štábní a pomocné. Lineární útvary vykonávají hlavní činnost organizace a mají za její výsledky odpovědnost. Jejich aktivity jsou obráceny navenek směrem ke klientovi, tedy například k občanům. Štábní útvary představují obvykle odborné štáby (sbory) a zajišťují odbornou podporu lineárním útvarům. Příkladem mohou být finanční, vzdělávací či personální odbory. Jde o útvary, jejichž činnost je obrácena směrem dovnitř organizace. Pomocné útvary lze pojmenovat jako servisní. Tyto útvary zajišťují obslužné činnosti pro lineární a štábní útvary. Většinou jsou tyto útvary postaveny do role technické podpory, jako například odbory a oddělení dopravy, údržby, zásobování, ediční středisko apod. (Volek, P., Přenosil, J., 2005) 2.2 Rozhodovací proces ve veřejné správě Rozhodování je podle obecné definice záměrný výběr z více alternativ. Rozhodovatel se vždy snaží najít optimální variantu podle určitých kritérií. V úvahu je nutné brát stav, 13

ve kterém se rozhodovatel nachází. Rozhoduje individuálně (sám za sebe) nebo v rámci organizační struktur? V druhém případě je rozhodnutí vázáno na určitá pravidla a bere v úvahu i dopad na okolí, nejen na rozhodující subjekt. Rozhodování ve veřejné správě má právě takový charakter. Její rozhodnutí ovlivňují subjekty v okolí tj. práva a povinnosti fyzických a právnických osob, postupy jsou formalizovány a upraveny právními předpisy nebo interními akty. Působnost jednotlivých rozhodovatelů vychází ze zákona, přip. jiného zmocnění učiněného na zákonném podkladu (viz příloha 4). Kroky rozhodovacího procesu: 1. zjištění a formulace problému co možná nejpřísnější, což posléze omezí počet variant; 2. určení cíle po formulaci problému, určí, co má být dosaženo a jaké prostředky budou k dosažení žádoucího cíle potřebné. Veřejná správa uvažuje s následnými cíli, které se mnohdy překrývají; 3. analýza problémů jak problém vznikl, jeho obsah; 4. stanovení možných alternativ nebo možností k dosažení cíle, analýza a předpověď důsledků pro každou variantu nejsložitější část procesu, ve veřejné správě je mnohdy vykonávána poradními sbory a kolegiálními orgány. Veřejná správa má mechanismy spolupráce, jako je např. systém připomínkování návrhů zákonů apod. Výběr variant je založen na eliminaci nevhodných variant; 5. přijetí rozhodnutí: musí být konkrétní, srozumitelná a přesná. ve veřejné správě je rozhodnutí formalizováno a je i vynutitelné formou sankcí; 6. provedení rozhodnutí rozhodnutí musí být sděleno a provedeno v určeném časovém horizontu; 7. kontrola rozhodnutí někdy bývá zaměňována za zpětnou vazbu, není to však totéž. Zpětná vazby by měla být trvalou součástí jakéhokoliv rozhodovacího procesu, nikoliv jen odezvou pro učinění rozhodnutí. Důvodem je nemožnost adekvátní a včasné reakce rozhodovacího subjektu v případě zjištění negativních důsledků rozhodnutí. To platí stejně tak v managementu soukromého sektoru. 14

Omezení a limitující faktory rozhodování Princip omezené racionality určuje, že lidé jsou omezováni v racionalitě rozhodnutí množstvím faktorů. Mezi takové faktory patří: rozsah a zdroje informací; organizační uspořádání; morální, psychický, intelektuální potenciál člověka; časové hledisko čím kratší je doba mezi podnětem a rozhodnutím, tím větší možnost přijetí neadekvátního rozhodnutí; hmotné prostředky a zdroje k dispozici; právní úprava. S ohledem na podmínky, za nichž probíhá rozhodování, rozlišujeme tři základní rozhodovací situace, a to rozhodování za jistoty, rozhodování za rizika a rozhodování za nejistoty. Teorie řízení rozlišuje základní druhy a typy rozhodování podle různých hledisek na: individuální a hromadná podle subjektu rozhodován; rozhodnutí závazná členy organizace, kde bylo rozhodnutí přijato, a rozhodnutí dotýkající se subjektů mimo organizaci; programovaná ne neprogramovaná rozhodnutí (programová se používají v případě rozhodování v situacích, které se stále opakují rutina); strategická, taktická a operativní podle časového hlediska působení rozhodnutí. Rozhodovací procesy ve veřejné správě mají zvláštní charakter. Jde o rozhodování: v organizovaných strukturách; podle formalizovaných pravidel; rozhodnutí jsou mocensky vynutitelná; dotýkají se i subjektů mimo organizaci, tj. mimo veřejnou správu. 15

Důležitým rysem rozhodování ve veřejné správě je požadavek na konzistentnost. Rozhodovatel musí postupovat konzistentně, tj. za stejné situace by měl volit tutéž variantu. Konzistence je problematický požadavek, v praxi nebývá dodržen i přes vysokou formalizaci rozhodovacího procesu. Hlavním důvodem, proč tomu tak je, je samozřejmě lidský faktor. Vzhledem k omezené konzistenci rozhodování je důležité, že k rozhodnutím existují opravné prostředky. Základní typy rozhodování veřejné správy jsou rozhodnutí mocenská (aplikace práva) a rozhodnutí účelová (k dosažení určitého cíle). Mocenská rozhodnutí jsou činěna deduktivní metodou je zkoumáno, zda došlo k naplnění podmínek, aby mohl být poveden zásah do práv a povinností určitého subjektu. Příkladem může být zkoumání prováděné krajským úřadem, zda je rozpočet obce sestaven v souladu se zákonem. V případě, že nikoliv, nařídí oprávněný správní orgán zastupitelstvu jeho zrušení a přepracování. Účelová rozhodnutí jsou přijímána např. při přípravě obecně závazného předpisu (dopravní vyhláška), tj. v případě že lze stanovit cíl a varianty k jeho dosažení. (Volek, P., Přenosil J., 2005) Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.2: Jaká jsou specifika rozhodovacích procesů ve veřejné správě? 16

2.3 Kontrola ve veřejné správě Na úvod je zapotřebí definovat následující pojmy: Správní dozor je činnost, při které orgán veřejné správy pozoruje chování nepodřízených subjektů, hodnotí jejich chování v rámci požadavků kladených právními normami a porovnává s žádoucím chováním a pokud zjistí nesoulad mezi skutečným a žádoucím chováním, aplikuje nápravná a sankční opatření. Kontrola (dozor, dohled, inspekce) je nezbytná součást řízení, představuje pozorování a porovnávání stav skutečného ose stavem zamýšleným (cílem). Kontrola ve veřejné správě umožňuje realizaci odpovědnosti. Může jít o kontrolu uvnitř systému veřejné správy nebo o kontrolu, kdy jeden ze subjektů (kontrolovaný kontrolující) stojí mimo veřejnou správu. Příkladem je například činnost živnostenského úřadu, kdy jeho pracovníci kontrolují plnění živnostenského zákona ze strany podnikatelského subjektu, nebo inspekce Ministerstva vnitra, kdy je vyšetřován určitý sporný policejní zákrok. Subjektem kontroly ve veřejné správě je orgán nebo pracovník veřejné správy, jehož činnost je zajišťována a hodnocena. Kontrolu lze členit podle následujících hledisek: časový průběh; obecnost a komplexnost kontroly; zaměření kontroly; systém veřejné správy; kontrola vůči jiným subjektům. Časový průběh Z tohoto hlediska se kontrola člení na předběžnou, průběžnou a následnou: 17

předběžná kontrola vztahuje se na způsob přípravy určitých správních činnosti. Hodnotí se připravenost orgánů a pracovníků k zavedení určitých opatření, nebo se hodnotí správní akty ještě před nabytím účinnosti; průběžná kontrola provádí se v době vlastního průběhu určitých správní činnosti až do jejího ukončení; následná kontrola vztahuje se k ukončené správní činnosti. Další možností členění z časového hlediska je rozlišení kontrol na jednorázové a stálé, podle systematiky kontroly pak na namátkové a soustavné. Obecnost a komplexnost kontroly Obecná kontrola je prováděna z více hledisek, může být vykonávána jak uvnitř správního orgánu (kontrolním oddělením), tak zvláštními pověřenými subjekty vně správního orgánu (např. Nejvyšší kontrolní úřad). Speciální kontrola se zaměřuje na určitý druh činnosti, příkladem může být finanční audit nebo inspekce Ministerstva vnitra. Zaměření kontroly Rozlišení kontroly podle jejího zaměření je poněkud širší, z hlediska zaměření rozlišujeme kontrolu služební, odbornou, právní, hospodářskou a politickou: služební kontrola týká se všech aspektů činnosti kontrolovaného objektu, oprávnění k takové kontrole vyplývá z hierarchického uspořádání veřejné správy. Je možné si představit průběžnou kontrolu, kterou provádí nadřízený vůči svým podřízeným v rámci pracovně právních vztahů nebo zvláštního služebního poměru; odborná kontrola vztahuje se k věcnému obsahu činnosti kontrolovaného objektu a vždy a se řeší, zda je činností dosahováno optimálních výsledků, jestli činnost odpovídá příslušným odborným standardům apod.; 18

právní kontrola zkoumá, zda byly dodrženy právní předpisy a procesní postupy. Zde nejde o výsledek činnosti, ale zda bylo pro jeho dosažení použito metod a postupů v souladu s právními předpisy; hospodářská kontrola hodnotí účelnost vynakládaných prostředků a hospodárnost jejich použití. Zde jde samozřejmě o problematickou oblast, neboť efektivnost výkonu správních činností z finančního a ekonomického hlediska lze hodnotit různě. Proto má tato kontrola shodný základ s kontrolou právní; politická kontrola předmětem je soulad výkonu správní činnosti se záměry politické moci (kterou drží subjekt kontroly). Tuto kontrolu provádějí obvykle obecné výkonné orgány (nejvyšší úroveň představuje vláda) a zastupitelské orgány (parlament, samosprávné zastupitelstva). Systém veřejné správy Základní rozdělení ze systémového hlediska představují kategorie vnější a vnitřní kontrola. Vnitřní kontrola je realizována prostřednictvím organizačních a pracovněprávních vazeb uvnitř veřejné správy. Uvedeme některé druhy interní kontroly: kontrola s využitím pracovně právních vztahů; kontrola s využitím hierarchických vazeb mezi orgány státní správy (ministerstvo vnitra bývalé okresní úřady); kontrola prováděná speciálními kontrolními orgány (činnými uvnitř systému VS), např. NKÚ; kontrola prováděná jako státní dozor vůči samosprávě (např. Ministerstvo vnitra obec); Vnější kontrola je vykonávána subjekty stojícími mimo veřejnou správu. Z hlediska těchto subjektů jde o kontroly: uskutečňované občany; 19

prováděné sdělovacími prostředky; parlamentní kontrola; soudní kontrola v rámci obecného, správního až ústavního soudnictví. Kontrola vůči jiným subjektům jde zejména o kontrolu prováděnou vůči fyzickým a právnickým osobám jako podnikatelským subjektům. (Volek, Přenosil, 2005) Příkladem vnitřní kontroly může být vnitřní audit a příkladem vnější kontroly pak externí audit. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 2.3: Jaký druh kontroly je nejčastěji prováděn na Vašem pracovišti? Probíhá na Vašem pracovišti také vnější kontrola? Jestliže ano, kým? 20

3. Smart Administration Vize rok 2015: Veřejná správa v ČR je primárně pojata jako služba občanovi, naplňuje principy dobrého vládnutí, funguje efektivně a výkonně. Veřejné služby jsou klientsky orientovány, naplňují očekávání občanů, flexibilně reagují na jejich potřeby a fungují hospodárně. Veřejná správa a veřejné služby přispívají ke zvyšování konkurenceschopnosti české ekonomiky a zvyšování kvality života obyvatel ČR. Globální cíl: Prostřednictvím zefektivnění fungování veřejné správy a veřejných služeb podpořit socioekonomický růst ČR a zvýšit kvalitu života občanů. (Vládní strategie "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart administration v období 2007-2015"). 3.1. Smart Administration jako pojem Současná doba je charakteristická přechodem z papírů na digitální formu vedení informací a dokumentů. Počítače používáme již mnoho let. Jenže většinou pouze jako inteligentní psací stroje a předpokládáme, že výsledky nakonec stejně skončí na tiskárně. Využití současných metod řízení a informačních technologií s sebou přináší zcela nový pohled na vnitřní organizaci procesů. Vedle liniové struktury se budou na průřezové úkoly nasazovat projektové a procesní řízení a řízení služeb. Procesy je třeba průběžně hodnotit a udržovat v čase. Tato technická a organizační změna vyžaduje ustavení vlastníků projektů, procesů a služeb, jejich personální rozvoj, práci se silnými osobnostmi i mimo úřad, práci s komunitou týmu a technické zajištění efektivní administrativy týmu příslušnými informačními a komunikačními prostředky. Víme, že současné informační technologie umí mnohem víc, než pracovat jako inteligentní psací stroje. Za cenu, kterou do jejich obnovy vkládáme, bychom měli chtít automatizaci procesů, včetně vnitřní kontroly s auditní stopou, a jejich hodnocení. 21

Tak jako Word nám na pozadí umí opravit chyby, současné systémy umí kontrolovat a opravovat chyby i v běžných opakujících se procesech, jsou schopny převzít významnou část rutinních činností a provádět je rychle, přesně a ještě je dokumentovat a všechny tyto informace prezentovat v manažerských pohledech (například procesy podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole). Efektivita Smart Administration je v osobní odpovědnosti správce konkrétních dat. Není třeba opakovaně zajišťovat a kontrolovat informace, které již na jiném pracovišti vznikly. Nesmí ovšem ležet v textovém dokumentu, nebo ve skenu v jpeg, ale v podobě strukturovaných dat, které očekávají aplikace, které je jsou schopny využít. Je nutné začít od číselníků. O některé se postará stát, jiné pro svou potřebu zajišťuje úřad. Mnoho času věnujeme vymýšlením vlastní cesty v přípravě procesů a směrnic, které tyto procesy legalizují. Prakticky neexistují standardy, které by nám tuto činnost usnadňovaly. A právě aktualizace standardů a jejich plošné prosazení je předmětem stávajících dotačních Výzev. Jejich správná implementace je už úkolem Studie proveditelnosti. Některé úřady využijí grantové Výzvy k pouhému nasazení procesů, které jim chybí ve stávajícím prostředí. Jiné, ty chytřejší, je využijí k nasazení procesně orientovaného řízení organizace podpořeného procesně orientovanými informačními systémy. Nehledají pouze technologie, ale především znalostní obsah. Jsou řešení splňující podmínky Smart Administration drahé? Ano i ne. Pro ty, co hledají vlastní cestu ano. Pokud je subjekt připraven k rychlému přechodu a dodržování metodik a standardů, je návratnost investice do změny krátká a výrazně vzroste produktivita práce. Budete méně zranitelní při každé větší změně legislativy (a například v účetnictví a rozpočetnictví jsou před námi zásadní změny) a budete schopni řídit rizika daná technickou, hospodářskou a personální dynamikou i vývojem cen komodit. Principy Smart Administration mají pro organizaci velký personální význam. Zkracují čas zapracování nového pracovníka (má dostupné podklady ve strukturované a verifikované 22

formě spravované podle standardu) a snižují i rizika v případě, že se nový pracovník s původním na pracovišti již nepotkají. Můžeme tedy konstatovat, že Smart Administration = úřadujeme bez papírů.(smart administration (úřadujeme bez papírů), [online]. Dostupné na http://www.panatec.cz/?smart-administration-%28uradujeme-bez- papiru%29,9) Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 3.1: Vysvětlete pojem Smart Administration a uveďte pozitiva a negativa tohoto konceptu. Jsou řešení splňující podmínky Smart Administration drahé? 3.2. Strategie Smart Administration v České republice Cesta k posílení konkurenceschopnosti České republiky v mezinárodním prostředí je neodmyslitelně spjata se zvýšením efektivity výkonu veřejné správy. Proto je nutné podniknout kroky směrem ke zlepšení veřejné správy a kvality jí poskytovaných služeb, tzn. nastavit jednoznačně podmínky k tomu, aby veřejná správa byla nejen chápána, ale skutečně i fungovala, jako služba občanům. Pro realizaci tohoto náročného úkolu se před ČR současně otevřela příležitost využít finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v programovém období let 2007 až 2013. Smart Administration byla stanovena jako jedna z priorit kohezní politiky. 23

Nezbytným předpokladem pro využití prostředků ze strukturálních fondů a zároveň nástrojem k tomu, aby přístupy k zlepšování veřejné správy a veřejných služeb probíhaly provázaně a koordinovaným způsobem, bylo zpracování strategie "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart administration v období 2007-2015". Ta shrnuje nejen již dosud probíhající aktivity, ale definuje rovněž nové příležitosti ke zlepšení dosud nedostatečně řešených problémů a stanovuje následující strategické cíle: zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy: zajistit adekvátní využívání ICT, vytvořit centrální registry veřejné správy tak, aby bylo možné bezpečné sdílení dat orgány veřejné moci a zároveň byl občanům umožněn oprávněný přístup k údajům vedeným v těchto registrech; přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu: prosazovat egovernment s důrazem na bezpečný a jednoduchý přístup k veřejným službám prostřednictvím sítě internetu, připravit právní úpravu, která zajistí elektronizaci procesních úkonů ve veřejné správě, zrovnoprávní formu listinnou s formou elektronickou, umožní bezpečnou komunikaci mezi úřady a veřejností a optimalizuje interní procesy veřejné správy s využitím informačních komunikačních technologií. Zefektivňování veřejné správy a veřejných služeb představuje technicky náročný proces, který nemůže být úspěšný bez silné a kontinuální politické podpory. Předpokladem úspěšnosti Strategie jsou rovněž jasně nastavené cíle, jejichž naplňování se zřetelně odráží v monitorovacích indikátorech. Strategie operuje se třemi úrovněmi cílů. Globální cíl zachycuje celkové směřování Strategie. Tento cíl je specifikován ve strategických cílech, které reprezentují cíle pro jednotlivé oblasti. Konkrétní cíle v jednotlivých oblastech jsou dále rozčleněny na 24

specifické cíle, na jejichž základě jsou vymezeny okruhy pro budoucí konkrétní projekty. V následujících textech jsou pak uvedeny prioritní oblasti intervence v rámci specifických veřejných služeb. Intervence v těchto oblastech, které se nacházejí v kompetenci jednotlivých resortů, budou rovněž v rámci plnění Strategie sledovány tak, aby došlo k maximálním synergickým efektům s intervencemi horizontálního charakteru. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 3.2: Mají principy Smart Administration velký personální význam pro veřejnou správu? Zdůvodněte. 3.2.1 Hexagon veřejné správy V minulosti bylo představeno množství reformních a modernizačních plánů a aktivit v oblasti veřejné správy. Nedostatkem těchto pokusů, díky kterému byl jejich úspěch často značně limitován, byl izolovaný přístup vždy pouze k jednomu aspektu veřejné správy, nikoliv přístup systematický. Pokud však chceme skutečně zefektivnit fungování veřejné správy, je třeba k ní přistupovat komplexně a systematicky. Jako jeden z možných byl pro potřeby této strategie navržen pohled na veřejnou správu jako na hexagon s následujícími vrcholy: legislativa; organizace; občan; úředník; technologie; finance. 25

Všechny jednotlivé vrcholy jsou navzájem provázány. Tento přístup je znázorněn na následujícím obrázku. Obr. 1: Hexagon veřejné správy Zdroj: Strategie realizace Smart Administration v období 2007 2015 Kvalitní legislativa je základem kvalitní veřejné správy. Je to hlavní nástroj, který vláda používá k ochraně základních společenských hodnot a k ovlivňování chování občanů či právnických osob. Měla by ovšem být přijímána jen v případech, kdy je to nezbytně 26

nutné, aby nezpůsobovala zbytečnou byrokratickou zátěž, zároveň by měla být co nejjednodušší a nejsrozumitelnější. Důležitým aspektem fungování veřejné správy je organizace jejího výkonu. Vždy je třeba hledat rovnováhu mezi maximálním přiblížením výkonu veřejné správy občanovi a efektivním vynakládáním veřejných prostředků. Zároveň je důležité, aby bylo možné co největší množství agendy vyřídit na jednom kontaktním místě zásada obíhají informace, nikoliv občan. Organizace výkonu veřejné správy však neznamená pouze nalezení správného místa tedy, na jaké úrovni bude daná agenda vykonávána, ale také způsob, jakým je vykonávána. Důležitou roli zde hraje úroveň řízení, metody řízení kvality, sledování výkonnosti a efektivnosti vynakládaných prostředků a sledování spokojenosti zákazníků. S tím samozřejmě souvisí i využití moderních informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě. Prostřednictvím využití ICT je nutné odstranit nadbytečné papírování, ulehčit styk občana s veřejnou správou, ale také komunikaci uvnitř veřejné správy. ICT je ovšem nutno vnímat pouze jako nástroj změn, nikoliv cíl sám o sobě. Při jejich zavádění se pak často stává, že administrativní zátěž je přesunuta z jednoho subjektu (občan) na subjekt jiný (úřad), cílem by ale měla být spíše minimalizace celkové zátěže pro všechny zúčastněné strany. Občan je asi nejdůležitějším prvkem hexagonu, protože on je klientem veřejné správy a tak je na něj třeba nahlížet. Je nutné mu co možná nejvíce usnadnit styk s úřady a co možná nejméně znepříjemňovat život nadbytečnou regulací. Zároveň je třeba veřejnou správu v maximální možné míře pro občana zprůhlednit, učinit ji otevřenou a umožnit tak občanům participovat na jejích rozhodnutích a kontrolovat její fungování. Naproti tomu úředník je základním stavebním kamenem veřejné správy. A není podstatné, zda jde o úředníka ministerstva nebo úředníka vykonávající státní správu v přenesené působnosti na kraji či obci. Na úředníky by mělo být nahlíženo všude stejně, musí být vyžadována vysoká kvalita jejich výkonu a průběžné vzdělávání. Obzvlášť velký důraz je třeba klást na kvalitu řízení na všech úrovních. 27

Na problematiku financování veřejné správy je třeba klást zvýšený důraz. Systému rozpočtování, způsobu alokace zdrojů na jednotlivé aktivity v rámci veřejné správy a provázání rozpočtů se strategickými prioritami vlády/ministerstev/zastupitelstev je proto třeba věnovat významnou pozornost. Veškeré agendy v rámci veřejné správy je třeba přezkoumávat z hlediska nákladové efektivnosti. Hexagon veřejné správy je tedy možné využít k systémovému přístupu k zefektivnění veřejné správy a přátelským veřejným službám. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 3.2.1: Objasněte pojem hexagon veřejné správy. Vysvětlete jednotlivé vrcholy a zdůvodněte, proč jsou navzájem provázány. 3.2.2 Vize a cíle zavádění Smart Administration Na základě vize pro rok 2015 a formulovaného globálního cíle pro realizaci Smart Administration byly stanoveny následující strategické cíle: zkvalitnit tvorbu a implementaci politik: racionalizovat administrativní procedury s cílem zajistit jejich větší efektivitu a transparentnost, minimalizovat byrokratické prvky uvnitř veřejné správy (organizační re-engineering zahrnující přezkoumání stávajících struktur a agend a redesigning kompetencí a funkcí); zavést systém strategického plánování ve státní správě a zajistit jeho provázanost na finanční řízení; 28

zlepšit a zjednodušit regulatorní prostředí a vytvořit atraktivní prostředí pro podnikatele, domácí i zahraniční investory: provést analýzu stávajících regulací s cílem identifikovat a odstranit nadbytečnou regulaci; reformovat legislativní proces s cílem učinit tvorbu regulace transparentní, zavést hodnocení dopadu regulace; zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy: zavést systémy řízení kvality a sledování výkonnosti na úřadech veřejné správy; zajistit adekvátní využívání ICT, vytvořit centrální registry veřejné správy tak, aby bylo možné bezpečné sdílení dat orgány veřejné moci a zároveň byl občanům umožněn oprávněný přístup k údajům vedeným v těchto registrech; zlepšit vertikální i horizontální komunikaci ve veřejné správě, zajistit synergické působení různých úrovní veřejné správy; zavést jednotný systém řízení lidských zdrojů ve veřejné správě, jasně nastavit motivační prvky a odpovědnost úředníků, prosazovat moderní vzdělávací a náborovou politiku; důsledně prosazovat preventivní i represivní opatření v boji s korupcí; modernizovat a restrukturalizovat daňovou a celní správu zvýšením efektivity v legislativní, organizační, personální a materiální oblasti, zvýšením kvality řízení a managementu v úřadech daňové správy a posílením transparentnosti a otevřenosti úřadů daňové a celní správy přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu: prosazovat egovernment s důrazem na bezpečný a jednoduchý přístup k veřejným službám prostřednictvím sítě internetu, připravit právní úpravu, která zajistí elektronizaci procesních 29 úkonů ve veřejné správě,

zrovnoprávní formu listinnou s formou elektronickou, umožní bezpečnou komunikaci mezi úřady a veřejností a optimalizuje interní procesy veřejné správy s využitím informačních komunikačních technologií; vybudovat síť kontaktních míst veřejné správy, univerzálního místa pro fyzické a právnické osoby, kde bude možné z jednoho místa činit veškerá podání vůči orgánům veřejné správy, získávat veškeré ověřené údaje vedené v dostupných centrálních registrech a evidencích a získávat informace o průběhu všech řízení, která jsou s danou osobou či o jejích právech a povinnostech orgány veřejné moci vedena; zavést kontinuální sledování kvality veřejných služeb, včetně zjišťování klientské spokojenosti; prosazovat principy konkurence ve veřejných službách při garanci minimálních standardů. zkvalitnit činnost justice: zavést systém elektronické justice, vč. dokončení všech návazných projektů vedoucích k zefektivnění práce justice a zlepšení komunikace justice jak s odbornou, tak i laickou veřejností. Za klíč k moderní, efektivní a výkonné veřejné správě, a tím tedy ke Smart Administration při rozvoji území (na místní, regionální a státní úrovni) je možné považovat model Dělat správné věci správně. Tento model je tematicky znázorněn na následujícím obrázku. Obr. 2: Model Dělat správné věci správně. 30

Zdroj: Ochrana, F., Potůček, M., 2011 Model je dán vyvážením třech prvků: 1. vybrat a prosadit správné věci např. správné investice, projekty, aktivity, opatření, legislativa; 2. správně je provádět např. hospodárně, efektivně, účinně, výkonně, kvalitně, v daných termínech; 3. správně komunikovat dovnitř i vně organizace. Ve všech uvedených oblastech je nutné respektovat zásady dobré veřejné správy: zásada zákonitosti; zásada rovnoprávnosti; zásada nestrannosti; zásada proporcionality; zásada právní jistoty; zásada konání v přiměřené časové lhůtě; zásada participace; 31

zásada úcty k soukromí; zásada transparentnosti. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 3.2.2: Jaké strategické cíle byly stanoveny pro realizaci vize SA pro rok 2015? Uveďte, proč je důležité naplnit strategický cíl Smart Administration Zkvalitnit tvorbu a implementaci politik. Uveďte, proč je důležité naplnit strategický cíl Smart Administration Zlepšit a zjednodušit regulatorní prostředí a vytvořit atraktivní prostředí pro podnikatele, domácí i zahraniční investory. 32

Uveďte, proč je důležité naplnit strategický cíl Smart Administration Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy. Uveďte, proč je důležité naplnit strategický cíl Smart Administration Přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu. Uveďte, proč je důležité naplnit strategický cíl Smart Administration Zkvalitnit činnost justice. 3.2.3 Cesta k naplnění cílů Globální cíl (viz výše) vyjadřuje konečný výstup, ke kterému směřuje Strategie jako celek. Na této úrovni je problematické stanovit tvrdý kvantitativní indikátor, který by prokazatelně monitoroval naplňování tohoto cíle a hodnotil úspěšnost Strategie jako 33

celku. Na druhé straně je možné vyhodnocovat, nakolik je veřejnost, coby klient veřejné správy a veřejných služeb, s jejím fungováním spokojena. Indikátorem tedy může být spokojenost veřejnosti s fungováním veřejné správy a veřejných služeb měřená sociologickým šetřením. Globální cíl je pak naplňován prostřednictvím strategických cílů, které jsou dále vymezeny pomocí cílů specifických. Strategické a specifické cíle definované prostřednictvím projektových okruhů a očekávaných výstupů a dopadů jsou uvedeny ve Vládní strategii "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart administration v období 2007-2015", dostupné na http://www.smartadministration.cz/file/9. 3.2.4 Implementace a řízení Strategie Předpokladem efektivní realizace Strategie je funkční nastavení řídících a koordinačních mechanismů. Strategie musí mít jasně vytyčené milníky a nastavené kontrolní mechanismy. Zároveň však nesmí být rigidním dokumentem, musí být schopna přizpůsobovat se měnícímu se vnějšímu prostředí a učit se ze svého vlastního vývoje. Proto musí být vytvořeny takové mechanismy, které na jedné straně důsledně dohlížejí na naplňování cílů Strategie, na druhé straně kontinuálně Strategii vyhodnocují jako celek a v případě nutnosti navrhují její modifikaci. Vzhledem ke skutečnosti, že klíčovou roli v naplňování Strategie budou hrát Strukturální fondy EU, je v rámci Rady vytvořena Skupina pro koordinaci Smart Administration. Posláním této Skupiny je zajistit koordinaci mezi věcnými nositeli a předkladateli projektů a aparátem Strukturálních fondů, tedy Řídícím orgánem Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ), Řídícím orgánem Integrovaného operačního programu (IOP) a Zprostředkujícím subjektem obou těchto operačních programů pro oblast Smart Administration, kterým je Odbor Strukturálních fondů na Ministerstvu vnitra. Vedle zajištění koordinace a vzájemné informovanosti výše uvedených aktérů bude Skupina pro koordinaci Smart Administration rovněž evaluovat naplňování cílů Strategie 34

na základě příslušných indikátorů, dále vypracovávat Harmonogram projektů s důrazem na zajištění synergického působení investic z Evropského sociálního fondu a Evropského fondu pro regionální rozvoj a konečně asistovat předkladatelům projektů s vypracováním kvalitních projektových žádostí. Implementace Strategie musí brát v potaz nejenom výchozí stav veřejné správy a služeb, ale rovněž současné aktivity směřující k zefektivnění administrativy. Jedním z klíčových úkolů v rámci realizace Strategie je tak zajistit koordinované a synergické působení aktivit věnujících se dílčím oblastem veřejné správy a služeb. Prvním krokem v rámci realizace Strategie tak bude sestavení Harmonogramu projektů (dále Harmonogram), a to do tří měsíců po schválení Strategie vládou ČR. Tyto projekty budou v první fázi vybrány z Přehledu v současné době připravovaných projektů, který tvoří přílohu Strategie. V současné podobě obsahuje tento Přehled vedle projektů, které se budou moci ucházet o podporu ze Strukturálních fondů v rámci výše uvedených operačních programů, rovněž projekty, které nejsou pro tuto podporu způsobilé a budou v případě realizace financovány výhradně z národních rozpočtů. Výběr projektů zařazených do Harmonogramu proběhne na základě definovaných principů, klíčový bude rovněž soulad jednotlivých projektů s cíli Strategie. Projekty obsažené v Příloze Strategie mají v současné podobě resortní charakter. Klíčovým úkolem v rámci sestavování Harmonogramu bude identifikace projektů, které je možné v rámci dosažení maximálního synergického efektu sloučit do podoby meziresortních či neresortních projektů. Vypracováním Harmonogramu je pověřena Skupina pro koordinaci Smart Administration, jeho schválení podléhá Radě. Harmonogram bude aktualizován s půlroční periodou v rámci Půlroční zprávy o plnění Strategie (viz níže), přičemž zařazení nových projektů do Přehledu projektů bude podléhat schválení Rady. Harmonogram bude zároveň indikovat, které cíle Strategie nejsou pokryty projekty zajišťujícími jejich naplnění. V Harmonogramu budou identifikovány projekty, které budou doporučeny pro podporu ze Strukturálních fondů. Samotný výběr projektů pro financování ze Strukturálních fondů 35

se řídí Operačními manuály Operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost a Integrovaného operačního programu. Role Rady v rámci tohoto procesu bude specifikována ve statutu Rady. Projekty, které budou vybrány k realizaci, a které nebudou způsobilé pro financování z výše uvedených operačních programů, budou financovány z národních zdrojů. Podrobné vyčíslení nákladů na realizaci Strategie bude provedeno v návaznosti na konsolidaci v současné době připravovaných projektů. Skupina pro koordinaci Smart Administration je pověřena monitorováním výsledků Strategie. Vzhledem ke skutečnosti, že u některých z těchto indikátorů není znám výchozí stav, bude zjištění tohoto stavu u příslušných indikátorů jedním z prvních projektů realizovaných v rámci Strategie. Na základě hodnocení naplňování monitorovacích indikátorů vypracovává Skupina pro koordinaci Smart Administration Zprávy o naplňování cílů Strategie, přičemž průběžná Půlroční zpráva je předkládána Grémiu a souhrnná Roční zpráva je předkládána vládě ČR. Zprávy obsahují informaci o naplňování monitorovacích indikátorů, identifikují slabá místa v realizaci Strategie a navrhují řešení. Součástí Půlroční i Roční zprávy je aktualizace Harmonogramu projektů pro podporu ze Strukturálních fondů. Vedle monitorování výsledků Strategie probíhá souběžně a nezávisle monitorování v rámci implementace příslušných operačních programů. Kontrolní otázky a úkoly kapitoly 3.2.4: Uveďte, z jakých zdrojů bude implementace Strategie financována. 36