Spolupráce GORDIC a Adobe přináší rozšířené možnosti využití PDF Vladimír Střálka Country Manager CZ, SK, SLV
Současný způsob práce s dokumenty není efektivní Dopad na organizaci s 1,000 zaměstnanci 1) $19,732,000 Roční hodnota problémů spojených s prací s dokumenty nebo 213 Ekvivalent v zaměstnancích 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, Sept 2012 1
Problém produktivity práce s dokumenty Dle IDC: Uživatelé věnují 11 hodin týdně řešení problémů spojených prací s dokumenty Co jsou časté nářky uživatelů: Je obtížné přepisovat informace, které již existují v PDF souborech Trávím více času papírováním než něčím přínosným Vytvářet dokumenty, které jsou vždy dostupné, je obtížné, časově náročné a těžkopádné Důsledek: Zaměření se právě na tuto mezeru v produktivitě může výhledově přinést zvýšení produktivity o téměř 10% 2
Neefektivnost v součinnosti a sdílení dokumentů Dle IDC: Zaměstnanci tráví až 50% svého pracovního času vzájemnou součinností, ale polovina tohoto času přichází vniveč díky neefektivitám. Co jsou časté nářky uživatelů: Ztratím hodiny hlídáním recenzentů, jejichž vyjádření potřebuji, abych mohl pokračovat ve své práci Spousta dokumentů se ztratí a musí se posílat znovu, než je získám podepsané zpět. Vytváření formulářů a pořizování dat z nich je zdlouhavé a nudné. Důsledek: Stávající univerzální řešení pro spolupráci nejsou účinná při výměně dokumentů 3
Problém bezpečnosti Dle IDC: Téměř 36% organizací z veřejného sektoru se za období jednoho roku setkává s nějakým únikem informací Co na to říká IT: Je naprosto nezbytné chránit dokumenty a soubory, především pokud opouštějí zónu chráněnou firewallem Pro uživatele je velmi obtížné dodržovat bezpečnostní pravidla za všech okolností Hekři představují trvale rostoucí nebezpečí pro naše systémy. Důsledek: Organizace obcházejí složitá pravidla a nařízení, až 90% pracovníků týdně je poruší při komunikaci s externími subjekty. 4
Problémy spojené s prací na různých zařízeních Dle IDC: Do poloviny 2013, až 42% pracovníků veřejného sektoru bude mobilních a budou chtít takto pracovat s dokumenty *) Co říkají mobilní uživatelé: Být schopen vložit poznámky do dokumentu, který prohlížím na mém telefonu, tabletu, by pro mě bylo přínosné a zjednodušilo by mi práci Být schopen dokument podepsat nebo schválit, když jsem v terénu, zrychlilo by procesy, ve kterých jsem účasten Mít možnost vyplnit formulář z mého mobilního zařízení by mi ušetřilo spoustu času Důsledek: Organizace potřebují standardizovat dokumentovou technologii tak, aby byla spolehlivá, bezpečná a portrovatelná na libovolné zařízení. 5
PDF je tím, co umožňuje organizacím překonávat zmíněné nedostatky 733M+ 358% PDF souborů na webu Růst během 2 let 6
PDF pro veřejnou správu GOV UŽIVATEL CIO/ IT SPEC SEGMENTY Národní vlády, regionální samosprávy, bezpečnostní složky, města, veřejné instituce, úřady HLAVNÍ POTŘEBA HLAVNÍ OKRUHY PROBLÉMŮ Vytváření a výměna dokumentů s ostatními, zabezpečení, dostupnost, multiplatformnost Snadná práce s dokumentem v pdf jako s dokumentem vzniklým skenováním Komplexní prostředí pro práci s dokumenty Snadná ochrana a zabezpečení dokumentů Náhrada papírových formulářů Odpovědnost za podporu současné technologie a zavádění technologií nových Zlepšení produktivity a reakceschopnosti Zlepšení bezpečnosti informací Zjednodušení pro uživatele a zvýšení spokojenosti veřejnosti s používáním, soulad se zákonnými požadavky Platformní nezávislost 7
Vhodná řešení nad PDF pro veřejný sektor Acrobat XI Pro Acrobat XI Standard Reader XI Adobe LiveCycle EPO Nová řešení propojená s aplikacemi dávající odpovědi na problémy s dokumenty 8
Acrobat XI co je nového Produktivita uživatele Přirozený způsob úprav textu a obrázků v PDF Snadný převod z PDF do MS Office Akce pro snadné stanovení a dodržování pravidel práce s dokumenty Spolupráce Urychlení schvalovacích a hodnotících procesů Zjednodušení veškerých procesů s formuláři Bezpečnost informací Snadné a spolehlivé zabezpečení PDF z prostředí Acrobatu a Microsoft Office Podpora nových bezpečnostních standardů Využití různých zařízení Acrobat je touch-friendly využití s Windows 8 a Citrix XenApp Adobe Reader pro spolehlivé prohlížení a práci s PDF 9
Adobe LiveCycle Intuitivní uživatelské rozhraní Dává přirozené, jednoduše použitelné rozhraní pro práci s formuláři, dokumenty, libovolným obsahem a aplikacemi(pdf, Flash, HTML, Mobile) Komunikace Dodává různorodý obsah na různá zařízení a různými kanály(print, e-mail, web, etc.) Automatizace procesů Zajišťuje efektivní řízení procesů nad informacemi jak uvnitř organizace tak mimo organizaci 10
EPO - Centrální podatelna Internetová služba pro úřady a občany, organizace, Poskytuje úřadu kompletní řešení podacích formulářů s plnou podporou platné legislativy bez nutnosti jakýchkoliv investic do nákupu hardware a software Poskytuje občanovi (organizacím) elektronické formuláře daného úřadu, které může postupně vyplnit na svém počítači, uložit pro budoucí použití a dle platné legislativy zaslat úřadu, bez nutnosti kupovat speciální software Systém umožňuje Přizpůsobení formuláře požadavkům dané obce Přikládat povinné přílohy, volitelné přílohy Odeslání formulářů různými způsoby Papír poštou, formuláře jsou opatřeny 2D Barcode ISDS elektronická forma El. Podatelna elektronická forma vyžadující ZEP 11
Adobe a GORDIC přinášejí integrovaná řešení dokumentů PDF se systémy pro úřad Adobe Acrobat Speciální cenový program Plnohodnotnou práci s PDF na desktopu konverze, podpisy, interní formuláře Efektivní propojení s MS Office Vhodný software pro všechny typy úřadů Adobe LiveCycle Speciální cenový program Serverová platforma pro řízení procesů s PDF konverze, podpisy, interní-externí formuláře Integrace se spisovou službou Gordic Vhodné pro velké úřady EPO Elektronická podání občanů Nulové investice, SaaS Elektronické formuláře obcí a úřadů pro občany PDF formulář jako služba softwarová služba (SaaS) Masivní platforma Adobe LiveCycle ARATRON s.r.o Adobe Reader Zdarma Univerzální klient pro pokročilou práci s PDF (komentáře, připomínky, formuláře) Podpora mobilních zařízení tablety, telefony 12