Práce s osobními údaji studentů a uchazečů o studium Verze 02 Úvod Tento materiál popisuje zásady práce s osobními údaji studentů a uchazečů o studium v centrálním Informačním systému Studium (dále jen IS Studium ) po jeho propojení s centrální personální aplikací WhoIsNT. Po tomto propojení jsou osobní údaje studentů uloženy v databázi centrální personální aplikace a jsou dostupné jak z IS Studium, tak z WhoIsNT. Je-li student UK současně zaměstnancem UK či pracovníkem na dohodu o pracovní činnosti nebo o provedení práce na některé součásti UK (která již používá centrální personální aplikaci), jsou údaje o něm v centrální personální aplikaci udržovány pouze jednou a každá změna v těchto údajích se promítá do obou agend studijní i personální. Rozsah evidovaných osobních údajů Údaje, které student o sobě může v systému zjistit Údaje, které student o sobě může změnit Údaje, které je oprávněno měnit výhradně studijní oddělení Údaje, které jsou měněny jiným způsobem Údaje, které student o sobě může zveřejnit Rozsah evidovaných osobních údajů Rozsah a struktura evidovaných údajů vyplývá ze zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění, který ukládá vysokým školám vést matriku studentů, a odpovídá struktuře informační věty stanovené Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR na základě tohoto zákona. Matrika studentů obsahuje údaje o jednotlivých studentech vysoké školy zapsaných do bakalářského nebo magisterského nebo doktorského studijního programu. Zápis nově přijatých studentů do matriky se provádí neprodleně po zápisu studenta do studia v příslušném studijním programu ( 88 odst. 4, 51 odst. 1 citovaného zákona). Zpracování osobních údajů studentů a uchazečů o studium probíhá v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění. V IS Studium jsou o osobě studenta nebo uchazeče o studium evidovány tyto údaje: 1. příjmení, jméno, příp. prostřední jména a rodné příjmení 2. tituly před jménem, tituly za jménem 3. rodné číslo, resp. rodný kód cizince 4. pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla) 5. státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.); vyplnění údaje státní občanství ovlivňuje, zda se do SIMS předává adresa uvedená v bodě 11, nebo v bodě 12 6. číslo občanského průkazu 7. až dvě čísla pasů (pro cizince) 8. obec, okres a stát narození 9. rodinný stav 10.údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR 11. údaj trvalá adresa : u osob s trvalým pobytem v ČR jde o adresu trvalého pobytu v ČR u osob bez trvalého pobytu v ČR jde o adresu bydliště mimo území ČR 12.údaj doručovací adresa 1 student (pokud se liší od trvalé adresy): u osob s trvalým pobytem v ČR jde o adresu pro doručování u osob bez trvalého pobytu v ČR jde o adresu pobytu v ČR, která se zároveň použije jako adresa pro doručování 13. údaj doručovací adresa v přihlášce ke studiu tato adresa je používána pouze v rámci přijímacího řízení, je v každé přihlášce ke studiu uložena samostatně a může tedy být pro jednotlivé přihlášky ke studiu odlišná, není dostupná z aplikací a modulů IS Studium netýkajících se přijímacího řízení ani z centrální personální aplikace 14.údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci studia (tj. 11, nebo 12) 15.údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci přijímacího řízení (tj. 11, nebo 13) údaj může být pro každou přihlášku ke studiu nastaven odlišně, je přístupný pouze z programu Uchazeč; pokud uchazeč vyplní přihlášku elektronicky a vyplní při tom doručovací adresu, je automaticky přednastaveno, že se má použít doručovací adresa Compiled 12.11.2014 14:39:38 by Document Globe 1
16.údaj o koleji* a číslu pokoje* (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky) 17.až tři telefonní čísla: mobil*, telefon 1* (mělo by jít o pevnou linku), telefon 2* (další telefonní číslo, ať už na mobilní telefon, či na pevnou linku) a poznámky k těmto číslům* 18.mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 19.mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících s přijímacím řízením 20.webové stránky studenta (URL)* 21.bankovní spojení : kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol (údaje slouží pouze pro účely IS Studium, nejsou přístupné z centrální personalistiky) 22.číslo osoby přidělené UK 23. číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průkazu studentem, aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu 24.univerzitní login (slouží také jako login do Centrální autentizační služby UK 25.nejvyšší dosažené vzdělání 26. IZO absolvované střední školy (údaj není přístupný z centrální personalistiky) 27. obor absolvované střední školy KKOV (údaj není přístupný z centrální personalistiky) 28. rok maturity (údaj není přístupný z centrální personalistiky) 29. známky ze střední školy ze sledovaných předmětů, pokud je jejich vyplnění požadováno v přijímacím řízení z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky) 30.průměrný prospěch v jednotlivých ročnících střední školy a maturitní průměr, pokud je jejich vyplnění požadováno v přijímacím řízení z důvodu bonifikace (údaje nejsou přístupné z centrální personalistiky) 31.údaj o změněné pracovní schopnosti* 32.údaj o zdravotním omezení* a případná poznámka ke zdravotnímu stavu* 33.fotografie, která je natištěná na průkazu studenta (údaj není přístupný z centrální personalistiky) Vyplnění údajů označených znakem * je nepovinné. Vyplnění údajů označených znakem je povinné jen ve specifických případech, např. údaje o bankovním spojení musejí být vyplněny, pokud má být studentovi vypláceno stipendium. Vzhledem k tomu, že IS Studium je centrální, je každý student nebo uchazeč o studium evidován v IS Studium pouze jednou. Existuje pro něj tedy pouze jeden aktuální záznam obsahující výše uvedené údaje, shodný pro všechny fakulty UK. Tyto údaje jsou evidovány výhradně na základě pokynů SIMS a ÚIV. Údaje, které student o sobě může v systému zjistit Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému zjistit tyto údaje, které jsou o něm v systému evidovány: 1. příjmení, jméno, příp. prostřední jména* a rodné příjmení* 2. tituly před jménem*, tituly za jménem* 3. rodné číslo, resp. rodný kód cizince* 4. pohlaví* 5. státní občanství* a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.)* 6. číslo občanského průkazu* 7. až dvě čísla pasů* (pro cizince) 8. obec narození* 9. rodinný stav* 10.údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR* 11. údaj trvalá adresa 12.údaj další adresa, což je adresa pro doručování písemností v rámci studia 13.údaj doručovací adresa, tj. která adresa se má používat při doručování písemností v rámci studia (11, nebo 12) 14.údaj o koleji a číslu pokoje 15.až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2 16.mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 17.webové stránky studenta (URL) 18.bankovní spojení: kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol 19.číslo osoby přidělené UK* 20. číslo průkazu studenta UK* (obsažené v čárovém kódu na průkazu), datum převzetí průkazu studentem*, aktuální stav průkazu* a datum poslední změny tohoto stavu* 21.univerzitní login 22.údaj o změněné pracovní schopnosti* 23.údaj o zdravotním omezení* a případná poznámka ke zdravotnímu stavu* Compiled 12.11.2014 14:39:38 by Document Globe 2
24.fotografie, která je natištěná na průkazu studenta Dále jsou studentovi v aplikaci zobrazeny základní údaje o všech jeho studiích na UK (evidovaných v systému); u aktuálního studia je zobrazena fakulta, studijní program, studijní obor, typ studijního programu, forma studia, ročník, studijní plán*, aktuální studijní stav a číslo studijní skupiny (kruhu). Nastavení, které údaje o sobě student přihlášený do systému uvidí a které může změnit, je prováděno centrálně a jednotně pro všechny fakulty správou IS Studium na ÚVT UK. [2] Údaje označené znakem * nejsou v aktuálním nastavení systému studentovi viditelné. Toto nastavení bude upraveno po zablokování možnosti nastavovat zobrazované údaje rozdílně pro jednotlivé fakulty (viz poznámku [2]). [2] V současnosti je možné množinu zobrazených údajů nastavovat rozdílně pro jednotlivé fakulty fakultním správcem IS Studium. Tato možnost bude v systému zablokována. Údaje, které student o sobě může změnit Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému změnit hodnoty těchto údajů, které jsou o něm v systému evidovány: 1. rodinný stav* 2. údaj další adresa, což je adresa pro doručování písemností v rámci studia 3. údaj, která adresa se má používat při doručování písemností v rámci studia (trvalá, nebo další adresa ) 4. údaj o koleji a číslu pokoje 5. až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2 6. mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 7. webové stránky studenta (URL) 8. bankovní spojení: kód banky, číslo bankovního účtu a případně specifický symbol Údaj označený znakem * nemůže student v aktuálním nastavení systému, z technických důvodů, měnit. Údaj bude pro editaci zpřístupněn, jakmile pominou tyto technické důvody. Údaje, které je oprávněno měnit výhradně studijní oddělení Následuje výčet osobních údajů studenta, které může měnit pouze studijní oddělení fakulty nebo fakult, na nichž student studuje (případně personální oddělení součástí UK, pokud je student současně v pracovněprávním vztahu s některou součástí UK), a to na základě předložení občanského průkazu nebo cestovního pasu studenta (resp. na základě jiného dokladu, je-li to u příslušného údaje níže uvedeno): 1. příjmení, jméno, příp. prostřední jména a rodné příjmení 2. tituly před jménem, tituly za jménem tituly získané studiem na UK nebo na jiné škole 3. rodné číslo, resp. rodný kód cizince 4. pohlaví (je automaticky odvozováno z rodného čísla) 5. státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.) 6. číslo občanského průkazu 7. až dvě čísla pasů (pro cizince) 8. obec, okres a stát narození 9. údaj, zda osoba má trvalý pobyt v ČR 10.údaj trvalá adresa 11. aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu (při odevzdání průkazu studenta studijnímu oddělení a při opětovném vydání průkazu studentovi v případě jeho opětovného nástupu do studia) 12.poznámky k telefonním číslům 13.nejvyšší dosažené vzdělání 14.údaj o změněné pracovní schopnosti na základě předložení příslušného potvrzení o zdravotním stavu 15. údaj o zdravotním omezení a případná poznámka ke zdravotnímu stavu na základě předložení příslušného potvrzení o zdravotním stavu Studijní oddělení může měnit i ty údaje, které si může student o sobě změnit sám prostřednictvím webové aplikace Osobní údaje (O mně), může to však učinit pouze na žádost studenta při jeho osobní návštěvě studijního oddělení. Při změně osobních údajů studenta v systému požaduje systém zadání data provedené změny a výběr dokladu, na základě jehož předložení byla změna provedena: občanský průkaz, pas, jiný doklad, nebo osobní návštěva studenta (v případě údajů, které student může změnit sám). Compiled 12.11.2014 14:39:38 by Document Globe 3
Údaje, které jsou měněny jiným způsobem Následuje výčet osobních údajů studenta, které nemůže v IS Studium měnit ani student, ani studijní oddělení, ale jejich změny se do IS Studium promítají jiným způsobem: 1. číslo osoby přidělené UK údaj je generován centrální personální aplikací 2. číslo průkazu studenta UK, datum převzetí průkazu studentem, aktuální stav průkazu a datum poslední změny tohoto stavu údaje se přenášejí z centrální evidence průkazů UK, studijní oddělení je oprávněno nastavovat pouze vybrané stavy průkazu (viz výše) 3. univerzitní login údaj generuje Centrální autentizační služba (CAS) 4. fotografie, která je natištěná na průkazu studenta přenáší se z centrální evidence průkazů UK Následující údaje se nastavují v průběhu přijímacího řízení programem Uchazeč nebo webovou aplikací Přihláška ke studiu a v průběhu studia nejsou dále měněny: 1. údaj, která adresa se má používat pro doručování v rámci přijímacího řízení údaj je implicitně vyplněn podle toho, co uchazeč o studium vyplní do přihlášky ke studiu, a to takto: je-li vyplněna obec doručovací adresy v přihlášce, použije se doručovací adresa, jinak se použije trvalá adresa 2. IZO absolvované střední školy 3. obor absolvované střední školy - KKOV 4. rok maturity 5. známky ze střední školy ze sledovaných předmětů 6. průměrný prospěch v jednotlivých ročnících střední školy a maturitní průměr Údaje, které student o sobě může zveřejnit Ve webové aplikaci Hledání studentů může anonymní i přihlášený uživatel IS Studium vyhledat podle zadaných kritérií studenta (nestanovil-li vyhledávaný student pro případ anonymního přístupu nebo přístupu přihlášeného uživatele s irelevantním vztahem jinak) a zobrazit si jeho osobní a základní studijní údaje. Pokud student povolil vyhledání svých osobních údajů, zobrazí se o něm minimálně tyto osobní a základní studijní údaje: 1. příjmení, jméno 2. tituly před jménem, tituly za jménem 3. fakulta 4. studijní program a studijní obor 5. ročník studia 6. v případě již ukončených studií akademický rok ukončení studia Ve webové aplikaci Osobní údaje (O mně) může student přihlášený do systému nastavit, zda údaj o jeho osobě má mít možnost anonymní uživatel systému nebo přihlášený uživatel s irelevantním vztahem vyhledat (implicitně je vyhledání povoleno) a v případě, že ano, které další údaje mají o něm být pro takového uživatele webové aplikace Hledání studentů viditelné. Student takto může zveřejnit tyto údaje: 1. prostřední jména a rodné příjmení 2. státní občanství a kvalifikátor občanství (občan, uprchlík apod.) 3. rodinný stav 4. údaj, zda má trvalý pobyt v ČR 5. údaj trvalá adresa (nebo jeho část, např. obec) 6. údaj další adresa (nebo jeho část, např. obec) 7. údaj o koleji a číslu pokoje 8. až tři telefonní čísla: mobil, telefon 1, telefon 2; zveřejnění každého z těchto tří čísel se povoluje samostatně 9. mailová adresa pro komunikaci v záležitostech souvisejících se studiem 10.webové stránky studenta (URL) 11. číslo osoby přidělené UK 12.univerzitní login 13.číslo průkazu studenta UK (obsažené v čárovém kódu na průkazu) 14.fotografie, která je natištěná na průkazu studenta 15.typ studijního programu, formu studia, aktuální studijní stav a studijní skupina (kruh) Všechny tyto údaje jsou implicitně neveřejné. Osoby, které na UK studovaly a jejichž studium již bylo ukončeno, zůstávají aplikací Hledání studentů vyhledatelné, nestanoví-li jinak. Pokud jejich studium bylo ukončeno v akademickém roce 2006/2007 nebo dříve, mohou požádat o nastavení, aby jejich záznam nebyl v aplikaci Hledání studentů vyhledatelný na mailové adrese helpdesk@is.cuni.cz. Compiled 12.11.2014 14:39:38 by Document Globe 4
Ostatní osoby s ukončeným studiem se stále mohou přihlásit do IS Studium a zakázat vyhledání záznamu o nich přímo v aplikaci Osobní údaje (O mně). Uchazeči o studium nemají možnost přihlásit se do aplikace Osobní údaje (O mně) a není možné je vyhledat v aplikaci Hledání studentů. Účastníci programů celoživotního vzdělávání mohou mít přístup do aplikace Osobní údaje (O mně), pokud jim jej fakulta umožní (pokud je jim zřízen přístup do IS Studium). V aplikaci Hledání studentů je není možné vyhledat, pokud to sami explicitně nepovolí v aplikaci Osobní údaje (O mně). Vypracováno: 28. 02. 2009 Zveřejněno: 03. 03. 2009 Vypracoval: Mgr. Martin Maňásek vedoucí oddělení pro informační systém univerzity, ÚVT UK Schválil: RNDr. Tomáš Jelínek kancléř UK Compiled 12.11.2014 14:39:38 by Document Globe 5