Digitalizace pracovněprávních dokumentů. Exchange meeting v Innogy duben 2019 Lenka Šimarová, Jana Šmerdová

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Digitalizace pracovněprávních dokumentů. Exchange meeting v Innogy duben 2019 Lenka Šimarová, Jana Šmerdová"

Magdalena Anežka Slavíková
před 4 lety
Počet zobrazení:

1 Digitalizace pracovněprávních dokumentů Exchange meeting v Innogy duben 2019 Lenka Šimarová, Jana Šmerdová

2 1 Proč jsme se rozhodli pro elektronický podpis 2 Jak probíhala implementace 3 Naše digitalizace v HR administrativě 4 Co připravujeme do konce roku Dotazy, diskuse

3 Proč jsme se rozhodli pro elektronický podpis Situace před implementací Elektronicky vytvořené dokumenty se připravovaly v Centru personálních služeb v Brně, tiskly se a distribuovaly v papírové formě, po jejich návratu se zpracovaly a skenovaly se zpět do systému (Elektronický osobní spis). Nedostatky papírového procesu Papírový proces zpracování pracovněprávních dokumentů není plně transparentní, je časově náročný, spotřebovává se při něm velké množství papíru a mohou u něj vznikat zejména rizika ztráty dokumentů a porušení ochrany osobních údajů. Řešení Zavedením elektronického podpisu se šetří papír, čas a zvýší se transparence a bezpečnost průběhu celého procesu zpracování pracovněprávních dokumentů. Exchange meeting v innogy duben

4 Jak probíhala implementace 3 fáze implementace Agilní řízení projektu - návrh řešení během 2 měsíců a samotná dodávka za 3 měsíce Interdisciplinární tým - intenzivní spolupráce kolegů z týmu HR, Office Managementu, IT a innogy Consulting + externí dodavatelé 1. fáze Distribuce Dohody o el. doručování, tokenu s osobním kvalifikovaným certifikátem 2. fáze IT úpravy - HR portál a IT prostředí 3. fáze Elektro nický podpis prvního dokumentu Jak probíhá elektronické podepisování dokumentu? Zaměstnanec potřebuje token, na kterém má svůj elektronický podpis Zaměstnanec si otevře dokument v HR Portálu, vloží token do USB portu a potvrdí svým PIN Podepsání proběhne stisknutím tlačítka Podepsat, podepsaný dokument zůstává HR Portálu Exchange meeting v innogy duben

5 Elektronický podpis jede dál Kam jsme se posunuli Realizací projektu Elektronický podpis jsme se posunuli směrem k rychlému a současně bezpečnému digitálnímu světu Naplňujeme strategii digitalizace HR v innogy a rozvoje digital skills zaměstnanců Zjednodušujeme administrativu, zvyšujeme zabezpečení citlivých údajů a urychlujeme distribuci Naplňujeme závazek společností innogy jednat ekologicky Podporujeme budování brandu společností innogy v ČR jakožto flexibilního a inovativního zaměstnavatele (#innogystyl) Exchange meeting v innogy duben

6 Naše digitalizace v HR administrativě I. Mzdové podmínky a Souhlas GDPR Digitální mzdové podmínky od března 2018, první aplikace elektronického podpisu v HR za zaměstnavatele i zaměstnance, využíváme HR Portál, kde zaměstnanec jednoduše elektronicky podepíše dokument, který je poté kdykoli dostupný v Elektronickém osobním spisu. Digitální Souhlas se zpracováním osobních údajů od dubna 2018, opět využíváme HR Portál, kde zaměstnanec jednoduše elektronicky podepíše dokument, který je poté kdykoli dostupný v Elektronickém osobním spisu. Exchange meeting v innogy duben

7 Naše digitalizace v HR administrativě II. Daňovka Elektronický formulář Prohlášení k dani z příjmu zaměstnance pro rok 2019 od ledna 2019 (intuitivní a přehledné krok za krokem místo složité papírové verze). Elektronická žádost o roční zúčtování daně za rok 2018 od ledna 2019, kdy podklady a potvrzení zaměstnance jsou opět online dostupné v Elektronickém osobním spisu v HR Portálu. Exchange meeting v innogy duben

8 Naše digitalizace v HR administrativě III. Evidenční list důchodového pojištění Elektronický Evidenční list důchodového pojištění za rok 2018 duben 2019, opět využíváme HR Portál, zaměstnanec jednoduše potvrdí převzetí ELDP bez elektronického podpisu, po převzetí je ELDP kdykoli dostupný v Elektronickém osobním spisu zaměstnance (lze tisknout či uložit). Exchange meeting v innogy duben

Co připravujeme k digitalizaci do konce roku 2019 Další kroky Pracujeme na dalším dokumentu pro elektronický podpis dohoda o změně pracovní smlouvy Home office Elektronická

9 Co připravujeme k digitalizaci do konce roku 2019 Další kroky Pracujeme na dalším dokumentu pro elektronický podpis dohoda o změně pracovní smlouvy Home office Elektronická změna Prohlášení k dani z příjmu v průběhu roku Digitalizace dokladů k vyúčtování pracovních cest Přenos dat z onboardingu do HRP SAP Exchange meeting v innogy duben

10 PROSTOR PRO DOTAZY

11 Děkujeme za pozornost

Podobné dokumenty

DAŇOVKA. KS mzdy PROFi. KS portál ORDINACE MZDOVÉ ÚČETNÍ

DAŇOVKA. KS mzdy PROFi. KS portál ORDINACE MZDOVÉ ÚČETNÍ Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění v aplikaci KS mzdy PROFi a KS portál ORDINACE MZDOVÉ ÚČETNÍ 19. října 2017 Sdělení