Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám

Transkript

1 Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název školy: Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie, Rumburk, příspěvková organizace Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Šablona: III/2 č. materiálu: VY_32_INOVACE_300 Jméno autora: Ing. Helena Knajflová Třída/ročník: 4.A, 4.B/IV. Datum vytvoření: Vzdělávací oblast: Tematická oblast: Předmět: Výstižný popis způsobu využití nebo metodické pokyny: Písemná a elektronická komunikace Hromadná korespondence Písemná a elektronická komunikace Žák se seznámí s jednou z možností využití funkce hromadné korespondence a to při hromadném odesílání obálek, včetně tvorby databáze příjemců.

2 VY_32_INOVACE_ Využití hromadné korespondence při odesílání obchodní korespondenci 20.1 Teoretická část Příprava obálky NÁSTROJE DOPISY A KORESPONDENCE OBÁLKY A ŠTÍTKY zpáteční adresa - kliknout na první úhoz pravé tlačítko myši písmo dle potřeby - vyplnit zpáteční adresu, která bude na všech obálkách adresa příjemce - kliknout na první úhoz pravé tlačítko myši písmo dle potřeby - konkrétní adresu nevyplňovat (jen nastavit) možnosti možnosti pro obálky velikost obálky - C6 klasické malé, DL dlouhé úzké - adresa příjemce, zpáteční adresa Auto možnosti pro tisk způsoby podávání dle tiskárny, zpravidla lícem nahoru přidat do dokumentu kliknout na pole adresy textové pole najet na okraj, až se objeví křížek pravé tlačítko myši formát rámečku - ŠÍŘKA přesně, 8,8 cm (šířka vůči levému okraji 8,8 cm od levého okraje) - VÝŠKA přesně, 4 cm (výška vůči hornímu okraji 4 cm od horního okraje) - VODOROVNÉ UMÍSTĚNÍ vpravo (vzhledem ke stránce) - SVISLÉ UMÍSTĚNÍ dole (vzhledem k okraji) - OK nahoře na pravítku nastavit oba trojúhelníčky (obě tabulátorové zarážky nahoře i dole) na 1 cm Pozn.: chci-li napsat pouze jednu adresu vepíši na příslušné místo Vytvoření databáze pro hromadnou korespondenci ve WORDU se vytvoří tabulka (A4 na šířku, šíři sloupců přizpůsobit nejdelšímu textu) Příjemcem právnická osoba (1 z možností) Příjemcem fyzická osoba 1. sloupec název PO 1. sloupec - oslovení 2. sloupec název oddělení 2. sloupec titul a křestní jméno 3. sloupec oslovení a jméno 3. sloupec příjmení 4. sloupec ulice, náměstí apod. 4. sloupec ulice, číslo 5. sloupec PSČ 5. sloupec - PSČ 6. sloupec město 6. sloupec město

3 VY_32_INOVACE_ Obálky hromadná korespondence NÁSTROJE DOPISY A HROMADNÁ KORESPONDENCE HROMADNÁ KORESP. 1. krok ze 6 Vybrat typ dokumentu OBÁLKY 2. krok ze 6 Vybrat počáteční dokument Začít z existujícího souboru Další soubor Otevřít najít soubor s připravenou obálkou otevřít 3. krok ze 6 Vybrat příjemce Použít existující seznam Procházet najít databázi vybrat potřebné adresy - OK 4. krok ze 6 Uspořádat obálku kliknout do textového pole zobrazit další panel hromadná korespondence kliknout na 6. ikonu panelu hromadná korespondence zleva Vložit sloučená pole označit databázová pole vložit potřebné údaje (na každý 2x kliknout), zavřít upravit údaje dle potřeby (mezi křestním jménem a příjmením mezera, mezi PSČ a městem dlouhá mezera) kliknout na 7. ikonku panelu hromadná korespondence zleva Zobrazit slučovaná data (ABC) objeví se konkrétní adresa z databáze 5. krok ze 6 Zobrazit náhled obálek - mohu se podívat na všechny příjemce (šipky vlevo a vpravo) 6. krok ze 6 Dokončit hromadnou korespondenci kliknout na 4. ikonku panelu hromadná korespondence zprava Sloučit do nového dokumentu všechny, OK - vytvoří se soubor, ve kterém jsou všechny adresy příjemců na obálkách UKLÁDÁNÍ nebo TISK 20.2 Vzorový příklad příjemcem právnická osoba, obálka C6, odesílatel... TOS, a. s. Městský úřad Rumburk Lukram, s. r. o. oddělení odbytu stavební odbor personální oddělení Ing. Král pí Novotná p. Mrkvička nám. Míru 15 tř. 9. května 9 Horní Podluží VARNSDORF RUMBURK HORNÍ PODLUŽÍ

4 VY_32_INOVACE_ Příprava obálky Tvorba databáze

5 Obálky hromadná korespondence VY_32_INOVACE_300

6 Použité zdroje vlastní práce autora