Výběrové řízení - POPTÁVKA - (Request for Information)

Transkript

1 Výběrové řízení - POPTÁVKA - (Request for Information) Služby aktivního správce objektu/nemovitosti, technická i ekonomická správa pro budovu Čistovická 1700, , Praha 6, areál Bělohorské Zahrady

2 OBSAH: 1. ÚVOD Účel poptávkového řízení Profil společenství Představení Vlastnictví Organizace a kompetence Doručení nabídky Důvěrnost dokumentu INFORMACE PRO POSKYTOVATELE Forma odpovědi Požadavky na strukturu nabídky Úvod Komerční část Technická (věcná) část Termíny Platnost nabídky Možnost vyloučení z výběrového řízení Práva SVJ Bělohorské Zahrady PŘEDMĚT POPTÁVKY RÁMCOVÝ POPIS ČINNOSTI SPRÁVCE Specifikace Technická správa a údržba objektu Úklid prostor objektu (volitelně či sub-dodavatelsky) Administrativně ekonomická činnost CENA...14 Strana

3 1. Úvod 1.1 Účel poptávkového řízení Výbor společenství vlastníků jednotek pro budovu, , Praha 6 - areál Bělohorské Zahrady (dále též SVJ Bělohorské Zahrady ) vypisuje poptávkové řízení na výběr poskytovatele služeb aktivního správce nemovitosti, který bude dlouhodobě poskytovat komplexní služby související s vlastnictvím a provozem nemovitostí, tzv. technickou i ekonomickou správu objektu odpovědným přístupem k SVJ Bělohorské Zahrady. 1.2 Profil společenství Představení Co všechno si vybavíte, když se řekne DOMOV? Mělo by to být zcela bezpečné místo? Je to tam, kde je dostatek zeleně v okolí, společné prostory v domě jsou komfortně vybavené s dispozicí dostatku podzemních parkovacích míst? Elegantní a vzdušné vilové domy v areálu s parkovou úpravou a prostorem pro dětské hry tvoří harmonický celek - Bělohorské zahrady, místo situované poblíž obory Hvězda v Praze 6, místo, kde slovo domov přestává být frází. Co si pak konkrétně představujeme pod pojmy prestiž, bezpečí, ideální lokalita? Bělohorské zahrady to je devět čtyřpatrových vilových domů se čtyřmi byty na každém podlaží, na která se dostanete hydraulickým výtahem. 144 bytů v různých velikostech jsou vybaveny bezpečnostním elektronickým zařízením a intercomem s připojením na pult centrální ostrahy areálu. Všechny přízemní byty mají vlastní zahrádku ve velikostech od 95 m 2 do 307 m 2. Ke každému bytu náleží 1 podzemní parkovací stání a sklep. Kvalita lokality je základ. Bytový komplex Bělohorské zahrady v Praze 6 v Čistovické ulici je snadno dostupný z centra města. Linky MHD (autobusů i tramvají) jsou vzdáleny jen několik minut chůze. Blízký letohrádek Hvězda pak láká k příjemným procházkám. Lokalita má kvalitní obchodní infrastrukturu a občanskou vybavenost. Autorem projektu Bělohorské zahrady je studio architektů LOXIA a.s. Financující bankou projektu byla společnost Raiffeisenbank, a.s. Strana

4 1.2.2 Vlastnictví Společenství vlastníků jednotek pro budovu, (dále jen SVJ) s právní formou společenství vlastníků jednotek je neziskové sdružení všech vlastníků jednotek v uvedené budově. SVJ bylo založeno developerskou společností WHITE HILL DEVELOPMENT s.r.o., Praha 7, Holešovice, Argentinská 286/38, PSČ (IČ: ) dnem zápisu do rejstříku společenství vlastníků jednotek, vedeného Městským soudem v Praze, oddíl S, vložka Na základě rozhodnutí schůze vlastníků bytových jednotek bylo, za účasti notáře, hlasováním většiny vlastníků rozhodnuto o změně statutárního orgánu společenství z developerské společnosti na nově zvolený výbor společenství vlastníků jednotek z vlastních řad majitelů. O průběhu a výsledku hlasování byl proveden notářský zápis na jehož základě došlo ke změně statutárního orgánu v zápisu rejstříku společenství a převodu rozhodovacích kompetencí na vlastníky bytových jednotek, které zastupuje zvolený devíti-členný výbor Organizace a kompetence Za organizační řízení SVJ odpovídají členové zvoleného výboru SVJ v čele se svým předsedou a dvěma místopředsedy výboru. Kontrolním mechanismem činnosti výboru SVJ je shromáždění vlastníků bytových jednotek, která se koná minimálně jedenkrát (zpravidla dvakrát) ročně a na které výbor SVJ předkládá spolu se správcem objektu zprávu o plnění své činnosti a plánované aktivity pro další období. O důležitých záměrech a změnách ve strategických postupech SVJ probíhá hlasování, dle platného hlasovacího řádu. Vůle majitelů bytových jednotek je přenášena za společenství prostřednictvím zvolených členů výboru statutárního orgánu SVJ, dle platného výpisu z rejstříku společenství vlastníků jednotek (oddíl S, vložka 6264). Obecně platí, že každý viladům (ze všech 9-ti viladomů) zastupuje jeden zvolený člen, který prosazuje zájmy a vůli těchto spoluvlastníků konkrétního viladomu. Tento člen musí být sám jedním z vlastníků jednotky ve shodném viladomu, který vůči ostatním i navenek zastupuje. Dosavadní správce objektu (společnost Zuckerstein,s.r.o.) byl vybrán developerskou společností (prozatimním zástupcem společenství), který vykonával komplexní služby ve svěřeném rozsahu na základě plné moci developerské firmy a smlouvy o správě areálu. Jelikož, výbor SVJ a firma Zuckerstein, s.r.o. neměli od samého počátku shodný pohled na způsob spolupráce došlo k dohodě a výpovědi smlouvy o správě areálu k Výbor SVJ má seriózní zájem najít a doporučit shromáždění VSJ ke schválení nového kvalitnějšího správce areálu s odpovědnějším a konstruktivnějším přístupem k potřebám společenství vlastníků. Strana

5 1.3 Doručení nabídky Potvrzení účasti by mělo být VSVJ doručeno minimálně v elektronické verzi em na adresu belohorky@seznam.cz. Zpráva musí být jednoznačně identifikovatelná klíčovými znaky správce objektu. Nabídky pak i písemně na adresu: Výbor Společenství vlastníků jednotek Kontaktní osoba: Ivana Šmídová, místopředsedkyně VSVJ Tel.: Fax: belohorky@seznam.cz, případně ismidova@orco.cz nebo Svatopluk Cafourek, předseda VSVJ s.cafourek@ .cz nebo Petr Aksamit, člen VSVJ aksamit@seznam.cz Po předchozí dohodě je možné osobně zhlédnout areál Bělohorské Zahrady a získat tak přehled o fungování a provozu objektu, vč. služeb poskytovaných ostatními dodavateli (např. non-stop bezpečnostní ostrahou D.I.Seven) a očekáváním SVJ od budoucího správce objektu. V případě nejasností nebo dotazů týkající se tohoto poptávkového řízení či požadavků na doplnění informací, oslovte výše uvedenou kontaktní osobu na uvedeném tel. čísle nebo e- mailové adrese. Všechny důležité informace či změny, které z těchto dotazů vyplynou budou sděleny všem účastníkům poptávkového řízení. 1.4 Důvěrnost dokumentu Obsah a informace poskytnuté v rámci tohoto poptávkového řízení jsou považovány za důvěrné. Obě strany se zavazují použít poskytnuté informace výhradně pro účely tohoto poptávkového řízení a neposkytovat je třetím stranám. Strana

6 2. Informace pro poskytovatele 2.1 Forma odpovědi Poskytovatel připraví nabídku ve dvou vyhotoveních a to v papírové a elektronické formě. Nabídka a všechny ostatní dokumenty a korespondence mezi SVJ a poskytovatelem v průběhu poptávkového řízení budou v českém jazyce. Vyhotovení nabídky musí být doručeny na adresu uvedenou v bodě Požadavky na strukturu nabídky Požadovaná struktura nabídky je následující: Kapitola 1. Úvod Kapitola 2. Komerční část Kapitola 3. Technická (věcná) část RFI požadavky Kapitola 4. Ceny Doporučujeme zachovat číslování kapitol nabídky podle požadavků. Nabídka musí obsahovat vypracování všech bodů požadavků, jinak nebude přijata k dalšímu zpracování a firma bude vyřazena z poptávkového řízení Úvod Kapitola musí být označena číslem 1. Poskytovatel v této kapitole sumarizuje nabídku a popřípadě uvede další informace, které by byly dle poskytovatele pro SVJ Bělohorské Zahrady důležité Komerční část Kapitola by měla být označena číslem 2. Poskytovatel v této kapitole uvede následující informace týkají se společnosti, její stability a závazků související s nabízenými službami: Obecné informace Název společnosti Adresa Předmět činnosti Doba působení na trhu Hlavní kontaktní osoba (Tato osoba bude působit jako koordinátor přípravy nabídky a pro Strana

7 jakákoliv upřesňující či dodatečná jednání) Jméno a příjmení Pozice/funkce Tel. Fax Kontaktní osoba managementu (Tato osoba bude zodpovědná za správnost nabídky a bude autorizovat sjednanou cenu) Jméno a Příjmení Pozice/funkce Tel: Fax Profil společnosti Uveďte následující klíčové finanční informace o vaší společnosti: (v tis. Kč) Obrat celkem za společnost Čistý zisk Uveďte počet zaměstnanců v ČR v roce 2005: Organizační struktura - Rámcové schéma organizační struktury Cíle společnosti - Popište filozofii společnosti ve vztahu poskytovatel a uživatel. Případně uveďte příklady jak jste tuto filozofii použili. - Popište krátkodobé a dlouhodobé cíle vaší společnosti, které se týkají poskytovaní služeb ostatním majitelům nemovitostí. (vč. bytovým družstvům, společenství vlastníků) Reference Uveďte tři reference na služby stejné nebo obdobné předmětu poptávkového/výběrového řízení Vlastník (majitel) nemovitosti Lokalita (adresa) Ref # 1 Ref # 2 Ref # 3 Strana

8 Kontaktní osoba Funkce (pozice) Telefon Spolupráce (od do) Objem ročních prodejů (Kč) Popis poskytovaných služeb/služby Přílohy Ověřená kopie aktuálního výpisu z obchodního rejstříku (pokud nebyla již předána) Doklad o zavedeném systému kvality (ISO, Czech Made, apod.) Technická (věcná) část Kapitola musí být označena číslem 3. Poskytovatel v této kapitole uvede popis a rozsah technické a ekonomické správy, kterou je schopen nabídnout v návaznosti na popis poptávaných oblastí v článku 3. Zadavatel předpokládá schopnost zahájení poskytování služeb správy objektu ze strany poskytovatele od Termíny Termín pro potvrzení účasti v poptávkovém řízení:...1/9/2006, 14:00 hod. Termín uzávěrky nabídek:.26/9/2006, 14:00 hod. Předběžný termín vyhlášení výsledků poptávkového řízení 4/10/2006 Na nabídky, které nebudou doručeny na výše uvedenou adresu a ve výše uvedeném termínu nebude brán zřetel. 2.4 Platnost nabídky Doručená nabídka bude pro účastníka VŘ závazná po dobu 90-ti dnů od termínu uzávěrky nabídek. 2.5 Možnost vyloučení z výběrového řízení Uchazeč může být vyloučen z výběrového řízení, pouze pokud poruší nebo nedodrží zadávací Strana

9 podmínky uvedené touto nabídkou nebo jakýmkoli nekalým postupem až do ukončení výběrového řízení tuto neveřejnou soutěž ovlivní. 2.6 Práva SVJ Bělohorské Zahrady Všechny informace jsou považovány za důvěrné. Obě strany se zavazují použít poskytnuté informace výhradně pro účely tohoto výběrového/poptávkového řízení a neposkytovat je třetím stranám. Nabídka a přiložené materiály budou považovány za majetek SVJ Bělohorské Zahrady a nebudou vráceny. SVJ Bělohorské Zahrady nenese žádné náklady spojené s přípravou nabídky, diskuse, odpovědí, prezentací nebo jednání vztažených k vyhodnocení nabídek. VSVJ Bělohorské Zahrady si vyhrazuje právo akceptovat všechny nebo jen část kterékoliv nabídky a vést další jednání s jedním nebo více uchazeči. VSVJ Bělohorské Zahrady si vyhrazuje právo ustoupit od této poptávky a odmítnout všechny přijaté nabídky kompletně nebo částečně kdykoliv před ukončením poptávkového řízení, bude li to v jeho zájmu. Toto výběrové řízení se neřídí zákonem č. 199/1994 Sb.o zadávání veřejných zakázek. 3. Předmět poptávky rámcový popis činnosti správce 3.1 Specifikace Účelem tohoto poptávkového řízení je výběr poskytovatele služeb aktivního správce objektu (dále též SOBZ), který bude dlouhodobě poskytovat komplexní služby související s vlastnictvím a provozem nemovitostí, tzv. technickou i ekonomickou správu objektu odpovědným přístupem k SVJ Bělohorské Zahrady. SVJ Bělohorské Zahrady očekává od budoucího SOBZ individuální/odpovědný přístup a nezávislost na dodavatelích SVJ Bělohorské Zahrady budou prostřednictvím voleného Strana

10 výboru i do budoucna schvalovat rozsah poptávaných služeb i konečný výběr dodavatelů. 3.2 Technická správa a údržba objektu Zajištění nepřetržitého provozu technologických zařízení dle platných předpisů Obsluha technologických zařízení profesionálně vyškolenými pracovníky s denní kontrolou v pracovních dnech Po Pá, v rozsahu 4 hodin. Jedná se zvláště o kontrolu provozu výtahů, vzduchotechnických zařízení, vjezdových bran a vrat, osvětlení schodišť a garáží, kontrola systémů a rozvodů slaboproudých instalací. Nepřetržitá pohotovostní služba v době nepřítomnosti obsluhy. Dojezd obsluhy nebo zajištění odstranění závady smluvní havarijní službou do 60 minut od nahlášení. Eventuální zásah havarijní čety bude fakturován zvlášť dle skutečnosti. Zajištění kontrol a oprav Periodické kontroly provozního a technického zařízení objektu a to sloužící pro všechny užitné plochy (byty, společné prostory, garáže). Funkce dozorce výtahu. Havarijní situace výtahů řešit se smluvním partnerem (počet 9). Údržba, drobné opravy a čištění technologického zařízení v souladu s platnými předpisy a návody na obsluhu zařízení (kromě výtahů a telefonních rozvodů). Odborná pomoc specialistů v oborech silnoproudých a slaboproudých rozvodů elektro při řešení problémů souvisejících s provozem objektu. Provozní údržba stavebních částí objektu Drobná údržba zámečnických a truhlářských prvků Údržba koncových prvků zdravotních instalací Údržba osvětlení Drobné pomocné práce při opravách a údržbě vybavení objektu (dveřní křídla, okna, ) Drobné malířské a lakýrnické práce Organizace revizí, servisu a OTP technických zařízení ( Přibližně tyto činnosti organizovat se smluvními partnery) Plynové rozvody revize (1x ročně) Elektroinstalace silnoproud, hromosvody (1x za 5 let) Elektroinstalace slaboproud, EZS, EPS, STA, CTVS (1x ročně revize, 2x Strana

11 ročně prohlídka) Požární klapky a odvětrání schodiště (2x ročně) Revize hasících přístrojů (1x ročně) Revize hydrantů (1x ročně) Servis výtahů Tříletá zkouška výtahů Servis automatických dveřních a vratových systémů Strana

12 3.3 Úklid prostor objektu (volitelně či sub-dodavatelsky) Tato činnost může být rovněž nabídnuta a následně poskytována budoucím správcem objektu, pokud bude výhodnější či srovnatelná s dodavatelským zajištěním jinou úklidovou firmou. Správce bude koordinovat a odpovídat za kontrolu provádění úklidových prací. Úklid vnitřních ploch (9 budov): Schodiště, chodby o Zametání a vytírání podlahových ploch saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Úklid tříděných odpadků (2x týdně) o Stírání prachu s okenních parapetů saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Odstraňování pavučin (dle potřeby) o Čištění stírání madel zábradlí saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Stírání prachu s hasících přístrojů saponátovým roztokem na vlhko (1x týdně) o Stírání povrchu topných těles na vlhko (1x týdně) o Lokální odstraňování ohmatků na dveřích v suterénních prostorách saponátovým roztokem (2x týdně) o Celoplošné otírání dveří v suterénních prostorách saponátovým roztokem (1x měsíčně) o Lokální odstraňování ohmatků na dveřích hlavního vstupu a zádveří saponátovým roztokem na vlhko, leštění prosklení, leštění klik a kování (1x týdně) o Úklid vstupní čistící zóny vysavačem (2x týdně) o Úklid vstupní čistící zóny jejím vyjmutím a vyklepáním (1x měsíčně) o Vyprazdňování odpadkového koše a popelníku před vstupem do objektu (dle potřeby) o Otírání a leštění odpadkového koše a popelníku před vstupem do objektu (2x týdně) o Stírání povrchu poštovních schránek na vlhko saponátovým roztokem (1x týdně) o Stírání ostatních omyvatelných částí objektu ve společných prostorách (dvířka hydrantových skříní, dvířka rozvodných skříní, dvířka ostatního techn vybavení, apod) na vlhko saponátovým roztokem (4x ročně) o Péče, údržba, zalévání interiérové zeleně umístěné v atriu objektu (dle potřeby) o Mytí oken ( 6x ročně) Strana

13 Výtahy (9x) o Vytírání podlahových ploch kabin saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Lokální odstraňování ohmatků na stěnách a dveřích kabiny, tlačítkovém tablu a ostatních plochách kabiny a na vnějších plochách výtahových dvěří, jejich zárubní a v okolí vnějších tlačítek (2x týdně) o Celoplošné otírání stěn, dveří a ostatních ploch kabiny, zárubní a vnějších ploch výtahových dveří (2x týdně) o Čištění dveřních drážek vymetáním a vysavačem (dle potřeby, minimálně 1x měsíčně) Místnost recepce ostrahy o Zametání a vytírání podlahových ploch saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Úklid tříděných odpadků (2x týdně) o Stírání prachu s povrchu parapetů, nábytku a ostatního vybavení a zařízení místnosti saponátovým roztokem na vlhko (2x týdně) o Lokální odstraňování nečistot s pultu a okénka recepce (dle potřeby, průběžně) o Úklid sociálního zázemí recepce (WC) (2x týdně) Úklid vnějších ploch: Zametání chodníků o Operativní (1x denně) o Celoplošné (1x týdně) Úklid odpadků z nádob patřících majiteli objektu (2x týdně) Úklid kolem popelnic (2x týdně) Přistavování popelnic k odvozu (2x týdně) Úklid sněhu a ošetření posypovým materiálem v zimních měsících (dle potřeby)(posypový materiál se účtuje samostatně) o Chodníky 1500m2 o Silniční komunikace 1062 m2 Údržba zeleně sekání trávy a její odvoz (ve smlouvě není takto specifikováno) 1125 m2, nezahrnuje zahradnické práce (dle potřeby) Mytí garážových stání (1 dům = 345,2 m2, devět domů) včetně mytí garážových vrat (1x za 2 měsíce) Strana

14 3.4 Administrativně ekonomická činnost Zastupování majitele objektu (SVJ) vůči třetím osobám při činnostech souvisejících s dodávkami energií, služeb a státní správou (původní formulace souvisejících se sjednáváním dodávek ) včetně zpracování podkladů pro o Správu všech dodavatelských smluv o Výpočet a předpis provozních nákladů o Ověření věcné správnosti dodavatelských faktur a vyúčtování záloh za energie proti skutečným nákladům spojených s provozem objektu o Příprava rozpočtu provozních záloh na příští období Vedení účetnictví o Evidence a účtování veškerých dokladů spojených s provozem objektu podle platných předpisů a zákonů (kvartální status report) o Vypracování záloh pro jednotlivé bytové jednotky o Vypracování ročního (pravidelného) vyúčtování pro jednotlivé bytové jednotky o Upomínky majitelům (dlužníkům) v případě pohledávky. Kvartální report výboru SVJ o pohledávkách za konkrétními byty. Organizovat se smluvním partnerem PO a BOZP pravidelné kontroly objektu osobou odborně způsobilou pro výkon dané činnosti a zajištění případných úprav a náprav v objektu Organizovat shromáždění SVJ (1 až 2 x ročně) 4. Cena Kapitola musí být označena číslem 4. Poskytovatel v této nabídce předloží cenovou nabídku (celkovou za kalendářní rok, měsíc) i na jednotlivé činnosti/úkony, např. dle níže uvedených tabulek Kontinuální (pravidelné) a úkonové (jednorázové) činnosti Popis četnost cena měsíc (Kč) Summary - základní ekonomická správa objektu cena. Kč. Summary - základní technická správa objektu cena. Kč. Ve formě tabulky uveďte ceny za jednotlivé služby. služba rozsah četnost/měsíc počet cena Strana