Systém sdružených nákupů Statutárního města Ostrava

Transkript

1 Statutární město Ostrava Systém sdružených nákupů Statutárního města Ostrava Ing. Valentina Vaňková vedoucí oddělení kapitálových účastí a sdruženého nákupu

2 Tematické okruhy 1. Úvod - Jak jsme začali 2. Co je Systém sdruženého nákupu 3. Dílčí kroky realizace projektu SSN 4. Kdo má projekt na starosti 5. Jak jsme toho dosáhli 6. Pravidla systému sdruženého nákupu 7. Co sledujeme 8. Ekonomika projektu 9. Efektivita projektu 10.Nákupní portál 11.Závěr

3 Úvod - Jak jsme začali Statutární město Ostrava je rozlohou 2. a počtem obyvatel 3. největší město v České republice. V oblasti centralizace nákupů jdeme příkladem celé veřejné správě. V roce 2008 se jako 1. město v ČR rozhodlo řešit veřejné zakázky centralizovaně. Komodita: Zapojilo se: Ušetřili jsme: ELEKTŘINA přes 100 organizací 4,7 milionů korun

4 Úvod - Jak jsme začali V roce 2010 začalo Statutární město Ostrava zavádět Systém sdruženého nákupu pro všechny své organizace (organizační jednotky) v celkovém počtu 179, tj. magistrát, městské obvody a městská policie (25), příspěvkové organizace zřizované magistrátem (25), příspěvkové organizace zřizované městskými obvody (114) obchodní společnosti (jejichž jediným zřizovatelem je SMO) (14). V současné době je zapojeno 170 organizací a organizačních jednotek. Rok 2010 uzavření první smlouvy Smlouva na poskytnutí Systému sdruženého nákupu a komplexu služeb k zabezpečení jeho užití a provozu se společností ecentre a.s. Rok 2017 uzavření nové smlouvy se společností Tender systems s. r. o. Smlouva na poskytnutí, implementaci, zajištění provozu a následný rozvoj systému sdružených nákupů Statutárního města Ostrava

5 Co je Systém sdruženého nákupu Projekt Systému sdružených nákupů Statutárního města Ostravy (dále jen SSN ) je unikátním projektem v ČR, který je založen na využití nejnovějších metod centralizace a elektronizace nákupu, který je možno využít pro pořízení mnoha komodit. Zahrnuje tyto hlavní cíle: Agregace poptávky s využitím elektronických nástrojů optimalizující nákupní ceny v rámci zákona o veřejných zakázkách. Nákupní portál (e-shop) s elektronickým katalogem vysoutěžených položek. On-line přehled nákupů spotřebního materiálu a služeb u všech organizací města. Prevence proti korupci.

6 Kdo má projekt na starosti Pro řízení projektu SSN bylo v roce 2011 magistrátem města zřízeno oddělení majetkových účastí a sdruženého nákupu pod odborem financí a rozpočtu. V současné době se projektem zabývá oddělení kapitálových účastí a sdruženého nákupu, který je začleněn pod odbor veřejných zakázek a kapitálových účastí. Toto oddělení v rámci SSN vykonává následující činnosti: doporučuje komodity k soutěžení; komunikuje se všemi organizacemi v rámci celého projektu. koordinuje sběr dat v rámci SSN, jejich analýzu a zpracování navrhuje opatření na základě měsíčního reportingu a nastavení motivačního systému; vyhodnocuje RATING transparentnosti nákupů zpracovává metodiku evidence a nákupů v rámci projektu

7 Dílčí kroky realizace projektu SSN 1. Krok Stanovení cílů, kterých chceme dosáhnout 2. Krok SEZNÁMENÍ S PROJEKTEM 3. Krok ZAHÁJENÍ SBĚRU DAT A ANALYTICKÉ ČINNOSTI 4. Krok ŠKOLENÍ ORGANIZACÍ na evidenční nástroj a e-katalog Nákupní portál města Ostrava 5. Krok ZAHÁJENÍ PROVOZU Nákupního portálu resp. e-shopu (elektronického katalogu), a tudíž faktické zahájení projektu SSN. Teprve po zpracování analýz, seznámení s projektem, přípravě realizace centralizovaných nákupů, a uskutečněném školení (byť toto nikdy nekončí), jsme mohli zahájit rutinní provoz Systému sdružených nákupů. Vzhledem k náročnosti projektu se vše stihlo v relativně krátkém čase, neboť implementace systému proběhla v prvním případě za necelých 8 měsíců a ve druhém případě za 180 dnů.

8 Jak jsme toho dosáhli Systém sdruženého nákupu byl vytvořen pro vybrané komodity, které jsme na základě provedených analýz rozdělili do 2 skupin resp. kategorií, a to do komoditní kategorie KK I. a do komoditní kategorie KK II. KK I. zahrnuje energie a služby a ostatní provozní náklady KK II. zahrnuje materiál, potraviny, zboží, drobný majetek

9 Pravidla systému sdruženého nákupu Pro zajištění fungování SSN byla schválena Pravidla systému sdruženého nákupu. Požadavky k realizaci zavedení komplexního Systému sdruženého nákupu (SSN) se rovněž opírají o řadu platných dokumentů zejména vlády ČR a EU v oblasti efektivního nakupování a hospodaření. Pravidla SSN mají 7 částí: I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ II. III. IV. PRÁVA A POVINNOSTI SUBJEKTŮ SYSTÉMU SDRUŽENÉHO NÁKUPU ANALÝZA NAKUPOVANÝCH POLOŽEK, PERIODICKÉ NASTAVOVÁNÍ A SCHVALOVÁNÍ PRAVIDEL PRO ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK V SYSTÉMU SDRUŽENÉHO NÁKUPU V. ELEKTRONICKÉ OBJEDNÁVÁNÍ KK II. A EVIDENCE KK I. V RÁMCI SYSTÉMU VI. VII. SDRUŽENÉHO NÁKUPU NÁKUPNÍ CONTROLLING PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

10 Co sledujeme MÍRU ZAPOJENÍ ORGANIZACÍ (RATINGOVÉ HODNOCENÍ ORGANIZACÍ) EFEKTIVITU ELEKTRONICKÝCH VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ (POČET AUKCÍ, SOUTĚŽENÝ OBJEM, GENEROVANÁ VÝŠE ÚSPOR) EKONOMIKU PROJEKTU (POROVNÁNÍ ÚSPOR A NÁKLADŮ NA PROVOZ SYSTÉMU)

11 Ekonomika projektu Tabulka: Ekonomické vyhodnocení projektu SSN Statutárního města Ostrava za období tis. Kč Položka Původní poskytovatel Nový poskytovatel Celkem za oba systémy OBJEMY Období Období Z toho: *) 4Q 2017 rok 2017 **) Vysoutěžené objemy DOSAŽENÉ ÚSPORY El. energie Zemní plyn Ost. služby Nákupní portál Úspora celkem NÁKLADY Implementace systému vč. DPH Odměna provozovateli za rutinní provoz Celkem odměna provozovateli ZISK SMO Rozdíl mezi náklady na projekt a úsporami *) Nákupní portál byl ukončen v dubnu 2017, do odměny provozovateli je zahrnuta i dohoda o vypořádání závazků. **) Nákupní e-shop byl spuštěn v polovině měsíce října 2017.

12 Efektivita projektu Graf: Vývoj SSN ve 2. a 4. čtvrtletí v letech % 113,78% 105,37% 250% 78,34% 111,22% 99,67% 73,28% 87,86% 200% 117,24% 126,92% 121,61% 150% 100% 50% 0% 53,37% 63,52% 58,74% 50,75% 51,59% 69,61% 53,98% 64,70% 53,12% 49,37% 51,15% 50,51% 108,57% 36,67% 80,06% 86,92% 89,64% 79,44% 86,22% 68,25% 76,96% 76,32% 76,14% 20,73% 20,46% 6,45% 2011/2Q 2011/4Q 2012/2Q 2012/4Q 2013/2Q 2013/4Q 2014/2Q 2014/4Q 2015/2Q 2015/4Q 2016/2Q 2016/4Q LEGENDA: Úspora Nákupy SSN Evidované nákupy Poznámka: Do tohoto grafu nejsou zařazeny data za rok 2010 a 2017, a to vzhledem k jejich nízké vypovídací schopnosti způsobené jednak zaváděním systému a jednak přechodem na nový systém.

13 částky v mil. Kč Efektivita projektu Graf: Vývoj SSN v letech dle skupin 4 500, , , , , , , ,00 500,00 0,00 Sledované náklady Zařaditelnost Evidence SSN Nákupy SSN Úspora SSN ROK

14 částky v mil. Kč Efektivita projektu Graf: Vývoj SSN za období v jednotlivých letech dle sledovaných položek POLOŽKA Sledované náklady Evidence SSN Zařaditelnost Nákupy SSN Úspora SSN

15 Nákupy v tis. Kč Efektivita projektu Graf: Vývoj nákupů za VYBRANÉ SKUPINY POTRAVIN za dodrženou cenu za vybrané měsíce roku 2017 a 2018 v tis. Kč (bez DPH) MASO A UZENINY MLÉČNÉ VÝROBKY OVOCE A ZELENINA PEČIVO OBDOBÍ říjen 2017 prosinec 2017 leden 2018 květen 2018 srpen 2018

16 DODRŽENÁ CENA V TIS. Kč (bez DPH) Efektivita projektu Graf: Vývoj nákupů MOTOROVÉ NAFTY za dodrženou cenu za vybrané měsíce roku 2017 a 2018 v tis. Kč (bez DPH) LEGENDA (MĚSÍC/ROK) 12/2017 1/2018 2/2018 3/2018 4/2018 5/2018 6/2018 7/2018 8/ MOTOROVÁ NAFTA

17 Nákupní portál e-shop (elektronický katalog) města Ostravy V současné době přes elektronický jednotný Systém sdruženého nákupu NÁKUPNÍ PORTAL e-shop (elektronický katalog) MĚSTA OSTRAVY!!! elektronicky nakupuje 170 organizací za ceny z e-aukcí. K dnešnímu dni je zde cca 6000 aktivních položek. Ostrava má od roku 2010 za sebou v Systému sdružených nákupů více než 2000 e-aukcí, především v potravinách, MTZ a naftě, elektřině a zemním plynu.

18 Rating a reporting ZÁKLADEM FUNGOVÁNÍ PROJEKTU JE NÁKUP V RÁMCI SYSTÉMU SDRUŽENÉHO NÁKUPU A EVIDENCE NÁKUPŮ ZE STRANY ORGANIZACÍ. Ze zkušenosti víme, že pokud organizace evidují, tak většinou i nakupují zboží za ceny z elektronických aukcí, tudíž dodržují ceny. Pro kontrolu fungování projektu využíváme controlling, který se skládá ze dvou částí: 1. Rating zde sledujeme, jak organizace plní stanovené cíle, pomocí tzv. žebříčků hodnocení, který se skládá z nákupů a evidence vybraných druhů nákladů. 2. Reporting zde kontrolujeme konkrétní organizace, zda nakupují přes e-katalogy nebo nakupují mimo systém.

19 Rating a reporting Rating - jasná a jednoduchá metodika hodnocení dle nastavených kritérií Jednotlivé hodnoticí kategorie: A plní cíle ve všech kategoriích (KK I., KK II.) jak v nákupu, tak v evidenci B plní cíl alespoň v jedné kategorii (KK I., KK II.) buď v nákupu, nebo v evidenci C zapojila se, ale neplní cíl ani v jedné kategorii (KK I., KK II.) ani v nákupu, ani v evidenci D organizace se zapojila jen velmi málo nebo se nezapojila vůbec

20 Rating a reporting R o k R o k

21 Rating a reporting Žebříčky organizací - rating

22 Rating a reporting Reporting jednoduchý grafický výstup

23 Rating a reporting Reporting průběžné výsledky

24 Příklady dosažených úspor Telekomunikační služby SMO v roce 2012 Celkový objem zakázky: 22,8 mil. Kč Úspora v Kč: 19,9 mil. Kč Úspora v %: 86,9 % Potraviny nákup přes elektronický katalog za sledované období 1-8/2018 Celkový objem zakázky: 34,5 mil. Kč Úspora v Kč: 9,9 mil. Kč Úspora v %: 18,2 % Motorová nafta nákup přes elektronický katalog za období 1-8/2018 Celkový objem zakázky: 71,6 mil. Kč Úspora v Kč: 4,9 mil. Kč Úspora v %: 6,4%

25 Závěr Systém sdruženého nákupu Statutárního města Ostrava přináší: Komplexní nabídku nákupů z jednoho místa Efektivní řízení nákladů Kontrolu vynakládání veřejných prostředků Osobní právní odpovědnost Nejčistší kontrolní mechanismus = VEŘEJNOST

26 Závěr Hlavními cíli využívání systému sdružených nákupů zůstávají úspory a zjednodušení nákupů, transparentní zadávání veřejných zakázek a s tím související efektivní řízení samosprávy a především kontrola vynakládání veřejných prostředků.

27 Děkuji Vám za pozornost.

28 Kontakt: Ing. Valentina Vaňková vedoucí oddělení kapitálových účastí a sdruženého nákupu Magistrát města Ostravy Sokolská 26, Ostrava E: vvanková@ostrava.cz T: