Dynamické ověřování nákupních podmínek v systému PROe.biz Ing. Zbyněk Dohnal DONASY s.r.o. Sídlo: 787 01 Šumperk, Nezvalova20 Poštovní adresa: 623 00 Brno, Chopinova 13 GSM: +420 602 730 976 email: dohnal@donasy.cz www.donasy.cz Brno, 7. 4. 2008
Základní informace. Každá organizace v rámci své činnosti realizuje nákupní procesy pro zajištění své činnosti. Přesto, že je deklarováno jak z úrovně vedení organizací, tak i z úrovně výkonných pracovníků, kteří nákupy zajišťují, že se nákupy realizují za těch nejlepších podmínek, které bylo možné za dané situace sjednat, v praktickém každodenním životě není v silách pracovníků optimalizovat činnosti v nákupních procesech tak, aby bylo dosaženo nejlepších a nejvýhodnějších podmínek. Při využívání běžných metodik výběrových řízení se případné několikanásobné opakování kol výběrových řízení neúměrně protahuje a tak je zpravidla voleno kompromisní řešení a výběrová řízení jsou uzavírána po prvním kole. Standardní vyjednávací postupy neumožňují nákupní procesy příliš zefektivnit a urychlit. V mnoha případech se úsilí soustředí spíše na to, aby se podařilo pokrýt všechny nejdůležitější požadavky v množství a čase a vyjednávací úsilí se zaměřuje na rozhodující nákupní položky z hlediska objemu. Na vyjednávání podmínek pro položky tzv. B a C kategorie a průběžné aktualizace cenových výkyvů i u hlavních komodit pak nezbývá příliš času. Možnosti řešení: Pro urychlení a dosažení vyšší efektivity ve vyjednávacích procesech je možné využít, dnes již běžně používané elektronické nástroje, tj. realizovat výběrová řízení s využitím tzv. e-aukcí. Širšímu využití elektronických vyjednávacích nástrojů však brání celá řada vnitřních i vnějších bariér. Tyto bariéry často více spočívají v postojích, předsudcích a jednostranných názorech založených na malých nebo žádných praktických zkušenostech. Každý nástroj se stává efektivní zejména tehdy, když se jeho používání stane rutinou. Tzn., že ten kdo ho využívá nemusí přemýšlet JAK nástroj používat, ale soustředí se na CO ho použít a JAK dosáhnout co nejlepšího výsledku. Zobecním-li praktické zkušenosti z více jak 200 firem a několika desítek zdravotnických zařízení a státních institucí, největšími počátečními překážkami bývají obavy z neúspěchu (a tím zbytečné práce navíc), větší pracnost při zavádění nových postupů = potřeba větší preciznosti u specifikace zadání a určité zkušenosti v přípravě, organizaci průběhu a pak CO S TÍM, až aukce proběhne!!! Naše řešení se soustředí na překonání těchto počátečních bariér a zavedení elektronického nástroje do běžných pracovních postupů nákupních činnostech. Výsledkem je zavedení dynamického systému průběžného ověřování dodavatelských podmínek u vybraných nákupních skupin a položek. 2
Realizace projektu zahrnuje: 1. Návrh komoditních skupin nakupovaných materiálů, jedná se zejména o běžný opakovaně nakupovaný materiál. 2. Specifikace položek pro výběrová řízení (e-aukce). 3. Příprava zadání jednotlivých výběrových řízení - zadávací dokumentace a v návaznosti na zadávací podmínky i smluvní dokumentace. 4. Návrh harmonogramu realizace jednotlivých výběrových řízení (e-aukcí) a harmonogram jejich aktualizací v průběh kalendářního roku. 5. Realizace projektu je na období 12 měsíců (lze sjednat i jinou lhůtu). V tomto období budou pro dohodnuté skupiny otevřeny aukční síně s odsouhlasenými položkami a zadávacími podmínkami a pro dohodnutý okruh dodavatelů. (Rozsah a počet účastníků je možné v průběhu období měnit podle dohodnutých pravidel.) 6. V průběhu celého období je u jednotlivých e-aukcí stanoven interval aktualizace nabídek. Interval může být stanoven od 2 týdnů (např. u ovoce a zeleniny) do 6-ti měsíců (v závislosti na komoditních skupinách). Doporučená lhůta aktualizaci dodavatelských nabídek je 3 4 měsíce. 7. Zadání e-aukcí je otevřeno v průběhu celého smluvního období. Jedná se o tzv. průběžnou aukci. Aukce bude rozdělena na zadávací kola, soutěžní kola a mezikola. 8. Zadávací kolo slouží pro zadání nabídek účastníků a v jeho průběhu nejsou zveřejněny protinabídky jiných účastníků. Na zadávací kolo bezprostředně navazuje soutěžní kolo, kde probíhá soutěž účastníků. Jsou jim zveřejněny nejvýhodnější nabídky od jiných účastníků (každý z účastníků vidí jen svou nabídku a nejvýhodnější nabídky zadané v rámci aukční síně). V soutěžním kole lze upravovat ceny jen směrem dolů. Smlouvy se uzavírají zpravidla jako rámcové a s více účastníky na základě výsledků jejich nabídek v soutěžním kole. 9. Na soutěžní kolo navazuje tzv. mezikolo. Tzn., že podané hodnoty nabídek zůstanou zadané v systému a všichni účastníci budou mít trvale přístup do aukční síně, budou mít zveřejněny minimální nabídky, ale nebudou moci tyto nabídky měnit a to až do začátku dalšího zadávacího kola. 10. Tento cyklus se pak pro každou e-aukci opakuje v intervalech podle sjednaného harmonogramu. S tímto harmonogramem jsou seznámeni všichni účastníci e-aukce předem je uveden v pozvánce a v každé výzvě k účasti v soutěžním kole. 3
11. Aukční systém může být pro každého klienta umístěn pod samostatnou doménou. Organizaci e-aukcí, správu a provoz aukčního systému zajišťuje DONASY. 12. Po ukončení projektu může klient zakoupit licenční práva k sw PROe.biz a následně mu bude zpřístupněn portál s již vytvořenými databázemi zadání. To umožňuje bezproblémové převzetí celého systému klientem. Odměna za realizaci: 1. Odměna se sjednává na základě konkrétních podmínek a v závislosti na rozsahu spolupráce. Varianty řešení: 1. Nabídka obsahuje popis řešení, který umožňuje průběžnou aktualizaci dodavatelských podmínek v průběhu celého roku, aniž by bylo nutné měnit smlouvy s dodavateli (toto řešení je možné využívat v privátním sektoru, státní správě i ve zdravotnických zařízeních, všude tam, kde dochází k opakovaným nákupům materiálu a služeb). 2. Realizace modelu dynamického ověřování nákupních podmínek umožňuje průběžně získávat aktuální informace o cenových a dodacích podmínkách v různých komoditách nakupovaného zboží. Rozhodnete-li se výsledky soutěžního kola odmítnout, platí předchozí odsouhlasené nabídky (z předchozího soutěžního kola). 3. Řešení celého projektu dynamického systému ověřování nákupních podmínek je připraveno tak, aby umožnilo pokračovat v realizaci systému samostatně vlastními pracovníky po zakoupení vlastního aukčního sw a nebo pokračovat na základě prodloužené smlouvy o spolupráci. 4. Pokud Vám nevyhovuje navržený model, je možné se vždy dohodnout na variantním řešení, které bude lépe vyhovovat Vaším podmínkám. 5. U veřejných zadavatelů řeší Dynamické ověřování nákupních podmínek zejména nákupy položek v režimu zakázek malého rozsahu (zák. č. 137/2006 Sb.). 6. Výběrová řízení přesahující svým objemem limit pro zakázky malého rozsahu jsou zpracovávána v atestované verzi sw PROe.biz s využitím rámcových smluv. Průběžné ověřování nabídek je možné také realizovat formou dynamického nákupního systému (DNS). Realizace těchto výběrových řízení je na základě samostatného ujednání, v závislosti na rozsahu jednotlivých zakázek. 4
Výhody dynamického ověřování nákupních podmínek: 1. Zavedení dynamického ověřování nákupních podmínek přináší snížení nákupních cen v rozsahu od 5 do 20 procent v závislosti na komoditní skupině. 2. Využití projektu umožní zavést jednoduchý a průhledný řád a pravidelnost do výběrových řízení v nákupu položek začleněných do projektu. 3. Projekt umožní nastavit jasná vnitřní pravidla a postupy pro stanovování nákupních podmínek a jejich hodnocení. 4. Realizace projektu naučí dodavatele zúčastňovat se pravidelně on-line výběrových řízení a zadávat nabídky prostřednictvím elektronických nástrojů, aniž by to vyžadovalo další nároky na stávající pracovníky. 5. S využitím dynamického ověřování nákupních podmínek získáte přehled o vývoji cenové situace na trhu v daném čase, s danými dodavateli a za daných podmínek. 6. Veškeré úkony v rámci celého projektu jsou podrobně monitorovány získáte průkaznou dokumentaci o průběhu výběrových řízení a optimální ceny objektivizované nabídkou účastníků probíhající v reálném čase. Shrnutí: 1. Zavedení dynamického ověřování nákupních podmínek je možné realizovat v etapách podle dohodnutých skupin a komodit. 2. V rámci projektu získáte kompletní zadávací dokumentaci ověřenou z realizace jiných projektů a na ni navazující smlouvy s dodavateli. 3. Projekt je realizován pod samostatnou doménou. Při skončení projektu nejste nijak vázání. Můžete rozhodnout, zda budete pokračovat samostatně a odkoupíte si tento modul včetně dat uložených v systému a nebo zda budete pokračovat ve spolupráci formou outsourcingu. Případně se můžete rozhodnout pokračovat projektem implementace elektronických nástrojů do nákupních činností zdravotnických zařízení, který má přímou návaznost na zavedený systém dynamického ověřování nákupních podmínek. 5
4. E-aukce NENÍ nákup. Je to jen efektivní komunikační nástroj. Nákupy se realizují až s dodavateli, se kterými uzavřete smlouvy na základě vyhodnocení jejich nabídek. Pro efektivní využívání e-aukcí je nutné zvládnout všechny procesy, tedy i přípravu zadání, průběh výběrových řízení s následnou interpretací výsledků a jejich vyhodnocení. 5. 5. Dynamické ověřován cen umožní rychleji a efektivněji sjednávat 6. nákupní podmínky průběžně v čase a osvobodí vás od neustále se opakujících obchodních nabídek. 6. Dynamické ověřování cen přináší významné ekonomické efekty 7. snížením nákupních nákladů zejména u opakovaných nákupů v rozmezí od 8 do 20%. 7. Dynamické ověřování cen umožní realizovat průběžná výběrová řízení se stávajícím počtem pracovníků. 8. Projekt dynamického ověřování cen je součástí návazného projektu implementace elektronických nástrojů do nákupních činností organizací, který zahrnuje také zpracování vnitřních předpisů a směrnic, popis postupů a zaškolení a zácvik pracovníků tak, aby se systém elektronického sjednávání podmínek stal přirozenou součástí nákupních procesů. Projekt implementace elektronických nástrojů do nákupních činností organizací: 6