Vzorce a funkce v MS Excel

Transkript

1 Microsoft Excel Vzorce a funkce v MS Excel Verze 2007, 2010, 2013, 2016 Autor: Jaroslav Nedoma

2 O KURZU Vzorce a funkce v MS Excel Vítáme Vás na IT semináři věnujícím se problematice funkcí a usnadnění práce v nejrozšířenějším tabulkovém kalkulátoru na světě, v aplikaci Microsoft Excel. Jedná se o kurz, který by měl zefektivnit Vaši každodenní práci s touto aplikací. Pravidlo zní, stručně, jasně a výstižně seznámit čtenáře s každou kapitolou. V těchto skriptech začneme s mírným opakováním základů a dostaneme se do oblasti funkcí, které tvoří základ práce v Excelu. Je nutné poznamenat, že se nejedná o zcela vyčerpávající materiál, ale pouze o doprovodná skripta ke školení. Předpokládá se tedy, že po absolvování školení budete schopni tato skripta využít na 100 % bez sebemenší překážky spolu s upřesňujícími poznámkami pořízenými na semináři. O AUTOROVI Jaroslav Nedoma IT lektor Microsoft Office a jednatel společnosti Educio s.r.o. Jaroslav Nedoma úspěšně proškolí každý rok v průměru přes osob v 700 hodinách výuky. Školením se zabývá od roku 2009, kdy začínal jako lektor kancelářského balíčku MS Office Dnes školí zaměstnance firem výhradně pro práci s verzemi MS Office 2013 a Jako lektor IT kurzů MS Office proškolil přes 100 velkých a malých firem v rámci celé ČR. Účastníci kurzů různých věkových skupin se pod vedením pana Nedomy naučili ovládat kancelářské programy Word, Excel, Outlook, Access nebo PowerPoint a prakticky využívat všechny funkce, které jim pomáhají řešit úkoly nejen v zaměstnání, ale i v domácnosti a volném čase. Zaměstnavatelé oceňují zvýšení kvalifikace i efektivity jejich zaměstnanců. Veškeré připomínky, dotazy, nápady k obsahu těchto skript směřujte přímo na autora přes následující kontakty: mob.: web: skoleni@lektornedoma.cz

3 OBSAH Úvod...6 Adresace...7 Relativní...7 Absolutní...7 Smíšená...8 Definování názvů Zmnožený vstup Tabulka definovaný seznam Tvorba a vlastnosti tabulky v MS Excel Řádek souhrnů a práce s ním Problematika polí v tabulce Převedení dat tabulky na rozsah Maticové vzorce Výpočet jednoho výsledku Výpočet více výsledků Úprava maticového vzorce K-násobky oblasti Součet dvou oblastí (vektorů) Součin dvou matic Příklad využití maticových vzorců Řešení křížových tabulek pomocí matic Funkce Používání funkcí Použití průvodce funkcí: Použití karty Vzorce: Přímý zápis funkce do buňky: Jak se funkce definuje Syntaxe Vnořené funkce Kategorie funkcí Matematické funkce SUMA... 33

4 ZAOKROUHLIT SUBTOTAL Statistické funkce POČET POČET PRŮMĚR COUNTIF COUNTIFS SUMIF SUMIFS AVERAGEIF AVERAGEIFS MINIFS MAXIFS COUNTBLANK MEDIAN Vyhledávací funkce VYHLEDAT SVYHLEDAT VVYHLEDAT POZVYHLEDAT INDEX NEPŘÍMÝ.ODKAZ Logické funkce KDYŽ A NEBO IFERROR IFNA IFS SWITCH Informační funkce Funkce JE ISEVEN... 70

5 ISODD O.PROSTŘEDÍ SHEET SHETTS TYP CHYBA.TYP Funkce pro práci s datem a časem DNES NYNÍ DENTÝDNE DEN, MĚSÍC, ROK DATUM SEKUNDA, MINUTA, HODINA ČAS WEEKNUM ISOWEEKNUM EOMONTH NETWORKDAYS WORKDAY Textové funkce CONCATENATE ČÁST HLEDAT, NAJÍT NAHRADIT NUMBERVALUE TEXTJOIN ZLEVA, ZPRAVA Databázové funkce Funkce začínající na písmeno D Chybová hlášení Nejčastější klávesové zkratky Speciální znaky při práci s MS Excel Závěr

6 ÚVOD Každý, kdo se chystá používat Excel v denní praxi nejen pro tvorbu tabulek, ale hlavně pro počítání, vyhledávání a jejich analýzu, nevyhne se dříve nebo později funkcím, se kterými se teprve stává Excel Excelem. Většina uživatelů, která se pustí do poznávání funkcí, zůstane u klasických vzorců a funkcí a zapomíná na další rozměr funkcí v Excelu. Oblasti jako dynamické (neboli strukturované) vzorce nebo maticové vzorce bývají často oblastí, které se v Excelu přehlíží, nicméně tyto oblasti pomáhají v nejednom směru. Vše si v rámci tohoto kurzu ukážeme na jednoduchých praktických příkladech, díky kterým by nemělo dělat problém jejich pochopit význam takových vzorců a snadno je implementovat do reálných příklad z praxe. Důležité je v rámci tohoto kurzu porozumět správnému adresování ve vzorcích ukážeme si všechny tři typy (relativní, absolutní i smíšené). Dále bude důležitou kapitolou Definování názvů, díky kterému pochopíte, že vzorce nemusí být jen o souřadnicích. Pro mnohé přibydou do současných znalostí dynamické a maticové vzorce, které tu mají také své kapitoly. Největší část tohoto materiálu tvoří funkce, které projdeme od těch nejjednodušších až po ty složitější, jakými jsou vyhledávací, logické či databázové. Každá funkce zde popsána na příkladech. Vzorce a funkce v MS Excel 6

7 ADRESACE Excel využívá v buňkách v základním režimu relativní adresy buněk. Dále zde jsou ale další dvě možnosti, těmi jsou adresace absolutní a smíšená. Adresace se tedy rozděluje následovně: Relativní Absolutní Smíšená RELATIVNÍ Relativní adresace je běžný zápis vzorečku tak, jak jsme na něj zvyklí. Jako jeden příklad (Obr. 1) za všechny může posloužit využití jednoduché aritmetiky. Naším úkolem je sečíst dvě sousedící buňky A1 a B1. Výsledek budeme chtít zapsat do buňky C1 a zápis bude následující: =A1+B1. Na dalším řádku budeme chtít obdobně posčítat buňky A2 a B2 a výsledek bude patřit do buňky C3. Nyní víme, že nám stačí technika pravého dolního rohu, za který stačí zatáhnout a výsledek je na světě! Vidíme tedy, že se automaticky změnila čísla řádků u buněk ve sloupci A i B. Obr. 1 Relativní adresace ABSOLUTNÍ Absolutní adresace se využívá v tabulkách, jejichž hodnoty jsou například závislé na změně jediné buňky. Jako jednoduchý příklad (Obr. 2) postačí pár čísel sepsaných pod sebou ve sloupečku A a další jedno číslo napsané v buňce B1 (to bude naše zásadní buňka, na které všechno závisí). Chtěli bychom, abychom viděli ve sloupečku C pod sebou tolik výsledků, kolik máme zadaných čísel ve sloupečku A. Výsledky by měly zobrazovat vždy jednotlivé číslo ze sloupečku A vynásobené číslem v buňce B1 tak, aby jediná změna čísla v buňce B1 vyvolala přepočet všech výsledků ve sloupečku C. To není možné v případě, kdy bychom použili zápis ve stylu: =A1*B1. V tomto případě by se totiž jednalo o klasický relativní zápis adresy a došlo by k tomu, že by byl správně pouze jeden (první) výsledek, a to v buňce C1. Kdybychom začali s tažením za pravý dolní roh v buňce C1, kde je výsledek, zjistíme, že další výsledky budou nesprávné. V reálu se děje to, že každý řádek má jinou souřadnici čísla ve sloupečku A (např. A2), ale zároveň i jinou souřadnici čísla ve sloupečku B (např. B2). První posun z A1 na A2 chceme, ale z B1 na B2 nikoliv. Proto existuje něco, čemu se říká absolutní adresování. Představme si ho tak, že při psaní prvního vzorečku do buňky C1 chceme zapsat skutečnost, že adresa buňky B1 má být při tažení za pravý dolní roh tzv. zafixovaná (neměnná). Toho docílíme tak, že po zapsání vzorce: =A1*B1 klikneme v zápisu vzorce na tu adresu buňky (před písmeno sloupce nebo číslo řádku nebo za číslo řádku - není rozdíl), která má být zafixovaná (př. B1) a stiskneme Vzorce a funkce v MS Excel 7

8 na klávesnici funkční klávesu F4. Automaticky dojde ke změně relativní adresace na absolutní (objeví se znak dolaru '$' před písmenem sloupce i číslem řádku) a vše je hotovo. Dále proběhne klasické potvrzení vzorce enterem a můžeme tahat za pravý dolní roh směrem dolů. Výsledek je na světě! Nyní dochází k tomu, že při tažení zůstává adresa buňky B1 neměnná ve všech dalších vzorečkách. Docílili jsme toho, že stačí změnit údaj v buňce B1 a změní se všechny přepočty ve sloupečku C. SMÍŠENÁ Obr. 2 Absolutní adresace Smíšená adresace spočívá v tom, že znak dolaru neumístíme zároveň před písmeno sloupce a číslo řádku, ale jen před jeden z těchto parametrů. Znak dolaru můžeme napsat buď ručně (CTRL+ALT+ů) nebo budeme funkční klávesu F4 mačkat tak dlouho, dokud se nezobrazí naše požadovaná adresace. Využití najdeme v rozsáhlejších tabulkách, kdy chceme zamezit tomu, aby se například při zkopírování vzorečku do strany zamezilo přepsání písmene sloupečku, ale už nechceme, aby se vzoreček zároveň zablokoval ve smyslu řádků. Jinými slovy chceme, aby nebyl ve svislém směru zablokovaný a v tom vodorovném ano. Taková buňka by po zápisu mohla ve vzorečku vystupovat například takto: $A1 (fixovaný pouze sloupeček ve smyslu kopírování buňky směrem doprava bude ve vzorci pořád souřadnice sloupečku A, ale při kopírování směrem dolů nebude fixovaný řádek 1, ale bude se měnit). Proto adresace smíšená. Jako jeden příklad za všechny poslouží platová tabulka na Obr. 3. Je zde pouze kousek takové tabulky, ale přesto bude pochopitelné, co který vzoreček znamená a proč se používá právě smíšená adresace buněk. Vždy se jedná o zjednodušení práce a tady to platí opět. Tabulka představuje týdenní platy zaměstnanců podle následujících tří kritérií: 1. Každý týden má jiný počet pracovních dní. 2. Každý zaměstnanec má jinou hodinovou mzdu. 3. Všichni mají fixně stanovenou pracovní dobu 8 hodin denně. Vzorce a funkce v MS Excel 8

9 Obr. 3 Smíšená adresace Přesně toto je hezký příklad použití smíšené adresace. Začneme v buňce E4, kde bychom v samém závěru měli také skončit, protože jediný vzoreček zapsaný sem by měl vyřešit všechny položky platů každého ve všech týdnech. A tady se právě ukáže technika smíšené adresace. Začneme jednoduchou úvahou. Vzorec v buňce E4 bude vycházet z buňky C4, kde je hodinová mzda paní Bártové, z buňky D4, která říká, kolik pracovních dní má první týden a nakonec z konstanty 8 označující povinnost odpracování zadaného počtu hodin denně. Celá toto úvaha bude obsažena v následujícím vzorci: =C4*D4*8. Tento vzorec sice po Enteru vrátí správný výsledek, ale pouze za první týden pro paní Bártovou. Kdybyste nyní zkusili vzorec zkopírovat za pravý dolní roh, zjistili byste, že každá další buňka prvního týdne obsahuje nulu. Je potřeba náš první vzoreček v buňce E4 nějak upravit. Když se podíváte na buňku D4 označující počet pracovních dní, jedná se o buňku sloučenou a tudíž adresa celé této velké obdélníkové buňky je pořád D4, nikoliv níž D5, D6, Tuto skutečnost uvedeme ve vzorci zafixováním této pozice naší známou klávesou F4. Vzorec bude nyní následující: =C4*$D$4*8. Pokud nyní stáhnete za pravý dolní roh dolů, zjistíte, že už vidíte namísto nul platy všech ostatních. Problém ale nastává, pokud budete chtít celý tento první týden platů zkopírovat do druhého týdne. Říkali jsme, že si ve finále přejeme, aby tomu takhle jednoduše bylo a vzoreček přesto fungoval. Nyní se ale pořád našemu efektu ještě moc neblížíme. Protože jsme zkopírovali náš sloupeček prvního týdne a celé 2 sloupečky doprava, všechny adresy buněk (konkrétně písmena sloupců) v našem vzorečku se také změnily, a to o celá 2 pořadí dál v abecedě. Z našich hodinových platů se na místo buňky C4 Excel odkazuje do buňky E4 (o dvě posunuté pozice), což nechceme. S pozicí $D$4 se nic neděje, protože je absolutně adresovaná. Ale ani to nechceme, protože by to znamenalo, že se bude plat skládat vždy z počtu pracovních dní v prvním týdnu. Vraťme se tedy na úplný začátek do buňky E4. Zde si vzorec upravíme na plně fungující. Buňka D4 nebude celá absolutně adresovaná, jak jsme zjistili před chvilkou. Chceme, aby se při kopírování měnila pozice sloupečku z D na F, dále na H atd., protože každý týden má pochopitelně jiný počet pracovních dní. Nejde nám již ale o to, aby se současně měnilo číslo řádku, při tažení směrem dolů a proto uděláme kompromis: použijeme adresování smíšené, kdy necháme náš dolar naznačující fixaci pouze před číslem řádku a to je u nás 4. Ve finále bude buňka ve vzorci vypadat následovně: D$4. Této podoby Vzorce a funkce v MS Excel 9

10 docílíte buď ruční úpravou, nebo zkusíte metodu, kdy stisknete klávesu F4 víckrát, má totiž čtyři podoby (relativní, absolutní, smíšené v řádku, smíšené ve sloupci). Buňka s hodinovou mzdou C4 bude také smíšeně adresovaná, akorát že opačným způsobem. Tady totiž víme, že ať budeme počítat týden jakýkoliv, vždy má Excel kouknout do hodinové mzdy, která je ve sloupci C. Pokud budeme ale tahat směrem dolů, má Excel procházet všechny řádky, ne zůstat stát hned na tom prvním u paní Bártové, protože každý zaměstnanec má jiný plat. Opět vidíme, že chceme fixovat jen sloupec, kdežto řádky nechat volně průchozí. Ve vzorci bude tedy tento fakt zapsán takto: $C4. Celý vzorec v základní buňce E4 má nyní tuto finální podobu: =$C4*D$4*8. Nyní stačí zatáhnout za pravý dolní roh a máme vyplněný pravdivě celý první týden. Nyní ale můžeme celý tento první týden zkopírovat a vložit ho do druhého týdne. Zjistíte, že jsou platy vypočítány naprosto správně. Takto můžete rozkopírovat třeba sto sloupečků vzorců bez jakékoliv úpravy. V tom spočítá výhoda smíšeného adresování, ale na samém počátku se zkrátka musí přemýšlet! Postupem času při práci s Excelem zjistíte, že právě adresace je to, s čím budete pracovat nejčastěji, pokud se rozhodnete tvořit tabulky, které mají být provázané a jejich tvorba má být co nejjednodušší, čímž se rozumí fakt, že za pomoci jednoduchého kopírování zvládnete tolik práce, jako při novém pracném tvoření dalších podobných vzorečků. Vzorce a funkce v MS Excel 10

11 DEFINOVÁNÍ NÁZVŮ Vítejte v kapitole, ve které si prozradíme, jakým způsobem si můžeme při adresaci ušetřit práci v definování vzorečků. Vraťme se na úplný začátek a vzpomeňme si, jak jsme museli v případě součtů označovat a definovat adresy buněk či oblastí. Takový součet hodnot za sloupeček Praha jsme museli definovat jako: =SUMA(C3:C6). Pokud bychom chtěli takovýto součet provést kdekoliv v listě, museli bychom si stále pamatovat odkazy na tyto buňky, které oblast vymezují. Naším úkolem je, ukázat si, jak pojmenovat takovouto skupinu buněk nějakým názvem a ten pak vesele používat. Ukážeme si následující cestu, jak tak učinit: Obr. 4 Definované názvy 1. Označte naši oblast C3 až C6 (oblast hodnot za Prahu). 2. Vzorce Definované názvy (Obr. 4) Definovat název 3. V dialogu Nový název (Obr. 5) vidíme již předvyplněný název Praha, který Excel převzal z názvu sloupečku. Obr. 5 Nový název 4. Odkaz na je také vyplněný a to přesně tak, jak jsme označili. Ušetřili jsme si tedy práci s pozdějším označováním. 5. Klikneme na OK. V dialogu Nový název (Obr. 5) jste si určitě všimli položky Obor. Každý definovaný název je totiž nějakého určitého oboru. Ten určujeme takový, v jakém rozsahu se rozhodneme s naším názvem pracovat. Pokud ho chcete využívat pro celý sešit, necháte volbu Sešit. Pokud chcete nechat používat název pouze pro konkrétní list, volíte tuto volbu. Pak je možné definovat více stejných názvů, ale pro každý list by takový název znamenal nějakou jinou oblast. Vzorce a funkce v MS Excel 11

12 Obr. 6 Použití definovaného názvu ve vzorci Nyní jste si nadefinovali název Praha. Ukážeme si tedy, jak takový název používat. Z buňky C7 vymažte původní vzorec a zapište sem: =SUMA(Praha) tak jako na Obr. 6. Po ENTER uvidíte opět stejný výsledek s tím rozdílem, že teď už si nemusíte pamatovat, jakáže oblast buněk je pro Prahu. Stačí si třeba na pětistém řádku vzpomenout, že chcete vidět součet za Prahu, tak napíšete tento vzorec. Může také nastat situace, kdy zapomenete, kde oblast pojmenovaná Praha přesně byla. Jinými slovy, z jakých buněk vychází. Pak stačí kliknout v řádku vzorců na černou šipku vedle znázornění adresy buňky (Obr. 7) a vybrat požadovaný název oblasti (Praha). Excel Vám ihned označí tu oblast, která se takto jmenuje. Všechny definované názvy najdete ve Správci názvů (Vzorce Definované názvy Správce názvů), kde můžete dosud vytvořené názvy upravovat či mazat. Obr. 7 Výběr názvu oblasti Jistě si řeknete, že by bylo nyní nepraktické pojmenovávat každé město takto zvlášť. Bylo by to jednak neefektivní a zabralo by to zbytečně moc času. Tato situace lze vyřešit následovně: 1. Označíte do jedné skupiny všechna další města i hodnoty k nim (Obr. 8). 2. Vzorce Definované názvy Vytvořit z výběru 3. V dialogu Vytvořit názvy z výběru zadáme horní řádek. Ve většině nabídek Excel sám nejlépe zjistí, kde mohou být popisky, takže i v našem případě není potřeba horní řádek zaškrtávat, protože by již zaškrtnutý měl být. 4. Potvrzujeme OK. Obr. 8 Označení buněk k pojmenování Když se nyní podíváte do Správce názvů, uvidíte všechna tři další nadefinovaná města. České Budějovice budou pojmenované jako České_Budějovice, protože v definici názvu nesmí být mezera. Vzorce a funkce v MS Excel 12

13 Dále si ukážeme, že jméno nemusí mít pouze nějaká buňka či oblast, ale že tím může být i konstanta. Pro jednoduchou ukázku si nadefinujeme nový název (Vzorce Definované názvy Definovat název). Ten se bude jmenovat euro a do políčka odkaz na (Obr. 5) zadáme konstantu 25 místo celého původního zobrazení v tomto políčku. Tím jsme nadefinovali, že pokud se někde v sešitu zmíníme o pojmu euro, znamená to, jako bychom se zmínili o hodnotě 25. Nyní se podívejme na Obr. 9. Zde je tabulka znázorňující částky v Kč. Vedlejší sloupeček slouží pro přepočet Kč na. Sem nyní stačí napsat za rovnítko jen adresu buňky s částkou v Kč (př. D16) napsat lomítko pro dělení a za něj heslo euro, pod kterým jsme nadefinovali onu konstantní hodnotu 25. Obr. 9 Definice názvu konstanty Vzorce a funkce v MS Excel 13

14 ZMNOŽENÝ VSTUP Pokud budete chtít vkládat stejnou hodnotu do více buněk, určitě oceníte klávesovou zkratku CTRL + Enter. Zatímco samotná klávesa Enter potvrzuje vstup údaje do buňky, kombinace této klávesy s CTRL přináší výhodu v podobě tzv. Zmnoženého vstupu. Představme si následující tabulku s našimi dodavateli (Obr. 10). Každý měsíc si k nim zapisujeme počet objednávek. Z tabulky je patrné, že v každém měsíci neobjednáváme u všech dodavatelů, a proto zůstávají některé buňky nevyplněné. Obr. 10 Tabulka s prázdnými buňkami k vyplnění Chtěli bychom v rychlosti vyplnit všechny prázdné buňky hodnotou 0 bez ohledu na to, kolik prázdných buněk naše tabulka obsahuje. Obecný postup je následující: 1. Označíme si celou tabulku (včetně vyplněných i prázdných polí). 2. Domů Úpravy Najít a vybrat (ikona dalekohledu nebo lupy dle verze Excelu) Přejít na jinak 3. V zobrazeném okně (Obr. 11) označíme volbu Prázdné buňky a okno potvrdíme OK. Ihned si všimněte, že za Vás Excel označil v tabulce pouze ty buňky, které jsou prázdné nevyplněné. 4. Nyní již stačí napsat hodnotu, kterou chceme vložit do všech označených buněk (tedy hodnota 0) a následně stiskneme kombinaci kláves CTRL + Enter. Máme hotovo, tabulka je vyplněná. Důležité je zmínit, že nezáleží na počtu vyplňovaných buněk tato operace Vám vždy zabere stejné množství času. DŮLEŽITÉ: Po kroku č. 3 a před zadáváním hodnoty v kroku č. 4 již myší nikam neklikáte (do žádné buňky). Tím by totiž došlo ke zrušení označení všech buněk, které jsou prázdné a tabulka by se nevyplnila vyplnila by se pouze buňka, na kterou kliknete! Toto je častá chyba, kterou uživatelé dělají. Po vyplnění okna (Obr. 11) začínáte rovnou psát zmíněnou hodnotu 0 a pokračujete CTRL + Enter. Vzorce a funkce v MS Excel 14

15 Obr. 11 Okno Přejít na jinak Obr. 12 Vyplněná tabulka Tabulku nemusíte vyplňovat pouze konstantními hodnotami (jako nyní hodnotou 0). Může se stát, že existuje tabulka (Obr. 13), která nemá v určitém sloupci vyplněny všechny hodnoty, a vy požadujete doplnění prázdných buněk vždy podle buňky, která určuje název celé skupiny. Konkrétně jde například o tabulku vozů (Obr. 13), ve které chybí v prvním sloupci vždy kromě prvního záznamu ve skupině vyplněný název značky. To by dělalo následně problém při filtrování záznamů a jejich analýze pomocí kontingenčních tabulek. Vzorce a funkce v MS Excel 15

16 Doplnění sloupce Značka bude vypadat následovně: První tři kroky budou shodné s postupem popsaným pro předchozí tabulku. Ve čtvrtém kroku napíšeme namísto hodnoty 0 (předchozí příklad) vzorec, který bude ve tvaru: =A2. Vzorec se začne zapisovat automaticky do buňky A3 (první prázdná). Vzorcem tak říkáme, že chceme do buňky A3 opsat to, co je v buňce A2. Nesmíme však potvrdit klávesou Enter, ale stiskneme kombinaci kláves CTRL + Enter. Když si nyní prohlédnete tabulku, bude již vyplněná pro všechny značky. Poté ještě doporučuji převést celý první sloupeček na hodnoty (nyní jsou totiž ve většině buněk vzorce, které nebudou dělat dobrotu v momentě, kdy budeme chtít data kopírovat jinam nebo je jinak třídit. Sloupeček tedy stačí označit, zkopírovat a následně Vložit jinak - Hodnoty. Tento postup byl detailně popsán v kapitole věnované vkládání jiným způsobem. Obr. 13 Doplnění chybějících podle názvů skupiny záznamů v tomto případě podle značky vozu Vzorce a funkce v MS Excel 16

17 TABULKA DEFINOVANÝ SEZNAM Tabulka (někdy označovaná jako dynamická tabulka či strukturovaný seznam) je nový pojem, který vznikl v Excelu od verze Neznamená to ale, že by ve starších verzích tento nástroj chyběl. Původně nesl označení Definovaný seznam. Postupně se však tento nástroj vyvíjel a dnes nabízí více možností. Kdybychom se přenesli opět k naší tabulce autobazaru, nabízí se tu krásný příklad na využití tabulky. Vžijme se do situace, kdy v bazaru přibude vůz, další den se tři vozy prodají (řádky ubydou) následně zase šest dalších přijede atd. Narážím tu na problém, kdy nemohu v dynamicky měnící se tabulce nikdy předvídat, kolik řádků (záznamů) bude mít a tudíž bych musel při každé změně přepsat v Excelu všechny vzorce a funkce, které jsem měl předtím připravené přímo na míru původní tabulce. Vzorce by při doplnění nových záznamů na konec tabulky totiž již neplatili a nezahrnovali by nová data. Proto je tu nástroj s názvem tabulka, který vzorce umí natahovat dle počtu záznamů automaticky, o tom ale později. TVORBA A VLASTNOSTI TABULKY V MS EXCEL Jak takovou tabulku v MS Excel vytvořit? Postup je následující: Klikneme kamkoliv do naší databáze. Vložení Tabulka (Obr. 14) Excel automaticky detekuje celou databázi a zeptá se Vás, zda tabulka obsahuje záhlaví. Klikneme na OK a tabulka je vytvořena. Obr. 14 Tabulka První, čeho si všimneme, je změna vzhledu, který je tím nejmíň podstatným. Samozřejmě se nechá změnit. O tom níže. Dále se v tabulce začal používat automatický filtr (objevily se šipky v záhlaví databáze). Pokud se budeme pohybovat po tabulce směrem dolů a dostaneme se do situace, kdy se schová první řádek se záhlavím, všimněme si, že Excel nahradil původní záhlaví sloupečků (A, B, C, ) za přesné pojmenování názvů polí (Obr. 15), což je další pomůcka pro usnadnění v orientaci. Obr. 15 Záhlaví tabulky Vzorce a funkce v MS Excel 17

18 Každá tabulka má řadu vlastností. Ihned po jejím vytvoření se nahoře na pásu karet objeví karta Návrh, řazená jako poslední. Ta bude vždy viditelná jen za předpokladu, že máme kurzor umístěný uvnitř naší databáze, jinak řečeno, jen v případě, že s ní pracujeme. Jedná se tedy o dynamickou kartu. Na této kartě se nacházejí všechny důležité vlastnosti tabulky: Název tabulky důležitý parametr, pomocí kterého můžeme v budoucnu počítat s daty z této tabulky v jakémkoli vzorečku. Stačí znát tedy jen její název. Ten si můžeme libovolně změnit. Tabulka se bude jmenovat například Autobazar. V skupině Styly tabulky si můžeme změnit dosavadní vzhled za jiný nabízený. Ve skupině Možnosti stylů tabulek si můžeme změnit grafické zobrazení celé tabulky možností První sloupec, Poslední sloupec, Pruhované sloupce a Pruhované řádky dle vlastního výběru. Další důležitou volbou je Řádek souhrnů, který je detailněji probírán v následující podkapitole. ŘÁDEK SOUHRNŮ A PRÁCE S NÍM Pokud aktivujete Řádek souhrnů (Obr. 16), Excel Vás odkáže na konec tabulky, kde vytvoří řádek začínající heslem Celkem a informací o počtu záznamů. V našem autobazaru informuje o stavu 258 vozů. Obr. 16 Řádek souhrnů Pokud nyní budeme chtít vidět přehlednou statistiku o průměrném počtu najetých kilometrů všech vozů, součet cen aj., můžeme učinit tak, že klikneme vždy do prázdného políčka v řádku souhrnů, kde si výsledek představujeme a z připravené nabídky pouze vybereme funkci, která má být pro daný sloupec použita. Pod sloupcem Najeto KM zvolíme například funkci Průměr (Obr. 17), pod sloupcem Cena funkci Součet atd. Ihned jsme informováni o výsledku. Ten ještě ke všemu není fixní, ale proměnlivý (závislý na počtu záznamů v tabulce). Obr. 17 Výběr funkce v řádku souhrnů Pokud se podíváte například do výsledku představující průměr najetých kilometrů, zjistíte, že zde Excel umístil funkci SUBTOTAL, která má dva argumenty. První je číslo, které zastupuje funkci, která se má ve sloupci provádět (101 Průměr). Druhý argument, pro nás nyní ten sledovaný, neobsahuje jako v klasickém případě oblast ohraničenou počáteční a koncovou buňkou, tedy C2:C259, ale obsahuje v hranatých závorkách název pole, Najeto KM. To určuje, že se nebude průměrovat předem vymezená Vzorce a funkce v MS Excel 18

19 oblast, ale taková oblast, která tam skutečně v tomto okamžiku je. To je hlavní význam tabulky v Excelu. Přidáte-li do takovéto tabulky jeden řádek (záznam) a vyplníte jej, Excel automaticky tyto položky započítává v řádku souhrnů bez potřeby vzorce nějak upravovat. Pokud budete chtít přidat do tabulky nový záznam, nemusíte nutně podstupovat kroky k přidání nového řádku. Stačí, pokud kliknete na buňku posledního záznamu, poslední položky (u nás položka Žlutá v posledním záznamu vozu Porsche ). Nyní stisknu klávesu TAB a nový řádek je na světě. PROBLEMATIKA POLÍ V TABULCE Každý sloupec tabulky Autobazar je zároveň jedním polem. Každé pole má svoje specifická data a může se stát, že bych rád pracoval s těmito daty v jiných vzorcích než jen v řádku souhrnů. I to je v Excelu možné, stačí jen vědět, jak v takových vzorcích postupovat při zápisu. Vzorce s využitím polí V jakékoliv prázdné buňce na listu nebo dokonce kdekoliv v sešitu je možné počítat s daty z tabulky Autobazar. Například můžu chtít spočítat, kolik aut z tabulky je levnějších než Kč. Účelem této kapitoly není podrobně rozebírat, co dělá jaká funkce Excelu, takže nám bude pro tuto chvíli stačit, když zde uvedu funkci s názvem COUNTIF, která nám dokáže odpovědět na výše položenou otázku. Díky polím bude výsledek této funkce stále aktuální nezávisle na změně počtu vozů v autobazaru. Zápis do buňky bude vypadat následovně: =COUNTIF(Autobazar[Cena]; < ). Ze zápisu je patrné, že čerpáme z tabulky pojmenované jako Autobazar a hranaté závorky v těsné blízkosti za ní (Obr. 18) vymezují pole Cena. Kritérium je potom nastavená tak, aby funkce započetla pouze ty ceny, které odpovídají podmínce menší než sto tisíc korun. Výsledkem bude 32 vozů. Obr. 18 Zápis funkce s polem tabulky Vzorce a funkce v MS Excel 19

20 PŘEVEDENÍ DAT TABULKY NA ROZSAH Může nastat situace, kdy chceme převést naší tabulku Autobazar na klasický rozsah, tedy na databázi, jakou byla tabulka před naším zásahem. Postup, jak tak učinit je následující: Kliknout kamkoliv do tabulky. Návrh Nástroje Převést na rozsah (Obr. 19) Nyní ale tabulka ztrácí své vlastnosti a usnadnění a při každé změně v ní musím počítat s určitými úpravami vzorců. Obr. 19 Převedení tabulky na rozsah Vzorce a funkce v MS Excel 20

21 MATICOVÉ VZORCE Maticový vzorec tvoříme tehdy, jestliže chceme provést několik výpočtů bez použití mnoha mezikroků. Tento typ vzorců tvoříme stejně jako jiné typy vzorců s tím rozdílem, že potvrzení vzorce neukončujeme klasicky klávesou ENTER, ale kombinací tří kláves CTRL + SHIFT + ENTER. Při tvorbě maticového vzorce musíme vědět, zda očekáváme jeden nebo více výsledků. VÝPOČET JEDNOHO VÝSLEDKU Na následujícím příkladu si ukážeme první variantu výpočet jednoho výsledku. V tabulce na Obr. 20 vidíme, jakou sazbou na hodinu je ohodnocen každý zaměstnanec a kolik hodin ve firmě odpracoval. Obr. 20 Výpočet jediného výsledku - maticově Úkolem zaměstnavatele (náš úkol) je vypočítat celkovou částku, která bude potřeba k pokrytí měsíčních platů všech zaměstnanců. Maticový vzorec nám zde poslouží k tomu, abychom si ulehčili práci a nemuseli počítat nejprve u každého zaměstnance jeho plat zvlášť a poté všechny platy sečíst. Představte si, že bychom nejprve museli např. do buňky D2 vepsat vzorec: =B2*C2 což by odpovídalo platu pana Novotného a pak tento vzorec kopírovat na další zaměstnance. Poté bychom teprve provedli (např. do buňky B6 jako na Obr. 20) součet všech těchto dílčích platů pomocí funkce součtu: =SUMA(D2:D4) Veškerý tento postup jde vyřešit právě maticovým vzorcem. Namísto výpočtu dílčích platů u každého zaměstnance se přesuneme již nyní přímo do buňky B6. Do ní zapíšeme vzorec: =SUMA(B2:B4*C2:C4) Vzorce a funkce v MS Excel 21

22 ale nepotvrzujeme klávesou ENTER, ale již výše zmiňovanou trojkombinací CTRL + SHIFT + ENTER. Nyní Vám Excel vypočetl výši celkových měsíčních nákladů na platy všech zaměstnanců, a když teď kliknete do buňky B6 a podíváte se do řádků vzorců, zobrazí se Váš zadaný vzorec navíc ve složených závorkách: {=SUMA(B2:B4*C2:C4)} Tyto závorky nám říkají, že se jedná o maticový vzorec. VÝPOČET VÍCE VÝSLEDKŮ Následující příklad (na Obr. 21) počítá s tím, že chceme právě spočítat jen dílčí platy jednotlivých zaměstnanců. Od maticového vzorce se tedy očekává více výsledků. Když se podíváme na Obr. 21 a víme, že chceme zjistit plat každého zaměstnance zvlášť, je jasné, že chceme násobit hodinovou mzdu s počtem odpracovaných hodin. Mohli bychom tedy např. do buňky D2 psát vzorec pro součin =B2*C2 a dále ho zkopírovat pro ostatní položky. To samé se dá ale vytvořit i pomocí jednoho vzorce (maticového) bez následného kopírování. Obr. 21 Výpočet více výsledků - maticově Jak postupovat nyní? Nejprve označíme oblast, ve které naše výsledky očekáváme (klikneme levým tlačítkem myši do buňky D2, levé tlačítko myši držíme a myší táhneme přes oblast buněk, ve které chceme zobrazit naše dílčí výsledky, tlačítko myši pustíme a započneme psát vzorec: =B2:B4*C2:C4 a potvrdíme trojkombinací CTRL + SHIFT + ENTER. Nyní uvidíme všechny naše potřebné výsledky vypočtené, a když se podíváme do některého z nich, uvidíme v řádku vzorců maticový vzorec opět ve složených závorkách: {=B2:B4*C2:C4} Vzorce a funkce v MS Excel 22

23 ÚPRAVA MATICOVÉHO VZORCE Často se nám stane, že jsme náš vzorec nenapsali přesně podle našich představ anebo ho chceme jednoduše z jiných důvodů opravit. Postup při úpravě maticového vzorce je následující: 1. Klikneme na jednu buňku, ve které se nachází maticový vzorec. 2. Přesuneme se do řádku vzorců, ve kterém se nám maticový vzorec zobrazí (klikneme do tohoto řádku po kliknutí nám zde zmizí složené závorky). 3. Upravíme vzorec dle našich potřeb. 4. Potvrdíme trojkombinací kláves: CTRL + SHIFT + ENTER. K-NÁSOBKY OBLASTI Maticové vzorce využijeme také v případě, kdy se chystáme provádět nějakou matematickou operaci, ve které pracuje vzájemně nějaká oblast buněk s konstantou. Na Obr. 22 je vidět, že jsou konstantou k násobené hodnoty z oblasti vektoru. Abychom nemuseli využívat absolutní adresování nebo vypisovat každý vzorec zvlášť, můžeme použít maticový vzorec. Obr. 22 K-násobek oblasti Nejprve si opět označíme oblast, ve které očekáváme výsledky (na Obr. 22 se jedná o oblast C2 až C4). Poté začneme psát vzorec. V případě násobení (viz Obr. 22) je to následující: =B2:B4*A2 a nesmíme zapomenout potvrdit jako maticový vzorec, tj. nám známým stiskem tří kláves. SOUČET DVOU OBLASTÍ (VEKTORŮ) Na Obr. 23 v následujícím příkladu je vidět, že chceme sečíst vektor A a vektor B neboli dvě oblasti do dalšího sloupce. Obr. 23 Součet dvou oblastí (vektorů) Vzorce a funkce v MS Excel 23

24 Opět tedy začneme označením oblasti, do které chceme vložit výsledek a začneme psát vzorec: který potvrdíme CTRL + SHIFT + ENTER. =A2:A4+B2:B4 Výsledná oblast bude tedy součtem předchozích dvou. Stejným způsobem můžeme oblasti i odečítat. SOUČIN DVOU MATIC Proto, abychom mohli sčítat dvě matice (souvislé pravoúhlé oblasti), musíme znát základní definici součinu matic. Ta nám říká, že počet sloupců v první matici musí být roven počtu řádků v druhé matici. Jinak nelze matice vzájemně násobit. Funkce pro tento výpočet se jmenuje SOUČIN.MATIC. Jako své argumenty očekává jednotlivé matice. Nelze zde napsat prosté násobení, protože to není součin matic. Vše si ukážeme na následujícím příkladu, který je vyobrazen na Obr. 24. Obr. 24 Součin dvou matic Na Obr. 24 vidíme dvě matice, které splňují naše předchozí pravidlo. Počet sloupců první matice A (3 sloupce) odpovídá počtu řádků druhé matice B (3 řádky). Výsledkem nám tedy bude součin těchto dvou matic ve dvou sloupcích a 5 řádcích (viz obr. 11). Nejprve začneme označením oblasti výsledku. V tomto případě se jedná o oblast H2 až I6. Po označení této oblasti začneme psát vzorec: =SOUČIN.MATIC(A2:C6;E2:F4) a potvrdíme trojkombinací kláves. Ze zadávání vzorce je patrné, že každou oblast (matici) musíme oddělit středníkem. Tato kapitola byla jakýmsi odbočením do oblasti funkcí, kterým se věnuje jiná publikace, ale byla zde zmíněna z důvodu, že do oblasti matic patří. Vzorce a funkce v MS Excel 24

25 PŘÍKLAD VYUŽITÍ MATICOVÝCH VZORCŮ Zadání: V tabulce (Obr. 25) máme prodejce, kteří prodávají produkty uvedené na prvním řádku. Na druhém řádku je jejich cena za jednotku (ks či kg). Naším úkolem je vypočíst do žlutých polí ve sloupci I celkovou tržbu každého z prodejců. Obr. 25 Tabulka Prodejci Řešení: Kdybychom řešili příklad klasickým vzorcem, měl by pro prodejkyni Simonu následující podobu: =C2*C3+D2*D3+E2*E3+F2*F3+G2*G3+H2*H3 Jak vidíte sami, vzorec je zbytečně dlouhý a byl by samozřejmě ještě delší, pokud bychom neprodávali 6 produktů, ale např. 100 či více. Proto použijeme maticový vzorec. Ten bude mít vždy stejnou délku nehledě na počet prodávaných produktů. 1. Označíme buňku I3 (ve sloupci Celkem pro Simonu). 2. Napíšeme rovná se (znak = ). 3. Označíme buňky C2 až H2 (jednotkové ceny) tento rozsah rovnou zafixujeme. Opatříme znaky $ jedná se o oblast, která bude ve vzorci společná pro všechny prodejce a při tažení vzorce směrem dolů by nemělo docházet k posunu oblasti s těmito cenami viz kapitola Absolutní adresování. 4. Napíšeme krát (znak * ). 5. Označíme buňky C3 až H3 (počet prodaných jednotek za Simonu). 6. Potvrdíme stiskem tří kláves CTRL + SHIFT + ENTER. 7. Nyní vzorec zkopírujeme do všech žlutých polí (pro všechny zaměstnance). Vzorec (Obr. 26Obr. 28) bude tedy vypadat následovně (po jeho potvrzení se zobrazí v řádku vzorců i složené závorky na jeho začátku i konci): {=SUMA($C$2:$H$2*C3:H3)} Vzorce a funkce v MS Excel 25

26 Obr. 26 Tabulka Prodejci s maticovým vzorcem V případě řešení tohoto příkladu by bylo možné využít i funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ, která by v tomto případě nepotřebovala maticové potvrzení tří kláves, ale potvrdila by se jako obyčejný vzorec. Její zápis by byl v případě prvního řádku výpočtu u prodejkyně Simony následovně: =SOUČIN.SKALÁRNÍ($C$2:$H$2;C3:H3) Je však nutné poznamenat, že se v této kapitole jedná o použití maticových vzorců, proto je zde upřednostněn první (maticový) zápis. ŘEŠENÍ KŘÍŽOVÝCH TABULEK POMOCÍ MATIC Zadání: Máme tabulku (Obr. 27), ve které hraje hlavní roli výpočet platů našich zaměstnanců v jednotlivých měsících v roce. Ve sloupci B je vždy vedle jména zaměstnance jeh hodinové ohodnocení v Kč a na řádku č. 18 jsou pod názvy měsíců počty pracovních dní, které musí naši zaměstnanci odpracovat. Každý z nich přitom musí dodržet 8 odpracovaných hodin denně. Jaká bude celková odměna každého z nich v každém měsíci, když pomineme přesčasy, dovolené, nemoci a svátky? Obr. 27 Křížová tabulka Platy Vzorce a funkce v MS Excel 26

27 Řešení: 1. Označíme všechny žluté buňky (pravoúhlá oblast, do které chceme vypočítat platy). 2. Napíšeme rovná se (znak = ). 3. Označíme buňky B19 až B26 (sloupec hodinových mezd). 4. Napíšeme krát (znak * ). 5. Napíšeme 8 (počet hodin denně). 6. Napíšeme krát (znak * ). 7. Označíme buňky C18 až N Potvrdíme stiskem tří kláves CTRL + SHIFT + ENTER. Vzorec (Obr. 28) bude tedy vypadat následovně (po jeho potvrzení se zobrazí v řádku vzorců i složené závorky na jeho začátku i konci): {=B19:B26*8*C18:N18} To je celý postup. Máme hotovo. Nyní máme vypočteno tolik platů, kolik buněk jsme dopředu označili před tvorbou vzorce. Obr. 28 Křížová tabulka Platy s maticovým vzorcem Tento příklad bychom opět mohli řešit klasickým vzorcem a nikoliv maticově. V tom případě bychom pak museli řešit tzv. fixování jednotlivých souřadnic buněk. Potom bychom předem neoznačovali všechny buňky pro získání výsledků, ale pouze první (v našem případě buňku u Michala v lednu tedy buňku C19) a do ní bychom napsali jednoduchý vzorec =B19*8*C18. Abychom vzorec mohli přetáhnout ve sloupci směrem dolů a po řádcích směrem doprava, je zapotřebí zafixovat ho zafixovat za pomoci smíšené adresace, o které byla zmínka v kapitole Adresace. Výsledná podoba vzorce by byla: =$B19*8*C$18 Vzorce a funkce v MS Excel 27

28 FUNKCE Funkce v Excelu mají jediný cíl zjednodušit práci při výpočtech a vyhledávání v tabulkách. Díky funkcím zvládneme operace, které by nám mnohdy trvaly dlouho, nebo takové operace, které by mnohdy nebyly ani v našich silách (viz přiřazování hodnot z databáze o tisících řádcích). POUŽÍVÁNÍ FUNKCÍ Funkci můžeme v Excelu použít jedním z následujících postupů: Použití průvodce funkcí: 1. Klikneme do buňky, do které chceme psát vzorec. 2. Klikneme na ikonu f x, která leží na řádku vzorců (Obr. 29). Obr. 29 Řádek vzorců - fx 3. Spustí se dialogové okno Vložit funkci (Obr. 30). 4. Vybereme si funkci, kterou chceme použít (funkce jsou zařazeny do jednotlivých kategorií). Pokud již funkce v Excelu používáme, jsou nám tyto funkce nabízeny v kategorii Naposledy použité. 5. Po výběru funkce klikneme na OK. 6. Spustí se dialogové okno Argumenty funkce (Obr. 31). 7. V tomto okně vyplníme všechna pole určená pro jednotlivé argumenty námi vybrané funkce. Všechny argumenty, které jsou povinné, jsou označeny tučně. Nepovinné argumenty tučné nejsou znamená to, že je nemusíme zadávat (na Obr. 31 jsou zadány i nepovinné argumenty funkce KDYŽ jedná se o argumenty Ano a Ne definují, co se má stát v případě, že je podmínka splněná a co v případě, že splněná není pokud by nebyly tyto argumenty vyplněny, Excel by namísto výsledků Zisk a Ztráta zobrazoval logické hodnoty PRAVDA či NEPRAVDA). 8. Vyplněné okno potvrdíme stiskem tlačítka OK. Vzorce a funkce v MS Excel 28

29 Obr. 30 Vložit funkci Obr. 31 Argumenty funkce Použití karty Vzorce: 1. Klikneme do buňky, do které chceme psát vzorec. 2. Klikneme na kartu Vzorce a ve skupině Knihovna funkcí klikneme na jednu ze skupin funkcí (např. Logické) a vybereme jednu z nabízených funkcí. Vzorce a funkce v MS Excel 29

30 Obr. 32 Karta Vzorce - skupina Knihovna funkcí 3. Následně postupujeme úplně stejně jako v předchozím případě, neboť se otevře okno pro zadání argumentů funkce (Obr. 31). Přímý zápis funkce do buňky: 1. Klikneme do buňky, do které chceme psát vzorec. 2. Začneme psát vzorec obsahující funkci přímo za znaménko rovná se (znak = ). 3. Stačí, když začneme psát za rovnítko název funkce (v případě funkce KDYŽ např. jen KD ) a Excel již sám zobrazuje nabídku s funkcemi, které začínají na tato písmena. Pro doplnění celého názvu z nabídky musíme buď na název 2 kliknout levým tlačítkem myši nebo kurzorovými šipkami funkci označit a stisknout klávesu TAB (pozor, zde se často chybuje a namísto TAB uživatelé stisknou klávesu ENTER, která však vzorec předčasně potvrdí a vyskočí z funkce pryč). 4. Do závorek definujeme jednotlivé argumenty, se kterými nám pomáhá malá nápověda zobrazená pod právě vytvářeným vzorcem. Nesmíme zapomínat vkládat mezi argumenty středník (znak ; ), který argumenty odděluje (viz pravidla dále). 5. Vzorec potvrdíme klávesou Enter. Obr. 33 Přímý zápis funkce do buňky Pokud budeme tvořit jednoduché vzorce (Obr. 33), není třeba psát konečnou závorku. Tu po stisku klávesy ENTER doplní Excel za Vás. Je třeba si však dávat pozor na koncové závorky vždy, když používáme ve vzorci více funkcí (viz vnořená funkce dále). Vzorce a funkce v MS Excel 30

31 Jak se funkce definuje Každý zápis funkce musí obsahovat: 1. Znak = (rovná se). 2. Název funkce (tedy např. SUMA, KDYŽ, SVYHLEDAT, ). 3. Otevírací závorku (. 4. Argumenty, které vstupují do funkce (např. funkce SUMA má jako argumenty čísla, která potřebujeme sečíst, případně celé oblasti čísel). 5. Argumenty ve funkcích oddělujeme středníkem ;. 6. Zavírací závorku ). V tomto případě lze u jednoduchých vzorců zápis potvrdit i bez ní a Excel se postará o její doplnění na konec zápisu. Syntaxe Syntaxe vyjadřuje požadavky jednotlivých funkcí na argumenty, které mají být do funkce zadány tak, aby funkce dělala to, co má. Syntaxe rovněž říká, v jakém pořadí mají být jednotlivé argumenty do funkce zadány a jaké argumenty jsou povinné a jaké nepovinné. Příklad syntaxe funkce SVYHLEDAT: =SVYHLEDAT(hledat;tabulka;sloupec;[typ]) Funkce SVYHLEDAT, na základě které je demonstrována ukázka zápisu výše, obsahuje 4 argumenty (hledat, tabulka, sloupec, typ). První tři argumenty (hledat, tabulka, sloupec) jsou povinné. Poslední čtvrtý argument (typ) je nepovinný. Poznáme to tak, že je uveden v nápovědě v hranatých závorkách [typ]. Znamená to tedy, že ho zadávat nemusíme. I v takovém případě funkce bude fungovat. Nicméně takový argument znamená jisté upřesnění, díky kterému se funkce může zachovat jinak, než bez něj. Tato znalost nám zatím postačí k pochopení syntaxe jednotlivých funkcí. O konkrétních funkcích (včetně funkce SVYHLEDAT) budou pojednávat následující kapitoly, které uvedou použití s vysvětlením na konkrétních příkladech. Vzorce a funkce v MS Excel 31

32 VNOŘENÉ FUNKCE Princip vnořené funkce spočívá ve využití jedné funkce, která potřebuje pro své fungování hodnotu (argument), kterou nemáme k dispozici a musíme si ji nejprve vypočítat vypočítáme ji tedy prostřednictvím jiné (druhé) funkce, která se stane funkcí vnořenou. Pro jednodušší pochopení předchozí definice poslouží následující příklad. Zadání: Potřebujeme zaokrouhlit součet dat z celé tabulky na celé číslo. Řešení: Abychom nemuseli nejprve spočítat součet funkcí SUMA a poté do jiné buňky zvlášť zaokrouhlovat pomocí funkce ZAOKROUHLIT, máme možnost funkci SUMA vnořit do funkce ZAOKROUHLIT a vytvořit tak jednu vnořenou funkci, která vrátí jediný výsledek (bez mezivýsledku v podobě nezaokrouhleného součtu). Výsledek bude vypočtený za pomoci následujícího zápisu: =ZAOKROUHLIT(SUMA(A2:A50);0) Část SUMA(A2:A50) v předchozím vzorci zastupuje vnořenou funkci. Jako každá jiná funkce má své závorky a v nich své argumenty. Tímto postupem tak ušetříme jeden mezivýsledek, který bychom samostatně k ničemu nepotřebovali. KATEGORIE FUNKCÍ V Excelu narazíme na dělení jednotlivých funkcí do následujících skupin: Matematické a trigonometrické Statistické Vyhledávací Logické Informační Funkce pro práci s datem a časem Textové Databázové Finanční Kompatibilní pro práci s funkcemi v nových verzích z dřívějších verzí Excelu Další specifické (web, konstrukce, datová krychle) V následujících kapitolách projdeme ty nejdůležitější funkce z MS Excel. Je jich samozřejmě mnohem více, ale jedná se pak o funkce, které používá menšina uživatelů. Vzorce a funkce v MS Excel 32

33 MATEMATICKÉ FUNKCE SUMA Účel funkce SUMA: Sečte všechna čísla v zadané oblasti buněk. Syntaxe funkce SUMA: Popis jednotlivých argumentů funkce SUMA: =SUMA(číslo1;[číslo2]; ) Číslo1 jedná se o oblast buněk (např. A1:B50), o jednu buňku (např. A1) nebo název oblasti (např. tržby). Funkce obsahuje další nepovinné argumenty Číslo2 až Číslo255 můžeme tak definovat až 255 čísel či oblastí, které chceme sečíst. Příklad použití funkce SUMA: Potřebujeme sečíst hodnoty ve sloupcích Praha a Pardubice v následující tabulce prodejů elektroniky (Obr. 34). Obr. 34 Tabulka prodeje elektroniky Vzorce a funkce v MS Excel 33

34 Použijeme následující vzorec: =SUMA(C3:C12;F3:F12) V tomto vzorci můžeme číst znak dvojtečky jako AŽ a znak středníku jako A (součet buněk C3 až C12 a k tomu buněk F3 až F12). Pokud bychom měli jednotlivé sloupce definované jako názvy oblastí, mohl by vzorec vypadat také takto: Tip: =SUMA(Praha;Pardubice) Pokud máme kurzor pod sloupcem čísel, která chceme sečíst, můžeme použít klávesovou zkratku Alt + = (Alt + znak = ). Ta vloží do buňky funkci SUMA a rovnou navrhne oblast, kterou chceme sčítat (buňky nad tou aktuální, případně vedle aktuální). Stačí stisknout ENTER a součet je hotový. Pro vložení funkce SUMA můžeme využít také nástroj Automatické shrnutí, který je umístěný na kartě Domů ve skupině Úpravy (Obr. 35). Obr. 35 Skupina nástrojů Úpravy na kartě Domů ZAOKROUHLIT Účel funkce ZAOKROUHLIT: Funkce zaokrouhlí hodnotu na zadaný počet číslic (daný počet desetinných míst či zaokrouhlení tzv. před desetinnou čárkou doleva). Syntaxe funkce ZAOKROUHLIT: =ZAOKROUHLIT(číslo;číslice) Popis jednotlivých argumentů funkce ZAOKROUHLIT: Číslo jedná se o číslo, které chceme zaokrouhlit. Číslice určuje, jak se má zadané číslo v předchozím argumentu zaokrouhlit. Příklad použití funkce ZAOKROUHLIT: V tabulce (Obr. 36) provedeme součet a budeme chtít tento součet zaokrouhlit na několik různých způsobů (celé číslo, 1 desetinné místo, na stovky, na celé číslo dolů i nahoru). Vzorce a funkce v MS Excel 34

35 Obr. 36 Zaokrouhlování Pro zaokrouhlení součtu do buňky C14 na celé číslo použijeme následující vzorec: =ZAOKROUHLIT(C13;0) Nula za středníkem zde říká, že chceme zaokrouhlit na 0 desetinných míst. Pro zaokrouhlení součtu do buňky C15 na 1 desetinné místo: Pro zaokrouhlení součtu do buňky C16 na stovky: =ZAOKROUHLIT(C13;1) =ZAOKROUHLIT(C13;-2) Důležité je zde znaménko mínus, které říká, že budeme zaokrouhlovat od desetinné čárky o 2 místa doleva (čili stovky). Tip: Pokud budeme chtít zaokrouhlovat vždy dolů, použijeme funkci ROUNDDOWN. V případě, že budeme chtít zaokrouhlovat vždy nahoru, využijeme funkci ROUNDUP. V obou případech se jedná o funkce se stejnou syntaxí jako v případě funkce ZAOKROUHLIT, takže se nemusíme obávat dalších komplikací. Pro zaokrouhlení součtu do buňky C17 na celé číslo dolů: =ROUNDDOWN(C13;0) Pro zaokrouhlení součtu do buňky C18 na celé číslo nahoru: SUBTOTAL Účel funkce SUBTOTAL: =ROUNDUP(C13;0) Funkce SUBTOTAL se zabývá souhrnem dat v seznamu nebo databázi. Nutno podotknout, že se nejedná o funkci, která musí za každou cenu sčítat. Jedná se o funkci, která umí mimo jiné i průměrovat, počítat, hledat minimum, maximum, atd. Její hlavní přednost je ta, že umí pracovat pouze s viditelnými daty tzn., daty, která zůstala zobrazeny po použití filtru v nějaké tabulce. Vzorce a funkce v MS Excel 35

36 Syntaxe funkce SUBTOTAL: =SUBTOTAL(konstanta funkce;odkaz1;[odkaz2]; ) Popis jednotlivých argumentů funkce SUBTOTAL: Konstanta funkce jedná se o číslo 1 až 11 nebo 101 až 111, které určuje, jaká funkce bude v rámci souhrnu použita. Funkcí je možné použít celkem 11. Ve stovkové řadě se jedná o stejné funkce s tím rozdílem, že funkce ignoruje řádky, které jsou ručně skryté, kdežto v klasické řady jsou tyto řádky zahrnovány do souhrnů. Jednotlivé konstanty jsou uvedeny v tabulce níže (Tab. 1). Odkaz1 oblast, u které chceme vypočítat souhrn. Odkaz2 až Odkaz254 další oblasti, pro které chceme počítat souhrn (nepovinné). Tab. 1 Konstanty funkcí ve funkci SUBTOTAL Konstanta funkce (zahrnuje i ručně skryté hodnoty) Konstanta funkce (ignoruje i ručně skryté hodnoty) Funkce PRŮMĚR POČET POČET MAX MIN SOUČIN SMODCH.VÝBĚR SMODCH SUMA VAR.VÝBĚR VAR Příklad použití funkce SUBTOTAL: Budeme používat tabulku autobazaru Obr. 37, ve které budeme chtít rovněž vytvářet součty najetých kilometrů a průměrné ceny, ale vždy pouze u vozů, které budou v tabulce viditelné (jinými slovy vyfiltrované). Původní tabulka má rozsah 315 záznamů. Například vyfiltrujeme všechny vozy značky Porsche a hned budeme chtít znát výše zmíněné dva souhrny. Pokud bychom použili klasické funkce SUMA a PRŮMĚR, bohužel by byly výsledky počítány v rámci celé tabulky (za všechny značky i přesto, že jsou záznamy vyfiltrované) a to by bylo špatně. Proto použijeme funkci SUBTOTAL, která právě v těchto případech jako jediná ze všech funkcí spočítá pouze viditelné hodnoty. Vzorce a funkce v MS Excel 36

37 Obr. 37 Tabulka autobazaru pro výpočet průměru a součtu Jak tedy napsat vzorec, který bude sčítat ujeté kilometry u vozů, které jsou aktuálně v tabulce autobazaru vyfiltrované? =SUBTOTAL(9;C2:C315) Ve vzorci si všimněme konstanty s č. 9, která dle tabulky konstant (Tab. 1) říká, že se jedná o součet. Průměrná cena vozů, které budou v tabulce vyfiltrované, vypočítáme následovně: =SUBTOTAL(1;D2:D315) Jednička znamená průměr. Funkce tedy spočítá průměrnou hodnotu v označené oblasti. Důležité je, aby byla oblast vždy označena celá v našem druhém případě cen se jedná o oblast D2 až D315, ve které se nacházejí všechny ceny. Kdybychom nejprve provedli filtr a teprve následně psali funkci SUBTOTAL a označili myší oblast cen, zcela jistě nebude oblast kompletní a při dalším filtrování by nemusel výsledek odpovídat. Proto nejprve napišme vzorec a potom filtrujme. Vyvarujeme se tak zbytečných chyb. Vzorce a funkce v MS Excel 37

38 STATISTICKÉ FUNKCE POČET Účel funkce POČET: Funkce POČET umí spočítat, kolik buněk v označené oblasti obsahuje číselné hodnoty. Syntaxe funkce POČET: Popis jednotlivých argumentů funkce POČET: =POČET(hodnota1;[hodnota2]; ) Hodnota1 odkaz na buňku nebo oblast, ve které chceme spočítat číselné hodnoty. Hodnota2 až Hodnota255 další odkazy na buňky, ve kterých chceme počítat číselné hodnoty. Tyto argumenty jsou již nepovinné. Příklad použití funkce POČET: Budeme chtít spočítat počet číselných hodnot v následující tabulce odměn a postihů (Obr. 38). Jinými slovy chceme zjistit, kolikrát se v tabulce vyskytuje odměna nebo postih. Obr. 38 Tabulka odměn a postihů pro počty Vzorec bude vypadat následovně: POČET2 Účel funkce POČET2: =POČET(O3:Z10) Funkce POČET2 umí spočítat, kolik buněk v označené oblasti je neprázdných (znamená to, že funkce počítá jak číselné hodnoty, tak text). Vzorce a funkce v MS Excel 38

39 Syntaxe funkce POČET2: Popis jednotlivých argumentů funkce POČET2: Stejné jako v případě funkce POČET. Příklad použití funkce POČET2: =POČET2(hodnota1;[hodnota2]; ) Kdybychom chtěli vypočítat, kolik buněk v předchozí tabulce (Obr. 38) je číselně naplněných a použili bychom funkci POČET2, nedošli bychom ke správné hodnotě, neboť stavy, kdy nedošlo k odměnám nebo postihům, jsou proškrtnuty a tím je v buňce vepsaný textový znak. Funkce POČET2 tak spočítá jak číselné, tak textové hodnoty. Kdyby byla tabulka namísto proškrtnutých buněk ponechána s prázdnými poli, mohli bychom funkci POČET2 použít a vykazovala by tak stejný výsledek jako funkce POČET. Funkci POČET2 budeme používat vždy, když budeme chtít počítat textem naplněné buňky. Úkolem tedy bude spočítat, kolik jmen obsahuje následující tabulka (Obr. 39): Obr. 39 Obchodníci Vzorec bude vypadat následovně: PRŮMĚR =POČET2(A2:A56) Účel funkce PRŮMĚR: Funkce PRŮMĚR spočítá aritmetický průměr ze zadaných oblastí hodnot. Syntaxe funkce PRŮMĚR: =PRŮMĚR(číslo1;[číslo2]; ) Vzorce a funkce v MS Excel 39

40 Popis jednotlivých argumentů funkce PRŮMĚR: Číslo1 jedná se o oblast buněk (např. A1:B50), o jednu buňku (např. A1) nebo název oblasti (např. tržby). Funkce obsahuje další nepovinné argumenty Číslo2 až Číslo255 můžeme tak definovat až 255 čísel či oblastí, které chceme sečíst. Příklad použití funkce PRŮMĚR: Rádi bychom spočítali průměrnou hodnotu za platy v následující tabulce (Obr. 40) za celý rok a následně průměr za měsíce leden, únor, duben, červen a červenec. Obr. 40 Platová tabulka Vzorec pro výpočet průměrného platu za celý rok bude následující: =PRŮMĚR(C2:N60) Pokud by byla oblast platů pojmenovaná (např. platy), mohl by vzorec vypadat následovně: =PRŮMĚR(platy) Vzorec pro výpočet průměrného platu za měsíce leden, únor, duben, červen a červenec bude následující: =PRŮMĚR(C2:D60;F2:F60;H2:I60) Vzorce a funkce v MS Excel 40

41 COUNTIF Účel funkce COUNTIF: Funkce COUNTIF dokáže spočítat, kolikrát se v dané oblasti nachází hodnota, která je zadána jako kritérium. Funkci použijeme vždy, když se ptáme otázkou: Kolikrát je něco někde? Syntaxe funkce COUNTIF: Popis jednotlivých argumentů funkce COUNTIF: =COUNTIF(oblast;kritérium) Oblast oblast buněk, na které se bude stahovat výpočetní kritérium. Kritérium podmínka, která upřesní, jaká data chceme spočítat (z těch, která jsme označili jako oblast). Příklad použití funkce COUNTIF: Úkolem bude spočítat, kolik hodnot z následující tabulky (Obr. 41) je kladných tedy, kolikrát jsme za celý rok dali odměnu. Obr. 41 Tabulka odměn a postihů Vzorec bude vypadat následovně (v podmínce, která řeší nerovnost, jsou důležité uvozovky): =COUNTIF(O3:Z10;">0") Pokud bychom chtěli vypočítat, kolikrát se v tabulce nachází hodnota, která je přesně rovna 5148, zapíšeme vzorec: =COUNTIF(O3:Z10;5148) Vzorce a funkce v MS Excel 41

42 V tabulce autobazaru (Obr. 37) bychom chtěli vypočítat, kolikrát se v ní nachází značka Škoda. Vzorec by vypadal následovně: =COUNTIF(A2:A315;"Škoda") Dále bychom chtěli vypočítat, kolikrát se v tabulce autobazaru vyskytuje vůz, jehož název značky začíná na písmeno F. Vzorec bude vypadat následovně: =COUNTIF(A2:A315;"F*") Hvězdička zde zastupuje nekonečnou posloupnost jakýchkoliv znaků. Říkáme tedy, že chceme v oblasti A2 až A315 spočítat názvy začínající na F, za kterým může být cokoliv. Pokud bychom chtěli upřesnit, že vůz začínající na písmeno F musí být navíc dlouhý celkem 5 znaků, vzorec by byl následující: Otazník zde zastupuje právě jeden jakýkoliv znak. =COUNTIF(A2:A315;"F????") V posledním příkladu budeme chtít spočítat vozy, které jsou levnější nebo stejně drahé jako zadaná hodnota v buňce G2 (Obr. 42). Obr. 42 Tabulka autobazaru s kritériem ceny Vzorec bude následující: COUNTIFS Účel funkce COUNTIFS: =COUNTIF(D2:D315;"<="&G2) Funkce COUNTIFS dokáže spočítat, kolikrát se v dané oblasti nachází hodnota, která je ohraničena až 127 podmínkami. Vzorce a funkce v MS Excel 42

43 Syntaxe funkce COUNTIFS: COUNTIFS(oblast_kritérií1;kritérium1;[oblast kritérií2;kritéria2]; ) Popis jednotlivých argumentů funkce COUNTIFS: Jedná se o stejné argumenty jako u funkce COUNTIF s tím rozdílem, že lze dvojici oblasti a kritéria využít až 127 krát. Je tak možné využít více než jednu podmínku, jako je tomu u funkce COUNTIF. Příklad použití funkce COUNTIFS: V tabulce autobazaru (Obr. 42) budeme chtít spočítat, kolik vozů se nachází v cenovém rozmezí od Kč do Kč. Vzorec bude vypadat následovně: =COUNTIFS(D2:D315;">=100000";D2:D315;"<=200000") Oblast pro výpočet je stejná jak pro jednu, tak pro druhou podmínku (jedná se o rozsah). Přesto musí být oblast zadána dvakrát. Vždy se totiž jedná o dvojice argumentů (oblast, kritérium). SUMIF Účel funkce SUMIF: Funkce SUMIF sečte v určité oblasti ty hodnoty, které splňují zadanou podmínku (např. pouze kladné hodnoty, záporné hodnoty, hodnoty vyšší než zadaná podmínka atd.). Syntaxe funkce SUMIF: Popis jednotlivých argumentů funkce SUMIF: =SUMIF(oblast;kritérium;[součet]) Oblast oblast buněk, na které se bude stahovat výpočetní kritérium. Kritérium podmínka, která upřesní, jaká data chceme sečíst (z těch, která jsme označili jako oblast). Součet jedná se o nepovinný argument, který je využit v momentě, kdy sčítaná oblast není stejná s oblastí, na kterou se vztahuje kritérium. Příklad použití funkce SUMIF: V tabulce odměn a postihů (Obr. 41) budeme chtít sečíst výši vyplacených odměn (kladných hodnot). Vzorec bude následující: =SUMIF(O3:Z10;">0") Pokud budeme chtít v tabulce autobazaru (Obr. 42) provést součet cen za značku Alfa Romeo, bude vzorec funkce SUMIF vypadat následovně: =SUMIF(A2:A315;"Alfa Romeo";D2:D315) Vzorce a funkce v MS Excel 43

44 SUMIFS Účel funkce SUMIFS: Funkce SUMIFS umí sečíst hodnoty na základě až 127 podmínek. Syntaxe funkce SUMIFS: =SUMIFS(oblast;oblast_kritérií1;kritéria1;[oblast_kritérií2;kritéria2];...) Popis jednotlivých argumentů funkce SUMIFS: Oblast oblast, která zahrnuje hodnoty, které budou v konečném důsledku sečteny. Oblast_kritérií1 oblast buněk, na které se bude stahovat výpočetní kritérium. Kritéria1 podmínka, která upřesní, jaká data chceme sečíst (z těch, která jsme označili jako oblast_kritérií1). Oblast_kritérií2 až Oblast_kritérií127 další oblasti, které rozšiřují možnost kritérií. Jedná se o nepovinné argumenty. Kritéria2 až Kritéria127 další podmínky, které rozšiřují možnosti. Jedná se o nepovinné argumenty. Příklad použití funkce SUMIFS: Za úkol bychom měli sečíst ceny vozů (Obr. 42), které jsou značky Ford černé barvy. Vzorec bude následující: AVERAGEIF Účel funkce AVERAGEIF: =SUMIFS(D2:D315;A2:A315;"Ford";E2:E315;"černá") Funkce AVERAGEIF dokáže vypočítat průměr na základě kritéria. Syntaxe funkce AVERAGEIF: =AVERAGEIF(oblast;kritérium;[oblast_pro_průměr]) Popis jednotlivých argumentů funkce AVERAGEIF: Oblast oblast buněk, na které se bude stahovat výpočetní kritérium. Kritérium podmínka, která upřesní, jaká data chceme průměrovat (z těch, která jsme označili jako oblast). Oblast_pro_průměr jedná se o nepovinný argument, který je využit v momentě, kdy průměrovaná oblast není stejná s oblastí, na kterou se vztahuje kritérium. Příklad použití funkce AVERAGEIF: Budeme chtít v tabulce autobazaru (Obr. 42) vypočítat průměrnou cenu vozů, které mají najeto méně než km. Vzorec pak bude následující: =AVERAGEIF(C2:C315;">100000";D2:D315) Vzorce a funkce v MS Excel 44

45 AVERAGEIFS Účel funkce AVERAGEIFS: Funkce AVERAGEIFS rozšiřuje funkci AVERAGEIF o možnost využití až 127 podmínek. Syntaxe funkce AVERAGEIFS: =AVERAGEIFS(oblast_pro_průměr;oblast_kritérií1;kritéria1; [oblast_kritérií2;kritéria2];...) Popis jednotlivých argumentů funkce AVERAGEIFS: Oblast_pro_průměr oblast, která zahrnuje hodnoty, které budou v konečném důsledku průměrovány. Oblast_kritérií1 oblast buněk, na které se bude stahovat výpočetní kritérium. Kritéria1 podmínka, která upřesní, jaká data chceme průměrovat (z těch, která jsme označili jako oblast_kritérií1). Oblast_kritérií2 až Oblast_kritérií127 další oblasti, které rozšiřují možnost kritérií. Jedná se o nepovinné argumenty. Kritéria2 až Kritéria127 další podmínky, které rozšiřují možnosti. Jedná se o nepovinné argumenty. Příklad použití funkce AVERAGEIFS: V tabulce autobazaru (Obr. 42) budeme chtít vypočítat průměrnou cenu vozů, které jsou značky Ford černé barvy. Vzorec bude následující: MINIFS Účel funkce MINIFS: =AVERAGEIFS(D2:D315;A2:A315; Ford ;E2:E315; černá ) Funkce najde minimální hodnotu z buněk určených zadanými podmínkami (až 127). Funkce MINIFS nemá dvojici v podobě funkce MINIF jako tomu bylo v případě předchozích podmíněných funkcí. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce MINIFS: =MINIFS(oblast_minimum;oblast_kritérií1;kritéria1; [oblast_kritérií2;kritéria2];...) Popis jednotlivých argumentů funkce MINIFS: Argumenty odpovídají povaze předchozích funkcí SUMIFS či AVERAGEIFS s tím rozdílem, že nesčítáme ani neprůměrujeme, ale hledáme minimální hodnotu. Vzorce a funkce v MS Excel 45

46 Příklad použití funkce MINIFS: V tabulce autobazaru (Obr. 42) budeme chtít najít nejlevnější vůz, který je značky Ford černé barvy. Vzorec bude následující: Tip: =MINIFS(D2:D315;A2:A315;"Ford";E2:E315; černá ) Pokud bychom chtěli najít náhradu za funkci MINIFS v předchozích verzích Excelu, byla by jí následující maticová konstrukce: {=MIN(KDYŽ(A2:A315="Ford";KDYŽ(E2:E315="černá";D2:D315)))} Protože je předchozí vzorec maticový, je třeba ho potvrdit trojkombinací kláves CTRL + SHIFT + ENTER. Složené závorky (znaky { a } ) se tak doplní sami (viz kapitola o maticových vzorcích). MAXIFS Účel funkce MAXIFS: Funkce najde maximální hodnotu z buněk určených zadanými podmínkami (až 127). Funkce MAXIFS nemá dvojici v podobě funkce MAXIF jako tomu bylo v případě předchozích podmíněných funkcí. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce MAXIFS: =MAXIFS(oblast_maximum;oblast_kritérií1;kritéria1; [oblast_kritérií2;kritéria2];...) Popis jednotlivých argumentů funkce MAXIFS: Argumenty odpovídají povaze předchozích funkcí SUMIFS či AVERAGEIFS s tím rozdílem, že nesčítáme ani neprůměrujeme, ale hledáme maximální hodnotu. Příklad použití funkce MAXIFS: V tabulce autobazaru (Obr. 42) budeme chtít najít nejdražší vůz, který je značky Ford černé barvy. Vzorec bude následující: Tip: =MAXIFS(D2:D315;A2:A315; Ford ;E2:E315; černá ) Stejně jako u funkce MINIFS, tak i zde se nabízí náhrada v podobě maticového vzorce, který bude funkční pro dřívější verze Excelu: {=MAX(KDYŽ(A2:A315="Ford";KDYŽ(E2:E315="černá";D2:D315)))} Vzorce a funkce v MS Excel 46

47 COUNTBLANK Účel funkce COUNTBLANK: Funkce COUNTBLANK spočítá, kolik buněk je v označené oblasti prázdných. Syntaxe funkce COUNTBLANK: =COUNTBLANK(oblast) Popis jednotlivých argumentů funkce COUNTBLANK: Oblast oblast buněk, ve které se mají počítat prázdné buňky. Příklad použití funkce COUNTBLANK: V tabulce odměn a postihů (Obr. 43) bychom chtěli spočítat, kolikrát se nic nestalo (tedy nebyla uznána odměna, ani přiznán postih) jedná se tak o počet prázdných buněk. Obr. 43 Počítání prázdných polí Vzorec bude vypadat následovně: Tip: =COUNTBLANK(O3:Z10) Pokud umíte používat funkci COUNTIF a nechcete kvůli podobným zadáním s prázdnými buňkami používat COUNTBLANK, je možné použít alternativní řešení: =COUNTIF(O3:Z10;"") Prázdné uvozovky říkají: Počítej nic (tedy prázdné buňky). Vzorce a funkce v MS Excel 47

48 MEDIAN Účel funkce MEDIAN: Funkce MEDIAN dokáže spočítat střední hodnotu v oblasti číselných hodnot. Syntaxe funkce MEDIAN: Popis jednotlivých argumentů funkce MEDIAN: =MEDIAN(číslo1;[číslo2]; ) Číslo1 jedná se o oblast buněk (např. A1:B50), o jednu buňku (např. A1) nebo název oblasti (např. tržby). Funkce obsahuje další nepovinné argumenty Číslo2 až Číslo255 můžeme tak definovat až 255 čísel či oblastí, ve kterých chceme hledat medián. Příklad použití funkce MEDIAN: V tabulce platů (Obr. 40) budeme chtít najít medián. Vzorec bude následující: =MEDIAN(C2:N60) Pokud bude hodnot lichý počet, bude medián hodnota, která leží přesně uprostřed (hodnoty musí být samozřejmě seřazeny vzestupně či sestupně). Pokud budeme mít sudý počet hodnot, bude medián spočítaný jako aritmetický průměr prostředních dvou hodnot. V porovnání s funkcí PRŮMĚR je MEDIAN v případě platů vypovídající hodnota, neboť ho nerozhodí mimořádné výkyvy extrémů (mimořádně nízké či vysoké platy ty potom dosti ovlivňují průměrnou hodnotu). Vzorce a funkce v MS Excel 48

49 VYHLEDÁVACÍ FUNKCE Vyhledávací funkce jsou takové funkce, které umí pomoci při hledání ve velkých tabulkách či například automaticky vyplňovat formulář vycházející ze zdrojové databáze. VYHLEDAT Účel funkce VYHLEDAT: Funkci VYHLEDAT použijeme v případě, kdy chceme prohledat jeden řádek či sloupec a najít hodnotu na stejné pozici ve druhém řádku nebo sloupci. Výhoda této funkce na rozdíl od následujících funkcí je, že se nemusí zdrojová oblast s cílovou nacházet na stejných řádcích či ve sloupcích, protože se nejedná o jednu, ale o dvě nezávislé oblasti. Proto mohou být vůči sobě posunuty nebo může být zdroj na jednom listu a cíl na listu jiném. Nevýhodou této funkce vůči ostatním je, že musí být vždy data, podle kterých hledáme výsledek, seřazena vzestupně (čísla) nebo podle abecedy od A do Z (text). Funkce nebere ohled na velikost písmen. Syntaxe funkce VYHLEDAT: Popis jednotlivých argumentů funkce VYHLEDAT: =VYHLEDAT(co;hledat;[výsledek]) Co hodnota, kterou má funkce najít v prvním vektoru (sloupci či řádku). Hledat oblast, ve které funkce najde hodnotu zadanou v prvním argumentu Co. Výsledek oblast, ve které funkce najde výslednou hodnotu na základě nalezené pozici v oblasti Hledat. Jedná se o nepovinný argument, protože funkce může být použita pouze pro nalezení hodnoty v seznamu dat a pak postačí pouze první dva argumenty. Příklad použití funkce VYHLEDAT: Budeme chtít najít plat konkrétní osoby podle příjmení v dané tabulce (Obr. 44). Příjmení hledané osoby budeme zadávat do buňky E2. Vzorce a funkce v MS Excel 49

50 Obr. 44 Tabulka pro vyhledávání Vzorec bude vypadat následovně: =VYHLEDAT(E2;A2:A60;C2:C60) Nevýhodou může být oblast jmen, která musí být seřazena dle abecedy od A po Z. To je požadavek, který nelze vždy splnit. SVYHLEDAT Účel funkce SVYHLEDAT: Funkci SVYHLEDAT použijeme, když budeme chtít najít na základě nějaké položky jinou položku, kterou nalezneme v jiném sloupci ve stejném řádku. V praxi se jedná o tabulky, které mají data strukturovaná ve sloupcích (např. jména ve sloupci, platy ve sloupci data jsou ve sloupcích jedná se o 90 % tabulek). Písmeno S v názvu funkce SVYHLEDAT znamená svisle. Syntaxe funkce SVYHLEDAT: =SVYHLEDAT(hledat;tabulka;sloupec;[typ]) Popis jednotlivých argumentů funkce SVYHLEDAT: Hledat jedná se o první údaj v závorce za klíčovým slovem funkce. Zamysleme se nad tím. Kdybychom chtěli někde něco hledat, musíme nejprve vědět, co máme hledat. To samé platí i u Excelu. Nejprve mu touto formou musíme sdělit, co chceme hledat, ať už je to prostá adresa buňky nebo přímo další vnořená funkce. Měli bychom vědět, že tento parametr, který chceme hledat, musí být v následující tabulce pouze jednou. Při více výskytech si funkce vybere první z nich, což nám nemusí vždy vyhovovat. Tabulka jedná se o parametr, který funkci řekne, v jaké oblasti má naši položku hledat. Pozor!!! Do této oblasti musíme zahrnout nejen buňky, kde má Excel naši položku najít, ale zároveň ještě sloupeček, ze kterého očekáváme odpověď. Vzorce a funkce v MS Excel 50

51 Sloupec zde zadáváme číslo sloupce v naší vybrané tabulce, ze kterého očekáváme odpověď neboli vyhledanou hodnotu či text. Pozor!!! Nejedná se o číslo sloupce od začátku listu, ale od začátku námi vybrané tabulky dat v této funkci. Typ tento parametr je uveden v hranaté závorce. Tzn., že je nepovinný. Funkce se bez něj zkrátka obejde. Tento parametr může nabývat dvou hodnot a to logické 0 (NEPRAVDA) a logické 1 (PRAVDA). Jestliže nezadáme ani log. 0 nebo log. 1 je to to samé, jako kdybychom zadali log. 1. o Log. 1 (PRAVDA) jestliže dosadíme za argument typ jedničku, funkci tím sdělíme, že jsou data seřazena vzestupně a funkce bude vyhledávat přesnou nebo přibližnou shodu našeho hledaného prvku. Pozor ale na vzestupné řazení hledaných hodnot. Jakmile nebudou hledané položky vzestupně seřazené, nemusí funkce SVYHLEDAT správně fungovat. o Log. 0 (NEPRAVDA) jestliže dosadíme za argument typ nulu, funkci tím sdělíme, že hledaná data nemusí být seřazena vzestupně a funkce se podle toho zachová (projde všechna hledaná data). Jestliže nebude nalezena v tabulce přesná shoda, vypíše chybovou hodnotu #N/A, žádnou přibližnou hodnotu již, jako možnost log. 1, hledat nebude. o Pokud neuvedeme ani jeden z těchto dvou typů, Excel použije log. 1 (PRAVDA) a dojde tak k přibližnému hledání. Příklad použití funkce SVYHLEDAT: V tabulce jmen a platů (Obr. 44) budeme chtít najít plat dané osoby, jejíž jméno budeme zapisovat do buňky E2. Vzorec bude následující: =SVYHLEDAT(E2;A2:C60;3;NEPRAVDA) Tabulka se jmény nemusí být seřazena dle abecedy. Třetí argument (číslice 3) uvádí pořadí sloupečku, ve kterém leží výsledek, který chceme vyhledat. Všimněte si, že v rámci hledání nijak nepotřebujeme křestní jméno, přesto jej funkce v druhém argumentu obsahuje. Označená tabulka musí být totiž vždy bez přerušení (tedy v našem případě je označená od prvního příjmení až po poslední plat). Funkce SVYHLEDAT neumí hledat hodnoty nalevo od hledané hodnoty. Proto by v našem případě nešlo vyhledat příjmení na základě platu. Našli bychom plat, ale příjmení je od něj nalevo v těchto případech nelze funkci SVYHLEDAT použít a řešení tohoto problému je nahrazeno dvojicí funkcí POZVYHLEDAT a INDEX (viz dále). VVYHLEDAT Účel funkce VVYHLEDAT: Funkci VVYHLEDAT použijeme, když budeme chtít najít na základě nějaké položky, kterou nalezneme v prvním řádku jinou položku, kterou nalezneme v jiném řádku ve stejném sloupci. V praxi se jedná o tabulky, které mají data strukturovaná v řádcích (např. jména v řádku, platy v řádku data jsou v řádcích opak funkce SVYHLEDAT). Vzorce a funkce v MS Excel 51

52 Písmeno V v názvu funkce VVYHLEDAT znamená vodorovně. Syntaxe funkce VVYHLEDAT: =VVYHLEDAT(hledat;tabulka;řádek;[typ]) Popis jednotlivých argumentů funkce VVYHLEDAT: Popis se shoduje s funkcí SVYHLEDAT s tím rozdílem, že zde neřešíme data ve sloupcích, ale v řádcích. Příklad použití funkce VVYHLEDAT: V tabulce jmen a platů, která je tentokráte v horizontálním zobrazení (Obr. 45) budeme chtít najít plat dané osoby, jejíž jméno budeme zapisovat do buňky A5. Obr. 45 Horizontálně uspořádaná data Vzorec bude následující: =VVYHLEDAT(A5;B1:Z3;3;NEPRAVDA) Tabulka se jmény nemusí být seřazena dle abecedy. Třetí argument (číslice 3) uvádí pořadí řádku, ve kterém leží výsledek, který chceme vyhledat. POZVYHLEDAT Účel funkce POZVYHLEDAT: Funkce POZVYHLEDAT umí vyhledat pozici (proto předpona POZ) hledané hodnoty v zadané oblasti. Tato funkce se většinou nepoužívá samostatně, ale jako součást jiné funkce (jedná se pak o funkci vnořenou). Syntaxe funkce POZVYHLEDAT: =POZVYHLEDAT(co;prohledat;[shoda]) Popis jednotlivých argumentů funkce POZVYHLEDAT: Co jedná se o údaj, který chceme najít v oblasti, kterou budeme prohledávat ve druhém argumentu. Prohledat oblast, ve které chceme najít hodnotu zadanou v předchozím argumentu. Oblast musí být vždy jednorozměrná (označíme tedy buď jeden řádek, nebo jeden sloupec, ve kterém se má hodnota najít). Shoda nepovinný argument, který může nabývat tří hodnot: o 0 přesné hledání, funkce najde přesnou shodu a data přitom nemusí být nijak seřazeny. Vzorce a funkce v MS Excel 52

53 o o o 1 přibližné hledání, funkce najde nejvyšší hodnotu, která je menší nebo rovna hledané hodnotě, data navíc musí být seřazeny vzestupně. -1 přibližné hledání, funkce najde nejmenší hodnotu, která je větší nebo rovna hledané hodnotě, data navíc musí být seřazeny sestupně. Pokud neuvedeme ani jednu z těchto tří hodnot, bude automaticky použita hodnota 1 přibližné hledání (menší než nebo rovno hledané hodnotě). Příklad použití funkce POZVYHLEDAT: V tabulce platů a jmen (Obr. 44) budeme chtít vyhledat pozici paní Novákové: =POZVYHLEDAT("Nováková";A2:A60;0) Funkce vyhledá pozici paní Novákové. Jako poslední argument byla zadána hodnota 0, kterou si vyžadujeme přesné hledání v tabulce. Pokud by v tabulce paní Nováková nefigurovala, funkce by skončila chybovou hodnotou #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI). V případě, že bychom poslední argument úplně vynechali, hledala by funkce přibližnou hodnotu pokud by paní Nováková v tabulce nebyla, přesto by funkce vrátila její pozici (pozici přibližnou dohledalo by se jiné příjmení dle přibližné shody podle abecedy). INDEX Účel funkce INDEX: Funkce INDEX lze použít dvěma způsoby. První způsob umí vyhledávat data pouze v jedné tabulce, druhý způsob potom ve více tabulkách. Hlavní význam funkce spočívá v tom, že umí vyhledat v zadané oblasti několikátou hodnotu, která leží na určitém řádku, případně i v určitém sloupci. Dá se tedy použít také pro křížové vyhledávání. Syntaxe funkce INDEX (pro oba způsoby): Popis jednotlivých argumentů funkce INDEX: =INDEX(pole;řádek;[sloupec]) INDEX(pole;řádek;[sloupec];[oblast]) Pole jedná se o oblast jednoho řádku, jednoho sloupce nebo oblast několika řádků a sloupců, ve které je hodnota, kterou chceme vyhledat. Řádek jedná se o číslo řádku, na kterém leží v označené oblasti hodnota, kterou hledáme. Sloupec jedná se o číslo sloupce, ve kterém leží v označené oblasti hodnota, kterou hledáme. Sloupec je nepovinný argument (v případě, že máme jako pole označený pouze jeden sloupec, není třeba číslo sloupce uvádět bylo by zbytečné jednalo by se o sloupce č. 1). Oblast pokud zadáme v rámci prvního argumentu více oblastí (více polí), potom v rámci tohoto argumentu zvolíme, v kolikátém poli chceme hledat výsledek. Vzorce a funkce v MS Excel 53

54 Příklad použití funkce INDEX: Za úkol máme v tabulce platů vyhledat plat paní Čápové. Tabulka je však na rozdíl od předchozích tabulek strukturovaná tak, že sloupec s platy leží před sloupcem příjmení (Obr. 46). Proto není možné použít funkci SVYHLEDAT to neumí hledat zprava doleva. Proto přichází na řadu funkce INDEX. Obr. 46 Tabulka s hledáním doleva Funkce INDEX označí jako pole všech možných výsledků sloupec platů (sloupec H) a vyhledat chceme takový plat, který leží na stejném řádku, jako příjmení paní Čápové. V tuto chvíli můžeme využít znalosti z předchozí kapitoly o funkci POZVYHLEDAT, která tuto pozici umí bez problémů najít. Stane se tak funkcí vnořenou, bez které by funkce INDEX nemohla tento příklad vyřešit. Vzorec bude následující: =INDEX(H2:H60;POZVYHLEDAT("Čápová";I2:I60;0)) Funkce POZVYHLEDAT tedy vypočítá, kolikátá je paní Čápová a tato hodnota bude použita ve funkci INDEX jako číslo řádku, na kterém leží plat, který chceme vyhledat v oblasti, kterou jsme označili hned na začátku definice funkce INDEX. Příklad použití funkce INDEX: Nyní si ukážeme křížovou tabulku (tabulka, která má záhlaví v řádku i ve sloupci Obr. 47). Do buňky D9 budeme zadávat jméno prodejce, do buňky D10 jeden z dvanácti měsíců v roce a v buňce D12 bychom chtěli vidět výsledek, který bude vyhledaný v tabulce výše na průsečíku řádku se zadaným jménem prodejce a sloupce se zadaným měsícem. Budeme potřebovat opět funkci POZVYHLEDAT jako vnořenou pomocnou funkci, která dokáže vypočítat pozici řádku, na které se nachází jméno, které hledáme pozici sloupce, ve kterém je měsíc, který hledáme. Tyto dva mezivýsledky spojíme ve funkci INDEX a dojdeme k řešení. Jedná se pouze o jednu z několika možných cest. Vzorce a funkce v MS Excel 54

55 Obr. 47 Křížová tabulka Vzorec pro výpočet buňky D12 bude následující: =INDEX(B2:M7;POZVYHLEDAT(D9;A2:A7;0);POZVYHLEDAT(D10;B1:M1;0)) Nyní jsme tedy ve funkci INDEX využili jak indexu řádku, tak sloupce, neboť se jedná o křížovou tabulku. Dojít ke stejnému výsledku bychom mohli rovněž zápisem následujících vzorců: =SVYHLEDAT(D9;A2:M7;POZVYHLEDAT(D10;A1:M1;0);NEPRAVDA) =VVYHLEDAT(D10;B1:M7;POZVYHLEDAT(D9;A1:A7;0);NEPRAVDA) Příklad použití funkce INDEX: Další příklad obsahuje dvě provizní tabulky (Obr. 48). Ukážeme si zjednodušený vzorec, který by uměl vyhledat konkrétní provizi na základě zadání jednotlivých argumentů. V praxi bychom předpokládali, že argumenty řádek, sloupec a oblast budou počítány jinou vnořenou funkcí. Pro přehlednost je náš vzorec doplněn pouze konstantními hodnotami: =INDEX((G4:H10;J4:K9);4;2;1) Vzorec obsahuje dvě oblasti, které jsou zvlášť uzavřené v závorce. Ve vzorci je definované, že chceme vyhledat hodnotu, která leží na 4. řádku, ve 2. sloupci v oblasti číslo 1 (tedy první zadané). Vzorce a funkce v MS Excel 55

56 Obr. 48 Provizní tabulky Příklad použití funkce INDEX: Poslední příklad bude maticový a to znamená, že více komplikovaný než předchozí příklady. V tabulce platů (Obr. 49) bychom chtěli vyhledat plat podle příjmení i jména zároveň. Příjmení budeme zadávat do buňky C64 a jméno do buňky D64. Obr. 49 Maticové hledání Řešení v buňce C66 bude vypadat následovně: {=INDEX(C2:C60;POZVYHLEDAT(C64&D64;A2:A60&B2:B60;0))} Vzorce a funkce v MS Excel 56

57 Ve vzorci je použitý znak &, který spojuje více hodnot do jednoho argumentu. Nejprve spojujeme buňku se vstupem pro příjmení s buňkou se vstupem pro jméno a v dalším argumentu potom musíme ve stejném pořadí spojit celé sloupce těchto hodnot. Co kdybychom chtěli vzorec ještě více vylepšit. Pokud bychom v našem zadávacím poli zadali příjmení i jméno, choval by se vzorec jako doposud. Pokud bychom ale jméno nezadali (buňka D64 by zůstala prázdná), chtěli bychom, aby vzorec vyhledal plat pouze podle příjmení. Vzorec by vypadal následovně: {=KDYŽ(JE.PRÁZDNÉ(D64);SVYHLEDAT(C64;A2:C60;3;NEPRAVDA); INDEX(C2:C60;POZVYHLEDAT(C64&D64;A2:A60&B2:B60;0)))} Mohli bychom to také pojmout jiným řešením. Úvaha by byla taková, že pokud v hledání dvojice příjmení a jméno nenajdeme nikoho a vzorec by skončil chybou, pokusil by se vzorec ještě najít plat jen podle příjmení. V takovém případě bychom mohli využít funkci IFERROR, o které bude zmínka v kapitole o logických funkcích. Řešení by bylo následující: {=IFERROR(INDEX(C2:C60;POZVYHLEDAT(C64&D64;A2:A60&B2:B60;0)); SVYHLEDAT(C64;A2:C60;3;NEPRAVDA))} Červeně je vyznačena vnořená funkce, která bude počítat v momentě, kdy nedojde k chybě (tedy bude nalezena dvojice příjmení a jména). Modře je vyznačena vnořená funkce, která bude hledat plat pouze podle příjmení (to když nebude nalezena dvojice zadaného příjmení a jména nebo když bude buňka D64 pro zadávání jména prázdná). NEPŘÍMÝ.ODKAZ Účel funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ: Funkci lze použít, pokud se chceme odkázat do konkrétní oblasti tzv. nepřímo tedy nejčastěji přes jinou buňku, ve které leží název dané oblasti. Syntaxe funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ(odkaz;[a1]) Popis jednotlivých argumentů funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ: Odkaz jedná se o odkaz na buňku, která obsahuje vzorec či definovaný název, přes který se chceme odkázat do nějaké oblasti. A1 jedná se o nepovinný argument, který upřesňuje, o jaký styl notace Excelu se jedná: o PRAVDA styl notace A1 o NEPRAVDA styl notace R1C1 o Pokud tento argument přeskočíme a nezadáme ho, je to stejné, jako kdybychom zadali PRAVDA. Příklad použití funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ: Budeme mít k dispozici křížovou tabulku (Obr. 47) z předchozích kapitol. Náš úkol bude dokonce stejný, jako v předchozích případech tedy najít, jaká hodnota leží na průsečíku zadaného jména do buňky D9 a měsíce do buňky D10. Vzorce a funkce v MS Excel 57

58 Funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ předpokládá, že pracujeme s názvy, které jsme si předem definovali jako oblasti (viz kapitola Definování názvů). Vzorec v buňce D12 bude následující: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ(D9) NEPŘÍMÝ.ODKAZ(D10) V tomto vzorci je skutečně mezera. Mezera ve vzorci znamená průnik. V tomto případě hledáme průnik (to, co se leží na průsečíku) oblastí, jejichž názvy jsou zadané v buňkách D9 (jméno) a D10 (měsíc). Výsledek bude stejný jako další ze tří postupů, které jsme si v této publikaci představili. Nevýhodou však je, že musíme mít nadefinované názvy. Výhodou je zase naopak jednoduchý zápis funkce oproti vnořeným vyhledávacím funkcím. Vzorce a funkce v MS Excel 58

59 LOGICKÉ FUNKCE Obor logických funkcí v Excelu nám pomáhá tvořit vzorce s podmínkami takové vzorce, které se před vykonáním nějaké operace rozhodnou, zda je splněna zadaná podmínka či ne a na základě toho provedou jednu či druhou operaci. KDYŽ Účel funkce KDYŽ: Funkce KDYŽ je nejdůležitější logickou funkcí v Excelu, která se dokáže rozhodnout čili na základě podmínky rozdělit program na dvě části (co se má stát, když podmínka bude splněná a co se má stát v případě, že nikoliv). Syntaxe funkce KDYŽ: Popis jednotlivých argumentů funkce KDYŽ: =KDYŽ(podmínka;[ano];[ne]) Podmínka jedná se o podmínku, která je důležitá pro výsledek funkce na základě vyhodnocení této podmínky se přistoupí buď k argumentu Ano (v případě, že je podmínka splněna) či Ne (v případě, že podmínka splněna není). Ano pokud podmínka platí, provede se operace, která je zapsána do tohoto argumentu. Ne pokud podmínka neplatí, provede se operace, která je zapsána do tohoto argumentu. Argumenty Ano a Ne jsou nepovinné. Pokud je nezadáme, funkce bude namísto hodnot uvedených v těchto argumentech odpovídat na vyhodnocení podmínky stavy PRAVDA, NEPRAVDA. Příklad použití funkce KDYŽ: V tabulce příjmů a výdajů (Obr. 50) chceme do sloupce Výsledek zobrazit hodnotu Zisk v případě, že příjmy převýšili výdaje a v opačném případě chceme zobrazit hodnotu Ztráta. Vzorec v buňce D2 (za rok 2000) bude následující: =KDYŽ(B2>C2;"Zisk";"Ztráta") Pokud tedy hodnota v buňce B2 převýší hodnotu v buňce C2, zapíše se hodnota Zisk, v opačném případě Ztráta. Všimněme si, že není třeba zadávat dvě podmínky (jednu pro zisk a druhou pro ztrátu). Pokud podmínka neplatí, provede se to, co je uvedeno jako poslední argument. Vzorce a funkce v MS Excel 59

60 Obr. 50 Zisk a ztráta Příklad použití funkce KDYŽ: Druhým příkladem bude jednoduché dělení. Jenže se na určitých řádcích stává, že dochází k chybě díky tomu, že dělíme nulou, což je chybná matematická operace (Obr. 51). Obr. 51 Dělení nulou Vzorce a funkce v MS Excel 60

61 Vzorec, který bude kontrolovat, zda se nenachází ve sloupci C prázdná buňka (nebo nula = to samé), bude vypadat následovně: Výsledek bude vypadat takto: =KDYŽ(C2<>0;B2/C2;"Vyplň pole Ks") Obr. 52 Ošetření dělení nulou Příklad použití funkce KDYŽ: Třetí příklad bude kombinovat funkci KDYŽ s vyhledávací funkcí SVYHLEDAT. Zadání bude vyhledat provizi (do sloupce D) u obchodníků, kteří za daný měsíc prodali zboží v určité hodnotě (sloupec C). Obchodníky rozdělíme do dvou skupin ty, co jsou u společnosti méně než 3 roky a ty, co jsou u společnosti déle než 4 roky. Každá z těchto skupin má jiné provizní podmínky (Obr. 53). Obr. 53 Provize u obchodníků Příklad lze řešit s použitím funkcí KDYŽ a SVYHLEDAT dvojím způsobem. Závisí jen na tom, kterou funkci zvolíme jako hlavní (začneme s ní) a kterou jako vnořenou. Všechny vzorce níže napsané budou hledat provizi do buňky D3 k prvnímu obchodníkovi (pan Benson). Vzorce a funkce v MS Excel 61

62 1. Zvolíme jako hlavní funkci KDYŽ a vnořenou SVYHLEDAT: =KDYŽ(B2<=3;SVYHLEDAT(C3;G4:H10;2);SVYHLEDAT(C3;J4:K9;2)) Všimněme si, že jsme potřebovali dvě vnořené funkce SVYHLEDAT. Jednu pro hledání v první tabulce provizí a druhou pro hledání provizí v té druhé. Ani v jedné z funkcí SVYHLEDAT jsme nezadávali poslední nepovinný argument typ, neboť chceme hledat provize tzv. přibližně (mohli bychom tedy zadat poslední argument jako log. 1 nebo PRAVDA, ale je to stejné, jako když argument zcela vynecháme). 2. Zvolíme jako hlavní funkci SVYHLEDAT a vnořenou KDYŽ: =SVYHLEDAT(C3;KDYŽ(B2<=3;G4:H10;J4:K9);2) Z tohoto příkladu je zřejmé, že velikost a obtížnost vzorců závisí také na jejich logickém uspořádání (jaká funkce dostane přednost před jinou. Efektivnější je tedy postup číslo 2. Obě tabulky v obou vzorcích by bylo třeba v praxi zafixovat (znakem $ ), abychom mohli vzorec zkopírovat do ostatních řádků. A Účel funkce A: Funkce A vyhodnocuje, zda jsou všechny zadané podmínky splněny (zda jsou pravdivé). Pokud jsou, výsledek takové funkce je PRAVDA. Stačí, aby nebyla jedna ze zadaných podmínek splněná a výsledkem je logický stav NEPRAVDA. Tato funkce není ve většině případů používána samostatně, ale jako pomocná funkce (vnořená) ve funkci KDYŽ, která běžně disponuje možností pouze jedné podmínky v jedné funkci. Funkce A tak umožní zadat až 255 podmínek. Syntaxe funkce A: Popis jednotlivých argumentů funkce A: =A(logická1;[logická2]; ) Logická1 podmínka, která je vyhodnocena jako PRAVDA nebo NEPRAVDA (platí, neplatí). Logická2 až Logická255 nepovinné argumenty, které umožní vyhodnotit najednou pravdivost až 255 podmínek, které musí být současně splněny. Příklad použití funkce A: V tabulce obchodníků (Obr. 54) budeme chtít zjistit, komu dáme odměnu a komu ne. V případě, že je obchodník u společnosti více než 1 rok a zároveň splnil prodeje s hodnotou vyšší nebo rovnou Kč, získává odměnu. V opačném případě ne. Obě podmínky tedy musí být splněny. Vzorec v buňce D3 bude mít následující podobu: =KDYŽ(A(B3>1;C3>=200000);"Ano";"Ne") Vzorce a funkce v MS Excel 62

63 Obr. 54 Podmínka s funkcí A NEBO Účel funkce NEBO: Funkce NEBO vyhodnocuje, zda je alespoň jedna ze zadaných podmínek splněna (zda je pravdivá). Pokud je, výsledek takové funkce je PRAVDA. Pokud není ani jedna z uvedených podmínek splněna, je výsledkem logický stav NEPRAVDA. Tato funkce není ve většině případů používána samostatně stejně jako funkce A, ale používá se jako pomocná funkce (vnořená) ve funkci KDYŽ, která běžně disponuje možností pouze jedné podmínky v jedné funkci. Funkce NEBO tak umožní zadat až 255 podmínek. Syntaxe funkce NEBO: Popis jednotlivých argumentů funkce NEBO: =NEBO(logická1;[logická2]; ) Logická1 podmínka, která je vyhodnocena jako PRAVDA nebo NEPRAVDA (platí, neplatí). Logická2 až Logická255 nepovinné argumenty, které umožní vyhodnotit najednou pravdivost až 255 podmínek. Stačí, aby byla jednu z až 255 podmínek splněna a celý vzorec je vyhodnocen jako PRAVDA. Příklad použití funkce NEBO: V tabulce obchodníků (Obr. 55) budeme chtít zjistit, komu dáme odměnu a komu ne. V případě, že je obchodník u společnosti více než 1 rok nebo splnil prodeje s hodnotou vyšší nebo rovnou Kč, získává odměnu. V opačném případě ne. Stačí tedy, aby pro dosažení odměny splnil jeden nebo druhý požadavek (či oba zároveň). Vzorec v buňce D3 bude mít následující podobu: =KDYŽ(NEBO(B3>1;C3>=200000);"Ano";"Ne") Vzorce a funkce v MS Excel 63

64 Obr. 55 Podmínka s funkcí NEBO IFERROR Účel funkce IFERROR: Funkce IFERROR umí rozvětvit program na dvě části v případě, že dojde ve výpočtu vzorce k chybě. Nutné je podotknout, že se počítá jakákoliv chyba (může se jednat o dělení nulou, o nenalezení správné hodnoty, o chybný název ve vzorci, ). Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce IFERROR: =IFERROR(hodnota;hodnota_v_případě_chyby) Popis jednotlivých argumentů funkce IFERROR: Hodnota hodnota či vzorec, který bude proveden v momentě, kdy nebude jeho výpočet vykazovat chybu. Hodnota_v_případě_chyby hodnota či vzorec, který bude proveden v případě chyby předchozího argumentu. Příklad použití funkce IFERROR: Mohli bychom opět zopakovat příklad, ve kterém jsme ukazovali dělení nulou a jeho ošetření (Obr. 51). Nyní použijeme pro řešení vzorec s funkcí IFERROR: =IFERROR(B2/C2;"Vyplň pole Ks") Další typický příklad na funkci IFERROR byl použit v kapitole vyhledávacích funkcí u funkce INDEX. Vzorce a funkce v MS Excel 64

65 Tip: Pokud používáte starší verzi Excelu než 2007, můžete obejít použití funkce IFERROR alternativním řešením, a to použitím funkcí KDYŽ a JE.CHYBHODN (tato funkce bude probrána v kapitole informační funkce). Zápis alternativního vzorce k příkladu dělení nulou by byl následující: IFNA Účel funkce IFNA: =KDYŽ(JE.CHYBHODN(B2/C2);"Vyplň pole Ks";B2/C2) Funkce IFNA je funkcí, která reaguje na rozdíl od funkce IFERROR pouze na chybu #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI). Použijeme jí tedy, pokud chceme ve vzorci reagovat pouze na tyto chyby. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce IFNA: Popis jednotlivých argumentů funkce IFNA: =IFNA(hodnota;hodnota_pokud_na) Hodnota hodnota či vzorec, který bude proveden v momentě, kdy nebude jeho výpočet vykazovat chybu #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI). Hodnota_pokud_na hodnota či vzorec, který bude proveden v případě chyby #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI) předchozího argumentu. Příklad použití funkce IFNA: Použijeme opět tabulku platů (Obr. 44) a budeme chtít hledat plat pana Nedomy. Ten v tabulce není, a proto by funkce vrátila chybový stav #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI). Ošetřit bychom ho mohli několika způsoby, ale nyní k tomu použijeme funkci IFNA, která je novinkou verze 2016 a slouží právě k odchycení tohoto druhu chyb. Vzorec by vypadal následovně: Tip: =IFNA(SVYHLEDAT("Nedoma";A2:C60;3;NEPRAVDA);"Jméno tam není") V přechozích verzích Excelu by se tato funkce dala nahradit následujícím zápisem: =KDYŽ(JE.NEDEF(SVYHLEDAT("Nedoma";A2:C60;3;NEPRAVDA)); "Jméno tam není"; SVYHLEDAT("Nedoma";A2:C60;3;NEPRAVDA)) Vzorce a funkce v MS Excel 65

66 IFS Účel funkce IFS: Nejeden uživatel si někdy v minulosti posteskl, jak by se hodila funkce KDYŽ, která by uměla pracovat jednoduše s více podmínkami pro různé stavy. Funkce IFS rozšiřuje možnosti použití funkce KDYŽ, která umí pracovat s víceúrovňovým systémem podmínek jen za předpokladu, že budeme používat funkci ve funkci (vnořenou funkci). Jednoduše s funkcí IFS sestavíme vzorec bez nutnosti vnoření jiné logické funkce, který dokáže rozvětvit řešení na více než dva stavy. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce IFS: =IFS(logický_test1;podmínka1;[logický_test2;podmínka2]; ) Popis jednotlivých argumentů funkce IFS: Logický_test1 libovolná hodnota nebo výraz, který testujeme. Podmínka1 hodnota nebo vzorec, který se provede v případě, že je první logický test plněný. Logický_test2 až Logický_test127 nepovinné argumenty pro možnost dalšího testování. Podmínka2 až Podmínka127 nepovinné argumenty pro možnosti dalšího vyhodnocení testů. Příklad použití funkce IFS: V naší tabulce obchodníků (Obr. 56) budeme chtít vyplácet odměny podle výše prodeje. Stanovíme jednotlivé podmínky pro splnění konkrétní výše odměn: Do Kč = odměna Kč. Do Kč = odměna Kč. Do Kč = odměna Kč. Více než Kč = odměna Kč. Obr. 56 Odměny obchodníků Vzorce a funkce v MS Excel 66

67 Vzorec zapsaný do buňky D3 bude vypadat následovně: =IFS(C3<=100000;1000;C3<=200000;2000;C3<=300000;3000;C3>300000;5000) Tip: V dřívějších verzích Excelu by šel tento příklad řešit vnořením několika funkcí KDYŽ do sebe: =KDYŽ(C3<=100000;1000;KDYŽ(C3<=200000;2000;KDYŽ(C3<=300000;3000; 5000))) V případě vnoření je třeba uzavřít tolik závorek, kolik funkcí bylo použito. SWITCH Účel funkce SWITCH: Funkce SWITCH porovnává jednu hodnotu se seznamem hodnot a vrací výsledek, který odpovídá první shodné hodnotě. Pokud nenajde žádnou shodnou hodnotu, je možné vrátit jinou volitelnou hodnotu. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce SWITCH: =SWITCH(výraz;hodnota1;výsledek1;[výchozí_nebo_hodnota2;výsledek2], ) Popis jednotlivých argumentů funkce SWITCH: Výraz výraz, který se bude porovnávat se všemi následujícími hodnotami (Hodnota1 až Hodnota127). Hodnota1 první hodnota, která se porovná se zadaným výrazem. Výsledek1 výsledek zobrazený v případě, že je Hodnota1 shodná s výrazem. Výchozí_nebo_hodnota2 až Výchozí_nebo_hodnota127 nepovinné argumenty možnost zadání až 127 hodnot k porovnání, případně zadání poslední hodnoty, která se zobrazí v momentě, kdy neodpovídá porovnání žádná z uvedených hodnot. Výsledek2 až Výsledek126 nepovinné argumenty výsledky zobrazené v případě, že konkrétní hodnota byla shodná s výrazem. Příklad použití funkce SWITCH: Našim obchodníkům (Obr. 57) budeme chtít v jejich začátcích vypomoci finanční podporou, aby se v rámci nové pozice lépe adaptovali. Proto navrhneme následující finanční pásma podle doby jejich působení u naší společnosti: 1 rok = podpora Kč. 2 roky = podpora Kč. 3 roky = podpora Kč Více než 3 roky = žádná podpora. Vzorce a funkce v MS Excel 67

68 Obr. 57 Ukázka funkce SWITCH Buňka D3 bude obsahovat následující vzorec: =SWITCH(B3;1;5000;2;3000;3;1000;0) Určitě je možné nahradit tuto funkci několika jinými. Nicméně zápis této funkce je jedním z nejkratších. Vzorce a funkce v MS Excel 68

69 INFORMAČNÍ FUNKCE FUNKCE JE Velkou skupinou tvořící informační funkce jsou funkce začínající na JE. Jedná se o všechny funkce začínající na slovo JE a pokračující za tečkou dalším názvem, který specifikuje danou otázku. Účel funkcí JE : Funkce začínající na JE. mají za úkol informovat o stavu hodnoty v buňce na základě několika možných otázek. Funkce vrací hodnotu PRAVDA nebo NEPRAVDA podle toho, zda buňka obsahuje či neobsahuje danou informaci. Syntaxe funkcí JE : Popis jednotlivých argumentů funkcí JE : =JE...(hodnota) Hodnota jedná se o argument, kterým se odkazujeme do buňky (např. A1). Přehled funkcí JE : JE.ČISLO pokud je v buňce číslo, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.TEXT pokud je v buňce text, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.CHYBA pokud je v buňce chyba kromě chyby #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI), vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.CHYBHODN pokud je v buňce jakákoliv chyba, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.PRÁZDNÉ pokud je buňka prázdná, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.LOGHODN pokud je v buňce logická hodnota PRAVDA nebo NEPRAVDA, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.NEDEF pokud je v buňce chybová hodnota #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI), vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.NETEXT pokud je buňka cokoliv kromě textu, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. JE.ODKAZ pokud buňka obsahuje platný odkaz, vrátí logickou hodnotu PRAVDA, jinak NEPRAVDA. Příklady použití funkcí JE : Příklady již byly uvedeny v kombinaci s vyhledávacími a logickými funkcemi v předchozích kapitolách. Vzorce a funkce v MS Excel 69

70 ISEVEN Účel funkce ISEVEN: Funkce ISEVEN zjistí, zda je hodnota v buňce sudé číslo a pokud ano, vrátí logický stav PRAVDA, v opačném případě NEPRAVDA. Syntaxe funkce ISEVEN: Popis jednotlivých argumentů funkce ISEVEN: =ISEVEN(číslo) Číslo odkaz do buňky, ve které chceme zjistit, zda obsahuje sudé číslo. ISODD Účel funkce ISODD: Funkce ISODD zjistí, zda je hodnota v buňce liché číslo a pokud ano, vrátí logický stav PRAVDA, v opačném případě NEPRAVDA. Syntaxe funkce ISODD: Popis jednotlivých argumentů funkce ISODD: =ISODD(číslo) Číslo odkaz do buňky, ve které chceme zjistit, zda obsahuje liché číslo. O.PROSTŘEDÍ Účel funkce O.PROSTŘEDÍ: Funkce O.PROSTŘEDÍ informuje o stavu MS Excel, systému a dalších parametrech. Syntaxe funkce O.PROSTŘEDÍ: =O.PROSTŘEDÍ(typ) Popis jednotlivých argumentů funkce O.PROSTŘEDÍ: Typ argument, prostřednictvím kterého zadáme požadavek na zjištění konkrétní informace o pracovním prostředí: o ADRESSÁŘ aktuální adresář nebo složka. o POČETSOUB počet aktivních listů v otevřených sešitech. o PŮVOD - vrátí absolutní odkaz na buňku v levém horním rohu viditelné části okna o o o o podle aktuální pozice posunu kurzoru jako text s označením $A:. Tato hodnota zajišťuje kompatibilitu s Lotusem1-2-3 verze 3.x. OSVERZE verze operačního systému. PŘEPOČET nastavený režim přepočítávání (Automatické nebo Ruční). VYDÁNÍ verze MS Excel. SYSTÉM název prostředí (Macintosh = mac ; Windows = pcdos ). Vzorce a funkce v MS Excel 70

71 SHEET Účel funkce SHEET: Funkce vrátí číslo listu, na který se odkazujeme. Syntaxe funkce SHEET: Popis jednotlivých argumentů funkce SHEET: =SHEET([hodnota]) Hodnota jedná se o nepovinný argument odkazu do buňky v jakémkoliv listu. Pokud argument nezadáme, vrátí funkce číslo listu, na kterém tuto funkci zapíšeme. SHETTS Účel funkce SHEETS: Funkce vrátí počet listů, na které se odkazujeme. Syntaxe funkce SHEETS: Popis jednotlivých argumentů funkce SHEETS: TYP =SHEETS([odkaz]) Odkaz jedná se o nepovinný argument odkazu do buňky v jakémkoliv listu či listech. Pokud argument nezadáme, vrátí funkce číslo listu, které odpovídá na otázku, kolik listů obsahuje aktuální sešit Excelu. Účel funkce TYP: Funkce vrátí typ hodnoty. Tato funkce se používá, pokud chování některé funkce závisí na typu hodnoty v určité buňce. Vrácená hodnota může nabývat 5 možností: o 1 číslo o 2 text o 4 logická hodnota o 16 chybová hodnota o 64 pole Syntaxe funkce TYP: Popis jednotlivých argumentů funkce TYP: =TYP(hodnota) Hodnota odkaz do buňky, ve které chceme zjišťovat typ dat. Vzorce a funkce v MS Excel 71

72 CHYBA.TYP Účel funkce CHYBA.TYP: Funkce vrátí číslo odpovídající jedné z chybových hodnot aplikace MS Excel nebo vrátí chybovou hodnotu #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI), pokud žádná chyba neexistuje. Funkci CHYBA.TYP lze použít ve funkci KDYŽ při hledání chyb. Místo chybových hodnot mohou být vraceny textové řetězce, například zpráva. Vrácená hodnota může nabývat 9 možností: o 1 #NULL! o 2 #DIV/0! o 3 #HODNOTA! o 4 #REF! o 5 #NÁZEV? o 6 #NUM! o 7 #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI) o 8 #NAČÍTÁNÍ_DAT o #N/A (#NENÍ_K_DISPOZICI) cokoliv jiného, jen ne chyba. Syntaxe funkce CHYBA.TYP: Popis jednotlivých argumentů funkce CHYBA.TYP: =CHYBA.TYP(chyba) Chyba odkaz do buňky, ve které chceme zjišťovat číslo chyby. Vzorce a funkce v MS Excel 72

73 FUNKCE PRO PRÁCI S DATEM A ČASEM DNES Účel funkce DNES: Funkce DNES vrací do buňky aktuální datum. Funkci tedy použijeme v případě, kdy požadujeme, abychom měli v buňce vždy aktuální datum (např. ke dni tisku). Syntaxe funkce DNES: Popis jednotlivých argumentů funkce DNES: =DNES() Funkce DNES je skutečně funkce bez argumentů. Někdy také označována jako funkce nultého řádu (bez potřeby cokoliv zadávat). Funkce je totiž systémová datum si zjišťuje ze systému sama. Příklad použití funkce DNES: Do libovolné buňky zapíšeme vzorec: NYNÍ Účel funkce NYNÍ: =DNES() Funkce NYNÍ vrací do buňky aktuální datum i čas Syntaxe funkce NYNÍ: Popis jednotlivých argumentů funkce NYNÍ: =NYNÍ() Funkce NYNÍ je stejně jako funkce DNES bez argumentů. Příklad použití funkce NYNÍ: Do libovolné buňky zapíšeme vzorec: Tip: =NYNÍ() Ne vždy se v buňce zobrazí i zmiňovaný čas. Vše je závislé na nastaveném formátu buňky. Pokud bychom chtěli vidět datum i čas je třeba nastavit formát dd.mm.rrrr hh:mm:ss (tedy den.měsíc.rok hodina:minuta:sekunda) ve vlastním formátu buněk. Vzorce a funkce v MS Excel 73

74 DENTÝDNE Účel funkce DENTÝDNE: Funkce umí zjistit, o jaký den v týdnu se jedná na základě zadání data. Syntaxe funkce DENTÝDNE: Popis jednotlivých argumentů funkce DENTÝDNE: =DENTÝDNE(pořadové;[typ]) Pořadové jedná se o argument, který požaduje odkaz na buňku, která obsahuje kalendářní datum. Typ jedná se o číslo určující typ návratové hodnoty. V praxi to znamená, že Excel umí přizpůsobit návratové hodnoty například podle lokalizace. V Anglii, kde začíná týden nedělí, mají pro tento den vyhrazenu hodnotu 1 a pro pondělí 2. Náš kalendář začíná v pondělí, a proto chceme vidět pondělí jako 1 a ne jako 2. Excel nabízí několik typů: o 1 čísla 1 (neděle) až 7 (sobota) o 2 čísla 1 (pondělí) až 7 (neděle) o 3 čísla 0 (pondělí) až 6 (neděle) o a další, které zde nebudeme prezentovat. o Pokud chceme používat klasickou českou lokalizaci, využijeme jako druhý argument zástupný typ 2. Pokud bychom tento nepovinný argument nezadali, stane se to samé, jako kdybychom zadali 1 (tedy anglický kalendář). Příklad použití funkce DENTÝDNE: V databázi evidence prodejů (Obr. 58) budeme chtít zjišťovat z kalendářních dat (sloupec B) dny v týdnu do sloupce C. Dny v týdnu by měly odpovídat české lokalizaci, a proto budeme využívat nepovinný argument, který nastavíme na hodnotu 2. Obr. 58 Evidence prodejů sloupec Den v týdnu Pro první záznam do buňky C5 zapíšeme vzorec: =DENTÝDNE(B5;2) Vzorce a funkce v MS Excel 74

75 Tip: Pokud budete chtít zobrazit den v týdnu textově, není nic jednoduššího, než použít funkci HODNOTA.NA.TEXT, kterou bychom mohli definovat takto: =HODNOTA.NA.TEXT(B5; dddd ) Kde B5 je souřadnice, ve které se nachází datum a druhý argument je formát zobrazení v našem případě vypsání dne v týdnu textově celým slovem (např. pondělí). Tři déčka by zobrazily den ve zkratce (např. pondělí = po). DEN, MĚSÍC, ROK Účel funkce DEN, MĚSÍC, ROK: Funkce DEN umí vytknout z kalendářního data pouze část vyjadřující den a tu uložit jako číslo. Funkce MĚSÍC umí vytknout z kalendářního data pouze část vyjadřující měsíc a tu uložit jako číslo. Funkce ROK umí vytknout z kalendářního data pouze část vyjadřující rok a tu uložit jako číslo. Syntaxe funkce DEN, MĚSÍC, ROK: =DEN(pořadové_číslo) =MĚSÍC(pořadové_číslo) =ROK(pořadové_číslo) Popis jednotlivých argumentů funkce DEN, MĚSÍC, ROK: Pořadové_číslo jedná se o argument, který požaduje odkaz na buňku, která obsahuje kalendářní datum. Tento argument je stejný pro všechny tři funkce. Příklad použití funkce DEN, MĚSÍC, ROK: V tabulce evidence prodejů (Obr. 59) budeme chtít pracovat s daty v rámci kontingenční tabulky, ve které budeme chtít zobrazit prodeje po desetiletích. Protože kontingenční tabulka neumí seskupovat data po x letí, musíme nejprve připravit sloupeček, do kterého vytkneme ze všech kalendářních dat ve sloupečku B pouze roky v podobě čísel. Čísla pak v kontingenční tabulce lze seskupovat a provádět rozsahy. Vzorec v buňce C5 bude následující: =ROK(B5) Vzorce a funkce v MS Excel 75

76 Obr. 59 Evidence prodejů - sloupec Rok DATUM Účel funkce DATUM: Funkce DATUM umí poskládat kalendářní datum ze tří nezávislých údajů (den, měsíc, rok), které jsou v různých buňkách. Syntaxe funkce DATUM: Popis jednotlivých argumentů funkce DATUM: =DATUM(rok;měsíc;den) Rok odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje rok. Měsíc odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje měsíc. Den odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje den. Příklad použití funkce DATUM: Z databáze jsme získali tři sloupce (Obr. 60), které zastupují kalendářní datum. Den, měsíc i rok jsou však zvlášť a my bychom chtěli spojit tyto tři hodnoty v řetězec kalendářního data v tečkové konvenci. Vzorce a funkce v MS Excel 76

77 Obr. 60 Den, měsíc, rok a datum Zapíšeme tedy do buňky D2 vzorec s funkcí DATUM: SEKUNDA, MINUTA, HODINA Účel funkce SEKUNDA, MINUTA, HODINA: =DATUM(C2;B2;A2) Funkce SEKUNDA umí vytknout z času pouze část vyjadřující sekundu a tu uložit jako číslo. Funkce MINUTA umí vytknout z času pouze část vyjadřující minutu a tu uložit jako číslo. Funkce HODINA umí vytknout z času pouze část vyjadřující hodinu a tu uložit jako číslo. Syntaxe funkce SEKUNDA, MINUTA, HODINA: =SEKUNDA(pořadové_číslo) =MINUTA(pořadové_číslo) =HODINA(pořadové_číslo) Popis jednotlivých argumentů funkce SEKUNDA, MINUTA, HODINA: Pořadové_číslo jedná se o argument, který požaduje odkaz na buňku, která obsahuje čas. Tento argument je stejný pro všechny tři funkce. Vzorce a funkce v MS Excel 77

78 ČAS Účel funkce ČAS: Funkce ČAS umí poskládat čas ze tří nezávislých údajů (hodina, minuta, sekunda), které jsou v různých buňkách. Syntaxe funkce ČAS: Popis jednotlivých argumentů funkce ČAS: =ČAS(hodina;minuta;sekunda) Hodina odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje hodinu. Minuta odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje minutu. Sekunda odkaz do buňky, která obsahuje číslo, které zastupuje sekundu. Příklad použití funkce ČAS: Z databáze jsme získali tři sloupce (Obr. 61), které zastupují čas. Hodina, minuta a sekunda jsou však zvlášť a my bychom chtěli spojit tyto tři hodnoty v čas s dvojtečkovou konvencí. Obr. 61 Hodina, minuta, sekunda a čas Zapíšeme tedy do buňky D2 vzorec s funkcí ČAS: =ČAS(A2;B2;C2) Vzorce a funkce v MS Excel 78

79 WEEKNUM Účel funkce WEEKNUM: Funkce WEEKNUM zjistí ze zadaného kalendářního data číslo týdne v roce. Syntaxe funkce WEEKNUM: Popis jednotlivých argumentů funkce WEEKNUM: Stejné jako u funkce DENTÝDNE. ISOWEEKNUM Účel funkce ISOWEEKNUM: =WEEKNUM(pořad_číslo;[typ]) Funkce ISOWEEKNUM zjistí ze zadaného kalendářního data číslo týdne v roce dle ISO. Tato funkce je dostupná až od verze Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce ISOWEEKNUM: =ISOWEEKNUM(datum) Popis jednotlivých argumentů funkce ISOWEEKNUM: Datum datum, na základě kterého chceme zjistit číslo týdne v roce dle ISO. Rozdíl výsledků s použitím funkce WEEKNUM a ISOWEEKNUM: V následující ukázce je zobrazena tabulka (Obr. 62), která obsahuje dvě kalendářní data. V buňce A2 se nachází datum (pátek) a v buňce A3 je datum (pondělí). Ve sloupcích B a C jsou použity dvě výše zmíněné funkce pro výpočet čísla týdne v roce. Správný výpočet (dle ISO) je ve sloupci C. Funkce WEEKNUM bere první týden v roce za ten, ve kterém se objeví datum první den v roce. Obr. 62 Číslo týdne v roce Vzorce a funkce v MS Excel 79

80 Tip: Pokud bychom chtěli použít ISO funkci i v dřívějších verzích Excelu, je zapotřebí složitého postupu a logických vazeb. =CELÁ.ČÁST((A2-SUMA(MOD(DATUM(ROK(A2-MOD(A2-2;7)+3);1;2); {1E+99;7})*{1;-1})+5)/7) Není možné obejít řešení tak, že od výsledku funkce WEEKNUM pouze odečteme jedničku, protože to nebude vždy pravda. V momentě, kdy bude pondělí, dostaneme se do situace, kdy bude funkce WEEKNUM i ISOWEEKNUM vykazovat stejnou hodnotu (číslo týdne 1). EOMONTH Účel funkce EOMONTH: Funkce EOMONTH umí vrátit datum, který zastupuje poslední den v měsíci, který vychází ze zadaných argumentů. Syntaxe funkce EOMONTH: Popis jednotlivých argumentů funkce EOMONTH: =EOMONTH(začátek;měsíce) Začátek jedná se o kalendářní datum. Měsíce počet měsíců, o které chceme provést posun oproti začátku zadanému v předchozím argumentu. Příklad použití funkce EOMONTH: Za úkol budeme mít vypsat poslední datum v měsíci dubnu Použijeme následující vzorec: =EOMONTH( ;0) Vzorec bude obsahovat v rámci prvního argumentu jakýkoliv dubnový datum a druhý argument bude obsahovat nulu, protože se nechceme ze zadaného měsíce nikam posouvat. Vzorce a funkce v MS Excel 80

81 NETWORKDAYS Účel funkce NETWORKDAY: Vrátí počet celých pracovních dní mezi dvěma zadanými daty. Syntaxe funkce NETWORKDAY: =NETWORKDAYS(začátek;konec;[svátky]) Popis jednotlivých argumentů funkce NETWORKDAY: Začátek počáteční kalendářní datum. Konec koncové kalendářní datum. Svátky nepovinný argument, kterým můžeme specifikovat, které dny chceme přeskočit (nebudou se tak počítat do rozsahu stejně jako soboty a neděle). Příklad použití funkce NETWORKDAY: V zadání je, že projekt musíme stihnout dokončit do Dnes je Kolik pracovních dní na projekt máme, pokud víme, že je státní svátek a nemůžeme na projektu pracovat? (Obr. 63) Obr. 63 Projekt - počet pracovních dní V buňce B10 je použit následující vzorec: =NETWORKDAYS(B1;B2;B5:B8) Vzorce a funkce v MS Excel 81

82 WORKDAY Účel funkce WORKDAY: Vrátí datum konce projektu podle zadaného počtu dní jeho trvání. Syntaxe funkce WORKDAY: Popis jednotlivých argumentů funkce WORKDAY: =WORKDAY(začátek;dny;[svátky]) Začátek počáteční kalendářní datum. Dny počet dní potřebných na projekt. Svátky nepovinný argument, kterým můžeme specifikovat, které dny chceme přeskočit (nebudou se tak počítat do rozsahu stejně jako soboty a neděle). Příklad použití funkce WORKDAY: Obr. 64 Projekt - datum ukončení V buňce B8 bude napsán tento vzorec: =WORKDAY(B3;B1;B5:B6) Vzorce a funkce v MS Excel 82

83 TEXTOVÉ FUNKCE Textové funkce, jak již název napovídá, mají za úkol pracovat s textem po všech možných stránkách. Excel umí údaj z jedné buňky rozdělit do více buněk nebo naopak údaje z více buněk spojit do buňky jediné. Funkcí pro práci s textem najdeme v Excelu opět spoustu. CONCATENATE Účel funkce CONCATENATE: Spojí více textových řetězců do jednoho. Syntaxe funkce CONCATENATE: =CONCATENATE(text1;[text2]; ) Popis jednotlivých argumentů funkce CONCATENATE: Text1 odkaz do buňky nebo vložená hodnota. Text2 až Text255 nepovinné argumenty možnost spojit až 255 hodnot do jedné. Příklad použití funkce CONCATENATE: V tabulce zaměstnanců potřebujeme spojit do jednoho textu jméno i příjmení, které je v současnosti rozděleno do dvou buněk (Obr. 65). Obr. 65 Spojení textových řetězců Vzorec v buňce C2 bude následující: =CONCATENATE(A2;" ";B2) Vzorce a funkce v MS Excel 83

84 Tip: Pokud se Vám nezamlouvá dlouhý název funkce CONCATENATE, je možné tuto funkci obejít použitím znaku &, který má v Excelu funkci spojování řetězců. Zápis by vypadal následovně: =A2&" "&B2 Od Excelu verze 2016 lze zároveň používat funkci CONCAT, která má kromě kratšího názvu i jednodušší definici. Od verze Excelu 2016 se rovněž tuto funkci snaží Microsoft prosazovat jako náhradu funkce CONCATENATE a samotnou funkci CONCATENATE přeřadil do funkcí, které jsou v Excelu pouze pro zachování kompatibility s předchozími verzemi. Řešení našeho příkladu za pomoci funkce CONCAT by bylo následující: =CONCAT(A2;" ";B2) Zápis " " ve všech vzorcích výše znamená, že chceme vkládat mezi příjmení a jméno mezeru. Používání funkce CONCAT je jednodušší hlavně v případech, kdy spojujeme více textových polí najednou, neboť nemusíme každé zvlášť označovat, ale můžeme označit celek jako pole. Následující vzorec by spojil údaje z 10 buněk do jedné: ČÁST Účel funkce ČÁST: =CONCAT(A1:A10) Funkce ČÁST umí vytknout z buňky pouze určitou část textového řetězce. Syntaxe funkce ČÁST: Popis jednotlivých argumentů funkce ČÁST: =ČÁST(text;start;počet_znaků) Text odkaz do buňky, která obsahuje textový řetězec. Start místo, na kterém leží první znak, od kterého budeme chtít oddělovat (počítáno od začátku řetězce první znak má č. 1). Počet_znaků počet znaků, které chceme od startovní pozice oddělit. Příklad použití funkce ČÁST: V tabulce zaměstnanců (Obr. 66) máme sloupeček Č. op., který obsahuje data, která se skládají s číselné a textové části. My bychom chtěli do buňky oddělit pouze textovou část, přičemž víme, že číselná část je dlouhá vždy 6 znaků a za ní je mezera o délce 1 znak. Textová část je dlouhá 2 znaky. Víme tedy vše podstatné. Vzorec pro oddělení textové části do buňky H2 bude následující: =ČÁST(G2;8;2) Vzorce a funkce v MS Excel 84

85 Obr. 66 Použití funkce ČÁST Příklad použití funkce ČÁST: Nyní budeme pracovat s tabulkou celých jmen (Obr. 67), která nám byla zaslána jako export z databáze. Když se na tabulku podíváme, obsahuje nesystematická data (obsahují mezery před jménem, někdy za (nejsou vidět) a mezi jménem a příjmením je často více než jedna mezera. Obr. 67 Export z databáze s mezerami My si tedy data nejprve očistíme zbavíme přebytečných mezer. K tomu je dobrá textová funkce s názvem PROČISTIT. Je jednoduchá na definici. Nejprve přidáme mezi sloupec Celé jméno a Jméno ještě jeden nový, do kterého budeme data přenášet bez mezer. V buňce B2 bude následující vzorec: =PROČISTIT(A2) Vzorce a funkce v MS Excel 85

86 Tento vzorec zkopírujeme dolů pro všechna jména a výsledek (Obr. 68) je perfektní (již žádné mezery navíc). Obr. 68 Výsledek bez přebytečných mezer Nyní přejdeme k řešení problémy tedy rozdělit řetězec na dvě části. Do sloupce C chceme vložit pouze jména. Jméno začíná v buňce B2 na prvním znaku a končí jeden znak před mezerou. Jenže jak najít mezeru? Pomocí funkce HLEDAT nebo NAJÍT. Liší se akorát tím, že funkce HLEDAT nerozlišuje velikost písmen a funkce NAJÍT rozlišuje, ale v případě mezery nás tento fakt netrápí mezera není malá ani velká, je prostě jen jedna. Vzorec v buňce C2 pro oddělení celého jména bude vypadat následovně: =ČÁST(B2;1;HLEDAT( ;B2)-1) Funkce HLEDAT potřebuje znát k definici dvě věci co hledat a kde to najít. Obojí jsme jí prozradili. Odečítáme ještě jedničku, protože funkce HLEDAT najde pozici mezery a ta je vždy jeden znak za posledním znakem jména. Nyní potřebujeme oddělit příjmení. Příjmení začíná jeden znak za mezerou, ale stejně se opět setkáme s jedním problémem. Jak zjistit délku příjmení? Na pomoc si zavoláme funkci DÉLKA. Ta umí zjistit, kolik znaků celkem obsahuje naše buňka s celým jménem. Když od této hodnoty odečteme pozici znaku mezery, získáme délku příjmení (Obr. 69). Vzorec pro oddělení příjmení do buňky D2 bude vypadat následovně: =ČÁST(B2;HLEDAT( ;B2)+1;DÉLKA(B2)-HLEDAT( ;B2)) Vzorce a funkce v MS Excel 86

87 Obr. 69 Rozbor celého jména pomocí funkcí Samozřejmě lze výsledek vyřešit i jiným postupem. Kdo nepotřebuje vzorce, vystačí si s nástrojem Text do sloupců na kartě Data. Kdo má verzi 2016, může dokonce k výslednému rozdělení přijít tak jednoduše, že začne pouze do buňky C2 zapisovat první jméno (Marie) a do buňky C3 zapíše náznak dalšího jména (Simona) stačí pouze první písmeno S Excel již pozná, že bychom takto opisovali nejspíše celý seznam jmen a na jeden stisk klávesy Enter za nás doplní celý sloupec (). Stejně zafunguje i další sloupec pro příjmení. Obr. 70 Automatické doplnění v Office 2016 Vzorce a funkce v MS Excel 87

88 HLEDAT, NAJÍT Účel funkce HLEDAT a NAJÍT: Funkce umí najít pozici konkrétního znaku či znaků v buňce, na kterou se odkazujeme. Liší se akorát tím, že funkce HLEDAT nerozlišuje velikost písmen a funkce NAJÍT rozlišuje. Syntaxe funkce HLEDAT a NAJÍT: =HLEDAT(co;kde;[start]) =NAJÍT(co;kde;[start]) Popis jednotlivých argumentů funkce HLEDAT a NAJÍT: Co znak nebo znaky, jejichž pozici chceme hledat. Kde odkaz na buňku, ve které chceme znak hledat. Start nepovinný argument, kterým můžeme posunout začátek prohledávání v buňce na jinou pozici než 1 (od začátku). NAHRADIT Účel funkce NAHRADIT: Funkce NAHRADIT umožní nahradit starý znak v textovém řetězci za jiný. Syntaxe funkce NAHRADIT: Popis jednotlivých argumentů funkce NAHRADIT: =NAHRADIT(starý;start;znaky;nový) Starý odkaz na buňku, která obsahuje starý znak, který budeme nahrazovat. Start pozice, na které se nachází znak, který budeme nahrazovat. Znaky počet znaků od startovní pozice, které budeme nahrazovat. Nový nový znak, kterým nahradíme znak starý. Příklad použití funkce NAHRADIT: V tabulce jmen (Obr. 71) budeme chtít nahradit znak středníku (znak ; ), který odděluje jméno od příjmení za znak mezery. Vzorec v buňce E2 bude vypadat následovně: =NAHRADIT(D2;HLEDAT(";";D2);1;" ") Argument pro zjištění startovní pozice jsme museli dopočítat pomocí již známé funkce HLEDAT, která zjistí pozici středníku v textovém řetězci. Vzorce a funkce v MS Excel 88

89 Obr. 71 Nahrazení středníků mezerami NUMBERVALUE Účel funkce NUMBERVALUE: Funkce NUMBERVALUE dokáže převést text na číslo ve správném formátu. Jedná se hlavně o případy, ve kterým převádíme externí data do Excelu a po exportu s nimi nemůžeme pracovat jako s čísly z různých důvodů (jiná lokalizace záměna desetinné tečky za čárku apod.) Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce NUMBERVALUE: =NUMBERVALUE(text;[oddělovač_desetin];[oddělovač_skupin]) Popis jednotlivých argumentů funkce NUMBERVALUE: Text buňka obsahující hodnotu, kterou chceme převádět na číslo. Oddělovač_desetin definujeme, jakým znakem je v původní buňce oddělena desetinná část. Oddělovač_skupin definujeme, jakým znakem je v původní buňce oddělena skupina tisíců. Příklad použití funkce NUMBERVALUE: Máme převést textové hodnoty (Obr. 72) na číselné s danými oddělovači (tečka odděluje desetinnou složku a mezera odděluje skupinu tisíců). Vzorec v buňce B2 bude následující: =NUMBERVALUE(A2;".";" ") Vzorce a funkce v MS Excel 89

90 Obr. 72 Použití funkce NUMBERVALUE TEXTJOIN Účel funkce TEXTJOIN: Funkce TEXJOIN vytvoří seznam textových řetězců s pomocí oddělovače. Tato funkce je dostupná až ve verzi Excelu V předchozích verzích ji nelze použít. Syntaxe funkce TEXTJOIN: =TEXTJOIN(oddělovač;ignorovat_prázdné;text1;[text2]; ) Popis jednotlivých argumentů funkce TEXTJOIN: Oddělovač jedná se o znak, kterým budou odděleny jednotlivé textové řetězce. Ignorovat_prázdné volba PRAVDA (ignoruje prázdné buňky) nebo NEPRAVDA (zahrnuje prázdné buňky). Text1 pole textových řetězců. Text2 až Text252 další pole řetězců nepovinné argumenty. Příklad použití funkce TEXTJOIN: Máme databázi zaměstnanců (Obr. 73) a chceme jí připravit pro import do databázového systému, který očekává jednotlivé pole oddělené za pomocí středníku. Obr. 73 Databáze zaměstnanců Zapíšeme následující vzorec (pro první záznam): Výsledek vypadá následovně (Obr. 74): =TEXTJOIN(";";NEPRAVDA;A2:L2) Vzorce a funkce v MS Excel 90

91 Obr. 74 Výsledek funkce TEXTJOIN ZLEVA, ZPRAVA Účel funkce ZLEVA, ZPRAVA: Funkce ZLEVA umí oddělit z buňky určitý počet znaků zleva. Funkce ZPRAVA umí oddělit z buňky určitý počet znaků zprava. Syntaxe funkce ZLEVA, ZPRAVA: =ZLEVA(text;[znaky]) =ZPRAVA(text;[znaky]) Popis jednotlivých argumentů funkce ZLEVA, ZPRAVA: Text odkaz na buňku, se kterou chceme pracovat. Znaky počet znaků, které chceme oddělit zprava či zleva (dle funkce). Vzorce a funkce v MS Excel 91

92 DATABÁZOVÉ FUNKCE Databázové funkce mají za úkol spočítat výsledek nějaké operace na základě tabulky kritérií. Tabulka kritérií obsahuje veškeré podmínky pro výpočet z databáze. Tyto podmínky pak pomáhají funkcím začínajícím zpravidla na písmeno D vypočítat správný výsledek. FUNKCE ZAČÍNAJÍCÍ NA PÍSMENO D Účel funkcí začínajících na písmeno D: Tab. 2 Databázové funkce Databázová funkce DSUMA DPRŮMĚR DMIN DMAX DPOČET DPOČET2 Význam Sčítá databázová data na základě kritéria Průměruje databázová data na základě kritéria Hledá nejmenší hodnotu v databázových datech na základě kritéria Hledá největší hodnotu v databázových datech na základě kritéria Počet číselných buněk v databázi na základě kritéria Počítá, kolik buněk je v databázi naplněných na základě kritéria Syntaxe funkcí začínajících na písmeno D: =DSUMA(databáze;pole;kritéria) Výše je syntaxe funkce DSUMA. Ať se však jedná o jakoukoliv funkci s písmenem D na začátku, je syntaxe naprosto stejná, proto nejsou další funkce rozepisovány. Popis jednotlivých argumentů funkcí začínajících na písmeno D: Databáze oblast celé tabulky (databáze) včetně záhlaví. Pole sloupec, který budeme chtít sčítat (v případě funkce DSUMA). Je možné jej označit číselně (př. 4) nebo vypsat jeho název do uvozovek (př. Cena ). Kritéria jedná se o naší nově vytvořenou pomocnou tabulku kritérií. Opět včetně záhlaví. Příklad použití funkcí začínajících na písmeno D: Budeme uvažovat databázi autobazaru, který obsahuje vozy různých značek, modelů, barev a obsahuje informace o počtu najetých kilometrů a o cenách vozů (Obr. 75). Vedle této databázi si vytvoříme tzv. tabulku kritérií jinými slovy překopírujeme záhlaví z původní tabulky tak, aby vedle vznikla tabulka jiná v tomto případě pro podmínky neboli kritéria. Obr. 75 Databáze autobazaru s přípravou tabulky kritérií Vzorce a funkce v MS Excel 92

93 Nyní vyplníme tabulku kritérií určitými požadavky na výpočty. Například budeme požadovat: NEBO NEBO NEBO Vůz značky Škoda s cenou do Kč. Vůz značky Volkswagen, model Golf nebo Passat, který bude buď stříbrné nebo modré barvy a s nájezdem nižším nebo rovným km. Vůz značky Ford s cenou do Kč a nájezdem do km. Vůz jakékoliv značky s cenou do Kč a nájezdem do Km. Zápis těchto požadavků bude v tabulce kritérií následující (Obr. 76): Obr. 76 Tabulka kritérií Vše, co má platit současně (logické A), musí být uvedeno na stejném řádku. Veškeré další možnosti (tedy logické NEBO) jsou uvedeny na dalších řádcích pod sebou. Úplně stejná pravidla platí i pro rozšířený filtr. Nyní budeme chtít na základě těchto kritérií zjistit počet vozů, které odpovídají zadání, průměrnou cenu takového vozu, nejlevnější a nejdražší vůz: Počet vozů: Průměrná cena vozu: Nejlevnější vůz: =DPOČET(A1:E315;4;G1:K8) =DPRŮMĚR(A1:E315;4;G1:K8) =DMIN(A1:E315;4;G1:K8) Vzorce a funkce v MS Excel 93

94 Nejdražší vůz: Nyní tedy známe odpovědi na jednotlivé otázky: Počet vozů: 22. Průměrná cena vozu: Kč. Nejlevnější vůz: Kč. Nejdražší vůz: Kč. =DMAX(A1:E315;4;G1:K8) Ve všech funkcích jsou naprosto stejné argumenty. U průměru, nejlevnějšího a nejdražšího auta je jasné, že musíme vycházet ze sloupce ceny (tedy čtvrtý). U prvního vzorce bychom mohli vycházet z jakéhokoliv sloupce z pěti, protože jsou všechny informace o každém vozu evidovány. Kdybychom vozy nepočítali podle cen, jako nyní, ale například podle názvu značky, museli bychom funkci DPOČET vyměnit za funkci DPOČET2, která umí počítat i textová pole. Kdybychom namísto počítání chtěli vozy odpovídající podmínkám zobrazit, museli bychom použít rozšířený filtr karta Data skupina Seřadit a filtrovat nástroj Upřesnit (Obr. 77). Obr. 77 Data - Seřadit a filtrovat Upřesnit Zobrazí se dialogové okno, které vyplníme následovně (Obr. 78): Obr. 78 Rozšířený filtr - dialogové okno Po stisknutí tlačítka OK dojde k vyfiltrování vozů, které odpovídají našim podmínkám (Obr. 79). Vzorce a funkce v MS Excel 94

95 Obr. 79 Vozy odpovídající kritériím Vzorce a funkce v MS Excel 95