ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU VŠB-TU OSTRAVA ZA ROK 2017

Transkript

1 ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU VŠB-TU OSTRAVA ZA ROK 2017

2 Zřizovatelem specializovaného Archivu VŠB-TU Ostrava je Vysoká škola báňská-technická univerzita Ostrava. Organizačně patří do útvaru Centra informačních služeb VŠB-TUO v čele s ředitelem Ing. Michalem Slámou. Sídlo Archivu VŠB-TU Ostrava se nachází na adrese, ulice Hladnovská č. 1435/18, Slezská Ostrava. Archiv je akreditovaný od roku I. Personální stav Archivu VŠB-TU Ostrava k Mgr. Petr Kašing Alena Černínová Jarmila Štafová Dana Zoubková Drahomíra Kucharčuková vedoucí Archivu VŠB-TUO vedoucí spisovny archivář archivář archivář (poloviční úvazek) Celkové množství uložených archiválií Počet fondů a sbírek: 46 Počet běžných metrů celkem: 957,56 bm V příloze zprávy: (přílohy k nahlédnutí v Archivu VŠB-TUO) Tab. č. 1: Základní souhrnné informace ze základní evidence NAD Tab. č. 2: Počty a velikost archivních souborů členěné podle evidenčních statusů 2

3 II. Výběr archiválií, zpracování a využívání Do spisovny byly přijaty dokumenty na základě 133 předávacích protokolů pracovišť univerzity, přičemž se jednalo o množství materiálu v rozsahu 259 bm. Výběr archiválií ve skartačním řízení V níže uvedených skartačních řízeních byly skartovány dokumenty typu S v rozsahu 202,06 bm, které odvezla firma ORC recycling, s. r. o. 67, 00 bm skartu za USSS (březen 2017) na základě skartačního protokolu č. j. VSB/17/ ze dne , 26, 94 bm skartu za spisovnu VŠB-TUO z celkem 89 předávacích protokolů do spisovny (květen 2017) na základě skartačního protokolu č. j. VSB/17/ ze dne , 3,62 bm skartu za spisovnu VŠB-TUO (srpen 2017) (z celkem 10 předávacích protokolů do spisovny) na základě skartačního protokolu č. j. VSB/17/ ze dne , 98,50 bm skartu za Všeobecnou hospodářskou účtárnu (srpen 2017) na základě skartačního protokolu č. j. VSB/17/ ze dne , 6,00 bm skartu za Doplňkovou činnost (srpen 2017) na základě skartačního protokolu č. j. VSB/17/ ze dne Do archivu bylo ze spisovny vybráno a protokolárně předáno 6, 20 bm archiválií. V příloze zprávy: (přílohy k nahlédnutí v Archivu VŠB-TUO) Statistika č. 3: Výběr archiválií, delimitace archiválií, úbytky a celkové vnější změny Statistika č. 4: Archivní zpracování a další vnitřní změny, celkové změny 3

4 Zpracování archiválií, jejich evidence a ochrana Evidence archivních fondů je vedena na evidenčních listech Národního archivního dědictví (NAD) v systému PEvA. V průběhu roku 2017 bylo uspořádáno 7 archivních fondů a zpracováno 7 nových archivních pomůcek dle Základních pravidel evidence archiválií. Celkově bylo uspořádáno 36,58 bm archiválií. Využívání archiválií Odborné a společenské aktivity archivu V rámci spisovny byly dokumenty využívány zaměstnanci jednotlivých útvarů, a to jednak formou přímého nahlížení ve spisovně a dále pak formou zapůjčení dokumentů. Za účelem vystavení potvrzení o pracovním poměru spisovna vyhledala a zapůjčila personálnímu útvaru osobní spisy bývalých zaměstnanců VŠB-TUO (33). Archiválie byly využívány za účelem vystavování potvrzení o studiu (260). Tato potvrzení o studiu žadatelům slouží k doložení zápočtu odpracovaných let pro Českou správu sociálního zabezpečení. Archiv navštívilo celkově 9 badatelů. Archiv rovněž poskytoval odborné rešerše pro pracovníky VŠB-TUO, odborné instituce, média a veřejnost (58). Úzkou spolupráci archiv rozvíjí s jednotlivými útvary VŠB- TUO v oblasti propagace, popularizace a historie. V roce 2017 archiv spolupracoval s pracovištěm Koleje a menzy na výstavě věnované 50. výročí otevření vysokoškolských kolejí VŠB-TUO. V roce 2017 archiv v rámci své činnosti poskytl podklady a konzultace pro účely zpracování několika výstav, článků a publikací (Andrle, Petr: Životodárné údolí. Od lázní Skalka k Beskydskému rehabilitačnímu centru v Čeladné ( ); Przybylová, Blažena: Ostrava v datech; Špačková, Eva a kol.: Univerzita a umění. Umělecká díla ve veřejném prostoru). Výzkum archiválií tvoří pramennou základnu k publikování odborných studií na konferencích a seminářích. Tyto aktivity v rámci propagace a prezentace univerzity seznamují veřejnost nejen s jejím vědecko-výzkumným zaměřením, ale také s dějinami vědy, výzkumu a výuky v oborech, na něž škola svým odborným profilem navazuje a dále je rozvíjí. 4

5 Archiv v roce 2017 pokračoval ve spolupráci s katedrou historie Filozofické fakulty Ostravské univerzity na zpracování biogramů osobností z oblasti vědy a techniky spjatých s VŠB-TUO. Zpracované biogramy budou publikovány v dalším dílu Biografického slovníku Slezska a severovýchodní Moravy (supplementum č. 4) v roce V oblasti biografistiky pokračovala rovněž spolupráce archivu s Oddělením biografických studií Historického ústavu Akademie věd ČR zaměřená na zpracování životopisů osobností vědy a techniky pro Biografický slovník českých zemí. Zpracované profily osobností budou uveřejněny v 21. svazku uvedeného slovníku. V roce 2017 byl P. Kašing již potřetí hlavním řešitelem Centrálního rozvojového projetu s názvem Rozvoj dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů, vznik digitálních archivů a jejich vazba na novelu zákona o vysokých školách se zřetelem k eidas (jednalo se tak o CRP navazující na předcházející projekty s názvy Dlouhodobé ukládání a archivace digitálních dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb., 2015, a Rozvoj digitálních archivů a koncepce dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů na vysokých školách dle zákona č. 499/2004 Sb., 2016). U příležitosti setkání absolventů VŠB v Ostravě z roku 1967 a konání zlaté promoce se archiv podílel na zpracování Pamětní ročenky, kterou obdržel každý z účastníků promocí. P. Kašing byl autorem textu úvodní části ročenky Vývoj VŠB- TUO v letech a kalendária období let u jednotlivých fakult. V ročence byly publikovány také některé fotografie poskytnuté archivem. Zpracován byl rovněž odborný medailon prof. Ing. Františka Havlíčka, CSc., kterému byla udělena Cena rektora VŠB-TUO. Rovněž v roce 2017 se pracovníci archivu účastnili seminářů a konferencí, vztahujících se k řešení aktuálních otázek v oblasti archivnictví a spisové služby. V říjnu 2017 se pracovníci archivu (P. Kašing, J. Štafová) zúčastnili semináře První kroky po nové cestě pořádání v software ELZA. Ve stejném měsíci se P. Kašing zúčastnil Konference CNZ 2017 s názvem Velká říjnová spisová revoluce. V rámci tradičních odborných setkání zaměřených na historii vědních oborů se P. Kašing zúčastnil v prosinci semináře z dějin hutní výroby pořádaného Národním technickým muzeem v Praze. Na semináři přednesl příspěvek s názvem Vývoj hutnického vzdělávání na Vysoké škole báňské v Ostravě od vzniku Hutnické fakulty do roku 1968 doplněný obrazovanou prezentací. 5

6 Za podstatnou formu své odborné práce považuje archiv pořádací a dokumentační činnost a také vytváření osobních fondů významných osobností VŠB- TUO. V rámci mimoskartačního řízení archiv v roce 2017 převzal pozůstalost prof. Ing. Longina Tomise, CSc. ( ), obsahující nejen materiály biografického charakteru, ale také řadu odborných prací a množství cenný fotografií. V jednání je zatím možnost převzetí pozůstalosti po prof. Ing. Františku Maříkovi, DrSc. ( ), jehož část sestávající se v převážné míře z fotografického materiálu byla archivu v roce 2017 zapůjčena díky vstřícnosti rodinných příslušníků. V roce 2017 archiv pokračoval v rozvíjení kontaktů s bývalými pedagogy VŠB- TUO (např. formou spolupráce s I. Černým a J. Grygárkem na článku s názvem Historie Vysoké školy báňské Technické univerzity Ostrava po roce 1965) a také rodinnými příslušníky osobností spjatých s VŠB-TUO. Jednalo se tak například o příbuzné prof. Petra Synka, prof. Karla Vorálka, prof. Františka Maříka, prof. Oskara Dintera, prof. Josefa Čadka nebo prof. Vladimíra Chůry. Vstřícností rodinných příslušníků byly archivu z pozůstalostí těchto osobností věnovány nebo zapůjčeny cenné dokumenty a fotografie. Tyto materiály a v neposlední řadě vzpomínky rodinných příslušníků pomáhají významným způsobem doplnit některá bílá místa v dějinách VŠB-TUO. Publikované práce pracovníků archivu Černý, Ivo-Grygárek, Jiří-Kašing, Petr: Historie Vysoké školy báňské Technické univerzity Ostrava po roce 1965, 3. část. In: Uhlí. Rudy. Geologický průzkum, roč. 24, č. 2, 2017, s Kašing, Petr: Gottwald, Miloslav. In: Biografický slovník českých zemí. 20. sešit. Go- Gz. Praha 2017, s Kašing, Petr: Mineralog a pedagog doc. RNDr. Antonín Waleczek. Vzpomínka 100. výročí narození. In: Těšínsko, roč. 60, 2017, č. 2, s Kašing, Petr: Prof. Ing. Jindřich Mikeska, DrSc. Matematik s hornickým srdcem (připomínka 100. výročí narození). In: Hlučínsko. Vlastivědný časopis Muzea Hlučínska, roč. 7, 2017, č. 1, s. 25. Kašing, Petr: Vysoká škola báňská Technická univerzita Ostrava: Název spojující moderní technickou univerzitu a odkaz k tradici. In: Akademik, č. 1, 2017, s Kašing, Petr: Vysoká škola báňská Technická univerzita Ostrava. In: Těžební stroje, č. 1, 2017, s

7 III. Stav archiválií uložených v Archivu VŠB-TU Ostrava 1. Podmínky pro ukládání archiválií a zajištění jejich ochrany před poškozením jsou splněny. 2. Teplota a procento relativní vlhkosti ovzduší v depozitářích převážně odpovídají předpisům. Pravidelně se provádí větrání, měření a vedou se o nich záznamy. V letním období teploty mírně převyšují povolenou toleranci. Každoročně se provádí čištění obalů archiválií od prachu. V depozitářích je udržována čistota, dvakrát týdně se stírají podlahy na mokro. 3. Archiv je vybaven el. požární signalizací a el. zabezpečovací signalizací, u kterých jsou pravidelně prováděny revize. Vstupní dveře jsou opatřeny bezpečnostním zámkem, okna v depozitářích jsou zamřížovaná. Na úseku pracuje preventista BOZP a PO. V příloze zprávy: (příloha k nahlédnutí v Archivu VŠB-TUO) Měření teploty a vlhkosti v depotech archivu VŠB-TUO v roce 2017 IV. Předarchivní péče o dokumenty, metodická, instruktážní a kontrolní činnost Tuto činnost vykonává archiv v rámci celé univerzity. Vedoucí archivu ve spolupráci s vedoucí spisovny metodicky řídí spisovou a skartační činnost všech útvarů, navrhuje a schvaluje skartační návrhy a vystavuje skartační protokoly. Na základě výběrového řízení provedeném v roce 2016 byl na VŠB-TUO implementován elektronický systém spisové služby E-Spis společnosti ICZ, a. s. Tento elektronický systém je základní evidenční pomůckou spisové služby pro celou univerzitu. Uveden do provozu byl ke dni Pracovníci archivu se v roce 2017 podíleli na dalších pracích spojených s jeho provozem. Vedoucí archivu P. Kašing je garantem směrnice rektora TUO_SME_07_006 CH - Spisový a skartační řád, jehož nedílnou součástí je spisový plán. 7

8 V průběhu roku 2017 vedoucí spisovny uskutečňovala průběžně konzultace a kontroly u jednotlivých univerzitních útvarů. Jednalo se hlavně o sekretariáty fakult, kateder a nově vytvořená pracoviště. Vzhledem ke značnému rozsahu dokumentů přijímaných do centrální spisovny považuje archiv kontrolní a metodickou práci za důležitou a neoddělitelnou složku své činnosti. Mgr. Petr Kašing vedoucí Archivu VŠB-TUO V Ostravě 9. ledna