REHABILITAČNÍ ÚSTAV KLADRUBY KLADRUBY 30 257 62 KLADRUBY U VLAŠIMI Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu Verze: 2.0 Zpracovala: Mgr. Lucie Krupková Platnost od: 01.10.2014 Schválil: Ing. Josef Hendrych, MBA Vytvořeno: 29.09.2014 Poslední změna: 06.03.2007 Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0
REHABILITAČNÍ ÚSTAV KLADRUBY KLADRUBY 30 257 62 KLADRUBY U VLAŠIMI Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu 1 Úvod 1.1 Příkazem ministra č. 25/2014 ze dne 10.6.2014 s názvem Rezortní interní protikorupční program Ministerstva zdravotnictví České republiky byla uložena povinnost jednotlivým řízeným organizacím v rezortu MZČR implementovat interní protikorupční programy v souladu s osnovou výše uvedeného příkazu a zároveň v souladu s Usnesením vlády ČR ze dne 16.1.1013 č. 39 o Strategii vlády v boji s korupcí pro období let 2013 a 2014. 1.2 Směrnice upravuje postupy, které je třeba dodržet v rámci Rehabilitačního ústavu Kladruby (dále jen RÚ Kladruby ) v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu tak, aby byla zajištěna včasná a účinná reakce na vzniklé podezření a odstranění nebo zmírnění rizik s tím spojených. 1.3 Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu je přehledem činností, které je potřeba dodržet vznikne-li v organizaci takové podezření. 1.4 Cílem je odstranit nebo v maximální míře omezit předpoklady pro vznik korupčního jednání, dále pak zajistit včasnou a účinnou reakci na vzniklá podezření na spáchání korupce nebo podvodu, a odstranění nebo zmírnění rizik s tím spojených. 2 Definice korupce 2.1 Korupce je zneužití pravomoci za účelem získání nezaslouženého osobního prospěchu. Znamená takové jednání představitelů veřejného sektoru, jímž se nedobrovolně a nezákonně obohacují prostřednictvím zneužití pravomocí, které jim byly svěřeny. Korupce je obecné zneužití pravomoci úředních osob, které směřuje k získání nepatřičných výhod jakéhokoliv druhu pro ně samé nebo pro jiné za účelem soukromého obohacení. Korupce je slib, nabídka nebo poskytnutí úplatku nebo jiné neoprávněné výhody s cílem ovlivnit něčí jednání nebo rozhodnutí. Korupcí je také žádost o úplatek a přijetí úplatku. Úplatek může mít majetkovou i nemajetkovou povahu, tj. úplatkem není jen poskytnutí peněz, ale i např. věcí, služeb, resp. protislužeb, výhodných informací, atd. Korupce nabourává základní demokratické hodnoty, oslabuje občanské nebo profesní ctnosti a způsobuje rozpad důvěry v právní stát. Korupce negativně ovlivňuje morálku společnosti, zpomaluje rozvoj a brání volné soutěži. 2.2 Korupční jednání upravuje zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, v ustanoveních 331 a násl. Dále sem pak patří 180, 256, 257, 329 a 330 trestního zákoníku. 3 Rozsah Korupce nebo podvodu se mohou dopustit vedoucí a ostatní zaměstnanci organizačních útvarů RÚ Kladruby, a osoby především z řad veřejnosti nebo smluvních dodavatelů (korupce nebo podvod zvenčí). Směrnice se vztahuje na oba typy korupce nebo podvodů za následujících okolností. Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 2
4 Preventivní a osvětová opatření pro boj s korupcí 4.1 Preventivní opatření protikorupční politiky zahrnují účinnou a cílenou personální politiku, zavedení pravidel chování a jednání vyplývajících z platného Etického kodexu zaměstnanců RÚ Kladruby do povědomí zaměstnanců, a dále i vzdělávací a osvětovou činnost, sloužící k prezenci korupčního a jiného závadového jednání i protikorupční opatření. Konkrétně půjde o následující nástroje a opatření: aktivní kladení důrazu na morální vlastnosti pořádní školení pro zaměstnance, které jsou zaměřeny na řešení uvedené problematiky vedení registru mimořádných událostí, jejichž předmětem bylo korupční jednání a další formy závadového jednání, za účelem případného využití 4.2 Vedoucí zaměstnanci jsou povinni prosazovat protikorupční postoj, zejména vlastní bezúhonností, dodržováním právních i vnitřních předpisů, zdůrazňováním významu ochrany majetku státu, dodržování etických zásad při výkonu práce, propagaci jednání odmítajícího korupci a důrazem na prošetřování podezření a vyvození důsledků v případě prokázaného korupčního jednání. 5 Ohlášení podezření na spáchání korupce 5.1 Kromě ústních, písemných, telefonických podání a dále elektronických podání došlých na datovou schránku RÚ Kladruby ve věci podezření na spáchání korupce nebo podvodu zaměstnancem RÚ Kladruby, lze také oznámit konkrétní podezření na spáchání korupce nebo podvodu na speciální, pro tento účel RÚ Kladruby vytvořenou, protikorupční emailovou adresu korupce@rehabilitace.cz. Tato e-mailová adresa pro oznamování podezření na spáchání korupce nebo podvodu je určena nejen pro zaměstnance RÚ Kladruby, ale i pro veřejnost. Informace o protikorupční e-mailové adrese RÚ Kladruby s příslušným sdělením o jejím používání je uveřejněna na webové stránce RÚ Kladruby (www.rehabilitace.cz). 5.2 Seznamovat se s elektronickými podáními doručenými na protikorupční e-mailovou adresu je oprávněn pouze podnikový právník. Totéž platí i o ostatních způsobech doručení podání ve věci podezření na spáchání korupce nebo podvodu zaměstnancem RÚ Kladruby. Podání s podezřením na spáchání korupce nebo podvodu zaměstnancem RÚ Kladruby předá neprodleně k šetření řediteli RÚ Kladruby a příslušnému vedoucímu pracovníkovi. 5.3 Podnikový právník vede evidenci veškerých elektronických podání doručených na protikorupční e-mailovou adresu a je povinen provádět pravidelně dvakrát ročně (vždy k datu 30. června a 31. prosince každého kalendářního roku) jejich vyhodnocení, a to v rámci zpracované Zprávy o stavu stížností podaných na základě ustanovení 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. 5.4 Evidence elektronických podání doručených na protikorupční e-mailovou adresu zahrnuje celkový počet podání (při rozlišení na anonymní a podepsaná), kategorii přijaté informace (stručný obsah podání v rozlišení, zda jde např. o prostředky EU, státní majetek, výběrové řízení, ostatní), název útvaru RÚ Kladruby (místo, kde ke korupci nebo podvodu došlo nebo má dojít), předání věci orgánům činným v trestním řízení, způsob vypořádání podání (tj. např. zda informace byla potvrzena, částečně potvrzena, nepotvrzena, je v šetření, nepřísluší RÚ Kladruby, jde o pouhý dotaz a jiné). 5.5 Kromě evidence podání uvedených v odstavci 5.3 je podnikový právník příslušný i k evidenci ostatních podání uvedených v odstavci 1 větě první. Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 3
6 Šetření podezření na spáchání korupce a/nebo podvodu zevnitř 6.1 Vedoucí zaměstnanec odpovědný za řízení a kontrolu činnosti organizace zahájí počáteční šetření zajištěním faktů. Počáteční šetření musí být provedeno diskrétně, co nejrychleji a rozhodně během 24 hodin od chvíle, kdy kontrolní mechanismy v jeho působnosti podezření korupce a/nebo podvodu zevnitř odhalili nebo mu bylo toto podezření sděleno. 6.2 Účelem počátečního šetření je vymezit faktory, z kterých podezření vzniklo a objasnit zda lze u detekované nebo sdělené nesrovnalosti v této fázi vyloučit pochybnosti o tom, že k této nesrovnalosti došlo úmyslně nebo z nedbalosti. Počáteční šetření zahrnuje úkony zjišťování mezi zaměstnanci, které je třeba provádět s nejvyšší možnou mírou obezřetnosti a opatrnosti. Současně shromažďuje, kontroluje a třídí dokumenty. 6.3 Dospěje li vedoucí zaměstnanec, odpovědný za provedení počátečního šetření, na základě shromážděných důkazů k závěru, že ke korupci a/nebo podvodu nedošlo, uzavře případ a v písemné zprávě o výsledcích počátečního šetření uvede důvody jeho ukončení. Tuto zprávu předá bez zbytečného odkladu vedoucímu organizace. 6.4 Pokud počáteční šetření potvrdí podezření, že mohlo dojít ke korupčnímu a/nebo podvodnému jednání, vedoucí zaměstnanec odpovědný za provedení počátečního šetření, musí zajistit, aby všechna původní dokumentace byla uložena na bezpečném místě pro další šetření. Cílem je zamezit ztrátám důkazů, které by mohly být podstatné pro následné administrativní řízení nebo vyšetřování vedené orgánem činným v trestním řízení a soudní stíhání. Vedoucí zaměstnanec, který zajistil provedení počátečního šetření, by měl okamžitě informovat vedoucího organizace o výsledcích počátečního šetření a o nastalé situaci nebo v organizaci pod vlivem této události. 6.5 Po projednání výsledků počátečního šetření a nastalé situace vedoucí organizace odsouhlasí návrh vedoucího zaměstnance, který zajistil prvotní šetření nebo sám rozhodne o změnách, resp. posílení schvalovacích či operačních postupů, aby odstranil jakoukoliv hrozbu budoucí korupce a/nebo podvodu či ztráty. Současně u hlavního účetního zajistí pozastavení dalších plateb, které je třeba v kontextu s podezřením na korupci nebo podvod rovněž prošetřit. 6.6 Nebyly-li v etapě počátečního šetření vyvráceny pochybnosti o podezření ze spáchání korupce a/nebo podvodu, vedoucí organizace, bez zbytečného odkladu pověří svou inspekci nebo k tomu určeného zaměstnance provedením dalšího šetření na místě. 6.7 Dospěje-li vedoucí organizace na základě výsledků dalšího šetření a předložených důkazů k závěru, že ke korupci a/nebo podvodu nedošlo, rozhodne o uzavření případu. 6.8 Potvrdí-li se inspekcí na místě podezření ze spáchání korupce a/nebo podvodu, vedoucí organizace rozhodne po konzultaci s právní službou organizace o konkrétních opatřeních a v případě podezření na trestný čin zajistí prostřednictvím této služby oznámení příslušnému orgánu činnému v trestním řízení. 6.9 Nepotvrdí-li se podezření na trestný čin, rozhodne vedoucí organizace o dalších opatřeních ve věci ve své pravomoci. 7 Šetření podezření na spáchání korupce nebo podvodu zvenčí 7.1 Při podezření na spáchání korupce a/nebo podvodu zvenčí použijí vedoucí zaměstnanci odpovědní za řízení a kontrolu činnosti organizace a vedoucí organizace přiměřeně postupy uvedené v části 6. Zvláštní pozornost je přitom třeba věnovat především zabezpečení všech dokladů o smluvních vztazích s příslušným vnějším partnerem a pozastavení všech finančních transakcí s tím spojených. 7.2 V případech podezření na propojení korupce zvenčí s korupcí zevnitř vedoucí organizace uváží podle okolností spojení počátečního a dalšího šetření, kterým pověří bez zbytečného odkladu svou inspekci nebo k tomu určenou skupinu složenou ze zástupců odborných organizačních útvarů. Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 4
8 Interní audit 8.1 Šetření podezření ze spáchání korupce a/nebo podvodu není úlohou interního auditu s ohledem na jeho nezávislou objektivní ujišťovací funkci o přiměřenosti a účinnosti fungování kontrolních mechanismů v odpovědnosti managementu. 8.2 Pokud je ve výjimečných případech interní auditor do tohoto šetření (forenzního) zapojen, mělo by být jasně prohlášeno, že nejde o interní audit. 8.3 Pokud v rámci své vlastní činnosti interní auditor získá podklady k důvodnému podezření na spáchání korupce a/nebo podvodu zváží veškeré aspekty týkající se této události a na základě toho se rozhodne, které řídící úrovni auditované organizace tyto skutečnosti oznámí. Přitom musí uvážit i možnost účasti vedoucího zaměstnance organizace, přímo odpovědného za auditovanou činnost. 8.4 Ve shodě s mezinárodní dobrou prací interní auditor zpravidla informuje o svých zjištěních vedoucího zaměstnance o stupeň vyšší úrovně řízení, než je přímý nadřízený osob, které jsou podezřelé z účasti na korupci a/nebo podvodu. Současně podává o zjištěných skutečnostech a svém postupu zprávu vedoucímu organizace. 8.5 Má-li interní auditor organizace pochybnosti o možné účasti vedoucího organizace na korupci nebo podvodu, konzultuje další postup s ředitelem interního auditu ústředního orgánu státní správy a za jeho součinnosti s vedoucím tohoto orgánu, který rozhodné o dalších opatřeních. 8.6 V případě podezření na korupci a/nebo podvod nekončí zájem interního auditu předložením zprávy organizace. Interní auditor monitoruje reakci na své oznámení a zejména potvrzuje, že vedoucí tohoto orgánu přijal nezbytná opatření k prošetření podezření nebo věc oznámil orgánu činnému v trestním řízení. 8.7 V rámci plnění své úlohy ve státním orgánu nebo organizaci interní audit poskytuje poradenství v případech souvisících se systémem vnitřního řízení a kontroly v oblasti prevence a potírání korupce a podvodů na vyžádání nebo z vlastní iniciativy, zejména v etapě oceňování rizik a sestavování plánů své činnosti. 9 Následná opatření 9.1 Opatření, která omezí možnosti opakování zjištěného korupčního jednání, byla stanovena následovně: Úprava vnitřních postupů, procesů Jasná a viditelná disciplinární opatření vůči osobě, které byla korupce prokázána. Míra těchto opatření se bude odvíjet na závažnosti a společenské nebezpečnosti takového jednání Posílení složky prevence formou školení Řešení případných vzniklých škod 10 Ochrana oznamovatelů 10.1 Osoba, která upozorní na nekalé jednání, se nazývá oznamovatel. Jde zpravidla o zaměstnance, který v rámci své činnosti zjistí, že došlo k nějaké nepravosti, nebo má informace, které mohou uvést do nesnází zaměstnavatele nebo vedení příslušného subjektu (např. výsledky odborné studie, finanční audit) a které vypovídají o jednání, jež poškozuje nebo ohrožuje veřejný zájem (bezpečnost, zdraví, životní prostředí, veřejné prostředky). 10.2 RÚ Kladruby deklaruje ochranu oznamovatelů, spočívající zejména v zachování jejich anonymity, a provádí prostřednictvím podnikového právníka nestranné posuzování jakéhokoli jednání vůči zaměstnanci, které lze považovat za hrozbu, diskriminaci nebo represi za to, že podal oznámení o podezření na uskutečnění korupčního jednání. Ochranný postup se vztahuje i na zaměstnance, u kterých se v rámci posouzení neprokáže pochybení. Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 5
11 Transparentnost 11.1 Jedním z nástrojů boje proti korupci je umožnění maximální kontroly hospodaření jak ostatními zaměstnanci, tak veřejností. Proto jsou informace o nakládání s veřejnými prostředky zveřejňovány a zpřístupňovány. Zveřejňování informací probíhá v souladu s platnou legislativou i vnitřními předpisy jak MZČR, tak RÚ Kladruby. Konkrétně jsou zveřejňovány následující dokumenty na webových stránkách: Informace o nakládání s majetkem Informace o uskutečněných veřejných zakázkách Uzavřené smlouvy včetně dodatků Etický kodex Protikorupční směrnice 12 Uložení dokumentace Veškerá shromážděná dokumentace k událostem v oblasti korupce a podvodů je uložena v oddělení sekretariátu vedoucího organizace, resp. u zaměstnance, který je určen vedoucím organizace k zajištění této agendy. Závěrečná ustanovení Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 nabývá účinnosti 01.10.2014 a ruší Směrnici k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 1.0. Uvedený dokument je závazný pro vedoucí pracovníky. Schválil: Ing. Josef Hendrych, MBA, v.r. ředitel RÚ Kladruby Zpracovala: Mgr. Lucie Krupková, v.r. podnikový právník Vnitřní směrnice RÚ Kladruby Směrnice k postupu v případech podezření na spáchání korupce nebo podvodu verze 2.0 6