Evidence požadavků uživatelů bytů a nebytových prostor

Transkript

1 Evidence požadavků uživatelů bytů a nebytových prostor Úvod Pro zjednodušení a zprůhlednění Vaší komunikace se správní firmou (dále jen SF ), která má na starost objekt, v němž se nachází bytový či nebytový prostor, který využíváte na základě nájemní smlouvy, byla připravena aplikace pro evidenci Vašich požadavků, které se týkají problémů znepříjemňujících Vám využívání pronajatého prostoru, stejně jako prostor s ním souvisejících. Cílem připravené aplikace je zvýšení spokojenosti Vás nájemníků s užíváním pronajatých prostor a službami s tím souvisejícími. Zpřístupnění aplikace Uvedená aplikace je přístupná prostřednictvím internetového prohlížeče. Aplikace je dostupná na internetových stránkách Městská část Praha 2 a pro přístup do aplikace musí být v aplikaci definován uživatel, k přihlášení kterého bylo definováno uživatelské jméno a heslo. Definice uživatele Definice Vás jako uživatele této aplikace bude provedena na základě Vaší žádosti pověřeným pracovníkem správní firmy, která má ve správě objekt, v němž užíváte pronajatý bytový či nebytový prostor. K Vašemu zavedení mezi uživatele aplikace bude pracovník dané správní firmy od Vás požadovat následující informace závislé na tom, zda evidovaný uživatel bude představovat fyzickou osobu, nebo podnikatelský subjekt: Fyzická osoba: - Jméno a příjmení - Adresa objektu Podnikatelský subjekt: - Název - IČ - Adresa objektu Vedle výše uvedených povinných údajů Vám doporučujeme předat při registraci adresu Vašeho mailu. Jedná se o údaj, který není povinný pro registraci, ale jeho existence v definici Vašeho uživatele Vám zajistí: - Detailní přehled o průběhu a stavu řešení požadavku, který jste zadal - Možnost nechat si zaslat nové heslo pro přístup do aplikace

2 Práce s aplikací Přihlášení do aplikace Tato akce je společná pro všechny uživatele všech profilů. Na základě vyhodnocení přihlašovacích údajů aplikace zpřístupní další funkcionality. Přihlašovací formulář Pro přihlášení uživatele musí být tento v aplikaci předem zaevidován. Zaevidování uživatele v aplikaci je provedeno pracovníkem správní firmy, která spravuje objekt, v kterém se nachází prostor, který má uživatel v nájmu. Pokud má uživatel ve své definici nastaveno, že při příštím přihlášení musí změnit své přihlašovací heslo, program mu po úspěšném přihlášení zobrazí následující formulář.

3 Do pole uvedeného formuláře, které je nazváno Současné heslo přihlašující se uživatel musí zadat heslo, které mu bylo přiděleno. Do pole nazvaného Heslo pak heslo, které bude následně používat pro svoje přihlašování do aplikace (musí se lišit od hesla dosavadního). Do pole nazvaného Nové heslo (pro kontrolu) zadá opětovně své nově zvolené heslo. Uložení změněného hesla do databáze se provede stiskem tlačítka uložit. Před samotným uložením provedené změny aplikace překontroluje, aby nově definované heslo nebylo pro přihlášeného uživatele shodné s heslem doposud platným a stejně tak hlídá, aby obsah polí Heslo a Nové heslo (pro kontrolu) byl shodný. V případě, že jedna z těchto podmínek není splněná, aplikace vypíše chybovou hlášku a nově definované heslo neuloží. Po potvrzení okna s příslušnou chybovou hláškou se aplikace vrátí zpět do výše uvedeného formuláře a očekává korektní vyplnění uvedených polí formuláře. Zapomenuté heslo Řešení výše uvedené situace konkrétního uživatele je možné provést dvěma způsoby: 1) Uživatel má mezi svými registračními údaji uvedenu ovou adresu. V tomto případě je schopen tuto situaci řešit uživatel sám bez pomoci administrátora. Ve výše uvedeném formuláři pro přihlášení do aplikace využije odkaz zde, který mu zpřístupní níže uvedený formulář.

4 Po vyplnění zobrazených položek (pokud uživatel žádá pomoc, tak jsou obě povinné) aplikace, pokud v aplikaci najde takového uživatele, mu nastaví nové heslo a informaci o něm mu zašle na zadaný mail. Před provedením akce aplikace překontroluje zadané údaje, a pokud nenajde evidovaného uživatele, u kterého souhlasí obě zadané hodnoty, vypíše o tom chybovou hlášku. 2) Pokud uživatel, který se dostal do této situace, nemá ve svých registračních údajích vyplněnu platnou ovou adresu, musí se obrátit se žádostí o zadání nového hesla na administrátora aplikace. Kontrola údajů registrace Uvedená ikona, která se nachází v pravém horním rohu, vedle identifikace přihlášeného uživatele, každého formuláře aplikace, umožní přihlášenému uživateli zjistit, jaké položky a jakými hodnotami jsou vyplněny v definici jeho uživatelského profilu v aplikaci. Jediné pole na formuláři, které je uživateli zpřístupněno pro editaci je Heslo. V případě, že uživatel nechce změnit nastavení svého přihlašovacího hesla, může opustit formulář stiskem odkazu zpět (pravý horní roh formuláře) nebo stiskem tlačítka uložit. Při využití druhé varianty program zareaguje stejně jako v případě, že je ukládána provedená změna vypíše hlášku o úspěšně provedené změně. Pokud uživatel chce provést změnu hesla, vyplní novou hodnotou uvedenou položku a stiskne tlačítko uložit. Aplikace, vedle vypsání informační hlášky, uloží změněný záznam do databáze. Aplikace se vrátí do formuláře, na kterém byl proveden stisk výše uvedené ikony. V případě, že je ikona použita v okamžiku, kdy není přihlášen žádný uživatel, aplikace vrátí uživatele do výchozího stavu přihlašovacího formuláře.

5 Prostředí aplikace po přihlášení do aplikace Po úspěšném přihlášení uživatele se uživateli zobrazí úvodní stránka se statistikou jeho dosud nevyřízených požadavků. Pod hlavičkou jsou v jednotlivých řádcích uvedeny následující údaje: Zadaných požadavků k řešení uvedené číslo uvádí počet požadavků přihlášeného uživatele, které doposud nebyly uzavřeny. Již mělo být vyřízeno počet doposud nevyřešených požadavků, u kterých požadované datum řešení je nižší, než datum aktuální. Zadaných požadavků k reakci počet vyřešených požadavků, které čekají na odsouhlasení ze strany žadatele Záložka Nájemce obsahuje dvě volby: - Zadané požadavky - Zadat požadavek Zadané požadavky

6 Při zvolení této možnosti se uživateli zobrazí formulář, na němž je zobrazen přehled požadavků, které byly přihlášeným uživatelem zaevidovány, případně i požadavky, které byly na základě jeho telefonického, či písemného předání zapsány do aplikace operátorem Call centra úřadu městské části Praha 2 předpokladem zařazení takto nahlášeného požadavku mezi požadavky zadané přihlášeným uživatelem je to, že zadávající operátor vybere před samotným popisem problému správnou identifikaci nahlašujícího nájemníka. Přímo z tohoto formuláře může přihlášený uživatel pomocí tlačítka zadat požadavek přidat další požadavek. Aplikace se po stisku tlačítka zachová stejně, jako když uživatel vybere volbu Zadat požadavek ze záložky Žadatel. Detail každého požadavku lze zobrazit stiskem ikony Lupa, která se nachází na pravé straně požadavku.

7 Pokud ve formuláři s přehledem požadavků stisknete tlačítko Nastavení filtru, zobrazí se formulář Lze nastavit zobrazení pouze požadavků, které ještě nebyly vyřešeny, nebo požadavků všech. l Zadat požadavek Formulář pro zadání požadavku může uživatel vyvolat stiskem tlačítka zadat požadavek z formuláře přehledu zadaných požadavků nebo volbou Zadat požadavek, která se skrývá pod záložkou Nájemce.

8 Formulář obsahuje následující pole. - Adresa - identifikuje objekt, ke kterému se váže aktuální požadavek. Adresa objektu odpovídá adrese bytu nebo nebytového prostoru, který je v majetku městskou částí Praha 2 (dálen jen MČ P2) a přihlášený nájemce ho má v pronájmu. Adresou nájemce je tak definována i správní firma (dále jen SF), které bude daný požadavek primárně přidělen k řešení. Pokud je přihlášený uživatel nájemcem více nebytových prostor v různých objektech vlastněných MČ P 2, zobrazí se uvedené pole jako rozbalovací číselník, z kterého je možné vybrat objekt, kterého se bude nahlašovaný požadavek týkat. Evidované objekty budou řazeny abecedně a pole nebude implicitně vyplněno adresou objektu, ale textem --vyberte jednu z možností--. - Předmět identifikuje kategorii a podkategorie problému, který je předmětem požadavku. Naplnění polí je prováděno výběrem z víceúrovňového číselníku kategorií problémů a jejich podkategorií, tak jak budou předány ze strany MČ P 2. Okno je v momentě otevření formuláře vyplněno textem --vyberte jednu z možností--. - Popis požadavku bližší specifikace nahlašovaného problému. Povinné vyplnění pole je třeba provést slovním popisem nahlašovaného problému - Důležitost zadavatelem zvolená naléhavost řešení problému. Přípustné hodnoty tohoto pole jsou předdefinovány v číselníku Priorita. Při otevření formuláře je okno vyplněno textem --vyberte jednu z možností--. Zadaná hodnota neovlivňuje výpočet očekávaného data řešení. - Popis přílohy pokud zadavatel k dokreslení požadavku přikládá přílohu (foto, ) v tomto poli může napsat komentář k příloze. - Přiložený soubor pole obsahuje název souboru, v kterém je příloha obsažena. Tlačítka Procházet a Přidat přílohu umožňují provedení samotného přidání. Velikost jedné přílohy může být maximálně 5 MB. Celková velikost všech příloh u jednoho požadavku může být maximálně 20 MB. Zadaný požadavek se ukládá do databáze stiskem tlačítka Odeslat. Aplikace ho po ověření úplnosti zadání buď uloží, o čemž vypíše informační hlášku, nebo oznámí uživateli chybovou hlášku, která obsahuje důvod, proč nebyl požadavek uložen. Komunikace aplikace s uživatelem Aplikace umožňuje dva způsoby komunikace s uživatelem: 1) interaktivní uživatel po přihlášení do aplikace může prohlížet své požadavky. Vedle zobrazení detailu, může stiskem ikony k tomuto požadavku komentář. ( editovat ) u vybraného požadavku přidat a) Je-li požadavek ve stavu Vyřešeno může uživatel, který požadavek zadal, rozhodnout o jeho posunutí do stavu Ukončeno.

9 Pokud zadavatel daného požadavku souhlasí se způsobem vyřešení, vybere z nabízených variant v okně Potvrzení řešení požadavku variantu Souhlasím s vyřešením požadavku a stiskne tlačítko uložit. V následně zobrazeném formuláři opětovným stiskem tlačítka uložit změní stav požadavku na Ukončeno. Po stisku tlačítka uložit aplikace posune požadavek do stavu reklamace řešení, o čemž vypíše informační hlášku. Aplikace následně naplní položku Aktuální řešitel identifikátorem příslušné SF a generovaným mailem je o této události informován příslušný uživatel s profilem správce, tak i příslušný uživatel s profilem vlastník. 2) generované registrovaný zadavatel požadavku je informován o krocích řešení požadavku aplikací generovanými maily, které jsou zasílány na jeho adresu, pokud je tato uvedena v registračních údajích uživatele.