Uživatelská příručka. Vlastnoruční digitální podpis

Transkript

1 Uživatelská příručka Vlastnoruční digitální podpis

2 1. Úvod Tato příručka obsahuje návod jak pracovat s vlastnoručním digitálním podpisem v prostředí KNZ společnosti Kooperativa. Věříme, že Vám tato příručka usnadní práci a přejeme mnoho úspěšně podepsaných smluv. OBSAH 1. Úvod... 2 OBSAH Použité pojmy Před používáním VDP Příprava smlouvy pro podepsání VDP Podepsání smlouvy Panel nástrojů Navigační panel se seznamem podpisových polí Hlavní Panel Podpisový dialog Odeslání dokumentu ke zpracování Doručení podepsaného dokumentu klientovi Cesta dokumentu Stavy pojistných smluv Časté chyby FAQ Kapitola: Úvod 2

3 1. Použité pojmy Pojem VDP SignPad driver Pop-up Popis Vlastnoruční digitální podpis Podepisovací zařízení připojené k počítači USB kabelem Program pro práci se SignPadem, v Ovládacích panelech je pod názvem SOFTPRO Driver a Wacom STU Driver Nově otevřené okno přes původní okno prohlížeče 2. Před používáním VDP 1. Předtím, než začnete používat VDP, zkontrolujte, že jste zavedení ve správě uživatelů KNZ s možností sjednávat pojistné smlouvy s VDP. 2. Před prvním použitím VDP zkontrolujte, zda máte nainstalované ovladače pro SignPad. 3. Před zahájením podepisování zkontrolujte, zda je váš SignPad připojený k vašemu počítači pomocí USB kabelu. 3. Příprava smlouvy pro podepsání VDP Použít VDP je možné za těchto předpokladů: 1. Máme funkční připojení k internetu 2. Pojistník má vyplněny platné elektronické kontakty ( , mobil) 3. Daný typ produktu lze podepsat VDP 4. Smlouva obsahuje požadované povinné přílohy 5. V KNZ po vyplnění všech potřebných údajů o klientovi klikněte na tlačítko Vytvořit smlouvu. Otevře dialogové okno (viz Obrázek 1), ve kterém je zaškrtněte volbu Použít vlastnoruční digitální podpis V případě životního pojištění je potřeba kliknout na tlačítko Přiřadit číslo smlouvy na záložce Osobní údaje. Další postup je shodný s předchozím popisem. Kapitola: Použité pojmy 3

4 Obrázek 1: Potvrzení volby Klikněte na tlačítko Ano. Otevře se nové okno a v něm se načte smlouva připravená k podpisu. 4. Podepsání smlouvy Obrázek 2: Vzhled podepisovací stránky V prohlížeči se vám otevře nová stránka, která umožní procházet dokument, a vložit podpisy pro jednotlivá podpisová pole. Tato stránka se skládá ze tří hlavních oblastí (viz Obrázek 2), na němž jsou tyto oblasti označeny příslušnou číselnou značkou): 1. Panel nástrojů 2. Navigační panel se seznamem podpisových polí 3. Hlavní panel zobrazující dokument 4.1. Panel nástrojů Panel nástrojů, nacházející se v horní části okna, obsahuje seznam ikon pro procházení dokumentu a ovládání podpisového procesu. Zleva jsou k dispozici tyto ovládací prvky: Listování mezi jednotlivými stránkami po kliknutí se zobrazí příslušná stránka (první, předchozí, následující, poslední) Kapitola: Podepsání smlouvy 4

5 Zoom pro změnu velikosti zobrazené stránky (tlačítka + a přibližují/oddalují o 25%, kliknutím na číslo se otevře seznam možných hodnot) Akční ikony pro ovládání samotného podpisového procesu o Ikona Odeslat odešle podepsaný dokument ke zpracování, při otevření dokumentu je zašedlé a není možné na něj kliknout. Aby bylo možné dokument odeslat, musíte s klientem podepsat všechna podpisová pole. o Ikona Zavřít zruší podpisový proces Upozornění pokud kliknete na Zavřít ukončí se tím proces uzavření pojistné smlouvy. Pokud budete chtít smlouvu znovu uzavřít, musíte vytvořit kopii smlouvy a proces podpisu opakovat Navigační panel se seznamem podpisových polí Navigační panel zobrazuje seznam podpisových polí, která jsou vložena do dokumentu. Každé podpisové pole má název podle role, které náleží (viz Obrázek 2, pojistník, získatel, atp.). Podpisová pole jsou v seznamu roztříděna, a to způsobem: Nepodepsaná pole o Strana dokumentu X o Strana dokumentu Y Podepsaná pole o Strana dokumentu Z Po kliknutí na název nepodepsaného podpisového pole je v hlavní části okna zobrazena příslušná stránka, na které je podpis umístěný, a je vyvolán podpisový dialog (viz kapitola 4.4) Hlavní Panel Hlavní panel zobrazuje samotný dokument, resp. konkrétní stránku dokumentu. Na stránce jsou pak zobrazena vložená podpisová pole. Nepodepsaná pole o Kliknutí na tato pole vyvolá podpisový dialog Podepsaná pole o Zobrazují grafickou podobu zachyceného podpisu o Po kliknutí na ikonu mínus v horním pravém rohu podpisového pole můžete odstranit již zachycený a vložený podpis a pole následně standardním způsobem podepsat znovu Kapitola: Podepsání smlouvy 5

6 4.4. Podpisový dialog Vložit podpis do podpisového pole můžete jedním z následujících způsobů: 1. V navigačním panelu v seznamu podpisových polí klikněte na příslušný název nepodepsaného pole (viz kapitola 4.2) 2. Na otevřené stránce klikněte na zobrazenou ikonu nepodepsaného pole (viz kapitola 4.3) Po kliknutí se zobrazí nové okno, tzv. podpisový dialog, vyzývající k zadání podpisu. Stejný obsah je zobrazen také na SignPadu, na který se klient podepíše (viz Obrázek 3, pokud používáte černobílý SignPad, viz Obrázek 4,pokud používáte barevný SignPad ). Tah podpisovým perem na SignPadu je online přenášen a zobrazován též v okně prohlížeče, čili můžete na monitoru kontrolovat vkládání podpisu. Obrázek 3: Pop-up okno podpisového dialogu barevný SignPad Obrázek 4: Pop-up okno podpisového dialogu - černobílý SignPad Upozornění po aktivaci podpisového pole má klient/získatel 3 minuty pro zahájení podpisu. Podpis klienta musí mít přiměřenou velikost. Pokud se Vám podpis nezachytí, opakujte akci a požádejte klienta, aby pokud možno zvětšil svůj podpis a využil větší plochu podpisového zařízení. V dialogovém okně a na SignPadu jsou zobrazena tato 3 akční tlačítka: 1. OK provede validaci vloženého podpisu, a pokud je v pořádku, vloží jej do dokumentu 2. Smazat smaže zachycený podpis a uživatel může pokus opakovat 3. Zrušit ukončí podpisový dialog a zavře pop-up okno, nic neuloží Na tato tlačítka je možné kliknout jak na monitoru myší, tak i podpisovým perem na SignPadu. Kapitola: Podepsání smlouvy 6

7 Upozornění pokud je podpis příliš jednoduchý (např. příliš úzký, nebo nízký), nebude vložen do dokumentu. Místo toho je znovu zobrazen čistý podepisovací dialog. Pokud má klient podpis, který neprojde touto kontrolou, je potřeba požádat o podepsání celým jménem a příjmením (podpis je standardně tvořený pouze příjmením) Odeslání dokumentu ke zpracování Poté co podepíšete všechna podpisová pole v dokumentu, rozsvítí se tlačítko Odeslat (viz Obrázek 2). Po kliknutí na toto tlačítko dojde k odeslání dokumentu ke zpracování a archivaci a v otevřeném okně prohlížeče se zobrazí zpráva o tom, že dokument byl podepsán a odeslán (viz Obrázek 5). Upozornění tlačítko Odeslat není aktivní, dokud nejsou vyplněna všechna podpisová pole ve smlouvě. Obrázek 5: Výsledek podpisu Otevřené okno prohlížeče můžete nyní zavřít. V tuto chvíli je smlouva odeslaná do Kooperativy. Pokud se nyní klient rozmyslí, že chce smlouvu zrušit, či změnit její parametry, je nutné provést standartní storno, resp. změnu pojistné smlouvy. 5. Doručení podepsaného dokumentu klientovi Podepsaný dokument bude klientovi vystaven na speciální webové stránce. Klient, po podepsání pojistné smlouvy, obdrží na (uvedený v pojistné smlouvě) odkaz. Po kliknutí na tento odkaz bude klient vyzván k zadání potvrzujícího kódu (viz Obrázek 6), který mu přijde jako SMS na jeho mobilní telefon zpravidla do 5 minut. Odkaz má omezenou časovou platnost (60 dní) a po uplynutí této doby Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi 7

8 přestane platit. Poté, co klient zadá kód a klikne na tlačítko Odeslat, otevře se seznam dokumentů, které přísluší podepsané pojistné smlouvě (viz Obrázek 7). Obrázek 6: Zadání potvrzovacího kódu Obrázek 7: Dokumenty ke stažení Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi 8

9 6. Cesta dokumentu Na obrázku (viz Obrázek 8) je znázorněna cesta dokumentu z Konfigurátoru KNZ od jeho vytvoření, přes podepsání, až do uložení v archivu Kooperativy. Obrázek 8: Znázornění cesty dokumentu 7. Stavy pojistných smluv Stav Popis R B O E Rozpracovaná PS. Smlouvu lze otevřít a libovolně upravovat. Rozpracovaná PS ještě nemá přidělené číslo PS. Smlouva odeslána k podpisu. Smlouvě již bylo přiděleno číslo PS, ale nebyl dokončen proces podpisu pomocí vlastnoručního digitálního podpisu. Originál PS. Smlouvě již bylo přiřazeno číslo PS. Byla odeslána data a smlouva byla opatřeny vlastnoručním digitálním podpisem. Smlouvu již pod přiděleným číslem PS nelze editovat. Lze vytvořit kopii smlouvy. Chybová PS. Při práci s KNZ došlo k chybě. Smlouva byla uzamčena a nelze s ní již pracovat. Kapitola: Cesta dokumentu 9

10 8. Časté chyby FAQ Chyba Popis Způsob řešení Ztráta internetového připojení v průběhu PP Ztráta internetového připojení při ukončení PP Není připojený SignPad V průběhu podpisového procesu dojde k výpadku internetového připojení, spadne server či klientská stanice, nebo dojde k zavření webového prohlížeče. Internetové připojení není k dispozici, resp. vypadne v okamžiku kliknutí na tlačítko Odeslat. Uživateli tak není zobrazena stránka s potvrzením, že dokument byl úspěšně podepsán. Uživateli je zobrazena chybová hláška: Tablet není dostupný Pokud po obnově připojení není možné pokračovat v podpisovém procesu, je nutné přejít zpět do konfigurátoru KNZ a celý podpisový proces opakovat. Zkontrolovat v KNZ, zda je dokument označený jako podepsaný. Pokud ne, znovu opakovat spuštění celého podpisového procesu. Zkontrolovat připojení SignPadu a pokus o podepsání opakovat. Kapitola: Časté chyby FAQ 10