STAKEHOLDERS ZÁJMOVÉ SKUPINY

Transkript

1 STAKEHOLDERS ZÁJMOVÉ SKUPINY Workshop seminář stručná verze Ing. Vladimír Volko

2 Zájmové skupiny = osoby nebo skupiny zainteresované v projektu / procesu / zakázce podporují projekt mají neutrální vztah k projektu vystupují proti projektu

3 Zájmové skupiny osoby, které se přímo p neúčastn astní projektu, ale jejichž aktivity budou projektem nějak n dotčeny uživatelé nových systémů,, lidé v novém oddělen lení po reorganizaci, manažeři i a dělníci v nových procesech, ale i ti kteří budou po změnách v organizaci nadbyteční! je rolí manažera a sponzora projektu zajistit, aby všechny v zájmovz jmové skupiny byly zapojeny do projektu a aby byl dosažen konsensus dříve d než se projekt nastartuje!

4 Příklady zájmových skupin (stakeholders( stakeholders) Project manager jedinec odpovědný za řízení projektu Zákazník Zákazník jedinec nebo organizace, která bude používat produkt projektu. Může eistovat několik vrstev zákazníků. Např. zákazníci pro nový farmaceutický produkt zahrnují doktory, kteří ho předepisují, pacienty, kteří ho užívají, a pojišťovny, které ho proplácejí. Zúčastněná organizace podnik, jehož zaměstnanci jsou nejvíce přímo zapojeni do prací na projektu. Sponzor jednotlivec nebo skupina v rámci zúčastněné organizace, kteří poskytují projektu finanční zdroje, hotově (cash), nebo materiálově (in( kind). Zúčastněná Sponzor

5 Práce se zájmovými skupinami Nikdy nepodceňujte schopnost zájmových skupin zničit i ty vaše nejlepší plány! Role komunikace se stakeholders stakeholders nadměrná utopí se v ní / nebudou to ani číst nedostatečná projekt/aktivita bude mít u nich nižší prioritu než si přejete Plán formální komunikace + sledované chování

6 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 1 Pomocí brainstormingu stanovte, kdo jsou vaši stakeholders stakeholders. Napište jednotlivé stakeholders stakeholders na karitičky a přilepte je na flip chart nebo tabuli. Stakeholders mohou být jednotlivci nebo skupiny

7 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 2 Seskupte stakeholders stakeholders do skupin založených na podobných potřebách nebo dopadu z projektu. Racionalizujte seznam stakeholders, pokud je to možné. Pokud to nelze provést bez ztráty zásadních informací, ponechte seznam jak je.

8 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 3 a Definujte roli každého stakeholdera stakeholdera Role: Rozhoduje tento stakeholder je potřebný v rozhodování týkající se projektu Ovlivňuje tento stakeholder má vliv na projekt a/nebo na ty, kdo rozhodují Hráč tento stakeholder je potřebný v hraní určité role v projektu (např. poskytuje zdroje, zařízení nebo čas na přezkoumání) Souhlasí souhlas tohoto stakeholdera je vyžadován v projektu, aby mohl být projekt úspěšný

9 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 3 b Vezměte jednoho stakeholdera po druhém a pro každého stakeholdera na jednom flipchartu zodpovězte tyto otázky: Jaký je vliv této osoby / skupiny v projektu: Je potřebný k obstarání zdrojů? Je jím přímo ovlivněn? Je jím nepřímo ovlivněn? Je jím neovlivněn, ale má ho pravomoc ovlivnit, pokud bude chtít? Jaká je jeho role? Má pozitivní, neutrální nebo negativní postoj vůči projektu?

10 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 4 Zapište sebe do oválu uprostřed tabule. Uspořádejte stakeholdery na tabuli okolo sebe a propojte je se sebou úsečkou. Použijte jednoduchou nebo slabou čáru pro slabé propojení a dvojitou nebo silnou čáru pro silné propojení. Použíjte +, nebo 0 k označení postoje k projektu: pozitivní, negativní, neutrální. Neznáte-li postoj, použijte?. Tato mapa znázorňuje stakeholdry,, na které máte přímý vliv.

11 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 5 Zapište zbytek stakeholderů do rámečků okolo okrajů tabule. Použijte symboly +,,0 k označení postoje. Použijte?, pokud postoj neznáte.

12 Stakeholders diagram Mapování vlivu zájmových skupin KROK 6 Zapište na tabuli jména ostatních, na které máte vliv, ale kteří mají také vliv na jednoho nebo více stakeholderů. Nyní máte stakeholder influence diagram (=diagram vlivu zájmových skupin). Můžete ho využít v rozhodování o nejlepším ovlivňování jednotlivých stakeholderů. Můžete je ovlivňovat osobně, nebo může být efektivnější to delegovat na někoho jiného.

13 Příklad diagramu Vysvětlivky: D decision maker (rozhoduje) I influencer (ovlivňuje) P player (hráč) C content (souhlasí)

14 Výsledky diagramu vlivu zájmových skupin Pokud jde o stakeholdery,, kteří mají k projektu negativní nebo neutrální postoj, potřebujete je oslovit. U těch stakeholderů,, kde je čára vlivu velmi dlouhá nebo chybí ji musíte zkrátit, abyste získali vliv na daného člověka. U těch stakeholders,, kde neznáte postoje, je musíte zjistit

15 Plánování komunikace se stakeholders stakeholders 1 1. Zpracujte pomocí brainstormingu následující položky pro každého stakeholdera: zprávy/sdělení, které chcete, aby obdržel možné metody/média nebo lidi, které můžete použít ke komunikaci s nimi frekvenci komunikace

16 Plánování komunikace se stakeholders stakeholders 2 2. Na velký papír (flip( flip) ) uveďte všechny stakeholdery (na horní část flipu) 3. Rozhodněte, kdo by měl obdržet standardní pravidelnou zprávy u postupu. Označte takového stakeholdera hvězdičkou u jeho jména 4. Pomocí brainstormingu určete možné komunikace směrem k stakeholderům. Napište každou na lepicí kartičku Umístěte je po levé straně tabulky v chronologickém pořadí

17 Plánování komunikace se stakeholders stakeholders 3 5. Na menší lepicí kartičky přidejte značku k označení dané komunikace s jednotlivým stakeholderem. 6. Přezkoumejte jak často obdrží každý stakeholder zprávu. Je to příliš často? Je to dostatečně často? Přemísťujte kartičky dokud nevytvoříte plán, na kterém se shodne celý tým.

18 Plánování komunikace se stakeholders stakeholders 4 7. Přeneste klíčové komunikace do svého harmonogramu a zafiujte plán na tabuli/flip tím, že ho přepíšete (namísto odpadávajících lepítek). Nedělejte si starosti s tím, že nejste schopni vidět daleko do budoucnosti. Cílem je ujistit se, že jste zvážili, s kým potřebujete komunikovat, kdy a jak.

19 Plánování komunikace se stakeholders stakeholders 5 Datum Sponzor Výkonný ředitel Strategický ředitel Finanční ředitel Vedoucí oddělení Úvodní zpráva Zpráva o týmu Záznam A Záznam B Prezentace Příklad tabulky sledování komunikace s klíčovými stakeholdery stakeholdery.

20 Sledování ( tracking tracking ) Využitím stejného výstupu (tabulky) zaznamenejte komunikace, které proběhly s jejich datem na levé straně a značkami v relevantních sloupcích. Snadno z tohoto dokumentu získáte přehled o tom, koho jste propásli. Poté můžete vypracovat formální plán a přidat dodatečné komunikace, jsou-li potřebné. Měli byste také vědět, vypadají-li racionálně a mají-li patřičnou posloupnost vzhledem k těm, kteří je obdrží.