8. Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad Cestovní náhrady jsou poskytovány podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce v platném znění. I. ÚČEL 1.1. Účelem této směrnice je zajištění jednotného postupu při vysílání zaměstnanců na pracovní cesty a stanovení některých sazeb v případech, kdy zákon umožňuje jejich stanovení v určitém rozmezí. II. VYSLÁNÍ ZAMĚSTNANCE NA PRACOVNÍ CESTU 2.1. Vyslat zaměstnance na pracovní cestu má právo pouze ředitel, náměstci ředitele a vedoucí příslušného odboru. Ti také určují datum a východisko pracovní cesty, cíl, účel a dobu trvání pracovní cesty, dopravní prostředek, způsob ubytování a datum a místo ukončení pracovní cesty. 2.2. Krátkodobé pracovní cesty (trvající méně než 5 hodin) k jednání na příslušných úřadech a přesuny mezi jednotlivými detašovanými pracovišti knihovny, musí být vykazovány v elektronickém docházkovém systému registračním symbolem přesun. U těchto cest není nutné vyplňovat cestovní příkaz. 2.3. Souhlas k použití vlastního vozidla zaměstnance místo určeného veřejného dopravního prostředku vydává pouze ředitel knihovny a to vždy před zahájením pracovní cesty. Formuláře k souhlasu s použitím soukromého vozidla zaměstnance jsou uvedeny v Příloze č.2. III. NÁHRADY PŘI TUZEMSKÉ PRACOVNÍ CESTĚ Zaměstnanci náleží při tuzemské pracovní cestě tyto cestovní náhrady: a) jízdní výdaje b) výdaje za ubytování c) zvýšené stravovací výdaje (dále jen stravné ) d) nutné vedlejší výdaje 3.1. Jízdní výdaje 3.1.1. Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši. 3.1.2. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, bude mu poskytnuta tato náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. 3.1.3. Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, bude zaměstnanci uhrazena náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce. 3.1.4. Použije-li zaměstnanec se souhlasem ředitele knihovny nebo zástupce ředitele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou služebního vozidla knihovny, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. 3.1.5. Použije-li zaměstnanec na žádost ředitele knihovny nebo zástupce ředitele silniční motorové vozidlo, s výjimkou služebního vozidla knihovny, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní
náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Náhrada za PHM se vypočte jako součin průměru všech údajů o spotřebě PHM, uvedených v technickém průkazu, zaměstnancem prokázané ceny PHM a ujetých kilometrů. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle Zákoníku práce v platném znění. 3.1.6. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč, při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným k Zákoníku práce v platném znění. V případě, že dojde k úpravě sazby, bude tato změna uvedena v části této směrnice Stanovení sazeb základních náhrad a pevného kurzu. 3.1.7. Před prvním použitím vlastního vozidla musí zaměstnanec předložit platné pojistné smlouvy příslušného vozidla, tím se má na mysli smlouva o zákonném pojištění vozidla (povinné ručení) a smlouva o havarijním pojištění. Bez těchto dokladů nemůže zaměstnanec použít silniční motorové vozidlo. 3.2. Výdaje za ubytování 3.2.1. Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. 3.2.2. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit. 3.3. Stravné 3.3.1. Zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši a) 70 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 110 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) 165 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Tato výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným k Zákoníku práce v platném znění. V případě, že dojde v průběhu roku k úpravě sazeb stravného, budou tyto změny uvedeny v části této směrnice Stanovení sazeb základních náhrad a pevného kurzu. 3.3.2. Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 3.3.3. Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá a) 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla b) 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla 3.3.4. Vypočtené sazby se zaokrouhlí na celé Kč tak, že do 50 haléřů se zaokrouhlí směrem dolů, 50 haléřů a více směrem nahoru. 3.3.5. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
3.3.6. Po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. 3.4. Nutné vedlejší výdaje 3.4.1. Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. 3.4.2. Mezi nutné vedlejší výdaje na pracovní cestě patří např. doklad o parkování, poplatek za služební telefonické hovory a vstupenka na stanovenou akci (výstava, veletrh apod.). IV. CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTĚ Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě. Zaměstnanci náleží při zahraniční pracovní cestě tyto cestovní náhrady: a) jízdní výdaje b) výdaje za ubytování c) stravovací výdaje v cizí měně (dále jen zahraniční stravné ) d) nutné vedlejší výdaje 4.1. Jízdní výdaje 4.2.1. Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci ve výši a za podmínek stanovených a uvedených v bodě III. s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení. 4.2. Výdaje za ubytování 4.2.1. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty, a to podle bodu 3.2. 4.3. Zahraniční stravné 4.3.1. Zaměstnanci přísluší při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně ve výši a za podmínek dále stanovených. 4.3.2. Zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného prováděcím právním předpisem vydaným k Zákoníku práce v platném znění. Výše zahraničního stravného bude určena ze
základní sazby zahraničního stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. 4.3.3. Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby podle bodu 4.3.2., jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, bude zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle bodu 3.3. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. 4.3.4. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného podle bodu 3.3. 4.3.5. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty v zahraničí poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu a) 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby, b) 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby, c) 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby. 4.3.6. Zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá a) 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla b) 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla 4.4. Nutné vedlejší výdaje 4.4.1. Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. 4.4.2. Mezi nutné vedlejší výdaje na pracovní cestě patří např. doklad o parkování, poplatek za služební telefonické hovory a vstupenka na stanovenou akci (výstava, veletrh apod.). 4.4.3. Mezi nutné vedlejší výdaje patří i sjednané cestovní pojištění. Cestovní pojištění si zajistí zaměstnanec sám na vlastní náklady u jím vybrané pojišťovny. Příslušné doklady o úhradě přiloží zaměstnanec k vyúčtování zahraniční pracovní cesty. 4.4.4. Zaměstnanci bude při zahraniční pracovní cestě poskytnuto kapesné v cizí měně ve výši 40 % vypočteného stravného. V. POSKYTNUTÍ ZÁLOHY A VYÚČTOVÁNÍ PRACOVNÍ CESTY 5.1. Zaměstnanec, který je vyslán na tuzemskou pracovní cestu delší než jeden den, může požádat o poskytnutí zálohy až do předpokládané výše cestovních náhrady. Zaměstnanci vysílanému na zahraniční pracovní cestu bude poskytnuta záloha ve výši předpokládaných výdajů. Tato záloha bude poskytnuta v cizí měně, stanovení příslušných kurzů je uvedeno ve směrnici č.7.
5.2. Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad příslušnému vedoucímu odboru, který svým podpisem potvrdí účelovost pracovní cesty. Následně zaměstnanec předá všechny doklady do hlavní pokladny knihovny a vrátí do hlavní pokladny nevyúčtovanou zálohu v Kč. Částka, kterou má zaměstnanec vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. 5.3. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec ve měně, která mu byla poskytnuta, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí knihovna zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Při vyúčtování zálohy použije knihovna kurz, který je uveden ve směrnici č.7. 5.4. Hlavní pokladní knihovny provede do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem vyúčtování cestovních náhrad. Částka, která má být zaměstnanci poskytnuta v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. 5.5. Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit příslušnému vedoucímu odboru změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady. 5.6. Řádně vyplněný cestovní příkaz předloží zaměstnanec do hlavní pokladny knihovny k vyúčtování nejpozději do deseti pracovních dnů po jejím vykonání. Vyúčtování pracovních cest se předkládá na předepsaném tiskopise vyplněném ve všech údajích podle předtisku v plném rozsahu. Součástí vyúčtování je příloha s nalepenými cestovními doklady (jízdenky, doklady o ubytování, apod.). Údaje v části tiskopisu vyúčtování pracovní cesty, vyplňují zaměstnanci po skončení cesty a předkládají je ke kontrole a podpisu oprávněnému zaměstnanci. Oprávněným zaměstnancem je ředitel knihovny, náměstci ředitele a vedoucí příslušných odborů. 5.7. Vyplněný cestovní příkaz musí obsahovat tyto náležitosti: 1. strana formuláře Razítko knihovny; číslo cestovního příkazu dle knihy jízd; příjmení, jméno, bydliště zaměstnance; odbor v rámci knihovny; pracovní dobu (7,00 15,30 hod.); počátek cesty - místo, datum, hodina; účel cesty; místo konání pracovní cesty; konec cesty - datum, místo; jména spolucestujících; určený dopravní prostředek; datum a podpis zaměstnance oprávněného k povolení cesty Pokud zaměstnanec požaduje zálohu na cestovní výdaje, uvede se předpokládaná částka těchto výdajů a vyplní se současně částka zálohy, datum vyplacení, číslo pokladního dokladu, podpis pokladníka. Po skončení pracovní cesty se provádí vyúčtování pracovní cesty, které obsahuje: 2. strana formuláře Datum konání cesty - den, měsíc, rok; místo odjezdu a příjezdu; hodina odjezdu a příjezdu; použitý dopravní prostředek; počátek a konec pracovního výkonu; částka jízdného a místní dopravy; stravné; výdaje na ubytování; prokázané nutné vedlejší výdaje, na které musí být doklad; celkovou částku účtovaných náhrad; vyznačení, zda bylo bezplatně poskytnuto stravování či nikoliv; příslušná jízdenka; datum a podpis zaměstnance - účtovatele. Pokud
bylo zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, uvede jaký druh jídla byl poskytnut: snídaně oběd večeře. Hlavní pokladní vrátí zaměstnancům k přepracování a doplnění neúplné nebo nesprávně vyplněné cestovní příkazy. VI. SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 6.1. V případě, že dojde v průběhu roku k úpravě sazeb stravného nebo základních náhrad za použití vlastního vozidla, budou nové sazby vyhlášeny formou dodatku k tomuto předpisu. 6.2. Tato směrnice zrušuje Směrnici č. 8 ze dne 1.11.2012 a nabývá účinnosti dne 1.1.2013.
Příloha č. 1 ke Směrnici pro poskytování a účtování cestovních náhrad: Dle bodu II. uvedené směrnice potvrzují níže uvedení vedoucí zaměstnanci JVK svým podpisem na cestovním příkaze povolení pracovní cesty i vyúčtování pracovní cesty všech zaměstnanců odboru, který řídí. Je-li pracovní cesta vykonávána služebním vozidlem potvrzují též účast řidiče služebního vozidla Okruh zaměstnanců Ředitel JVK Náměstek ředitele Vedoucí odboru Sekretariát, odd. rukopisů a starých tisků Odbor doplňování a zpracování knih Odbor služeb Oprávněná osoba I. Kareš I. Kareš I. Kareš I. Kareš M.Koldová I.Kareš Odbor knihovnictví a odborného vzdělávání Z.Hájková Odbor ekonomicko správní Řidiči vozidel M.Kejzar Příslušný vedoucí odboru, který o vozidlo požádal
Příloha č. 2 Použití soukromého vozidla zaměstnance k pracovní cestě Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích POUŽITÍ SOUKROMÉHO SILNIČNÍHO MOTOROVÉHO VOZIDLA K PRACOVNÍ CESTĚ Zaměstnavatel (JVK) žádá a zaměstnanec souhlasí s použitím níže uvedeného vozidla: Pracovní cesta vykonaná ve dnech:... z výchozího místa... do cílového místa... a zpět. Jméno a příjmení zaměstnance... Pracoviště:... Typ vozidla..., druh použitých PHM... Normovaná spotřeba PHM dle CSN v litrech na 100 km... RZ... Číslo havarijní pojistky.. Jména spolucestujících... ředitel JVK Prohlášení Prohlašuji, že výše uvedené údaje odpovídají skutečnosti, vozidlo je havarijně pojištěno na celou dobu trvání pracovní cesty a že služební cestu vykonám nejkratší možnou trasou, účelně a hospodárně. V Českých Budějovicích dne Podpis zaměstnance Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za každý 1 km jízdy a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích ŽÁDOST ZAMĚSTNANCE O SOUHLAS S POUŽITÍM SOUKROMÉHO SILNIČNÍHO MOTOROVÉHO VOZIDLA K PRACOVNÍ CESTĚ Zaměstnavatel (JVK) souhlasí s použitím níže uvedeného vozidla: Pracovní cesta vykonaná ve dnech:... z výchozího místa... do cílového místa... a zpět. Jméno a příjmení zaměstnance... Pracoviště:... Typ vozidla..., druh použitých PHM... Normovaná spotřeba PHM dle CSN v litrech na 100 km... RZ... Číslo havarijní pojistky... Jména spolucestujících... ředitel JVK Prohlášení Prohlašuji, že výše uvedené údaje odpovídají skutečnosti, vozidlo je havarijně pojištěno na celou dobu trvání pracovní cesty a že služební cestu vykonám nejkratší možnou trasou, účelně a hospodárně. V Českých Budějovicích dne Podpis zaměstnance Zaměstnanci je přiznána náhrada jízdních výdajů pouze ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek.
Stanovení sazeb základních náhrad a pevného kurzu od 1.1.2015 Jízdní výdaje Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč. Stravné Zaměstnanci bude poskytnuto za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši a) 75 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 115 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) 175 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Základní sazby zahraničního stravného Země Měnový kód Měna Základní sazby stravného Francie EUR Euro 45 Německo EUR Euro 45 Nizozemsko EUR Euro 45 Polsko EUR Euro 35 Rakousko EUR Euro 45 Slovensko EUR Euro 35 Průměrná cena pohonných hmot Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty činí a) 35,90 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, b) 38,30 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, c) 36,10 Kč u motorové nafty Stanovení pevného kurzu pro přepočet cizí měny Pro období od 1.1.2015 do 31.12. 2015 je stanoven pevný kurz EUR 27,700. Pevný kurz vychází z kurzů devizového trhu vyhlášeného ČNB v prvním pracovním dni měsíce ledna 2015.