Průvodkování v POS. Obsah

Transkript

1 Základy práce v systému POS zpracoval: filip.soldan@uniqa.cz; libor.jiranek@uniqa.cz Obsah Obecné informace... 2 Průvodkování v aplikaci POS... 2 Sestavování průvodek... 2 Převzaté dokumenty... 4 Vytvoření průvodky... 5 Tisk průvodky... 6 Historie průvodek... 6 Barevné statuty průvodky... 7 Vyhledávání v průvodce... 8 Upozornění na nepřijaté dokumenty... 8 Zpět na OBSAH 1

2 Obecné informace Účelem tvorby průvodek je především systematická evidence předávané a přijaté produkce. Správně nastavený proces evidence předávané a přijaté produkce zajišťuje pro obě strany transparentnost (co bylo odesláno a co bylo přijato; kdy bylo odesláno a kdy bylo přijato) a současně minimalizuje počet ztracených dokumentů (případě ulehčuje jejich identifikaci). Dodržování pořadí dokumentů na průvodce při řazení fyzických dokumentů zajišťuje jejich bezproblémové, rychlé a efektivní zpracování. Doposud byly vnější službou UCZ na úrovni zprostředkovatele využívány dva typy průvodek: elektronická průvodka dostupná z AiV (primárně pro AiV produkci s možností doplnění POS produkce) a papírový průpisný tiskopis průvodky EU 1001/2 doplňovaný zprostředkovateli rukou. Tyto průvodky jsou zasílány přes úroveň oblastí na zemská ředitelství, kde jsou průvodky potvrzeny a vráceny zpět zprostředkovatelům. Na úrovni zemského ředitelství následně dochází ke kumulaci produkce, jejímu roztřídění dle požadavku skencentra, následné kontrole a opětovné evidenci, při které je obchodní případ klasifikován příznakem (kompletní/nekompletní) a datově uvolněn. Závěrem je vytvořena nová průvodka produkce z Aplikace X, se kterou je produkce zaslána na centrálu. Cílově má být používání tiskopisu EU 1001/2 minimalizováno (ideálně zcela potlačeno) a proces potvrzování průvodek ZŘ zrušen stejně jako průvodky z Aplikace X. Zprostředkovatelé by měli produkci vykazovat prostřednictvím elektronicky tvořených průvodek v AiV a POS a posílat ji přímo do centrály společnosti. Od elektronizace průvodek v POS si slibujeme zjednodušení práce zprostředkovatele při vytváření již dnes povinných průvodek, neboť jsou mu automaticky nabídnuty dosud nevyprůvodkované papírové fyzické dokumenty a případně další převzaté má možnost do průvodky doplnit. Nově má navíc možnost sledovat přijetí jak celé průvodky, tak jednotlivých dokumentů skencentrem. Oproti původnímu modelu (zasílání produkce přes zemské ředitelství) je zde napřímením procesu i určitá časová úspora. Průvodkování v aplikaci POS Nová funkcionalita tvorby průvodek v POS je dostupná z hlavního menu položkou Průvodky produkce. Otevřením této položky se uživateli zobrazí obrazovka s třemi záložkami. Sestavování průvodek Obr: Záložka Sestavování průvodky První záložka Sestavování průvodek slouží jako prostor k výběru nebiometricky podepsaných obchodních případů, které uživatel vygeneroval a uvolnil ke zpracování na centrále, a které bude chtít zaslat fyzicky tj. jako papírové dokumenty na centrálu (tzn. vypravit s doprovodným dokumentem, jakousi obálkou dále jen průvodkou). Uživateli se automaticky zobrazí všechny jeho obchodní případy resp. evidované papírové dokumenty těchto obchodních případů, které dosud nejsou součástí žádné průvodky. Pro obnovení obsahu této záložky je nutné využít tlačítko [Vyhledat] v horní části obrazovky. Zpět na OBSAH 2

3 Pomocí filtrace vyhledávání je možné na této záložce vyhledávat dle čísla smlouvy a dle data/období vytvoření. Obr: Seznam nevyprůvodkované produkce na záložce Sestavování průvodky. Filtrováno podle zadaného data vytvoření K zobrazení záznamu v záložce Sestavování průvodek předchází uvolnění dat obchodního případu tlačítkem [Uvolnit ke zpracování] které současně: Spouští proces uvolnění dat do Čekárny. Doplňuje papírové dokumenty obchodního případu do položky Průvodky produkce. Znemožňuje provedení storna smlouvy samotným získatelem Získatel by si před kliknutím na tlačítko [Uvolnit ke zpracování] měl být 100% jistý, že daný obchodní případ chce uvolnit ke zpracování v pojišťovně. Dojde-li k nechtěnému uvolnění ke zpracování v pojišťovně, je nutné, aby získatel: Neprodleně kontaktoval POS administrátora s požadavkem na storno smlouvy prostřednictvím kontaktního formuláře v aplikaci Problem report. Zaslal změnový lístek s žádostí na centrálu UNIQA pojišťovny. POS administrátor následně provede storno smlouvy v aplikaci a zpracovatel na straně PTS provede na základě přijetí změnového lístku ukončení smlouvy v INASu. Zpět na OBSAH 3

4 Převzaté dokumenty V případě, že uživatel od klienta převezme dokument, který přímo nesouvisí s novou produkcí např. dokumentace ke škodě, změnový lístek, atd. má možnost jej přiložit prostřednictvím stisku tlačítka[převzaté dokumenty] v záhlaví aplikace. Následně je nutné vyplnit číslo smlouvy, vybrat typ přiloženého dokumentu a v našem případě ještě doplnit číslo škody. Obr: Pomocí tlačítka [Převzaté dokumety] je možné příložit dokumet, který přímo nesouvisí s novou produkcí např. dokumetaci ke škodě, kde je nutné navíc doplnit číslo smlouvy a škody. Položka Převzaté dokumenty umožňuje evidenci papírových návrhů/smluv (včetně těch připravovaných centrálou) či rámcových smluv. Na základě výběru typu dokumentu může dojít ke změně formuláře (v případě výběru papírového návrhu/smlouvy se zobrazuje navíc pole název pojistníka, produkt, roční pojistné; v případě výběru rámcové smlouvy se zobrazuje navíc pole název pojistníka a produkt). V případě evidence papírových návrhů/smluv, změnových lístků a výpovědí je možné prostřednictvím daného formuláře vybrat další položky převzatých dokumentů k danému obchodnímu případu. Po zaškrtnutí checkboxu a následném potvrzení dojde k jejich doplnění do seznamu produkce k vyprůvodkování. Obr: Dokument papírový návrh v Převzatých položkách Zpět na OBSAH 4

5 Ručně doplněné položky převzatých dokumentů je možné ze seznamu dokumentů k vyprůvodkování odstranit použitím ikony popelnice umístěné v daném řádku. Obr: Pomocí ikony popolnice je možné odstranit ručně doplněné položky převzatých dokumentů Vytvoření průvodky Výběr jednotlivých dokumentů, které se mají přesunout do průvodky, probíhá prostřednictvím zaškrtnutí checkboxu v prvním sloupci (automaticky dochází k zaškrtnutí celého obchodního případu; má-li uživatel z nějakého důvodu potřebu neposlat všechny evidované papírové dokumenty, musí checkbox u vybraného dokumentu odškrtnout). Obr: Dokumenty, které se mají přesunout do průvodky je nutno označit. Po výběru (zaškrtnutí) všech dokumentů, které se mají vyprůvodkovat, je k vytvoření průvodky nutné použít tlačítko [Dokončit a vytisknout průvodku] v horní části obrazovky. Tím dojde k vytvoření pdf průvodky s unikátním číslem, čárovým kódem a seznamem dokumentů průvodkou obalených/vypravených. Obr: Kliknutím na tlačítko [Dokončit a vytisknout průvodku] dojde k vytvoření průvodky. Průvodka ke smluvním dokumentům a škodním dokumentům se automaticky generuje zvlášť. Obr: Průvodka ke smluvním dokumentům a škodním dokumentům se automaticky generuje zvlášť. Zpět na OBSAH 5

6 Tisk průvodky Tisk průvodky obsahuje datum vytvoření, pořadové číslo průvodky v rámci obchodního místa, typ průvodky (k produkci, ke škodám) základní identifikaci uživatele. V případě problémů a potřebě komunikovat záležitosti průvodky s centrálou je nutné uvádět unikátní 14místné číslo průvodky. Obr: Průvodka ke smluvním dokumentům. Obr: Průvodka ke škodním dokumentům. Před odesláním dokumentace na centrálu je nutné seřadit jednotlivé dokumenty podle seznamu na vytištěné průvodce. Historie průvodek Druhá záložka Historie průvodek slouží k možnosti vyhledání vygenerovaných a odeslaných průvodek včetně jejich opětovného tisku. Tato záložka zároveň slouží pro uživatele jako zpětná vazba o přijetí/nepřijetí průvodky a jednotlivých dokumentů průvodky ve skencentru. Pro možnost jednoduššího vyhledání konkrétní průvodky je možné použít základní filtr, který umožňuje vyhledávání podle: unikátního čísla průvodky (14místné číslo), pořadového čísla průvodky a data vyprůvodkování. Průvodka s nepřijatými dokumenty je od průvodek na cestě a průvodek se všemi přijatými dokumenty rozlišena barevně: bílé označení vše přijato a v pořádku červené označení nepřijaté šedé označení - na cestě Zpět na OBSAH 6

7 Obr: Záložka historie průvodek požadovaného dne se seznamem průvodek na cestě (šedé označení) Opětovný tisk lze provést po označení dané průvodky tlačítkem [Opětovný tisk] v horní části obrazovky. Obsah průvodky včetně informace o stavu přijetí do skencentra je přístupný prostřednictvím náhledu na průvodku, který aktivujete kliknutím na ikonu lupy ve sloupci zobrazit obsah. Obr: Kliknutím na ikonu lupy dojde k zobrazení obsahu dané průvodky Obr: Zobrazení obsahu vybrané průvodky Barevné statuty průvodky Obr: Historie průvodek: Seznam vystavených průvodek červené označení průvodky č. 179, 178 signalizuje problém, průvodka 184 byla zpracována bez problémů, ostatní průvodky jsou na cestě Obr: Obsah vybrané průvodky č.179 schází doložení dokumentace ke škodě Zpět na OBSAH 7

8 Vyhledávání v průvodce Třetí záložka Vyhledávání v průvodce umožňuje uživateli vyhledávat mezi jednotlivými již vyprůvodkovanými papírovými dokumenty dle čísla smlouvy, RČ/IČ osoby či příjmení/názvu firmy. Z náhledu je mimo jiné patrné, o jaký typ dokumentu se jedná a kdy byl dokument doručen do skencentra. Obr: Vyhledávání v průvodce zobrazení přijetí dvou dokumentů ze strany skencentra Upozornění na nepřijaté dokumenty Dokumenty, které obdrží na skencentru statut nepřijatého dokumentu, jsou uživateli zobrazovány v informačním okně po přihlášení do POSu. Získatel by měl takový dokument v zájmu urychlení zpracování obchodního případu opětovně zaslat (odeslat s další produkcí na centrálu). Obr: Automaticky generovaný seznam nepřijatých dokumentů zobrazovaný při přihlášení do POSu Po opětovném zaslání nepřijatého dokumentu má získatel možnost u daného dokumentu změnit sám statut z nepřijatého dokumentu na opětovně zaslaný dokument prostřednictvím funkcionality na záložce Vyhledávání v průvodce. V základním vyhledávání modulu průvodky produkce je možné prostřednictvím zaškrtnutí checkboxu Nepřijatý a následným kliknutím na tlačítko [Vyhledat] zobrazit všechny dokumenty, které byly skencentrem označeny jako nepřijaté. Zpět na OBSAH 8

9 Obr: Zaškrtnutím checkboxu Nepřijaté a následným kliknutí na tlačítko [Vyhledat] dojde k zobrazení nepřijatých dokumentů skencentrem. Kliknutím na tlačítko šipky [ ] v posledním sloupci daného dokumentu dojde ke změně stavu na opětovně zaslaný a jeho vyřazení z upozornění na nepřijaté dokumenty. Obr: Kliknutím na tlačítko šipky [ ] dojde ke změně stavu na opětovně zaslaný a záznam ze seznamu automaticky mizí Zároveň dochází ke změně informační ikony na [ i ]. V obsahu průvodky na záložce historie průvodek je možné tuto změnu zkontrolovat. Obr: Obsah vybrané průvodky na záložce historie průvodek Do průvodek produkce v aplikaci POS NESMÍ být zařazeno: Dokumentace ke škodě pojištění cizinců, která je adresována na společnost CORIS. Vozidlové pojištění RSTS Při evidenci dokumentů ke škodě nedochází k evidenci každé jednotlivé položky (např. Hlášení ke škodě, Fotodokumentace, Lékařská zpráva), ale veškeré dokumenty zastupuje v průvodce k jednomu číslu škody (resp. smlouvy) jedna položka Škody. Naopak při evidenci produkce je nutné zaevidovat každou položku, tj. ZPK, Vinkulace, Návrh, atd. Je-li vytvářena změna/plná moc, která se týká více smluv, je nutné ji do průvodky doplnit ke každé smlouvě, které se týká (záznam v průvodce + fyzický dokument, který je možný zkopírovat k více smlouvám). Je-li evidována škoda k více smlouvám, je možné a žádoucí škodu zaevidovat k jedné smlouvě a zbylá čísla smluv dopsat do poznámky. Zpět na OBSAH 9