Výnos rektora č. 3/2009

Transkript

1 V Praze 11. března 2009 Č.j. 900/09/725 PID Výnos rektora č. 3/2009 Spisový a skartační řád Akademie múzických umění v Praze S platností od 1. dubna 2009 vydávám tento výnos. 1

2 Spisový a skartační řád Akademie múzických umění v Praze (dále jen AMU) Článek 1 Úvodní ustanovení, vymezení pojmů 1) Tento spisový a skartační řád upravuje jednotnou manipulaci s dokumenty na AMU. Je vydán v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a s vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, obojí v platném znění. Je závazný pro všechny zaměstnance AMU včetně externích spolupracovníků. 2) Za organizaci spisové služby na AMU odpovídají: a) za rektorát a orgány AMU kvestor b) za fakulty tajemníci c) za součásti AMU (pracoviště i zařízení) s celoškolní působností jejich vedoucí. 3) Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti AMU, která zahrnuje řádný příjem dokumentů, jejich evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání do spisovny a vyřazování v periodických skartačních řízeních podle skartačních znaků a lhůt. 4) Spisová služba se v AMU vykonává elektronickou formou pověřenými pracovníky prostřednictvím systému podatelen a spisových uzlů. Centrální podatelna je v sekretariátě rektora. 5) Elektronický informační systém, modul Spisová služba (SpSl), slouží k evidenci činností souvisejících s výkonem spisové služby. 6) Dokumentem se rozumí všechny písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné záznamy v analogové či digitální podobě. Podle obsahu a důležitosti lze dokument označit jako úřední dokument. 7) Úřední dokument (dokument úředního charakteru) je dokument mající důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu a je označen číslem jednacím. 8) PID je jedinečné identifikační číslo dokumentu v podacím deníku, generované při uložení záznamu o dokumentu v modulu SpSl automaticky. PID je přidělen každému dokumentu evidovanému v modulu SpSl. 9) Číslo jednací je další identifikační údaj přiřazovaný dokumentu úředního charakteru, zaevidovanému v podacím deníku. Článek 2 Příjem dokumentů, třídění 1) Doručené dokumenty se přijímají v podatelně rektorátu, jednotlivých fakult, případně útvarů. Zde se dokumenty třídí a dále předávají spisovým uzlům. 2) Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu (např. na služební cestě apod.). Evidence v podacím deníku se provede 2

3 bezodkladně po přijetí dokumentu. 3) Zaměstnanec podatelny při převzetí musí zkontrolovat: a) správnost adresy (omylem doručené dokumenty vrátí neprodleně poštovnímu doručovateli) b) vnější stav a neporušenost obalů, zvláště u cenných zásilek. Poškozené zásilky pozastaví a reklamuje u provozovatele poštovní služby či jiného doručovatele. Tato povinnost se vztahuje také na ostatní zaměstnance, kteří převzali dokument. Při vrácení či reklamacích spolupracují s příslušným spisovým uzlem. 4) Podatelna přijaté zásilky se rozdělí na: a) dokumenty, které se adresátům předávají neotevřené (viz čl. 2/5), b) dokumenty, které nepodléhají evidenci v podacím deníku (viz čl. 3/6) c) ostatní dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku SpSl 5) Podatelna a spisové uzly nejsou oprávněni otevírat a) dokumenty adresované na jméno, které je uvedeno na prvním místě adresy před označením instituce, příp. označené doručit do vlastních rukou. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. b) utajované dokumenty (je-li obálka takto úředně označena) c) dokumenty označené jako veřejná zakázka nebo názvem veřejné zakázky d) dokumenty adresované zaměstnaneckému odboru a studijním oddělením či referátům e) dokumenty označené textem neotevírat 6) Podatelna označí obálky doručených dokumentů podacím razítkem. Podatelna u dokumentů vždy ponechává obálky (kromě faktur), když: a) není dokument podepsán, i když je uvedeno jméno a adresa pisatele nebo pokud není patrný odesílatel b) obsahuje obálka podání, které patří jinému příjemci, c) má datum podání zásilky na poště právní význam (např. pro posouzení dodržení lhůt), d) liší se značně časový údaj razítka na obálce od datace dokumentu nebo není-li na vlastním dokumentu datum, e) jde o doporučenou zásilku nebo zásilku zasílanou na doručenku, f) v případě zásilky ze zahraničí, g) v případě zaslání technických nosičů, které nemají samostatný řádně označený obal. 7) Spisový uzel převezme denně z podatelny nebo příslušného nadřazeného spisového uzlu proti podpisu všechnu poštu (včetně obálek). V případě, že se jedná o expresní zásilku, zásilku podléhající zkáze, telegram či fax, musí být tato zásilka převzata neprodleně na základě výzvy příslušné podatelny nebo spisového uzlu. 8) Při otevírání obálek se vždy porovná, zda u každého dokumentu souhlasí uváděný počet a druh příloh se skutečným stavem. Zjištěné nesrovnalosti se vyznačí na průvodní dokument. 9) Spisový uzel ponechává obálku dokumentu jako jeho součást. Obálky u doporučených dopisů se uchovávají šest měsíců. V ostatních případech se obálky po předání dokumentu k vyřízení příslušnému zaměstnanci vyřazují bez skartačního řízení. 3

4 Článek 3 Evidence dokumentů 1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti AMU (kromě případů uvedených v čl. 3/6 se evidují v podacím deníku (modul SpSl). Doporučené dokumenty se zapisují do podacího deníku vždy. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 2) Do podacího deníku se nemusí zapisovat dokumenty, které jsou zpracovávány a evidovány v jiných informačních systémech AMU. To se však netýká dokumentů, u nichž je nutné sledovat jejich oběh po AMU do doby jejich zanesení do příslušného informačního systému AMU (např. faktury, smlouvy). 3) Podací deník je veden pro celou AMU jediný centrální, v elektronické podobě (modul SpSl) a je základní evidenční pomůckou AMU. Musí zachycovat průběh vyřizování dokumentu včetně jeho změn a pohybu. Přímé přenášení a předávání evidenci podléhajících dokumentů bez řádné evidence v podacím deníku je vyloučeno. Podací deník musí být úředně uzavřen za každý kalendářní rok a zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému vstupu. 4) Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Výjimku tvoří přehodnocené dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby, pakliže se týkají úřední činnosti AMU, popřípadě dokumenty převzaté mimo AMU (např. během pracovní cesty). 5) Zápisem dokumentu do SpSl mu je automaticky vygenerováno jedinečné identifikační číslo PID. Tato čísla tvoří ucelenou číselnou řadu, začínající číslem jedna. Číselná řada úředních dokumentů (čísel jednacích) v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince daného kalendářního roku. 6) Evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) doručené: noviny, časopisy, knihy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky), knihy, brožury, katalogy, kulturní programy, ceníky, vstupenky, propagační a reklamní dokumenty, novoročenky, pozvánky a jiné dokumenty obdobného charakteru (vyjma pozvánek k přijímacímu řízení) atd. nabídkové letáky, propagační materiály, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), b) vlastní koncepty, pomocné dokumenty (vnitřní korespondence) cestovní příkazy, žádanky 7) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto závazné údaje: a) PID pořadové číslo dokumentu generované automaticky ve SpSl b) u doporučených zásilek podací číslo České pošty nebo jiného provozovatele poštovní služby c) u úředních dokumentů vlastní číslo jednací d) datum doručení, u dokumentů vzešlých z jednotlivých pracovišť datum vzniku e) odesílatel (identifikace odesílatele, příp. jeho číslo jednací), jde-li o vlastní dokument, uvádí se spisový uzel či jméno pracovníka AMU 4

5 f) předmět, tj. stručný obsah dokumentu. Dokumenty, které se neotevírají (dle čl. 2/5), se zapisují jako neotevřená zásilka ) g) počet listů přijímaného či odesílaného dokumentu h) počet/druh příloh i) údaj o vyřízení jméno zaměstnance a pracoviště určeného k vyřízení, způsob a datum vyřízení j) odeslání, případně předání dokumentu den odeslání, příjemce/adresát k) záznam o uložení, spisový a skartační znak, skartační lhůta l) záznam o vyřazení ve skartačním řízení 8) Podatelna u evidovaných došlých dokumentů vyplňuje v podacím deníku údaje uvedené pod písmeny a), b), d), e) a f) čl. 3/7 a další povinně vyplňované položky v modulu SpSl. 9) Úřední dokumenty, které podléhají evidenci v podacím deníku, musí být opatřeny v den, kdy byly univerzitě předány, podacím razítkem. Podací razítko obsahuje: a) název AMU podatelna b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, také čas doručení c) PID Další zákonem předepsané údaje jsou vyznačovány a uváděny v podacím deníku SpSl na příslušném spisovém uzlu, kde je dokument dále vyřizován. Jedná se o: d) číslo jednací, generované ve SpSl na spisovém uzlu, který daný dokument vyřizuje e) počet listů, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů f) počet listů/druh příloh g) spisový a skartační znak a skartační lhůtu dokumentu podle spisového a skartačního plánu 10) Podací razítko se umísťuje zpravidla v horní pravé části dokumentu. Nelze-li podacím razítkem dokument označit, označí se jím zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Úřední dokumenty přijaté prostřednictvím podatelny označuje podacím razítkem podatelna. V ostatních případech označí dokument pracovník pověřený vedením spisové služby na příslušném spisovém uzlu datem doručení a identifikátorem PID a do modulu SpSl zaznamená další náležitosti dle čl. 3/9 písm. d) až g). 11) Číslo jednací je generováno v podacím deníku SpSl automaticky nebo může být dokumentu přiděleno již existující číslo jiného dokumentu, k němuž se váže, a vždy obsahuje: a) číselné označení útvaru, který dokument vyřizuje nebo kde daný dokument vznikl b) pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku c) celý letopočet 12) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, musí být tato skutečnost zaznamenána v podacím deníku v informacích o vyřízení dokumentu jako ztráta spolu s číslem jednacím dokumentu, kterým byla ztráta řešena (v rubrice modulu SpSl doplňující údaje-poznámka ). Článek 4 Rozdělování, oběh, vyřizování a odesílání dokumentů 1) Doručené dokumenty třídí a rozděluje podatelna podle věcné příslušnosti 5

6 jednotlivým spisovým uzlům. Zaevidované dokumenty v SpSl se předávají mezi podatelnou a spisovými uzly osobně, předání je stvrzeno podpisem předávacího protokolu. Předávací protokol je generován automaticky SpSl při vzniku záznamu o předání dokumentu. 2) Dokumenty jsou vyřizovány včas, účelně a hospodárně. Pokud není stanovena lhůta pro vyřízení dokumentů příslušným právním předpisem, odesílatelem nebo rozhodnutím nadřízeného, jsou dokumenty vyřizovány nejpozději do 14 dnů. 3) Zaevidovaný dokument se předává příslušnému zaměstnanci k vyřízení. O převzetí dokumentu zaměstnancem provede příslušný pracovník pověřený vedením spisové služby záznam v podacím deníku. Vyřídí-li dokument jinak než v listinné podobě (telefonicky, faxem, em apod.), učiní o tom na dokumentu záznam. 4) Zjistí-li vedoucí či pracovník pověřený vyřízením, že dokument spadá do kompetence jiného pracoviště, postoupí jej tomuto pracovišti a zajistí zaevidování této skutečnosti do podacího deníku. 5) Pokud jsou v doručeném dokumentu skutečnosti, které se týkají i dalších pracovišť či zaměstnanců, bude kopie dokumentu včetně příloh neprodleně předána na příslušné další pracoviště s poznámkou, kdo všechno dokument obdržel. Všechny součástí AMU jsou povinny si navzájem aktivně poskytovat veškeré dokumenty nezbytné pro řádný výkon svých činností, pro něž byly zřízeny. 6) Po vyřízení dokumentu se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který dokument vyřídil. Bere-li se dokument pouze na vědomí (nedává-li podnět k žádným opatřením), uvede se o tom záznam. 7) Veškeré dokumenty týkající se téže věci (všechna podání, záznamy, přílohy, stejnopis vyřízení, popř. jeho koncept) se spojují ve spis. 8) Spis může vznikat i shromažďováním jednotlivých čísel jednacích k jedné a téže věci v průběhu mnoha let. V tomto případě pak bude spis označen vyšším skartačním znakem a vyšší skartační lhůtou. 9) Spis v modulu SpSl obsahuje soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí a návaznost připojovaných dokumentů. Spis je uspořádán tak, že v jeho spodní části je uložen dokument nejstarší, kdežto nahoře dokument nejmladší. Spis je evidován pod číslem jednacím nejmladšího dokumentu, nemá vlastní číslo jednací. 10) Součásti vyřízeného spisu je vždy stejnopis vyřízení dokumentu označený datem předání k odeslání. Vyřízení dokumentu v digitální podobě je nutné před uložením vytisknout. Článek 5 Vyhotovování dokumentů 1) Zaměstnanec AMU, který vyhotovuje dokument z vlastního podnětu nebo na pokyn nadřízeného, zajistí jeho zaevidování v podacím deníku pod přiděleným číslem jednacím. 2) Všechny dokumenty vzniklé z úřední činnosti AMU se označují záhlavím s názvem a sídlem AMU a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. 3) Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: 6

7 a) číslo jednací dokumentu, na který se odpovídá (pokud bylo uvedeno) b) označení adresáta včetně adresy c) vyjádření obsahu dokumentu (věc) d) jméno a příjmení zaměstnance vyřizujícího dokument, e) datum (datem se rozumí den podpisu dokumentu), f) počet listů dokumentu, g) počet listů příloh nebo druh příloh, h) jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem 4) Ustanovení v čl. 5/1 až 5/3 se nemusí dodržovat v případě zdvořilostní korespondence. 5) Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod týmž číslem jednacím, pod kterým byl evidován při doručení. 6) Dopisy odesílané mimo AMU se píší na hlavičkový papír. Zaměstnancům AMU není dovoleno používat hlavičkový papír pro soukromou korespondenci. 7) Vzor záhlaví úředních dokumentů AMU je uvedeno v příloze č. 2 tohoto spisového řádu. Článek 6 Podepisování dokumentů 1) Rektor jako statutární zástupce AMU má univerzální právo podpisu. Podepisuje dokumenty zásadního charakteru, které vyplývají z jeho pracovní činnosti stanovené právními předpisy a Statutem AMU, a dále ty dokumenty, které si k podpisu vyhradí. 2) Prorektoři podepisují dokumenty v rozsahu zastupování rektora vymezeném rektorem v souladu se svým jmenovacím dekretem 3) Kvestor podepisuje dokumenty v rozsahu vymezeném v opatření rektora. 4) Podepisování faktur upravuje vnitřní směrnice. 5) Dokumenty související s financováním podepisují pracovníci rektorátu podle dispozičního práva stanoveného Směrnicí o oběhu účetních dokladů AMU. 6) Právo podpisu ostatních pracovníků v oblasti pracovně-právní a hospodářsko-správní upravuje Organizační řád AMU. 7) Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, připojí pod svůj podpis zkratku v z. (v zastoupení). Článek 7 Užívání razítek 1) Pro užívání razítek se státním znakem a pro použití kulatého nebo hranatého razítka platí zvláštní předpisy. 1 Na ostatní korespondenci se používají výhradně hranatá razítka. 2) Razítka stejného typu se stejným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být při otisku razítka čitelná. 1 Zákon č. 68/1990 Sb. v platném znění, vyhláška MV ČR č. 435/1990 Sb., v platném znění, zákon č. 71/1967 Sb., zákon č. 41/1993 Sb., v platném znění a Výnos rektora AMU č. 4/

8 3) Rektorát AMU zajišťuje centrální výdej a evidenci razítek. Evidence obsahuje: a) otisk razítka b) jméno, příjmení a funkci zaměstnance, který razítko převzal a užívá c) datum vrácení razítka d) datum vyřazení razítka z evidence e) podpis přebírajícího zaměstnance 4) Pořizování úředních razítek jednotlivými součástmi AMU samostatně je zakázáno. 5) Razítko se vyřazuje z evidence v případech pozbytí jeho platnosti, jeho ztráty, nebo jeho opotřebování v rámci skartačního řízení. Článek 8 Odesílání dokumentů 1) Dokumenty se odevzdávají k odeslání příslušné podatelně v zalepených obálkách s řádně napsanou adresou. Doporučené zásilky musejí být označené na obálce termínem doporučeně. 2) Podle závažnosti se dokumenty odesílají obyčejnou poštou, doporučeně nebo do vlastních rukou. Dokumenty, jejichž doručení je třeba potvrzovat, se zasílají na doručenku, která se po vrácení připojí ke spisu i dokumentu. Dokumenty, u nichž není vyžadována právní průkaznost, lze odeslat elektronickou poštou ( em) nebo faxem. 3) Doporučené zásilky zapíše zaměstnanec podatelny do hromadných poštovních archů. 4) Interní korespondence (pokyny nebo oběžníky) určená většímu počtu pracovišť je předávána s rozdělovníkem, na kterém příjemci potvrdí převzetí. Článek 9 Ukládání dokumentů 1) Vyřízené spisy a jiné dokumenty AMU vzniklé během roku jsou ukládány v řádně popsaných pořadačích v příručních registraturách v jednotlivých kancelářích. Popis pořadačů v příručních registraturách musí obsahovat: a) název útvaru/oddělení b) spisový znak a druh dokumentu c) časový rozsah d) e) číslo kartonu v rámci ukládané věcné skupiny 2) Správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů zajišťuje příslušný pracovník. Za řádné uložení dokumentů zodpovídá vedoucí útvaru či oddělení. 3) Na konci roku či na začátku roku následujícího jsou předány dokumenty a spisy z příručních registratur do spisoven. Účetní a mzdové dokumenty jsou ukládány v příručních registraturách po dobu pěti let. 4) Spisovny jsou zřízeny při rektorátu AMU a při jednotlivých fakultách. Spisovnu rektorátu AMU představují uzamykatelné skříně na chodbě rektorátu a zvláštní místnost na půdě ÚVS Beroun. V ÚVS Beroun 8

9 se ukládají pouze S dokumenty (účetní doklady AMU; mzdové listy do roku 1985; mrtvé osobní spisy správních zaměstnanců AMU apod.). 5) Předání dokumentů z příruční registratury do spisovny iniciuje vedoucí pracovník daného útvaru či oddělení. Předání do spisovny se děje na základě předávacího protokolu (viz příloha č. 4). Vyhotovuje jej předávající pracovník ve dvojím provedení, z nichž jedno si ponechá a jedno obdrží pracovník pověřený vedením spisovny. 6) Dokumenty A a V v digitální podobě je nutné před předáním do spisovny vytisknout. Pouze dokumenty S mohou být předány do spisovny v digitální podobě. 7) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny může zkontrolovat, zdali jsou ukládané dokumenty řádně označené a převezme je do spisovny. Bez řádného označení nemohou být dokumenty převzaty z příruční registratury do spisovny. 8) Dokumenty jsou ve spisovně uloženy podle skartačních znaků a v rámci těchto skupin podle spisových značek. Dokumenty S mohou být uloženy pouze v původních pořadačích či obalech, dokumenty A jsou uloženy v řádně označených archivních krabicích. 9) Přístup do spisovny má pouze zaměstnanec pověřený vedením spisovny či jeho nadřízený. Ostatní zaměstnanci pouze v jejich přítomnosti. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny vede evidenci dokumentů uložených ve spisovně v elektronické či písemné podobě (tzv. archivní kniha) a evidenci výpůjček. 10) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny může zapůjčovat dokumenty ze spisovny: a) zaměstnancům pracovišť, v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen b) zaměstnancům jiných pracovišť na základě souhlasu vedoucího zaměstnance pracoviště, kde dokument vznikl nebo byl vyřízen c) zaměstnancům orgánů a organizací a soukromým osobám na základě souhlasu rektora, na fakultách děkana. 11) Dokumenty se ze spisovny zapůjčují proti podpisu vypůjčitele. Předávání vypůjčených dokumentů dalším osobám není dovoleno. 12) Při ztrátě nebo poškození dokumentu je nutné vyhotovit protokol obsahující příčiny, míru zavinění, eventuálně následky jeho ztráty nebo zničení a určit způsob nahrazení dokumentu či jiná potřebná opatření. Protokol podepíše pracovník odpovědný za ztrátu dokumentu a vedoucí příslušného oddělení. Do kolonky Vyřízeno podacího deníku se zaznamená ztráta a číslo jednací tohoto protokolu. Článek 10 Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů 1) Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost AMU a při kterém je prováděn výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou, případně razítka vyřazená z evidence. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. 2) Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení 9

10 dokumentu nebo jeho uzavření. U dokumentů AMU do roku 2007 včetně začíná skartační lhůta běžet od 1. ledna Skartační lhůty jednotlivých typů dokumentů jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu (příloha č. 1 tohoto řádu) a nelze je zkracovat. 3) Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud si AMU z nějakého důvodu potřebuje ponechat dokument pro další vlastní činnost. Tuto skutečnost oznámí kvestor či tajemník fakulty Státnímu oblastnímu archivu v Praze. 4) K přípravě skartačního řízení je kvestorem AMU či tajemníkem fakulty jmenována skartační komise, jejímž členem je vždy pracovník pověřený vedením spisovny. 5) Pracovník pověřený vedením spisovny vypracuje skartační návrh podle vzoru uvedeného v příloze č. 3 tohoto Spisového a skartačního řádu. Skartační návrh obsahuje průvodní dopis a přílohy se seznamy dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení. Zvlášť se uvedou seznamy dokumentů se skartačními znaky A a S. Dokumenty se skartačním znakem V se rozdělí do těchto dvou seznamů podle toho, zda jsou navrženy k trvalému uložení do archivu (k dokumentům se skartačním znakem A ) nebo ke zničení (k dokumentům se skartačním znakem S ). V seznamech je vždy uvedeno: a) pořadové číslo b) spisový znak dokumentu c) typ dokumentu d) časové rozmezí e) skartační lhůta f) počet evidenčních jednotek dokumentů (krabic, balíků, svazků apod.) 6) Skartační návrh je odeslán Státnímu oblastnímu archivu v Praze, jehož pověřený zaměstnanec (dále jen archivář ) provede odbornou archivní prohlídku dokumentů navrhovaných ke skartaci. 7) Při archivní prohlídce archivář posoudí: a) zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, c) zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. 8) Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S. 9) Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí rektorát AMU či příslušná fakulta jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu archivu nelze likvidovat žádné dokumenty. Kopie dokumentů slouží jako pomocný materiál pro vlastní potřebu jednotlivých pracovníků. Nepředávají se do spisovny a nepodléhají skartačnímu řízení. Jejich likvidace je provedena těmito pracovníky odpovídajícím způsobem (skartovací stroj) po ztrátě jejich potřeby. 10) Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají v AMU a ve Státním oblastním archivu v Praze, kde jsou archiválie trvale uloženy. 10

11 Článek 11 Závěrečná ustanovení 1) Tento Spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne 1. dubna ) Tímto Spisovým a skartačním řádem se ruší dosavadní Spisový a skartační řád AMU z 29. června Přílohy: 1. Spisový a skartační plán 2. Vzor záhlaví úředních dokumentů 3. Vzor předávacího protokolu dokumentů do spisovny 4. Vzor skartačního návrhu a) seznam dokladů navržených ke skartaci skupina A b) seznam dokladů navržených ke skartaci skupina S 11