MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk

Transkript

1 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1 Zpracovatel: Pracovní skupina Tajemníka MÚ Správce vnitřního předpisu: Oddělení vnitřní správy Platnost: Novelizace: Derogace: 2/2003 Rozdělovník: - Všem odborům MÚ Za vyhlášení: Tajemník MÚ Za zákonnost: Tajemník MÚ Za evidenci: Tajemník MÚ Za kontrolu plnění: Tajemník MÚ Účinnost: Počet stran: 49

2 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 2 OBSAH Účel a předmět úpravy... 3 Vymezení pojmů... 3 Příjem, označování a evidence dokumentů... 4 Předání dokumentů... 7 Oběh a vyřizování dokumentů... 7 Podepisování dokumentů a užívání razítek... 8 Odesílání dokumentů... 9 Ukládání a ochrana dokumentů Skartační řízení Řízení, kontrola a odpovědnost Závěrečná ustanovení Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Spisové znaky spisového a skartačního plánu Příloha č. 2 Evidence o výpůjčkách spisů a dokumentů ze spisovny Příloha č. 3 Výpůjční lístek ze spisovny Příloha č. 4 Pověření Příloha č. 5 Skartační návrh Příloha č. 6 Seznam zkratek Příloha č. 7 Adresy elektronické pošty Příloha č. 8 Vzory podacích razítek

3 Tajemník Městského úřadu ve Štramberku (dále jen městský úřad ) v souladu se svou pravomocí podle 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) a na základě 60 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů vydává tento řád. Článek 1 Účel a předmět úpravy (1) Účelem spisového a skartačního řádu (dále jen řád ) je podrobně popsat výkon spisové služby, a to proces nakládání s dokumenty vzniklými v souvislosti s činností městského úřadu, a to jak v listinné tak elektronické podobě a vymezit práva a povinnosti na tomto procesu zúčastněných osob. (2) Tento řád upravuje příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů (skartační řízení) a současně kontrolu plnění těchto činností a vymezení odpovědnosti jednotlivých osob a odborů při nakládání s dokumenty. (3) Nedílnou součástí řádu je spisový a skartační plán závazný pro označování, ukládání a vyřazování (skartační řízení) dokumentů (Příloha č. 1). Všechny přílohy tohoto řádu jsou závazné. Tímto řádem nejsou dotčena práva a povinnosti stanovená ostatními vnitřními předpisy. (4) Tento řád je závazný pro zaměstnance města a jiné osoby, které jsou organizačně začleněny do městského úřadu (dále jen zaměstnanci ). Pro účely tohoto řádu se rozumí: a) zásilkou neotevřená obálka s dokumentem, Článek 2 Vymezení pojmů b) dokumentem písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam např. z ústního či telefonického podání došlý na městský úřad nebo vzniklý z jeho činnosti v listinné nebo elektronické podobě. c) zásilkou resp. dokumentem podle zvláštních předpisů zásilka resp. dokument obsahující 1) 2) utajované resp. zvláštní skutečnosti, d) zásilkou obsahující utajované skutečnosti, zásilka obsahující kromě adresy příjemce rovněž číslo podací a vyznačení některého ze stupňů utajení dle zvláštního zákona, 1) e) stupněm utajení označení zásilky textem Vyhrazeno nebo V, Důvěrné nebo D, Tajné nebo T a Přísně tajné nebo PT, f) zásilkou obsahující zvláštní skutečnosti zásilka dle zvláštního 2) zákona označená textem Zvláštní skutečnosti nebo ZS, g) spisovou službou soubor pravidel a opatření spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů (skartační řízení). Spisová služba je vedena pomocí softwaru elektronicky. h) pověřenou osobou pro krizové řízení krizový koordinátor na příslušném odboru případně další osoby oprávněné k nakládání s utajovanými nebo zvláštními skutečnostmi, 3

4 i) identifikací zpracovatele jedinečný symbol připojující se k podacímu číslu podle příslušného zpracovatele tvořený zkratkou příjmení zpracovatele nebo příjmení a jména zpracovatele. Identifikaci zpracovatele přiděluje tajemníkem pověřený zaměstnanec. j) podacím místem místo zřízené pro příjem zásilek a dokumentů, k) podatelnou centrální podací místo provádějící prvotní třídění podle typu zásilky a jejich otevírání. Dále provádí třídění dokumentů podle obsahu a jejich evidenci. Součástí podatelny je výpravna sloužící k odesílání zásilek. l) podacím místem na odboru decentralizované podací místo kompetentní převzít, označit a zaevidovat dokument na jednotlivých odborech, m) dodejkou písemné potvrzení prokazující dodání poštovní zásilky příjemci obsahující datum doručení a vlastnoruční podpis příjemce nebo datová zpráva doručená prostřednictvím informačního systému datových schránek, n) spisovnou centrální místo určené k ukládání a uchovávání uzavřených spisů do skartačního řízení, o) příruční registraturou místo určené k ukládání a uchovávání neuzavřených spisů popř. uzavřených spisů nezbytných pro práci na odboru, p) negarantovaným úložištěm místo určené k ukládání neuzavřených elektronických spisů, q) správcem spisovny zaměstnanec pověřený tajemníkem městského úřadu správou spisovny, r) číslem podacím pořadové číslo dokumentu v daném roce, s) číslem jednacím číslo spisu, doplněné identifikací odboru a číslem pořadovým dokumentu v daném roce doplněným o zkratku zpracovatele příloha č. 6 číslem spisu pořadové číslo spisu založeného na odboru. Každý odbor má vlastní číselnou řadu spisů. t) podacím deníkem kniha v elektronické podobě elektronická spisová služba VERA-Flexi, do které se zapisují přijaté dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. u) příjmem zásilek a dokumentů převzetí doručených zásilek a dokumentů tak, aby bylo zajištěno bezpečné a rychlé předání k vyřízení. Článek 3 Příjem, označování a evidence dokumentů (1) Zásilky nebo dokumenty určené městskému úřadu mohou být zaslány v listinné nebo elektronické podobě poštou (i elektronickou), kurýrem, informačním systémem datových schránek, faxem, telefonicky nebo osobně umožňuje-li to obecně závazný právní předpis a povaha dokumentu. (2) Podání učiněná ústně, která nelze ihned vyřídit, se poznamenají do záznamu o ústním podání a dále se s nimi nakládá jako s písemnými dokumenty (podáními). (3) U osobně doručeného dokumentu na žádost občana zaměstnanec podatelny resp. pověřený zaměstnanec v podacím místě na odboru pořídí kopii doručeného dokumentu nebo zkontroluje soulad originálu a kopie předložené občanem. Originál i kopii označí podacím razítkem a nad jeho otiskem textem osobně. Toto opatří svým příjmením. 4

5 (4) Zásilky nebo dokumenty v listinné podobě určené městskému úřadu přebírá a za příjem zodpovídá zaměstnanec podatelny resp. pověřený zaměstnanec v podacím místě na odboru resp. zaměstnanec, který přebírá zásilku nebo dokument přímo od občana či organizace či převezme nebo pořídí při různých služebních jednáních, poradách, služebních cestách. Takto převzatou zásilku nebo dokument je zaměstnanec povinen opatřit svým příjmením, nechat označit podacím razítkem a zaevidovat na podatelně. Dokumenty převzaté v elektronické podobě nebo doručené prostřednictvím elektronické pošty zaměstnanec zaeviduje v elektronické evidenci, kdy k číslu podacímu připojí dokument v elektronické podobě jako přílohu a na žádost podatele potvrdí příjem. V případě, že je dokument navíc elektronicky podepsán má zaměstnanec dále povinnosti podle odst. 26. (5) V případě doručení zásilky na technickém nosiči dat, je zaměstnanec oprávněn převzít zásilku jen řádně označenou, a to jménem, příjmením odesílatele a datem předání. Řádně označen musí být jak technický nosič dat tak jeho obal. (6) Doporučené nebo jinak evidované zásilky přebírá zaměstnanec podatelny od poštovního úřadu podle předávacího seznamu a na základě potvrzení převzetí. (7) Zásilky, které nepatří městskému úřadu zaměstnanec podatelny vrátí zpět poštovnímu úřadu. (8) V případě poškozené zásilky sepíše zaměstnanec podatelny s pověřeným zaměstnancem poštovního úřadu úřední záznam o převzetí poškozené zásilky. Poté zásilku otevře a zkontroluje obsah dle přiloženého soupisu obsahu. Není-li zásilka dle soupisu úplná, vrátí ji poštovnímu úřadu, který ji na své náklady vrátí zpět odesílateli. (9) Došlé nebo přidělené dokumenty, dokumenty vzniklé z vlastní iniciativy i dokumenty, které jsou postoupeny k vyřízení jinému odboru se evidují v podacím deníku. Zápisy jsou číslovány pořadově, každý rok začínají číslem 1. Podací deník je veden centrálně a automatizovaně v elektronické evidenci. (10) Zaměstnanec podatelny rozdělí zásilky na: a) zásilky, které se předávají adresátům neotevřené, b) zásilky, které se otevírají, c) noviny, časopisy, propagační materiály, knihy, Sbírky zákonů d) zásilky podle zvláštních předpisů (čl. 2 písm. c)), e) pozvánky, nabídkové letáky f) faktury, g) anonymy, h) zprávy určené k projednání v orgánech města, i) ch) zásilky adresované osobám s trvalým pobytem na adrese městského úřadu Dokumenty pod písmeny a), c), e), f), g), h) a i) se na podatelně neevidují. (11) Zaměstnanci, kterým jsou zásilky doručeny neotevřené, odpovídají za řádné doplnění údajů v elektronické evidenci. (12) Zásilky na dodejku potvrdí před otevřením zaměstnanec podatelny nebo podle druhu dodejky adresát. Následně se nakládá se zásilkou jako s obyčejnou. (13) Zaměstnanec podatelny ponechá obálku jako součást dokumentu vždy. O založení obálky do spisu rozhoduje zpracovatel. Je vhodné ponechat obálku jako součást dokumentu v těchto případech : 5

6 a) není-li na dokumentu uvedeno datum nebo nesouhlasí-li datum uvedené na dokumentu s datem v otisku poštovního razítka na obálce, b) není-li dokument podepsán, a to i v případě, že je v dokumentu uvedeno jméno, příjmení a adresa odesílatele, c) nesouhlasí-li jméno odesílatele uvedené v dokumentu s odesílatelem uvedeným na obálce d) u dokumentu zasílaného na dodejku e) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce f) obsahuje-li dokument stížnost nebo petici g) je-li jméno, příjmení a adresa odesílatele uvedena pouze na obálce. V případě, že zpracovatel rozhodne o tom, že obálku nezařadí do spisu společně s dokumentem, je povinen jí trvale znehodnotit (skartovat). (14) Zaměstnanec podatelny opatří všechny dokumenty podacím razítkem s datem příjmu, číslem podacím a číslem rekomanda u doporučených zásilek. Vyznačí počet listů průvodního dokumentu, počet svazků příloh a počet listů příloh dokumentu. Podací razítko se zpravidla umístí v pravém horním rohu dokumentu. Datová zpráva doručená prostřednictvím informačního systému datových schránek je opatřena identifikačními údaji (časovým razítkem, identifikátorem a číslem podacím) automaticky. (15) Je-li zřejmé, že zásilka obsahuje více dokumentů, je nutné zaevidovat každý dokument zvlášť. (16) Podatelna vede evidenci dokumentů v elektronické evidenci s uvedením identifikátoru čísla podacího, u doporučeného dokumentu čísla doporučené zásilky, data příjmu, popisu věci, počtu příloh obsažených v zásilce, čísla jednacího a adresy odesílatele a názvu odboru, kterému je dokument přidělen. (17) Neotevřené se předávají zásilky podle zvláštních předpisů (čl.2 písm. c)), zásilky s označením "veřejná zakázka", výběrové řízení, k rukám a do vlastních rukou i když je na prvním místě uvedeno označení městského úřadu a soukromé zásilky. Za soukromé se považují zásilky, na nichž je jméno zaměstnance uvedené před označením úřadu. Neotevřené zásilky zaměstnanec podatelny opatří podacím razítkem. Ostatní zásilky se otevírají a zásilky označené veřejná zakázka nebo výběrové řízení se zaevidují v elektronické evidenci. (18) Zásilky nebo dokumenty doručené během dne zaměstnanec podatelny neprodleně zaeviduje. (19) Pozvánky eviduje podací místo na odboru podle důležitosti dle svého uvážení. (20) Centrální evidenci účetních dokladů provádí příslušný odbor odděleně od evidence dle tohoto řádu. Náležitosti této zvláštní evidence upravuje vnitřní předpis. (21) Anonymy se předávají tajemníkovi městského úřadu, který rozhodne zda bude anonymní podání zaevidováno a předáno k vyřízení nebo na něj nebude brán zřetel. (22) Je-li zásilka adresována osobám s trvalým pobytem na adrese městského úřadu, zaměstnanec podatelny vytřídí výzvy o uložení doporučené zásilky. Nevyzvednuté obyčejné zásilky vrací zpět poštovnímu úřadu po 30 dnech od převzetí zásilky na podatelnu. Nevyzvednuté výzvy o doporučených zásilkách uchovává po dobu vyznačené lhůty a poté je trvale znehodnotí. (23) Žádosti o vydání cestovního dokladu, občanského průkazu a s tím související dokumenty, žádosti o vydání řidičského průkazu a potvrzení pracovní neschopnosti zaměstnance se neevidují v elektronické evidenci. 6

7 (24) Petice, stížnosti a žádosti o poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb. V platném znění o svobodném přístupu k informacím se po zaevidování předávají vždy na sekretariát starosty, kde se zapíší ještě do zvláštního seznamu stížností, petic a žádostí o informaci a předají se dle obsahu žádosti věcně příslušnému odboru. (25) Při příjmu dokumentu zaslaného prostřednictvím faxu vyzve obsluha ihned telefonicky adresáta k převzetí. Takto přijatý dokument je adresát povinen zaevidovat obdobně podle odst. 3. (26) Zaměstnanec podatelny zajišťuje příjem elektronicky podepsaných dokumentů (elektronická podatelna) a provádí kontrolu, zda přijaté podání v elektronické podobě je čitelné, zda je podepsala osoba uvedená na kvalifikovaném certifikátu, zda je certifikát platný a potvrdí odesílateli příjem. Doručení datové zprávy se potvrzuje odesílateli zasláním datové zprávy, pokud je z přijaté datové zprávy možné zjistit elektronickou adresu odesílatele. Součástí zprávy o potvrzení doručení je: - uznávaný elektronický podpis oprávněného zaměstnance městského úřadu - datum a čas, kdy byla datová zprávy doručena - číslo jednací, pod kterým byla zpráva zaevidována v podacím deníku. Tento odstavec se použije obdobně i pro ostatní zaměstnance disponující uznávaným elektronickým podpisem. (27) Zaměstnanec podatelny zajišťuje rovněž příjem datových zpráv doručených prostřednictvím informačního systému datových schránek. (28) Evidenci zásilek podle zvláštních předpisů (čl.2, písm. c)) vede podatelna ve zvláštní knize tomu určené. V elektronické evidenci je zásilka vedena jako neotevřená. Článek 4 Předání dokumentů (1) Podatelna předává dokumenty vedoucímu odboru, případně dalšímu tajemníkem pověřenému zaměstnanci, který zkontroluje zda dokumenty přísluší odboru. Nepříslušné dokumenty vrátí neprodleně podatelně. (2) Převzetí zásilek podle zvláštních předpisů (čl. 2 písm. c)) potvrdí pověřená osoba pro krizové řízení podpisem, datem a razítkem. (3) Pověřený zaměstnanec odboru dokumenty v elektronické evidenci neprodleně rozdělí a přidělí jednotlivým zpracovatelům, přičemž do otisku podacího razítka vyznačí identifikaci zpracovatele. V případě převzetí dokumentů v elektronické evidenci a následném zjištění, že dokument odboru nepatří, předá jej zpět na podatelnu. Článek 5 Oběh a vyřizování dokumentů (1) Dokumenty se předávají k vyřízení příslušným zpracovatelům. (2) Zpracovatel v elektronické evidenci o přiděleném dokumentu doplní číslo spisu a spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu dokumentu. 7

8 (3) Zpracovatel je povinen opravit popis dokumentu v elektronické evidenci tak, aby odpovídal skutečnosti. Každý zpracovatel odpovídá za správnost vyplnění těchto údajů o dokumentech, které mu byly vedoucím přiděleny. Za úplnost vyplňování údajů o dokumentech na odboru odpovídá vedoucí odboru. (4) V případě dokumentů skupiny A, zpracovatel vyznačí do podacího razítka spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu v souladu se spisovým a skartačním plánem. Pokud jej sám nezakládá do příslušného spisu, vyznačí na dokumentu po jeho vyřízení pokyn k založení, který opatří datem a podpisem. Bere-li zpracovatel přidělený dokument pouze na vědomí, vyznačí pod podacím razítkem poznámku bere na vědomí společně s pokynem k založení podle věty druhé. Pro dokumenty skupiny A doručené v elektronické podobě platí tento odstavec přiměřeně. (5) Přidělený dokument je nutno projednat tak, aby záležitost byla vyřízena v době co nejkratší a v souladu s příslušnými právními předpisy. (6) Odpovědi na došlou písemnost se evidují, vyřizují a odesílají pod tímtéž číslem jednacím, pod kterým byla písemnost evidována při doručení. Pokud doručený dokument obsahuje i číslo jednací původního doručeného dokumentu (korespondenční značka tzv. Vaše-naše značka ), uvede se i tato značka. (7) Veškeré dokumenty týkající se téže věci tvoří spis. Formát Naše značka je: "zkratka úseku/číslo jednací/rok/iniciály pracovníka. Formát Spisová značka je: zkratka úseku/iniciály pracovníka/pořadové číslo šanonu/pořadové číslo složky (8) Dokumenty lze vyřizovat elektronicky (prostou datovou zprávou, datovou zprávou podepsanou elektronickým podpisem nebo datovou zprávou doručovanou prostřednictvím informačního systému datových schránek) nebo v listinné podobě čistopisem (stejnopisem 2 originály dokumentu), průpisem (jeden originál a jedna kopie dokumentu), záznamem na doručený dokument a nebo předáním na jiný odbor. (9) Veškeré průvodní pomocné písemné materiály, které se nezařazují do spisu, je zpracovatel povinen trvale znehodnotit (skartovat). (10) Zpracovatel zpravidla zakládá vyřízené dokumenty včetně odpovědí na tyto dokumenty do příslušných spisů osobně. (11) Vyřízení dokumentů je nutno zaznamenat v elektronické evidenci dokumentů. Vyřídí-li zpracovatel dokument jinak než v listinné formě, učiní o tom na dokumentu záznam. Zpracovatel v elektronické evidenci vyznačí typ, formát, počet příloh, počet listů příloh, adresu adresáta (v případě, že se liší od odesílatele), datum převzetí vrácených doručenek, způsob vyřízení a datum odeslání příslušnému vedoucímu. Dále je povinen zkontrolovat veškeré již zapsané údaje o dokumentu, případně je před odesláním opravit. Článek 6 Podepisování dokumentů a užívání razítek (1) Každý vyřízený dokument musí být datován a podepsán. Datem se rozumí datum podpisu dokumentu. Podepsáním se schvaluje obsah a stvrzuje věcná i formální správnost vyřízení. Odpovědnost za škodu nese ten, kdo dokument podepsal. 8

9 (2) Dokument se podepisuje podle pravidel daných platným vnitřním předpisem. Článek 7 Odesílání dokumentů (1) Městský úřad odesílá dokumenty vzniklé z jeho (vlastní) činnosti elektronicky prostřednictvím informačního systému datových schránek: a) nevylučuje-li to obecně závazný právní předpis, b) umožňuje-li to povaha dokumentu (netýká se případů, kdy se předává průkaz nebo originál dokumentu, osobní korespondence, smluv, interních dokumentů městského úřadu), c) má-li adresát datovou schránku zřízenu a zpřístupněnu a d) nedoručuje-li se jiným způsobem (veřejnou vyhláškou nebo na místě). V ostatních případech odesílá městský úřad dokumenty elektronicky prostřednictvím elektronické pošty nebo faxu nebo v listinné podobě prostřednictvím pošty. (2) Zaměstnanci zaznamenají v elektronické evidenci dokumentů u vyřízených dokumentů k odeslání datum odeslání na podatelnu a dokumenty předají na podatelnu. Na obálce odesílané zásilky (doporučené) musí být zřejmá identifikace odboru, který zásilku odesílá. (3) Dokumenty v listinné podobě připravené k odeslání přebírá podatelna v pondělí-čtvrtek do 13 hodin a v pátek do 10 hodin a zajistí jejich odeslání. Dokumenty odesílané elektronicky zajišťuje podatelna průběžně celý den. (4) Balíkové zásilky přebírá podatelna řádně zabalené a po dohodě se zaměstnancem podatelny i s řádně vyplněným dokladem k zásilce. (5) Zaměstnanec podatelny zkontroluje, zda zásilky evidované k odeslání souhlasí v elektronické evidenci se skutečným množstvím. Zásilky doručované poštovním úřadem ofrankuje a předá poštovnímu úřadu ještě týž den, což potvrdí v elektronické evidenci dokumentů následující den. (6) U odesílaných doporučených zásilek předávaných poštovnímu úřadu se zpracovává poštovní předávací arch, kde přebírající pošta potvrdí příjem zásilek a vyznačí jejich podací číslo zásilky. (7) Doručování dokumentů mezi jednotlivými odbory městského úřadu se provádí přes podatelnu. (8) Odesílání dokumentů prostřednictvím faxů, elektronické pošty či informačního systému datových schránek musí být zaznamenáno v elektronické evidenci dokumentů. (9) Dokumenty v elektronické podobě, které nejsou opatřeny elektronickým podpisem, je možno odeslat z kteréhokoliv pracoviště. Za jejich evidenci zodpovídá zpracovatel dokumentu. (10) Odesílání dokumentů v elektronické podobě opatřených elektronickým podpisem provádí pověřený zaměstnanec s kvalifikovaným certifikátem. Ten také odpovídá za to, že obsah jim elektronicky podepsaného a odeslaného dokumentu souhlasí s originálem vytvořeným zpracovatelem. (11) Odesílání dokumentů v elektronické podobě prostřednictvím datové schránky zajišťuje podatelna. Zpracovatel při přípravě takového dokumentu posuzuje, zda jej lze z hlediska obecně závazných právních předpisů odeslat prostřednictvím informačního systému datových schránek a zda 9

10 datovou schránku adresát má zřízenu a zpřístupněnu. Pokud ano a nedoručuje se jiným způsobem (veřejnou vyhláškou nebo na místě), má zpracovatel povinnost dokument odeslat prostřednictvím informačního systému datových schránek, i když adresát požádá o jiný způsob doručení, a to ve formátu podporovaném datovými schránkami. Dokument se opatřuje elektronickým podpisem jen, vyžaduje-li to obecně závazný právní předpis. (12) Doručování dokumentů může probíhat i prostřednictvím Městské policie Štramberk. Takové dokumenty zasílá zpracovatel s průvodním dopisem pod vlastním číslem jednacím interně na podací místo na služebně. Strážník Městské policie Štramberk učiní pokus o doručení dokumentu adresátovi osobně a o výsledku pokusu vyrozumí zpracovatele dopisem opět pod vlastním číslem jednacím interně, ke kterému přiloží buď nedoručený dokument nebo potvrzení o doručení (vyplněnou doručenku). (13) Způsob doručení dokumentu určuje zpracovatel, není-li obecně závazným právním předpisem stanoveno jinak. 3) Vrácená dodejka se připojí ke stejnopisu dokumentu, jejíž originál byl doručen adresátovi. V případě, že se dodejka nevrátí, lze o její nové vystavení požádat podatelnu do jednoho roku od data odeslání zásilky. Ostatní zásilky jsou podle závažnosti odesílány obyčejnou poštou nebo doporučeně. Je-li záležitost vyřízena telefonicky nebo osobním jednáním, učiní o tom zpracovatel záznam a způsob vyřízení vyznačí v elektronické evidenci. Tento odstavec se použije přiměřeně i pro elektronické dodejky. Článek 8 Ukládání a ochrana dokumentů (1) Vyřízené dokumenty jsou uloženy v příručních registraturách zpracovatelů. Systém uložení je dán spisovým a skartačním plánem. Za příruční registraturu odpovídají zpracovatelé. Dokumenty v elektronické podobě jsou uloženy v negarantovaném úložišti. (2) V případě, že je zaměstnanec ve své funkci nahrazen dočasně či trvale jiným zaměstnancem (např. odchod na mateřskou nebo do důchodu), je povinen všechny své neuzavřené spisy předat fyzicky svému nástupci nebo není-li to možné vedoucímu odboru, na kterého přechází veškerá práva a povinnosti podle spisového a skartačního řádu. (3) V případě předávání neuzavřeného spisu z odboru na odbor, se spis předává protokolárně fyzicky i v elektronické evidenci. (4) Po uzavření spisů je zpracovatelé zpravidla předávají k dalšímu uložení do spisovny. (5) Za správu spisovny zodpovídá správce spisovny. (6) Před předáním do spisovny musí být spisy uzavřené, uložené v archivních krabicích a musí tvořit ukládací jednotku, kde jsou soustředěny spisy věcně k sobě příslušné (podle spisových znaků), zbaveny duplicit a řádně označeny: a. názvem organizace b. názvem odboru c. pořadovým číslem d. spisovým a skartačním znakem e. skartační lhůtou 3 ) zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 10

11 f. číslem a názvem spisu g. časovým rozsahem. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech dokumentů, které jsou jeho součástí (obsah spisu, soupis spisu, seznam písemností spisu, spisový přehled, sběrný arch). (7) K takto upraveným spisům přiloží předávající předávací protokol. Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny převzaty žádné spisy. Potvrzené kopie o převzetí zůstávají zpracovatelům, originál si ponechá správce spisovny. (8) Případné nesrovnalosti mezi předávacím protokolem a skutečným obsahem ukládací jednotky, zjištěné při předávání do spisovny, musí zpracovatel neprodleně odstranit. V opačném případě nebudou spisy do spisovny přijaty k uložení. (9) Ve spisovně jsou spisy uloženy do skartačního řízení. Správné uložení, označení a zabezpečení spisů proti poškození a ztrátám zajišťuje správce spisovny. (10) O uložení spisů musí být veden, viditelně vyvěšen a pravidelně aktualizován přehled uložení tzv. lokační přehled. V lokačním přehledu je uvedeno: a) budova - název objektu b) místnost označení místnosti c) regál číslo regálu v rámci místnosti d) police číslo police v rámci paprsku (11) O evidenci výpůjček se vede přehled (Příloha č.2). O výpůjčce musí být vedeny následující údaje: a) číslo výpůjčky, b) komu půjčeno, c) co půjčeno, d) kdy vrátit, e) kdy vráceno, f) kdy urgováno, g) povolení výpůjčky mezi odbory (12) Pro každou výpůjčku se musí vypsat výpůjční lístek (Příloha č. 3), který se vkládá do úložné jednotky, odkud byly dokumenty či spis vypůjčeny. Dokument nebo spis je možno vypůjčit maximálně na dobu jednoho roku. Dokument nebo spis lze vypůjčit pouze v rámci odboru. V případě výpůjčky z odboru na odbor je nutný souhlas vedoucího vypůjčujícího odboru. Vypůjčení dokumentu nebo spisu domů je možné pouze s předchozím souhlasem tajemníka městského úřadu, musí být sepsán seznam všech vypůjčených dokumentů včetně jejich stran. (13) V případě ztráty vypůjčeného dokumentu nebo spisu musí správce spisovny sepsat s vypůjčitelem úřední záznam o ztrátě, kde se uvede příčina ztráty, míra zavinění vypůjčitele, následky ztráty, určí se způsob nahrazení nebo jiná potřebná opatření. Úřední záznam podepisuje správce spisovny a vypůjčitel. Tajemník městského úřadu musí být s úředním záznamem seznámen a seznámení potvrdí svým podpisem. Originál protokolu se zakládá u tajemníka MÚ. Kopie protokolu je vložena do nebo místo ukládací jednotky, kam ztracený dokument nebo spis patřil. Do podacího deníku v elektronické evidenci se k údaji o způsobu vyřazení dokumentu zapíše ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešení. Ztráta dokumentu nebo spisu může být hodnocena jako porušení pracovní kázně. 11

12 Článek 9 Skartační řízení (1) Spisy jsou ve spisovně uloženy po dobu stanovenou skartačními lhůtami. Skartační lhůty pro jednotlivé spisy jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu (příloha č.1). Skartační lhůta začíná běžet od l. ledna následujícího roku po uzavření spisu. (2) Skartační řízení provádí skartační komise pravidelně, vždy k 1.3. běžného roku, podle pokynů státního okresního archivu a jeho předmětem jsou všechny spisy, u kterých uplynuly skartační lhůty. (3) Řádný průběh skartačního řízení zajišťuje městský úřad za odborného dohledu státního okresního archivu. (4) Skartační komise je sestavována usnesením Rady města Štramberk k přípravě skartačních návrhů a provádění skartačního řízení. Skartační komise má alespoň tři členy. Počet členů musí být vždy lichý. (5) Spisy k vyřazení ze spisovny připraví skartační komise a rozdělí je podle označení spisů skartačními znaky a podle skartačního plánu do skupin A (archivace) a S (stoupa). Ve spisech skupiny V (výběr) provede výběr spolu s příslušným vedoucím odboru, z kterého spisy pocházejí, a roztřídí je do skupin A a S. Poté zpracuje jejich samostatné seznamy. Tyto zašle elektronicky příslušnému archivu, který jejich obsah předběžně schválí popřípadě navrhne změny. Po předběžném odsouhlasení zašle skartační komise archivu seznamy písemně. (6) Správce spisovny spisy uspořádá do přehledných jednotek. (7) Skartačním návrhem (Příloha č. 5) požádá městský úřad státní okresní archiv o odborné posouzení spisů. Přílohou skartačního návrhu jsou seznamy spisů podle odst. 5, platný spisový a skartační plán a platný seznam zkratek užívaných v elektronické evidenci. V seznamu spisů musí být spisy uspořádány podle spisového a skartačního plánu nebo podle organizačního členění městského úřadu a rozděleny podle skartačních znaků. V seznamu se u každé položky uvádí: a) pořadové číslo, b) spisový znak, c) obsah spisů, d) časový rozsah, e) skartační znak a lhůta, f) množství spisů (v přehledných jednotkách označených pořadovými čísly) (8) Skartační návrh podepíší členové skartační komise a předloží jej k podpisu tajemníkovi městského úřadu. Skartační návrh se zasílá státnímu okresnímu archivu ve dvojím vyhotovení. (9) Při odborném posouzení spisů státní okresní archiv udělí písemný souhlas se zničením spisů, které nemají trvalou dokumentární hodnotu a dohodne s městským úřadem lhůtu pro předání určených spisů do archivní péče. Náklady na předání spisů do státního okresního archivu hradí město. O skartačním řízení se sepisuje protokol. (10) Spisy určené ke zničení musí být po podepsání protokolu zničeny (rozdrceny) vlastním zařízením nebo předány ke zničení příslušné organizaci. Při převozu i při znehodnocení spisů je dohled zajištěn pověřenou osobou. (11) Evidenční pomůcky (podací deník, kniha faktur, kniha pohonných hmot, výkazy apod.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. Evidenční 12

13 pomůcky se v elektronické evidenci vedou jako tzv. dokumentace spisu pod číslem tohoto spisu s uvedením názvu popř. podrobnějšího obsahu předávané evidenční pomůcky. Dále se postupuje obdobně podle čl. 8 a 9. (12) Dokumentace vzniklá v souvislosti se skartačním řízením (skartační návrh, seznamy spisů, protokoly o skartačním řízení atp.) eviduje a archivuje v souladu se spisovým a skartačním řádem správce spisovny. Článek 10 Řízení, kontrola a odpovědnost (1) Za řádné a včasné vyřizování dokumentů a za spisovou manipulaci na jednotlivých odborech městského úřadu odpovídají příslušní vedoucí. (2) Vedoucí jednotlivých odborů a organizačních složek kontrolují nejméně jednou za měsíc vyřizování dokumentů, projednávají se zpracovateli dokumentů zjištěné závady a určují způsob a termíny jejich odstranění. (3) Spisovou manipulaci na podatelně, spisovně a metodiku v oblasti spisové služby zajišťuje tajemníkem pověřený odbor. Článek 11 Závěrečná ustanovení (1) Spisový a skartační řád spolu s připojeným spisovým a skartačním plánem se vztahuje i na dokumenty týkající se samostatné působnosti města. (2) Pokud se v tomto řádu hovoří o čísle spisu, rozumí se tím spisová značka s výjimkou spisů zakládaných pro přestupkovou agendu. V přestupkové agendě má každý spis číslo spisu i spisovou značku, které jsou navzájem odlišné. (3) Ukládání, vyřazování a skartace dokumentů podle zvláštních předpisů se řídí těmito zvláštními předpisy. (4) Zrušuje se dosud platný spisový a skartační řád ze dne (5) Tento řád nabývá účinnosti dne Ing. Josef Babulík Tajemník MÚ 13

14 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 14 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Obsahuje hlavní znaky a podznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy písemností v členění podle hesel činnosti. U každého znaku a podznaku jsou vedeny skartační znaky (A,S,V) a skartační lhůty (stanovící počet let, po jejichž uplynutí se skartační úkon provádí). V úvodní části spisového a skartačního plánu jsou uvedeny znaky činností, které zajišťují všechny nebo několik útvarů úřadu, organizace či zařízení, v dalších částech jsou uvedeny znaky použitelné v jednotlivých oborech činností. 14

15 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 15 I. Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do Znaky všeobecné Organizace činnosti Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu Personální práce Finance Životní prostředí Živnostenské podnikání 253 Správa majetku obce Doprava a silniční hospodářství Obchod a cestovní ruch Územní plánování a stavební řád Kultura Záležitosti církví a náboženských společností Školství a sport Zdravotnictví Sociální péče Požární ochrana Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku

16 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 16 II. Spisové znaky spisového a skartačního plánu Spisový znak Heslo Skartační znak/lhůta (podznak) ZNAKY VŠEOBECNÉ 51 Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: 51.1 Dokumenty starosty (primátora) V/ Dokumenty místostarosty (náměstků) V/ Dokumenty tajemníka V/ Dokumenty vedoucích odborů V/ Korespondence meziodborová, vnitřní S/ Korespondence ostatní S/1 52 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: 52.1 Součinnost se správními úřady V/ Součinnost s jinými subjekty V/ Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. V/ Mikroregiony, přeshraniční spolupráce V/5 53 Organizace členění a působnost úřadu: 53.1 Systemizace úřadu A/ Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy A/5 54 Řízení, kontrola a metodická činnost: 54.1 u obecního úřadu A/ u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce A ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu V/ Metodické materiály: vlastní A/ ostatní S/5 55 Rehabilitace A/10 56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 56.1 všeobecně V/5 1) 56.2 hospodářské V/5 1 ) 56.3 nájemní S/5 1) 16

17 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: majetkoprávní A/5 1 ) 56.5 kolektivní A/5 1 ) 56.6 ostatní V/5 1) 57 Statistika, výkaznictví 57.1 Časové řady ukazatelů V/5 1) 57.2 Roční výkazy, výroční zprávy A/ Výkazy s kratší než roční periodicitou S/ Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů V/5 2) 57.5 Jednorázové soupisy V/5 2) 57.6 Podkladový materiál k výkazům S/5 2) 58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu A/5 1) 58.3 Programová dokumentace S/5 4) 58.4 Provozní dokumentace, licence S/5 4) 59 Petiční právo V/10 60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V/ Hodnocení, rozbory, evidence A/5 61 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva: Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/ Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.) V/ Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.) V/ Hospodaření s materiálem civilní ochrany S/ Zařízení civilní ochrany V/ Organizace školení fyzických a právnických osob S/ Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva A/ Integrovaný záchranný systém: Organizace Integrovaného záchranného systému V/ Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) S/ Koordinace záchranných a likvidačních prací V/ Financování, náhrady S/ Zahraniční pomoc A/ Krizové řízení: 17

18 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) A/ Zvláštní skutečnosti V/ Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) S/ Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.) A/ Financování, náhrady S/ Humanitární pomoc V/ Hospodářská opatření pro krizové stavy Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy V/ Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy V/ Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy V/5 62 Zahraniční styky a cesty V/5 63 Referendum, místní referendum 63.1 Vyhlášení, průběh a výsledek referenda A/ Ostatní dokumentace referenda V/ Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda S 4) 63.4 Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování A/ Ostatní dokumentace V/ Použité hlasovací lístky a úřední obálky S 5) 65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce A/ Místní agenda 21 A/10 66 Pokuty (ukládání, hrazení) S/5 67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení A/ Evidence přestupků V/ Konkrétní případy V/ Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob V/ Správní delikty podle zákona o obcích V/5 68 Ochrana státního a služebního tajemství V/5 69 Fotografování, filmování (povolení aj.) S/5 70 Spisová služba 18

19 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Skartační řízení A/ Podací deník (jednací protokol) A/ Doručovací knížka S/ Rejstříky k podacím deníkům A/5 6) 70.5 Jiná pomocná evidence V/5 6) 73 Privatizace A/10 74 Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství A/5 75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů S/5 76 Propagační činnost 76.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) A/ Monitoring tisku, výstřižková služba V/ Jiné formy prezentace obce V/5 77 Volby 77.1 Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci A/10 7) 77.2 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci A/ Organizačně technické zabezpečení voleb S/ Ostatní volební dokumentace V/ Seznamy voličů S/5 7) 77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky S 8) 78 Volby přísedících u soudu A/5 79 Konference, porady, konzultace V/5 82 Reklama: 82.1 Vlastní V/5 1) 82.2 Cizí S/5 1) 83 Obecně prospěšné práce V/5 84 Poskytování informací, styk s veřejností 84.1 Poskytování informací ze zákona S/ Vyhodnocení A/5 19

20 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Poskytování informací S/5 87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí S/ Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora V/ Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím V/5 89 Právní předpisy 89.3 Návrhy zákonů V/ Stanoviska k návrhům právních předpisů V/5 91 Veřejné zakázky, výběrové řízení 91.1 Veřejné zakázky V/5 1) 91.2 Výběrové řízení V/5 93 Předběžná ochrana orgánem státní správy V/5 95 Ukládání sankcí V/5 96 Vymáhání pohledávek S/15 97 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů S/5 99 Nadace, nadační fondy A/5 ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva V/ rady V/ výborů a komisí V/ Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladů: zastupitelstva A/ rady A/ výborů a komisí A/ Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A/5 102 Zvláštní orgány obce 20

21 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Činnost zvláštních orgánů obce V/ Bezpečnostní rada obce V/ Krizový štáb obce V/5 104 Vyhlášky a nařízení obce Obecně závazné vyhlášky obce A/5 1) Nařízení obce V/5 1) 105 Zastupování obce a obecního úřadu Řízení podle správního řádu soudního A/ Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) A/ Právní zastupování ve finančních záležitostech V/ Právní zastupování v trestních věcech A/ Dobrovolné svazky obcí A/5 1) Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj A/ Evropská unie Region soudržnosti A/ Národní rozvojový plán V/ Operační programy V/ Regionální rada A/10 AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU 111 Plány kontrolní činnosti a interního auditu: krátkodobé S/ dlouhodobé A/ Kontrolní řád A/5 112 Kontroly Kontroly vlastní V/ Kontroly ve spolupráci s jinými orgány V/ Zprávy z kontrol provedených jinými orgány V/ Rozbory a vyhodnocení A/ Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem V/ Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce V/ Podklady S/10 21

22 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Interní audit Zpráva o interním auditu A/ Podklady S/ Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva A/ rady A/ výborů a komisí A/5 PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: Kvalifikace a vzdělávání V/ Hmotné zabezpečení S/ Ověřování odborné způsobilosti S/5 118 Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků S/ Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) S/ Snížení pracovního úvazku S/ Evidenční listy S/ Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti S/ Náhrada škody S/ Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S/ Zdravotní pojištění S/ Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod. S/ Postihy podle zákoníku práce S/ Výběrová řízení na obsazení pracovních míst S/ Žádosti o zaměstnání S/5 119 Záležitosti pracovně právní Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu S/ Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce S/ Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) A/5 120 Záležitosti členů obce, výborů a komisí S/ Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva S/ Záležitosti důchodového zabezpečení S/ Odměny včetně odvodů z odměn S/ Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) S/ Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů S/5 10) 22

23 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Mzdy, půjčky zaměstnancům Platový řád V/5 1) Katalog funkcí a mzdových tarifů S/5 1) Odměňování S/ Náhrady za dovolenou S/ Věcná plnění S/ Mzdové listy S/ Daň z příjmu S/ Sociální pojištění S/ Výplatní lístky S/ Půjčky zaměstnancům S/5 122 Péče o pracovníky Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: smrtelné a těžké A/ ostatní S/ Pracovní podmínky žen S/ Pracovní podmínky mladistvých S/ Osoby se změněnou pracovní schopností S/ Závodní stravování S/ Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy S/5 FINANCE 176 Rozpočty Rozpočtový výhled A/ Roční rozpočty, rozpočtová opatření A/ Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/ Ostatní dokumenty finančního hospodaření S/ Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací Finanční plány a rozpočty A/ Rozbory hospodaření roční A/ kratší S/ Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací V/5 178 Daně, dávky, poplatky Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí S/ Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) S/ Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků V/ Místní daně a poplatky S/10 23

24 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Katastr domovní daně V/ Daň z přidané hodnoty S/ Konfiskace, propadnutí majetku Konfiskační záležitosti A/ Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 71/1959 Sb.) A/ Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 Sb.) A/ Účetnictví: Účetní výkazy: Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit A/ Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky S/ Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady S/ Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících) S/ Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S/5 9) Ostatní účetní dokumenty S/ Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků S/10 1) Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí S/ Cenné papíry V/10 1) Výherní hrací automaty S/5 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond Vynětí zemědělské půdy: Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Ochrana využití zemědělského půdního fondu V/ Změny kultur a využití půdního fondu V/ Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/ Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku S/ Návrhy dobývacích prostorů A/ návrhy tras nadzemních a podzemních vedení V/5 202 Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) V/5 203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství: Evidence soukromě hospodařícího rolníka fyzické osoby V/ Evidence zemědělského podnikatele fyzické osoby, právnické 24

25 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 25 osoby, zahraniční osoby V/ Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům S/ Vinařství V/ Zrušení chmelnic S/ Veterinární opatření V/ Plemenitba S/ Včelařství V/ Chov a ochrana zvířat V/ Omezování populace zvířat V/ Zahrádkářství S/5 204 Zemědělské práce (zajištění) S/ Ekologické zemědělství S/5 205 Zemědělské organizace a podniky V/5 206 Myslivost Uznání honiteb A/ Nájemní smlouvy V/ Myslivecké plánování a statistika V/ Oblasti pro chov zvěře V/ Lovecké lístky (evidence) S/5 10) Náhrada škod V/ Myslivecký hospodář, myslivecká stráž Rybářský hospodář A/ Rybářská stráž V/ Evidence honebních společenstev A/ Nehonební pozemky V/ Chov zvěře v zajetí, lovečtí dravci V/ Výkon dozoru a opatření k odstranění zjištěných nedostatků V/5 207 Rybářství Rybářské revíry A/ Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A/ Plánování a rybářské hospodaření V/ Rybářský hospodář a rybářská stráž A/ Evidence rybářských lístků S/5 10) Náhrady škod V/5 208 Posuzování vlivů na životní prostředí Posuzování vlivů na životní prostředí V/ Integrovaný registr znečištění V/ Stav životního prostředí V/5 25

26 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Vyjádření z hlediska životního prostředí S/5 221 Lesní hospodářství: Pozemky určené k plnění funkcí lesa: Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa A/ Rozhodnutí v pochybnostech A/ Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí A/ Dělení lesních pozemků A/ Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa A/ Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa A/ Užívání lesů: Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů V/ Výjimka ze zákazu některých činností v lese V/ Stanovení podmínek sportovní akce V/ Opatření k zabezpečení osob a majetku V/ Hospodářská úprava lesů: Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov V/ Hospodaření v lesích: Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr semen A/ Uložení opatření v případech mimořádných okolností V/ Výjimka z velikosti či šíře holé seče V/ Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur V/ Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy V/ Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku V/ Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích V/ Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře A/ Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře A/ Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů V/ Ochrana lesů: Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí V/ Opatření proti rozšíření škůdců V/ Ustanovení a zrušení lesní stráže A/ Státní správa lesů: Opatření k odstranění zjištěných nedostatků V/ Reprodukční materiál lesních dřevin Oznámení o nakládání s reprodukčním materiálem S/ Potvrzení o původu reprodukčního materiálu A/ Výkon dozoru S/ Opatření k odstranění zjištěných nedostatků A/ Vodohospodářské plánování A/5 26

27 Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: Vodní hospodářství Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů V/ Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí A/ Opravné prostředky proti rozhodnutí S/ Vodní toky, rybníky: Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod V/ Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize) V/ Vodní stráž V/ Vodoprávní dozor A/ Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) A/50 10) Protipovodňová ochrana: Povodňový plán obce A/ Hraniční vody A/ Důlní vody V/ Revitalizace vodních toků A/ Vodovody a kanalizace Plán rozvoje vodovodů a kanalizací A/ Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací A/ Evidence vodovodů a kanalizací: majetková A/ provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) V/ Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: Ochranná pásma A/ Výjimky z ochranných pásem A/ Vodné a stočné S/ Čistírny odpadních vod a kanalizace V/ Technický audit vodovodů a kanalizací A/5 244 Obnovitelné zdroje energie V/5 245 Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší A/ Snižování emisí, stanovení emisních limitů S/ Poplatky za znečištění ovzduší S/ Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší S/ Evidence stacionárních zdrojů V/ Dozor nad ochranou ovzduší S/5 27