Adobe Inteligentní elektronické dokumenty a jejich uplatnění v práci úřadu

Transkript

1 Adobe Inteligentní elektronické dokumenty a jejich uplatnění v práci úřadu Vladimír Střálka Territory Account Manager

2 Problém elektronického dokumentu Co je dokument? Soubor, jaký formát, co když je více zdrojů a různých formátů Mail obsahující několik připojených souborů různých formátů Dostupnost dokumentu Každý musí mít nativní aplikace souborů pro jejich čtení, nebo viewer, problémy s verzemi, konverzemi atd. Bezpečnost Jak zabezpečit elektronické soubory proti změně R/O pak se však špatně připomínkuje Hesla - problémy s distribucí hesel Jak zajistit v různých typech souborů z různých zdrojů řízení přístupu Jak podepisovat, podpis více osobami Jak zajistit nezávislost dokumentu na aplikaci a přitom zachovat požadavky bezpečnosti Jak archivovat 2

3 PDF plnohodnotný elektronický dokument (spis) Prezentační vrstva Plnohodnotná presentace dokumentu tak, jak vypadá v papírové formě Business logika Programový kód Java Script Logika nad XML v dokumentu Konektory na externí datové zdroje XML Transport Možnost nést XML data pro integraci s dalšími systémy Ostatní Vrstva pokynů pro Reader Poznámky, připomínky, připojené souboury Vrstva bezpečnosti 3

4 Adobe Inteligentní Dokumentová platforma 4

5 Bezpečnost a zabezpečení PDF 6 klíčových kritérií bezpečnosti zajištěných dokumentem PDF Důvěrnost Zajištění obsahu proti zneužití šifrování, Policy Oprávnění Kdo a co má povoleno s dokumentem provádět Policy, Reader Extensions Zodpovědnost Co daná osoba s dokumentem udělala historie dle podpisů Integrita Ověření, že dokument nebyl změněn Pravost Ověření odkud dokument přichází Nezpochybnitelnost Zajistit, aby signatář nemohl popřít jím podepsaný obsah podpis vizuální vrstvy, nejen aplikace a tedy dat 5

6 Využití PDF elektronického dokumentu Publikace dokumentů úřadu Elektronický spis propojený s podatelnou a spisovou službou Plně interaktivní a inteligentní formuláře Digitalizace papírových dokumentů a následné OCR Archivace Návaznost na systém CEP/CED Ochrana důvěrných dokumentů proti zneužití 6

7 Co je potřeba k využívání PDF Občan Úřad Malý IS úřadu Velký Reader Acrobat LiveCycle CEP/CED Reader LiveCycle 7

8 Publikace v PDF Typy dokumentů Vyhlášky, sdělení, oznámení Zdroj z různých datových formátů nebo scanované dokumenty Jednotná forma prezentace, skládané dokumenty (složky) Certifikace Důvěryhodnost zdroje obsahu Nezaměnitelnost Zabezpečení Časová platnost Oprávnění uživatelé Příklad Ukázka publikovaného dokumentu Občan nepotřebuje ebuje nic jiného než Adobe Reader - Zdarma 8

9 Elektronický spis propojený s podatelnou a spisovou službou Ukládání dokumentů spojených s daným případem do jednoho celku Plně elektronický dokument z různých informačních zdrojů a formátů Provázanost na CEP/CED Dostupnost i pro ty nejmenší úřady min. 1x Acrobat, jinak Reader CEP/CED Podatelna Spisovka 9

10 Plně interaktivní a inteligentní formuláře Jednoduchá tvorba formuláře Designer v rámci Acrobat Professional Automatický návrh formuláře Vystavení formuláře na Webu nebo rozeslání em Možnost příjmu pouze XML nebo celého PDF/XML Automatické kolektování dat z formuláře a propojení na šablonu formuláře Export dat do Excelu nebo textového souboru Propojení s ostatními aplikacemi Návaznost na CEP/CED s využitím 2D čárového kódu Dostupnost pro malé úřady - Stačí 1x Acrobat Professional Občan stačí Adobe Reader Zdarma Příklad 10

11 Ukázka nasazení PDF formuláře CEP/CED CEP/CED 11

12 Digitalizace dokumentů, archivace Jednotný formát dokumentů z různých zdrojů Dostupnost všem úředníkům Adobe Reader Full Textové prohledávání Nezávislost na aplikaci Dostupné řešení i pro malé úřady 1x Acrobat Professional Acrobat Reader 12

13 Zabezpečení dokumentů služba CEP/CED Na straně poskytovatele dokumentu je nastaven a kontrolován životní cyklus dokumentu Uživatelské přístupy Časová platnost Co s dokumentem bude kdo dělat Monitoring přístupu k dokumentu Není závislý na žádné aplikaci Stačí READER 13

14 Standardy PDF PDF Inteligentní platforma používá zásadně uznávané standardy Vizuální forma - PDF je otevřený veřejný popis, de facto standard Programový kód - Java, J2EE Komunikace - HTTP, SOAP, HTTP, JDBC, WEB Services Data - XML Archivace - PDF/A otevřený veřejný popis formátu pro archivování (ISO) Bezpečnost Identita - LDAP, Active Directory El. Podpis - PKI, CRL, OCSP Šifrování - AES, DES, RSA, DSA a El Gamal Integrita - CRC, MD5, SHA-1, SHA-256, MAC, HMAC a další 14

15 Souhrn Adobe Inteligentní dokumentová platforma Elektronická forma dokumentu elektronický informační kontejner Využití Informační, datový a dokumentový kontejner nezávislý na aplikaci Jednotný způsob presentace informace Spolupráce připomínkování, anotace Sběr dat pro IS Inteligentní formuláře Bezpečnost Přínosy Jeden univerzáln lní klient zdarma nižší náklady na pořízen zení,, provoz a školení Dostupné komplexní řešení i pro malé úřady Acrobat Professional ca KčK Návaznost na CEP/CED a plná provázanost Nezávislost na systému jednoduchšší implementace, realizovatelnost Komplexnost nižší náklady na rozšířerní 15

16 Proč PDF Založen na standardech Jedinná komplexní a platformově nezávislá technologie elektronického dokumentu, umožňující mnoho dokumentových funkcí Obecné podání nebo formulář Spis (kolektování více dokumentů) Plná podpora elektronického a písemného podpisu Bezpečnost READER prostředek pro plnou interakci na straně občana ZDARMA, plně rozšířen Cena ca Kč/uživatel power uživatel, ostatní pouze Reader Plná podpora CEP/CED od Hospodářské Komory Reader Acrobat CEP/CED 0,- Kč 10k KčK Služba 16

17 Reference Belgie, Německo, Chorvatsko Státem uznaný elektronický dokument podpisovatelený eid card Splněny Common criteria European Union Commission Management smluv a formulářů - 26 forms, users, smluv Robins Air Force Base Armádní nákupní organizace formuláře Stát Florida, Illinois, New York, nevada, Texas, Ohio,... Elekronické formuláře Italská Justice espis propojení složek justice policie, prokuratura, soud Portugalská Justice Platforma elektronického dokumentu US federální soud Reference\1 USCourtsWinReportFNL_March2006.pdf Elektronický spis US Pohraniční policie Off-line forms evidence v terénu 17

18 Otázky a odpovědi 18