INIS-mf 13736 p jaderných zařízeni
Bezpečnost jaderných zařízení 3/1993 PRÍRUČKA PRO REVIZE PROGRAMU ZAJIŠTĚNÍ JAKOSTI Státní úřad pro jadernou bezpečnost Ústav jaderných informací
Bezpečnost jaderných zařízení 3/1993 Ú VTEI 77 026 Řada technických zpráv č. 237 PŘÍRUČKA PRO REVIZE PROGRAMU ZAJIŠTĚNÍ JAKOSTI Překlad publikace MANUAL OF QUALITY ASSURANCE PROGRAMME AUDITING IAEA, Vienna, 1984 STI/DOC/10/237 Ediční řadu "Bezpečnost jaderných zařízení" řídí úsek hlavního inspektora Státního úřadu pro jadernou bezpečnost Vydal Státní úřad pro jadernou bezpečnost v nakladatelství Nuklin v Ústavu jaderných informací 15616Praha-Zbraslav Redaktorka: RNDr. Marie Bukvová Technický redaktor: Vladimír Nejezchleb Účelová publikace ISBN 80-7073-038-2 018 58
PŘEDMLUVA Plány Mezinárodní agentury pro atomovou energii pro ustanovení bezpečnostních norem pro jaderné elektrárny (tzv. program NUSS) zahrnují vypracování tří druhů dokumentů: (1) Soustavu přijatých právních předpisů (Code of Practice) pro jaderné elektrárny pracující na tepelných neutronech, která stanoví cíle a minimální požadavky, které musí být splněny, aby se zajistila přiměřená bezpečnost pro tyto elektrárny. (2) Bezpečnostní návody (Safety Guides), které uvádějí další požadavky a doporučené postupy, podle kterých by se mělo postupovat při uplatňování Soustavy přijatých právních předpisů. (3) Příručky pro uživatele, určené především operátorům v jaderných elektrárnách, které obsahují metody a techniky pro řešení specifických problémů. Práce na vypracování právních předpisů a návodů byla zahájena v roce 1975 a týkala se pěti hlavních oblastí: vládní organizace, umísťování, projektování, provozování a zajištění jakosti. V oblasti zajištění jakosti byl soubor právních předpisů a jedenácti bezpečnostních návodů vypracován do roku 1983 a publikován v angličtině, francouzštině, španělštině a ruštině. Tyto dokumenty se nyní užívají v řadě členských států jako požadavky na zajištění jakosti pro jaderné elektrárny. Aby se usnadnilo jejich využití, zdůrazňoval výbor pro technické posouzení z hlediska zajištění jakosti při řadě příležitostí význam a potřebu postupovat podle vývoje příruček uživatelů. Dokumenty by měly poskytnout členským státům, které uplatňují právní předpisy a bezpečnostní návody, praktické příklady postupů, praktických činností a dokumentů. Tyto materiály objasňují metody a techniky používané těmi organizacemi v členských státech, které již mají obsáhlé zkušenosti v zajištění jakosti. Stejné názory byly vyjádřeny v diskusích během mezinárodního symposia o zajištění jakosti jaderných elektráren, které se konalo v Paříži v květnu 1981. Byla vybrána řada námětů, které by mohly uživatelům doplnit informace a usnadnit správný výklad právních předpisů a návodů při realizaci projektů jaderných elektráren. Sekretariát agentury dal na základě těchto doporučení podnět k vypracování příruček pro uživatele, které jsou nejvíce potřebné v členských státech investujících do programů jaderné energie a které zahájily činnosti pro zajištění jakosti. S uvážením rozdílu mezi příručkami pro uživatele a právními předpisy a bezpečnostními návody, vypracovávají se tyto dokumenty mimo program NUSS a mimo stanovené postupy pro vypracování, posouzení a schvalování těchto dokumentů, které jsou v tomto programu použity. Pokud jde o příručky pro uživatele, bylo rozhodnuto postupovat podle standardní praxe, použité při vypracování agenturních publikací, jako jsou průvodce a technické zprávy. Tento postup zkracuje dobu a snižuje náklady na vypracování těchto příruček tak, že jsou nejnižší mezi dokumenty programu NUSS a neobsahuje požadavky, pro jejichž formulaci by byla zapotřebí široká shoda expertů pro zajištění jakosti. Na základě výměny informací mezi sekretariátem a členy výboru pro technické posouzení zajištění jakosti a nadřazenou poradní skupinou programu NUSS bude však zajištěno, že příručky budou v souladu správními předpisy a bezpečnostními návody. Členové těchto dvou výborů se také jako konzultanti a členové poradních skupin zúčastní vypracování, posouzení a schvalování příruček dříve, než budou doporučeny generálnímu ředitelství k publikaci. Předkládaná příručka pro revize programu zajištění jakosti obsahuje materiál a ilustrativní příklady pro uplatnění požadavků na revize programu zajištění jakosti, stanovené v Soustavě přijatých právních předpisů z hlediska zajištění jakosti pro bezpečnost jaderných elektráren, bezpečnostní řada MAAE Č. 50-C-QA, sekce 13 a dodatečných požadavků a doporučení, předložených v bezpečnostním návodu pro revize zajištění jakosti pro jaderné elektrárny, bezpečnostní řada MAAE ČJO-SG-QAIO. Příručka je v první řadě určena revizorům a ředitelům (manažerům) programu zajištění jakosti. Předkládá metody a techniky, vhodné pro přípravu a provádění revizí a vyhodnocení výsledků.
OBSAH 1. ÚVOD 5 1.1 Cíl a použití příručky 5 1.2 Účel revizí 5 1.3 Odpovědnost 2a provádění revizí 6 2. ŘfcENÍREVIZÍ 8 2.1 Přístupy a organizace 8 12 Postupy 8 3. ČINNOSTI PRED REVIZÍ 9 3.1 Všeobecné plánovania stanovení termínů 9 3.2 Posouzení harmonogramu 10 3.3 Individuální plán revizí 10 3.3.1 Vypracování plánu revize 10 3.3.2 Definice účelu a náplně revize 10 3.3.3 Harmonogram pro individuální revizí 11 3.3.4 Identifikace norem provádění revize 11 3.3.5 Vypracování seznamu kontrol a postupů 11 3.3.6 Dokumentace plánu revizí 12 3.4 Organizace a příprava revizníholýmu 13 3.4.1 Požadavky na pracovníky 13 3.4.2 Příprava revizního týmu 14 3.5 Oznámení revize a počáteční kontakt s tím, u kterého se revize provádí 14 3.6 Jednání před zahájením revize 15 4. PROVEDENÍ REVIZE 17 4.1 Technika revize 17 4.1.1 Výbárvzorků 17 4.1.2 Posouzení dokumentace 17 4.1.3 Pohovor 17 4.1.4 Uplatnění osvědčení 18 4.1.5 Sledování 18 4.1.6 Dosvědčení 19 4.2 Zaznamenání nálezů revize 19 4.3 Koordinace revizního týmu 19 5. ČINNOSTI PO REVIZI 20 5.1 Porada po revizi 20 5.2 Vypracování zprávy 21 5.3 Odezva 21 5.4 Sledování 21 6. ZÁZNAMY 22 PŘÍLOHA: PŘÍKLADY REVIZNÍ DOKUMENTACE 23 Příklad 1. Výtah z popisu programu zajištění jakosti 24 Přítíad2. Provádění revizí oddělením zajištění jakosti 25 Příklad3. Stanovení termínů revizních činností v útvaru zajištění jakosti 34 Příklad4. Harmonogram vnitřních revizí 39 Příklad 5. Seznam kontrol pro připomenutí projektu revizí 39 Přiklade. Plánrevize 40 Přiklad 7. Harmonogram individuálních revizí 41 Příklad 8. Denní program revizí 42 Příklad 9. Seznam kontrol pro vyhodnocení systému zajištění jakosti dodavatele 43 Příklad 10. Seznam kontrol revizí zajištění jakosti 56 Příklad 11. Seznam kontrol pro vyhodnocení dodavatele 70 Příklad 12. Seznam kontrol pro revizi specifícké činnosti 75 Příklad 13. Seznam kontrol pro revizi specifické činností (distribuce dokumentů) 17 Příklad 14. Postuprevize 78 Příklad 15. Záznam o kvalifikaci vedoucího revizora 79. Příklad 16. Záznam o kvalifikaci revizního personálu 80 Příklad 17. Seznam kontrol založených na technice sledováni 81 Příklad 18. Seznam kontrol pro potmění (osvědčení) 82 Příklad 19. Formulář pro zaznamenání nálezů 83 Příklad 20. Formulář pro nálezy revize 83 Příklad 2Ĺ Formulář revizní zprávy 84 Příklad 22. Revizní zpráva: předávací dopis a revizní zpráva 86 Příklad 23. Revizní zpráva: předávací dopis, nálezy revizní zprávy a dopis s odezvou 90
UVOĎ 1.1 Cíl a použiti příručky Soustava přijatých právních předpisů (Code of Practice) pro zajištění jakosti z hlediska bezpečnosti jaderných elektráren, dále pouze Kód. stanoví požadavky na uplatnění systému plánovitých a dokumentovaných vnitřních a vnějších revizí, na ověření jeho souladu se všemi aspekty programu zajištění jakosti a na určení jeho účinnosti. Tyto požadavky jsou dále rozpracovány v bezpečnostním návodu pro revize zajistění jakosti jaderných elektráren (bezpečnostní řada MAAE č. 50-SG-QA10). Bezpečnostní návod obsahuje požadavky a doporučení pro řízení, přípravu a revize programu zajištění jakosti. Tato příručka má poskytnout návod a ilustrativní příklady metod a technik vnitřních a vnějších revizí, které odpovídají požadavkům a doporučením Kódu a bezpečnostního návodu. Metody a techniky jsou založeny na praxi v členských státech, které mají významné zkušenosti s prováděním revizí programu zajištění jakosti. Příručka je hlavně určena revizorům a vedoucím programů zajištění jakosti. Předkládá metody a techniky, které se považují za vhodné pro přípravu a provádění revizí a pro vyhodnocení výsledků, techniky a metody, používané pro provádění revizí programů zajištění jakosti, popisované různým způsobem jako revize "systému", "výroby" a "procesů". Techniky a metody, které jsou zde popsány, se mohou použít k vyhodnocování schopností dodavatelů zajistit jakosti jak je definováno v 50-SG-QA10. 1.2 Účel revizí Podle Kddu je revize "dokumentovaná činnost, používající metody vyšetřování, kontroly a vyhodnocení objektivních průkazů, aby bylo možné rozhodnout, zda jsou přiměřené, zda se dodržují stanovené postupy, instrukce specifikace, kódy, normy, administrativní nebo provozní programy a jiné odpovídající dokumenty a zda jejich uplatnění je účinné". Tato široká definice, jestliže je užita pro revizi programu zajištění jakosti, ukazuje, že revize: (1) představuje dokumentovanou činnost, (2) používá metody hodnocení, kontroly a vyšetření objektivních průkazů, (3) má za cíl ověřit, že program zajištění jakosti je přiměřený a v souladu se stanovenými požadavky a se stanovením jejich účinnosti. Podle Kódu musí být celkový program zajištění jakosti stanoven jako nedílná součást projektu jaderné elektrárny. Odpovědná organizace (jak je definována podle Kódu) odpovídá za stanovení a uplatnění tohoto programu. Tato organizace může práci se stanovením a uplatněním celého programu nebo jeho části převést na jiné organizace, ale nemůže se zbavit odpovědnosti za zabezpečení jeho účinnosti a za splnění požadavků státního dozoru. Obdobně organizace, která přenesla technickou odpovědnost za náplň prací v nějakém programu výstavby jaderné elektrárny (včetně příslušných činností, požadovaných celkovým programem zajištění jakosti) na nižší dodavatelskou organizaci, může část této pracovní náplně a příslušné činnosti pro zajišíění jakosti požadovat od ní. Organizace však musí ověřit účinnost svého vlastního programu zajištění jakosti, včetně účinnosti té části, kterou přenesla na jiné organizace, a to při provádění vnitřních nebo vnějších revizí programu zajištění jakosti. Bez ohledu na to, zda je revize prováděna jako vnitřní nebo vnější, musí: (1) určit, zda existuje přiměřený program zajištění jakostí a zda byly vypracovány postupy zajišťování jakosti, včetně jejich dokumentace; (2) na základě kontroly objektivního průkazu zjistit, zda byl program zajištění jakosti uplatněn v souladu se specifickými požadavky; (3) vyhodnotil účinnost programu; (4) identifikovat nedostatky a nesoulady; (5) doporučit nápravná opatření; (6) seznámit vedení organizace, u které byla revize provedena, s vyhodnocením stavu a adekvátnosti programu zajištění jakosti.
1.3 Odpovědnost za provádění revizí Odpovědná organizace má konečnou odpovědnost za všechna hlediska jaderné elektrárny, protože je žadatelem o povolení výstavby a licenci na provozování reaktoru. Odpovědnost je založena na zákonných požadavcích na bezpečnost provozu. Zahrnuje stanovení a uplatnění celkového programu zajištění jakosti a revizní funkci, která je hlavním prvkem programu zajištění jakosti. Tento systém představuje celý hierarchický řetěz účastníků, podflejících se na vypracování projektu a realizaci jaderné elektrárny, včetně všech dodavatelů předmětů a služeb, jak ukazuje obr. 1. V tomto systému vnitřní revize zahrnuje ty části programu zajištění jakostí, které jsou pod přímým řízením vlasmi organizace. Vnější revize pokrývá ty části, které nejsou pod přímým řízením organizace a které nejsou prováděny v rámci její organizační struktury. Odpovědnost každého účastníka v tomto řetězu může být důsledkem přímých požadavků právních předpisů a/nebo požadavků v hospodářské smlouvě. Požadavky v hospodářské smlouvě jsou obvykle specifikovány odkazem na příslušné kódy, zákony, jiné právní předpisy nebo normy. Odpovědná organizace vnitřní revize odběratel ' - (např. elektrárenská společnost) vnější'revíze vnitřní revize (vyšší dodavatel A) vnitřní revize (vyšší dodavatel B) vnitřní revize (vyšší dodavatele) dodavatel/finální dodavatel (např. dodavatel reaktoru) vnější revize obecný dodavatel, respektive kusový dodavatel obecný dodavatel, respektive kusový dodavatel obecný dodavatel, respektive kusový dodavatel obecný dodavatel, re kusový dodavatel dodavatel (např. předmětů nebo služeb) Obr. 1 Vyšší dodavatelé v hierarchickém řetězci obvykle odpovídají za revize u svých dodavatelů. Pokud to k ověření účinnosti programu zajištění jakosti, za který odpovídá, považuje vyšší dodavatel za nutné, může také provádět revize na nižší dodavatelské úrovni nebo zúčastnit se vnější revize, prováděné jeho subdodavatelem
Jestliže organizace provádí revize pro vyhodnocení dodavatelů, může měnit rozsah a charakter činnosti v níže uvedených závislostech. (1) Na předcházející revizi ve prospěch třetí organizace, týkající se vyhodnocení obecně použitelných programů zajištěni jakosti nějaké organizace. Existuje řada národních a mezinárodních schémat pro uznání lěchto programů dodavatelů předmětů (kusových) a služeb, např. ASME^, AFCEB 2 * atd. Při plánování revizí a vypracování specifických revizních plánů by měla být povinná pozornost věnována průběžnému a současnému uznání dodavatelů. (2) V úvahu přicházející požadavky jiných vyšších dodavatelů, zúčastněných na programu výstavby jaderné elektrárny. Existují ekonomické výhody, které lze získat spoluprací mezi vyššími dodavateli při vyhodnocovaní jejich potenciálních kusových dodavatelů, např. vyšší dodavatelé A i B jsou oba zapojeni v jednom programu výstavby jaderné elektrárny, určují stejné kusové dodavatele a provádějí revize ve vzájemné spolupráci. Pro všechny účastníky spolupráce na revizích musí být stanovena jejich odpovědnost a musí být dosaženo souhlasu při výběru vedoucích revizních týmů a členů revizních týmů. (3) Na dostupnosti informací na základě řádných dohod o spolupráci, jako je CASE (Agentura pro koordinaci vyhodnocení dodavatelů). s) American Society of Mechanical Engineers -Americká společnost strojních inženýrů 21 Francouzská společnost pro předpisy pro projektován! a výstavbu zstízem tepelných jaderných elektráren
2 ŘÍZENÍ REVIZÍ 2.1 Přístupy a organizace Požadavky na revize programů zajištění jakosti se uplatňují podle přístupů a postupů, které odpovídají její úrovni, náplni práce a odpovědnosti. Nejvyšší úrovní přístupu k revizi může být rozhodnutí o programu zajištění jakosti, který vyhovuje požadavkům právních předpisů nebo průmyslové normě, nebo obojímu. Takový přístup může být uveden v návodu pro přistup vedení nebo v jiném vrcholném organizačním dokumentu a měl by na něj být uveden odkaz alespoň v následující hierarchické úrovni ustanovení o přístupu. Následující hierarchická úroveň přístupu může být uvedena v popisu programu zajištění jakosti nebo v příručce pro zajištění jakosti. Může to být ustanovení o přístupu s rozhodnutím ustanovit vnitrní a vnější revize, odpovídající požadavkům právních předpisů, příslušných kódů a norem a odpovědnosti za program, organizací delegované. Jestliže jsou požadavky na zajištění jakosti založeny na Kódu, muže mít ustanovení o přístupu v popisu programu takou formu, jaká je uvedena v příloze (přiklad 1). Podle vedení organizace se stanoví povinnost vytvořit nezávislý systém revizí, který bude vedení používat ke zjištění a k nápravě možných nedostatků v programu zajištění jakosti. Odpovědnost může převzít specifická revizní skupina nebo může být odpovědností týmu adhoc (sestaveného pro tento případ) kvalifikovaných jednotlivců z různých organizačních útvarů. Bez ohledu na to, jak by 1 revizní tým vytvořen, měla by to být skupina odpovídající za revizi, která podává zprávy osobě nebo útvaru, odpovědným za zabezpečení účinnosti programu zajištění jakosti. To znamená, že základní principy organizace funkcí zajištění jakosti, zdůrazněné v Kódu, by měly být uváženy, když se stanoví oprávnění revizního týmu, jeho odpovědnost a postupy provádění revize. Revizní tým odpovědný za ověřování jakosti musí být nezávislý na útvaru, u kterého revizi provádí a musí podávat zprávy na stejnou nebo vyšší organizační úroveň, než je organizační útvar, funkce nebo skupina, u kterých revizi provádí. Tato organizační nezávislost se vztahuje na každého individuálního revizora. Revizor musí být dostatečně nezávislý na činnostech a funkcích, které jsou předmětem revize, včetně nákladů a plánů, a musí být schopný podávat zprávy o skutečnostech, které zpozoroval. Z těchto důvodů nemusí podávat zprávy vedoucímu, který je přímo odpovědný za kontrolované činností. Organizační nezávislost revizní skupiny a každého individuálního revizora musí být jasně definována a dokumentována To se obvykle provádí prostřednictvím zpracování organizačního řádu a souvisejícího popisu odpovědností, které jsou součástí postupu řízení revizí. 2.2 Postupy Přístup k revizím zajištění jakosti vyžaduje vypracování písemných postupů, které popisují vhodné metody. Mohou být dva typy postupů: první je všeobecný typ programových postupu, platný pro všechny organizační útvary; druhý obsahuje uplatněné postupy, vypracované pro individuální revize. Programové postupy dávají směrnice pro přípravu a provedení revizí plánovitým a systematickým způsobem, a to jak pro vnější, tak i pro vnitřní revize. Postupy se v první řadě vztahují na činnosti vedení, obsahují požadavky na odpovědnost skupin a osob a postupují podle specifikací posloupnosti případu, podle kterých se má postupovat při vypracování, provádění a dokumentování výsledků a při podávání zpráv o revizích. Postupy také specifikují činnosti pro vypracování plánů a harmonogramů, podle nichž se má postupovat. V příloze jsou uvedeny příklady programových postupů organizace, která má celkovou odpovědnost za výstavbu elektrárny. V tomto specifickém případě jsou dva programové postupy, které jsou součástí příručky s postupy útvaru zajištění jakosti: - Postup č. QP 18.1, Provádění revizí jakosti ^útvarem zajištění jakosti (přiklad 2) - Postup č. QA 18.2, Plánování revizních činností útvaru zajištění jakosti (příklad 3) Postupy provádění revizí nebo pracovní instrukce pro revizory se obvykle zabývají jednotlivými revizemi. Kód vyžaduje, aby revize byly v souladu s písemnými postupy nebo se seznamy kontrol. Ukazuje, že postupy provádění mohou být uvažovány jako alternativa k seznamu kontrol a že postupy a seznamy kontrol jsou zaměnitelné. Dodatečné informace o postupech provádění jsou uvedeny v kapitole 3.3.5. '' Revize jakos ti Je výraz používaný v některých útvarech (organizacích) pro revize zajištění jakosti
3 ČINNOSTI PRED REVIZI 3.1 Všeobecné plánování a stanoveni termínu Činnosti před revizí obvykle začínají plánováním a stanovením termínů. Požadavky na plánování stanovení termínů jsou obsaženy v postupech zajištění jakosti. Tyto požadavky normálně obsahují: (1) odpovědnost příslušných skupin nebo jednotlivců za iniciaci plánování a vypracování harmonogramu revize; (2) vypracování celkového harmonogramu pro zajištění revizí celého programu zajištění jakosti a jeho podstatných prvků: (3) námět pro každou individuální revizi; (4) frekvenci revizí. Vypracování celkového plánu a harmonogramu revizí, vnitřních a vnějších, se projednává odděleně. Proto by měly být vypracovány dva zvláštní plány a harmonogramy. Je však nutné, aby oba plány a harmonogramy byly ve vzájemném vztahu, aby byly stanoveny optimální zdroje požadovaných kapacit a aby byl zajištěn plynulý průběh činností v rámci projektu výstavby jaderné elektrárny. Bezpečnostní návod pro revize zajištění jakosti pro jaderné elektrárny, 50-SG-QA10, specifikuje podmínky pro vypracování harmonogramu revizí. Podmínky, které se vztahují k vnitřním revizím, zahrnují případy: (1) když se považuje za nezbytné nezávisle zhodnotit účinnost programu zajištění jakostí; (2) když se provádějí podstatné změny ve funkčních oblastech programu zajištění jakosti, jako je podstatná reorganizace nebo revize (úprava) postupů; (3) když vznikne podezření, že se jakost předmětu nebo služby zhoršila, ať se jedná o požadavky nebo o uplatnění programu zajištění jakosti; (4) když je nutné ověřit uplatnění požadovaných nápravných opaďení. Kromě toho jsou pro vypracování harmonogramu vnějších revizí významné následující podmínky: (1) když je nutné určit schopnost programu zajištění jakosti dodavatele před potvrzením hospodářské smlouvy nebo před vystavením objednávky; (2) když od potvrzení hospodářské smlouvy uplynula dostatečná doba na uplatnění programu a je vhodné určit, zda organizace odpovídajícím způsobem provádí funkce definované v programu, příslušných kódech a normách a v jiných dokumentech, uvedených v kontraktu. Plán a harmonogram vnitřních revizí by měl obsahovat: (1) organizační útvar, u kterého má být provedena revize, odpovídající pracovní oblast celé organizace; (2) druh revize, která má být provedena (uplatnění, sledování atd.); (3) frekvenci; (4) zkoušené údaje; (5) odkaz na dokumenty z předcházejících revizí, program zajištění jakosti, postupy nebo jiné dokumenty, které mají být použity; (6) odhadnuté požadavky na kapacity. Pro vnější revize by měl plán a hamonogram navíc obsahovat: (1) organizaci, u které má být provedena revize; (2) druh revize (vyhodnocení, funkce); (3) kdo a kdy má být uvědomen o revizi; (4) odkaz na smluvní požadavky. Harmonogramy by měly být vypracovány způsobem úsečkového diagramu nebo popisného textu. V příloze (příklad 4) je příklad celkového harmonogramu pro vnitrní revize. Obecně nemá celkový harmonogram revizí obsahovat posloupnost prováděných činností nebo náplň každé revize. Ty mají být podrobně předkládány v každém plánu individuální revize. Pozornost by se měla také zaměřit na provádění častých revizí během počátečních stadií činnosti, kterými lze zjistit nedostatky a uplatnit nápravná opatření dříve, než činnost příliš pokročí.
3.2 Posouzeni harmonogramu Celkový harmonogram revizí by měl byt projednán s organizací, u které jsou revize prováděny (nebo s jejími představiteli) a měl by být periodicky posuzován tak, aby odpovídal současným činnostem podle programu. Aby byla revize účinná, měla by být provedena za optimálních podmínek s ohledem na schopnosti personálu organizace, která provádí revizi a v souladu s prováděním revidovaných činností. Je proto důležité stanovit vzájemně vyhovující harmonogram a uvážit i navrhované změny dat. Všechny návrhy, které by mohly znamenat úlevy na cílech revize, by měly být odmítnuty. 3.3 Individuální plán revizí 3.3.1 Vypracování plánu revize Pro každou individuální revizi by měl být vypracován plán odpovídající stanovenému celkovému reviznímu plánu a harmonogramu. Měl by obsahovat následující prvky: náplň, požadavky, složení revizního týmu, Činnosti, které jsou předmětem revize, útvary, které mají být o revizi uvědomeny, použité dokumenty, časové termíny, písemné postupy nebo seznamy kontrol a jazyk, ve kterém budou revize provedeny. Za vypracování individuálního revizního plánu odpovídá organizace, která provádí revize. Plán zpravidla zpracovává vedoucí revizor. Individuální revize se obvykle připravuje s použitím seznamu kontrol; jako minimum by měl být v revizním plánu zpracován seznam kroků, které mají být splněny během fáze přípravy. Přiklad takového seznamu kontrol je uveden v příloze (příklad 5) a vzorový plán revize je uveden v příkladu 6. 3.3.2 Definice účelu a náplně revize Kód stanoví požadavky na revize, které mají určit, zda program zajištění jakosti pro jadernou elektrárnu existuje, zda je adekvátní, účinný a správně se uplatňuje. Přestože jsou revize i s jinými účely, v tomto dokumentu se uvažují pouze revize programu zajištění jakosti. V rámci tohoto všeobecného účelu mohou mít individuální revize různý obsah. Pro každou revizi je nezbytné stanovit obsah revize a oblast, která je předmětem revize. Obsahem revize může být některý z následujících bodů: (1) Celý program zajištění jakosti organizace. Hloubka revize může být omezena, ale měla by pokrývat všechny prvky programu. (2) Podstatná činnost programu zajištění jakosti, jako je projektování nebo zajišťování dodávek. Tento druh revize se zabývá všemi prvky vybrané činnosti a nemusí se ohlížet na různé programy zajištění jakosti nebo projekty, ve kterých má být tato činnost uplatněna. (3) Specifické praktické činnosti, které se vztahují k nějaké činnosti, například k řízení projektových změn nebo k přebírání nakupovaných (dodávaných) předmětů. Toto může být obsahem revize s použitím sledování, jestliže při těchto činnostech byly zjištěny nedostatky. Všechny tyto druhy revizí vy měly být založeny na specifických požadavcích. Při určování náplně revize by měly být tyto požadavky použity jako základ ke stanovení kritérií, podle nichž se bude vyhodnocovat program zajištění jakosti nebo jeho podstatné prvky. V souladu s definicí se při každé revizi vyhodnocuje objektivní průkaz, který se pak porovnává se stanovenými kritérii. Každá revize by měla identifikovat objektivní průkazy a ty by měly být zkontrolovány včetně jejich rozsahu. Z tohoto hlediska by měly být zvažovány: (1) dokumentace (např. programy, postupy a záznamy o zajištění jakosti); (2) organizační dokumenty včetně oprávnění, odpovědnosti a linií spolupráce a výměny informací; (3) provedení činností: (4) předměty a služby; (5) informace, získané při pohovoru. Náplň revize s ohledem na výběr objektivních průkazů a metody by měla být předem určena a definována v průběhu přípravy revize. 10
3.3.3 Harmonogram pro individuální revizi Každý plán individuální revize by měl obsahovat harmonogram jednotlivých případů. Podrobný harmonogram má zvláštní význam pro vnější re vize, u kterých by měla býl stanovena spolupráce mezi organizací, u které je prováděna revize a revizním týmem. Při stanovení harmonogramu by se měly vzít v úvahu: (1) čas pro jednání před zahájením revize; (2) doby potřebné pro každou část revize; (3) doby pro setkání a konzultace revizních týmu; (4) funkce pracovníků organizace, u které se revize provádí, s nimiž se předpokládají pohovory a kteří se zúčastní jednání před zahájením a po provedení revize; (5) doba pro jednání po dokončení revize; (6) způsoby, jakými se může harmonogram změnit v případě nepředpokládaného vývoje. K pomoci na přípravě podrobného harmonogramu by se měli určit revizní pracovníci a styční pracovníci by se měli zavázat, že budou k dispozici buď sami, nebo jejich zástupci. Harmonogram revize by měl být zpracován bud* jako úsečkový graf, nebo jako denní program. Příklady harmonogramů individuálních revizí, předkládaných jako úsečkový graf nebo jako denní program, jsou uvedeny v příloze, příklady 7 a 8 (z 50-SG-QA10). 3.3.4 Identifikace norem provádění revize Důležitým prvkem přípravy je stanovení norem provedení nebo kritérií, podle kterých bude vyhodnocena adekvátnost a účinnost programu zajištění jakosti. Požadavky na revizi jsou specifikovány v Kódu a předpisech států nebo v průmyslových normách. Kromě těchto všeobecných požadavků jsou činnosti organizace, která provádí revizi, založeny na určeném souboru zákonných předpisů, kódů, norem, vnitřních přístupů a postupů a také na výkresech a specifikacích. Všechny tyto dokumenty jsou považovány za normy provádění a měly by být identifikovány tak, jak je vhodné, v průběhu přípravy revize. V závislosti na druhu a náplni revize by měly být vybrány vhodné normy provádění. Jestliže je prováděna revize celkového programu zajištění jakosti, měly by se použít takové platné normy, jako je Kód. Adekvátnost stanovených postupů a instrukcí by se měly porovnávat s programem zajištění jakosti organizace a odpovídajícím ustanovením o jejích přístupech. Jestliže se revize týká činností, předmětů a služeb, měly by se používat odpovídající průmyslové normy, pracovní postupy nebo instrukce. Měly by se také identifikovat a posuzovat ostatní informace, které mohou umožnit pohled na činností a program zajištění jakosti organizace, u které je revize prováděna; tj.: (1) všechny platné dokumenty státního dozoru, např. bezpečnostní návody, doporučení atd.; (2) ustanovení, obsažená v bezpečnostních zprávách; (3) seznamy a popisy inspekcí a zkoušek, které provedla organizace, u které je revize prováděna, včetně popisu a specifikace inspekce, zkušebního a měřícího zařízení. Hlavně by se měla posoudit účinnost programu zajištění jakosti na základě kvalitativních kritérií prováděcích norem, které musí pracovníci revizního týmu velmi dobře znát. Je-li to možné, měla by se používat kvantitativní kritéria, která usnadní a přispějí ke změření účinnosti programu. Statistický výběr vzorků dokumentů pro kontrolu je přístup k měření s použitím kritérií tohoto druhu. 3.35 Vypracování seznamu kontrol a postupů Aby bylo zabezpečeno, že se budou dodržovat všechny platné požadavky prováděcích norem a správným způsobem zaznamenával výsledky každé kontroly při revizi, měly by se vypracovat seznamy kontrol a postupy. Seznam kontrol je zamýšlen jako návod a neměl by omezovat vyšetřování; revizoři by se měli vždy zaměřit na dobré nebo nedostatečné činnosti vně připravených seznamů kontrol. Neexistují žádné standardní seznamy kontrol, kromě těch, které některé organizace užívají pro vyhodnocení celkového programu zajištění jakosti smluvního partnera. Organizace, která provádí revize, může také vypracovat všeobecné seznamy kontrol, ačkoli ty se obvykle připravují na objednávku při přípravě individuálních revizí. Způsob a obsah seznamů kontroí pro individuální revizi závisí na různých faktorech, jako je druh revize, 11
náplň a to. čemu dává osobně přednost revizor. Jsou nicméně některá kritéria, která by měl obsahovat každý seznam kontrol: (1) opatření k identifikaci toho, na co se revize vztahuje; činnost nebo organizaci (útvar), která je předmětem revize; data revize; normy, vzhledem ke kterým se bude vyhodnocovat program zajištění jakosti; (2) jméno (jména) revizora (revizorů); (3) definici specifických norem provedení (včetně odkazů na specifické kapitoly norem nebo dokumentů programu zajištění jakosti, které definují požadavky); (4) prostor na zaznamenání výsledků kontroly; může to být jednoduchý blok, kde se uvede souhrn výsledků nebo se mohou zaznamenávat výsledky každého kroku; (5) identifikaci specifické podpůrné dokumentace, jako je: podrobný plán sběru specifických průkazů pro odpověď na každou otázku seznamu kontrol, listy s údaji revizorů, seznam osob, které mají být kontaktovány a listy s nálezy; (6) závěry revizorů. Je snaha vypracovat soubor standardních seznamů kontrol pro vyhodnocení celkového programu zajištění jakosti. To je užitečné, jestliže mají být prováděny mnohé revize se stejným účelem. Před tímto problémem stojí specializované agentury, které provádějí u více organizací revize pro obecné použití, např. CASE (Koordinační agentura pro vyhodnocení dodavatelů) v USA nebo EDF (Electricite de France - Francouzské elektrárny) ve Francii. Seznamy kontrol Case jsou založeny na požadavcích 10 CFR 50, příloha B a souvisejících norem ANSI a seznamy u EDF jsou založeny na kódu MAAE. Příklady jsou uvedeny v příloze (příklady 9 a 10). Při vypracování seznamu kontrol pro individuální revizi je nejdůležitějším bodem seznam specifických požadavků, odvozený od prováděcích norem nebo jiných informací. Tato část seznamu kontrol může být vypracována tak, že stanoví požadavky nebo klade vhodné otázky. V druhém případě se předpokládá, že odpověď bude ano nebo ne, což označuje splnění nebo nesplnění (požadavků). Výhodou použití otázek je, že každý paragraf s požadavky může být rozdělen na několik jednoduchých otázek, na které může odpovědět sám revizor. Soubor otázek pro specifické požadavky umožňuje, aby si revizor udělal vlastní úsudek, založený na objektivním průkazu. Protože by tento úsudek měl být objektivní, neměly by být otázky v seznamu kontrol zaujaté podle interpretace požadavků personálu revizního týmu nebo podle cesty, které dávají přednost při splnění úkolu. Revizní tým by měl mít pochopení pro interpretaci požadavků a měl by se zúčastnit při přípravě nebo pří posouzení všech otázek seznamu kontrol, které jsou specifické pro individuální revizi. To je zvlášť důležité, jestliže jsou použity kvalitativní prováděcí normy, které mohou obsahovat nekvalifikovatelné rysy. jako je "podstatná" (odchylka nebo změna), "vhodná" (činnost) nebo "tak, jak je nutné", "jestliže je požadováno". V příloze je kromě dříve uvedených příkladů zařazeno ještě několik dalších příkladů různých způsobu a druhů seznamů kontrol (11,12,13). V kapitole 2.2 je rozbíráno použití postupů pro uplatnění namísto seznamů kontrol. Rozhodnout, zda postupy revizí mohou být užitečnější než seznamy kontrol, spadá do odpovědnosti revizní organizace, pokud to není jinak specifikováno v programu zajištění jakosti nebo v celkovém plánu revizí a harmonogramu. Příklady toho, kdy mohou být postupy revizí vhodnější než seznamy kontrol, jsou: (1) jestliže je člen revizního týmu poměrně nezkušený a vyžaduje podrobnější vedení při plnění úkolu; (2) jestliže člen nebo členové jsou techničtí specialisté bez předcházejících zkušeností s prováděním revizí; (3) jestliže je prováděna revize komplexní činnosti a postup krok za krokem by ulehčil provedení revize. V příkladu 14 v příloze je uveden příklad postupu, který se vztahuje k revizi dokumentačního střediska jaderné elektrárny. 3.3.6 Dokumentace plánu revizí Všechny prvky činností před revizí by měly být dokumentačně zpracovány, stejně jako revizní plán, který by měl shrnovat dokumenty z průběhu činností před revizí tak, aby byly relevantní. Individuální formální plán je dokument, podle kterého se má revize provést a který specifikuje posloupnost případů. Zahrnuje následující prvky: (1) Určenírevize: stanovit počet revizí, předmět revizí a datum vypracování plánu. (2) Oprávnění revize: např. jmenovat organizaci nebo agenturu, pro kterou je revize prováděna. Pro vnitřní revize dává oprávnění vedení organizace a revize je prováděna na základě oprávnění ustanovení o přístupu této organizace. 12
(3) Účel revize: např. určit účinnost celkového programu zajištění jakosti nebo zjistit, zda je specifická činnost prováděna správně. Náplň revize by měla být předkládána dostatečně podrobně, aby revize mohla proběhnout plynule. (4) Identifikaci prováděcích norem nebo relevantních požadavků, vzhledem ke kterým bude program vyhodnocován. Je vhodné uvést seznam všech specifických odkazů podle čísel paragrafů nebo odpovídajících kapitol každého platného dokumentu. (5) Stanovit organizační útvary nebo pracovní oblasti, které mají byl předmětem revize a jestliže je to vhodné, určit organizace (organizační útvary), které mají být o revizi uvědomeny. (6) Jmenovat vedoucího revizora a členy revizního týmu. (7) Stanovit posloupnost předmětů revize nebo odkazy na zvláštní dokument, který obsahuje harmonogram revize. Harmonogram revize je součástí dokumentace řádného plánu revize, popsané v článku 3.3.3. a je znázorněn v příloze, v příkladech 6 a 7. (8) Určit normy a specificky vypracované postupy revizí a seznamů revizí, které mají být použity. (9) Určit jazyk, ve kterém bude revize provedena, jestliže je to podstatné. Plán revize by měl být posouzen a schválen. V závislosti na situaci, za jaké bude vypracován, druhu revize a jiných závažných faktorech, může plán posoudit a schválit vedení revizní organizace nebo může být formálně vyhovující také posouzení speciálním úřadem. Formální posouzení plánu revize můře být požadováno: (1) jestliže má revize dát vyčerpávající vyhodnocení celkového programu zajištění jakosti; (2) jestliže mají být výsledky revize použity pro rozhodnutí, zda přijmout nebo odmítnut některé kritické části programu zajištění jakosti; (3) jestliže je podezření, že existují vážné problémy v uplatňování programu zajištění jakosti. Pokud je rozhodnuto, že je nutné formální posouzení revizního plánu, bude požádán odpovídající úřad o analýzu posouzení revizních plánů. V případě kladného posudku bude plán a harmonogram schválen a revizní tým obdrží oprávnění, aby pokračoval ve své činnosti. 3.4 Organizace a příprava revizního týmu Vedení revizní organizace by mělo vybrat kvalifikovaného vedoucího revizora a vhodný počet individuálních revizorů. Určený vedoucí týmu odpovídá za přípravu revize podle stanoveného individuálního plánu. Osoby, které jsou přímo odpovědné za oblasti, které jsou předmětem revize, nesmí být zahrnuti do výběru týmu ani nemohou být jeho členy. Aby byla zabezpečena organizační nezávislost revizního týmu, nesmí revizoři podávat zprávy vedoucímu, který je přímo odpovědný za kontrolované činnosti. Množství osob revizního týmu bude záviset na době, která je k dispozici pro provedení revize, účelu a místu revize, na komplexnosti a specializaci činností, kleré mají být posouzeny. Při určování velikosti revizního týmu by se mělo vzít v úvahu, že vnitřní revizi může provádět malý počet revizorů po dlouhé časové období. Vnější revize může být účinnější a z hlediska nákladů efektivnější, jestliže ji provádí větší tým v kratší době, (vzhledem k takovým faktorům, jako je dosažitelnost pracovníků a požadavky na cestování). Počet revizorů by měl být optimální, aby činnosti při revizí probíhaly podle harmonogramu, aby se revizoři navzájem nerušili a nesnižovali tak účinnost prací. V mnoha případech může dobře vycvičený a zkušený revizor provádět revizi efektivně a v rozumné době. 3.4.1 Požadavky na pracovníky Když je stanoven revizní tým, musí být určen kvalifikovaný a zkušený vedoucí revizor. V závislosti na náplni revize by mohli být členové revizního týmu vybráni z útvaru zajištění jakosti a ze zkušených technických specialistů. Personál z útvaru zajištění jakosti, určený do revizního týmu, by měl být vycvičen a zkušený v revizních technikách a techničtí specialisté by měli být použiti, když to je nutné. Jestliže je pro vedoucího revizora požadována formální kvalifikace a osvědčení, revizní organizace by měla certifikaci zajistit Příklad formuláře záznamu o kvalifikaci vedoucího revizora je uveden v příloze, příklad 15, příklad doporučeného vzdělání a zkušenosti pro kvalifikaci vedoucího revizora je uveden v příkladu 16. Každý člen revizního týmu by měl být proškolen v souladu s požadavky revizní organizace. Obvykle se nepožaduje formální osvědčení (certifikát), avšak příslušný technický základ a vzdělání jsou nutné. Kromě vzdělání, zkušeností a výcviku v technikách revizí by potenciální revizor měl mít dobré charakterové vlastnosti a měl by být zkušený v jednání s lidmi. 13
Výcvik revizorů by měl zajistil, aby budoucí revizor získal odpovídající orientaci ve všech prováděcích normách a kritériích, používaných pro revize programů zajištění jakosti. Také by měl zajišťovat všeobecné a specializované instrukce o metodách a technikách. Všeobecný výcvik by měl zahrnovat cíle, organizaci, přípravu, provedení a podávání zpráv o revizích. Specializovaný výcvik by měl zahrnovat metody kontroly, kladení otázek a vyhodnocení činností, které jsou předmětem revize a dokumentování a vypracování zpráv o nálezech. Výcvik teoretický by měl být doplněn praktickým výcvikem pod přímým dohledem zkušeného a kvalifikovaného revizora. 3.4.2 Příprava revizního týmu Po určení revizního týmu by měl být dostatek času věnován jeho přípravě. Vedoucí revizor odpovídá za organizaci a přípravu týmu, která by měla zahrnovat následující úkoly: (1) Seznámit revizní tým s náplní revize o oblasti, která bude předmětem revize. Členové se musí orientovat v prováděcích normách, které mají být použity v příručkách zajištění jakosti, postupech, specifikacích a jiných důležitých dokumentech. Kromě toho by měla být určena oblast, která má být předmětem revize, s ohledem na takové informace, jako je právo přístupu, právo pohovoru s jednotlivými pracovníky, bezpečnostní požadavky atd. (2) Zjistit základní informace o organizaci (útvaru), která(-ý) je předmětem revize a doplnit je informacemi z předcházejících revizí (např. zprávami o obtížích, o oblasti se slabými činnostmi atd). Informace by měly také obsahovat zprávy o potížích, které lze v určitých oblastech revize předpokládat. (3) Projednat revizní plán a harmonogram včetně strategie revize. (4) Stanovit práci pro každého člena revizního týmu, včetně vymezení pracovní oblasti a odpovídající činností. (5) Vyřešit praktické otázky jako je doprava, zásobování atd. Každý člen revizního týmu by měl z hlediska náplně své práci posoudit stávající postupy a seznam kontrol a je-ii to nutné, doplnit je podle potřeb stanoveného úkolu. Tyto by měl pak posoudit vedoucí revizor a projednat s členy revizního týmu. K přípravě vyhovujících seznamů kontrol by měli mít revizoři dostatečný čas, aby mohli posoudit všechny potřebné dokumenty o zajištění jakosti organizace (útvaru), u které má být revize provedena (např. příručky pro zajištění jakosti, postupy a specifikace) a také aby plně porozuměli tomu, co má být kontrolováno nebo vyšetřováno. Příprava revizního týmu může zahrnovat jednání v rámci týmu, při kterých se zvažují všechny prvky plánu a harmonogramu a specifické úkoly, stanovené pro každého člena. Předpokládá se, že v tomto stadiu si bude každý člen týmu plně vědom svých povinností a odpovědností. 3.5 Oznámení revize a počáteční kontakt s tůn, u kterého se revize provádí Revizní organizace by měla organizaci (útvaru), u které(-ho) bude revize provedena, oznámit konání plánované revize předem. Časový rámec pro oznámení bude záviset na druhu revize (vnější nebo vnitřní), náplni revize a jiných závažných faktorech. Vnitřní revize může být oznámena v relativně krátké době před revizí, zvláště když byl stanoven celkový harmonogram. Pro vnější revizi se považuje za rozumnou dobu oznámení jeden až tři měsíce před jejím konáním, jestliže jde o pravidelnou revizi podle harmonogramu. V oznámení musí být stanoven účel, náplň a oprávnění revize. V zásadě jsou rozdíly mezi formálním oznámením a styky, určenými mezi revizním týmem a organizací, jejichž účelem je shromáždit všechny dokumenty nutné pro přípravu revize. Formální oznámení může být písemné, telefonické nebo osobním stykem, což závisí na vztazích mezi revizní organizací a organizací, u které je revize prováděna. Předpokládá se však, že všechny vnější revize by měl předcházet formální dopis s oznámením, zaslaný oficiální cestou, obsahující alespoň účel, náplň a harmonogram revize a všechny dodatečné informace, považované za vhodné. Pro vnitřní revizi není oficiální oznámení vždy nutné, ale písemné oznámení by mělo být zasláno osobám odpovědným za oblast, která bude předmětem revize. Jestliže jsou známa jména revizorů, měla by být sdělena organizaci, u které má být revize provedena, současně s oznámením revize. V jiných případech by měla být tato jména oznámena, jakmile jsou revizoři vybráni. Jde-li o revizi dodavatele v zahraničí, měl by být specifikován jazyk, ve kterém bude revize provedena. 14
Některé organizace provádějí neoznámené revize. U neoznámených vnitřních revizí by měla být lato praxe stanovena v přístupech a postupech organizace. Provedeni vnějších neoznámených revizí obecně vyžaduje předcházející dohodu mezi dotyčnými organizacemi. Existují však silné argumenty proti neoznámeným revizím, např. negativní reakce, které mohou vyvolat u organizace, která je předmětem revize, praktické problémy ve styku s jejími pracovníky a při sběru podstatných informací. Po oznámení plánované revize je třeba stanovil pracovní uspořádání mezi revizním týmem a organizací, která je předmětem revize. Měly by se využít stanovené způsoby styku, aby se získala příručka k programu zajištění jakosti organizace, organizační schéma a další závažné dokumenty, které umožní revizorům určit vnitřní prováděcí normy a postupy v organizaci, u které má být revize provedena. Pomocí těchto styků by měly být vypracovány administrativní podrobnosti, jako jsou harmonogramy, určení a uspořádání zásobování apod. Styky mezi stranami během fáze přípravy mohou být zvlášť užitečné, jestliže revizní tým není seznámen s organizací, která je předmětem revize. Za těchto okolností může vedoucí revizor provést předběžný dohled, který mu umožní, aby se seznámil s touto organizací, se závody, výrobky, pracovníky a dokumentací programu zajištění jakosti. S takovými znalostmi lze vypracovat účinný plán, vytvořit optimální tým a provést revizi nejhospodárnějším způsobem. 3.6 Jednání před zahájením revize Na začátku revize by se mělo uskutečnit jednání revizního týmu s vedením a personálem organizace, u které má být re vize provedena. Cílem jednání je zahájit styky mezi oběma stranami a stanovit základní pravidla, včetně potvrzení náplně a harmonogramu revize, projednání posloupnosti činností, stanovení spojovacích kanálů a určení doby pro jednání na závěr revize. Jestliže není jednání před zahájením revize považováno za nutné, měl by vedoucí týmu zaslat denní program revize (nebo celý plán revize) vedení organizace, u které má být revize provedena. Aby jednání před zahájením revize (a skutečně celého revizního procesu) bylo úspěšné, je podstatné vytvořit vhodnou pracovní atmosféru při jednání s personálem organizace, která je předmětem revize. Za přípravu jednání před zahájením revize odpovídá vedoucí revizního týmu, který toto jednání vede jako jeho předsedající a hovoří jménem celého týmu. Aby byly zabezpečeny všechny klíčové body, měl by vedoucí revizor připravil denní program jednání, který může obsahovat následující prvky: 1I) Představit členy revizního týmu a jejich protějšky v organizaci, u které je prováděna revize. (2) Oznámit, kdo je vedoucí revizor a projednat: (a) náplň revize, (b) prováděcí normy, (c) metody. (3) Projednat harmonogram revize. (4) Jmenovat osoby odpovědné v organizaci, u které je revize prováděna, za každou oblast, která je předmětem revize. (5) Určit dobu projednání výsledků revize po jejím ukončení. Ve svém oznámení by vedoucí revizor měl nejdříve stanovit cíl revize. (To může být zvlášť užitečná pomoc organizacím, které nemají zkušenosti s revizemi, neboť získají jasný obraz o účelu, náplni a metodách). Jestliže v organizaci již revize byla, měl by být vysvětlen vztah mezi oběma revizemi, zejména s ohledem na jakékoli nápravné činnosti, které byly požadovány. Vedoucí revizního týmu by měl také vysvětlit, které informační dokumenty byly použity pro vypracování plánu a které prováděcí normy budou při revizi použity. Při diskusi by měla být potvrzena vhodnost a platnost těchto dokumentů. Pracovníkům organizace, u které je prováděna revize, by měly být vysvětleny metody, které mají být použity. Vedoucí revizor by měl stanovit, které typy dokumentů budou posouzeny jak při činnostech, tak i při záznamech. Může také ohlásit připravené seznamy kontrol, aby objasnil druh inforamci, které budou 1) V čsl. názvosloví by to mělo být provedeno v organizačním fádu nebo v dílčím programu zajištěníjakosti jaderné elektrárny poznámka překladatele. 15
zajímat revizory. Mél by ukázal na pracovní oblastí a činnosti, které mají být posouzeny. Při diskusi by měly být objasněny všechny navrhované administrativní způsoby práce, obě strany by se měly shodnout na harmonogramu prací (včetně všech navržených změn a úprav), na přibližné době trvání každé části revize, na seznamu osob, se kterými budou probíhat pohovory aul. Měl by být stanoven čas projednání na závěr revize a navržen seznam osob, jejichž účast se očekává. Z jednání před zahájením revize by měl revizní tým získat všeobecný dojem o organizaci, u které se revize provádí, například z hlediska reakcí personálu dané organizace během pohovorů, při určování jazyka a kocipování závěrů zprávy. 16
4 PROVEDENI REVIZE 4.1 Techniky revize Tato kapitola nabízí vodítka k výběru iechnik, které mají být použity pro zabezpečení účinné revize s úspěšnými výsjedcy poté, kdy skončilo jednání před zahájením revize. Popsané techniky zahrnují: metody výběru vzorků dokumentů, posouzení dokumentů a pohovory o nich, osvědčení o uplatnění pracovních instrukcí, zaznamenání procesů a systémů, potvrzování např. na základě provádění nezávislých zkoušek, inspekcí nebo kontrol. Soubor technik, popsaný v této kapitole.by se však neměl považovat za uzavřený seznam prostředků, které má revizor k dispozici. Jejich použití by žádným způsobem nemělo omezovat revizora v tom, aby jednal na základě toho, jak chápe situaci a jaké má zkušenosti, aby dosáhl co nejspolehlivějších výsledků revize. 4.1.1 Výběr vzorků Obecně nelze pří revizi provést kontrolu všech dokumentů, které jsou k dispozici. Proto revize účinnosti uplatnění programu zajištění jakosti obvykle zahrnuje náhodný výběr vzorků postupů, instrukcí, výkresů a záznamů, podie nichž se ověřuje, zda se podle nich správně postupovalo a zda jim bylo vyhověno. Ve stadii: plánování by měl revizor vypracovat seznam různých typů dokumentů, které mají být zkontrolovány, nákupní příkazy, výrobní výkresy, inspekční záznamy. Pro každý typ by měl revizor odhadnout množství nezbytných dat, které jsou k dispozici a stanovit a zaznamenat četnost vzorků. Výběr vzorků se může provést buď matematicky podle metod statistického výběru vzorků, nebo více subjektivně na základě osobního nebo profesionálního posouzení revizora. Výhodou statistického výběru vzorků je určení náhod při výběru vzorků ú matematická pravděpodobnost závěrů, získaných procesem výběru vzorků; neschopnost kvalifikovaného revizora provést objektivní posouzení je konečnou nevýhodou. Je však zjištěno, že dobrý revizor může objevit v/znamné problémy, které matematické metody nezjistí, možná proto, že umí spojit záchytné body, které vyplývají z kontrolovaných oblastí, nebo které stanoví na základě sledování po sobě následujíc ích činností. V případech, kdy revizor použije svůj profesionální úsudek, může mít kontrola toho, co organizace provedla od předchozí re vize, podstatnou cenu při vedení výběru nejvhodnějších vzorků dokumentů. 4.1.2 Posouzení dokumentace Pro revizi je podstatné posoudit, jak příručka pro zajištění jakosti organizace, kde se revize provádí, a související uplatňované postupy vyhovují technickým a specifickým požadavkům zajištění jakosti. Kromě zjištění nedostatků programu a chyb v dokumentaci, získá revizor cennou počáteční informaci z hlediska operací, které jsou předmětem revize. Toto posouzení by měl provést ještě před provedením revize, kdykoli je to možné, na pomoc pň vypracování specifického seznamu kontrol. Taková posouzení nutně neprokazují nesoulad se specifikovanými požadavky a v mnoha případech se musí získat další důkaz z jiné dokumentace (např. ze záznamů výstupu, pracovních instrukcí a výkresů nebo pohovorů s příslušnými pracovníky dané organizace). Avšak doba, věnovaná posouzení dokumentace před revizí může podstatně snížit rozsah čtení, studování a analyzování, které by byly jinak nutné v průběhu revize. Posouzení výstupu programových postupů (například objednacích příkazů, instrukcí pro řízení a kontrolu procesů a výkresů) prokazuje, zda je uspokojivé uplatnění programu organizace, u které se provádí revize. Není to vždy rozhodující, avšak další důkazy mohou být shromážděny na základě pohovorů a pozorováním praktických pracovních činností. Seznamy kontrol jako takové byly probrány v článku 3.3.5; jsou obvykle vypracovány tak, aby revizor mohl v příslušné době posuzovat, zda příručka a postupy vyhovují specifickým požadavkům a zda organizace, u které se revize provádí, vyhovuje svým postupům. 4.1.3 Pohovor Ačkoli některé cíle revize lze dosáhnout posouzením samotných dokumentovaných objektivních průkazů, může být např. revize záznamů platnosti dokumentů a některých požadavků provedena pouze na základe pohovorů. Pohovory dávají důležité informace pro revizi, zejména pokud jde o odpovědnost a oprávnění pracovníků; například v některých případech není obecně k dispozici průkaz o uplatnění dokumentovaných odpovědností. Na základě pohovoru s vedoucím a pracovníky v elektrárně (nebo její části) lze získat cenný 17
pohled na jejich znalosti a pochopení dokumentované praxe a z toho pravděpodobnosti, že vyhovují příslušným prováděcím normám. Druh otázek, které mohou být položeny během pohovoru, by se mohl týkat otázek proč, kdy, kdo, který a jak. Příklady otázek jsou následující: Proč pouze útvar zajišťování dodávek posuzuje nabídky? Kdy posuzuje skupina zajištění jakosti požadavky zákazníka? Kde jsou archivovány záznamy o zajištění jakosti? Kdo provádí a osvědčuje zkoušky? Které procesy jsou považovány za speciální? Jak se provádí výcvik pracovníků, kteří provádějí inspekce. Pro revizora je podstatné zvolit pro pohovor takové prostředí, aby se jednání často nepřerušovalo. Musí se vždy snažit, aby objektivně navrhoval zlepšení, aby nepodával formální zprávy o málo významných (drobných) nedostatcích a nesnažil se dokazovat, že on neprovádí "hon na čarodějnice". Revizor by měl také pochopit vysvětlení problémů, zjištěných při revizi. Ten, kdo je podroben revizi, raději akceptuje, že je třeba provést změny, jestliže zjistí, že revizor chápe jeho situaci, ale trvá na odstranění nedostatků, které u něho zjistil. 4.1.4 Uplatnění osvědčení Nejpřímější technika pro stanovení souladu s postupy a pracovními instrukcemi organizace (útvaru), u které je prováděna revize, je osvědčit činnosti přímo v průběhu prací. Avšak uplatnění osvědčení v tomto kontextu by se nemělo použít pro akceptaci daného předmětu. Tento způsob se může úspěšně použít například u speciálních výrobních a inspekčních procesů. Typickými příklady jsou pozorování svařování, tepelného zpracování a destruktivních i nedestruktivních zkoušek a kontrol a shoda revize s príslušnými postupy, instrukcemi a výkresy. Jestliže je technika osvědčení použita, měly by být tam, kde je to možné, před provedením revize posouzeny postupy a systémy, které jsou relevantní a s příslušným pracovníkem organizace, která je revidována, vysvětleny všechny nejasnosti. Specifická vysvětlení postupu, která mohou být zapotřebí, se nejlépe podají přímo na místě kontroly, kde se může současně ověřit soulad operace s postupy. 4.15 Sledování Efektivní metodou ověření, zda je proces prováděn správně, je vybrat specifický úkon a pak sledovat procesy použité pro splnění tohoto úkonu. Příklady specifických úkonů jsou zpráva o specifickém nesouladu nebo proces prováděný nakonkrétním výrobku. Za předpokladu, že úkon, vybraný pro sledování, je platným vzorkem, může se touto metodou získat cenný důkaz o tom, zda se tyto závažné procesy provádí v souladu se stanovenými postupy. Všeobecný přístup k plánování revize, která použije tuto techniku, je následující: (1) určit výrobní linku, typ dokumentu nebo služby v průběhu procesu, které mají být použity pro začátek revize; (2) identifikovat hlavní kroky, které by měly být typicky předpokládány pro sledování do okamžiku zahájení revize; (3) zjistit rozhodující charakteristiky každého z dokumentů, které řídí hlavní kroky v seznamu kontrol nebo v postupu revize; (4) rozhodnout o rozsahu vzorku. Vzorky by měly být vybrány na základě možnosti reprodukce procesu, například ze standardní výrobní linky. Jestliže procesy budou pravděpodobně odlišné vzhledem k různé složitosti nebo jiným unikátním rysům, měl by být vybrán alespoň jeden vzorek z každé výrobní linky, služby nebo dokumentace. Jestliže je cílem revize konkrétní činnost s vyloučením následných oprav, může být použito více vzorků; v takových případech se obvykle považuje za uspokojivé použití tří vzorků. Vzorový seznam kontrol, použitý pro revizi s technikou sledování je uveden v příloze (příklad 17). 18
4,J.6 Dosvedčení Dosvědčení je technikou, při které se konkrétní proces opakuje nezávisle na těch, kteří ho původně provedli. Zřídka se používá jako revizní technika vzhledem k vynaloženým nákladům a času. Kromě toho by dosvědčení v této souvislosti nemělo zmást rozhodnutí o přijatelnosti předmětu. Dosvědčení může sloužit jako efektivní cesta k ověřeni, zda konkrétní proces byl proveden správně. Je také cenné jako revizní technika, spočívající na předpokladu, že předmět nebo činnost, vybrané pro dosvědčení, jsou reprezentativní. Příklady dosvědčení zahrnují nezávislé zkoušky, inspekce nebo kontroly konkrétního předmětu s použitím stejných postupů a zařízení jako při originálních zkouškách atd. Opakování inspekce předmětů znamená znovu odebrat konkrétní části nebo sestavy a provést vzorové inspekce z hlediska vybraných charakteristik. Charakteristiky, které má inspekce posoudit, musí být pečlivě zvoleny: těsné tolerance a navazující rozměry, elektrické funkce a proměnlivé údaje jsou aspekty, které by měly být ověřeny. Vzorové inspekce méně významných charakteristik poskytují měřítko pro soulad kontrolovaného útvaru (organizace) s instrukcemi, výkresy aid. Vzorový seznam kontrol údajů pro dosvědčení je uveden v příloze (příklad 18). 4.2 Zaznamenání nálezů revize Při provádění revize určí revizor nálezy a pozorování. Nálezem je stanovení, zda je skutečnost v souladu či nesouladu se stanovenými požadavky. Pozorování je názor revizora, že nevyhovující podmínka není pokryta specifickým požadavkem nebo, že mohla být zlepšena účinnost postupu, praxe nebo instrukce. Revizor musí poskytnout dostatečný objektivní důkaz na podporu svých nálezů a pozorování a musí dát podrobnou informaci revidovanému útvaru (organizaci), která by umožnila další vyšetření z hlediska nápravné Činnosti. Revizor proto nemůže spoléhat na paměť, ale musí zjištěný důkaz zaznamenat Proto by předměty kontrolované při určování souladu nebo nesouladu měly být jednotlivě identifikovány a zaznamenány. Jestliže seznam kontrol určí tyto předměty explicitně, mohlo by to poskytnout dostatečný důkaz. Ve všech případech by měl revizor v průběhu revize používat vyhovující záznamy (například formuláře pro daný účel nebo alespoň poznámkový sešit), které by se snadno získaly po celou dobu, odpovídající době požadované pro uschování dat. Tyto informace poskytují základnu pro řádné zaznamenání nálezů a pozorování, které mají být obsaženy ve zprávě o provedené revizi. Jestliže má být zaznamenán důkaz o kontrole dokumentace, je podstatné poznamenat čísla a názvy dokumentace a jejich dřívější revize (změny). Pro zřejmý důkaz je také důležité, aby byl zaznamenán dříve, než jsou předměty vráceny do archívu nebo skladu. Vzorový formulář záznamu o nálezech a pozorováních je uveden v příloze (příklad 19). Je dobrou praxí upozornit na nálezy a pozorování jednotlivce, určeného jako průvodce revizora tak, aby nedostatek pochopil. Kromě toho je také výhodné, jestliže odpovědný pracovník revidované organizace může ověřit zaznamenané skutečnosti. Metoda zaznamenávání skutečností nálezů je znázorněna v přfloze (příklad 20). 4.3 Koordinace revizního týmu Provádění revizí vyžaduje úzkou spolupráci mezi členy týmu. Spolupráce začíná jmenováním vedoucího revizora týmu, který obvykle stanoví odpovědnosti celého týmu i jeho členů a informuje každého člena už ve stadiu plánování revize. Odpovídá také za to, že každý člen týmu bude schopný provádět (a také prováděl) své stanovené povinnosti. V průběhu revize by si měli členové týmu často vyměňovat informace, aby vedoucí revizor týmu mohl provést nutné změny směrnic a rozhodnutí s cílem zlepšit vyhodnocení situace a dosáhnout cíle určené v plánu revize. Tyto výměny informací také dovolí, aby každý člen předal informace, které se mohou týkat jiné části revize. Členové revizního týmu by se měli setkávat před projednáním výsledků po ukončení revize. Při tomto projednání má vedoucí revizor týmu koordinovat: (1) diskusi o nálezech a pozorováních, (2) vyhodnocení nálezů a pozorování pro identifikaci všeho, co může být zdůrazněno jako obecné problémy, (3) předložení nálezů a pozorování, aby se zabezpečilo, že jsou faktické a mohou být zdůvodněny. 19