Vnitřní kontrolní systém

Transkript

1 Organizace: Integrovaná střední škola Cheb Vnitřní předpis číslo: 6/2010 Vnitřní kontrolní systém Platnost od: Účinnost od: Datum: Vypracoval: Bc.Věra Burdová Funkce: ekonomka školy Podpis: Datum: Ověřil: PhDr. Miroslav Liška Funkce: ředitel školy Podpis: Datum: Schválil: PhDr. Miroslav Liška Funkce: ředitel školy Podpis: Změna č: Datum: Změna č: Datum: Změna č: Datum: Vypracoval: Ověřil: Schválil: Vypracoval: Ověřil: Schválil: Vypracoval: Ověřil: Schválil: Čl. 1 Úvodní ustanovení Tímto pokynem se stanoví způsob fungování kontroly při řízení Integrované střední školy Cheb, rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jim plněným úkolům podle zvláštního předpisu (ustanovení 25 odst. 2 písmeno a) zákona č. 320/2001Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, dále jen zákon o finanční kontrole ). Kontrolní systém se vztahuje na ekonomický úsek. Zadávání úkolů spojených s kontrolní činností může být dáno písemnou formou, jinak se vždy vychází ze zákona o finanční kontrole, podle ustanovení

2 Čl. 2 Předmět finanční kontroly a) Předmětem finanční kontroly je: prověřovat dodržování právních předpisů a opatření při hospodaření s veřejnými prostředky, při jejich hospodárném, účelném a efektivním vynakládání zajistit ochranu veřejných prostředků proti rizikům a nesrovnalostem způsobeným porušením právních předpisů, či neúčelným nakládáním s těmito prostředky, případně dokonce trestnou činností řádně informovat ředitele organizace o nakládání s veřejnými prostředky, o provádění operací, dále o průkazném účetním zpracování těchto operací v účetním systému dle platných předpisů. Finanční kontrola vykonávaná v organizaci na základě této směrnice je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky při dodrţení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Při finanční kontrole je v organizaci používána vyhláška 416/2004 Sb., ze dne 28. června 2004, kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb., a zákona č. 123/2003 Sb., (dále jen Vyhláška č. 416/2004 Sb., ) a dále uvedené kontrolní metody a kontrolní postupy: b) Kontrolní metody: zjištění skutečného stavu hospodaření a jeho porovnání s dokumentací sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky šetření a ověřování skutečností týkajících se příslušných operací, vč. kontrolních výpočtů analýza údajů z informačních databází a vyhodnocení jejich vzájemných vztahů. c) Kontrolní postupy: schvalovací postupy zajišťují prověření podkladů připravovaných operací, vč. jejich případného pozastavení při zjištění nedostatků operační postupy zajišťují úplný a přesný průběh operací, vč. jejich vypořádání, vyúčtování a podchycení v evidenci hodnotící postupy zajišťují porovnání údajů uložených v informačním systému s údaji z výkazů a hlášení a dále jejich porovnání se schváleným vztahem rozpočtu kraje k příspěvkové organizaci revizními postupy prověřuje se jimi správnost vybraných operací,vč. vyhodnocování účinnosti vnitřních finančních kontrol. Čl. 3 Vnitřní kontrolní systém Ředitel organizace: a) stanoví odpovídající rozsah pravomocí a odpovědnosti vedoucích a ostatních zaměstnanců příspěvkové organizace při nakládání s finančními prostředky, vč. úplného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům viz. vnitřní

3 směrnice (např. oběh účetních dokladů, archivace, evidence majetku, inventura a inventarizace aj.) a pracovní náplně, b) zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, c) zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná dokumentace, d) přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně finančních prostředků, e) sleduje a zjišťuje plnění rozhodujících úkolů k dosažení schválených záměrů a cílů. Čl. 4 Kontrola při řízení řídící kontrola, interní audit A - Řídící kontrola je nejdůležitější, vnitroorganizační součástí systému finančního řízení. Zahrnuje finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci a realizuje se při: - přípravě operací před jejich schválením, - průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, - následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření. B - Interní audit nahrazen veřejnosprávní kontrolou zřizovatele. Subjekty řídící kontroly: Ředitel (statutární orgán) stanoví v organizačním řádu zákonem určené subjekty postupně zabezpečující řídící kontrolu: PŘÍKAZCE OPERACE dle 26 odst. 1 písm. a) zákona o finanční kontrole SPRÁVCE ROZPOČTU dle 26 odst. 1 písm. b) zákona o finanční kontrole HLAVNÍ ÚČETNÍ dle 26 odst. 1 písm. c) zákona o finanční kontrole Čl. 5 Schvalovací postupy Schvalovacími postupy řídící kontroly vykonávanými v působnosti příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního se zajistí předběžná kontrola operace a) před učiněním právního úkonu orgánu veřejné správy, kterým vzniká nárok tomuto orgánu na veřejný příjem nebo jiné plnění (dále jen "nárok"), anebo závazek tohoto orgánu k veřejnému výdaji nebo jinému plnění (dále jen "závazek"), b) po vzniku nároku nebo závazku.

4 PŘEDBĚŢNÁ KONTROLA Povinnosti příkazce operace Čl. 6 Fáze řídící kontroly Před vznikem nároku ( 11 odst. 1 2 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem příkazce operace prověří a) soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli orgánu veřejné správy, b) správnost operace zejména ve vztahu k 1. dodržení právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto právních předpisů, 2. dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Po vzniku nároku ( 12 odst.1 3 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniklého nároku orgánu veřejné správy. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o nároku orgánu veřejné správy hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky. Před vznikem závazku ( 13 odst. 1 3, 8 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem příkazce operace prověří nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, b) správnost operace zejména ve vztahu k dodržení 1. právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto právních předpisů, 2. kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, 3. postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Je-li kontrolní postup ukončen, příkazce operace potvrdí svým podpisem písemný podklad k přípravě závazku a předá jej k předběžné kontrole správci rozpočtu. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti orgánu veřejné správy, které je nutné zabezpečovat operativně, příkazce operace může

5 předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Po vzniku závazku ( 14 odst. 1 3 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem příkazce operace prověří a) správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy, b) soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o závazku orgánu veřejné správy hlavnímu účetnímu k zajištění platby. Na pokynu označí rovněž, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib. Povinnosti správce rozpočtu Před vznikem závazku ( 13 odst. 4 7, 9-11 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem správce rozpočtu prověří, zda připravovaná operace a) byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu a zda jeho podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, c) odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti orgánu veřejné správy, d) byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti orgánu veřejné správy použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou zajištění zdrojů pro financování činnosti tohoto orgánu v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik. Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Pokud pro připravovanou operaci správce rozpočtu stanoví v souladu s právním předpisem nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích tohoto právního předpisu omezující podmínky, uvede je písemně. Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, vrátí svým podpisem potvrzený podklad k připravované operaci příkazci. Podpis správce rozpočtu, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši

6 a o předpokládaném termínu jeho plnění konkrétnímu věřiteli (dále jen "individuální příslib"). Podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu veřejných výdajů a určeném období (dále jen "limitovaný příslib"). Správce rozpočtu předá limitovaný příslib příkazci operace a jeho kopii současně předá hlavnímu účetnímu. Povinnosti hlavní účetní Po vzniku nároku ( 12 odst. 4 6 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem hlavní účetní prověří a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k plnění veřejných příjmů, c) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy 4), souvisejících účetních rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku; plnění může být jednorázové ve výši celkové částky, nebo rozložené do několika dílčích plnění. Po vzniku závazku ( 14 odst. 4 8 Vyhlášky č. 416/2004 Sb.) Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je tento orgán povinen zaplatit věřiteli, c) podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem, d) soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období, e) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy, souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se

7 zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace, u operací v rámci limitovaného příslibu též správci rozpočtu, s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Zjistí-li hlavní účetní při předběžné kontrole, že při přípravě operace nebyla vykonána předběžná kontrola správcem rozpočtu, oznámí to písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá příkaz k platbě potvrzený svým podpisem k zajištění platby ve výši splatného závazku; platba může být jednorázová ve výši celkové dlužné částky, nebo rozložená do několika dílčích plateb. Nebyly-li odstraněny nedostatky, je platba uskutečněna bez předběžné kontroly. PRŮBĚŢNÁ KONTROLA Při průběžné kontrole se vedoucí zaměstnanci nebo k tomu pověření zaměstnanci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky zaměří na to, zda a) příkazce neshledal závady, b) jsou dodržené stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací i při případných změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek, c) finanční prostředky jsou vynakládány pouze za účelem dosažení plánovaného cíle nebo účelu, d) se včas provádějí přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech a zda se také zajišťuje včasná příprava stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv e) účetní doklady a jiné dokumenty týkající se předmětné finanční operace jsou řádně vedeny a probíhají se stanoveným cílem a není nutno přijímat regulační opatření. NÁSLEDNÁ KONTROLA Při kontrole prováděné následně po vyúčtování operací se vedoucí zaměstnanci nebo k tomu pověření zaměstnanci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky zaměří a vyhodnotí u vybraného vzorku finančních operací zejména na to, zda a) údaje o hospodaření s finančními prostředky věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečnění výdajů a nakládání s těmito prostředky.

8 b) přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci systému řízení a zda splňují kriteria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, c) opatření přijatá příslušnými orgány veřejné správy včetně opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik jsou kontrolovanými osobami plněna. Zjistí-li se při průběžné nebo následné kontrole, že s finančními prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, je kontrola povinna své zjištění bez zbytečného odkladu písemně sdělit řediteli příspěvkové organizace, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků.... PhDr. Miroslav Liška ředitel školy

9 Příloha č. 1 k vnitřnímu předpisu číslo: Vnitřní kontrolní systém V případě, že nejsou dány tzv. košilky u pokladních dokladů, znamená: označení u pokladních dokladů odpovídající označení dle zákona o finanční kontrole pověřil a schválil kontroloval a provedl pokladník příkazce operace správce rozpočtu hlavní účetní V Chebu dne

10 Příloha č. 2 k vnitřnímu předpisu číslo: Vnitřní kontrolní systém P O D P I S O V É V Z O R Y Příkazce operace potvrzuje, že prověřil připravovanou operaci postupem dle ustanovení 11 odst 1-2, 12 odst. 1-3, 13 odst. 1-3, 8, 14 odst. 1-3 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace potvrzuje, že operace je v souladu s právními předpisy a bylo dosaženo optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností jméno a příjmení: PhDr. Miroslav Liška podpis jméno a příjmení. podpis Správce rozpočtu potvrzuje, že prověřil připravovanou operaci postupem dle ustanovení 13 odst. 4-7, 9-11 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., jméno a příjmení: Bc. Věra Burdová podpis jméno a příjmení. podpis Hlavní účetní potvrzuje, že prověřil připravovanou operaci postupem dle ustanovení 12 ost. 4-6, 14 odst. 4-8 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., jméno a příjmení: Jaroslava Piskáčková podpis jméno a příjmení. podpis

11 Seznam dalších zodpovědných osob za nákupy a sluţby FUNKCE JMÉNO PODPISOVÝ VZOR (podpis) Ředitel školy PhDr. Miroslav Liška Ekonomka školy Hlavní účetní Zástupce ředitele pro odb. výcvik učitelé OV: Stavební středisko Dílny Elektro Stravovací služby Školní restaurace Mzdová účetní zástupci pro teoretické vyučování: Divadelní náměstí 8 Komenského 29 Bc. Věra Burdová Jaroslava Piskáčková Ing. Jiří Houtke Václav Gotthelf Milan Glöckner František Brož Miloslav Převrátil Jaromír Olišar Lenka Pechrová Mgr. Dagmar Halová Mgr. Václav Polívka vedoucí budov: Komenského 29 Májová 68 Divadelní náměstí 8 Předseda školské rady Na hrázi 1 Obrněné brigády 26 (houslaři) Mgr.Lenka Cimrhaklová Mgr. Oldřiška Kábová Vladimír Golláň Vladimír Golláň Hana Holá Milan Straka

12 Pokladní, hospodářka Předseda ZO OSPZV ASO ČR Helena Forsterová Vítězslav Heinz Předseda ZO ČMOS PŠ ISŠ Cheb Vedoucí domova mládeže Sekretářka Skladník (OOPP), fakturace Vedoucí ŠJ, skladník potravin Vedoucí OV kadeřnictví Prodavačka v bufetu OB 6 Prodavačka v bufetu K 29 Prodavačka v bufetu NH 1 Prodavačka v bufetu Gymnázium Prodavačka v bufetu Májová Vedoucí projektů Vedoucí projektů Autoškola Autoškola Manažerka projektů Finanční manažerka projektů Manažerka projektů Ing. Pavel Roško Hana Burdová Alena Fišerová Hana Ranyáková Marie Garšicová Karla Hirková Anna Sehnoutková Alena Bučková Miroslava Pechánková Vlasta Prokešová Hana Zborteková Ing. Noemi Roupcová Noëma Lucie Slabá Ing. Milan Hlaváček Ing. Ivor Thír Ing. Alena Kněžická Bc. Dana Fialová Ing. Radmila Hovorková V Chebu dne : 2010

13 Příloha č. 3 k vnitřnímu předpisu číslo: Vnitřní kontrolní systém S E Z N A M P O U Ţ Í V A N Ý C H R A Z Í T E K 1) razítko č. 1 otisk pouţívá: PhDr. Liška 2) razítko č. 2 otisk pouţívá: Ing. Houtke 3) razítko č. 3 otisk pouţívá: Piskáčková, Volková 4) razítko č. 4 otisk pouţívá: Bc. Burdová V. 5) razítko č. 5 otisk pouţívá: Burdová H. 6) razítko č. 6 otisk pouţívá: Garšicová 7) razítko č. 7 otisk pouţívá: Forsterová

14 8) razítko č. 8 otisk pouţívá: Pechrová 9) razítko č.9 otisk pouţívá: Olišar 10) razítko č.10 otisk pouţívá: Mgr. Polívka 11) razítko č.11 otisk pouţívá: Fišerová 12) razítko č.12 otisk pouţívá: Převrátil 13) razítko č. 13 otisk pouţívá: Glöckner 14) razítko č. 14 otisk pouţívá: Golláň 15) razítko č. 15 otisk pouţívá: Sehnoutková

15 16) razítko č. 16 otisk pouţívá: Mgr. Cimrhaklová 17) razítko č. 17 otisk pouţívá: Ing. Hlaváček, ing. Thír 18) razítko č. 18 otisk pouţívá: Straka 19) razítko č. 19 otisk pouţívá: Ing. Karlíková 20) razítko č. 20 otisk pouţívá: Mgr. Halová 21) razítko č. 21 otisk pouţívá: Prokešová 22) razítko č. 22 otisk pouţívá: Mgr. Kábová 23) razítko č. 23 otisk pouţívá: Müllerová

16 24) razítko č. 24 otisk pouţívá: Ranyáková 25) razítko č. 24 otisk pouţívá: Holá 26) razítko č. 25 otisk pouţívá: Broţ Školící středisko otisk Hranaté, kulaté pouţívá: Ing. Hlaváček, ing. Thír Projekty otisk pouţívá: Slabá

17 Dodatek č. 1 k seznamu dalších zodpovědných osob platný od FUNKCE JMÉNO PODPISOVÝ VZOR (podpis) Zástupce ředitele pro odborný výcvik Ing. Martin Ševčík

18