MANAGEMENT projektů 7. RP

MANAGEMENT projektů 7. RP (administrativní, finanční a právní aspekty) Brno, 25. září 2013 Praha, 26. září 2013 Jana Kratěnová, Milena Šupálková NCP pro finanční a právní otázky v projektech 7. rámcového programu, TC AV ČR

Schéma projektového řízení Předkládání zpráv EK KONSORCIÁLNÍ SMLOUVA Definuje vztahy uvnitř konsorcia Zasílání finančního příspěvku + kontroly GRANTOVÁ DOHODA Definuje vztahy mezi konsorciem a EK 2

Role v projektovém konsorciu KOORDINÁTOR Vystupuje navenek za celé konsorcium Řídí konsorcium (kontrola plnění dílčích cílů, nastavení interního reportování, řešení neshod, apod.) Spravuje finanční příspěvek EU Dohlíží na zpracovávání průběžných zpráv o řešení projektu PARTNEŘI Jednají v souladu se svými závazky vůči projektu Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu ( kolektivní technická zodpovědnost ) Zajišťují komunikaci se svými třetími stranami, které se podílí na řešení projektu Předpoklady: Zkušenosti s řízením VaV projektů Manažerské schopnosti Předpoklady: Spolehlivost Kompetentnost (schopnost dostát stanoveným cílům) 3

Komunikace v konsorciu Pravidla interního řízení konsorcia jsou zakotveny v konsorciální smlouvě: řídící struktura, způsob rozhodování, komunikace, projektové meetingy, distribuce finančních prostředků, řešení IPR otázek, apod. Projektové meetingy setkání face-to-face zpravidla 1-2 x ročně řešení aktuálních otázek v projektu a jeho další směřování Interní reportování podávání zpráv na úrovni konsorcia si klade za cíl odhalit včas případné problémy zpravidla častější než projektové meetingy koordinátor si může od partnerů vyžádat informace o plnění projektových cílů, vynaložených nákladech, čerpání člověko-měsíců, publikacích, apod. pro efektivní řízení konsorcia je možné využít existující elektronické aplikace: (www.projectcoordinator.net, www.projectplace.com, www.psteam.com, www.eurescom.de ) 4

Vykazování vůči EK a platby platnost GA 30 dní zálohová platba koordinátorovi automatický odvod garanční fond (5 % z celkového EU příspěvku) vykazované období 1 60 dní 1) Úvodní stránka 2) Čestné prohlášení koordinátora 3) Publikovatelný souhrn 4) Pokrok a dosažené výsledky 5) Výstupy a milníky projektu rozdělení partnerům dle CA předložení průběžné zprávy EK 6) Management projektu 7) Informace očerpání zdrojů 8) Osvědčení o finančních výkazech 9) Formuláře C 90 dní 1.průběžná platba koord. rozdělení partnerům dle CA vykazované období n-1 60 dní vykazované období n 60 dní předložení průběžných zpráv předložení závěrečné zprávy 1) 9) z průběžné zprávy plus 10)Souhrnná zpráva o výsledcích, závěrech a socioekonomickém dopadu projektu 11)Dotazníky k etickým otázkám a otázkám rovnosti pohlaví 12)Plán pro využití a šíření vytvořených výsledků projektu 90 dní průběžné platby koord. rozdělení partnerům dle CA 90 dní finální platba koord. rozdělení partnerům dle CA 30 dní Zpráva o rozdělení finančního 5 příspěvku mezi účastníky projektu

PARTICIPANT PORTAL 6

Participant Portal (PP) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home Portál pro administraci evropských výzkumných projektů (7. RP, Horizont 2020) Umožňuje přístup k těmto aplikacím: Návrh URF registrace organizace PPSS zaslání návrhu projektu NEF proces negociací s EK Negociace SESAM, FORCE podávání zpráv EK + Přehled výzev Reportování Dokumenty FAQ 7

Přístup k reportingovým nástrojům http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home 1) Přihlášení do svého ECAS >>> záložka My Projects >>> seznam projektů 2) Aktivní funkce u běžících projektů: Technický reporting Finanční reporting 8

Finanční reportování Add Form C Add Adjustment Form C Add Extrapolation 9 Form C

Formulář C 10

Formulář C tabulka o čerpání zdrojů DOPORUČENÍ Součástí Formuláře C je také Informace o čerpání zdrojů, do níž se vyplňují se hlavní nákladové položky Doporučení: Koordinátor by měl před zahájením projektu kontaktovat svého projektového úředníka a domluvit se na míře detailu, která bude vyžadována při vyplňování informace o čerpání zdrojů. Získané informace následně zašle všem partnerům projektu. 11

Formulář C Příjmy projektu = princip neziskovosti Úrok ze zálohové platby Osvědčení o finančních výkazech = CFS = audit 1. stupně 12

Oprava Formuláře C (Adjustment) 1) Volba vykazovaného období, v kterém je nutné změnu provést 2) Vyplnění (pozitivních či negativních) rozdílů oproti Formuláři C 13

Financial Signatory (FSIGN) Financial signatory (FSIGN) = osoba, která je v organizaci oprávněná k elektronickému schválení Formuláře C Nominace FSIGNa probíhá na dvou úrovních Role v organizaci: LEAR (případně Account Administrator) uděluje roli FSIGNa prostřednictvím funkce Organisation Roles. V rámci organizace je možné tuto roli udělit více osobám. Role v projektu: účastník projektu (Participant Contact) přiřazuje FSIGNa k projektu jako osobu zodpovědnou za kontrolu a elektronické odeslání Formuláře C koordinátorovi. 14

Coordinating Organisation 1 PCoCo Primary Coo. Contact 4 CoCo Coordinator Contact Project level Participating Organisation 5 PaCo Participant Contact Organisation level Coordinating Organisation 1 LEAR LEAR AccAd Account Administrator Participating Organisation 1 LEAR LEAR AccAd Account Administrator TaMa TaMa FSIGN FSIGN Task Manager Task Manager TeMe TeMe FSIGN FSIGN Team Member Team Member Financial Signatory Financial Signatory Zdroj: Evropská komise

Participant Portal Nominace FSIGN

Směnný kurz Kč http://www.ecb.int/stats/eurofxref Převod na CZK/EUR dle směnného kurzu ECB platného: v den vzniku skutečných nákladů nebo první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období 17

FINANČNÍ VYKAZOVÁNÍ PRAKTICKÉ TIPY, FAQ 18

Tipy pro finanční vykazování Vyplňte pouze uznatelné náklady Skutečné, vynaložené v souvislosti s projektem a v době jeho trvání, zanesené v účetní evidenci, respektující běžnou účetní a manažerskou praxi účastníka, očištěné o neuznatelné náklady, (typicky DPH), Osobní náklady Hrubá mzda, odvody, jiné (FKSP), běžné prémie a osobní ohodnocení Uznatelné jsou pouze skutečně odpracované hodiny podložené timesheety Výpočet se vychází z hodinové sazby konkrétního zaměstnance Subdodávky Pouze subdodávky naplánované v Annexu I GA (s výjimkou minor tasks ) Subdodávkou jsou také náklady na vydání Osvědčení o finančních výkazech (CFS) Ostatní náklady Cestovné: řídí se národní legislativou, musí být nezbytné pro realizaci projektu Dlouhodobý majetek: pouze adekvátní část účetních odpisů (dle doby a využití majetku v projektu) Spotřební materiál: nezaměňovat s režijními náklady (např. kancelářské vybavení nelze do této nákladové kategorie zařadit) 19

Finanční vykazování FAQ I. Během realizace projektu jeden z partnerů zjistí, že si špatně naplánoval cestovní náklady. Existuje možnost navýšení příspěvku EU? NE, maximální příspěvek EU je stanoven v GA a nelze jej během realizace projektu navýšit. Příjemci mají ale za určitých podmínek možnost přesouvat náklady buď mezi jednotlivými nákladovými kategoriemi nebo mezi partnery v konsorciu. Při finančním vykazování jeden z partnerů zjistí, že si omylem nárokoval nadsazenou výši osobních nákladů předchozím vykazovaném období. Jak postupovat? Partner musí vyplnit opravu Formuláře C (Adjustment Form C). Tento formulář by měl být v tomto případě co nejdříve doručen skrze koordinátora Evropské komisi. V souvislosti s projektovou akcí plánuje jeden z partnerů objednat občerstvení od cateringové společnosti. Tyto náklady ale nemá naplánované v Annexu I GA. Může si tyto náklady nárokovat ve Formuláři C? Ano, jedná se o tzv. drobnou službu (minor task). Tento druh subdodávky nemusí být předem naplánován v Annexu I GA. 20

Nepřímé náklady Finanční vykazování FAQ II. Jak postupovat, pokud příjemce změní svůj právní statut během realizace projektu? Změna nebude mít vliv na běžící projekty Příklad 1: MSP během realizace projektu přestane splňovat definici MSP. Až do konce projektu je možné nárokovat si 75% spolufinancování RTD aktivit a 60% pevnou sazbu na nepřímé náklady Příklad 2: Firma nabyde během realizace projektu status MSP Změna statutu se projeví až v budoucích projektech Jak postupovat, pokud příjemce změní metodu pro výpočet nepřímých nákladů během realizace projektu? Změna výpočtu nepřímých nákladů není u běžnících projektů možná. Jedinou výjimkou je chyba v počáteční volbě metody U budoucích projektů je změna možná např. při přechodu na full costnebo při změně právního statutu, apod. 21

MANAGEMENT PROJEKTŮ PODLE SMLUV 22

Smlouvy v projektech Grantová dohoda (GA) Právní základ pro externí řízení projektu Konsorciální smlouva (CA) Právní základ pro interní management 23

Vztah CA a GA obecně EU Grantová dohoda Koordinátor Konsorciálni Partner 1 smlouva Partner 2 Partner 3

CA Modely Obsah CA vždy alespoň: Organizace a řízení konsorcia Finanční ustanovení Duševní vlastnictví Všeobecná/další ustanovení 25

CA organizace a řízení konsorcia Orgány konsorcia příklad: Malý projekt Valná hromada Koordinátor Vedoucí prac. balíčků Střední projekt Valná hromada Koordinátor Vedoucí pracovních balíčků/subprojektů Výkonná rada Velký projekt Valná hromada Koordinátor Vedoucí pracovních balíčků/subprojektů Výkonná rada Výkonné rady pracovních balíčků/subprojektů 26

CA organizace a řízení konsorcia Orgány konsorcia pozor: Anglická terminologie! Valná hromada General Assembley nejčastěji Steering Commitee Výkonná rada Executive Board nejčastěji Board Management Support Team!Steering Commitee! Pravomoci orgánu, ne jeho označení 27

CA organizace a řízení konsorcia Členové v orgánech konsorcia kdo ano a kdo už ne? Valná hromada Všichni partneři standard Výkonná rada Vedoucí WPs - standard ALE - podíl na projektu! 28

CA organizace a řízení konsorcia Hlasování v orgánech konsorcia kdo má kolik hlasů? Valná hromada 1 člen = 1 hlas standard ALE -počet hlasů podle podílu na projektu! Výkonná rada 1 člen = 1 hlas standard Žádné odchylky v modelových CAs 29

CA organizace a řízení konsorcia Rozhodování na valné hromadě jakou většinou? ZMĚNA GA PŘEVEDENÍ PRACÍ/ROZP. ZMĚNA PARTNERA kvorum 2/3 2/3 2/3 hlasy 2/3 2/3 2/3 kvorum Všichni 2/3 2/3 hlasy Všichni 75% 75% kvorum - - - hlasy 2/3 2/3 2/3 kvorum 2/3 2/3 2/3 hlasy Všichni Všichni Všichni 30

PŘEVEDENÍ PRACÍ/ROZP. CA a GA organizace a řízení konsorcia CA GA Rozhodnutí na úrovni konsorcia (VH) - NEFORMÁLNÍ ZMĚNA ZMĚNA GA ZMĚNA PARTNERA Rozhodnutí na úrovni konsorcia (VH) Rozhodnutí na úrovni konsorcia (VH) Rozhodnutí EK definitivní změna GA Rozhodnutí EK definitivní vyloučení/přidání partnera FORMÁLNÍ ZMĚNA 31

GA organizace a řízení konsorcia NEFORMÁLNÍ ZMĚNA přesuny finančních prostředků, změny v čerpání člověkoměsíců, změna názvu příjemce, právní formy (podle pravidel projektu), účetního systému, univerzální převod práv a povinností LEAR povinnost informovat proj.úř. a partnery 32

33

GA organizace a řízení konsorcia NAPŘ.: Přidání příjemců/příjemce Změna koordinátora Změna v názvu projektu a/nebo akronymu FORMÁLNÍ ZMĚNA Změna v délce trvání projektu a/nebo zahájení projektu Změna reportovacích období Změna výše finančního příspěvku Změna údajů o bance koordinátora Přidání, odebrání nebo změna zvláštních ustanovení (special clauses) Změna Annexu I. 34

GA organizace a řízení konsorcia KDO? Koordinátor Někdy partneři EK FORMÁLNÍ ZMĚNA JAK? Žádost o změnu písemně a podepsat Často přiložit další podpůrné dokumenty proč změna Použít předlohu Číslo GA ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/amendmentsga_en.pdf 35

GA organizace a řízení konsorcia Přijetí návrhu na změnu FORMÁLNÍ ZMĚNA EK Nevyjádří se ve lhůtě 45 dnů = odmítnutí návrhu na změnu ALE Odmítne (výslovně) Žádost o změnu (koordinátor) Souhlasí s návrhem na změnu, ale ne s obsahem návrhu Navrhne, aby konsorcium zaslalo nový návrh Navrhne jinou změnu (counter-proposal) 36

GA organizace a řízení konsorcia Pokud s Komisí není dohodnuto jinak, musí být všechny úkoly příjemce, jehož účast byla ukončena, přerozděle ny v rámci konsorcia Rozhodnutí VH - výsledek hlasování o vyloučení partnera Nebo důkaz, že se nepovedlo stanovisko získat, byť byl vyzván 37

GA organizace a řízení konsorcia změna statutárního orgánu zvláštní případ 38

MANAGEMENT DUŠEVNÍHO VLASTNICTVÍ 39

Tipy pro IP management Background (stávající znalosti): nepodceňovat úpravu v CA, zejména pokud jde o hodnotné B: finanční aspekty partneři mohou mít právo můj B užívat i po skončení projektu když vystoupím (ne/dobrovolně) z projektu předčasně, neznamená to automaticky, že můj B již nikdo nemůže používat exkluzivní licence po dobu provádění projektu a často i nějakou dobu (1 rok, jiné) i po skončení projektu jen za určitých podmínek 40

Tipy pro IP management Foreground (nové znalosti/výsledky) - nezapomínat: Převod vlastního F až na výjimky nutno řešit s partnery Spoluvlastnictví F CA/GA/jiná smlouva? Zajištění ochrany vlastního F není potřeba konzultovat s partnery, ale doporučováno (někdy specializované IP orgány uvnitř konsorcia) Šíření vlastního F povinnost řešit s partnery, lze dokonce i zabránit šíření Využití vlastního F neexkluzivní licence není problém 41

Tipy pro IP management Š Í Ř E N Í V Y U Ž I T Í CA konsorcium informací o vlastním F článek: - projednat záměr publikovat s ostatními partnery - 45/ dnů předem zaslat článek; 30/ dnů poté lze namítat vlastního F - sám např.v dalším projektu - neexkluzivn licence OK, ale lze informovat partnery - exkluzivní licence 1/souhlas všech partnerů a vzdání se příst.práv nebo 2/kvaziexkluzivní licence - POZOR na dobu, v níž k využití dochází! (po skončení projektu?) GA - EK - vložit ustanovení o fin.přísp.eu - článek uvést v PUDF - respektovat Open Access povinnost - v případě problémů komunikovat s proj. úředníkem - plány a zrealizované využití uvést v PUDF 42

IP management dotazník Zdroj: TC; Chvojková, Vaňová (Kratěnová), Vavříková The Administrative, Legal and Financial management of projects in the 7th Framefork Programme http://www.fp7.cz/files/istec_publications/chvojkova- Administrative-sazba-cele-final.pdf 43

AUDITY Finanční audit Technické audity a kontroly 44

Finanční audit audit 1. stupně = osvědčení o finančních výkazech (CFS) týká se pouze některýchpříjemců (viz. finanční pravidla 7. RP) v době trvání projektu auditora si zajišťuje příjemce náklady za audit jsou uznatelné v projektu audit 2. stupně = finanční nebo technický audit týká se všech příjemců audity jsou prováděny namátkově, u rizikových projektů je pravděpodobnost kontroly vyšší v době realizace projektu a až do pěti let po jeho ukončení provádí auditor EK, EÚD nebo auditorská firma určená EK náklady na audit nese EK 45

Osvědčení o finančních výkazech (CFS) CO? = vyúčtování projektu potvrzené auditorem na Formuláři D (Annex VII GA) KDY? vždy když je kumulativní příspěvek EU 375 tis. výjimka pro projekty 2 let (s celkovým příspěvkem 375 tis. ): pouze jedno CFS při finální platbě platí samostatně pro každého partnera limit se vztahuje na výši příspěvku EU, nikoliv na celkové náklady posuzuje se na konci vykazovaného období náklady na audit/y je nutné naplánovat v rozpočtu projektu (jako subdodávku v aktivitě management) a uvést ji v Annexu I GA. JAK? auditor následuje předem stanovený unifikovaný postup a identifikuje případné odchylky 46

CO? Finanční audit dodržování finančních, systémových a jiných aspektů týkajících se řádné realizace GA JAK? zaměřeny na kontrolu jednotlivých partnerů v konsorciu, EK informuje kontrolovaný subjekt v předstihu oficiálním dopisem POVINNOSTI PŘÍJEMCŮ Dokumentační povinnost tj. uchování originálních dokumentů souvisejících s projektem až do 5 let po skončení projektu Zajištění přístupu do prostor účastníka/spolupracující třetí strany a zpřístupnění pro audit relevantních informací - tj. počítačová data, interní směrnice, účetní údaje, apod. 47

Jaké jsou následky chyb? Zkrácení / pozdržení plateb EK Náhrada škody (liquidated damages) = navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody Prokázaná škoda = neoprávněný finanční příspěvek * nadsazená částka celkový příspěvek EU týkající se daného období Peněžitá pokuta (financial penalty) při neplnění závazků vyplývajících z GA a při podávání nepravdivých prohlášení 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení účastník je také vyloučen ze všech grantů financovaných EU, a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení 48

Příklad: Náhrada škody celkové náklady vykázané ve Formuláři C 1 000 000 aktivita RTD (financování 75 %) požadovaný příspěvek EU pro dané období 750 000 ZJIŠTĚNÍ AUDITU: vykázané náklady nadsazeny o 10 000 účastník obdržel neoprávněně příspěvek 7 500 Prokázaná škoda = neoprávněný fin. příspěvek * nadsazená částka celkový příspěvek EU za dané období 7 500 * 10 000 = = 750 000 100 účastník celkově zaplatí: 7 600 49

Technický audit a kontrola Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu KDO? např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management, plánu pro využití a šíření výsledků Evropská komise ve spolupráci s externími odborníky střet zájmů lze odmítnout experta JAK? zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) KDY? v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení 50

Technický audit a kontrola Článek II.23 GA 51

PO SKONČENÍ PROJEKTU 52

Po skončení projektu 5 let po skončení projektu (např.) Uložit všechny dokumenty související s GA pokud požadováno, zpřístupnit EK v průběhu auditůpodle GA Technický audit Finanční audit EK může požadovat a povinnost doložit - například údaje o využívaní a šíření nových znalostí s cílem hodnotit a posoudit dopad svých aktivit Zachovávat důvěrnost jakýchkoli údajů, dokumentů nebo jiných materiálů, které jsou označeny za důvěrné v souvislosti s prováděním projektu CA! 53

Po skončení projektu 1 rok po skončení projektu Žádost o přístupová práva k novým nebo stávajícím znalostem pro využití vlastních nových znalostí CA! CA Důvěrnost lze prodloužit/zkrátit a často další podmínky a výjimky Přístupová práva pro využití lze prodloužit/zkrátit 54

Zdroje informací

Národní kontaktní pracovníci pro finanční a právní záležitosti projektů 7.RP (TC AV ČR): http://www.fp7.cz/cs/narodni-informacni-pracovnici Webová stránka TC AV ČR k 7. RP: http://www.fp7.cz/ CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html dokumenty EK: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html dokumenty k H2020: http://ec.europa.eu/research/horizon2020/index_en.cfm Dotazy k financování projektů v 7.RP můžete zasílat na: finance@tc.cz Dotazy ke smlouvám, IPR, jiné právní otázky: kratenova@tc.cz nebo hebelkova@tc.cz 56

http://www.fp7.cz/

PUBLIKACE TC AV ČR http://www.fp7.cz/cz/publikace/

Děkujeme za pozornost Mgr. Milena Šupálková supalkova@tc.cz 234 006 158 JUDr. Jana Kratěnová (Vaňová) kratenova@tc.cz 724 582 461 Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz