Sada 2 Microsoft Word 2007

Transkript

1 S třední škola stavební Jihlava Sada 2 Microsoft Word Hromadná korespondence (1) Digitální učební materiál projektu: SŠS Jihlava šablony registrační číslo projektu:cz.1.09/1.5.00/ Šablona: III/2 - inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Jaromír Železný 2013 Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky

2 Pojem -hromadná korespondence hromadná korespondence příprava a tisk většího množství dokumentů, které se lišících se pouze ve stále stejných údajích lišit se mohou například v adresátovi, jinak se jedná o lišit se mohou například v adresátovi, jinak se jedná o stejný dopis (obecně se toto nazývá personalizovaným tiskem -dopis, který přijde přímo s vašimi údaji, vytisknutý jen pro vás, bez dolepování, přítisků apod. působí daleko lépe)

3 Pojem -hromadná korespondence nemusí to být jenom dopisy (odtud pochází název), ale také: evidenční listy karty materiálu obaly CD i se seznamem nahrávek různé průkazky (např. karty studentů) štítky obálky atd.

4 Pojem -hromadná korespondence při hromadné korespondenci dochází k propojení dvou dokumentů, ze kterých vytváříme dokumenty další první dokument hlavní obsahuje(neměnný) text výsledných dokumentů, tzn. mimo údajů, které jsou v každém z výsledných dokumentů jiné. Místo těchto údajů jsou v hlavním dokumentu vložena tzv. slučovací pole. druhý dokumentu je zdrojem dat pro hlavní dokument a obsahuje data ve tvaru záznamů v seznamu nejčastěji se jako zdroj dat používají tabulky ve Wordu, Excelu, nebo Accessu

5 Zdroj dat v prvním řádku seznamu jsou vždy názvy jednotlivých slučovacích polí v dalších řádcích jsou záznamy, které budeme vkládat do slučovacích polí při generování dokumentů

6 Hlavní dokument vytvoříme koncept dopisu, pro názornost jsou části, které se budou měnit podle příjemce, napsány kurzívou

7 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence vnabídce Korespondencepřejdeme na příkaz Spustit hromadnou korespondencia vybereme (podle typu výsledného dokumentu)

8 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence dále klikneme na ikonu Vybrat příjemcea z nabídky vybereme Použít existující seznam potom procházením jednotlivými složkami najdeme složku, ve které je sešit sdaty uložen, klikneme na daný sešit a potom na tlačítko Otevřít

9 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence v dialogovém okně Vybrat tabulkuvybereme list, na kterém jsou uložena data přesvědčíme se, že je zaškrtnuto políčko První řádek dat obsahuje záhlaví sloupcůapotom klikneme na tlačítko OK nyní máme dokument hromadné korespondence

10 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence klikneme na ikonu Vložit slučovací polea postupně vložíme do správných míst v dokumentu slučovací pole hromadné korespondence, které nám do dokumentu vloží správné údaje

11 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence pro oslovení budeme využívat podmínku podle pole Pohlaví ve zdroji dat (Vážený pan / Vážená paní) z nabídky Pravidlavybereme volbu Pokud-pak-jinaka vyplníme vlastnosti podmíněného dotazu podle potřeb pro správnost bychom měli vložit podmínky dvě je rovno M pro správnost bychom měli vložit podmínky dvě je rovno M a je rovno Ž, neboť v tomto případě všichni, kteří nemají M, budou osloveni Vážená paní

12 Vytvoření dokumentů hromadné korespondence po zobrazení kódu polí v dokumentu klávesovou zkratkou ALT+F9 ze nám zobrazí všechna vložená pole, například, pokud bychom potřebovali editovat podmíněné výrazy

13 Zobrazení jednotlivých dokumentů pro prohlížení jednotlivých dokumentů přepneme dokument do režimu Náhled výsledků pro procházení mezi jednotlivými dokumenty můžeme využít tlačítka pro posun na první, předchozí, následující nebo poslední záznam

14 Tisk hromadné korespondence klikneme na ikonu Dokončit a sloučita vybereme možnost Tisk dokumentů v dialogovém okně vybereme, zda chceme tisknout všechny záznamy, nebo aktuálně zobrazovaný záznam, nebo záznamy na určité pozici v seznamu (např záznam) a pokračujeme s tiskem obvyklým způsobem

15 Zdroje: Microsoft Office 2007 licence SŠS Jihlava Literatura: Pírková K. Microsoft Office Word 2007 Podrobná uživatelská příručka, ComputerPressa.s., Brno 2007, ISBN Polák L. Metodická příručka Microsoft Word 2007, Microsoft, Praha Materiál je určen k bezplatnému používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je : Jaromír Železný Pokud není uvedeno jinak, byly při tvorbě použity volně přístupné internetové zdroje. Autor souhlasí se sdílením vytvořených materiálů a jejich umístěním na