1. Pořízení dokumentu

1. Pořízení dokumentu Vytvoření kdykoliv čitelného, ověřitelného a nezpochybnitelného dokumentu je pomocí aplikací Long- Term Docs rychlé a velice jednoduché. Stačí se zaregistrovat a vybrat si zařízení, na kterém chcete pracovat (např. počítač, mobilní telefon nebo tablet). PDF soubor pro ošetření vytvoříte snadno díky funkcím Long-Term Docs a nainstalované aplikaci na Vámi vybraném zařízení. 1.1. S mobilní aplikací Software602 Signer pro ios, Android, Windows Pomocí aplikace Software602 Signer můžete vytvořit PDF dokument z libovolného dokumentu v zařízení nebo z Google Drive, DropBox, OneDrive. Dokument bude převeden na serveru a poskytnut vám zpět v rámci aplikace pro jeho další ošetření vaším podpisovým certifikátem a časovým razítkem. Aplikace je dostupná pro zařízení s operačními systémy ios, Android a Windows Phone. 1.1.1. Software602 Signer pro ios Vyžaduje ios 5.1 nebo pozdější Kompatibilní se zařízeními iphone, ipad a ipod touch Aplikace je optimalizována pro iphone 5 1.1.2. Software602 Signer pro Android Vyžaduje zařízení s OS Android 4.0 a vyšší 1.1.3. Software602 Signer pro Windows Phone Vyžaduje zařízení s OS Windows Phone 8.1 1.2. V libovolném počítači s Long-Term Docs Signer na OS Windows 7 a vyšší Pořízení PDF dokumentu je také možné na jakémkoliv stolním počítači vybaveném podporovaným operačním systémem Windows s pomocí aplikace Long-Term Docs Signer a vytvořenou registrací na portále LongTermDocs.eu. Instalace vyžaduje administrátorská práva, instaluje se pouze jednou a je vybavena automatickou aktualizací v případě nových verzí, bezpečnostních oprav apod. LongTermDocs.eu/Signer 2

1.2.1. Podporované platformy Windows 7 Windows 8 a 8.1 Windows 10 1.3. Na počítači s OS Windows díky profesionální aplikaci Long-Term Docs Server Jedná se o profesionální nástroj pro zajištění serverové konverze, ošetření a udržení čitelnosti PDF dokumentů po libovolně dlouhou dobu, který je dostupný ve formě instalačního EXE balíčku. TRIAL verze aplikace je dostupná zdarma zde: LongTermDocs.eu/Server 1.3.1. Doporučené SW a HW nároky 1.3.2. Instalace 1.3.3. TRIAL Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. Požadavky na hardware: Procesor min. 2 jádra, 3GHz a vyšší 8GB RAM 4GB místa na disku (součástí instalace je Microsoft SQL Server 2012) Požadavky na software: 64-bitový Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 nebo Windows Server 2012.NET Framework 2.0 3.5 4.5 SharePoint Server2013 Client Components pro přístup k Office 365 složkám Instalační balíček ve formátu EXE vás provede celým procesem instalace Long-Term Docs Server aplikace do vašeho prostředí. V průběhu instalačního procesu je detekován operační systém a potřebné systémové komponenty pro správný běh aplikace. V případě absence budete vyzváni k instalaci odpovídajících komponent např..net Framework. Vlastní proces instalace a následného základního nastavení pro testovací provoz je možné zvládnout do jednoho dne. Součástí instalační podpory je příručka administrátora a instalační příručka. Po základní instalaci je k dispozici plně funkční TRIAL režim pro otestování kvalitativních a výkonových parametrů aplikace Long-Term Docs Server a možnosti nastavení v Long-Term Docs rozhraní. Včetně správné konfigurace a systému sdílení a oprávnění pro složky lokálních úložišť nebo cloudových úložišť typu GoogleDrive, GoogleApps, DropBox nebo OneDrive, Office365, Sharepoint. Po zakoupení plné licence, je TRIAL režim převeden na placený režim. Funkce Long- Term Docs je dále možné využívat bez jakýchkoliv omezení. Veškerá nastavení konverzních, archivačních profilů, sdílených složek atd. zůstávají platná. Veškeré dokumenty a data, která byla ošetřena v rámci TRIAL režimu, zůstávají platná a budou dále udržovány. 1.3.4. Základní přehled vlastností Čitelnost zajištěna konverzí do formátu PDF/A daného normou ISO 19005-1, 2 a 3 3

Podepisování PDF dokumentů podle specifikace PAdES Podepisování XML dat a dokumentů dle specifikace XAdES Podepisování libovolných dat dle specifikace CAdES Kvalifikovaná časová razítka Služby pro evidenci a archivaci dokumentů Zajištění digitální kontinuity dokumentů Snadné napojení na úložiště GoogleDrive, DropBox, OneDrive, Sharepoint Ověřování podpisových certifikátů Ověřování PDF/A formátu Řízení pravidel a nastavení Long-Term Docs složek Zajištění zpracování dokumentů a dat ze sledované emailové schránky Zajištění stažení a zajištění platnosti datových zpráv ze sledované datové schránky Konverze a archivace obsahu webových stránek Klíčovou vlastností dlouhodobé archivace je čitelnost dokumentů. K zajištění této vlastnosti je třeba se postarat o soulad s ISO normou pro dlouhodobou archivaci (LTA). Funkce Long-Term Docs zajišťují, že elektronické dokumenty bude možné získat a zobrazit se stále stejným a očekávaným výsledkem i v budoucnu. To je zaručeno použitím formátu PDF/A definovaného normami ISO 19005-1:2005, 2:2011 a 3:2012. PDF/A-3 umožňuje začleňování originálních dat, jako například XML, DOC, CAD a dalších, do PDF/A-3 dokumentu jako celistvý archivovaný objekt. Vlastní konverze je zajištěna špičkovou licencovanou technologií Callas. V případě aktualizace archivního formátu je zajištěna včasná připravenost na legislativní změny. Long-Term Docs využívá služby SecuStamp.eu pro verifikaci elektronických certifikátů a tvoří komplexní řešení k přípravě a dlouhodobé archivaci dokumentů. Jednoduše a rychle můžete získat technologii a aplikaci splňující požadavky evropské legislativy a plně odpovídající PAdES, pokročilému formátu pro elektronické podpisy. Zároveň je možné zajistit dlouhodobou ověřitelnost dalších formátů souborů v souladu se specifikacemi rozšířeného elektronického podpisu - XAdES a CAdES dle ETSI specifikace. Například pro strukturované XML dokumenty, nebo datové zprávy. 1.3.5. Vlastnosti nastavitelné nad Long-Term Docs složkou Libovolné dokumenty určené k ošetření a dlouhodobé archivaci je možné zařadit do Long-Term Docs složek, ve kterých je zajištěna jejich dlouhodobá čitelnost a ověřitelnost prostřednictvím vstupních kanálů, které jste zvyklí používat. 1.3.6. Long-Term Docs složka Nad touto složkou jsou definovány vstupní kanály a způsob zpracování dokumentů a dat, například zda je u nich požádáno při konverzi do PDF/A připojení originálních souborů, zajištění elektronickým podpisem a časovým razítkem, vodotisk, vizualizace podpisu a další parametry. Long-Term Docs složka může být založena a definováno buď v rámci složek interních úložišť, které mají nastavenou odpovídající úroveň přístupu. Zároveň je možné tuto složku definovat v cloudovém úložišti typu Office365, SharePoint, OneDrive, DropBox či Google Drive / Google Apps. Tyto služby umožní definování uživatelských přístupů, zajišťují vysokou úroveň zálohování a dostupnosti dat, včetně nástroje pro rychlé vyhledání dokumentu. Součástí ukládání dokumentů do Long-Term Docs složky je připojení metadat k těmto dokumentům, které usnadní následné vyhledání v archivovaných dokumentech. 4

1.3.7. Vstupní kanály 1.3.7.1. Interní úložiště Je možné využít libovolné interní diskové úložiště dostupné v rámci interní sítě spravované prostřednictvím nastavení sdílení složek a souborů. Vstupní složka je průběžně monitorována Long- Term Docs serverem a veškeré dokumenty a data z této složky jsou ošetřena dle nastavených pravidel a zařazena do Long-Term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti. 1.3.7.2. Cloudová úložiště 1.3.7.3. Email 1.3.7.4. Web Respektujeme možnosti využívání cloudových diskových úložišť. Není nutné realizovat nová úložiště a nová nastavení pro řízení přístupu. Využijte stávající služby od společnosti Microsoft, Google, Inc. a DropBox, Inc. a nechte ošetřit a archivovat své dokumenty kdykoliv a odkudkoliv. Jednoduchým vložením do vstupní složky definované v těchto úložištích bude dokument zpracován, ošetřen a zařazen do Long-Term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti. Emailová schránka je jedním z kanálů, kterými je možné zasílat dokumenty určené k ošetření k dlouhodobé čitelnosti a archivaci. Přiložené dokumenty jsou z emailové zprávy vyjmuty a ošetřeny v soulady s nastavením pro danou Long-Term Docs složku. Archivujte obsah důležitých internetových stránek. Internetová stránka může být archivována jednou, či průběžně monitorována a archivována v předem daných časových úsecích. Webová stránka je převedena do čitelného PDF/A formátu verze 3. Díky tomuto formátu je k PDF dokumentu připojen původní zdroj kódování stránky a dokumenty, na které je z dané stránky odkazováno. Včetně informací o SSL zabezpečení či IP adrese serveru poskytovatele. Nepopiratelné doložení existence webové stránky a obsahu na ní zobrazené v daném čase. 1.3.7.5. Datová schránka Dalším ze vstupních kanálů, který je možné využít je datová schránka v tom případě je obsah datové schránky pravidelně kontrolován a jednotlivé datové zprávy ukládány ve vašem úložišti a ošetřeny tak aby byla zajištěna jejich dlouhodobá ověřitelnost a platnost. 1.4. Na počítači s OS Windows ve volně dostupném Software602 Form Filler Volně dostupný a v České republice již všeobecně rozšířený nástroj pro práci s formulářovými aplikacemi v offline režimu Software602 Form Filler - může také užitečně posloužit pro snadné vytváření PDF souborů, a to pomocí nabídky pod pravým tlačítkem myši nad daným dokumentem. Na stanicích s OS Windows převádí do PDF prakticky veškeré soubory, které lze poslat z daného počítače na tiskárnu. Program Software602 Form Filler a jeho použití je zcela zdarma. Informace a stažení aplikace dostupné zde OS Microsoft Windows (desktop): Windows 2003 Windows XP (SP3) Windows Vista (SP2) 5

Windows 7 (SP1) Windows 8 Windows 8.1 2. Proces ošetření dokumentu k archivaci 2.1. Ověření PDF/A formátu Prověření formátu příchozích dokumentů tak, aby odpovídali normě. Do procesu ošetření dokumentů mohou být vloženy dokumenty, u kterých se předpokládá soulad se specifikací PDF/A. Tyto dokumenty jsou prověřeny, zda uvedený formát odpovídá zvolené specifikaci. V případě nesouladu jsou dokumenty opraveny tak, aby do archivace vstupovaly jen dokumenty, které odpovídají PDF/A normě. Používáme stejnou licencovanou technologii jako Adobe Preflight. 2.2. Konverze do PDF/A formátu Dokumenty jsou analyzovány a konvertovány do formátu PDF/A. Pokud je při zpracování Long-Term Docs složky nastaveno konvertování do PDF/A formátu, je provedena analýza typu vstupujícího dokumentu, ověřen jeho soulad s PDF/A a v případě potřeby je dokument konvertován do zvolené úrovně souladu s PDF/A specifikací (ISO 19005-1:2005, 19005-2:2011 a 19005-3:2012). Originální dokumenty mohou být vloženy jako přílohy do výsledného formátu souboru PDF/A-3 2.3. Digitální podpis Dokument je elektronicky podepsán na základě zvoleného podpisového certifikátu. Digitální podpis vzniká na základě definovaného podpisového certifikátu. Pro každý proces zpracování dokumentů u Long-Term Docs složky je možné definovat různý podpisový certifikát, na jehož základě budou dokumenty a data podepisovány. 2.4. Zajištění časové kontinuity Před vypršením platnosti časového razítka (5 let) je dokument automaticky opatřen novým časovým razítkem tak, aby se zachovala kontinuita platnosti daného dokumentu. Zajištění digitální kontinuity a ověřitelnosti dokumentu zároveň znamená, že předchozí podpisové certifikáty a certifikáty časových razítek jsou ověřeny a informace nezbytné pro jejich pozdější ověření jsou připojeny k dokumentu v souladu se specifikací rozšířeného elektronického podpisu. Long-Term Docs server eviduje metadata dokumentů a dat a automaticky vyhodnocuje blížící se exspiraci a spouští procesy pro zajištění kontinuity a ověřitelnosti dokumentů. 2.5. Ověřování certifikátů Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek příchozích elektronických dokumentů. Každý dokument či data, která jsou přijata do procesu Long-Term Docs ošetření, jsou analyzovány. V případě, že již obsahují prvky elektronického zabezpečení elektronické podpisy a časová razítka, jsou tyto prvky podrobeny kvalifikované analýze a je ověřena jejich platnost. V případě nesouladu se zadanými požadavky nejsou takové dokumenty či data přijaty k procesu dlouhodobé ověřitelnosti. Nejsou uchovávány dokumenty, které nesplňují podmínky pro dlouhodobou ověřitelnost. 6

2.6. Časové razítko K dokumentu je připojeno kvalifikované časové razítko, které jasně specifikuje stav dokumentu v čase připojení. Long-Term Docs obsahuje přímou integraci s poskytovatelem kvalifikovaných časových razítek, které jsou k datům a dokumentům připojeny tak, aby bylo nezpochybnitelné, kdy byla započata dlouhodobá údržba dokumentu, dat. Časová razítka jsou poskytována s garantovanou platností 5+1 rok. Vzhledem k tomu, že technická ověřitelnost elektronického podpisu / značky je většinou 1 rok, připojením kvalifikovaného časového razítka se celková platnost dokumentu významně prodlužuje. Zároveň, a tato skutečnost je velmi důležitá, je zaručena doba ošetření dokumentu a je ochráněn proti budoucí revokaci podpisového certifikátu, což by mohlo vést ke zneplatnění důvěryhodnosti celého dokumentu. 7