Příloha č. 1 k Příkazu ministra kultury č. 29/2013 Pravidla centralizovaného zadávání veřejných zakázek v resortu Ministerstva kultury ČÁST PRVNÍ ÚČEL A PŮSOBNOST Čl. I Předmět a účel úpravy 1. Vláda ČR schválila usnesení ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek ústředních orgánů státní správy za účelem posílení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při zadávání veřejných zakázek a dosažením úspor ve státním rozpočtu. 2. V rámci resortního systému centralizovaného zadávání veřejných zakázek v resortu Ministerstva kultury budou sdružovány potřeby zadavatelů v rámci resortu Ministerstva kultury (dále jen MK ) na nákup komodit z povinného seznamu schváleného usnesením vlády a dalších komodit, u kterých tak určí řídicí subjekt MK. Sdružené nákupní potřeby zadavatelů resortu MK budou následně uspokojovány formou veřejných zakázek (dále jen VZ ) zadávaných centralizovaně v souladu s těmito Pravidly centralizovaného zadávání VZ v resortu MK (dále jen Pravidla ), s Minimálními požadavky na vytvoření a provoz resortních systémů centralizovaného zadávání VZ pro ústřední orgány státní správy. Čl. II Vymezení pojmů Pro účely těchto Pravidel se rozumí: a) centralizovaným zadáváním VZ postup zadávání VZ dle ustanovení 3 odst. 1 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), kdy centrální zadavatel provádí zadávací řízení a zadává VZ na dodávky, služby či stavební práce na účet pověřujících zadavatelů, b) centrálním zadavatelem organizační útvar MK pověřený výkonem funkce centrálního zadavatele, 1
c) číselníkem NIPEZ 1 číselník komodit a komoditních skupin vytvořený v návaznosti na stávající hierarchii položek klasifikace CPV2 2 ; číselník NIPEZ spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj ČR (dále jen MMR ), d) komoditou dodávka zboží, služba nebo stavební práce, e) komoditní skupinou skupina, která má v klasifikačním stromu připojené ještě podřízené struktury, a to buď komodity, nebo další komoditní skupiny, f) minimálním povinným seznamem komodit seznam komodit povinně nakupovaných v rámci resortního systému centralizovaného zadávání připravený správcem (MMR) a schválený usnesením vlády č. 930/2011, g) Minimálními požadavky Minimální požadavky na vytvoření a provoz resortních systému centralizovaného zadávání schválené usnesením vlády č. 563/2011, h) NIPEZ Národní infrastruktura pro elektronické zadávání VZ, i) organizačním útvarem MK organizační útvar ve smyslu 4 odst. 1 a 2 Organizačního řádu Ministerstva kultury, j) pověřujícím zadavatelem zadavatel, který není centrálním zadavatelem a který je zahrnut do příslušného resortního systému centralizovaného zadávání veřejných zakázek, k) prováděcí smlouvou písemná smlouva, na základě které je poskytováno konkrétní plnění dodavatelem; písemnou smlouvou se rozumí také potvrzená objednávka, l) příkazem ministra Příkaz ministra kultury č. 29/2013, m) rámcovou smlouvou písemná smlouva mezi zadavatelem a jedním či více uchazeči uzavřená v souladu se zákonem na dobu určitou, která upravuje podmínky týkající se jednotlivých VZ na pořízení opakujících se dodávek, služeb či stavebních prací s obdobným předmětem plnění zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy, zejména pokud jde o cenu a množství; na základě rámcové smlouvy není dodavatelem na rozdíl od prováděcí smlouvy poskytováno konkrétní plnění, n) resortním seznamem nakupovaných položek (dále jen RSNP ) evidence informací o zadaných komoditách v resortním systému centralizovaného zadávání, která slouží především pro efektivní komunikaci mezi pověřujícími zadavateli a centrálním zadavatelem, dle čl. IX odst. 8 Minimálních požadavků, o) resortním seznamem komodit seznam komodit, které budou nakupovány centralizovaně v rámci resortního systému centralizovaného zadávání; tento seznam obsahuje minimálně komodity z minimálního povinného seznamu komodit, p) resortním systémem centralizovaného zadávání (dále jen RS CZ ) soustava zadávacích postupů a pravidel v rámci resortu MK, jež jsou vymezeny zejména 1) Číselník NIPEZ je dostupný na adrese http://ciselnik.nipez.cz. 2) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/20082 o společném slovníku pro veřejné zakázky (CPV), ve znění nařízení Komise (ES) č. 213/2008. 2
subjektem, který plní funkci centrálního zadavatele, výčtem pověřujících zadavatelů a resortním seznamem komodit, q) resortním vzorem vzor zadávacích podmínek, vzor smlouvy o centralizovaném zadávání či vzor jakéhokoliv jiného dokumentu, který byl vydán centrálním zadavatelem, r) řídícím subjektem Česká republika Ministerstvo kultury, s) smlouvou o centralizovaném zadávání smlouva mezi centrálním a dvěma či více pověřujícími zadavateli upravující vzájemná práva a povinnosti související s centralizovaným zadáváním veřejných zakázek, t) správcem správce všech resortních systémů centralizovaného zadávání jednotlivých resortů, který k nim zajišťuje metodickou podporu; roli správce vykonává MMR, u) účetními jednotkami veškeré subjekty uvedené v 1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, v) účetními záznamy údaje dle 4 odst. 10 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, w) věcně příslušným útvarem organizační útvar MK pověřený ke správě komodit jemu určených v resortním seznamu komodit, x) vyhodnocením fungování RS CZ vyhodnocení fungování resortního systému centralizovaného zadávání dle čl. X odst. 2 písm. a) Minimálních požadavků, y) zadávacím řízením způsob výběru dodavatele, jehož cílem je zadání VZ postupem podle zákona nebo závazných postupů, z) zadavatelem centrální nebo pověřující zadavatel. Čl. III Působnost a rozsah použití Pravidel 1. Těmito pravidly jsou povinni se řídit: a) Česká republika - Ministerstvo kultury, b) pověřující zadavatelé, c) jakýkoliv jiný zadavatel, který přistoupí do RS CZ MK. Čl. IV Způsob centralizovaného zadávání 3
1. Centralizované zadávání je realizováno uzavíráním písemných smluv o centralizovaném zadávání mezi centrálním zadavatelem a pověřujícími zadavateli. 2. Centrální zadavatel provádí zadávací řízení k veřejným zakázkám na dodávky, služby či stavební práce na účet pověřujících zadavatelů v souladu s 3 odst. 1 písm. b) zákona. ČÁST DRUHÁ PRAVOMOCI A ODPOVĚDNOSTI Čl. V Pravomoci a odpovědnosti centrálního zadavatele Centrální zadavatel má zejména následující pravomoci a odpovědnosti: a) zajišťuje správu předpisů upravujících RS CZ, jejich soulad s Minimálními požadavky a jejich publikaci, b) vytváří a aktualizuje resortní seznam komodit dle Čl. IX a Čl. X, c) připravuje resortní vzory i. smluv o centralizovaném zadávání, ii. zadávacích podmínek pro centralizovaně zadávané komodity v součinnosti s organizačním útvarem MK, v jehož působnosti je, v souladu s vnitřními předpisy MK, spolupráce na přípravě vzorů, posouzení návrhů smluv či zadávacích podmínek nebo zajišťování spolupráce při přípravě smluv či zadávacích podmínek, a zajišťuje jejich připomínkové řízení v rámci organizací účastnících se RS CZ dle Čl. XVII, d) ve spolupráci s věcně příslušným útvarem připravuje smlouvy o centralizovaném zadávání a zajišťuje jejich připomínkové řízení v rámci organizací účastnících se RS CZ dle Čl. XI, e) zajišťuje podpis a případné změny smluv o centralizovaném zadávání, f) zajišťuje sběr požadavků na nákup komodit od věcně příslušných útvarů MK dle Čl. XII, g) připravuje a aktualizuje plán veřejných zakázek dle čl. Čl. XII, h) zajišťuje realizaci centralizovaných zadávacích řízení v souladu s vnitřním předpisem MK upravujícím zadávání veřejných zakázek na MK, i) vytváří a spravuje resortní seznam nakupovaných položek dle Čl. XX, 4
j) zajišťuje přípravu žádostí o výjimku z účasti v RS CZ pro podřízené organizace a jejich předání vládě ČR ke schválení dle Čl. XXIII, k) předkládá ministrovi ke schválení žádosti zadavatelů mimo resort MK o přistoupení k RS CZ dle Čl. XXII, l) navrhuje řešení ve sporech dle Čl. XXI těchto pravidel, kontroluje dodržování povinností vyplývajících z usnesení vlády č. 563/2011 a Minimálních požadavků v resortu MK, zajišťuje metodickou podporu centralizovaného zadávání pro všechny subjekty účastnící se RS CZ, m) připravuje vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII, n) eviduje nákupy realizované mimo resortní systém centralizovaného zadávání dle Čl. XXIV odst. 1, 2, 9, 10 a 11 včetně uvedení předmětu veřejné zakázky definovaného s využitím číselníku NIPEZ a jednotkové ceny, za kterou byla daná komodita pořízena, o) pro komodity, které nejsou součástí minimálního povinného seznamu komodit, stanovuje vlastní metodiku vyčíslování úspor (dále jen Metodika vyčíslování úspor stanovená správcem RS CZ ), přičemž musí vždy vycházet z typových metod uvedených v kap. 5 Metodiky vyčíslování úspor dosažených v rámci resortního systému centralizovaného zadávání vydané MMR dle čl. IV bod 1 písm. c) usnesení vlády č. 563/2011, p) provádí komoditní analýzu ve svém resortu za účelem nastavení parametrů RS CZ při zohlednění logistických charakteristik resortu. Čl. VI Pravomoci a odpovědnosti věcně příslušných útvarů Věcně příslušný útvar má v RS CZ následující pravomoci a odpovědnosti: a) poskytuje centrálnímu zadavateli součinnost při přípravě smluv o centralizovaném zadávání dle Čl. XI a vyhodnocení fungování RS CZ dle čl. XVIII odst. 4, b) předává centrálnímu zadavateli požadavky na nákup komodit jemu určených do správy za všechny organizační útvary MK a pověřující zadavatele, a to v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, c) u komodit jemu určených do správy provádí analýzu komodit nakupovaných zadavateli zařazených do RS CZ dle Čl. IX odst. 3. Čl. VII Pravomoci a odpovědnosti organizačních útvarů MK 5
Organizační útvary MK vyjma útvarů, jejichž pravomoci a odpovědnosti jsou uvedeny v předchozích článcích této části, mají následující pravomoci a odpovědnosti: a) předávají věcně příslušným útvarům požadavky na nákup v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, b) poskytují součinnost centrálnímu zadavateli při přípravě vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII odst. 4, c) poskytují součinnost věcně příslušnému útvaru při analýze nakupovaných komodit dle Čl. IX odst. 4. Čl. VIII Pravomoci a odpovědnosti pověřujících zadavatelů Pověřující zadavatelé mají zejména následující pravomoci a odpovědnosti: a) předávají věcně příslušným útvarům požadavky na nákup komodit v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. XII, b) v rámci účasti v RS CZ poskytují potřebnou součinnost centrálnímu zadavateli, zejména i. účastní se připomínkového řízení k resortním vzorům připraveným centrálním zadavatelem dle Čl. XVII a k návrhům zadávacích podmínek dle čl. XIII, ii. poskytují součinnost centrálnímu zadavateli při přípravě vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII odst. 4 a při podpisu smlouvy o centralizovaném zadávání dle čl. XI, iii. poskytují součinnost věcně příslušným útvarům při analýze nakupovaných komodit v požadované struktuře a dle nastaveného harmonogramu dle Čl. IX odst. 4. ČÁST TŘETÍ RESORTNÍ SEZNAM KOMODIT Čl. IX Resortní seznam komodit 6
1. Centrální zadavatel spravuje resortní seznam komodit, který je tvořen komoditami uvedenými v minimálním povinném seznamu komodit a komoditami zařazenými do resortního seznamu komodit na základě analýzy provedené dle tohoto článku. 2. Věcně příslušný útvar provede u komodit jemu určených do správy vždy po skončení každého účetního období analýzu komodit nakupovaných zadavateli. Součástí analýzy komodit musí být výpočet úspor provedený dle Metodiky vyčíslování úspor dosažených v rámci resortního systému centralizovaného zadávání vydané MMR dle čl. IV bod 1 písm. c) usnesení vlády č. 563/2011 a dle Metodiky vyčíslování úspor stanovené centrálním zadavatelem. 3. Věcně příslušný útvar za účelem sběru podkladů pro uvedenou analýzu zašle ostatním organizačním útvarům MK a pověřujícím zadavatelům žádost o poskytnutí dat s vymezením jejich formy a rozsahu a to tak, aby byl schopen zaslat centrálnímu zadavateli ve lhůtě dle odst. 6 výstupy z analýzy dle odst. 3. 4. Organizační útvary MK a pověřující zadavatelé jsou povinni poskytnout věcně příslušným útvarům součinnost při sběru dat pro provedení analýzy nakupovaných komodit. 5. Výstupy z analýzy jsou věcně příslušné útvary povinny zaslat nejpozději do 15. února následujícího po analyzovaném období centrálnímu zadavateli za účelem rozhodnutí o možné aktualizaci resortního seznamu komodit a za účelem vyhodnocení fungování RS CZ dle Čl. XVIII. Čl. X Aktualizace resortního seznamu komodit 1. Pokud bude změněn minimální povinný seznam komodit uvedený v usnesení vlády č. 930/2011, ve znění pozdějších předpisů, je centrální zadavatel povinen provést nejpozději do 30 dnů od schválení změny minimálního povinného seznamu komodit aktualizaci resortního seznamu komodit tak, aby v něm byly obsaženy zejména komodity z minimálního povinného seznamu komodit. Lhůta uvedená v předchozí větě neplatí, pokud vláda ČR určí lhůtu kratší. 2. Na základě dat obsažených v analýze provedené dle Čl. IX věcně příslušnými útvary rozhodne centrální zadavatel, zda bude aktualizován resortní seznam komodit. 3. Pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK může navrhnout centrálnímu zadavateli, bez ohledu na výsledky analýzy provedené dle Čl. IX, provést aktualizaci resortního seznamu komodit. Na základě návrhu pověřujícího zadavatele nebo organizačního útvaru MK rozhodne centrální zadavatel, zda bude aktualizován resortní seznam komodit. 4. Návrh na aktualizaci zašle centrální zadavatel k připomínkám věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům. 5. Věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé zasílají centrálnímu zadavateli odůvodněné připomínky k návrhu aktualizace resortního seznamu komodit nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení návrhu aktualizace. 7
6. Připomínky věcně příslušných útvarů a pověřujících zadavatelů dle odst. 5 je nutné zohlednit pro konečné znění návrhu aktualizace. V případě, že připomínky do konečného znění návrhu aktualizace budou zohledněny jen částečně nebo vůbec, musí centrální zadavatel takový postup odůvodnit a odůvodnění zaslat v písemné formě věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům. 7. Pokud je centrální zadavatel dle odst. 1 povinen aktualizovat resortní seznam komodit nebo rozhodne, že bude aktualizován resortní seznam komodit, navrhne a předloží po připomínkovém řízení uvedeném v odst. 4 až 6 ministrovi ke schválení potřebné aktualizace resortního seznamu komodit. Pokud centrální zadavatel zohlední připomínky věcně příslušných útvarů a pověřujících zadavatelů jen částečně nebo vůbec, předloží centrální zadavatel ministrovi společně s návrhem aktualizace tyto připomínky včetně odůvodnění centrálního zadavatele dle odst. 6. Ministr rozhodne, zda budou připomínky zohledněny zcela, částečně, či nebudou zohledněny. Tímto není dotčeno ustanovení odst. 6 tohoto článku. ČÁST ČTVRTÁ UZAVÍRÁNÍ SMLUV O CENTRALIZOVANÉM ZADÁVÁNÍ A SBĚR POŽADAVKŮ NA NÁKUP KOMODIT Čl. XI Příprava a uzavírání smluv o centralizovaném zadávání 1. V případě potřeby pořízení komodity uvedené v resortním seznamu komodit, pro niž není uzavřena smlouva o centralizovaném zadávání, zašle věcně příslušný útvar nebo pověřující zadavatel centrálnímu zadavateli podnět k zahájení přípravy návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání. 2. Centrální zadavatel na základě vlastního uvážení nebo podnětu dle odst. 1 připraví nejpozději do 14 kalendářních dnů ode dne doručení podnětu dle odst. 1 návrh smlouvy o centralizovaném zadávání. Pokud existuje resortní vzor smlouvy o centralizovaném zadávání, je centrální zadavatel povinen připravit návrh smlouvy o centralizovaném zadávání dle tohoto vzoru. Centrální zadavatel je oprávněn ve zvlášť složitých případech prodloužit lhůtu uvedenou v první větě až na dvojnásobek. Pokud centrální zadavatel nezahájí přípravu návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání nejpozději do 14 kalendářních dnů ode dne obdržení podnětu dle odst. 1, je povinen zaslat vysvětlení věcně příslušnému útvaru nebo pověřujícímu zadavateli, který ho vyzval k zahájení přípravy návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání. 8
3. Věcně příslušný útvar je povinen poskytnout centrálnímu zadavateli součinnost nezbytnou pro přípravu smlouvy, zejména stanoví předmět veřejných zakázek, které budou zadávány na základě smlouvy o centralizovaném zadávání. 4. Návrh smlouvy o centralizovaném zadávání zašle centrální zadavatel písemnou formou k připomínkám věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům, s nimiž bude smlouva o centralizovaném zadávání uzavírána. 5. Pokud centrální zadavatel připravil návrh smlouvy o centralizovaném zadávání s využitím resortního vzoru, jsou věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky a stanoviska v rozsahu, ve kterém znění návrhu smlouvy neodpovídá resortnímu vzoru. 6. Věcně příslušné útvary a pověřující zadavatelé zasílají centrálnímu zadavateli písemné odůvodněné připomínky k návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání nejpozději do 20 pracovních dnů od doručení návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání. 7. Připomínky dle odst. 7 je nutné zohlednit pro konečné znění smlouvy o centralizovaném zadávání. V případě, že připomínky do konečného znění smlouvy o centralizovaném zadávání budou zohledněny jen částečně nebo vůbec, musí centrální zadavatel takový postup odůvodnit a odůvodnění zaslat v písemné formě věcně příslušným útvarům a pověřujícím zadavatelům. 8. Po ukončení procesu uvedeném v odst. 3 až 8 zajistí centrální zadavatel podpis smlouvy o centralizovaném zadávání s pověřujícími zadavateli. 9. V případě souhlasu ministra s přistoupením zadavatele mimo resort MK do RS CZ realizuje centrální zadavatel postup vedoucí k uzavření smlouvy o centralizovaném zadávání dle odst. 3 až 9. Čl. XII Sběr požadavků na nákup komodit a tvorba plánu 1. Centrální zadavatel písemně vyzve věcně příslušné útvary k zaslání požadavků na nákup komodit zařazených v resortním seznamu komodit. 2. Ve výzvě dle odst. 1 centrální zadavatel uvede požadované údaje a strukturu, v níž požaduje údaje zaslat. 3. Na základě písemné výzvy centrálního zadavatele dle odst. 1 vyzvou věcně příslušné útvary k zaslání požadavků na nákup komodit zařazených v resortním seznamu komodit pověřující zadavatele a organizační útvary MK. 4. Pověřující zadavatelé a organizační útvary MK jsou povinni zasílat nejpozději do 30 kalendářních dnů od doručení výzvy uvedené v odst. 3 požadavky na nákup komodit zařazených do resortního seznamu komodit věcně příslušným útvarům. 5. Věcně příslušné útvary zpracují požadavky přijaté dle odst. 4 a zašlou je nejpozději do 60 kalendářních dnů od doručení výzvy uvedené v odst. 1 centrálnímu zadavateli. 9
6. Centrální zadavatel je oprávněn ve zvlášť naléhavých případech (např. v případě časové tísně) lhůty uvedené v odst. 4 a 5 zkrátit až na polovinu. 7. Centrální zadavatel na základě přijatých požadavků zpracuje nejpozději do 14 kalendářních dnů od jejich přijetí plán veřejných zakázek. U každé komodity z resortního seznamu komodit budou uvedeny zejména následující údaje: a) kód a název komodity z číselníku NIPEZ, b) charakteristika předmětu nákupu, c) předpokládaná hodnota veřejné zakázky, d) předpokládaný druh zadávacího řízení, e) identifikace pověřujících zadavatelů, na jejichž účet bude zadávací řízení realizováno, f) harmonogram kroků spojených s přípravou a průběhem zadávacího řízení stanovený tak, aby mohly být včas uzavřeny nové smlouvy. 8. Na základě údajů od věcně příslušných útvarů aktualizuje centrální zadavatel plán veřejných zakázek. ČÁST PÁTÁ POSTUPY PŘI CENTRALIZOVANÉM ZADÁVÁNÍ VZ A PLNĚNÍ SMLUV Čl. XIII Postupy při centralizovaném zadávání 1. Postup před, během a po ukončení zadávacího řízení se řídí dle vnitřního předpisu MK, který upravuje zadávání veřejných zakázek (dále jen vnitřní předpis k VZ ), pokud není v těchto pravidlech uvedeno jinak. 2. V souladu s harmonogramem uvedeným v plánu veřejných zakázek dle Čl. XII odst. 7 centrální zadavatel písemně vyzve věcně příslušný útvar k přípravě a zaslání podkladů pro zahájení zadávacího řízení. Ve výzvě centrální zadavatel uvede údaje, strukturu a lhůtu, v níž požaduje podklady zaslat. Pověřující zadavatelé a organizační útvary MK jsou povinni poskytovat součinnost věcně příslušnému útvaru při přípravě podkladů pro centrálního zadavatele. 3. Pokud je zpracován resortní vzor příslušných zadávacích podmínek, bude připraven návrh zadávacích podmínek úpravou tohoto vzoru. 4. Po zapracování připomínek k návrhu zadávacích podmínek v rámci MK zašle centrální zadavatel návrh zadávacích podmínek k připomínkám pověřujícím zadavatelům. Návrh zadávacích podmínek musí být před zasláním odsouhlasen věcně příslušným útvarem. 10
5. Pokud byl návrh zadávacích podmínek připraven s využitím resortního vzoru, jsou pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky v rozsahu, ve kterém znění návrhu zadávacích podmínek neodpovídá resortnímu vzoru. Pokud se jedná o zásadní připomínku vztahující se k resortnímu vzoru zadávacích podmínek, jsou pověřující zadavatelé oprávněni zasílat své připomínky i v tomto rozsahu. 6. Pověřující zadavatelé zasílají centrálnímu zadavateli odůvodněné připomínky k návrhu zadávacích podmínek nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení návrhu zadávacích podmínek. 7. Připomínky pověřujících zadavatelů dle odst. 6 je nutné zohlednit pro konečné znění zadávacích podmínek. V případě, že připomínky do konečného znění zadávacích podmínek budou zohledněny jen částečně nebo vůbec, musí centrální zadavatel takový postup odůvodnit a odůvodnění zaslat v písemné formě pověřujícím zadavatelům. 8. Pokud centrální zadavatel zohlední připomínky pověřujících zadavatelů jen částečně nebo vůbec, předloží ministrovi společně s návrhem zadávacích podmínek tyto připomínky včetně odůvodnění centrálního zadavatele dle odst. 7. Ministr rozhodne, zda budou připomínky zohledněny zcela, částečně, či nebudou zohledněny. 9. Věcně příslušný útvar zajistí schválení konečného znění zadávacích podmínek. Čl. XIV Hodnotící komise 1. Ustanovování komise se řídí dle vnitřního předpisu k VZ, pokud není v těchto pravidlech uvedeno jinak. 2. Každý pověřující zadavatel je oprávněn nominovat jednoho člena hodnotící komise a jeho náhradníka. 3. Centrální zadavatel je povinen písemně vyzvat pověřující zadavatele k nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka. Výzvu musí centrální zadavatel zaslat pověřujícím zadavatelům včas tak, aby mohla být hodnotící komise schválena. Ve výzvě centrální zadavatel určí lhůtu, v níž mohou pověřující zadavatelé nominovat člena hodnotící komise a náhradníka člena hodnotící komise. Lhůta nesmí být kratší než 5 pracovních dnů ode dne doručení výzvy. 4. Pokud pověřující zadavatelé využijí své právo na nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka, odešlou centrálnímu zadavateli svou nominaci ve lhůtě stanovené výzvou. Na pozdější nominace nebude brán zřetel. 5. Pokud pověřující zadavatel využije své právo na nominaci člena hodnotící komise a jeho náhradníka, je centrální zadavatel povinen začlenit do hodnotící komise alespoň a) 2 členy a 2 náhradníky nominované pověřujícími zadavateli, a to dvěma různými pověřujícími zadavateli v případě podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek, 11
b) 1 člena a 1 náhradníka nominovaného pověřujícími zadavateli v případě veřejných zakázek malého rozsahu. 6. Pokud pověřující zadavatelé nenominovali dostatečný počet členů hodnotící komise a jejich náhradníků pro splnění povinnosti stanovené centrálnímu zadavateli v odst. 5, je centrální zadavatel povinen začlenit do hodnotící komise všechny pověřujícími zadavateli nominované členy hodnotící komise a náhradníky členů hodnotící komise. 7. Pokud dle odst. 4 navrhnulo člena hodnotící komise a jeho náhradníka více pověřujících zadavatelů, je centrální zadavatel povinen odůvodnit výběr jmenovaných členů a náhradníků, pokud do hodnotící komise nebyly jmenovány všechny osoby navržené pověřujícími zadavateli. Písemné odůvodnění je centrální zadavatel povinen zaslat pověřujícím zadavatelům nejpozději 14 kalendářních dnů před prvním jednáním komise. 8. Pověřující zadavatelé mohou nahlížet do protokolů, zápisů, zpráv a dalších písemných výstupů komisí nebo pověřených pracovníků centrálního zadavatele a činit si z nich opisy či výpisy. Čl. XV Centralizované uzavírání a plnění centralizovaně uzavřených smluv 1. Smlouvu s dodavateli uzavírá zvlášť každý pověřující zadavatel a MK. Proces uzavírání smlouvy s dodavatelem v rámci MK se řídí vnitřním předpisem upravujícím uzavírání smluv. Proces uzavírání smlouvy s dodavatelem u pověřujícího zadavatele se řídí těmito pravidly a jeho vnitřním předpisem upravujícím uzavírání smluv. Pokud je ve smlouvě o centralizovaném zadávání uvedeno, že smlouvu s dodavateli uzavírá jménem pověřujících zadavatelů centrální zadavatel, nepoužijí se pro podpis smlouvy vnitřní předpisy pověřujících zadavatelů upravující uzavírání smluv, ale ustanovení těchto pravidel a vnitřního předpisu MK upravujícího uzavírání smluv. 2. Ve smlouvě s dodavateli musí být komodita, která je předmětem plnění smlouvy, definována s využitím číselníku NIPEZ. 3. Pokud jménem pověřujících zadavatelů uzavřel smlouvu s dodavateli centrální zadavatel, je centrální zadavatel povinen kopii této smlouvy nejpozději do 10 pracovních dnů od jejího uzavření zaslat všem pověřujícím zadavatelům, v jejichž prospěch byla smlouva uzavřena. Kopii uzavřené smlouvy je centrální zadavatel povinen nejpozději do 10 pracovních dnů od jejího uzavření zaslat věcně příslušnému útvaru. Povinnost uveřejňovat smlouvu dle 147a zákona plní centrální zadavatel. 4. Pokud s dodavateli uzavírají smlouvu pověřující zadavatelé a MK, je centrální zadavatel povinen nejpozději do 5 pracovních dnů od rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky oznámit pověřujícím zadavatelům, že vznikne povinnost k uzavření smlouvy dle 82 odst. 2 zákona a předat pověřujícím zadavatelům veškerou dokumentaci potřebnou k uzavření smlouvy. Centrální zadavatel je povinen oznámit pověřujícím zadavatelům, že byly podány 12
námitky či byl podán návrh na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele bezprostředně po zjištění této skutečnosti. 5. Pokud s dodavateli uzavřeli smlouvu pověřující zadavatelé a MK, jsou pověřující zadavatelé povinni jeden stejnopis uzavřené smlouvy a elektronickou kopii smlouvy (sken) zaslat nejpozději do 15 kalendářních dnů od jejího uzavření centrálnímu zadavateli. V případě dodatků a změn uzavřené smlouvy předají pověřující zadavatelé stejnopis dodatku či změny a elektronickou kopii dodatku či změny (sken) nejpozději do 15 kalendářních dnů od podpisu těchto dokumentů centrálnímu zadavateli. 6. Evidenci a archivaci všech smluv uzavřených v rámci RS CZ zajišťuje organizační útvar MK, v jehož působnosti je archivace smluv v souladu s vnitřním předpisem MK upravujícím organizační strukturu a působnosti a hlavní činnosti útvarů MK a s vnitřním předpisem MK upravujícím uzavírání smluv. 7. V případě, že bylo zadávací řízení zrušeno, je centrální zadavatel povinen nejpozději do 2 pracovních dnů od rozhodnutí o zrušení tuto skutečnost písemně oznámit pověřujícím zadavatelům a věcně příslušným útvarům. 8. Zadavatelé jsou povinni uzavírat smluvní vztahy s dodavateli tak, aby nevyčerpání celého plnění nepředstavovalo pro veřejné rozpočty ekonomickou újmu, či aby zadavatelé zařazeni do RS CZ nebyli nuceni čerpat plnění, které nepotřebují. 9. Plnění vyplývající z požadavků na nákup komodit zařazených do resortního seznamu komodit, které uvedl pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK na základě výzvy věcně příslušného útvaru, bude v zadávacím řízení vyhrazeno příslušnému pověřujícímu zadavateli nebo organizačnímu útvaru MK dle jejich požadavků (dále též požadavek na rezervaci ). 10. Požadavek na rezervaci nesmí centrální zadavatel umožnit čerpat jinému zadavateli nebo organizačnímu útvaru MK, než pro kterého je plnění rezervováno. 11. Během celého zadávacího řízení a plnění smlouvy je pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK oprávněn k veřejné zakázce, v jejímž rámci má požadavek na rezervaci, písemně oznámit centrálnímu zadavateli změnu svého požadavku na rezervaci. 12. V případě zúžení požadavku na rezervaci písemně nabídne centrální zadavatel uvolněnou část plnění ostatním pověřujícím zadavatelům a organizačním útvarům MK. Pověřující zadavatelé a organizační útvary MK oznámí centrálnímu zadavateli nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení nabídky uvolněné části plnění, zda a v jakém rozsahu mají zájem o uvolněnou část plnění. Pokud požadavky pověřujících zadavatelů a organizačních útvarů MK přesahují uvolněnou část plnění, bude uvolněná část plnění rozdělena mezi pověřující zadavatele a organizační útvary MK dle poměru jejich požadavků, v případě potřeby zaokrouhlených na celá čísla. 13. Pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK, který nemá u veřejné zakázky požadavek na rezervaci, je oprávněn k veřejné zakázce písemně oznámit centrálnímu zadavateli požadavek na plnění. V tomto případě centrální zadavatel vyzve pověřujícího zadavatele nebo organizační útvar MK majícího požadavek na rezervaci k podání informace, zda trvá na požadavku na rezervaci v plné výši, nebo zda uvolní určitou část z požadavku na rezervaci ve prospěch ostatních pověřujících zadavatelů a organizačních útvarů MK. 13
Pokud pověřující zadavatel nebo organizační útvar MK, který má požadavek na rezervaci, uvolní určitou část pro ostatní pověřující zadavatele a organizační útvary MK, postupuje centrální zadavatel dle odst. 12 přiměřeně. 14. Postupy obsažené v odst. 11 až 13 budou použity pouze v případě, že smlouvu s dodavateli uzavřel jménem pověřujících zadavatelů centrální zadavatel. 15. Pověřující zadavatelé, kteří jsou smluvní stranou rámcové smlouvy, v níž je stanoven limit na plnění, jsou povinni informovat centrálního zadavatele o záměru zadat veřejnou zakázku na základě této rámcové smlouvy nejpozději do 15 kalendářních dnů před zahájením zadávacího řízení dle 92 zákona nebo dle vnitřních předpisů upravujících zadávání veřejných zakázek. 16. Povinnost uvedenou v odst. 15 mají také věcně příslušné útvary, pokud je smluvní stranou smlouvy uzavřené s dodavatelem MK. 17. Informace dle odst. 15 musí obsahovat zejména: a) identifikaci rámcové smlouvy, b) identifikaci komodity, c) předpokládanou hodnotu. 18. Centrální zadavatel bude písemně informovat pověřujícího zadavatele nebo věcně příslušný útvar v případě, že plnění v záměru zadat veřejnou zakázku bude v součtu s již dodaným plněním překračovat rezervované plnění pro rámcovou smlouvu, a to bezodkladně po zjištění této skutečnosti. Za překročení rezervovaného plnění odpovídá vždy ten pověřující zadavatel nebo věcně příslušný útvar, který svým jednáním toto překročení zapříčiní. 19. Pověřující zadavatelé, kteří jsou smluvní stranou rámcové smlouvy, v níž je stanoven limit na plnění, jsou povinni informovat centrálního zadavatele nejpozději do 5 pracovních dnů od uhrazení o výši každé uhrazené finanční částky a objemu dodaného plnění na základě této rámcové smlouvy. 20. Povinnost uvedenou v odst. 19 mají také věcně příslušné útvary, pokud je smluvní stranou smlouvy uzavřené s dodavatelem MK. Čl. XVI Sdružené nakupování na základě centralizovaně uzavřených rámcových smluv 1. Centrální zadavatel a pověřující zadavatelé se mohou ve smlouvě o centralizovaném zadávání dohodnout, že v případě zadávání veřejných zakázek na základě uzavřené rámcové smlouvy se budou požadavky pověřujících zadavatelů na nákup komodit sdružovat dle odst. 2 až 4. Podrobnosti týkající se sběru požadavků na zadávání veřejných zakázek na základě rámcové smlouvy budou upraveny ve smlouvě o centralizovaném zadávání. 14