HOTEL - 2000 Dokumentace změn v nastavení programu v souvislosti se změnou sazby DPH z 5% na 9% k 1.1.2008 Vážení uživatelé programu HOTEL-2000, tento dokument obsahuje základní informace, potřebné pro úspěšnou instalaci aktualizace programu HOTEL-2000 na verzi 4.2 b1214 (prosinec 2007) a dále informace o změnách v nastavení parametrů programu pro podmínky novely zákona o dani z přidané hodnoty platné od 1.1.2008. Dokument dále obsahuje popis implementace změn, které souvisejí se změnou sazby DPH, do programu HOTEL-2000. Popisuje zejména postup při pobytu hostů na přelomu roku 2007 / 2008 a postup při vyúčtování zálohy vystavené v období platnosti odlišné sazby daně z přidané hodnoty. Obsah: 1. Aktualizace programu.. str. 2 2. Změny vyplývající z novely zákona o DPH.. str. 3 - Pobyt hostů na přelomu roku 2007 / 2008.. str. 3 - Zálohy (platby předem) pro podvojné účetnictví.. str. 3 - Zálohy (platby předem) pro daňovou evidenci.. str. 4 3. Změny konfigurace.. str. 5 ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 1
Aktualizace programu: 1. Stáhněte a nainstalujte novou verzi programu HOTEL-2000 (verze 4.2 b1214). Najdete ji na internetové adrese www.hotel2000.cz v sekci Download nebo Vám ji zašleme na požádání jiným způsobem. Aktualizační soubor se jmenuje: "Hotel-2000 update ver 4.2-b1214.exe". Kliknutím na název souboru a potvrzením, že chcete soubor uložit na vašem počítači (liší se dle použitého prohlížeče www) stáhnete aktualizační program z internetu k vám. 2. Postup instalace je shodný s minulými aktualizacemi programu. - Před spuštěním aktualizace nesmí být program HOTEL-2000 spuštěn na žádné stanici v síti!!! - Před spuštěním aktualizace doporučujeme provést kompletní zálohu programu i databází. Vlastní aktualizaci zahájíte spuštěním stáhnutého aktualizačního souboru. Instalační program vás interaktivně provede instalací. Zkontrolujte si pozorně (v horní části obrazovky instalačního programu) zda opravdu instalujete správnou aktualizaci. Musí být označena: HOTEL-2000 - Update na verzi 4.2 b1214. Při dotazu na cestu, do které chcete aktualizaci instalovat, naveďte instalační program do kořenového adresáře (složky) "HOTEL" na disku, na kterém máte umístěny databáze (většinou síťový disk). Na konci instalace dojde automaticky ke spuštění programu HOTEL-2000, který dokončí instalaci úprav a reindexování databází. Instalace může trvat od několika minut do několika hodin v závislosti na objemu vašich dat, výkonu počítače a počítačové sítě. 3. Pokud si nejste jisti že zvládnete instalaci aktualizace sami, kontaktujte prosím co nejdříve technickou podporu ALTO Praha. 4. Tato nová verze programu obsahuje úpravy potřebné k hladkému přechodu na novou sazbu DPH. Některé funkce popisované v dokumentu dále, jsou k dispozici pouze v této nejnovější verzi programu. Bude-li některá níže popisovaná operace funkční i ve straších verzích, bude to v textu výslovně uvedeno. 5. Aktualizace je k dispozici pouze pro uživatele verze 4.2. Používáte-li verzi starší, obraťte se prosím co nejdříve na technickou podporu společnosti ALTO Praha. Aktuální verzi vaší instalace zjistíte v menu Nápověda O programu. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 2
Změny vyplývající z novely zákona o DPH: Novelou zákona o DPH se s účinností od 1.1.2008 mění procento snížené sazby daně z přidané hodnoty (DPH) z 5% na 9%. Dopady této změny na provoz aplikace HOTEL-2000 jsou tyto: 1. Pobyt hostů na přelomu roku 2007 / 2008 Hotelové účty hostů, kteří budou ubytování na silvestra 2007, budou obsahovat položky za ubytování do 31.12.2007 se sazbou DPH 5% a od 1.1.2008 se sazbou 9%. Protože v programu HOTEL-2000 nelze vytvořit daňový doklad obsahující obě tyto snížené sazby DPH, jsou k dispozici následující dvě varianty řešení, které lze v případě potřeby kombinovat: 1.a Rozdělení hotelového účtu nutno provést před půlnocí 31.12.2007!!! U této varianty je třeba před půlnocí 31.12.2007 částečnou úhradou vyúčtovat všechny položky na otevřených hotelových účtech se sazbou DPH 5%. Alternativně lze samozřejmě plným odjezdem (CheckOut) hotelové účty hostů, kteří ráno odjíždějí, před půlnocí uzavřít. Jde o to, aby 1.1.2008 (tedy po půlnoci) otevřené hotelové účty již neobsahovaly ŽÁDNOU položku se sazbou 5%. Tuto variantu lze provést i v případě, že nebudete mít nainstalovánu novou verzi programu HOTEL-2000. 1.b Přeřazení 1.1.2008 všech položek s 5-ti procentní sazbou do sazby 9% Tato varianta je podporována až v poslední verzi programu (viz. výše). Pokud program po změně roku zjistí, že uzavíráte účet (částečným nebo plným odjezdem), který obsahuje položky s oběma sazbami DPH (5% i 9%) nabídne uživateli změnu všech položek se sazbou 5% na sazbu 9%. Po odsouhlasení uživatelem proběhne automaticky změna sazby u všech dotčených položek na 9% DPH. Vycházíme zde z předpokladu, že datum uskutečnění zdanitelného plnění je v den odjezdu hosta (takto pracuje HOTEL-2000 od počátku) a proto celý pobyt zdaníme sazbou platnou v den odjezdu hosta. Bude-li to provozně možné, preferujeme použití varianty 1.a, tedy vyúčtování položek s 5-ti procentní DPH částečným odjezdem na samostatných dokladech před půlnocí 2007. POZOR: Jakmile dojde v počítači ke změně data na 1.1.2008 automaticky se zlomí všechny číselné řady dokladů a začnou se číslovat opět od 1. Částečné odjezdy proto musíte bezpodmínečně stihnout realizovat do půlnoci 2007. 2. Zálohy (platby předem) pro podvojné účetnictví Zálohy vystavené v roce 2007 se sazbou DPH 5%, které však budou uhrazeny a/nebo vyúčtovávány až v roce 2008 budou v programu HOTEL-2000 řešeny takto: 2.a Zadání platby zálohové faktury vystavené v roce 2007 a uhrazené v roce 2008 U zálohové faktury, která byla vystavena v roce 2007 a zákazník ji uhradil až v roce 2008, dojde při zadávání platby do programu HOTEL-2000 ke změně sazby DPH, protože zdanitelným plněním je dle zákona o DPH den platby. Program tuto situaci zjistí a uživateli nabídne k výběru existující sazby DPH (přednastavená je snížená sazba 9%). Po potvrzení uživatele program změní sazbu DPH a vypočítá novou hodnotu DPH a nový základ daně. Částka včetně DPH se nezmění. 2.b Vyúčtování zálohy se sazbou DPH 5% v roce 2008 V případě, že vyúčtováváte v roce 2008 zálohu zaplacenou v roce 2007 (se sazbou DPH 5%), je podle novely zákona o DPH nutno na poskytnuté služby v hodnotě zaplacené zálohy uplatnit sazbu DPH 5%, protože datum uskutečnění zdanitelné plnění byl den platby zálohy v roce 2007. Na služby přesahující hodnotu zaplacené zálohy pak uplatníte sazbu DPH 9%. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 3
Problematika vyúčtovacího dokladu, respektive výpočtu daně na něm je řešena v zákoně o DPH v 37, odst. 3, který říká, že v případě, kdy vznikla povinnost přiznat daň (DPH) z platby přijaté před uskutečněním zdanitelného plnění (na základě dokladu o přijaté platbě, tedy "zálohy"), vypočte se daň za uskutečněné zdanitelné plnění (tj. po uskutečnění služby) pouze z rozdílu mezi základem daně podle 36 odst. 1 (tj. základem daně "ze všeho") a základem daně nebo úhrnem základů daně podle 36 odst. 2 (tj. základy daně ze "všech záloh")... To znamená, že zákon o DPH jakoby říkal, že rozdíl k úhradě je samostatné plnění, na které se pak vztahují i všechny ostatní ustanovení zákona o DPH ve znění k datu vyúčtování. Z této logiky pak vychází správný postup výpočtu základu daně a daně na vyúčtování. V programu HOTEL-2000 je tato situace řešena tak, že v případě kdy program zjistí při pokusu o vyúčtování zálohy (částečným i plným odjezdem) na této záloze sazbu DPH 5%, bude vyžadovat: - a aby celková cena s DPH (v sazbě 5%) nebyla vyšší než zaplacená záloha - aby na účtu byly pouze položky se sazbou 5% nebo 19% (nepovolí tedy položky s 9% DPH) Program tedy umožní dle výše uvedeného rozboru vystavit takový doklad, na kterém bude celková cena poskytnutých služeb (celkem s DPH v sazbě 5%) maximálně stejně vysoká jako součet všech přijatých záloh (také celkem s DPH v sazbě 5%). Bude-li cena poskytnutých služeb vyšší než zálohy, je třeba částečným odjezdem tento rozdíl vyúčtovat na samostatném dokladu. Program sám neprovede úpravu položek účtu, která by zajistila aby součet všech položek nebyl vyšší než přijatá záloha. Protože se jedná o nestandardní situaci vyúčtování zálohy z období platnosti jiných sazeb DPH, musí tyto úpravy provést obsluha programu sama, pomocí rozdělením účtu (částečným odjezdem) případně pomocí funkce úprava položek aktivního účtu. Teprve v okamžiku kdy je první podmínka splněna (tedy součet položek je stejný nebo nižší než přijatá záloha) nabídne program pomoc ve formě automatické změny DPH na položkách. Pomůže Vám tedy automaticky změnit na tomto dokladu DPH na položkách z 9% na 5%. Prakticky tedy pomocí funkce Částečný CheckOUT vyúčtujte položky přesahující přijatou zálohu (tyto položky budou s DPH 9%) a následně Kompletním CheckOUTem uzavřete zbytek položek i se zálohou (záloha je s 5-ti %). Program vám sám nabídne přepočet DPH na položkách na 5% a doklad dokončí. 3. Zálohy (platby předem) pro daňovou evidenci U podnikatelů vedoucích Daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) platí odlišná pravidla pro příjem plateb předem (záloh). U daňové evidence se na platbu předem (zálohu) nevztahuje DPH. Podnikatel, který vede daňovou evidenci proto NESMÍ při přijetí platby předem vystavit daňový doklad. Při vyúčtování zálohy je pak situace o poznání jednodušší, než u podvojného účetnictví. Datum uskutečnění zdanitelného plnění je konec ubytování (den odjezdu hosta), tento den vzniká povinnost vystavit daňový doklad a přijatá platba předem (záloha) pouze sníží předepsanou částku k platbě, bez dopadu na DPH. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 4
Změny konfigurace: Veškeré změny konfigurace programu lze provést až po půlnoci 31.12.2007. Před níže uvedenými změnami vyúčtujte (pokud se pro tuto variantu rozhodnete) částečnost úhradou všechny položky se sazbou 5% DPH (viz strana 3) u otevřených hotelových účtů. Tuto operaci je nutno provést před půlnocí. Jinak budou doklady vystaveny již v nové číselné řadě pro rok 2008 a hlavně s datem roku 2008. Pokud tedy máte všechny položky se sazbou 5% již vyúčtovány a doklady vytištěny, počkejte až se datum v počítači změní na 1.1.2008. Poté proveďte následující úpravy v nastavení: Poznámka: Pro změny v nastavení programu budete potřebovat příslušná přístupová práva k programu HOTEL-2000, která rozhodně nemají běžní recepční. Tyto změny v nastavení je třeba provést před jakoukoli další činností programu HOTEL-2000. 1. Přerušení běhu programu Ukončete program HOTEL-2000 na všech počítačích s výjimkou toho, na kterém budete zněny v nastavení provádět. 2. Změna základních sazeb DPH V menu "Nastavení Nastavení parametrů HOTEL-2000", ve skupině "DPH a zaokrouhlování" změňte hodnotu nižší sazby DPH z 5% na 9%. Stiskněte tlačítko "Uložit". Program zobrazí upozornění na změnu významného parametru DPH. Potvrďte nastavení stisknutím tlačítka "Ano". Na následující dotaz zda chcete uložit změny v nastavení odpovězte opět "Ano". Po uložení nového nastavení základní sazby DPH program nahlásí chybu v nastavení sazeb DPH u služeb a zboží (jedná se o automaticky spuštěný kontrolní mechanismus). Toto hlášení zatím ignorujte a pokračujte dalším bodem. 3. Změna DPH rastru UBYTOVANI V menu "Nastavení Číselník typů pokojů" změňte u všech typů pokojů sazbu DPH z 5 na 9%. Nezapomeňte ani na technické typy pokojů. Číselník nepůjde uložit, dokud neopravíte všechny položky (nesmí existovat nic se sazbou 5%). 4. Změna DPH jednotlivých hotelových služeb V menu "Nastavení Číselník služeb" je tlačítko s popisem "Změna DPH". Pomocí tohoto tlačítka změňte sazby DPH u všech služeb na správné hodnoty podle novely zákona o DPH (vesměs vše z 5% na 9%). Číselník služeb nepůjde uložit, dokud neopravíte všechny položky (nesmí existovat nic s 5%). 5. Změna DPH zboží a minibarů Interní sklad HOTEL-2000: V menu "Sklad Číselník skladových karet" změňte nastavení sazeb DPH podle novely zákona o DPH (vesměs vše z 5% na 9% - bez záruky). Číselník skladových karet nepůjde uložit, dokud neopravíte všechny položky (nesmí existovat nic s 5%). Externí sklad FOOD 500/600: Máte-li HOTEL-2000 propojen s externím skladem FOOD 500/600, musíte příslušné změny sazeb DPH provést ve FOODu. Po provedení těchto změn si HOTEL-2000 načte nové údaje přímo z databází FOODu. Načtení do HOTEL-2000 provedete například otevřením seznamu skladových karet nebo spuštění pokladny drobného prodeje. Po dokončení všech popsaných změn program HOTEL-2000 vypněte a znovu spusťte. Při spouštění provádí program celou řadu kontrol. Pokud vypíše při těchto kontrolách nějakou chybu, opravte ji, program ukončete a znovu spusťte až do stavu, kdy již žádnou chybu nenahlásí. Úspěšný nový rok 2008 Vám přeje realizační team HOTEL-2000 ALTO Praha ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 5