Zadavatel vyzývá k předložení nabídky s názvem: POPTÁVKOVÉ ŘÍZENÍ Provozování nápojových automatů pro Univerzitu Pardubice včetně servisu a celkové údržby 1. Identifikační údaje zadavatele: Zadavatel: Univerzita Pardubice Studentská 95, 532 10 Pardubice IČO: 00216275, DIČ: CZ00216275 Jméno, příjmení a funkce statutárního orgánu: Ing. Petr Gabriel, MBA; kvestor Kontaktní osoba pro poptávkové řízení: Ing. Věra Breberová, tel. 606 085 991 e-mail: vera.breberova@upce.cz 2. Informace o předmětu výzvy Předmětem poptávkového řízení je výběr provozovatele nápojových automatů, který zajistí celodenní kvalitní občerstvení pro studenty, zaměstnance a návštěvníky Univerzity Pardubice formou prodejních nápojových automatů, které budou rozmístěny v objektech Univerzity Pardubice (viz příloha č. 1) včetně pravidelného doplňování prodaného sortimentu a zajištění kompletních servisních služeb. Prodejní nápojové automaty musí zajišťovat teplé nápoje instantní a zrnkovou kávu, čokoládu, čaj, polévku apod. Univerzita Pardubice poskytne prostor pro nápojové automaty, zajistí přívod elektrické energie a vody pro teplé nápoje. Zadavatel upozorňuje uchazeče na sezónní výkyvy v tržbách největší odběr v měsících leden, březen, duben, říjen, listopad. 3. Zadávací dokumentace Zadavatel požaduje prokázání kvalifikace: a) předložením oprávnění k podnikání živnostenský list, výpis z obchodního rejstříku, b) předložením seznamu nejdůležitějších odběratelů za poslední 2 roky, c) předložením čestného prohlášení o délce působení na českém trhu, d) předložením kopie pojistné smlouvy, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou uchazečem třetí osobě s výší pojistného plnění nejméně 50 tis. Kč, e) uchazeč musí být autorizovaným prodejcem značky kávy a musí tedy vlastnit certifikát distributora značky kávy, kterou nabízí. 4. Údaje o zadávací dokumentaci Zadávací dokumentace je poskytnuta v rámci poptávkového řízení. Součásti zadávací dokumentace: 1) Příloha č. 1 seznam objektů 2) Krycí list nabídky 3) Informace zadavatele o objem prodeje v roce 2013 při příslušném počtu automatů
5. Způsob zpracování nabídky Uchazeč je povinen uvést v nabídce své identifikační údaje takto: Právnické osoby: Obchodní firma nebo název Sídlo Právní forma Identifikační číslo a daňové identifikační číslo Jména, příjmení a funkce členů statutárního orgánu Jiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby (vč. doložení originálu nebo úředně ověřené kopie dokladu o takovém oprávnění např. plná moc) Kontaktní spojení telefon, fax, e-mail. Fyzické osoby: Jméno, příjmení, případně obchodní firma Rodné číslo nebo datum narození Bydliště, popřípadě místo podnikání, je-li odlišné od bydliště Identifikační číslo a daňové identifikační číslo Kontaktní spojení telefon, fax, e-mail 6. Místo plnění: Místem plnění jsou objekty Univerzity Pardubice, uvedené v příloze č. 1 poptávkového řízení včetně odloučených pracovišť. 7. Požadavky zadavatele: Zadavatel požaduje splnění následujících požadavků: a) uvedení druhů a typů prodejních automatů, včetně technických parametrů automaty nesmí být starší jak 3 roky b) u nápojových automatů možnost předvoleb bez cukru, cukr navíc, bez kelímku c) nápojový automat na instantní i zrnkovou kávu d) el. revize automatů nesmí být starší jak jeden rok s uvedením periody el. revize e) prodej veškerého sortimentu přes mincovník (příjem mincí a bankovek, možnost přijímání platebních karet je výhodou nikoli podmínkou) s vracením drobných mincí zpět f) jednotné ceny ve všech prostorách Univerzity Pardubice nutné přiložit ceník nabízeného sortimentu g) technické vybavení, umožňující sběr dat (audit vydaných nápojů) h) uvedení použitých druhů kávy pro teplé nápoje (uvedení výrobce) i) řešení obměny strojů j) možnost rozšíření služeb a objektů dle požadavku zadavatele k) logistika závozu jednotlivých automatů dle rozmístění na UPA (harmonogram závozu) zadavatel si vyhrazuje právo v přednáškovém období závoz i vícekrát za den l) servisní podmínky - zajišťování pravidelného doplňování spotřebovaných ingrediencí na náklady dodavatele m) způsob a termíny odstraňování poruch n) způsob odstraňování mimořádných poruch bezplatná HOT LINE o) uvedení jedné kontaktní osoby pro Univerzitu Pardubice personální zabezpečení provozování automatů p) kontrola záručních lhůt u prodávaného sortimentu 8. Způsob hodnocení nabídek: Nabídky budou hodnoceny podle těchto kritérií: 1. uchazečem nabídnutá cena za nájem prostoru
2. uchazečem nabídnutý podíl na prodaném sortimentu (v % vyjádření z tržeb, v Kč za prodaný kus) 3. splnění požadavků zadavatele (viz bod. 7) (Kvalita konceptu s ohledem na místo provozu studentské prostředí, sezonnost odběru zadavatel, upřednostňuje co nejpestřejší sortiment s ohledem na mladého zákazníka. Hodnotí se kvalita celoročního servisu způsob obsluhy, placení apod. a kvalita služeb nadstandardní služby automatů apod.) 4. subjektivní hodnocení referencí ad 1) Uchazečem nabídnutá cena za poskytnutý prostor za nápojový automat (pronájem prodejního místa) bude zahrnovat všechna prodejní místa v objektech Univerzity Pardubice, uvedených v příloze č. 1. Nabízená cena je uvedena bez DPH za měsíc, k ceně bude dopočítáno (fakturováno) DPH dle platných právních předpisů (v době poptávkového řízení 21% DPH). V krycím listu nabídky je nabídková cena za pronájem prostoru automaticky dopočítána na roční objem při požadovaném počtu nápojových automatů. ad 2) Uchazeč do Krycího listu nabídky uvede částku, kterou bude platit zadavateli z prodaného sortimentu v členění za teplé nápoje (za porci v Kč/ks). Výsledná nabídková cena v ročním objemu je uvedena bez DPH. ad 3) Zadavatel bude hodnotit splnění jednotlivých požadavků uchazečem. ad 4) Komise jmenovaná zadavatelem zhodnotí uchazeče na základě dodaných podkladů. Uchazeči budou seřazeni podle pořadí od nejlepšího po nejhoršího (přičemž na stejném místě se může umístit i více zájemců). Kritériu 1 + 2 je přiřazena váha 75%. Kritériu 3 + 4 je přiřazena váha 25%. 9. Platební podmínky: Zadavatel vystaví fakturu, která bude zahrnovat: 1. částku za pronajatý prostor v Kč 2. podíl na tržbě v Kč za veškerý prodaný sortiment za měsíc, náležející zadavateli, dle měsíčně dodaných podkladů od uchazeče 3. částku za spotřebovanou elektrickou energii v Kč 4. částku za spotřebovanou vodu v Kč Fakturace bude prováděna měsíčně, splatnost faktury je stanovena na 14 dnů ode dne doručení do sídla dodavatele. Spotřebovaná elektrická energie bude účtována na základě technických parametrů prodejních automatů nebo na základě odděleného měření tam, kde to bude možné. Voda bude účtována podle spotřebovaných porcí. Počty odebraných porcí budou odečítány zástupcem uchazeče měsíčně za přítomnosti pověřeného zástupce zadavatele, odečtené počty porcí budou podkladem pro fakturaci. Úhrada platby a počátek pronájmu začne běžet ode dne ukončení instalace. Úhrada bude provedena bezhotovostní platbou z účtu dodavatele na účet zadavatele.
10. Náležitosti návrhu smlouvy: S vítězným uchazečem poptávkového řízení bude uzavřena smlouva na dobu neurčitou s šestiměsíční výpovědní dobou. Návrh smlouvy bude obsahovat: - smluvní strany - předmět smlouvy - cena za poskytnutý prostor, částka za prodávaný sortimentu v Kč/ks - termín uvedení do provozu (dovoz, instalace automatů, uvedení do provozu bude provedeno na náklady dodavatele) - platební a fakturační podmínky - rozsah a délka záruky - pojištění odpovědnosti - sankce za nesplnění podmínek smlouvy - uvedení kontaktní osoby 11. Lhůta pro podání nabídky Uchazeč podá nabídku poštou nejpozději do 9. 5. 2014 do 12.00 hodin na adrese Univerzita Pardubice, Správa kolejí a menzy Ing. Věra Breberová, Studentská 95, 532 10 Pardubice. Při podání nabídky poštou nebo jiným veřejným přepravcem se za okamžik podání nabídky považuje její fyzické převzetí podatelnou v sídle zadavatele. Doručené nabídky budou přijímány v uzavřených obálkách, označených názvem poptávkového řízení Provozování nápojových automatů pro Univerzitu Pardubice včetně servisu a celkové údržby a nápisem NEOTVÍRAT opatřených na uzavření razítkem, případně podpisem uchazeč, je-li fyzickou osobou nebo statutárním zástupcem, jde-li o právnickou osobu. Hodnocení nabídek bude uskutečněno do 16. 5. 2014. S vybraným uchazečem bude podepsána smlouva do 15-ti dnů od vyhodnocení nabídek. Termín zahájení smluvního vztahu: 1. 9. 2014 12. Další podmínky poptávkového řízení: Zadavatel si vyhrazuje právo valorizace ceny pronajímaného prostoru. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit poptávkové řízení. O této skutečnosti bude uchazeč informován. Zadavatel si vyhrazuje právo nevracet podané nabídky. Rozmístění prodejních automatů na jednotlivé budovy dle Přílohy č. 1 je uchazeč povinen dodržet. 13. Požadavky na jednotné uspořádání písemné verze nabídky Zadavatel požaduje, aby tištěná verze nabídky uchazeče byla označena a členěna takto: 1. Krycí list nabídky musí být uchazečem autorizován a garantován 2. Obsah nabídky 3. Doklady o prokázání kvalifikačních předpokladů k splnění veřejné zakázky 4. Doklady o splnění jiných požadavků zadavatele V Pardubicích, 3. 4. 2014 RNDr. Pavel Ďurovec ředitel Správa kolejí a menzy Univerzita Pardubice
Příloha č. 1 Rozmístění automatů v objektech Univerzity Pardubice: OBJEKTY UNIVERZITY PARDUBICE nám. Čs. legií 565, Pardubice Doubravice 41, Technologický pavilon FCHT Studentská 84, FES Pardubice Studentská 95, rektorát UPA Pardubice Studentská 95, DFJP Pardubice Studentská 519, aula UPA Pardubice Studentská 201, kolej C Stavařov 97, FF Pardubice Studentská 202, kolej D Studentská 573, nová budova FCHT SORTIMENT AUTOMATU 2 x teplé nápoje 1x teplé nápoje Požadavek na rozšíření automatů v objektech Univerzity Pardubice: OBJEKTY UNIVERZITY PARDUBICE nám. Čs. legií 565, Pardubice, vstupní hala jídelny, přízemí Doubravice 41, Výukové a výzkumné centrum v dopravě, přízemí Jiráskova 3, Litomyšl, děkanát FR Jiráskova 8, Litomyšl, piaristická kolej SORTIMENT AUTOMATU
Informace z roku 2013 o počtu prodaných teplých nápojů: OBJEKTY UNIVERZITY PARDUBICE Počet prodaných teplých nápojů (v ks) nám. Čs. legií 565, Pardubice Doubravice 41, Technologický pavilon FCHT Studentská 84, FES Pardubice Studentská 95, rektorát UPA Pardubice Studentská 95, DFJP Pardubice Studentská 519, aula UPA Pardubice Studentská 201, kolej C Stavařov 97, FF Pardubice Studentská 202, kolej D Studentská 573, nová budova FCHT CELKEM 10 500 ks 3 700 ks 10 400 ks 2 400 ks 15 300 ks 13 200 ks 5 300 ks 2 400 ks 2 050 ks 18 750 ks 84 000 ks