gris global Research Information System Solutions s.r.o.

Transkript

1 gris global Research Information System Solutions s.r.o.

2 Co je to gris? gris (global Research Information System) je komplexní systém, zajišťující podporu efektivního řízení procesů v průběhu celého životního cyklu vývoje projektu, stejně jako rozhodování v klíčových oblastech. Umožňuje komplexní analýzu vývoje portfolia, strategické řízení, evidenci projektů, projektových a souvisejících dat. Systém je navržen s ohledy na specifika farmaceutického vývoje. gris napomáhá k průběžnému zdokonalování vzájemně provázaných a i na sebe navazujících procesů, ke zlepšení týmové spolupráce, informovanosti a ve svém důsledku vede ke snížení nákladů, rizik a zvýšení konkurenceschopnosti společnosti. Systém je založen na osvědčené, moderní a široce podporované Microsoft.NET technologii. Je navržen jako otevřený a do budoucna snadno modifikovatelný systém s vysokou úrovní zajištění bezpečnosti. Systém je schopen růstu podle potřeb společnosti a dle těchto potřeb lze řídit změny systému. Jedná se o řešení vyvíjené přesně dle požadavků uživatelů a analýzy procesů klienta, nicméně založené na prověřeném aplikačním Frameworku, který umožňuje zachovat výhody zakázkového vývoje při zajištění bezpečnostních požadavků. Navíc systém podporuje práci s workflow, což znamená, že definovaná událost zajistí automatické provedení všech potřebných kroků návazného procesu. Klíčové vlastnosti systému gris jsou: Intuitivní uživatelské rozhraní Snadná modifikovatelnost a rozšiřitelnost Snadná integrace s dalšími systémy společnosti Vzájemná integrace modulů data zadáváte vždy pouze jednou, ale vidíte je ve všech modulech, kde jsou potřeba Podporuje integritu dat a procesů data z jednotlivých modulů jsou navzájem validována a porovnávána, a systém tak může automaticky odhalit případné nekonzistence nebo špatně nastavené procesy Komplexnost pokrývá všechny důležité procesy vývoje Snadná implementace Jednoduchá licenční politika Auditovanost - každá akce provedená uživatelem systému je zaznamenána do historie, čímž je možné následně vysledovat všechny informace o každé činnosti. Tato historická data podporují odpovědnost a postupnou optimalizaci procesu Přístupová práva - umožňují definovat přístup uživatelů k jednotlivým modulům a jejich práva uvnitř modulů prostřednictvím uživatelských rolí Automatizace procesy lze automatizovat pomocí integrovaného workflow nástroje

3

4 Uživatelské prostředí Uživatelské rozhraní systému je založeno na jednoduchosti, přehlednosti, kontextové závislosti, jednotnosti a konzistentnosti s cílem zajistit intuitivní a uživatelsky příjemný systém. Celé uživatelské prostředí je navrženo tak, aby bylo i pro neproškoleného uživatele co nejvíce intuitivní a efektivní. Základním rozvržením prostředí připomíná všem uživatelům dobře známé prostředí MS Office práce tak je hned od začátku efektivní. Ukázka rozhraní systému:

5 Základní moduly systému gris Portfolio management Modul určený k základní správě a plánování portfolia účinných látek (API). Modul obsahuje údaje o všech běžících i plánovaných projektech. Součástí modulu jsou nástroje pro sofistikovanou analýzu současného i budoucího portfolia a nástroje pro plánování portfolia s ohledem na ekonomické atributy jednotlivých produktů/projektů a na finanční a časovou náročnost jejich vývoje. Výsledkem je tak optimalizované portfolio generující maximální profit společnosti při respektování omezení jednotlivých zdrojů. Project management Modul Project management je základním modulem projektového řízení. Obsahuje všechna projektová a projektově relevantní data. Tento modul umožňuje komplexní řízení vývojových projektů, včetně řízení harmonogramů, budgetů, kapacit, rizik, rozhodnutí atd... RA - Regulatory Affairs Modul RA zajišťuje globální podporu regulatorních procesů, zejména pak procesu registrace produktů v jednotlivých teritoriích. Modul obsahuje evidenci produktů s vazbou na vývojové projekty, evidenci registrací produktů na jednotlivých teritoriích a umožňuje sledování a řízení celého procesu registrace. Modul podporuje všechny běžně užívané registrační procedury a obsahuje pokročilý systém uživatelského verzování s možností reportingu změn mezi jednotlivými verzemi důležité pro decentralizaci celého procesu. Launch management Modul Launch Management podporuje proces uvádění nových přípravků na trh. Z integrovaných modulů, především z modulů Projects, RA a Patents automaticky určuje datum možného uvedení na trh, hlídá budgety, kontroluje proces uvádění na trh v jednotlivých teritoriích a řídí související úkoly (pomocí integrace s modulem Action Items) BEQ BEQ je modul umožňující centrální správu klinických studií, základních strukturovaných dat studií a přiložených dokumentů. Systém je úzce integrován s modulem Projects, kterému poskytuje aktuální data o probíhajících, plánovaných i již realizovaných klinických studiích. Projektový manager i příslušní členové týmu tak mohou důležité informace o studiích vidět přímo v rámci projektu. Affiliates Affiliates je modul sloužící k bezpečnému a definovaně omezenému přístupu k datům pro externí kanceláře společnosti. Tyto kanceláře obvykle potřebují pouze velmi omezenou množinu dat. Pro jejich pohodlnější práci a pro vyšší bezpečnost při poskytovaní dat vzdáleným lokalitám jsou tato data zobrazena v režimu READ ONLY ve speciálním modulu. TEP Modul poskytuje přístup k Territory Extensions projects - speciální kategorie projektů. Jedná se o projekty rozšiřující stávající vývoj nebo využití produktů na dalších teritoriích.

6 gris v rámci korporace - ndata GGD ndata GGD (Global Generic Database) je systém umožňující globální řízení vývoje ve všech vývojových centrech korporace. Poskytuje data o stavu vývojových projektů v jednotlivých centrech a umožňuje tyto projekty porovnávat s ohledem na všechny globálně důležité parametry projektu. Např.: Stav projektu Harmonogram Plánovaný i už spotřebovaný budget Kapacity Ekonomické atributy projektu Atd Na základě těchto dat lze vzdáleně na top úrovni řídit vývoj jednotlivých projektů v jednotlivých vývojových centrech. Systém GGD může komunikovat buď s lokálními systémy gris, případně, pokud je v dané lokalitě využíván jiný systém pro řízení vývoje, lze pomocí aplikace gris agent komunikovat i s tímto systémem. Viz obrázek. GGD a gris v rámci korporace: Podpůrné moduly systému IP - Intelectual Property Modul IP umožňuje sledovat patenty v různých zemích a regionech, zajišťuje podporu procesu patentové analýzy, automaticky zpracovává data o patentech a poskytuje informace dalším modulům (Projects, RA, Launch Management). Vstupem modulu jsou patentové soubory generované externími subjekty. Tyto soubory obsahují stovky patentů k danému tématu. Tyto patenty jsou modulem automaticky načteny a dále přiřazeny k jednotlivým projektům nebo molekulám. Systém pak na základě automatické analýzy vyhodnotí, kdy je možné daný přípravek uvést na trh v daném teritoriu, kdy je možné začít s registrací, atd. Tato data pak poskytuje dalším modulům, kde jsou na jejich základě plánovány další kroky tak, aby společnost byla na trhu v nejkratším možném termínu. Budget Modul Budget slouží k plánování a sledování detailních projektových rozpočtů. Podle potřeb klienta lze zahrnout i výnosy, resp. predikce výnosů. Modul umožňuje verzování plánu a zdůvodnění plánovaného nákladu. Modul je navržen tak, aby umožňoval plánování nákladů přímo odpovědnými členy projektových týmů. Data z modulu jsou integrována s ekonomickým systémem (SAP, Helios, ) a v rámci systému gris jsou dále využívána v ostatních modulech například při výpočtu NPV. Modul umožňuje multiprojektové plánování budgetu. Modul krom vlastního plánu zobrazuje i reálné čerpání budgetu (tato data jsou integrována z ekonomického systému).

7 Action Items Modul umožňuje správu úkolů vázaných na projekt. Modul mimo jiné umožňuje: zadat úkol více lidem sledovat úkoly za projekty a oddělení delegovat úkol rozdělit úkol dle odpovědnosti plnění dílčích částí úkolu definovat závislosti mezi úkoly vytvářet úkoly s vazbou na harmonogram, resp. fázi projektu, kde vlastníkem nemusí být konkrétní osoba, ale projektová role Data z modulu lze integrovat s MS Project a MS Outlook. Data lze prezentovat formou Ganttova diagramu, jak je vidět na následujícím obrázku. Ganttův diagram:

8 Trademarks Modul umožňuje spravovat všechny typy ochranných známek textové, grafické, slogany,.. Obsahuje data o všech registrovaných ochranných známkách i o všech návrzích na registraci. Podporuje celý proces výběru a registrace vybrané známky v jednotlivých teritoriích včetně jejího výběru pro konkrétní produkt - modul je úzce integrován s modulem RA, kterému poskytuje data pro registrace jednotlivých produktů. Risk Management Doplňuje modul Projects o možnost analýzy a eskalace projektových rizik. Výstupy z modulu RISK Management lze použít jako atribut projektu v Portfolio Managementu. Včasné odhalení a řízení rizik vede ve svém důsledku k vyšší spolehlivosti celého procesu vývoje a snížení nákladů. Decision Management Modul umožňuje zadávat a přehledně evidovat všechna rozhodnutí přijatá na libovolném projektu - ke každému z těchto rozhodnutí umožňuje evidovat základní atributy. Timesheet Modul umožňuje sledovat a porovnávat čas strávený na jednotlivých projektech i na neprojektových aktivitách, interní náklady, vytížení oddělení a projektových týmů, jednotlivé projekty a projektové fáze plus jejich dopad na chod oddělení. Data z modulu lze porovnávat s plánem vytížení zdrojů (z modulu Capacity) a sledovat tak efektivitu a přesnost plánování. Modul poskytuje informace pro daňové potřeby a pro intercompany invoices. Modul je úzce integrován s dalšími moduly, především s modulem Projects. Capacity Modul Capacity umožňuje distribuované plánování kapacit v čase a sledování plánované vytíženosti jednotlivých zdrojů i celých oddělení. Capacity lze plánovat buď individuálně za každého uživatele, nebo pomocí templates dle typu projektu pro celé projektové týmy a pro celá oddělení. NPV Modul NPV umožňuje snadné hodnocení jednotlivých projektů z pohledu ekonomické výnosnosti. Vzhledem k těsné integraci s ostatními moduly systému vyžaduje doplnění minimálního množství dat a na základě těchto a integrovaných dat umí spočítat NPV jednotlivých projektů - tedy celkovou současnou hodnotu konkrétního projektu, která zohledňuje faktor času a díky níž lze jednoduše posoudit výnosnost jednotlivých projektů. Pokud se např. budete rozhodovat mezi dvěma projekty o tom, který z nich ukončíte, hodnota NPV pro Vás může být užitečným kritériem. Modul umí spočítat dále i vnitřní výnosové procento IRR nebo za jak dlouho se vrátí společnosti investice jednotlivých projektů. A samozřejmě počítá s discountovanými finančními údaji. Přístup do tohoto modulu mají jen oprávnění uživatelé a data, která se používají pro výpočet, se dají verzovat.

9 Ukázka summary karty modulu NPV:

10 Další systémy Systém gris je centrálním systémem řízení farmaceutického vývoje, nicméně portfolio našich produktů je podstatně širší. Další naše systémy určené pro farmacii jsou uvedeny níže. Všechny tyto systémy jsou integrovány se systémem gris a dále rozšiřují jeho možnosti o specifické funkce. Samples Diary Speciální aplikace pro plánování, zadávání a vyhodnocování farmaceutických testů. Poskytuje podporu pro celý životní cyklus testu. Dissolutions Systém určený na vyhodnocování disolučních testů včetně vyhodnocení faktoru podobnosti. Systém je přímo integrován s měřícími přístroji, ze kterých si sbírá data a se systémem gris, kde jsou data vyhodnocována a prezentována. Non-GMP sklad Systém pro evidenci a vedení non GMP skladu, včetně hlídání expirací, rezervací a automatické predikce potřeby látek na základě integrace s plánem testů. Systém poskytuje podporu jak správci skladu, tak uživatelům, kteří se skladem pracují. Systém podporuje automatické váhy a čtečky čárových kódů. KM - Knowledge Management Sofistikovaný nástroj pro management znalostí a dokumentů napříč celou organizací. Díky jedinečnému systému dynamických taxonomií poskytuje každému uživateli takový pohled na dokument, článek, diskuzi apod., který je pro daného uživatele nejlepší, a to při zachování jedinečnosti dat a potlačení duplicit záznamů. Systém je plně integrován s ostatními systémy a data ze systému KM tak lze číst i editovat přímo v systému gris. COE (Capacity of Equipments) Systém pro plánování kapacit definovaných zařízení a operátorů. Systém umožňuje intuitivní detailní plánování času konkrétních pracovníků na zadaných zařízeních včetně plánování rezervací těchto zařízení, plánování maintenance a sledování reálných výkonů lidí i zařízení. Systém poskytuje podporu pro čtečky RFID karet a vykazování reality na dotykových terminálech přímo na jednotlivých strojích. MC Manager s cockpit Sofistikovaný systém umožňující agregovat data z dalších systémů společnosti, na základě těchto dat pak definovat reporty a KPI, a na jednom místě tak sledovat zdraví a efektivitu jednotlivých procesů společnosti. HSE - Health & Safety Environment umožňuje správu údajů o používaných látkách z hlediska bezpečnosti práce a vlivu na životní prostředí čerpá data ze specializovaných databází, jednotně je spravuje a poskytuje dalším systémům při každém plánování manipulace s nebezpečnou látkou je automaticky zobrazeno upozornění jak s danou látkou pracovat a co je třeba dodržet Systém je dále úzce integrován se systémy: SAP poskytuje data k látkám do systému SAP NonGMP Sklad poskytuje data na skladové štítky COE zobrazuje upozornění při plánování práce s nebezpečnou látkou

11 Ukázka modulu HSE:

12 Reporting Systém gris obsahuje sofistikovaný uživatelsky a administrátorsky definovatelný reporting. Umožňuje snadné zobrazení a konfiguraci reportů pro jednotlivé skupiny uživatelů. Systém využívá HTML reportů přímo v aplikaci, zobrazení definovaných dat v Excelu, Export do Wordu, Excelu, PowerPointu, nebo zobrazení dat prostřednictvím kontingenčních tabulek a OLAP reportů. Systém dále poskytuje reporty do systému ndata Manager s Cockpit, MS Sharepoint, případně do jiných reportovacích nástrojů společnosti. V systému ndata Manager s Cockpit lze dále definovat KPIs a sledovat tak klíčové výkonnostní parametry daného procesu i celé společnosti. Integrace s dalšími systémy společnosti Systém gris podporuje otevřenou SOA architekturu a lze jej tak snadno integrovat s dalšími systémy společnosti. V současné době je gris integrován se systémy: ERP Systém (SAP, Helios) tato integrace umožňuje uživatelům systému gris vidět realitu čerpání budgetu a naopak plánovaný budget automaticky přenášet do ERP systému pro potřeby controllingu. ERP systém je dále využit jako zdroj dat pro nákladové druhy, organizační strukturu, strukturu projektů, atd. pokud tato data obsahuje. MS Exchange případně jiný mail server využívaný ve společnosti. Umožňuje posílat y přímo do systému gris. Ten je analyzuje a přiřadí k odpovídajícímu projektu. Už nikdy tak nepřijdete o žádné informace. MS Active Directory integrace s MS Active Directory umožňuje načítat do systému automaticky data o uživatelích. MS SharePoint díky této integraci lze MS SharePoint využít jako inteligentní úložiště souborů pro systém gris, včetně využití všech jeho výhod typu verzování a zamykání dokumentů a podobně. ndata Knowledge management díky integraci s tímto systémem může gris přímo pracovat s daty a dokumenty uloženými v této repository, včetně inteligentní správy dokumentů, metadat a dynamických taxonomií. Další systémy společnosti ndata systém gris je přímo integrován i s dalšími systémy společnosti ndata, které mu poskytují specifická data a ještě více tak rozšiřují jeho možnosti. Jedná se zejména o systémy ndata COE, ndata nongmp, ndata HSE, ndata Samples Diary a další. Vzhledem k otevřenosti systému gris jej lze integrovat i s jakýmkoli jiným systémem společnosti, pokud to licenční a technické podmínky tohoto systému dovolí.

13 Reference Bc. Šárka Procházková Development systems and process support manager ZENTIVA V době, kdy se v Zentivě (tehdy ještě v Léčivech) zavádělo projektové řízení, byl součástí tohoto procesu také výběr vhodného nástroje. Z počátku jsme využívali MS Office a to především Excel a Word. Důvod byl zřejmý, všichni tento nástroj znali a uměli používat. Problém však nastal ve chvíli, kdy se vývojový tým Zentivy stal mezinárodním a počet běžících projektů začal velmi rychle vzrůstat. Jednalo se o poslední impuls k rozhodnutí, že je třeba začít používat sofistikovanější nástroj. Mapovali jsme produkty, které byly na trhu nabízeny a určeny pro řízení projektů. Několik takových systémů jsme implementovali a otestovali v rámci pilotního projektu. Narazili jsme však vždy na problém, že generický vývoj má jistá specifika, která nám existující systémy neuměly pokrýt. Ve stejné době jsme začali spolupracovat se společností ndata Solutions s.r.o., kteří nám pomohli vytvořit systém RIS (Research Information system), který naše požadavky na řízení projektů splňuje. RIS nám přináší celou řadu benefitů, a to jak pro společnost samotnou, tak i pro jednotlivé členy projektových týmů a pro celou řadu spolupracujících oddělení. Významným způsobem urychlil a zlepšil efektivitu práce a komunikace. Umožňuje nám efektivněji řídit celkový průběh vývojových projektů, dělat správné věci správně. Věci, které vedou k průběžnému zlepšování procesu, a tím i zlepšování konkurenceschopnosti firmy. Systém RIS podporuje vize a mise společnosti Zentiva, je její klíčovou konkurenční výhodou a pomáhá jí tak efektivně plnit roli leadera v oblasti generických farmaceutických produktů.

14 O nás Jsme česká konzultační a technologická společnost zabývající se softwarovou podporou specifických firemních procesů, zvyšováním efektivity daného procesu a tím i efektivity společnosti jako takové. Významně tak přispíváme k rozvoji podnikání našich zákazníků. Jako základní firemní hodnoty ctíme stabilní a dlouhotrvající spolupráci založenou na vzájemné důvěře, vysokou profesionalitu a nadšení pro věc. Software je pro nás cesta Smyslem naší práce není jen dodat software. Smyslem naší práce je dodat řešení. Řešení, které Vám skutečně pomůže. Velkou část naší práce proto tvoří vlastní analýza podporovaného procesu až do jeho úplného pochopení. Pouze spojením dokonalého pochopení práce zákazníka s hlubokou znalostí softwarových nástrojů a postupů jsme schopni dodat řešení, které pro Vás bude nejen nástrojem, ale i konkurenční výhodou.

15 Proč zrovna ndata Solutions? Zkušenosti - pracujeme pro velké korporace i menší firmy, které nám důvěřují a my dokážeme přicházet s myšlenkami, které pomáhají lidem lépe a efektivněji pracovat. Týmová práce - disponujeme týmem zkušených senior konzultantů, kteří dokáží rozkrýt problém a posoudit řešení z více stran. Tím navrhneme řešení, které bude konkureční výhodou. Jedinečný přístup - u software obecně platí, že čím větší řešení, tím více se musí klient přizpůsobovat svému dodavateli. Firmy tak spoléhají na to, že jak to dělá většina, tak to bude dobré i pro ostatní. My děláme věci tak, aby byly pro klienta nejvíce přínosné. Nemusí se omezovat a myslíme na jejich jedinečnost. Naším cílem není jen dodat software, ale efektivní řešení!

16 Solutions s.r.o.