PŘEDMĚT: PEK TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU 2.část (opakování ke státní zkoušce) Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012
PŘEPRAVNÍ ÚDAJE nezvýrazňují se proložením, podtržením ani tučným tiskem nedělá se žádné interpunkční znaménko na obálku se umísťují vlevo pod adresu odesílatele uvádění přepravních údajů se řídí těmito zásadami: poznámka typu "Doporučeně" se píše s velkým počátečním písmenem, ostatní písmena jsou malá v dopisech se nadepisuje nad adresové pole od stejné svislice jako adresa, nejméně 10 mm nad jeho horní hranici na předtisku dopisu vyznačeno
PŘEPRAVNÍ ÚDAJE, DATUM V odvolacích údajích obchodních dopisů se den a měsíc vyjadřují dvoumístně arabskými číslicemi, a to sestupně. Mezi jednotlivé údaje se klade spojovník. Podle novelizované normy se připouští psát datum také vzestupně, den a měsíc dvoumístně, údaje oddělovat tečkami bez mezer. V tomto případě celé datum považujeme za značku, tečka je součástí značky, nejde tedy o interpunkční značku. V této značce se vždy den a měsíc vypisuje dvoumístně (01.02.2012). Vzestupný způsob psaní kalendářních dat vznikl zřejmě z důvodu nedostatku místa v některých rubrikách formulářů, které často vyplňujeme. Druhým důvodem je nejspíš snaha vyhovět německým a rakouským normám. V osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech apod. se měsíc vypisuje slovem, celé datum se píše vzestupně. 19. dubna 2012
VĚC DOPISU Pod posledním odvolacím údajem se po vynechání dvou řádků napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se tučným písmem. Místo vynechání řádků se před vyjádřením věci používá meziodstavcová mezera 24 b. Nikdy se nepíše slovo VĚC s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým či malým písmem.
OSLOVENÍ Oslovujeme vždy 5. pádem Oslovení náleží do každého dopisu. Úřad, společnost, instituce se oslovuje podle normy ČSN 01 6910 např. Vážení zákazníci, Vážení dodavatelé, Vážená paní, Vážený pane, Vážení obchodní přátelé,.. Vážený pane ministře, poslanče, předsedo,... Vážený pane Nováku, Vácho, Doležale, Krbče,... Vážená paní ministryně, poslankyně, předsedkyně, inženýrko, ředitelko,... Mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se nastavuje meziodstavcová mezera 24 b. Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se nastavuje meziodstavcová mezera 12 b.
TEXT DOPISU Pravopis obchodních dopisů a všech dopisů upravují Pravidla českého pravopisu Způsob psaní znamének, zkratek, závorek, uvozovek, značek, matematických pojmů aj. upravuje platná ČSN 01 6910 - Úprava písemností zpracovaných textovými editory Velikosti písma - doporučujeme velikosti 12, žádný předpis neupravuje druh písma - lze používat např. písmo Times New Roman, Courier New, Arial. Důležité je, aby text byl čitelný a respektoval českou diakritiku. Nedoporučuje se psát dopisy kurzívou - slouží ke zvýrazňování částí textu
Stránka stylistická je velmi důležitá, nezbytné je vyjadřovat obsah obchodního dopisu vždy s maximální přesností, jasně, srozumitelně a úplně Stať dopisu se formuluje výhradně v množném čísle. Jednotné číslo se používá pouze v případě, že pisatelem je majitel subjektu. Formální hlediska - řádkování, odstavce, okraje, zvýrazňování textu. Výrazy, které tvoří jeden významový celek musí být vždy na tomtéž řádku - čísla, značky, zkratky titulů, hodnosti apod. - využívejte tzv. "pevných mezer" (pomocí kláves Ctrl + Shift + mezerník).
ŘÁDKOVÁNÍ pro obchodní a úřední dopisy jednoduché řádkování U osobních dopisů řádkování 1,5
ODSTAVCE Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. Místo vynechaných řádků využívejte meziodstavcové mezery 12 b. za odstavcem Norma doporučuje zarovnání odstavců od levé svislice (pak se používá tzv. bloková úprava - pravý okraj je zarovnán "do bloku"). Pokud se odstavce od levé svislice odrážejí, pravý okraj může zůstat nezarovnaný - na 5 úhozů. Začátek odstavců však musí být v celém textu jednotný
Při blokové úpravě doporučujeme použít funkci "Dělení slov - nedojde tak ke vzniku velkých mezer mezi jednotlivými slovy na kratším řádku. V textovém editoru Word se v nižších verzích používá příkaz Nástroje Dělení slov, u Microsoft 2000 a vyšší příkaz Nástroje - Jazyk - Dělení slov Do spojení, která nemají být od sebe při automatickém lámání řádků oddělena, se vkládá pevná mezera U důležitých údajů lze použít zvýraznění
Zdroj: ČNS 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory