Zpráva o ověření roční účetní závěrky. evropských škol za rozpočtový rok spolu s odpověďmi škol

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Zpráva o ověření roční účetní závěrky evropských škol za rozpočtový rok 2013 spolu s odpověďmi škol 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 OBSAH Body Úvod 1 11 Obecné informace 1 3 Relevantní informace 4 7 Finanční nesrovnalosti ve školách Brusel I a Mol 4 5 Navrhované změny ve finančním nařízení a kontrolním prostředí 6 Nový účetní software 7 Rozsah a koncepce auditní zakázky 8 11 Účetnictví Postup konsolidace Akruální účetnictví Dlouhodobý majetek a sesouhlasení bankovních účtů Pohledávky Příjmy Závazky Výdaje Zaměstnanci Citlivé pozice 26 Najímání zaměstnanců 27 Zadávání zakázek Standardy vnitřní kontroly 33 Platby Obecné připomínky Vzorek plateb Závěr 40 Doporučení 41 42

3 3 Příloha 1 Konsolidovaný účet příjmů a výdajů za rozpočtové roky 2013 a 2012 Příloha 2 Konsolidované rozvahy k 31. prosinci 2013 a 31. prosinci 2012 Příloha 3 Kontrola opatření přijatých na základě doporučení Účetního dvora uvedených ve výroční zprávě za rok 2012

4 4 ÚVOD Obecné informace 1. Za sestavení účetních závěrek odpovídají jednotlivé školy, zatímco konsolidovanou účetní závěrku škol za rozpočtový rok sestavila kancelář generálního tajemníka evropských škol (dále jen ústřední kancelář ) a zaslala ji v souladu s články 90 až 92 finančního nařízení škol Účetnímu dvoru. 2. V rozpočtu na rok 2013 byly k dispozici prostředky ve výši 288,5 milionu EUR 2 (283,2 milionu EUR v roce 2012). Obdržené příjmy dosáhly 271,0 milionu EUR a byly přijaty závazky k výdajům ve výši 271,5 milionů EUR. Příspěvek Evropské komise v roce 2013 činil 167,8 milionu EUR (163,9 milionu EUR v roce 2012). 3. V souladu s článkem 93 finančního nařízení evropských škol předává Účetní dvůr své připomínky generálnímu tajemníkovi a ředitelům škol. Relevantní informace Finanční nesrovnalosti ve školách Brusel I a Mol 4. V červnu informoval účetní školy Brusel I ústřední kancelář, že provedl určité nesprávné platby. Byla přijata okamžitá opatření: účetní byl odvolán ze své funkce a belgickým orgánům byla předložena oficiální stížnost. Při interním vyšetřování bankovních účtů (za období ) byly zjištěny podezřelé finanční pohyby v objemu přibližně EUR. Následoval forenzní audit, který za období odhalil opakované nesprávné platby Viz přílohy 1 a 2, které pro informační účely shrnují údaje z konsolidované účetní závěrky škol sestavené ústřední kanceláří. Zdroj: evropské školy, účetní uzávěrka za rok Bod 5 výroční zprávy za rok 2012 (k dispozici na internetových stránkách Účetního dvora

5 5 ve významných (materiálních) částkách. Všechny příslušné informace byly předloženy soudním orgánům a probíhá soudní řízení. 5. V srpnu 2013 vydal finanční kontrolor zprávu o účtování příjmu ve výši EUR, který získala škola v Molu od nizozemského státu v roce Tento příjem byl držen na mimorozpočtovém účtu namísto běžného rozpočtového účtu školy. Ze zprávy vyplynulo, že použití těchto finančních zdrojů nebylo ani transparentní, ani v souladu s finančním nařízením a jeho prováděcími pravidly. V roce 2013 předložila ústřední kancelář školám návrh pokynů k řízení mimorozpočtových účtů, aby školy informovala a umožnila jim vyjádřit případné připomínky. Navrhované změny ve finančním nařízení a kontrolním prostředí 6. Pracovní skupina rozpočtového výboru evropských škol navrhla změny finančního nařízení a prováděcích pravidel tohoto finančního nařízení. Navrhované změny se týkají čtyř hlavních oblastí: a) zavedení akruálního účetního systému b) možná revize úlohy a povinností finančního kontrolora, c) revize pravidel pro zadávání zakázek a d) revize pravidel pro platební postupy. Ústřední kancelář se obrátila na Evropský účetní dvůr 4 a Evropský patentový úřad s žádostí o stanovisko k těmto navrhovaným změnám. Nový účetní software 7. V roce 2013 po neúspěchu projektu New Cobee a vzhledem k potřebě zavést spolehlivý účetní software uzavřela ústřední kancelář smlouvu z oblasti IT týkající se nákupu softwarového balíčku (viz bod 28). Tento nový účetní/finanční systém má začít fungovat v roce Mezi jeho hlavní prvky 4 Stanovisko č. 4/2014 (k dispozici na internetových stránkách Účetního dvora

6 6 bude patřit konsolidace účetní závěrky a automatické propojení účetního systému s elektronickým platebním systémem. Rozsah a koncepce auditní zakázky 8. Povinností Účetního dvora je vydat o ověření této roční konsolidované účetní závěrky výroční zprávu. 9. Účetní dvůr provedl přezkum v souladu s příslušným mezinárodním standardem pro přezkum. Tento standard vyžaduje, aby byl přezkum naplánován a proveden tak, aby bylo možno získat přiměřenou jistotu, že finanční výkazy jsou prosty významných (materiálních) nesprávností. Přezkum se omezuje primárně na pohovory se zaměstnanci evropských škol a na uplatnění analytických postupů na finanční údaje, a poskytuje tedy menší jistotu než audit. Účetní dvůr neprovedl audit konsolidované účetní závěrky, a proto nevydává výrok auditora ke konsolidované účetní závěrce. 10. Kromě přezkumu konsolidované účetní závěrky provedl Účetní dvůr každoroční audit ústřední kanceláře a audit dvou ze čtrnácti Evropských škol (Brusel III a Varese) 5. V této souvislosti bylo prověřováno najímání zaměstnanců, složky zaměstnanců, zadávací řízení, platby, účty a rovněž uplatňování standardů vnitřní kontroly. 11. Analýza výsledků kontroly v návaznosti na doporučení vznesená pro rozpočtový rok 2012 (školy Brusel I, Bergen a ústřední kancelář) je uvedena v příloze 3. 5 Rozpočtové prostředky v roce 2013 činily: ústřední kancelář 10,1 milionu EUR, Varese 19,9 milionu EUR, Brusel III 31,9 milionu EUR (Zdroj: Evropské školy, účetní uzávěrka za rok 2013).

7 7 ÚČETNICTVÍ Postup konsolidace 12. Osm 6 ze čtrnácti škol schválilo svou účetní závěrku za rok 2013 až po lhůtě stanovené právními předpisy, která je 1. dubna V předchozích letech ( ) byl proces konsolidace negativně ovlivněn chybami, které byly v průběhu přezkumu opraveny: opomenutím či zdvojením údajů za jednu či více škol, konsolidací nesprávných údajů, písařskými chybami při výpočtu atd. 14. Stále neexistuje žádný spolehlivý softwarový nástroj na provádění konsolidace (viz bod 7). K tomuto účelu jsou využívány různé tabulky v aplikaci Excel, které nekontrolují jiní zaměstnanci než ti, kteří do nich vkládají údaje. Tyto tabulky kromě toho nemají vhodnou úroveň ochrany vzorců a linek/řádků pomocí hesel či uzamykání buněk. Tento stav je spojen s vysokým rizikem chyb u vstupů i výstupů. 15. Při přezkumu konsolidované účetní závěrky bylo zjištěno několik chyb: a) v konsolidované rozvaze byly u škol Brusel I a Lucemburk II zjištěny dva případy nesprávné klasifikace. Konkrétně se to týkalo účtů Pohledávky Mimorozpočtové pohledávky ( EUR) u školy Brusel I a účtů Prostředky přenesené z roku 2013 do roku 2014 Zůstatek rozpočtového roku 2014 (1,15 milionu EUR) u školy Lucemburk II. Druhý případ nesprávné klasifikace byl opraven v opravě účetní závěrky; b) v konsolidovaném účtu příjmů a výdajů škol Brusel I a Lucemburk I bylo několik údajů chybných, a konsolidovaný výsledek byl tak nadhodnocen o EUR. Tyto údaje byly opraveny v opravě účetní závěrky; 6 Brusel I, Brusel II, Culham, Karlsruhe, Lucemburk I, Lucemburk II, Mol a Mnichov. V roce 2012 došlo k obdobné situaci u čtyř škol ze čtrnácti.

8 8 c) v případě školy Mnichov byly ke konsolidaci za rok 2013 použity údaje z rozvahy za rok Tyto údaje byly zjištěny a opraveny v průběhu přezkumu; d) konsolidovaná rozvaha a konsolidovaný účet příjmů a výdajů se neshodují u těchto účtů: Prostředky přenesené z roku 2013 do roku 2014 o EUR a Zůstatek za rozpočtový rok 2014: položka 5101 o EUR. U druhého účtu byl rozdíl opraven. První účet byl opraven částečně, ale stále vykazuje rozdíl EUR. 16. Součástí účetní závěrky školy Brusel I za rok 2013 byl debetní a kreditní účet ( EUR) s názvem Dodavatel a Kurzové rozdíly. Škola nebyla schopna poskytnout žádné ujištění o původu a povaze těchto položek ani žádné podpůrné dokumenty. Škola se rozhodla tyto dva zůstatky započíst, a proto do konsolidované účetní závěrky zahrnuty nejsou. Akruální účetnictví 17. Účetní závěrka škol za rok 2013 byla i nadále připravena na modifikované bázi peněžních toků a není plně v souladu se zásadou akruálního účetnictví. Pracovní skupina rozpočtového výboru navrhla přechod na akruální účetnictví od rozpočtového roku Dlouhodobý majetek a sesouhlasení bankovních účtů 18. V ústřední kanceláři byly faktury za služby a zboží související s projektem SAP (v celkové hodnotě EUR) zaúčtovány jako výdaje namísto toho, aby byly aktivovány. 19. Účetní ústřední kanceláře provedl ke konci roku sesouhlasení bankovních účtů ústřední kanceláře. Toto sesouhlasení však nebylo přezkoumáno a schváleno přímými nadřízenými účetního. 20. Ve škole Brusel III chyběly písemné doklady o provedení sesouhlasení bankovních účtů ke konci roku.

9 9 Pohledávky Příjmy 21. Školy Varese a Brusel III neuplatňují u účtování školného, které jim bylo zaplaceno v roce N na pokrytí školního roku N a N+1, akruální účetnictví. 22. Ve škole Brusel III účet pohledávek zahrnuje nezaplacené školné ( euro) za školní roky Závazky Výdaje 23. V ústřední kanceláři činí přenesené závazky EUR a ve škole Brusel III EUR. Z těchto závazků představuje EUR a EUR (v uvedeném pořadí) závazky za služby či zboží objednané v roce 2013, ale v tomto roce nedodané. Prostředky na tyto závazky neměly být ani přenášeny, ani zahrnuty do účetní závěrky. 24. Ústřední kancelář a škola Brusel III jsou účastníky celé řady soudních sporů, a to zejména se svými zaměstnanci. Neexistuje žádná politika pro odhad a zaúčtování rezerv na vypořádání se s možnými důsledky takovýchto sporů. 25. Ve škole Varese byly do výdajů za rok 2013 zaúčtovány faktury v celkové výši EUR a ve škole Brusel v celkové výši EUR, ačkoli příslušné služby byly poskytnuty v roce ZAMĚSTNANCI Citlivé pozice 26. Nedostatečná rotace zaměstnanců na citlivých pozicích (funkční období kvestorů ( bursar ), tj. administrátorů škol, a vedoucích účetních oddělení je časově neomezené) spolu s dlouhým funkčním obdobím schvalujících osob (9 let) má za následek nedostatečnou úroveň vnitřní kontroly. Tento nedostatek se týká všech škol. Návrh na řešení tohoto problému bude projednáván na příštím zasedání Nejvyšší rady, které se má konat v prosinci 2014.

10 10 Najímání zaměstnanců 27. V postupu najímání administrativních a pomocných zaměstnanců v ústřední kanceláři bylo zjištěno několik nedostatků: a) v jednom případě nesplňoval přijatý kandidát několik základních požadavků uvedených v oznámení o volném pracovním místě, zatímco v druhém případě se přijatý kandidát dostal do užšího seznamu, přestože podle vyhodnocení nesplňuje požadavky oznámení o volném pracovním místě; b) byly zjištěny formální chyby týkající se dokladů na podporu daného rozhodnutí. ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK 28. V prosinci 2011 Komise uzavřela rámcovou smlouvu s IT společností na nákup balíčku účetního softwaru po meziinstitucionálním zadávacím řízení, jehož se školy neúčastnily. Po neúspěchu projektu New Cobee a vzhledem k potřebě zajistit realizaci spolehlivého účetního softwaru uzavřela ústřední kancelář smlouvu na podobné služby s dodavatelem Komise. Ústřední kancelář o podmínkách smlouvy (tj. hodnota a doba platnosti) nevyjednávala a použila podmínky stanovené ve smlouvě podepsané Komisí, což je v rozporu s ustanoveními pro jednací řízení, jak je stanovují prováděcí pravidla finančního nařízení. 29. Kromě toho byly při auditu dalších zadávacích řízení zjištěny tyto nedostatky: a) ve třech případech nevyhotovila schvalující osoba formální rozhodnutí o udělení zakázky, jak to stanoví článek 64 finančního nařízení; b) ve dvou případech ústřední kancelář přijala závazek k rozpočtovým prostředkům na rok 2013 na služby, které budou dodány v roce 2014;

11 11 c) v jednom případě byl rozpočtový závazek podepsán až po podpisu smlouvy. 30. Ústřední kancelář dosud nerealizovala doporučení Účetního dvora podepsat smlouvy s externími překladateli 7. V roce 2013 činila celková roční částka vynaložená ústřední kanceláří na externí překladatelské služby EUR. V rámci současného mechanismu není ani výběr externích překladatelů, ani přidělování práce těmto překladatelům transparentní. 31. U tří zadávacích řízení, která byla kontrolována ve škole Brusel III, bylo zjištěno několik nedostatků: a) v jednom případě ani jeden ze dvou uchazečů nesplňoval výběrová kritéria. Škola přesto v zadávání zakázky pokračovala a vyhodnotila kritéria pro zadání zakázky a zakázku jednomu z těchto uchazečů udělila; b) v jednom případě byla technická zadávací dokumentace příliš podrobná, složitá a nejasná, a tato skutečnost tak mohla mít dopad na počet možných žadatelů. 32. Kromě toho všechny tři auditované případy zadávání zakázek (jeden ve škole Brusel III a dva ve škole Varese) vykazovaly nedostatky v řízení a dokumentaci postupu zadávání. STANDARDY VNITŘNÍ KONTROLY 33. Nejvyšší rada přijala v říjnu standardy vnitřní kontroly (SVK). Ústřední kancelář, škola Brusel III a škola Varese nevedou evidenci výjimek (SVK č. 14). Kromě toho ústřední kancelář a škola Brusel III nemají formálně stanoveny 7 8 Viz příloha 3 Kontrola opatření přijatých na základě doporučení Účetního dvora ve výroční zprávě za rok 2012 (doporučení č. 10). Dokument č D-29-en-2.

12 12 postupy řízení rizika (SVK č. 7) a neprovádějí pravidelný a systematický přezkum souladu se SVK (SVK č. 18). PLATBY Obecné připomínky 34. Účetní systém škol není propojen s online internetovými řešeními pro elektronické bankovní převody. V důsledku toho musí být každý platební příkaz (po schválení schvalující osobou) navrhovatelem samostatně zadán do systému internetového bankovnictví. Platba je následně ověřena účetním a/nebo kvestorem. Tento postup je však náchylný k chybám a schvalující osoba se neúčastní provedení platby. Nedostatečné propojení mezi účetním a platebním systémem spolu s absencí schvalující osoby v procesu ověření (po prvotním schválení) znamená, že další subjekty účastnící se tohoto postupu mohou kontrolu prováděnou schvalující osobou obejít. 35. Aby se odstranilo výše uvedené riziko a také ve světle nesprávných plateb provedených ve škole bylo v říjnu 2013 vydáno memorandum 9, které požaduje, aby platby nad EUR byly před zasláním bance podepsány účetním a schvalující osobou (bez práva na modifikaci). Jedná se o dočasné řešení před zavedením nového účetního/finančního systému, který propojí účetní nástroj IT s elektronickým platebním systémem. 36. Příslušná rizika však nejsou omezena úplně, neboť nový postup se týká pouze plateb přesahujících EUR a v ústřední kanceláři a škole Brusel III není memorandum správně uplatňováno. Vzorek plateb 37. Při přezkumu vzorku plateb vybraných v ústřední kanceláři bylo zjištěno několik nedostatků: 9 Dokument č M-1-en-1/KK.

13 13 a) závazky k třem platbám byly schváleny dále pověřenou schvalující osobou, jejíž schvalovací pravomoci toto neumožňovaly. Platnost těchto závazků byla přesto potvrzena finančním kontrolorem; b) smlouva týkající se jedné platby ve výši EUR byla podepsána v roce 2006 a byla několikrát prodloužena o 12 či 24 měsíců (naposledy v listopadu 2013) bez zadávacího řízení; c) v jednom případě byly vystaveny přímé objednávky u dodavatele v celkové částce více než EUR bez toho, aby na dané služby proběhlo zadávací řízení. V jiném případě došlo k vypršení smlouvy v dubnu 2010, ale ústřední kancelář v objednávkách od příslušného dodavatele nadále pokračovala (přes EUR v roce 2013). 38. Pokud jde o správu žádostí o služební cesty, v jednom případě si pracovník, který jel na služební cestu, schválil žádost sám. Kromě toho byly zjištěny nedostatky v kontrole cestovních výdajů (rozpor mezi doklady o skutečných nákladech a vykázanými náklady, chybný výpočet příspěvku, chybějící podklady o skutečných nákladech). 39. Ve školách Brusel III and Varese potvrdila schvalující osoba ve třech případech (výdaje na služební cesty, reprezentační výdaje) výdaje, které sama vynaložila. ZÁVĚR 40. Vzhledem k přetrvávajícím nedostatkům jak v účetnictví, tak kontrolách není Účetní dvůr schopen dospět k závěru, zda konsolidovaná roční účetní závěrka za rok 2013 neobsahuje významné (materiální) nesprávnosti. DOPORUČENÍ 41. Nejvyšší rada by měla přijmout okamžitá opatření k realizaci následujících doporučení:

14 14 Účetnictví i) Ústřední kancelář by měla účinně změnit finanční a správní řízení tak, aby byla zavedena nezbytná kultura odpovědnosti. Měla by rovněž zajistit podrobnou odbornou přípravu všech osob, které se podílejí na finančních aspektech činností. ii) Ústřední kancelář by měla zajistit včasné, přesné, efektivní a účinné zavedení nového účetního/finančního systému. iii) Školy i ústřední kancelář by měly respektovat lhůty stanovené právními předpisy pro předložení účtu příjmů a výdajů a rozvahy. iv) Ústřední kancelář by měla ověřovat úplnost a správnost údajů používaných pro konsolidaci účetních závěrek Evropských škol a tento proces plně dokumentovat. Měl by se provést podrobný analytický přezkum všech účtů všech škol. Kromě toho by škola Brusel I měla zadat podrobný audit své účetní závěrky za rok Zaměstnanci i) Účetní dvůr opakuje své doporučení Nejvyšší radě zavést u řízení citlivých funkcí (vedoucí účetních oddělení a kvestoři) rotační systém. ii) Ústřední kancelář by měla lépe dokumentovat a také zjednodušit jednotlivé fáze výběrových řízení, aby tak byla zajištěna transparentnost a rovné zacházení. Zadávací řízení i) Ústřední kancelář by měla školám poskytovat více pokynů týkajících se plánování a koncipování zadávacích řízení. Školy by se měly přísně řídit finančním nařízením a jeho prováděcími pravidly, měly by zjednodušit výběrová kritéria a kritéria udělení zakázek a také zkvalitnit dokumentaci řízení, aby byla zajištěna transparentnost a rovné zacházení.

15 15 Standardy vnitřní kontroly i) Ústřední kancelář by se měla více podílet na provádění standardů vnitřní kontroly a měla by školám poskytovat pokyny. Platby i) Školy by měly plně realizovat memorandum o platebních postupech do té doby, než bude zaveden nový účetní/finanční systém, a měly by zlepšit účinnost kontrol ex ante. 42. Účetní dvůr kromě toho opakuje nejdůležitější připomínky svého stanoviska č. 4/ o navrhovaných změnách finančního nařízení a jeho prováděcích pravidel: i) Účetní dvůr vítá návrh zavést akruální účetní systém a v zásadě zrušit hotovostní platby; ii) role vedoucích účetních oddělení by měla být posílena (jmenování Nejvyšší radou, provádění kontrol účetních závěrek jednotlivých škol, odpovědnost za konsolidovanou účetní závěrku); iii) měly být zavedeny decentralizované kontroly ex ante po zkušebním období uplatněném v některých školách; iv) roční účetní závěrky všech škol by měly být auditovány nezávislým externím auditorem (jiným než Účetní dvůr). 10 Stanovisko č. 4/2014 (k dispozici na internetové stránce Účetního dvora

16 16 Tuto zprávu přijal senát IV, jemuž předsedá Milan Martin CVIKL, člen Účetního dvora, v Lucemburku na svém zasedání dne 21. října Za Účetní dvůr předseda Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

17 1 PŘÍLOHA 1 Konsolidovaný účet příjmů a výdajů za rozpočtové roky 2013 a 2012 prezentovaný v konsolidované účetní závěrce škol (přebytek za předchozí rok byl prezentován samostatně) (v tis. EUR) Příjmy Dotace poskytnuté Komisí Ostatní příjmy Příjmy celkem (a) Výdaje Vypořádané při uzávěrce rozpočtového roku Přidělené na závazky a přenesené do následujícího rozpočtového roku Výdaje celkem (b) Výsledek hospodaření za rozpočtový rok (a b) Nevyužité rozpočtové prostředky přenesené z předchozího rozpočtového roku Kurzové rozdíly Ostatní výsledky 10 0 Přenesený přebytek minulého roku Zůstatek za rozpočtový rok Zdroj: Údaje poskytly Evropské školy. Tato tabulka shrnuje údaje, které školy uvedly ve svých účetních závěrkách sestavených na bázi modifikovaných peněžních toků. AEI004651CS04-14AA-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

18 1 PŘÍLOHA 2 Konsolidované rozvahy k 31. prosinci 2013 a 31. prosinci 2012 (v tis. EUR) Aktiva Pasiva Rozpočet Rozpočet Čistá hodnota dlouhodobého majetku Vlastní kapitál Pohledávky Rezervní fondy Banky Zůstatek za rozpočtový rok Peněžní prostředky 30 Rozpočtové prostředky přenesené z roku n do roku 625 n Účty třetích stran Nároky k inkasu Dílčí součet Dílčí součet Mimorozpočtové položky 2 Mimorozpočtové položky 2 Zásoby Rezerva z předchozích let Účty třetích stran Výsledky Banky Účty třetích stran Peněžní prostředky Dílčí součet Dílčí součet CELKEM CELKEM Není sem zahrnuta hodnota aktiv, které daly členské státy k dispozici zdarma (např. budov). Mimorozpočtové operace se týkají mimoškolních činností, za jejichž finanční řízení odpovídají školy (např. školní výlety, knihy atd.), a účtuje se o nich pouze v rozvaze (příjmy a výdaje nejsou uvedeny ve výkazu příjmů a výdajů škol). Zdroj: Údaje poskytly Evropské školy. Tato tabulka shrnuje údaje, které školy uvedly ve svých účetních závěrkách sestavených na bázi modifikovaných peněžních toků. AEI004651CS04-14BB-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

19 1 PŘÍLOHA 3 Kontrola opatření přijatých na základě doporučení Účetního dvora uvedených ve výroční zprávě za rok 2012 Následující tabulka uvádí informace o výsledcích kontrol opatření přijatých na základě doporučení Účetní dvora uvedených ve výroční zprávě za rok 2012: Doporučení Účetního dvora (bod 41 zprávy o ověření účetní závěrky evropských škol za rozpočtový rok 2012) Evropské školy Brusel I Realizováno Ano/Ne/ /zavádí se Bergen Realizováno Ano/Ne/ /zavádí se Ústřední kancelář Realizováno Ano/Ne/ /zavádí se Komentář Doporučení týkající se akruálního účetnictví: 1. Zavést akruální účetnictví využitím nového softwarového balíčku (včetně specifického modulu pro konsolidaci účetních závěrek škol a vyhotovování finančních výkazů). 2. V mezidobí by ústřední kancelář měla od výrobce získat Zavádí se Zavádí se Zavádí se Ano Ano Ano Toto obecné doporučení bylo formulováno pro poslední tři roky (2010, 2011 a 2012). V září 2013 vytvořil generální tajemník pracovní skupinu, která má mandát provést přezkum finančního nařízení o rozpočtu evropských škol a prováděcích pravidel tohoto finančního nařízení. Tato pracovní skupina mimo jiné navrhla zavedení akruálního účetního systému. Rozpočtový výbor vzal zprávu pracovní skupiny na vědomí a generální tajemník požádal Účetní dvůr a Evropský patentový úřad o stanovisko k navrhovaným změnám. Nový účetní/finanční nástroj se vyvíjí a předpokládá se, že bude funkční od 1. ledna Byla přijata opatření, která zajišťují, že původní systém COBEE bude v roce 2015 v případě potřeby i nadále fungovat. AEI004651CS04-14CC-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

20 2 prodloužení technické podpory pro stávající servery, aby se pokryl rok Doporučení týkající se systému kontroly plateb: 3. Je nutné, aby ústřední kancelář upravila memorandum o platebních postupech tak, aby schvalující osoba schvalovala platby a jakákoli doplnění či změny trvalých platebních údajů v elektronickém platebním systému. Doporučení týkající se citlivých pozic: 4. Nedostatek v oblasti vnitřních kontrol týkající se řízení citlivých pozic (vedoucích účetních oddělení a kvestorů) by měl být napraven zavedením rotačního systému pro tyto pracovníky mezi jednotlivými školami. Doporučení týkající se situace ve škole Brusel I: Zavádí se Zavádí se Zavádí se Ne Ne Ne Zavádí se Dne 30. října 2013 bylo vydáno memorandum (dokument Ref: M-1-en-1/KK), které stanoví alternativní postup do té doby, než bude zajištěno propojení účetního nástroje IT s elektronickými platebními systémy. Při auditu v roce 2013 bylo zjištěno, že v ústřední kanceláři a škole Brusel III není toto memorandum v plné míře uplatňováno. Revize finančního nařízení jako obecnou zásadu uvádí, že platby mají být prováděny bezpečnějšími elektronickými prostředky. Nový účetní/finanční systém by měl zajistit automatizované propojení účetního systému s elektronickým platebním systémem, a tak zmírnit nedostatky stávajícího platebního postupu. Povinný systém rotace administrátorů a kvestorů byl projednáván na posledním zasedání Nejvyšší rady v dubnu Nedošlo k žádné konečné dohodě a ústřední kancelář má připravit nový návrh na příští zasedání Nejvyšší rady, které se bude konat v prosinci Proběhl forenzní audit, který zjistil opakované nesprávné platby u významných (materiálních) částek v období Všechny příslušné informace byly postoupeny soudním orgánům a probíhá soudní AEI004651CS04-14CC-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

21 3 5. Je zapotřebí, aby škola Brusel I přehodnotila svůj finanční a účetní systém. 6. V rozvaze školy Brusel I je nutné analyzovat a objasnit tři významné (materiální) účetní zůstatky. Doporučení týkající se účetních pravidel a organizace: 7. Školy by měly respektovat lhůtu 1. dubna, do níž mají předložit ústřední kanceláři informace potřebné k sestavení účtu příjmů a výdajů a rozvahy. 8. Zpráva o účetní uzávěrce za každou školu by měla správným způsobem uvádět všechny významné (materiální) účetní zůstatky, které se odlišují svou povahou. 9. Účetní plán by měl být doplněn o účet oběžných aktiv pro obtížně dobytné pohledávky a o účet Ano Ne Ano Ne Zavádí se řízení. V informacích, které byly obdrženy v souvislosti s účetní závěrkou za rok 2013, nebyly zjištěny žádné podobné chyby. V roce 2013 schválilo osm ze čtrnácti škol své účetní závěrky po lhůtě 1. dubna. Kromě toho ústřední kancelář schválila konsolidovanou účetní závěrku po lhůtě 1. června. V září 2013 vytvořil generální tajemník pracovní skupinu, která má mandát provést přezkum finančního nařízení o rozpočtu evropských škol a prováděcích pravidel tohoto finančního nařízení. Tato pracovní skupina mimo jiné navrhla zavedení akruálního účetního systému. Nový účetní/finanční nástroj se vyvíjí a předpokládá se, že bude funkční od 1. ledna Očekává se, že tato doporučení budou realizována jako součást zavedení nového účetního/finančního nástroje v rámci nového účetního rámce. AEI004651CS04-14CC-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

22 4 rezerv na obtížně dobytné pohledávky. Část Inventář zprávy o účetní uzávěrce všech škol by měla vykazovat celkovou pořizovací hodnotu (hrubou účetní hodnotu) a oprávky podle jednotlivých kategorií aktiv. Dále je nutné, aby ústřední kancelář zajistila, aby všechny školy prováděly každé tři roky fyzické kontroly (např. zřízením speciálního týmu z pracovníků ústřední kanceláře na pomoc školám). Doporučení týkající se zadávacích řízení 10. Ústřední kancelář by měla vydat školám závazné pokyny týkající se zadávacích řízení a měla by též přezkoumat stávající mechanismy týkající se externích překladatelů. Ne Zavádí se Ne Při auditu roku 2013 byly zjištěny stejné nedostatky jako v předchozích letech. Na překladatelské služby se v roce 2013 nekonalo žádné zadávací řízení. Škola Bergen v roce 2013 uspořádala jedno zadávací řízení za pomoci externího konzultanta. AEI004651CS04-14CC-CH263-14APCFIN-RAS-EEU_2013-TR.DOC

23 D-15-EN-1 Evropské školy Úřad generálního tajemníka ODPOVĚDI ÚŘADU GENERÁLNÍHO TAJEMNÍKA EVROPSKÝCH ŠKOL NA DOPORUČENÍ ÚČETNÍHO DVORA V RÁMCI JEHO VÝROČNÍ ZPRÁVY ZA FINANČNÍ ROK 2013 Účetnictví (i) V rámci zavádění nového účetního IKT softwaru (SAP) se počítá s tím, že v posledním čtvrtletí roku 2014 proběhne intenzivní školení pracovníků, kteří se podílejí na finančních operacích. Toto školení se zaměří na nejdůležitější aspekty přechodu na účetní systém na akruálním základě. Nové znění finančního nařízení o rozpočtu evropských škol krom toho navrhuje posílit zásadu vhodného oddělení funkcí spojených s finančními operacemi (zahájení / ověření / schválení). Má se tím zvýšit informovanost a dodržování příslušných finančních pravidel. Úřad generálního tajemníka evropských škol nadto vydá pokyny k uplatňování souvisejících ustanovení v případě škol. (ii) (iii) (iv) Od samého počátku byl náležitě nastaven jasný harmonogram všech fází projektu (příprava, detailní plán, realizační fáze, finální příprava: testování, odborné školení atd.), aby bylo zajištěno účinné provádění nového účetního/ finančního nástroje. Všechny úkoly a akce se v každé fázi neustále kontrolují na každotýdenních poradách / schůzkách řídících výborů atd. Úřad generálního tajemníka bude i nadále školám připomínat lhůtu pro schválení účetní závěrky a nabídl svou pomoc těm školám, které se při plnění termínů mohou dostat do obtíží. Pokud jde o budoucí revizi transakcí a účtů evropských škol, Úřad v současné době pracuje na zařazení doložky o pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) do textu finančního nařízení pro evropské školy, jak schválila Nejvyšší rada. Krom toho se očekává, že v rámci probíhající revize finančního nařízení o souhrnném rozpočtu evropských škol dojde díky přístupu ústředního oddělení pro finanční kontrolu k přesunu od finančních kontrol ex-ante k finančním kontrolám ex-post, což usnadní možnost provádění zvláštních finančních kontrol v oblastech, kde mimo jiné analytická hodnocení ukážou na možnou hrozbu případných chyb / nesrovnalostí. Úřad generálního tajemníka evropských škol také zváží možnost využití služeb specializovaných auditorských společností k doplnění interních zdrojů. 1

24 Úřad by v každém případě uvítal, kdyby Účetní dvůr zvýšil počet auditů škol (podle současného stavu vychází na školu pouze jedna návštěva Účetního dvora za 7 let), protože podle finančního nařízení se Účetnímu dvoru předkládají všechny účty škol. Ve stejném smyslu by Úřad uvítal, že kdyby Účetní dvůr vydával auditní stanovisko s vyšší mírou záruky než poskytuje přezkum, pokud by to Účetní dvůr považoval za realizovatelné/vhodné. Zaměstnanci (i) Úřad generálního tajemníka si je vědom, že v citlivých finančních oblastech je nutná rotace v pracovním zařazení. Pokud jde o administrativní a pomocné zaměstnance (AAS) (například vedoucí účetní), je třeba si uvědomit, že jednotlivé školy představují pro tyto zaměstnance zaměstnavatele a že smlouvy se musí řídit vnitrostátním pracovním právem. Z tohoto důvodu nelze rotaci v pracovním zařazení mezi jednotlivými školami (zaměstnavateli) vymáhat. Evropské školy mohou nicméně vytvořit rámec, který nastolí dobrovolnou rotaci v pracovním zařazení mezi 14 různými školami a Úřadem generálního tajemníka. Za účelem podpory vnitřní rotace v pracovním zařazení administrativních a pomocných zaměstnanců mezi školami se Nejvyšší rada v prosinci 2013 rozhodla na základě návrhu pracovní skupiny AAS revidovat článek 7 nařízení pro administrativní a pomocné zaměstnance (AAS) a umožnit administrativním a pomocným zaměstnancům změnit školu bez jakéhokoliv finančního znevýhodnění (viz dokument D-18-en-2). Pokud jde o vyslané zaměstnance (kvestory účetní podle článku 24 finančního nařízen) je třeba uvést, že Úřad generálního tajemníka předložil v dubnu 2014 Nejvyšší radě návrh na časové omezení trvání vyslání kvestorů. Návrh počítá s maximální dobou vyslání 9 let, přičemž prodloužení by bylo možné pouze v případě, že kvestor změní školu (viz dokument D-60-en-3). Tento návrh Nejvyšší rada zamítla z důvodu pochybností, zda mohou školy za těchto podmínek nalézt kvalifikované pracovníky. Úřad generálního tajemníka předloží Radě upravený návrh. (ii) Úřad generálního tajemníka by uvítal konkrétní doporučení, které by mohlo pomoci zjednodušit postupy pro nábor zaměstnanců a bylo by zároveň plně v souladu s příslušnými předpisy. Postupy pro zadávání veřejných zakázek (i) Úřad rozeslal dne 20. února 2014 revidované memorandum (Ref.: M-2-en-1) o postupech pro nákup zboží a služeb, které jsou v souladu s pravidly uvedenými v revidovaném finančním nařízení. Další pokyny dostaly školy od ústředního oddělení pro finanční kontrolu. Dále proběhla prezentace nových pravidel během setkání s kvestory v červnu Je také nutné zmínit, že rady ohledně otázek zadávání veřejných zakázek pravidelně zaznívají během procesu kontrol ex-ante finančních operací. Úřad provede v rámci probíhající revize finančního nařízení aktualizaci uvedeného memoranda, a to jakmile Nejvyšší rada nový text přijme, což se očekává do konce roku V každém případě byl přijat návrh na vytvoření zvláštního oddělení v rámci účetního oddělení Úřadu, které by mělo na starost zadávání veřejných zakázek, což představuje 2

25 obecné opatření k posílení zadávání veřejných zakázek jak na úrovni Úřadu generálního tajemníka EŠ, tak na úrovni škol. Standardy interní kontroly (i) Je třeba uvést, že Nejvyšší rada se již dohodla na vytvoření postu koordinátora interní kontroly, který se má své funkce ujmout v průběhu roku 2015 a mimo jiné se bude systematicky zabývat otázkou řízení rizik na úrovni evropských škol. Pokud jde o konkrétní standard interní kontroly týkající se seznamu výjimek (ICS nº 14), bylo dohodnuto, že schvalující osoba bude od září vést oficiální evidenci všech výjimek v případech, kdy dojde k odchylce od pravidel uvedených ve finančním nařízení. Prezentace formátu, v němž má tato evidence být vedena, proběhla na setkání s řediteli v září Platby (i) V případě zjištěného nesouladu dostávají školy doporučení a pokyny k řádnému provedení příslušného memoranda o platebních postupech vydaného v říjnu 2013 (Ref.: M-1-en-1). Stanovisko č. 4/2014 k navrhované revizi finančního nařízení a jeho prováděcích pravidel i) Pokud jde o účetnictví na akruálním základě, navrhované změny současného textu (články 75 až 78 a hlava VI, články 86 až 95), které byly předloženy Nejvyšší radě ke schválení, předpokládají, že bude účetnictví na akruálním základě přijato. Je chvályhodné, že Účetní dvůr navrhovaný text podporuje. Pokud jde o platby, navrhovaný text (článek. 49) finančního nařízení stanoví, že platby v hotovosti se obecně provádějí elektronickou cestou prostřednictvím bankovního účtu. Kromě toho se také podle článku 29 navrhovaného znění finančního nařízení navrhuje, aby případné platby školám probíhaly vždy prostřednictvím bankovního účtu. ii) iii) iv) V průběhu revize byla projednána otázka účetního v Úřadu a jeho role a bylo dohodnuto, že by bylo vhodné provést v této věci hloubkovou analýzu. Počítá se proto s tím, že bude požádáno o prodloužení mandátu pracovní skupiny pro revizi finančního nařízení. Pokud jde o decentralizaci kontrol ex-ante, v navrhovaném textu finančního nařízení se počítá s přechodným obdobím. V tomto smyslu by neměla decentralizace proběhnout, dokud finanční kontrolor nepotvrdí systémy vnitřní kontroly škol týkající se rozdělení povinností pro vytváření, ověřování a schvalování transakcí. Pokud jde o budoucí auditorské zakázky týkající se účtů evropských škol, bylo již výše v bodě (iv) odstavce účetnictví uvedeno, že Úřad generálního tajemníka EŠ zváží možnost využití služeb specializovaných auditorských společností a v každém případě uvítá, pokud se Účetní dvůr rozhodne zintenzívnit auditorskou činnost ve školách. 3

26 Kari KIVINEN generální tajemník 4