Adobe Sign. Referenční příručka pro vytváření formulářů v aplikaci Acrobat

Transkript

1 Referenční příručka pro vytváření formulářů v aplikaci Acrobat 2017 Adobe Systems Incorporated. Všechna práva vyhrazena. Poslední aktualizace: 17. března 2017

2 Obsah Overview... 3 Text Tag Version... 3 Creating Forms for Adobe Sign... 4 Preparing the Form... 4 Clean up the Automated Field Placement... 8 Manually Placing Form Fields Aligning Fields and Matching Size Using Tags in Placed Form Fields Naming Form Fields Placing Other Objects Check Boxes Radio Buttons Dropdown Menus

3 Přehled Textové značky Adobe Sign lze použít spolu s formulářovými poli Acrobat k definování konkrétních vlastností pole. Zatímco textové značky se do dokumentu přidávají přímo podle obsahu, značky PDF se používají k pojmenování polí, definování pravidel a ověřování fyzicky umístěného pole. Pole formuláře aplikace Acrobat v sobě spojují snadnou použitelnost prostředí přetahování a univerzálnost textových značek. Po odeslání dokumentu do knihovny dokumentů Adobe Sign nebo jejich odeslání k podpisu pole formuláře aplikace Acrobat zpracuje systém a převede je na pole formuláře služby Adobe Sign. Systém konkrétně zajímá název daného pole a ověří, zda byla definována značka Adobe Sign. Poté vytvoří pole formuláře Adobe Sign s definovanými vlastnostmi. Značky umožňují nastavení specifických vlastností pro daná pole. Díky nástrojům pro umístění pole formuláře Acrobat může být váš dokument plně funkční a mít profesionální vzhled. Verze textových značek Tento dokument popisuje aktuální 2.0 syntax textových značek Adobe Sign. Tuto syntax je třeba používat pro všechny nové dokumenty a revize těch stávajících. Pokud textové značky služby Adobe Sign neznáte, podívejte se na Dokumentaci k textovým značkám. 3

4 Vytváření formulářů pro službu Adobe Sign Aplikace Acrobat umožňuje fyzické umístění polí formuláře na stránky dokumentu. Tato část vysvětluje, jak přidat pole formuláře i možnosti pro jednotnější vzhled polí ve vašem dokumentu. Příprava formuláře 1. V aplikaci Acrobat otevřete PDF, které chcete převést na formulář Adobe Sign. 2. Vyberte možnost Nástroje> Připravit formulář. 3. Klikněte na možnost Start. Acrobat DC vytvoří formulář a otevře ho v režimu Úpravy formuláře. V pravém podokně se zobrazí možnosti pro úpravy formuláře. Panel nástrojů obsahuje nástroje pro přidání dalších polí do formuláře. 4

5 5

6 Aplikace Acrobat najde text v dokumentu (vyznačený podtrženými mezerami nebo prázdnými rámečky), který lze převést na pole formuláře, a pokusí se na dané místo umístit příslušné pole. Poznámka: Pokud dokument neobsahuje mezery nebo rámečky, která lze převést, zobrazí se dialogové okno oznamující, že nebyla nalezena žádná pole formuláře. Pokračujte kliknutím na tlačítko OK. 4. V pravém podokně klikněte na možnost Více a vyberte volbu Převést na formulář Adobe Sign 6

7 5. V případě upozornění, že aplikace Acrobat odebere pole formuláře, která služba Adobe Sign nepodporuje, klikněte na možnost Další. 6. V případě zobrazení následujícího varování klikněte na tlačítko OK. 7

8 Vymazání automaticky umístěného pole Při vytváření polí aplikace Acrobat hledá orientační body, např. čáry podtržítka, rámečků a kruhů, jež mohou naznačovat pole, zaškrtávací políčka a přepínací tlačítka. Dále zhodnotí okolní text, aby pro pole vygenerovala smysluplný název. Je však možné, že některá pole budou nazvána nebo umístěna nesprávně, a budou vyžadovat manuální úpravy. Zkontrolujte formulář, odstraňte nadbytečná pole a přesuňte všechny pole, jež byla umístěna chybně. 8

9 9

10 Poznámka: Všechna automaticky rozmístěná pole budou mít jedinečný název a některá mohou být nejasná (např. fill_3). Vyplatí se dát polím smysluplný název pro případ, že chcete u daného dokumentu spouštět sestavy a potřebujete vyhodnotit údaje v polích. Chcete-li pole přejmenovat, poklepejte na ně (nebo klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte z nabídky Vlastnosti). Název pole bude v horní části okna Vlastnosti. 1

11 Manuální umístění polí formuláře Pokud automatické rozmístění nenajde všechna vaše pole, budete je muset přidat manuálně. Jde o jednoduchý proces na jedno kliknutí využívající panel nástrojů v horní části okna aplikace Acrobat. 1. Pole do formuláře přidáte volbou příslušné ikony pro pole na panelu nástrojů. Zleva doprava jde o tato pole: Vybrat objekt Uvolní kurzor pro výběr objektu na stránce Textové pole Pole umožňující umožnění zadání obecného textu. Nejčastěji používané pole u většiny formulářů Zaškrtávací políčko Používá se pro prezentaci položek řádku, pokud si uživatel může vybrat více možností Přepínací tlačítka Používají se pro prezentaci položek řádku, a uživatel si může vybrat pouze jedno z nich Rozevírací okno Seznam položek, z kterých si uživatel může vybrat Pole podpisu Pole pro jeden podpis Blok podpisů Podpis s více poli obsahující nejméně pole Podpis a , může však volitelně obsahovat Titul podepisující osoby anebo Společnosti v závislosti na nastavení účtu Adobe Sign používaného k odeslání dokumentu. Iniciály Pole pro jedny iniciály, jež může obsahovat až čtyři znaky Titul Povinné pole vyžadující Titul příjemce Společnost Povinné pole vyžadující název Společnosti příjemce Celé jméno Pole pouze ke čtení, které vrací verzi sazby textu zadaného do pole Podpis Pole pouze ke čtení, které vrací ovou adresu příjemce Datum Pole pouze ke čtení, které vrací časové razítko aktuálního času, kdy příjemce otevřel Smlouvu. Vybraný nástroj Ponechat Kliknutím na tuto ikonu zapnete/vypnete možnost umístit více polí. Při vypnutí se kurzor po umístění pole vrátí k šipce voliče. Při zapnutí kurzor zůstává ve stopě pole, a umožní vám tak rozmístit více polí bez nutnosti nejprve vybrat ikonu Poznámka: Povinná pole a pole pouze ke čtení závisí na příjemci, slouží tedy ke shromažďování informací o příjemci, kterému jsou určena. Musíte-li vyžadovat jiný obsah než osobní informace o příjemci, použijte textové pole. Potřebujete-li například shromáždit údaj, který není datem podpisu, použijte textové pole a ověřte, zda má formát data. 1

12 2. Kurzor se změní a bude ukazovat stopu vybraného pole. Kliknutím pole umístíte na požadované místo. 3. Po prvním umístění pole na stránku se zobrazí malé okno, ve kterém lze změnit název pole a definovat roli účastníka. Nastavení smysluplného názvu je sice užitečné, ale nastavení role účastníka je nutné, pouze pokud dobře znáte procesu podepsání daného dokumentu a použijete příslušné role účastníků. 4. Přetažením jednoho z modrých rámečků (či vodítek) do rámce pole velikost pole. 1

13 1

14 Zarovnání polí a úprava velikosti Jakmile je pole zhruba umístěno do dokumentu, nástroje aplikace Acrobat vám umožní zajistit konzistentní velikost a zarovnání polí, a vytvořit uhlazený a profesionální vzhled formuláře. Poznámka: Více polí lze vybrat přidržením tlačítka Ctrl/Cmd a kliknutím na jednotlivá pole, nebo kliknutím do souboru PDF a rámeček vymezit přetažením kurzoru. Vybrána budou všechna pole, která jsou alespoň částečně obsažena ve vymezeném políčku. Kliknutím na libovolné místo v PDF výběr polí zrušíte. 1. Prvním krokem k zarovnání polí je vytvoření jednoho správně umístěného pole. V níže uvedeném příkladu bylo vytvořeno pole Adresa správné velikosti manuálním kliknutím a přetažením. Vidíte, že pole Kontakt vpravo bude mít stejnou výšku a pole Telefon, Fax a Číslo objednávky stejnou šířku. 2. Vyberte pole Adresa a Kontakt. Všimnete si, že hranice pole oproti ostatním polím změní barvu, což vyjadřuje, že byly vybrány Poznámka: Pole šablony zobrazí modré rámečky vodítek. Při použití nástrojů pro zarovnání nebo změnu velikosti se všechna pole zarovnají nebo upraví podle pole šablony. Pole šablony lze změnit, jakmile všechna pole vyberete kliknutím pravého tlačítka myši na pole, které se má stát šablonou. Kliknutím mimo vybraná pole výběr všech polí zrušíte. 1

15 3. V pravé horní částí okna aplikace Acrobat se zobrazí nástroje pro zarovnání. Klikněte na ikonu Srovnat šířku a výšku. Pole Kontakt přejme velikost pole Adresa: 4. Vyberte obě pole a kliknutím na ikonu Zarovnat nahoře pole Kontakt správně zarovnejte s horními částmi polí. 1

16 5. Kliknutím levým tlačítkem myši na pole Kontakt toto pole vyberte, a poté upravte vodítka po levé a pravé straně pole, aby se vešla na dané místo. 6. Poté vyberte všechna pole ve sloupci. Zkontrolujte, zda je pole šablony správné 7. Kliknutím na ikonu Srovnat šířku upravíte všechna pole na tutéž šířku 8. Vyberte všechna pole a klikněte na ikonu Zarovnat vlevo 1

17 9. Upravte pole na správnou výšku. V případě nutnosti to lze provést pro každé pole manuálně, nebo lze ručně upravit jedno pole, a poté vybrat ostatní a upravit je na tutéž výšku. 10. Jemné úpravy pole lze provádět pomocí kláves šipek na klávesnici. Vyberte nejméně jedno pole a pomocí šipek je postupně zvětšujte. Poznámka: Nezapomeňte, že chcete-li větší objekty pole, které lze přesněji upravit, můžete zvětšit náhled PDF 11. Stejný princip srovnání zbývajících polí použijte u příslušných šablon: Například: Vyberte pole Kontakt, a Web a upravte je na stejnou šířku Zarovnejte pole doleva Vyberte pole řádku (Telefon a ) a upravte je na stejnou šířku Pak je zarovnejte pomocí nástroje Zarovnat nahoře. Totéž proveďte s řadou polí Fax a Web. 1

18 Jakmile jsou všechna pole na svém místě, dokument je připraven k odeslaní prostřednictvím služby Adobe Sign. Všechna pole mají určující název, ovšem žádné není přiřazeno příjemci a žádné pole nemá ověřený obsah. Chcete-li zahrnout vlastnosti pole, např. identifikaci příjemce, ověření obsahu, podmínky vzhledu nebo výpočty, k názvu pole je třeba přidat argumenty podobně jako u textových značek. 1

19 Použití značek v umístěných polích formuláře Při přidávání polí do formuláře se v pravé liště stránky Acrobat zobrazí seznam názvů polí. Pomocí tohoto seznamu lze rychle najít nebo otevřít jakékoli pole formuláře v dokumentu, aniž byste byli na dané stránce, a vhodně označit, zda název pole existuje na více místech daného formuláře přidáním znaků #1 za název pole. Poznámka: Jedinečné názvy polí mohou obsahovat jedinečný obsah. Pole téhož názvu budou obsahovat stejný obsah. Vyplněním jednoho pole daný obsah automaticky vložíte do všech polí téhož názvu. To je užitečné, máte-li formulář, který na více místech vyžaduje tytéž informace. Používáte-li pole automaticky rozmístěná aplikací Acrobat, názvy polí budou jednoduše popisné řetězce. (Nejsou-li smysluplné, doporučujeme je změnit, aby smysluplné byly.) Pole umístěná z lišty nástrojů mohou mít delší název obsahující stejné argumenty jako textová značka. Pojmenování polí formulářů 19

20 Pokud změníte název pole formuláře na značku Adobe Sign, můžete použít všechny vlastnosti pole rozpoznané službou Adobe Sign bez obětování prostoru v dokumentu jako u textové značky. Pokud chcete pro pole formuláře otevřít nabídku vlastností, buď na pole poklepejte, nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte Vlastnosti. Na kartě Obecné v okně Vlastnosti se zobrazí Název, Popis, Typ pole, Role účastníka a Obecné vlastnosti pole. Název Kde je přidána značka pro pole formuláře Popis Informace, které se zobrazí pro udržení ukazatele myši nad polem Typ pole Určuje typ pole, např. Text, Podpis, Datum apod. Role účastníka Určuje, která podepisující strana má co do činění s daným polem, např. Odesilatel, Podepisující osoba, Předvyplnění apod. Pouze ke čtení Znepřístupní pole a zabrání jeho úpravám; obvykle se používá, pokud je pole vyplněné pomocí integrace nebo souboru CSV. Povinné Označuje pole jako povinné, takže proces podepisování nelze dokončit, dokud se do tohoto pole nezadají údaje Jelikož prostředí ověřování prostřednictvím přetažení služby Adobe Sign nepodporuje (nemá pro něj volbu) pole o více řádcích, pole tímto způsobem můžete nastavit v aplikaci Acrobat a spustit je prostřednictvím služby Adobe Sign. Tato možnost se nazývá Víceřádkové pole a nachází se na kartě Volby. Chcete-li v polích formuláře ve svém dokumentu použít textové značky, prostudujte si Dokumentaci k textovým značkám. Poznámka: Dokumentace k textovým značkám zobrazuje značky v závorkách {{}}, protože je nutné je parsovat. Při vytváření polí v aplikaci Acrobat nejsou tyto vlnité závorky nutné, a je třeba je vypustit. Rozmístění jiných objektů 20

21 Kromě standardních textových polí aplikace Acrobat nabízí zaškrtávací políčka, přepínací tlačítka a rozevírací nabídky, které fungují i ve službě Adobe Sign. Volby pro tyto objekty lze uplatnit pomocí argumentů ve značce nebo prostřednictvím vlastností objektu v aplikaci Acrobat. Použijete-li vlastnosti objektu v aplikaci Acrobat, ujistěte se, že i přesto zadáváte základní značku pro název objektu. Máte-li například zaškrtávací políčko a všechna nastavení byla určena v okně Vlastnosti, pojmenujte jej například CB1_es_:signer1. Objekt tak bude mít název a bude přiřazen zamýšlenému příjemci. Zaškrtávací políčka Volbou Zaškrtávací políčko na liště Vybrat objekt se změní kurzor a umožní vám umístit zaškrtávací políčko. Další informace obsahuje část Ruční umístění polí formuláře. Pokud chcete pro zaškrtávací pole otevřít nabídku vlastností, buď na pole poklepejte, nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte Vlastnosti. V části Volby jsou k dispozici nastavení Styl zaškrtávacího políčka a Exportovat hodnotu a ve výchozím nastavená je zaškrtnuta možnost Zaškrtávací políčko. Změna stylu zaškrtávacího polička neovlivní vizuální reprezentaci políčka ve službě Adobe Sign, zvolený styl však bude mít výsledný dokument PDF. Přepínací tlačítka Volbou Přepínací tlačítko na liště nástrojů Vybrat objekt se změní kurzor a umožní vám umístit přepínací 21

22 tlačítko. Další informace obsahuje část Ruční umístění polí formuláře. Při umístění přepínacího tlačítka se zobrazí dialogové okno základních vlastností s varováním, že ve skupině musí být nejméně dvě přepínací tlačítka, aby nabízela řešení jedno, nebo druhé. Další přepínací tlačítko lze přidat kliknutím na odkaz Přidat další tlačítko nebo volbou Přepínací tlačítko z lišty nástrojů Vybrat objekt, umístěním objektu a jeho přejmenováním na stejný název skupiny. Pokud chcete pro přepínací tlačítko otevřít nabídku vlastností, buď na pole poklepejte, nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte Vlastnosti. V nabídce Volby jsou k dispozici nastavení Přepínací tlačítko, Volba přepínacího tlačítka a dvě možnosti: Zaškrtnutí tlačítka ve výchozím nastavení a Tlačítka se stejným názvem a stejnou volbou jsou vybrána zároveň, které spojuje stejně pojmenovaná tlačítka. Název přepínacího tlačítka určuje, v jaké je skupině. Pokud tedy vytvoříte řadu možností přepínacích tlačítek, mají-li patřit k téže skupině, musí mít identický název. Rozevírací nabídky Volbou Rozevírací nabídka na liště nástrojů Vybrat objekt se změní kurzor a umožní vám umístit rozevírací nabídku. Další informace obsahuje část Ruční umístění polí formuláře. 22

23 Pokud chcete pro rozevírací nabídku otevřít nabídku vlastností, buď na pole poklepejte, nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte Vlastnosti. V nabídce Volby jsou k dispozici nastavení Položka, Exportovat hodnotu, Seznam položek, Seřadit položky, Umožnit uživateli zadat vlastní text, Zkontrolovat pravopis a Ihned použít vybranou hodnotu. Zadejte název volby do pole Položka. Doporučuje se také zadání hodnoty exportu. Je-li například položka Červená, hodnota exportu může být Č. Tuto hodnotu lze poté exportovat během procesu podepisování. Po nastavení možností rozevírací nabídky, klikněte na tlačítko Přidat. Možnosti se tak přesunou do Seznamu položek, kde je lze seřadit a spravovat. 23