IMPLEMENTAČNÍ OPATŘENÍ V PROGRAMOVÝCH DOKUMENTECH REGIONÁLNÍHO ROZVOJE Varianta B - 7 ROP a SPD za hl.město Prahu 1. Řízení implementace operačního programu (7 ROP a SPD Praha) 1.1. Orgány a jejich odpovědnost Implementace regionálních operačních programů (ROP) za všech 7 regionů soudržnosti NUTS 2 Cíle 1 a jednotného programového dokumentu (SPD) za hl. město Prahu v rámci Cíle 2 vychází z ustanovení a úkolů, zakotvených v národním rozvojovém plánu (NDP). Řídicím orgánem programu bude Regionální rada ( 16 a 17 zákona č.248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje)., která bude v jednotlivých ROP a u SPD za hl.město Prahu plnit povinnosti zejména podle čl. 34 Nařízení Rady (ES) 1260/1999 o obecných ustanoveních o strukturálních fondech (dále jen "nařízení 1260/99") V odpovědnosti řídícího orgánu bude zajistit řízení a realizaci ROP (SPD) za přesného dodržování pravidel a předpisů Evropské unie a rovněž i národních norem. Řídící orgán bude jmenován vládou v souladu s její celkovou odpovědností za realizaci Rámce podpory společenství (CSF) a jednotlivých operačních programů. 1.2 Struktura a složení řídicího orgánu K zabezpečení plnění všech úkolů bude mít řídicí orgán jasně definované prvky a struktury nezbytné k rozhodování, které zahrnou: a) Regionální radu v čele s předsedou (manažerem programu), b) řídicí výbor, včetně manažerů prioritních os programu, c) výběrové komise ustanovené zvlášť za každou prioritní osu programu a podřízené manažerům prioritních os, d) výkonný útvar programu. Manažerem programu bude předseda Regionální rady s odpovídající pravomocí (odpovědná osoba za operační program a představitel řídicího orgánu navenek), který bude podepisovat všechna závažná rozhodnutí spojená s realizací programu a reprezentovat program navenek. Regionální rada představuje kolektivní řídící orgán, který přijímá svá rozhodnutí kvalifikovanou většinou (stanovenou ve statutu či v jednacím řádu rady). Řídicí výbor bude projednávat všechny podstatné záležitosti spojené s realizací programu a formulovat doporučení pro regionální radu. Řídící výbor bude představovat prostředníka, zajištujícího jednak vazbu státu a řídícího orgánu ve smyslu ustanovení čl. 9 písm. (o) nařízení č.1260/99, jednak vazbu řídícího a platebního orgánu. Vedle výkonného útvaru programu bude činnost řídícího výboru podporovat regionální výkonná jednotka (dále jen "RVJ") Centra pro regionální rozvoj ČR (příspěvková organizace MMR). 1
V řídicím výboru budou zastoupeni: a) předseda regionální rady (nebo jiný člen rady jí jmenovaný) jako předseda řídicího výboru, b) zástupce regionální rady z dalšího kraje (krajů), zahrnutého do příslušného regionu soudržnosti, c) zástupce Ministerstva pro místní rozvoj (který bude zajišťovat dohled nad realizací programu v souvislosti s koordinační rolí MMR v oblasti hospodářské a sociální soudržnosti), d) představitelé sektorů ve funkci manažerů priorit, odpovědní za naplnění jednotlivých prioritních os ROP/SPD (celkem cca 5 zástupců), delegovaných příslušnými ministerstvy, e) zástupci z každého platebního orgánu, odpovědného za ERDF, ESF a EAGGF, f) vedoucí výkonného útvaru programu a vedoucí RVJ. Podle potřeby mohou být na jednání řídicího výboru pozváni jako hosté zástupci dalších orgánů. Regionální rada (resp. kraje, které jsou v ní zastoupeni) založí pro řízení programu výkonný útvar ( sekretariát ), který se bude starat (za účelem hladké realizace OP) o řízení, realizaci, administrativu a technický servis nejen regionální radě a řídícímu výboru, ale i manažerům prioritních os, výběrovým komisím a monitorovacímu výboru. Výkonný útvar bude mít organizační strukturu odpovídající jednotlivým okruhům spojených s realizací programu (výběr projektů a kontrola realizace již vybraných projektů, finanční problematika včetně účetnictví, monitorování programu, podávání zpráv, propagace programu, poradenství a metodická pomoc). Výkonný útvar bude nedílnou součástí příslušného krajského úřadu. Manažeři prioritních os budou garantovat naplnění regionálně-odvětvových cílů zakotvených v jednotlivých prioritních osách programu (lze očekávat, že těchto prioritních os bude cca 4-5); k této jejich funkci jim bude napomáhat výkonný útvar programu a RVJ. Manažeři prioritních os budou do řídícího výboru jmenováni příslušným ministrem. Z titulu své funkce budou rovněž předsedat výběrovým komisím, stanoveným v rámci jednotlivých regionů soudržnosti pro každou prioritní osu programu. Pro každou prioritní osu programu zřídí regionální rada výběrovou komisi v počtu max. 15 členů jako odbornou poradní skupinu, která na základě podkladů připravených výkonným útvarem přijme doporučení regionální radě ohledně výběru projektů. 1.3 Úkoly a kompetence Regionální rada (případně řídící výbor) bude zajišťovat v souladu s čl.34 nařízení č.1260/99 tyto činnosti: a) poskytnutí administrativní podpory (prostřednictvím výkonného útvaru), řídícímu výboru, výboru regionálního rozvoje a manažerům prioritních os; 2
b) navrhování směrnic a zajišťování organizace výběrových řízení, c) schvalování seznamu projektů, navrženými výběrovými komisemi a potvrzenými řídícím výborem pro přidělení podpory (short listu); d) zajištění zpracování všech zpráv o realizaci programu včetně návrhů výročních zpráv, střednědobého hodnocení, závěrečné zprávy a jejich předání Evropské komisi; e) předávání žádostí o platby platebním orgánům strukturálních fondů, zajištění přehledu o účtu programu výši čerpání prostředků a úhrad, provedených konečným příjemcům; f) podmínky nezbytné pro rozpočtové krytí projektů, efektivní využívání prostředků ES i dalších prostředků ve smyslu dosažení cílů programu, za soulad s právními předpisy a za prvotní kontrolu hospodaření s těmito prostředky; g) zajišťování souladu s normami ES, včetně norem jež odkazují na pravidla hospodářské soutěže, vyhlašování veřejných zakázek, publicitu, ochranu a zlepšování životního prostředí a rovné podmínky mužů a žen; h) zajištění přípravy a implementace komunikačního akčního plánu pro informace a publicitu jako součásti operačního programu; i) zabezpečení sběru a ukládání statistických a finančních informací potřebných pro monitorování programu a podávání informací řídícímu orgánu CSF v počítačovém formátu a ve shodě s dalšími ministerstvy a s Evropskou komisí; j) úpravu programu, ať už z vlastní iniciativy nebo na základě návrhu výboru regionálního rozvoje; k) zahájení a sledování zpracování hodnotících studií; l) zajištění plnění národních závazků a závazků ES s ohledem na informace a jejich zveřejňování; m) zajištění školení personálu výkonného útvaru. 1.4 Vazby na další subjekty a vzájemné vztahy Při realizaci programu regionální rada úzce spolupracuje s dalšími subjekty a orgány směrem nahoru i dolů. Pokud jde o vazbu směrem nahoru, regionální rada bude pravidelně podávat zprávy o plnění programu řídicímu orgánu CSF, jehož práce se aktivně účastní a tím bude i napomáhat při procesu vyhodnocování celého CSF. Současně bude regionální rada zabezpečovat úkoly vyplývající z rozhodnutí vlády nebo řídícího orgánu CSF. Stejně těsně bude regionální rada spolupracovat i s platebními orgány, relevantními pro realizaci OP: předkládat jim návrhy finančního rámce programu, harmonogram čerpání prostředků i strukturu finančního zajištění programu podle zdrojů. Regionální rada bude spolupracovat s platebními orgány i v oblasti kontroly (oba orgány zodpovídají za realizaci 3
programu - řídicí orgán za oblast věcné kontroly, platební orgán za kontrolu finanční). Platební orgán bude mít právo u regionální rady kontrolovat, zda jsou všechny transakce a jejich doprovodné doklady v pořádku z finanční stránky. Vazba směrem dolů do regionů soudržnosti se bude uskutečňovat spoluprací raghionální rady se samosprávnými orgány krajů, měst a obcí. 2. Výběr projektů 2.1. Orgány a jejich odpovědnost Směrnice pro předkládání žádostí o financování projektů z programu připravuje výkonný útvar a schvaluje Regionální rada po projednání v řídícím výboru. Kritéria pro výběr projektů (až do úrovně jednotlivých opatření) budou předem zpracována výborem regionálního rozvoje, technickou přípravu a administrativu spojenou s posuzováním projektů provádí výkonný útvar programu; při posuzování projektů bude možno používat pomoci formou nákupu specializovaných služeb. Došlé projekty od žadatelů o podporu budou v rámci výkonného útvaru posouzeny po formální stránce, nevhodné či neúplné projekty vyřazeny, zbylé projekty budou tvořit tzv. long list, který bude předán příslušným výběrovým komisím. Ty stanoví pořadí projektů podle jejich vyhodnocení a vybrané projekty doporučí k realizaci. Kde je to třeba (a na zvláštní přání výběrové komise) odborné pracovní skupiny vypracují expertní vyhodnocení a posouzení projektu. Vybrané projekty budou zařazeny do tzv. short listu, který je předán řídícímu výboru k zaujetí stanoviska a regionální radě ke schválení. Regionální rada ani řídicí výbor nemohou měnit pořadí ve zpracovaném short listu, mají však právo ho neschválit (nebo některé projekty v něm), a to vždy s uvedením konkrétního důvodu. Schválený short list, který stvrzuje předseda regionální rady svým podpisem, je předložen platebním orgánům, a monitorovacímu výboru na vědomí. Na přidělení podpory není právní nárok, neúspěšný žadatel má však právo se odvolat k řídicímu orgánu programu. 2.4 Uzavření smluv a realizace projektů Procedura realizace podpory u vybraných projektů bude probíhat následujícím způsobem: Řídicí orgán vyrozumí žadatele o přidělení podpory oficiálním dopisem. Na základě tohoto dopisu pak žadatel (konečný příjemce) podepíše s řídicím orgánem smlouvu o spolufinancování, kde bude přesně stanoven finanční rámec projektu a struktura všech zdrojů jeho spolufinancování (včetně vlastních zdrojů konečného příjemce i příp. zdrojů mezinárodních finančních institucí) a podmínky, za jakých bude spolufinancování realizováno. Tato dohoda zároveň zakládá oboustranný závazek konečného příjemce i řídicího orgánu ohledně alokace finančních zdrojů v ní uvedených. Podepsání dohody umožňuje konečnému příjemci zahájit proceduru uzavření kontraktu spojeného s vyhlášením výběrového řízení a následnou realizaci projektu. Podpora konečnému příjemci ve formě plateb bude uhrazována ex post na základě předložených faktur, a to za ucelený soubor prací a dodávek a za prokázání úspěšné realizace projektu 4
(splnění stanovených cílů projektu), což je předmětem fyzické kontroly řídicího orgánu (realizačního subjektu) s možným přizváním odborných expertů na místě. 3. Monitorování a monitorovací výbory 3.1. Orgány a jejich odpovědnost Monitorování ROP/SPD je v odpovědnosti regionální rady (jako řídícího orgánu programu) a pod kontrolou výboru regionálního rozvoje, který představuje orgán dohledu nad realizací programu ve smyslu čl. 35 nařízení č.1260/99.(podle zákona 248/2000 Sb. o podpoře regionálního rozvoje). Monitorování se bude provádět na partnerském principu. Výbor regionálního rozvoje zřizuje regionální rada, po konzultaci s partnery a v souladu s vlastními organizačními opatřeními a praxí. Partneři musí preferovat vyváženou účast žen a mužů. Podrobnosti týkající se složení, organizace a činnosti výboru stanoví jeho statut, který schvaluje ministr pro místní rozvoj na návrh regionální rady ( 17 zákona č.-248/2000 Sb.). Výbor regionálního rozvoje jakožto orgán dohledu nad realizací programu bude připraven a ustanoven regionální radou tak, aby ihned po rozhodnutí Komise o příspěvku ze strukturálních fondů mohl potvrdit či upravit komplement programu a odsouhlasit kritéria pro výběr projektů. 3.2. Složení výboru V čele výboru regionálního rozvoje stojí předseda regionální rady; výbor dále zahrnuje volené zástupce krajů, jakož i zástupce obcí, správních úřadů (MMR, MF, platební orgány), zástupce ekonomických a sociálních partnerů a nestátních neziskových organizací, a (s poradním hlasem) i zástupce Evropské komise a Evropské investiční banky. 3.3. Úkoly a kompetence Povinností výboru regionálního rozvoje (jakožto monitorovacího výboru programu) je zajistit dohled nad realizací programu, zejména pokud jde o zajištění souladu s předpisy EU a legislativou ČR, dosažení cílů programu, efektivnosti vynaložených veřejných prostředků aj. Výbor regionálního rozvoje, na základě podkladů připravených v rámci řídícího orgánu nebo na základě vlastních zjištění a v souladu s nařízením 1260 čl. 35-37 i s doporučeními Komise zajišťuje následující úkoly: a) potvrzuje či upravuje komplement programu včetně materiálních a finančních ukazatelů, jež se používají k monitorování pomoci, b) zvažuje a schvaluje kritéria pro výběr projektů, financovaných v rámci každého z opatření a to do 6 měsíců od schválení pomoci, c) sleduje přípravu, realizaci a vyhodnocování programu, jeho efektivnost, úspěšnost a účinnost, d) pravidelně hodnotí pokrok dosažený při naplňování specifických cílů programu, 5
e) analyzuje výsledky realizace programu, zejména dosažení cílů stanovených pro jednotlivá opatření a hodnocení v polovině období (střednědobé hodnocení), f) analyzuje příčiny nesouladu realizace programu (např. proč se zpožďuje výběr projektů, proč projekty neodpovídají cílům programu) a navrhuje korektivní opatření, g) analyzuje a schvaluje roční zprávy o realizaci a závěrečnou zprávu o realizaci programu, před jejich zasláním Evropské komisi a řídicímu výboru CSF, h) zvažuje a schvaluje každý návrh na změnu obsahu rozhodnutí EK o příspěvku z fondů, i) navrhuje řídícímu orgánu úpravy nebo přezkoumání pomoci za účelem dosažení cílů podpory nebo zlepšení řízení pomoci, včetně finančního řízení, j) připravuje a schvaluje příslušné interní směrnice. 3.4. Vazby na další subjekty a vzájemné vztahy Nejdůležitějším subjektem spolupráce pro výbor regionálního rozvoje bude regionální rada, která podle nařízení č.1260/99 je mu povinna předkládat podklady, které výbor schvaluje či analyzuje i všechny další relevantní podklady, mající vztah k programu a jeho realizaci. Regionální rada umožní, aby výkonný útvar programu poskytoval výboru technický servis a hradil náklady, spojené s jeho činností (např. posudky nezávislých odborníků). Výbor regionálního rozvoje bude v zájmu úspěšné koordinace a zvýšení efektivnosti realizace programu spolupracovat s monitorovacím výborem CSF, jemuž je důležitým partnerem. 4. Zajištění souladu s politikami Společenství Mezi klíčové povinnosti řídícího orgánu programu bude patřit zajištění souladu realizace programu s příslušnými politikami Společenství; jedná se zejména o oblasti: a) veřejné podpory (v ČR již platí zákon o veřejné podpoře ve znění obvyklém ve členských státech EU, každý veřejný program musí být v souladu s tímto zákonem, což zaručuje i soulad s politikou veřejné podpory), b) životního prostředí (v etapě realizace nutno dbát zejména na řádný výběr projektů, které musí mít zpracovanou studii posouzení vlivu na životní prostředí (EIA), c) rovné příležitosti rovné podmínky pro muže a ženy i zapojení marginálních sociálních skupin, d) pracovní příležitosti ukazatel vývoje míry nezaměstnanosti a přírůstku pracovních příležitostí je jedním z hlavních monitorovacích ukazatelů programu, e) veřejné zakázky u všech projektů, spolufinancovaných z fondů EU, se bude při výběru dodavatele jednat o veřejnou zakázku, která je předmětem výběrového řízení, jež právně 6
upravují příslušné normy ES. Při zajišťování těchto úkolů bude regionální rada dbát na dodržování veškerých národních a norem ES a spolupracovat s příslušnými orgány ČR i ES. 5. Vyhodnocení a monitorovací ukazatele 5.1. Orgány a jejich odpovědnost Problematika vyhodnocení ROP/SPD bude nedílnou odpovědností řídicího orgánu, který zajistí, že průběžné shromažďování údajů o postupu implementace programu se stane základem pro provádění pravidelných hodnocení za podmínek, obsažených v předpisech a metodických textech EU. 5.2. Úkoly a kompetence Všechna hodnocení budou prováděna na základě analýzy monitorovacích ukazatelů a jejich vývoje a budou odrážet pravidelné zprávy o realizaci programu; tento postup by měl poskytnout spolehlivý obraz o úspěšnosti, efektivnosti a řízení programu. Řídicí orgán programu a monitorovací výbor stanoví fyzické i finanční ukazatele v programu a jeho programovém komplementu. Tyto ukazatele budou použity ke střednědobému vyhodnocení výkonnosti za účelem rozhodnutí o alokaci výkonnostní rezervy. Je proto důležité zachovat konzistentní přístup k výběru a kvantifikaci těchto ukazatelů. Pro hodnocení řídící orgán využije i nezávislou skupinu expertů - hodnotitelů, která bude vyhodnocení provádět. V souladu s předpisy EU budou výsledky všech hodnocení zpřístupněny veřejnosti. 5.3. Vazby na další subjekty a vzájemné vztahy Vyhodnocení bude probíhat v součinnosti s výborem regionálního rozvoje, který se ho bude aktivně účastnit a vyjadřovat se k jeho závěrům. Realizační subjekty budou napomáhat vyhodnocovací proceduře včasným a kompletním předkládáním podkladů ze své úrovně a jejich přípravou. Zdrojem pro poskytnutí podkladů a vstupních dat pro vyhodnocení bude jednotný monitorovací systém (MSSF). Za úplnost podkladů bude odpovídat regionální rada. Všechna hodnocení budou probíhat v těsné spolupráci s Evropskou komisí a v souladu s procesem vyhodnocení CSF. 6. Finanční řízení fondů a finanční kontrola 6.1. Platební orgány a jejich odpovědnost Platebními orgány budou: pro ERDF - MMR, pro ESF - MPSV a pro EAGGF - Mze. 7
Toky finančních prostředků budou probíhat následujícím způsobem: Finance z účtů EU budou převáděny na základě žádostí platebních orgánů na zdrojové účty Národního fondu (v budoucnu účty systému státní pokladny). Povinností platebního orgánu na základě jím zpracované žádosti o převod bude tyto prostředky čerpat na účty ve vlastnictví ministerstva financí, k nimž bude mít dispoziční právo. Z tohoto účtu a ve spolupráci s řídicím orgánem bude povinností platebního orgánu provádět úhrady realizačním orgánům programu nebo přímo konečným příjemcům podpory. Platební orgán bude odpovědný za platební styk a transfer finančních prostředků ve správném množství a době na správné místo, dále za transparentnost finančních toků i za finanční kontrolu. 6.2. Finanční kontrola Finanční kontrola programu bude probíhat v souladu s čl. 38 a 39 nařízení č. 1260/99. Platební orgán ustanoví nezávislé finanční kontrolní jednotky (nebo výkon jejich funkce zajistí smluvně) s odpovědností za provádění namátkových kontrol výdajů financovaných Evropskou unií. Tyto jednotky budou také moci přezkoumávat finanční řízení, kontrolu a systémové procedury v řídících orgánech programu pro zajištění jejich správnosti. Platební orgány budou také zajišťovat, že existuje dostatečný sled revizí (audit trail) výdajů. Platební orgán (jednotka vnitřního auditu) bude provádět úhrady a vydávat osvědčení při ukončení programu podle č. 38 nařízení 1260. Za vnitřní finanční kontrolu programu bude odpovědný řídicí orgán (kontrola první úrovně). Tato kontrola zahrnuje dohled nad realizací projektů z materiálního, finančně-účetního, faktického a technicko-pedagogického hlediska, t.j. fyzickou a finanční kontrolu na místech investic. Tým finanční kontroly programu bude ustanoven v rámci struktury řídícího orgánu. 7. Informace a propagace 7.1. Orgány a jejich odpovědnost Jelikož se jedná o užití veřejných financí, informace o realizaci S-ROP musí být dostupné všem, kdo o ně projeví zájem. Za propagaci programu bude mít všeobecnou odpovědnost regionální rada, která zvolí příslušnou komunikační strategii a využití médií s cílem co nejvíce a co nejefektivněji zviditelnit podporu z fondů ES mezi nejširší veřejností. V odpovědnosti regionální rady bude zajistit splnění požadavků nařízení 1260/1999 na informace a publicitu (čl. 46). Ve všech publikovaných informačních materiálech, formulářích žádostí, nabídkových výzvách a dopisech o schválení grantu bude zobrazeno logo strukturálního fondu spolu s logem implementačního orgánu, stejně tomu bude u informačních tabulí o stavbách, požadovaných nařízením Evropské komise o informacích a publicitě. 7.2. Složení orgánů Regionální rada zajistí zřízení informační kancelář programu v rámci výkonného útvaru programu. Kancelář bude odpovědna za koordinaci informací a veřejných informačních akcí (publicity actions). Za úroveň informací bude odpovědný vedoucí této kanceláře. 8
7.3. Úkoly a kompetence Vedoucí informační kanceláře se bude účastnit činnosti ve výboru regionálního rozvoje a bude mít za povinnost pomáhat a radit řídícímu orgánu a realizačním subjektům, pokud půjde o publicitu programů, včetně zahajování opatření a projektů a všech výstupů pro tisk vzešlých z monitorovacích výborů. Kancelář bude v dohodě s řídicím orgánem poskytovat informace o programu žadatelům, veřejnosti a dalším subjektům. 8. Informační systémy Článek 18 odst. 3 písm. e) nařízení 1260/1999 požaduje, aby každý operační program obsahoval popis ujednání mezi Evropskou komisí a členským státem o počítačové výměně dat potřebných pro řízení, monitoring a pro potřebu vyhodnocování požadavků na pomoc strukturálních fondů, kdekoliv je to možné. Za zavedení správného, spolehlivého, transparentního a efektivního monitorovacího systému, odolného před jakýmkoliv jeho narušením bude odpovědný řídicí orgán ROP/SPD. Účelem informačního systému bude: a) zabezpečit sběr jak věcných, tak finančních dat o programu a jeho projektech, b) sledovat monitorovací ukazatele a tím umožnit sestavování a předkládání zpráv za účelem naplnění předpisů EU, c) umožnit tvorbu podkladů pro vyhodnocení plnění předběžného hodnocení a pro průběžné i následné hodnocení S-ROP, d) zajistit bezpečnou komunikaci výměny dat mezi řídicím a platebním orgánem a monitorovacím výborem CSF i OP a dalšími řídicími a monitorovacími subjekty OP na centrální i regionální úrovni na straně jedné a Evropskou komisí na straně druhé, e) umožnit tvorbu agregátních dat při současném zohlednění specifik jednotlivých fondů i OP. Informace a data o programu budou v odpovědnosti řídícího orgánu shromažďovány, administrativně ověřeny, potvrzeny a databázově zpracovány v úrovni priorit, opatření a projektů programu. Řídící orgán v rámci výkonného útvaru zřídí monitorovací (informační) útvar v čele s vedoucím monitorovací jednotky programu. S ohledem na databázové zpracování řídící orgán v programovém komplementu stanoví datovou vazbu mezi každým opatřením a odpovídajícími kategoriemi v seznamu oblastí intervencí Evropské komise. Systém bude umožňovat sběr finančních informací na měsíčním základě a fyzické monitorování na čtvrtletním základě. Data budou vkládat implementační orgány, a mechanizmy budou propracovány tak, aby umožňovaly předávání dat od nich směrem ke všem dalším relevantním strukturám (výbor regionálního rozvoje, orgány CSF, implementační orgány OP sektorové povahy). 9