Datum: 28 listopadu 2013 Projekt: Využití ICT techniky především v uměleckém vzdělávání Registrační číslo: CZ.1.07/1.5.00/34.1013 Číslo DUM: VY_32_INOVACE_600 Škola: Akademie VOŠ, Gymn. a SOŠUP Světlá nad Sázavou Jméno autora: Ing. Martin Kubín Název sady: Informační technologie prakticky pro 1. a 2. ročník čtyřletých maturitních oborů Název práce: Vytvoření hromadné korespondence metodický návod Předmět: informační a komunikační technologie, informatika Ročník: 1. a 2. Obor: 82-51-L/* Uměleckořemeslné zpracování skla/keramiky/dřeva/kamene/kovů, 82-41-M/* Design, Průmyslový design, Bytový architekt - Design interiéru 79-41-K/41 Gymnázium Časová dotace: 45 minut Vzdělávací cíl: Žák bude schopen v textovém editoru pomocí funkce hromadná korespondence vytvořit dopis pro více adresátů. Bude si uvědomovat možnost využít hromadnou korespondenci i pro vytvoření a změnu jiných datových polí než jen adresních. Pomůcky: PC s připojením k internetu, připravený datový soubor s adresami výherců. Poznámka: Praktická dovednost i teoretická vědomost při výuce práce v textovém editoru. Inovace: Posílení mezipředmětových vztahů, využití multimediální techniky, využití ICT.
Vytvoření dopisů pomocí funkce hromadná korespondence V textovém editoru můžeme vytvořit velice efektivně stejný (podobný) dopis, který díky adresám načteným z datového zdroje rozešleme posléze různým adresátům a na různé adresy. Budeme používat textový editor Microsoft Word 2003. 1) Žáci si otevřou textový editor instalovaný v počítači. Dle obrázku (na projektoru) si připraví dopis. 2) Poté žáci vstoupí do menu Nástroje, zde potvrdí nabídku Dopisy a korespondence a v ní vyberou položku Hromadná korespondence. 3) Na pravé straně pracovního okna se změní (objeví) informační panel Hromadná korespondence. S tímto panelem lze hýbat a je možné ho umístit i do horní části pracovního okna. Zde žáci ponechají (potvrdí) položku typ dokumentu na Dopisy. A pokračují klikem na odkaz v pravé části panelu Další: Počáteční dokument.
4) Zde žáci ponechají (potvrdí) položku Použít aktuální dokument (lze použít i šablonu, či i jiný již existující dokument). A pokračují klikem na odkaz v pravé části panelu Další: Vybrat příjemce. Po jednotlivých krocích se dá pohybovat i směrem zpět (odkaz Předchozí). 5) V dalším kroku žáci ponechají zvolenou položku Použít existující seznam. Soubor s výherci dostali žáci k dispozici (soubor lze zde také vytvořit, či použít adresář aplikace Outlook). Studenti vyberou soubor s daty z adresářové struktury počítače kliknutím na odkaz Procházet. Budou dotázáni na výběr listu, kde se nachází data. Výběr potvrdí kliknutím na tlačítko OK. Dále budou vyzváni k potvrzení výběru příjemců. Pokud chtějí použít všechny příjemce, nic neupravují a opět potvrdí stiskem tlačítka OK. Krok 3/6 žáci ukončí kliknutím na odkaz Další: Vytvořit dopis.
6) V následujícím kroku žáci vkládají do dokumentu slučovací pole, která mohou načítat proměnlivý obsah z buněk tabulky. Je možnost vybírat z přednastavených struktur, žáci však budou pracovat s odkazem Další položky. V nově otevřeném dialogovém okně vybírají postupně všechna pole a vkládají je do dokumentu kliknutím na tlačítko Vložit. Slučovací pole se vkládají na pozici kurzoru. Je možné je poskládat do požadované podoby. Zvolit pro ně správné umístění, aby se obsahy buněk vkládaly na správná místa. Krok 4/6 žáci ukončí kliknutím na odkaz Další: Zobrazit náhled dopisů.
7) V následujícím kroku žáci mohou procházet jednotlivé dopisy pomocí navigačních tlačítek. Pokud jsou se vším spokojeni, krok 5/6 žáci ukončí kliknutím na odkaz Další: Dokončit hromadnou korespondenci. 8) V posledním kroku žáci volí přímý tisk na tiskárnu, či úpravu jednotlivých dopisů. Po kliknutí na jeden z těchto odkazů se otevře dialogové okno Sloučit záznamy. Žáci potvrdí tlačítko OK. Výsledkem je nový dokument, ve kterém jsou dopisy na samostatných stránkách. Každý ovšem se správnými daty. S tímto dokumentem žáci mohou dále manipulovat. Tisknout jej, upravovat, ukládat.
Prameny a literatura: Navrátil, P.: Kompendium informatiky a výpočetní. techniky. Kralice na Hané, 2006. ISBN 978-80-86686-57-8. Dílo smí být dále šířeno pod licencí CC BY-SA (www.creativecommons.cz). Materiály jsou určeny pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu. Všechna neocitovaná autorská díla jsou dílem autora.