Základy práce v systému POS zpracoval: filip.jirasek@uniqa.cz; libor.jiranek@uniqa.cz Obsah Obecné informace... 2 Biometrické podepsání návrhu pojistné smlouvy... 2 Prostředí záložky biometrického podepisování... 3 Ikona: Podpisová pole... 4 Ikona: Podepsat... 7 Kliknutí na podpisové pole přímo v podepisovaném dokumentu... 7 Podepsáno na papíře... 8 Správa příloh... 8 Povinné přílohy... 8 Nepovinné přílohy... 9 Uvolnění obchodního případu... 9 Dodatečné uvolnění obchodního případu... 10 Často kladené otázky (FAQ)... 11 Příloha... 12 Instalace zásuvného modulu... 12 Zpět na OBSAH 1
Obecné informace Nový způsob uvolňování dokončeného návrhu pojistné smlouvy k dalšímu zpracování nemá žádný vliv na předchozí proces modelace a sjednávání v systému POS. Změna nastává až po vygenerování návrhu pojistné smlouvy a doplňkových tisků. Uživatel kliknutím na příslušnou ikonu nebo vybráním/zaškrtnutím odpovídajícího check-boxu (odpovídající volby) rozhoduje o tom, zda dojde k podpisu obchodního případu biometrickou cestou nebo standardním způsobem. Podepsat biometricky Podepsat na papíře Obr: Po vygenerování návrhu PS je možné návrh podepsat elektronicky nebo klasickou (standardní) cestou. Biometrické podepsání návrhu pojistné smlouvy Nezbytným technickým předpokladem pro elektronické podepisování je mít připojené komunikační zařízení tzv. podpisový pad a nainstalovaný podpůrný software padu ve vašem počítači. Návrhy s biometrickým podpisem je možné v elektronické formě odesílat pouze těm klientům, kteří mají v kontaktech vyplněnou emailovou adresu pro zaslání podepsaných dokumentů a veškeré smluvní dokumentace do budoucna se počítá také se zavedením podmínky uvedení čísla mobilního telefonu pro zaslání SMS kódů pro otevření elektronicky zaslaných souborů Nezbytným procesním požadavkem pro biometrický podpis jsou řádně elektronicky vyplněné dotazníky. Kliknutím na ikonu pro biometrické podepisování, která se zobrazuje po vygenerování návrhu pojistné smlouvy u tisků, dojde k vytvoření nové záložky prohlížeče, na které se automaticky načte vybraný dokument. Nově zobrazená záložka prohlížeče má i nové speciální signotec menu zpřístupňující prostředí, kde je možné dokument elektronicky podepsat. Jako první se vždy elektronicky podepisuje záznam o potřebách a požadavcích klienta. Návrh smlouvy vždy až následně. Nedodržením pořadí podepisování dochází k vystavení rizika, že smlouva bude neplatná. Zpět na OBSAH 2
Během automatického načítání dokumentu může dojít k časové prodlevě. Délka prodlevy je závislá na rozsahu načítaného dokumentu. Prostředí záložky biometrického podepisování Podle potřeby je možné si zde tiskopis zobrazit v požadované velikosti. Zobrazení dokumentu ve standardní velikosti Roztažení dokumentu na celou šířku obrazovky Roztažení dokumentu na výšku obrazovky Zobrazení náhledu na všechny stránky dokumentu Uložení elektronicky podepsaného návrhu Přepnutí na podpisová pole Elektronické podepsání návrhu PS Obr: Prostředí biometrického podepisování návrhu PS Před biometrickým podpisem doporučujeme pomocí náhledu na pojistnou smlouvu s klientem opětovnou kontrolu správnosti všech pojistně technických údajů. Akt podpisu konkrétního pole se může odehrát několika způsoby: přes ikonu Podpisová pole (tuto cestu doporučujeme z důvodu nejlepší orientace v tom, kdo co právě podepisuje) přes ikonu Podepsat kliknutím na vybrané podpisové pole přímo v podepisovaném dokumentu Podrobnější popis všech možností je uveden dále v textu. Zpět na OBSAH 3
Ikona: Podpisová pole Kliknutím na ikonu podpisová pole dojde k zobrazení okna s odkazy na jednotlivá podpisová pole návrhu pojistné smlouvy ve formě stejnojmenných tlačítek. Obr: Kliknutím na ikonu podpisová pole se zobrazí okno s odkazy na jednotlivá podepisovací pole. Kliknutím na tlačítko [Podpis klienta] nebo [Podpis pojišťovacího zprostředkovatele] dojde k aktivaci podpisového padu a na monitoru počítače se zobrazí podpisové okno. Zrušení podepisování a návrat do dokumentu Opakování podepisování (stávající podpis se vymaže) Přejít k podpisu dalšího účastníka obchodu Potvrzení podpisu. Podepisující vyjadřuje souhlas s podpisem a dokumentem. Obr: Prázdné podpisové pole Zpět na OBSAH 4
Obr: Podepsané podpisové pole Potvrzením podpisu dojde k jeho přenesení do podpisového pole podepisovaného dokumentu. Jakmile je dokument opatřen všemi podpisy, jsou některé ikony deaktivovány a naopak ikona pro uložení se stává aktivní. U každého přeneseného podpisu v dokumentu se navíc automaticky zobrazuje datum a čas podepsání dokumentu. Obr: Biometricky podepsaný dokument Kliknutím na ikonu diskety dojde k uložení biometricky podepsaného dokumentu. Zpět na OBSAH 5
Obr: Kliknutím na ikonu diskety dochází k uložení podepsaného dokumentu. Po stisknutí tlačítka [OK] je možné záložku prohlížeče s otevřenou podpisovou aplikací uzavřít. Obr: Záložka prohlížeče podpisové aplikace Po návratu k vygenerovaným tiskopisům aplikací POS se u ikony pro elektronické podepisování zobrazuje jeden z biometrických stavů: Podepsáno všechna existující podpisová pole v dokumentu byla biometricky podepsána Zčásti podepsáno některá, ale ne všechna existující podpisová pole v dokumentu byla biometricky podepsána Nepodepsáno žádné existující podpisové pole v dokumentu nebylo biometricky podepsáno Statut biometrického podpisu se zobrazuje až pro ty dokumenty, které již byly načteny do záložky resp. prostředí elektronického podepisování. Zpět na OBSAH 6
Obr: Aplikace informuje o stavu elektronického podpisu. Ikona: Podepsat Kliknutím na ikonu podepsat dojde k přímé aktivaci podpisového padu se zobrazením podpisového okna na monitoru počítače pro v pořadí první nepodepsané podpisové pole v dokumentu. Ostatní kroky pro vložení biometrického podpisu jsou shodné jako při zadávání přes ikonu podpisová pole. Obr: Kliknutím na ikonu podepsat dojde k přímému přesunu na podpisová pole na návrhu PS. Kliknutí na podpisové pole přímo v podepisovaném dokumentu Kliknutím na podpisové pole v dokumentu se toto pole zvýrazní a dojde k přímé aktivaci podpisového padu se zobrazením podpisového okna na monitoru počítače pro toto pole. Ostatní kroky pro vložení biometrického podpisu jsou shodné jako při zadávání přes ikonu podpisová pole. Jsou-li všechna podepisovatelná pole minimálně u jednoho dokumentu podepsána a současně je u všech ostatních podepisovatelných dokumentů potvrzena volba Podepsáno na papíře, je klientovi odesílán e-mail s přiloženou smluvní dokumentací. Zpět na OBSAH 7
Podepsáno na papíře Pokud není možné dokumenty biometricky podepsat, zaškrtněte volbu resp. check-box podepsáno na papíře. V tomto případě budou dokumenty podepsány standardní cestou. Obr: Podepsáno na papíře: dokumenty budou podepsány standardní cestou Správa příloh Nově je nutné k návrhu pojistné smlouvy evidovat i požadované přílohy. Do správce příloh se vstupuje z obrazovky tiskových dokumentů kliknutím na tlačítko [Pokračovat ke správě příloh]. Obr: Vstup do správy příloh Správce příloh je rozdělen na dvě základní sekce, a to povinné (požadované) přílohy a nepovinné přílohy. Povinné přílohy Povinné přílohy jsou diktovány přímo aplikací POS dle produktu, pojistného rozsahu, pojistníka nebo pojištěného. Např. cestovní pojištění má povinný dokument inkasní blok. Obr: Povinné přílohy: automatické zobrazení typu požadovaného dokumentu, který je nutno přiložit Přiloženo v papírové podobě výběrem políčka je dáno, že dokument je fyzicky dostupný a buď není možnost, nebo je nežádoucí jej převést do elektronické podoby. Takto označený dokument musí být odeslán klasickou cestou přes zemské ředitelství (budoucně přímo na centrálu společnosti). Zpět na OBSAH 8
Nahrát v elektronické podobě (upload) je-li zobrazena ikona sponky (v některých případech se ikona nezobrazuje, neboť se jedná o přílohu, kterou je nutné vždy dodat v papírové formě), je možné provést nahrání souboru (sken, fotografie, PDF požadovaného dokumentu) z počítače nebo jiného externího zařízení. Jméno přílohy sloupec zobrazuje název a příponu nahraného souboru Náhled slouží pro možnou kontrolu nahraného souboru. Kliknutím na ikonu lupa (zobrazí se po přiložení souboru) se zobrazí dokument Velikost v kb sloupec zobrazuje velikost přiloženého souboru. Maximální součet velikostí všech souborů je omezen na 7MB. Soubory přesahující tuto velikost nebudou odeslány. Zkontrolováno a souhlasí s originálem v případě, že je příloha přiložena elektronicky, je nutné toto políčko zaškrtnout. Jde o prohlášení, že přiložený soubor se shoduje s původním papírovým originálem. Smazat kliknutím na ikonu houba dojde k odstranění nahrané přílohy. Nepovinné přílohy K danému obchodnímu případu je možné přiložit další nepovinné přílohy. Kliknutím na tlačítko [Přidat přílohu] se zobrazí číselník s podporovanými typy dokumentu, které je možné přidat. Obr: Nepovinné přílohy Obr: Přidání nepovinné přílohy Uvolnění obchodního případu Jsou-li veškeré dokumenty podepsány (elektronicky nebo zaškrtnutím volby podpisu na papíře/papírovém výtisku) a zároveň jsou přiloženy všechny povinné přílohy (a v případě elektronického zasílání příloh současně všude potvrzeno, že soubor souhlasí s originálem), je teprve pak možné obchodní případ uvolnit k dalšímu zpracování pomocí tlačítka [Uvolnit ke zpracování v pojišťovně]. Zpět na OBSAH 9
Obr: Uvolnění ke zpracování V případě, že nejsou všechny potřebné dokumenty k dispozici je možné obchodní zpracování dokončit dodatečně. Nyní stačí otevřená okna uzavřít tlačítkem [Zavřít]. Dodatečné uvolnění obchodního případu Pokud nebylo možné uvolnit dokumenty k dalšímu zpracování a aplikace systému POS byla uzavřena, je možné obchodní případ uvolnit dodatečně popř. dodatečně přidat přílohy a podepsat potřebné dokumenty. Pro dodatečné uvolnění je nezbytné vyhledat požadovaný návrh v modulu evidence nabídek a smluv. Obr: Modul Evidence nabídek a smluv: Dodatečné uvolnění obchodního případu Po označení a kliknutí na tlačítko [Dokončit podepisování a evidenci příloh] se zobrazí už jen nepodepsané nebo částečně podepsané dokumenty. V tomto okamžiku je možné dodatečně podepsat dokumenty, vložit povinné či nepovinné přílohy a následně celý případ uvolnit k dalšímu zpracování. Obr: Zpracování dokumentu pro dodatečné uvolnění obchodního případu Zpět na OBSAH 10
Elektronicky podepsané návrhy a uploadované přílohy (elektronicky přiložené) se již v papírové podobě nezasílají na centrálu UNIQA pojišťovny. Často kladené otázky (FAQ) Je možné biometricky podepsaný návrh stornovat? V případě, že je podepsaný návrh podepsán a řádně uložen, je možné návrh stornovat pouze prostřednictvím změnového lístku. Jak postupovat, pokud klient nemá emailovou adresu? I v tomto (předpokládáme skutečně vzácném případě) je možné dokumentaci elektronicky podepsat dle výše uvedeného návodu. Následně je možné vytisknout elektronicky podepsanou dokumentaci přes opětovné tisky, kde je uložen PDF návrh s obrázky elektronických podpisů. Co dělat s inkasním lístkem či případnou jinou přílohou, kterou nemám elektronicky? Inkasní lístek můžete oskenovat a přiložit formou přílohy, nebo poslat samostatně standardní cestou na zemské ředitelství (budoucně přímo na centrálu společnosti). Čitelně musí být uvedeno číslo smlouvy. Pro odeslání dalších dokumentů, které přinese klient, lze využít opět obě výše uvedené metody. V případě odesílání dokumentů přes zemské ředitelství (budoucně přímo na centrálu společnosti) musí být jasné k jaké pojistné smlouvě/návrhu patří. Je možné vytisknout elektronicky podepsaný návrh? V případě, že klient podepsal elektronicky návrh a bez ohledu na poskytnutou emailovou adresu trvá na tom, že si chce odnést i papírovou verzi, je možné vytisknout elektronicky podepsanou dokumentaci přes opětovné tisky, kde je uložen PDF návrh s obrázky elektronických podpisů. Jak postupovat, pokud je na návrhu vyžadován podpis dalších pojištěných osob, které nejsou přítomny? Je nutné se domluvit, aby se nepřítomná pojištěná osoba dostavila dokument v následujících dnech podepsat. Pokud je to možné, tak návrh podepište alespoň s přítomným klientem a uložte. Návrh bude uložen v POS a čekat až bude dodatečně podepsán. Je možné kombinovat biometrické a fyzické podpisy na jednom a témže dokumentu? NE. Celý dokument může být podepsaný pouze v jednom stylu. Je-li např. dokument podepsaný biometricky pouze z části a zbytek podpisů už nelze získat biometrickou cestou, pak se musí nejprve zajistit všechny fyzické podpisy na papírovém výtisku dokumentu klasickou cestou a biometricky rozpodepisovaný dokument se následně zahodí výběrem zaškrtnutím příslušné volby o podpisu na papíře/papírovém výtisku. O čem informuje symbol poštovní obálky ve sloupci příznak u zobrazovaného návrhu? Příznak obálky naznačuje, že dokumentace byla automaticky odeslána klientovi emailem. Případný příznak druhé obálky symbolizuje přílohu v elektronické podobě. Obr: Evidence nabídek a smluv: seznam smluv Zpět na OBSAH 11
Příloha Pro zajištění správné funkčnosti podpisového padu je nutná instalace podpůrného programu tzv. plug-inu. Instalaci na služební počítač může provést pouze IT administrátor. Instalaci na soukromé počítače je možné provést podle níže uvedeného postupu. Plugin (plug-in) neboli zásuvný modul je software, který nepracuje samostatně, ale jako doplňkový modul jiné aplikace a rozšiřuje tak její funkčnost. Instalace zásuvného modulu Požadavky na instalaci počítač s operačním systémem Windows 7 a vyšší připojení k internetu Požadovaný zásuvný modul WebSocket pro webové prohlížeče Internet Explorer 10, Google Chrome 43 a vyšší verze těchto prohlížečů je možné stáhnout zde. Obr: http://en.signotec.com/download/software/websocket-pad-server/ Postup instalace: 1. Spusťte instalační soubor plug-inu a povolte instalaci, jako správce. Na zobrazeném okně s výběrem jazyka instalovaného modulu doporučujeme ponechat volbu English. Pro pokračování v instalaci stiskněte tlačítko [OK]. Zpět na OBSAH 12
2. Na uvítací obrazovce instalace stačí pouze stisknout tlačítko [Next>]. 3. Nyní je nutné přijmout licenční ujednání výběrem volby I accept the terms in the licence agreement. Kliknutím na tlačítko [Next>] přejdete k dalšímu kroku instalace. Zpět na OBSAH 13
4. V následujícím kroku se doporučuje ponechat přednastavenou volbu. Pro pokračování v instalaci stiskněte opět tlačítko [Next>]. 5. Program je připraven k zahájení instalace, kterou spustíte kliknutím na tlačítko [Install]. Zpět na OBSAH 14
6. Nyní se zobrazí průběh instalace. Počkejte prosím na dokončení instalace. 7. Po úspěšné instalaci se zobrazí následující obrazovka. Instalaci dokončíte stisknutím tlačítka [Finish]. 8. Hotovo! Nyní máte nainstalovaný plug-in pro biometrické podepisování. Podpůrný software není potřeba nijak spouštět. Vše se automaticky zaintegruje do vašeho webového prohlížeče. Zpět na OBSAH 15
Pro instalaci podpisového padu je nutné mít počítač připojený k internetu. Ovladač podpisového padu se nainstaluje automaticky (instalace může trvat několik minut). Úspěšně nainstalovaný pad poznáte podle toho, že se rozsvítí displej podpisového padu. Zpět na OBSAH 16