Nové trendy implementace ERP systémů (SaaS řešení a jeho perspektivy)

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra Informatiky a kvantitativních metod Nové trendy implementace ERP systémů (SaaS řešení a jeho perspektivy) Diplomová práce Autor: Vedoucí práce: Bc. Natalya Chernykh Informační technologie a management, specializace doc. Ing. Vlasta Svatá Praha Duben, 2015

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. podpis autora V Praze dne Natalya Chernykh 2

3 Poděkování: Ráda bych věnovala poděkování vedoucímu své diplomové práce doc. Ing. Vlastě Svaté, CSc. a všem, kteří mi pomáhali s přípravou práce nebo mě jakkoli podporovali během jejího vytváření. 3

4 Anotace Tato práce se zabývá problematikou podnikových informačních systémů nabízených formou pronájmu systému jako služby a výhodností a efektivností zavedení tohoto řešení. V teoretické části práce jsou popsány nejnovější trendy zavedení ERP s důrazem na SaaS řešení. Dále je zde specifikován pojem cloud computingu, jeho principy, výhody a nevýhody a typy distribuce popisovaného SW, zejména distribuce formou pronájmu systému jako služby, která je popsána detailněji, včetně smluv o poskytované službě. Praktická část práce je tvořena vypracováním uceleného přehledu českého trhu podnikových informačních systémů nabízených ve formě pronájmu systému jako služby. Tento přehled je následně analyzován z pohledu přínosů a rizik tohoto produktu. Klíčová slova: ERP, Podnikové informační systémy, Software jako Služba, SaaS, Cloud computing, Zavedení ERP, Mobilní ERP. 4

5 Annotation The aim of this work is the describing of the new trends in the implementation of ERP systems and the issue of systems offered in the form of Systems as a Service and its suitability for small and medium enterprises. Theoretical part describes the latest trends in the implementations of ERP systems with a focus on SaaS Solutions, their functionality and purpose. There s also specified the term Cloud computing, its principles, advantages and disadvantages and different forms of its distribution. One of the main form of distribution, System as a Service is described specifically in detail, including the necessary Service-level agreement, and its capabilities in renting and providing ERP. The practical part consists of developing a comprehensive overview of the Czech market of ERP systems, which are offered by renting as a service. This list is analyzed from the perspective of a benefits and risks of the product for organizations. Key words: ERP, Enterprise Resource Planning, System as a Service, SaaS, Cloud computing, Mobile ERP 5

6 Obsah Poděkování:... 3 Anotace... 4 Obsah Úvod Zamyšlení před zaváděním ERP Trendy zavedení ERP systémů Rychlé implementace odlehčených řešení Princip Dodavatelé ERP Lite na českém trhu Budoucí vývoj Dvouvrstvá architektura Princip zavedení dvouvrstvých ERP systémů Využití Hlavními výhody dvouvrstvé strategie: Rizika Hlavní dodavatelé: Závěr Mobilní ERP Jednotlivé moduly Instalace na soukromá zařízení Robustní mobilní ERP Přizpůsobení stávajících a zastaralých systémů na mobilní zařízení Vývoj na straně webových aplikací Přínosy mobilních ERP Závěr

7 3.4 Sociální sítě Globální sociální sítě Podnikové sociální sítě Princip funkcionality Výhody Rizika Dodavatelé B2B sociální sítě Budoucnost podnikových sociálních sítí SaaS Cloud computing Popis Modely nasazeni Modely služeb (IAAS, PaaS, SaaS) SaaS řešení Definice Zavedení ERP systému formou SaaS Dodavatelé Hlavní kritéria porovnáni ERP systémů dodávaných formou SaaS Analýza přínosů a rizik SaaS Obecná rizika spojená s využíváním SaaS služeb Závěr - budoucnost SaaS Závěr Zdroje Seznam citací Seznam Obrázků

8 1. Úvod ERP systémy se v posledním desetiletí staly nedílnou součástí středních a velkých podniků, které mají dostatečný rozpočet pro IT oddělení a současně si jsou vědomy, že dobře fungující podnikový informační systém zvyšuje efektivitu podniku a tím se podnik stává i více konkurenceschopným, což je v dnešní době klíčovým faktorem pro to, aby podnik na trhu obstál. Postupně ERP systémy pronikají i do malých podniků, které spolu také intenzivně soupeří v rámci konkurenčního boje v tržní ekonomice. Tento trend vyžaduje i jisté přizpůsobení ze strany dodavatelů ERP systémů. Nejpodstatnější novinkou na poli ERP systémů se tak staly systémy, běžící v cloudu u poskytovatelů těchto služeb. Řešení se obecně nazývá jako Software as a Service a je používáno nejen pro ERP systémy, ale i pro široké spektrum dalšího software, počínaje jednoduchými textovými editory nebo konvertory datových formátu a konče právě rozsáhlými a složitými podnikovými systémy. Tímto globálním poskytováním služeb se obecně přístup k softwaru zjednodušil, už není třeba kupovat celý programový balík, ale lze si software bez rizika pronajmout na jakékoli období s nulovými počátečními náklady. Tohoto samozřejmě začaly využívat nejenom jednotlivci, ale na poli ERP také podniky. Tento trend bude také stěžejním tématem této práce. Hlavním cílem diplomové práce bude popsat a analyzovat hlavní výhody, nevýhody a současný stav poskytování služeb ERP systému formou SaaS. Tohoto bude dosaženo plněním dílčích cílů práce, které se zabývají několika podoblastmi. V prvé řadě proběhne analýza posledních hlavních trendů a novinek v oblasti zavedení ERP systémů a hodnoceni jejich přínosu při zavedeni v podniku. Budou popsány a zhodnoceny produkty na českém i zahraničním trhu ERP systémů. Dále proběhne analýza SaaS řešeni zavedeni ERP systému, jako hlavního z dnešních trendů na poli ERP. Pro pochopení celého tématu práce bude klíčové popsat a pochopit výhody (přínosy, užitečnost) a nevýhody (rizika, hrozby) zavedeni ERP systému formou SaaS. Budu se věnovat i tomu, pro koho je ERP formou SaaS určeno a jací jsou hlavní dodavatelé. Na základě analýzy a rozboru funkčnosti SaaS se následně zamyslím nad budoucím uplatnění SaaS řešeni a jeho dalších perspektivách v budoucnosti. Zda bude úspěšný SaaS i budoucnu, nebo zanikne v horizontu několika následujících let z důvodů jeho nevýhod, které mohou ohrozit podnikové prostředí. Jak jsem již naznačila, půjde především o popis a analýzu používání SaaS služeb v prostředí velkých a středních podniků, jelikož pro malé podniky je hlavním měřítkem cena řešení, bez ohledu na potenciální hrozby, které služby poskytované externě přinášejí. V diplomové práci se budu snažit zodpovědět na zásadní výzkumné otázky, které se týkají aktuální situace na poli ERP. Otázkou bude, zda současní poskytovatelé SaaS služeb nabízejí podmínky, které jsou vhodnější pouze pro malé a střední podniky a nebo se dá očekávat, že v budoucnu bude řešení SaaS vhodné i pro velké organizace. V tomto ohledu předpokládám, že SaaS zaujme silnou pozici především v malých a středních firmách, ale pro velké podniky už jeho výhody z hlediska uplatnění nebudou dostatečné. Vzhledem k jisté znalosti tématu dále 8

9 předpokládám, že SaaS bude trendem i v následujících letech a bude se snažit prosadit i na poli větších firem, ale s přihlédnutím k jeho rizikům a konkurenci ze strany robustních ERP systémů to bude velmi těžké. Jedná se však pouze prvotní neověřené úvahy, které budou muset být na základě analýzy nabízených ERP řešení ověřeny v této práci. Při zpracování teoretických kapitol a explikaci základních pojmů bude použita zejména deskriptivní metoda. V závěru jednotlivých kapitol bude k deskripci tématu připojena i analýza a syntéza relevantních informací. Autor bude vycházet z česky a anglicky psané odborné literatury, avšak vzhledem k aktuálnosti tématu bude nutné zahrnout mezi zdroje i relevantní webové stránky a další on-line zdroje. Věřím, že se zvolenými metodami podaří dosáhnout výše uvedených cílů práce, dojde k zodpovězení výzkumných otázek, případně z celé práce vyplyne alternativní závěr a otázky bude nutné mírně modifikovat a obohatit o zjištěný stav na trhu ERP systémů a myšlenky z něj vyplývající. 2. Zamyšlení před zaváděním ERP Zavedení ERP informačního systému do podniku je náročný proces, proto je potřeba zvážit samotné jeho zavedení, a v případě, že se se podnik rozhodne systém zavést, tak je dále nutné se alespoň zhruba zorientovat v nabídce dodavatelů ERP systémů. Přechod (optimalizace popř. zavedení nového) ze standardních dobře známých, ale zastaralých systémů, na celopodnikový informační systém neboli ERP systém, je rizikovým krokem pro jakýkoli podnik. Jedná se o seriózní investici, jelikož zavedení je náročný a nákladný proces (z časového i finančního hlediska) a samotný přechod bývá bolestivý jak pro zaměstnance, tak i pro podniková data. Před takovýmto důležitým rozhodnutím podnik musí vědět, proč ERP systém chce měnit, a zvážit jeho zavedení vůbec, konkrétně zda bude tak velká změna přínosná. Podnik si musí položit otázku týkající se vzájemné rovnováhy investice a výsledků a také zvážit, bude-li dosaženo dobrého poměru výkonu oproti ceně. Zavedení ERP systému často ovlivňuje strukturu podniku, jeho finance a celkovou budoucnost ve smyslu úspěšného setrvání na trhu. V případě, že se podnik rozhodne ERP systém zavést, jedná se o spuštění velkého dlouhodobého projektu, který zpravidla zabere hodně zdrojů (finančních, lidských, materiálních a časových). Je nutné stanovit požadavky na systém, jeho rozsah (zda má pokrýt služby a procesy celopodnikové, nebo jen pro potřeby vedeni a managementu případně konkrétních oddělení atd.), funkčnost a celkově pochopit, co se vůbec od zvoleného systému očekává. Až poté, tedy při zavedení IS do podniku, se klient obrací na poradce společnosti dodavatele a obecně formuluje svoje požadavky na budoucí IS. Po analýze potřeb dodavatel klientovi nabízí široké spektrum služeb a množství variant pořízení produktu [1] [2] Zákazník se pak následně rozhoduje nejen na základě poskytnuté nabídky, ale je také do jisté míry ovlivněn prezentovanými novinkami a nejnovějšími trendy na trhu ERP systémů. A právě této tématice se budu věnovat v následující kapitole. 9

10 3. Trendy zavedení ERP systémů V současné době se na trhu v oblasti zavedení ERP systémů do podnikového prostředí vyskytuje velké množství moderních a poměrně progresivních trendů [4] [5] [6]. V této práci se z hlediska obsahové limitace se budu muset zaměřit pouze na trendy nejvíce známé a používané. Za tyto trendy se považují zejména: Light ERP - Rychlé implementace odlehčených řešení Mobilní ERP - Využívání mobilních zařízení Dvouvrstvá ERP strategie (jeden primární systém pro centrálu a umožnit pobočkám používat řešení, které bude více vyhovovat jejich potřebám) Podnikové sociální sítě Cloud computing SaaS (Software as a Service) zavedení ERP systémů formou služby 3.1 Rychlé implementace odlehčených řešení Princip Jedná se o jeden z aktuálních trendů zavádění ERP systémů. Odlehčené řešení zavedení ERP, známé jako Light ERP systémy, je určeno pro segment malých a začínajících firem. Jedná se o rychlou implementaci a přímé zavedení do provozu limitovaného ERP systému, který omezuje zákazníka v určitých vlastnostech. Může se jednat o omezení funkci, počtu uživatelů (obecně možnost kolem 10 současné přihlášených uživatelů), chybí dostupnost dalšího rozšířeni nebo možnosti nadstavby pomocí modulů a jiné omezeni oproti plnohodnotným systémům. Takový systém je určen pro začínající podniky, které vidí potřebu ve využívání kvalitního software již od začátku existence, ale ještě si nemohou dovolit rozsáhlé investice do IT. Hlavni výhody ERP Lite systému jsou minimalizace nákladu, jednoduchá implementace (instalace) a minimální styk s dodavatelem ERP systému. V případě pořízení odlehčeného systému má podnik minimální počáteční investice (nízké pořizovací náklady, IS nevyžaduje složitou před implementační přípravu) ani není potřeba zakoupení silnějšího HW. Náklady jsou spojené s pořízením samotného SW (zakoupeni CD nebo staženi online), zakoupením licence podle počtu uživatelů, a uvedením IS do provozu. Tyto odlehčené ERP systémy nepotřebují servisní podporu při implementaci, ani při zavedení do provozu. Instalace Lite verze se podobá instalaci a nasazení běžného programu [10]. Veškerý servis zákazník dokáže provést sám - od implementace po zavedení, opravy a údržby. Další výhodou je rychlý přechod z existujícího SW na nový ERP systém (extrémně rychlá a snadná instalace, rychlé nasazení, na které stačí několik dní, rychlé a bezpečné zpracování dat) a také rychlé základní zaškolení budoucích uživatelů. S tím vším 10

11 souvisí okamžité zavedení systému do provozu s minimálním vynaložením času a s minimálními počátečními a budoucími náklady nutnými na servis zvoleného řešení. Samozřejmě jednou z výhod je, že zákazník si může vybrat ERP systém přesně podle oblasti podnikání (strojírenství, CRM, účetní IS, maloobchod atd.) a počtu uživatelů, a tak nepřiplácet za služby, které nepotřebuje. Na druhou stranu tím omezuje sám sebe v případě rozhodnutí o rozšíření oblasti podnikání. Proto hlavní nevýhodou takových systému jsou především slabá podpora dodatečných uživatelských potřeb a malá flexibilita. Před zavedením odlehčeného ERP řešení je nutno se zamyslet o budoucím rozvoji samotného podniku (nejen možnosti podnikaní v jiném odvětví, ale i růstu podniku jako takového, se kterým souvisí růst množství počtu uživatelů systémů, a zvážit využití "omezeného" systému a také možnosti jeho dalšího rozvoje. Smyslem Lite verzí je nabídnout zákazníkovi rychlé a levné standardní ERP řešení za cenu omezené funkcionality a slabým využitím v budoucnu. Proto je nutné, aby podnik pečlivé vybíral dodavatele systému ERP Lite. Bohužel stále ne všichni dodavatelé poskytují možnost rozšíření těchto systémů, a častěji nabízejí jen drobné upgrady, kdy se jedna spíš o pořízení dalších licenci a omezeného množství specializovaných modulů. S tím souvisí další rozvíjení nasazení ERP systému. V dnešní době dodavatelé usilovně pracují nad možností rozšíření systémů ERP Lite. Jestli ještě před několika lety zákazníci, kteří si pořídili ERP Lite neměli možnost rozšíření IS, dnes již je dalším trendem na trhu ERP systému možnost rozšířeni o jednotlivé moduly (nebo komplexní balíček zahrnující jednotlivé funkce a služby), případně celkový upgrade Lite řešení na jeho plnohodnotnou verzi a plný přenos veškerých dat a nastavení do nového systému. Otázkou zůstává cena vynaložená za takovýto přechod na vyšší úroveň. Jestli jednotlivé moduly budou podnik stát v rozmezí několika stovek až tisíc Kč, tak přechod na vyšší verze bude vypočítán podle aktuálního ceníku pro standardní ERP a bude se jednat o stovky tisíc. Počáteční investice související s pořízením ERP Lite tak budou ztracené. Proto cena přechodu na plnohodnotný ERP produkt se jeví pro rozvijící se podnik spíše jako nevýhodná. Některé firmy (například ABRA) jdou ovšem vstříc zákazníkům a poskytuji upgrade z Lite verze na plnohodnotný ERP systém pouze za rozdílovou cenu, což je rozhodně finančně přijatelnější variantou (víc níže) Dodavatelé ERP Lite na českém trhu Jedním z hlavních a také nejznámějším dodavatelem na trhu je ABRA, poskytující ABRA G2. Jedna se o odlehčenou verzi ERP systému z řady produktu ABRA G s omezeným počtem uživatelů. Hlavním úspěchem toho produktu je možnost přechodu na další verzi (G3 nebo G4) za rozdílovou cenu a je snadně dostupný ke stažení online, případně distribuován na CD. K dalším dodavatelům odlehčených ERP systému patři firma VISION. Nabízí produkt Vision 32 Lite limitovaný počtem položek některých agend s maximální možnou desítkou 11

12 současně přihlášených uživatelů (limitace počtem zakoupených licencí). Další omezení se vztahují k jednotlivým modulům [8]. Třetím významným dodavatelem Lite verze ERP je podnik CÍGLER SOFTWARE nabízecí jednoduchý účetní SW Money S3 (nejrozšířenější ekonomický systém pro malé i střední firmy) a IS Money S4. Jedna se o odlehčenou verze Money S5. Je to jakýsi mezi systém mezi řadou S3 a řadou S5, pro společnosti, které časem potřebují robustnější informační systém podniku a požadují vlastnosti velkých informačních systémů, ale v současnosti si nemohou dovolit větší investici. Tento ERP systém má omezení na 10 najednou pracujících počítačů a omezení nastavení jednotlivých modulů a funkcí. Hlavním výhodou tohoto systému je možnost plynulého přechodu na plnohodnotné verze ERP systému Money S5 [9]. Navíc společnost poskytuje možnost odpočtu ceny, odvozené od ceny pořízení ERP Lite Budoucí vývoj Předpokládám, že v horizontu několika let nad Light verzemi ERP převládne trend SaaS, kde si zákazník faktický muže pronajmout požadovaný SW a vyzkoušet ERP systém jak takový, nebo zaplatit a využívat ERP systém omezený o některé funkcionality podle požadavků klienta. Oproti Light verzím lze kdykoli rozšířit svůj systém o další moduly a licence, stejně jako neomezené využívat všechny funkce v případě, že se zákazník rozhodne pro plnohodnotný ERP systém formou SaaS. Co se týká ceny, SaaS systémy pro malé a začínající podniky mohou byt stejné levné jako ERP Light. Dokonce již hodně poskytovatelů klasických plnohodnotných ERP systémů, nabízejí podnikům možnost vyzkoušeni jejich produktu (odlehčené verze s určitými omezeni) na dálku prostřednictvím internetu (přes webový prohlížeč) formou pronajmu (bez zakoupení licenci). Toto souvisí s nejnovějšími trendy Cloud computing a SaaS (software jako služba), které budu popisovat v příslušných kapitolách mé diplomové práce (kap. 4.1, kap. 4.). Další možností je i mobilní ERP, které v sobě nese přibližně stejnou funkcionalitu, za přibližně stejnou cenu jako Lite ERP. 3.2 Dvouvrstvá architektura Dnešní rozmanitost oboru podnikání na globálním trhu staví před dodavatele ERP důležitou a komplikovanou úlohu - podporovat zákazníky navzdory pestrosti oblasti a způsobu jejich podnikaní. V dnešní době se ukazuje, že stále více podniků má nestandardní strukturu: Velké firmy, které musí řídit několik poboček najednou, nebo se snaží propojit výrobní závody, továrny a distribuční centra (prodejny), a přitom jim umožnit určitou formu autonomie. Globální podniky, řídicí prodejny, franšízy a dceřiné společnosti v různých regionech po celém světu. 12

13 Velké firmy mnohdy rozvíjející se pomocí akvizic a spolu s koupenou firmou často získávají zcela odlišné IT prostředí. Obecně lze říci, že každý úspěšné rozvíjející se a prosperující podnik vyhledává další směry pro podnikání a může zcela změnit obor nebo region podnikaní (vice v kap případy použiti 2Tier ERP). ERP systémy tak musí propojit celkovou organizaci, splňovat požadavky na kontrolu a standartizaci, podporovat dodavatele a umožnit flexibilitu jednotlivých poboček, dceřiných společností a jiných organizačních entit. Již dlouho se na trhu používá globálně jednovrstvý IS. Ačkoliv 59 % respondentů má svoji strategii založenou na jediném systému ERP, pouze polovině z nich se ho v současnosti podařilo implementovat na většině svých poboček. Třetina z nich proto jako řešení problému zvažuje dvojúrovňovou strategii, uvedl James Norwood 1. To znamená, že poslední dobu více a více uživatelů uvažuje o větším přizpůsobení SW požadavků jednotlivých podniků a propojení organizačních jednotek. Propojeni nových poboček, s centrálou je ovšem těžkou a rizikovou úlohou, která vyžaduje velmi často velké finanční investice a je i časově náročné. Vzniká otázka, jak organizovat a řídit firmu s nestandardní nebo nadnárodní strukturou. Dodavatele ERP systémů začali nabízet jako řešeni dvouvrstvou ERP strategii (Twotier ERP), která je v České republice obvykle nazývána jako dvouúrovňový ERP systém [11]. České informační zdroje vysvětlují tento systém jako řešení, které umožňuje mít jeden primární systém pro centrálu, řídicí většinu běžných business procesů (většinou toto zajištují systémy od globálních dodavatelů) a současně umožňuje pobočkám se specifickým útvarem nebo regionalitou používat odlišné řešení (dokonce i jiné ERP systémy), které bude více vyhovovat jejich aktuálním potřebám [13],[14],[15],[16]. Transakční a provozní data budou propojené s hlavním ERP systémem [12] Princip zavedení dvouvrstvých ERP systémů Typickou metodou zavedení ERP v podniku vždy byl a stále zůstává nákup typového ASW (ERP řady 1, v zahraničí známe jako Tier1, první vrstva). Tak zvané jádro systému obsahuje technologickou platformu - aplikační řešení. Je základní typovou variantou informačního systému a nabízí se jako standardní řešeni zavedení ERP systému ve většině případů. Typické aplikační řešení (u společností jako ABRA, SAP, "1C") je navrženo pro automatizaci standardních business procesu, běžných úkolů účetnictví nebo řízení organizace a umožňuje rozšířeni o množství dalších business modulů. Takové systémy nabízejí vysokou funkčnost, ale jsou nákladné a náročné na implementaci. Systémy řady 2 (Tier 2) jsou více přizpůsobeny konkrétním požadavkům zákazníka, oborům podnikaní a taky regionálním rozdílům. Navíc jsou snadně implementované a potřebuji jen malé investice (někteří dodavatelé je nabízejí formou ERP Lite). Existuji také 1 James Norwood - senior viceprezident pro celosvětový produktový marketing společnosti Epicor 13

14 systémy řady 3 (Tier 3), nejmíň používané řešeni pro malé firmy i pro jednouživatelské prostředí [17]. Dnešní dobou navíc přichází v úvahu možnost propojeni ERP různých typu (dvou třid), jejich integrace a snadná spolupráce. Právě taková integrace se označuje jako dvouvrstvý (two-tier) přístup k ERP. V jeho rámci, v případě že zákazník požaduje přizpůsobit SW přesně podle oboru jeho podnikání (strojírenství, potravinářství apod.), oblasti nebo lokalitě podnikaní pobočky, vývojář dodává (nad výchozí platformou) jakousi integrovanou nadstavbu, která modifikuje základní platformu na požadovaný okruh funkcionality. Poté klient muže nadstandardně rozšířit sestavený systém o nabízené jednotlivé moduly. (obr č. 1) Jelikož se jedná o velmi progresivní trend na českém trhu, je těžké získat přesné informace. Dle různorodých informací v českých i zahraničních zdrojích existují tři hlavní varianty nasazeni dvou úrovňových systémů: 1) Instalaci na centrále hlavního ERP první vrstvy a na pobočkách umožnit používaní vlastního systému (shodným značkou se systémem centrály) podle oboru podnikaní a regionalitě. Současně je nutná propojenost pomocí platforem. Společná databáze a moduly zajištuji konzistenci dat pro řízení, finanční odděleni a dodavatelský řetězec. Důležité je zavedeni systému, který bude na pobočce shodný se systémem centrály (pokud je na centrále zaveden ERP systém ABRA, pobočka musí mít implementován jakékoli jiný systém, ovšem také v řadě ABRA) [15]. 2) Druhá varianta nasazení dvouúrovňového ERP systému je pomoci implementace dvou platforem. V celé organizaci je nasazen primární IS zajištující hlavní platformu a standardní business procesy (účetnictví, řízeni, DB, apod.), který propojí všechny organizační entity (centrálu, pobočky, závody, prodejny). Poté se na různých podnikových odvětvích navíc implementuje druhá platforma (jako druhá vrstva) v závislosti na účelu a lokalitě pobočky. Jedné se o specifickou vlastnost systému zavedení dvojvrstevného systému - poskytnutí nadstaveb na technologickou platformu nezbytných podnikových procesu podle oboru podnikaní (oborových řešení). Příkladem může být: Platforma Call-centrum speciální modul pro automatizaci účetnictví a podporu vedení na call centrech a pobočkách zaměřených na vztahu se zákazníky; Platforma zdravotnictví - k automatizaci zdravotnických institucí a lékáren. Podobnými specifickými příklady oborových řešení, jsou: 14

15 Obrázek 1 Oborové řešení dvouúrovňového ERP. Zdroj: Vlastní zpracování (celý seznam na Tyto specifické platformy fakticky mohou být použity jako nadstavby k hlavní platformě ERP systému (základně), která může být později rozšířena o další business moduly. Tak podnik, který rozhodně investovat do stavebnictví, může zakoupit k stávajícímu ERP systému nadstavbu pro stavebnictví. To zabezpečuje všestranné nastavení systému podle potřeb uživatelů. Jednotlivé moduly jsou navíc parametrizovatelné a nabízí velké množství různorodých nástrojů pro optimální nastaveni systému podle požadavků uživatele. Znázornění na přikladu Architektury 1C: Enterprise (obrázek č. 2). Obrázek 2 Architektura 1C:Enterprise převzato a přeloženo z Takový systém je velice nákladný a jeho zavedení je časově náročné, ale garantuje plnou funkčnost a integritu na všech úrovních podnikání. Výhodou je plná automatizace a stoprocentní kontrola na všech úrovních řízení. Takové řešení je vhodné pro firmy, které řídí velké množství poboček, dceřiných společnosti, franšízy, závody a jiné podnikatelské jednotky, a které chtějí držet všechno pod kontrolou a mít přehled, a to jak finanční, tak i funkční. Současně vyvíjí podnikatelskou činnost v prostředí, kde činnosti jednotlivé pobočky mají velký dopad na korporátní funkcionalitu, management, nebo na jiných místech v rámci celé podnikové organizace. 3) Třetí varianta se používá v případě, že na centrále a jejich největších regionálních centrech je nasazen plnohodnotný globální ERP systém, ale na dalších pobočkách, v distribučních centrech nebo výrobních závodech se používá zcela odlišný systém. Příkladem muže být, když podnikatel investuje do nové společnosti a se zakoupením nové firmy dostava i nový IS, který vede k nekonzistenci se stávajícím ERP podniku. Aby systém na pobočkách byl 15

16 konzistentní a dokázal spolupracovat se stávajícím SW na centrále, na pobočkách se implementuje druhá vrstva (většinou se jedná o program nebo aplikaci), která propojuje různorodé ERP systémy, sbírá transakční a jiné firemní data a umožnuje sdílení a komunikaci mezi různými systémy. Bohužel v České republice takové řešení zatím není populární, jelikož se jedná o progresivní řešení a existuje pouze málo firem, které by toto řešení mohly využít. Vždy je snadnější nainstalovat v nové firmě stejný SW jako na centrále. Ovšem výše popsaný způsob šetří investice a čas na zavedení ERP systému v novém odvětví podnikání, z důvodu, že není nutno implementovat celou IT infrastrukturu, ale stačí přivést (propojit) existující systém na požadovaný systém. Takovou praktiku zavádějí dodavatelé Epicor, kteří propojuji různorodé ERP systémy pomocí nástroje Epicor Service Connect. (Systémy třídy 2 lze například pomocí nástroje Epicor Service Connect včlenit do větších celků využívajících řešení třídy 1) Oba ERP systémy provozované vedle sebe mohou být od stejného dodavatele, ale i od různých [19] Využití Podle odborníků tyto scénáře použití dvou vrstev ERP mají největší smysl pro: Podnik s velmi specifickým lokálním zaměřením (na jediném místě nebo na více místech v rámci jedné země či regionu). Umístění může hrát důležitou roli při rozhodování o použití dvouúrovňového ERP systému. Například, pokud podnik koupil závod, nebo franšízu v jiné zemi, je důležité, aby byl zaveden ERP systém, který zaměstnanci podniku byli schopni efektivně využít a také, aby bylo zajištěno nepřetržité spojení s centrálou a vedením. Dodržování výrobních předpisů (například regionální legislativa) bude mít vliv na výběr systému. Pokud například jedna z výrobních divizí podniku má přísné a jedinečné zákonem stanovené požadavky, které musí být dodržovány, je vhodné rozdělení a zavedeni vlastního ERP, odlišného od ERP systému centrály [20]. Dvouvrstvá architektura z provozních (funkčních) důvodů Pokud se organizace zabývá množstvím různých činností, například výroba, distribuce, skladování a maloobchod, ERP systém, který je nejlépe využit například ve výrobní divizi, nemusí být nejlepším řešením pro celý podnik. Stejně jako systém zavedený v podniku nemusí přesně odpovídat požadavkům činnosti jiných organizačních jednotek v podniku. Příkladem může být také situace, kdy pobočka (požívající vlastní ERP systém) je zaměřena na konkrétní odvětví, ale nemá velký dopad na korporační činnost, ani významný vliv v rámci celé organizace [20]. Viceprezident firemních aplikací a architektury jedné ze společností ze seznamu Fortune 500 zase prohlásil: Naši podnikoví ekonomové budou vždy využívat základní systém SAP. Neexistuje však způsob, jak bychom mohli jeden systém ERP provozovat pro celou firmu. V našich firemních modelech je tolik odlišností, že musíme mít dvouúrovňové ERP. [22] 16

17 Rozšiřující důvod (Two-Tier pro Acquisition). Třetí situace, která by mohla vyvolat potřebu zvážit dvoustupňový ERP přístup, vzniká, když centrála podniku kupuje nové podniky za účelem podpory strategického a funkčního růstu. Pokud zajištění zdrojů na změnu zastaralého ERP systému, který potřebuje být integrován se systémem centrály, znamená pro podnik velké náklady, nebo je časově problematický, je zavedení dvouvrstvého ERP lepším řešením. Příkladem muže být i nová firma, pobočka nebo malá dceřiná společnost bez unifikovaného ERP systému, kde podnik může zavést ERP podle oblasti podnikání, integrovat ho se stávajícím systémem centrály a tak zabezpečit celkový systémový soulad uvnitř společnosti [20]. Další variantou je, když na pobočce, kde je malý provoz, který v současné době nezaručuje plnohodnotného využití podnikového ERP software, vznikne potřeba automatizace přibylých činností podniku a uvedeni do firemní infastruktury. Organizace s různými obory činnosti, potřebami lokalizace nebo které chtějí postupnou modernizaci starších systémů, najdou v dva-tier ERP strategii jediné možné řešení, které může snížit náklady a poskytnout lepší obchodní hodnotu," říká Ray Wang 2 [24] Hlavními výhody dvouvrstvé strategie: Dvouvrstvé řešeni zavedení ERP systému v podniku přináší spoustu výhod. Některé z nich uvedu níže. Otevřenost systému. Otevřenost systému umožňuje nejen integrovat všechny běžné kancelářské aplikace, ale i propojit všechny dosud využívané nezávislé systémy. Hlavní systém (první vrstva) zajisti všechny důležité nezbytné business procesy pro efektivní běh podniku. Nadto druhá vrstva vyplní zbylé, důležité funkcionality pro jednotlivé oblasti podnikání. Tím bude zaručena všestranná podpora podnikání. Systémy lépe lokalizované s místní podporou. Na úrovni platformy pro hlavní evropské jazyky jsou podporovány národní standardy dat, čísel a principů třídění textů. Z tohoto důvodu existuje možnost nastavení konkrétního aplikačního řešení pro využití regionálních nastavení, které jsou používány v zemích, kde se mluví konkrétním daným jazykem. Lze takto také výrazněji využít regionální specifika a chovat se agilněji a pružněji. Možnost rychlého nasazení moderních funkcí. V případě implementaci dvouúrovňového systému za použití různých ERP systémů, lze využit všestrannou funkcionalitu obou systémů. 2 Ray Wang - hlavní analytik a generální ředitel společnosti Constellation Research 17

18 Výrazná úspora nákladů. Použiti dvouvrstvé strategie je nákladově efektivnější než unifikované zavedení jediného globálního dodavatele na všech úrovních podniku. Pro menši divize a regionální zastoupení je efektivnější a méně nákladné volit menši ERP systémy, než spouštět globální projekt pro zavedení plnohodnotného ERP systému na každém odvětví podnikové organizace [15]. Přestože zavedení více systémů může znít jako zvýšení nákladů, je nutné na řešení nahlížet z globálního hlediska. Pokud se vezme v potaz časový faktor realizace a samotný přechod na globální systém, průběžné poplatky na údržbu, zavedení, aktualizace a modifikace, může dvoustupňový systém nabídnout výrazné finanční úspory. Často je systém druhé vrstvy nabízen dodavatelem k zavedení do podniku za konkrétním specifickým účelem jako jednotlivé SW (buď obor podnikání, přizpůsobení lokalitě, nebo implementace jednotlivých specifických aplikací) tak, aby byly nutné minimální úpravy při implementaci, zavedeni do provozu i při aktivním využívání systému (jednoduché rozhraní, množství modifikací, přizpůsobeni funkce podle požadavků uživatele). Také úprava starších systémů může být velmi časově a finančně náročná. Navíc často systém druhé vrstvy (například specifická platforma pro obor podnikáni) má nižší celkové náklady na vlastnictví (TCO 3 ), protože obsahuje snížený čas na realizaci a nižší náklady na licence. Gartner Research zjistil, že podniky vykazují 33% snížení nákladů na implementaci a 50% snížení celkové doby k plnému zavedení do provozu systému, při použiti řešeni dvouvrstvého ERP řešení [26]. V případové studii zástupce ředitele IT velkého globálního výrobce spotřebitelských výrobků uvedl: Celkové náklady na nasazení dvouvrstvého ERP byly poloviční ve srovnání s výdaji na nasazení našeho jednoúrovňového řešení Oracle. Vytváření reportů a zaškolení uživatelů našeho nového systému také trvalo kratší dobu. [22]. Automatizace toku dat a využívaní informačních vazeb. Data mezi systémy budou vždy aktuální, konzistentní, integrované a nebudou ztrácena nebo je nebude třeba přenášet ručně. Jednotlivé transakce uživatele budou kontrolované, sdílené a archivované s centrálou [14] [15]. Zvýšená flexibilita, která vede ke zvýšení efektivnosti běhu podniku. Dvojvrstva strategie nabízí kromě standardních komplexních mechanismů navíc vysokou parametrizovatelnost a velké množství různorodých nástrojů pro optimální nastavení systému podle skutečných potřeb obchodní jednotky (jednotlivé pobočky, prodejny, ) a požadavků uživatele. Firma s dvouúrovňovým systémem je tak vice flexibilní, dochází k snadnějšímu startováni podnikatelských činnosti a podporuje všechny uživatelské 3 Total Cost of Ownership, používá se zkratka TCO, je metoda hodnocení nákladových variant. Prostřednictvím TCO se vyjadřují kompletní náklady na investici a její provoz, zohledňující nejen pořizovací cenu, ale také výdaje vznikající vlastnictvím hodnocených statků [32] business encyklopedie 18

19 požadavky. Zaměstnanci mají všechny potřebné prostředky, informace a data, které potřebují, aby se lépe mohli rozhodovat a provádět v případě potřeby změny [16] Rizika Vzhledem k tomu, že dvojvrstvé ERP řešení je novým trendem, oprávněně existuje řada pochybností a možných rizik spojených se zavedením tohoto typu systému. Hlavní rizika jsou následující [31]: Značné riziko je spojeno s nasazením dvouúrovňového systému od různých dodavatelů, kdy na centrále a hlavních podnikatelských centrech je implementován globální ERP systém a na pobočkách je menši ERP systém od jiného dodavatele propojený s centrálou. Ztrácí se tím mnoho efektivnosti, kterou podnik očekával získat. Účinnost se ztrácí neustálou inovací, integrací a aktualizací s hlavním systémem, v neprospěch hovoří i složitost související s požadavky na průběžné seřizování systémů pomocí dodavatele řešení. Hlavním problémem vždy bude aktualizace dat napřič různorodými systémy. V rámci jednoho systému aktualizace dat probíhá buď nepřetržitě, nebo v dávkovém režimu a zabírá pouhé vteřiny. Naopak aktualizace dat mezi různorodými systémy může trvat podstatně déle. Nejde jenom o množství přenášených dat, ale především o sjednocení formátu dat tak, aby byl kompatibilní s oběma vrstvami ERP. Také je potřeba mít na paměti, že je velmi důležité, aby údaje, data z druhé vrstvy systému mohly být bez problémů sdíleny s primárním systémem centrály. Musí být zajištěn bezodkladný bezprostřední přístup k informacím podle potřeb uživatelů a dodavatel ERP musí zabezpečit nepřetržitý bezchybný datový tok v rámci celého podniku [16] Hlavní dodavatelé: SAP jako největší ze světových dodavatelů ERP systému nabízí podnikatelům komplexní řešeni SAP Business One jako SW dvouvrstvého řešení. Nadstavbu lze plně integrovat s řídícím ERP SW. Jedná se o řešení pro všechny podniky využívající SAP ERP (jako centrální systém), kteří chtějí propojit menší pobočky, dodavatele, provozy, obchodní partnery, franšízy atd. První vrstva (tier-one) je samotný software SAP, který řídí velké obecné operace v celém podniku (organizace, finance, controling, analytics, řízení apod.) a je lokalizován na centrále společnosti. Zatímco SAP Business One představuje druhou vrstvu (tier-two) a řídi menši organizační složky. Díky své flexibilitě se dokáže přizpůsobit prostředí zákazníka i specifickým oborům podnikaní, navíc pak SAP Business One komunikuje s kteroukoliv aplikací SAP (v rámci obchodní sítě) a umožnuje plnou integraci, koordinaci procesů a dat s řídícím ERP systémem (v rámci celé organizace). Taková integrace a centralizace funkcí na společné softwarové infrastruktuře minimalizuje redundance a nekonzistence dat, eliminuje množství oddělených tabulek, statistik a umožnuje vést společnou databázi celé organizace. Manažeři tak mohou sledovat příjmy a náklady podřízených organizací, mohou přebírat rozhodnutí a ovlivňovat výkonnost firmy. To vše 19

20 samozřejmě vede k lepší kontrole a efektivitě. Druhá vrstva ERP tohoto řešení je výhodná pro malé organizace (pobočky, franšízy apod.), kteří mají malou vlastní vnitřní strukturu, a tak umožnuje eliminovat velké investice na IT v podřízené firmě. Constellation Research podnikům doporučuje zhodnotit před zavedením dvouúrovňového ERP systému řadu kritérií. Je mezi nimi také porovnání nákladů na upgrade existujícího jednoúrovňového systému s nasazením dvouúrovňového interního systému či stanovení finanční náročnosti spojené s odpovídající integrací ERP systémů. [22] Závěr Dvouúrovňové ERP řešení je pravděpodobně nejlepším klasickým řešením pro konzervativní podniky s nestandardní strukturou skládající se z většího množství organizačních jednotek. I přes jisté nevýhody, zejména jistou těžkopádnost koordinace podnikových dat je jedná o pokrokové, dobře fungující a efektivní řešení, které se v mnoha případech ukazuje jako bezkonkurenčně nejlepší varianta (pokud nepřipadá v úvahu SaaS řešení). 3.3 Mobilní ERP Mobilní zařízeni již několik let zasahují téměř do všech lidských činností jak v běžném životě, tak i v pracovní sféře. Na trhu ERP systémů převažuje trend mobilních ERP a mobilita obecně. Podniky jsou již dostatečně saturovány mobilními zařízeními (chytrými mobilními telefony, tablety, notepady a jinými zařízeními) na platformách ios, Android či Windows (RT nebo Phone) a chtějí je využívat i v podnikových procesech. Současný svět je stále mobilnější a organizace proto potřebují, aby podobně mohli pracovat i jejich zaměstnanci, uvádí Cliff Godwin 4 [35]. Za poslední desítku let se mobilní ERP značně posunuli kupředu a neustále se vyvíjejí a zdokonalují po stránce dostupnosti různorodých aplikaci, včetně podpory podnikových činností. S tím souvisí i obrovské množství informačních zdrojů a studii věnováních mobilním ERP systémům jako trendu. Jedním z nich je (závěrečná práce Mobilní ERP 2012 viz zdroje), kde je podrobně popsaná veškerá funkcionalita a trendy v oblasti mobilních ERP. Dodavatelé mobilních aplikaci nepřestávají usilovně pracovat na vývoji v oblasti podpory podnikových procesů, zaplavují trh množstvím různorodých podpůrných agend a malých aplikací (mobilní MySQL, apod.), vytvářejí ovšem i aplikace shodné s plnohodnotným ERP systémem. V současné době již nejde jen o reporty, agendu a dashboardy, ale také o vykonávání klíčových podnikových procesů v rámci mobilního ERP [36]. Mezi nejvýznamnější změny na poli mobilního ERP v horizontu posledních 2-3 let patří, že dodavatelé přinesli na trh zejména: Moduly ERP systémů jako jednotlivé mobilní aplikace Přesunuli mobilní aplikace z firemních zařízení na soukromá zařízeni zaměstnanců Zavedli plnohodnotné systémy na mobilních zařízeních 4 Cliff Godwin - viceprezident pro vývoj aplikací ve společnosti Oracle 20

21 Přizpůsobili stávající systémy tak, aby dokázaly spolupracovat s mobilními aplikacemi Zavedli a rozšířili Cloud řešení Jednotlivé moduly Zásadními změnami je větší funkcionalita a flexibilita nativních aplikací a také možnost instalace jednotlivých modulů. Většina instalací mobilních systémů podporovala pouze sdílení a případně ještě spravováni databáze (náhled, úpravy a jiné drobné funkce), jednoduché transakce a činnosti, řízení změn podniku (aktuality v podniku, aktualizace dat, sdíleni informací, poznámky, akce a oznámeni o různých událostech), řízeni objednávek a další podobně jednoduché úkoly. Nedávno dodavatele ERP systémů začali navíc nabízet doinstalovaní odborných aplikací jako dalších modulů ERP systémů, které by zajistili požadovaný oborový okruh funkcionalit. Nové moduly jsou zaměřeny například na jednotlivé oddělení ve firmě nebo oblast činnosti zaměstnance. Takové aplikace můžou zajištovat například oblast řízeni finančních toků, nebo aplikace řízení vztahu se zákazníky CRM (obsahují seznam klientů, obchodních styků, obchodních závazků apod.), aplikace řízení objednávek a skladu a jiné oblasti činnosti zaměstnanců. Další moduly, které poskytují dodavatelé, jsou spíše zaměřené podle oboru podnikaní (cestovní kancelář, farmacie apod.). Tyto aplikace jsou využitelné spíš v nativním řešení zavedení systému, jelikož jsou jednoduché a nemají velké nároky na HW mobilního zařízení. Jedná se o instalaci jednoduché aplikační verze SW, která klade důraz spíše na internetové připojení (sítové, Wi-Fi), přesto že aplikační část je uložena na zařízení, veškera data sdílená přes internet. Toto řešeni je výhodné jak ze strany implementace, tak ze strany využití, jelikož jednotlivá aplikace odpovídající požadavkům a funkcionalitě zvlášť pro každý okruh zaměstnanců zvyšuje efektivitu podnikových aktivit. Existuji dvě hlavni výhody tohoto aplikačního řešení: a) nezávislost jednotlivých modulů na bázovém řešení (není potřeba mít primární globální systém) b) plné propojení, spolupráce jednotlivých modulů mezi sebou. Tak aplikační řešení poskytují možnost instalace pouze nutných jednotlivých modulů. Příkladem může být modul sklad pro řízení stavu materiálu a zboží na skaldu nebo modul řízeni dodavatelských řetězců. Zajímavé je, že tyto zvlášť nainstalované moduly budou mezi sebou plně integrované a budou mezi sebou efektivně spolupracovat (sdílet společné data transakce). Příklady dodavatelů: Společnost MIBCON nedávno uvedla mobilní podnikové aplikace se zaměřením na podporu obchodních marketingových a jiných členitých podnikových aktivit v terénu. Hlavní výhodou aplikace, kterou nabízí tato společnost, je možnost instalace jednotlivých modulů. Společnost nabízí modul mibwarehouse (určený pro společnosti skladující zboží, 21

22 výrobky a jiné tovary, pro řízení stavu skladu a pro zjednodušení prací skladníků při příjmu a výdaji zboží, řízení objednávek apod.), dále Modul mibsale určený pro obchodní zástupce a zaměstnance pracující v terénu (řízení obchodních zakázek, schůzek, marketingových akcí apod. Úplný seznam nabízených modulů lze najit na stránce společnosti MIBCON nebo na [37]. Milan Kováčik 5 uvedl v článku Článek MIBCON a.s. (27. března 2013) o modulu mibsale : "Díky mibsale se podařilo maximálně usnadnit práci obchodních zástupců, zvýšit jejich informovanost a motivaci a současně managementu společnosti umožnit efektivní řízení obchodních týmů." Společnost ORACLE nabízí svým klientům 14 nových mobilních aplikací pro práci v systému Oracle E-Business Suite 6. Novinka zahrnuje specializované aplikace pro zaměstnance jednotlivých oddělení a různých oblastí činnosti. Aplikace umožňují přístup k jednotlivým funkcím určeným pro různá firemní oddělení a zahrnuji takové oblasti jako: objednávky prodeje (Mobile Sales Orders), Projektový management (Mobile Project Manager), terénní servis, zakázky, zásoby, výroba a jiné (úplný seznam na stránkách ORACLE). Tyto různorodá aplikace zajištuji úplnou podporu provádění obchodních operaci a klíčových podnikových funkcí vedou ke zvýšení efektivity práce jednotlivých zaměstnanců. Všechny nově uvedené aplikace jsou k dispozici v rámci současných produktových licencí, to znamená, že zákazníci můžou pořídit služby mobilních aplikačních řešeni bez dodatečných nákladů a investici do zavedení mobilních systémů budou zahrnovat pouze ceny dodatečných licenci za používání aplikace [35]. Dalším dodavatelem ERP systémů na českém trhu, který nabízí mobilní servis je ICT system a.s. Společnost je hlavním dodavatelem ERP systému Altus Vario (all-in-one). Tato společnost nabízí nativní Aplikace erpdroid, která je vytvořena pro platformu mobilního OS Android. (vice o tomto systému na [39]. Jejich hlavni novinkou na mobilních zařízeních jsou implementace modulů (aplikace) obchodní zástupce (dal OZ) a Výkony. Mobilní Modul OZ je určen pro obchodní firmy, jejichž zaměstnanci pracuji v terénu nebo jsou na cestách (obr. č 3). Aplikace nabízí uživatelům sdílení informaci o skaldových zásobách, aktuálních cenách a objednávkách (zakázkách), přehled v katalogu zboží, možnost vedení poznámek deníku, dává možnost vytvoření zakázek přímo u zákazníka na základě stávajících skladových zásob a nabízí celkový přehled o obchodních činnostech firmy [40]. Aplikace Výkony (obr. č 4) představuje mobilní verzi modulu Výkony (který je provozován na pevném ERP systému). Základní funkcí této aplikace je evidence, průběžné zadávání a řízeni odvedených pracovních výkonu, který pak lze následně zpracovávat [41]. 5 Milan Kováčik - zástupce obchodního ředitele velkoobchodní divize GECO a.s. 6 Komponenty: Mobile Sales Orders, Mobile Inventory, Mobile Product Information, Mobile Procurement, Mobile Project Manager, Mobile Discrete Production Supervisor:, Mobile Process Production Supervisor, Mobile Project Manufacturing, Mobile Maintenance a Mobile Field Service.) 22

23 Obrázek 3 Mobilní Modul OZ Obrázek 4 Mobilní aplikace Výkon Aplikace společnosti můžou byt zavedené na běžných dotykových mobilních telefonech nebo tabletech s operačním systémem Android. Samotná práce s daty (aktualizace, sdíleni, přenos) řešena připojením k internetu prostřednictvím datových služeb operátora nebo přes Wi-Fi. Přenos dat zajištuje komunikační server, sdílená data jsou zpracovaná v centrále podniku a následně přenesena do IS Altus Vario. Dalším příkladem dodavatele muže být společnost CzBrand.cz s.r.o. nabízecí ERP systém 1C:Enterprise 7. 1C:Enterprise usiluje o zajištění podpory podnikání ve všech sférách zákaznického servisu, jelikož obsahuje rozsáhlé množství nadstaveb a modulů se zaměřením na různé typy oborů a oblastí činnosti podniku. Celý seznam modulů lze najit na [42]. Níže uvedu pouze příklady využití různých typů modelů a řešení pro různorodé typy podnikaní. Modul účetnictví typicky finanční modul pro účetnictví a tvorbu rozpočtů. Modul Zakázky (nákup prodej) modul pro řízení obchodováni se zbožím, který zahrnuje řízení objednání, prodej a nákup zboží Modul sklad modul pro podporu řízeni zásob a skladu. 1C CRM - Customer Relationship Management modul řízeni vztahy se zákazníky (v 1C:Enterprise obsahuje i složku řízení vztahu s dodavateli - SCM). (BI) Celková statistika - shromažďování informací o datech. Tento typ analýzy se používá pro předběžnou studii analyzovaného zdroje dat a zahrnuje běžné statistické výpočty. Lze použít pro určení často společně nakupovaných produktu a služeb. modul Enterprise (určené pro manažery a vedení) pro sledování obchodních činnosti podniku [42] [43]. 1C:Enterprise disponuje i následujícími moduly: 7 Přímým výrobcem a hlavním dodavatelem Enterprise je Ruská společnost 1C. 23

24 Obrázek 5 Moduly 1C Enterprise Zdroj: Vlastní zpracování Hlavní výhodou 1C:Enterprise je multi- platformnost. Nativní aplikace pracuji skoro na všech běžných OS (Windows, Linux, Android, Symbian a jiné), které mají přístup k internetu. Platforma je přizpůsobena mobilní zařízení (ipad, PDA, smartphony, tablety, a jiné mobilní zařízení nižších úrovní). Navíc poskytuje možnost pracovat s SQL databázemi stejně jako na osobních počítačích. Tabulka Systémové požadavky 1C: Enterprise 8 zveřejněna na [44]. Bohužel na českém trhu tato mobilní verze systému 1C:Enterprise ještě nebyla zprovozněna i přes úspěch ruského dodavatele na globálním trhu Instalace na soukromá zařízení Společnosti autorizují možnost instalace (přesunu z firemních zařízení) aplikace na soukromá zařízeni zaměstnanců. Žijeme v době mobilních technologii a lze říci, že nelze najit člověka který by neměl aspoň jedno mobilní zařízení. Mobilní telefony už nejsou exotickým příslušenstvím nebo jednoduchým komunikačním prostředkem, a tablety nebo notebooky jsou cenově dostupné běžným uživatelům. Logicky to vede k tomu, že při používaní mobilních telefonů ve firmě, zaměstnanci, kteří už mají vlastní zařízení, nejsou většinou ochotni měnit svá zařízení na firemní, a už vůbec budou proti, nosit s sebou dvě zařízení, jedno soukromé a jedno firemní. Velkým problémem který vzniká, je potřeba zavedení ERP systémů do soukromých zařízení zaměstnanců. Vždy šlo o ohrožení firemních dat, špatné zabezpečení dat, riziko zneužití firemních dat, špatnou transparentnost a kontrolu využívaní těchto dat apod. Navíc podniky mohou očekávat značnou investici, složitou implementaci při zavádění ERP systémů do soukromých telefonů zaměstnanců. Povoleni zavedení ERP systémů na soukromých zařízeních zaměstnanců vychází z dalšího trendu, který lze nazvat jako Vývoj zabezpečeni anebo zajištění provozu systému, včetně bezpečnosti. Mezi typické zajištění bezpečnosti systémů obecně patří autentizace uživatele, tj. určení totožnosti osoby hlásící se do systému, přihlašovací údaje, hesla apod. V dnešní době navíc dodavatelé nabízejí autorizace uživatele, čili oprávnění pracovat v systému, oprávněni pracovat v určitém úseku systému (pro vedení vzniká možnost 24

25 přidělení práv, kterou provádí správce systému nebo dodavatel při zavedeni systému). Další velkou novinkou je víceúrovňové zabezpečení. Platforma zařízení se dělí na soukromé prostředí uživatele a business prostředí, které je zabezpečena tak, aby oblast systému, do níž se uživatel hlásí, byla určená a viditelné pouze pro tohoto uživatele (např. Samsung KNOX). Samsung přináší na trh nový bezpečnostní firemní systém zvaný KNOX. Jde o duální řešení platformy Android, kde na platformě zavadí se dva OS. To znamená, že celý systém se děli na soukromou a pracovní část (jak na hardwarové tak i na softwarové úrovni) s možností přepínání mezi nimi. Soukromá část určena pro každodenní běžné užívaní a soukromé využití zařízení. Oproti tomu paralelně běžící pracovní část je určena pro pracovní činnosti a jejím účelem je poskytnout funkcionální pracovní prostředí a uchovávat a chránit citlivá data. Zabezpečená pracovní plocha se spouští jednoduchým přepínáním do prostředí KNOXu přístupným z horní lišty. Po přepnutí a zadání hesla se uživatel nachází v části SElinux, kde lze spouštět pouze zabezpečené a ověřené business aplikace. Ppodrobný popis mechanismu fungovaní KNOX lze najit na stránkách Samsungu nebo v tomto zdroji [45]. Další novinkou v oblasti zabezpečeni v aplikační rovině je MDM řešeni (Mobile Device Management). Jedná se o doinstalovatelnou (poskytovanou a implementovanou třetí stranou) bezpečnostní aplikaci, která zajištuje šifrování toku dat a bezpečnou obousměrnou komunikaci. Toto řešení se již dříve používalo na starších mobilních modelech a později byly přepracovano pro platformu Android. Příkladem muže byt Soti MobiControl nebo Mobile Client dodávané od IBM, mezi další zástupce patří například MaaS360, Citrix Mobile Connect nebo MobileIron Mobile@Work. Další drobná zlepšení v oblasti zabezpečení při zavedeni ERP systémů na mobilních zařízeních zaměstnanců jsou: Bezpečnost přenosu pomoci šifrování - během přenosu dat od uživatele do systému nemůže dojít k odposlechu; Integrita přenášených dat - během přenosu dat od uživatele do interního systému nemůže dojít k jejich nežádoucím úpravám třetí osobou, ani data nemůžou být pozměněna systémem bez svolení uživatele; Uložení jednotlivých transakcí do mezi paměti zařízení, což vede k větší kontrole činnosti uživatele (zaměstnance). Uživateli je také možno kdykoliv prokázat provedení dané transakce v daný okamžik, stejné je možné zpětně ověřit, který uživatel byl přihlášen do systému, kdy a jaké akce vykonal; Správce vždy má přehled o tom, kdo přihlášen v mobilním systému v daný okamžik, a jaké akce (transakce) jsou provedeny. Existuje samozřejmě možnost dálkového odepření přístupu, blokováni procesu probíhajících na jednotlivých zařízeních, aby bylo možné zamezit neoprávněným přístupům nebo zneužiti podnikových dat. Systém je dostatečně stabilní, aby zaručoval maximální dostupnost a bezporuchovost (přepracováno z angličtiny [3]) [46]. 25

26 3.3.3 Robustní mobilní ERP Úplný přechod z personálních (stolních) počítačů a notebooku na mobilní zařízeni. Zavedeni plnohodnotných systémů na mobilních zařízeních. Jedním z nejvýraznějších trendů na zahraničním trhu ERP systémů je možnost zavedení plnohodnotného ERP systémů na mobilních zařízeních. Mobilní aplikace se poslední dobu vyvíjí s obrovskou rychlosti a programování business aplikací začíná být s každým dnem snadnější, rychlejší a pohodlnější. Dřív šlo o vytvoření jednotlivých aplikace pro podporu podnikání (agenda), nebo propojeni zařízeni s firemním systémem (nativní nebo hybridní řešeni - závěrečná práce Mobilní ERP 2012 [47]). Postupem času podniky začaly být více mobilní a vzrostla s tím i potřeba na ERP systémy, nejen co se týká mobility, ale i širší funkcionality. Německý dodavatel ERP systémů zkušebně uvedl plnohodnotný ERP systém ve verzi pro mobilní zařízení, který lze zavést jednoduchou instalaci aplikace na příslušném zařízení. Jedna se o aplikační řešeni pro malé a střední podniky a podniky pracující převážně v terénu, mimo centrálu (případně nemající žádné pevné sídlo), které potřebují mít plně funkční volně přenosný ERP systém. Takový systém nepotřebuje velké nasazení, protože podnik nedisponuje centrálou. Jedná se o instalaci plnohodnotného ERP systému obsahující všechny důležité business procesy (účetnictví, CRM, objednávky, dodavatele apod.) i nadstandardní moduly. Navíc dodavatel nabízí vytvoření nadstandardního systémů podle potřeb a činnosti podniku. Při zavedení plnohodnotných systému na mobilních zařízeních existují tři varianty (1), 2), 3)): 1) Instalace bázového ERP systému, obsahující veškeré standardní business procesy a podporující běžné činnosti podniku. Jako správa a vedení klientely, vyřízení objednávek, vedení účetnictví (přehled jednotlivých výdajů, fakturace, příjmy a výdaje firmy), řízení dodavatelského řetězců, vedení databáze a jiné typické agendy (plánováni schůzek, vedení kalendáře, statistika). Dále je zde možnost přizpůsobení typového aplikačního balíku potřebám konkrétního podniku. Jedná se o rozšíření bázového řešení, kdy se klientovi nabízí přizpůsobeni programu potřebám podnikaní pomocí zabudováni do systému (k základnímu programu) samostatných, nezávislých modulů. Tato varianta poskytuje standardní řešení pro malé a střední podniky, obsahuje základní obchodní aplikace (standardní obsah) a jejich rozšíření o jednotlivé moduly (SCM, HR, logistika, sklad, apod.). 2) Implementace jednotlivých modulu (vice předchozí kap 3.3.1). 3) Třetí variantou (nejméně využívanou) je takzvaný systém na míru, kdy probíhá vývoj programu podle všech, klientem stanovených, požadavku v rámci nového projektu. I když celkový systém má byt vytvořen tak, aby mohl pokrýt široký okruh nezbytných business procesů různých typů podniků, a obsahuje velké množství nadstaveb a rozšíření, může se stát, že i tak nebude vyhovovat veškerým přáním zákazníka. 26

27 Jedním z dodavatelů takového řešeni mobilních ERP je Společnost 1C, která poslední dva roky nabízí možnost spouštěni projektu pro vývoj mobilních systému podle předem stanovených požadavků. Jejich projektové služby zahrnuji: Analýzu potřeb podniku dodavatelem 1C:Enterprise. Probíhá na základě komunikace mezi dodavatelem a zákazníkem. Klient sdílí společnosti popis stávajícího systému, problémy a požadavky na nový systém; Návrh řešeni. Dodavatel analyzuje současný systém klienta, nároky na nový systém a navrhuje možné řešení (zakoupeni typového ASW, zakoupení jednotlivých modulů, vývoj zcela nového řešení); Dodání (připadně vývoj) programu a implementace; Zavedení do provozu a školení; Provoz a údržba (zajištuje klient, ale v případu potíží nebo případných chyb v systému, úplná podpora dodavatelem). Ceny jsou stanovené sumou pořizovacích cen všech zakoupených licence, rozsahem prací, časovou náročností. Na českém trhu vývoje mobilních aplikací dle individuálních požadavků nabízí společnost ICTsystem, a.s. Tato společnost nabízí analýzu podnikatelských požadavků, návrh a následný vývoj mobilního ERP systému (nebo jednotlivých mobilních řešení) jak pro telefony, tak pro tablety. Jejich projekty zahrnují: Analýzu prostředí podniku (obor podnikání, počet budoucích uživatelů, oddělení, které budou zařazeny do ERP systému), požadavky podniku na mobilní ERP a analýzu technických možností podniku (HW, SW, OS mobilních zařízení) návrh řešení (znázorněny předběžný návrh aplikačního řešeni pomoci UML, wireframing, use cases a jine) návrh a následná grafická realizace uživatelského rozhraní samotný vývoj mobilní aplikace pomocí standardních technologických postupů a nástrojů (JIRA, SVN, MS SQL, JAVA,.NET) Integrace sociálních sítí (Twitter, Facebook, Google plus, LinkedIn a ostatní využívané sociální služby) - (více kap č 9) Následné vytvoření manuálu, případně školení uživatelů, údržba, servis a aktualizace mobilní aplikace publikace a zpřístupnění ke stažení vytvořené aplikaci na Google play (mobilní obchod ke stažení různorodých aplikací pro zařízení s OS Android) [49]. ICTsystem doposud realizoval projekty pro společnosti STICKit a WITHUP, spol. s r.o. Hlavni výhodou vývoje aplikačního řešeni na míru je otevřenost architektury. Otevřenost systému umožňuje nejen integrovat všechny běžné kancelářské aplikace, ale i propojit všechny dosud využívané nezávislé agendy a programy podporující podnikaní. Lze tak zautomatizovat toky dat a využívat informačních vazeb. Mobilní ERP nabízí přizpůsobení typového aplikačního balíku potřebám konkrétního podniku nastavováním určitého množství 27

28 parametrů. Z hlediska integrace všech agend pokrytých jedním systémem takové systémy nabízí optimální míru integrace, včetně integrace uživatelského rozhraní. Všechny komponenty jsou postaveny na základní filosofii, že řešení musí přirozeně fungovat a reagovat v souladu s potřebami uživatele, stejně tak nesmí být umělé a těžké na naučení. Proto komponenty systému jsou přizpůsobeny logice uživatele natolik, že jsou požadavky na školení minimální a osvojení uživatelem je velmi rychlé. Bohužel hlavním problémem s kterým bojuje dodavatel je nepřizpůsobený HW mobilních zařízení k tak robustním systémům. Systémové požadavky na zařízení jsou příliš vysoké a mobilní zařízení dnešní dobu nemůžou zaručit spolehlivého chodu systému. Muže se jednat o nedostatek paměti zařízeni pro ukládání dat, nebo malou systémovou paměť na samotný běh systému, což vede ke značnému poklesu rychlosti uskutečnění jednotlivých operaci v systému, špatně odezvě systému a jiné problémy souvisící s nedostatečností HW. Tyto problémy lze vyřešit modelem SaaS (vice kap 3.6), který umožňuje zavedení plnohodnotného ERP systému na mobilní zařízení formou služby Přizpůsobení stávajících a zastaralých systémů na mobilní zařízení Přizpůsobeni stávajících a zastaralých systémů tak, aby spolupracovaly s mobilními aplikacemi. V průběhu vývoje podnikového prostředí se firmy mohou setkat se závažným problémem, kdy stávající ERP systém nemá potřebnou funkcionalitu pro podporu mobilních aplikací. Většina globálních dodavatelů ERP systémů jako například ABRA a SAP nabízí ke svým systémům různorodé produkty a služby s naprostou podporou a integraci s hlavním systémem. Proto pro podniky nevzniká tento problém, protože ke stávajícímu systému od ABRA lze navíc zavést mobilní řešení systému pomocí nabízených aplikací od stejného dodavatele. Ale existuje řada jiných dodavatelů na trhu ERP systémů, kteří nenabízejí další produkty než samotný firemní ERP systém a tak stávající IS v podniku nedokáže spolupracovat s mobilními zařízeními. Další variantou je firma udržující zastaralý systém, která nepotřebuje zavedení úplně nového plnohodnotného ERP systémů (buď z finančního důvodu, nebo z důvodu uspokojivé funkcionality zastaralých systémů), ale chtěla by se vyvíjet po stránce mobility podnikání. Aktuálním trendem je přizpůsobení jednotlivých ERP systémů tak, aby se dokázali propojit a spolupracovat s mobilními aplikacemi. A to, ať jde o zastaralé lehké systémy, nebo robustní ERP systémy od neglobálních dodavatelů. Dodavatele jednotlivých služeb na trhu IS začali nabízet zajištěni přístupu mobilních aplikací k pevnému firemnímu systému a opačně. Zabezpečují tak přistup aplikačního řešení na mobilních zařízeních k firemním datům, aby bylo možné: propojení a následující možnost spravování, provedení změn a aktualizace firemní databáze 28

29 řízení transakcí (zajištění a kontrola běžných transakcí a činností v podniku, které jsou určené pro chod podniku) sdílení seznamu kontaktů (telefonní a adresní údaje, seznam obchodních kontaktů, klientely zaměstnanců a jiné) sdílení společného kalendáře (schůzky, plánované akce, oznámeni události, objednávek apod.) sdílení jednotlivých informaci podle požadavku klienta a oblasti funkcionality uživatele (například sdílení stavu skladu) Dodavatelé: Jako přiklad mohu uvést dvě z mobilních aplikačních řešení od Asseco Solutions HELIOS na cesty a HELIOS Mobile [50]. Dalším příkladem je magent od firmy Sunnysoft, aplikace kterou dodavatel dokáže napojit na naprostou většinu ERP systémů jako Helios, Pohoda, César a přes dvacet dalších včetně i globálních IS (ABRA). Aplikace magent byla použita v řadě významných firem, jako například Ferrero, Haribo, BontonFilm, Computer Press nebo Hořické trubičky a Profimed [51] Vývoj na straně webových aplikací. Dnešním fenoménem je Cloud computing (vice kap 4.1) a s ním spojené cloudové řešeni v rámci plnohodnotného ERP systému v jakémkoli zařízení (jedná o model nasazení SaaS). Pokud mluvíme o ERP systému na mobilních zařízeních, cloud řešení přináší pro podniky spoustu nových možnosti (SaaS, IAAS, PaaS). SaaS systémy nabízí především možnost plnohodnotného systémů na všech mobilních zařízeních dostupné přes webové prohlížeče Přínosy mobilních ERP Žijeme v dynamickém a rychle měnicím se světě, kde se lidé snaží šetřit každou vteřinu. Mobilní zařízení přestali být prerogativou luxusu a zábavy a začali být věcí, bez které se člověk nedokáže ráno probudit. Tablety a smartphony už dávno nejsou jenom prostředkem pro komunikaci a zábavu ale mají důležitou roli ve světě podnikání jako investice, která šetří drahocenný čas a tak i peníze. Bylo otázkou času kdy se podniky začnout rozvíjet i v oblasti mobility. Mobilní zařízení vždy bylo asociováno v prostředí byznysu jako prostředek pro komunikaci a jakékoli další funkční využití se v pracovním prostředí považovalo se za neseriózní přístup ke své prací. Zaměstnanec nemohl přijít na prezentaci a pomoci telefonu spouštět prezentaci na plátně, nepochopilo by to ani vedení, ani klienti. Podnikatel nemohl přijít na schůzku s klientem nebo investorem s tabletem a uskutečnit zakázky přes mobilní zařízení. Vždy to bylo neprofesionální, nepochopitelné a urážející pro klienty. Ale moderní doba rozvijících technologii nám ukazuje, že mobilní technologii je dobrou a užitečnou pomůckou pro podnikatele a zaměstnance pracující v terénu. Šetři čas, dává možnost podnikatelům pružně reagovat na měnicí se požadavky klienta, neprodleně vytvářet zakázky, 29

30 mít bezporuchovou stálou komunikace s podnikem, vedením a jinými obchodními účastníky. Dnešní podnikatelská kultura je založena na principu všechno a hned. Ale nikdo nedostane nic hned, pokud bude muset zapsat ručně výsledek obchodní schůzi na papír, vypisovat objednávky a jiné doklady, poté jet do centrály, zapsat objednávky do podnikového ERP systémů a jen potom uskutečnit samotnou transakci. Klienti tak budou poměrně dlouho čekat na výsledek obchodního jednaní. Čas jsou ovšem peníze. S mobilním přístupem k obchodním příležitostem přicházejí zjevné výhody i pro podniky. Následující výhody jsou jen špičkou ledovce, pokud jde o přínos mobilních ERP pro podniky [53]. Lepší kvalita služeb Tím, že mobilní ERP systémy poskytují pracovníkům okamžitý přístup k důležitým informacím, bez ohledu na to, kde jsou, umožňuje flexibilně reagovat na požadavky klienta a vedení, poskytovat důležité údaje pro zákazníky a dodavatele, kteří by jinak museli čekat. Už není nutně telefonovat do firmy a zjišťovat skladové zásoby, ceny, pohledávky a jiné, protože všechny tyto informace budou po ruce v mobilním zařízení. Tato forma podnikové mobility také umožňuje zaměstnancům získat informace o zákaznících na místě, aby bylo snadně přizpůsobit individuálním potřebám a historii každého klienta. Vyšší produktivita Vzhledem k tomu, že zaměstnanci mohou mít přístup k informačním systémům přes podnikové mobilní aplikace na cestách, výrazně se snižují se prostoje kvůli cestování. Pracovníci mají 24 denně kompletní přístup ke všem obchodním datům, které potřebují, aby pokračovali v práci, jako by byli v kanceláři. Snižuje to papírování, a uvolňuje čas pro další produktivní pracovní činnosti. Aktivní reporting Okamžitá zpětná vazba obchodnímu zástupci Přesnější sběr dat Vzhledem k tomu, že všechny transakce lze provést na místě v reálném čase prostřednictvím podnikových mobilních aplikací, není potřeba znovu zadávat je později do kancelářského centrálního systému. Tím se sníží počet chyb způsobených při zadávání dat, což šetří čas a peníze. Konkurenční výhoda Nakonec mobilní přístup k obchodním informacím dává podnikům zjevný náskok před konkurencí. Zákazníci chtějí obchodovat s firmou, která může poskytnout ty nejlepší a nejrychlejší služby při nejnižších nákladech. A pravě zvýšení produktivity a zkvalitnění poskytovaných služeb zákazníkům v terénu budou společnosti schopny poskytnout prostřednictvím mobilních ERP. Zkracují se dodací lhůty 30

31 Centrála, příslušné odděleni, skladníci dostanou vytvořené objednávky "z terénu" v reálném čase (hned při vytvořeni) a budou je moci ihned zpracovat v systému, zrealizovat, připravit a odeslat zákazníkům. Šetří čas a peníze, Zvyšuje tržby a zisky Jelikož veškera potřebná firemní data z ERP systému bude vždy po ruce a zaměstnanci budou ihned pohotově připravení na jednání se zákazníky. Tím se vyhýbá plýtvání časem na přípravu a zbytečnou administrativu, který lze využít na uzavírání více nových obchodních případů a nových objednávek. Chtěla bych taky uvést další menší výhody a novinky mobilních zařízení, kteří přináší letos dodavatele ERP systémů a kteří nebyli dřivé mnou uvedené, ale můžou být zajímavé a inspirativní pro podniky [37]: Správa dokumentace provozovny - pořizování fotografií provozovny pro kontrolu umístění zboží a reklamních předmětů na provozovně. Následné nahrávání fotek z aplikace do centrální databáze. Prodej z vozu i prodej ze skladu včetně vystavení pokladního dokladu a jeho uhrazení přímo na místě Mobilní katalog pro chytré telefony a tablety. Jedná se o katalog zboží s aktuálními cenami v reálném čase, slevové podmínky daného zákazníka. Například aplikace pro mobilní telefony a tablety s operačním systémem Android od společnosti ICTM s.r.o [55]. Podpora marketingu- zajištění cenových, letákových, prodejních a marketingových akcí, automatizované dotazníky a marketingové průzkumy Aktivní reporting - okamžitá zpětná vazba obchodnímu zástupci Kontakty, vztahy a historie práce se zákazníkem, aktuální informace o platební morálce zákazníka Napojení na veřejné registry (ARES) Přesné vyhledání umístění firem, podniků, zákazníků prostřednictvím podpory GPS (integrace s Google Maps) Přímá komunikace mobilních ERP aplikaci se standardními aplikacemi mobilního zařízení (sdílení seznamu kontaktu, provedení telefonních hovoru spouštěných přes ERP systém, poslané y ze systémů) Větší podpora široké škály koncových zařízení s různými OS Android 31

32 A mnoho dalších přínosu pro zajištění nepřetržitého chodu podniku a efektivní práce zaměstnanců v terénu [37] Závěr Při rozhodování o zavedení ERP ve společnosti, by měl podnik zejména uvažovat, zda doopravdy potřebuje seriózní a robustní ERP systém implementovaný na počítačích, nebo zda mu postačí jednodušší, levnější ale stejné funkcionální produkt v podobě mobilního ERP. Mobilní ERP přináší pro podnik nesporné výhody popsané v kapitole a pro malé a střední podniky je s velkou pravděpodobností jediným rozumným řešením, které je jednoduché, flexibilní a poměrně levné. 3.4 Sociální sítě Firmy již řadu let usilují o zajištění jednotného místa shromažďovaní firemních informací. Nejedná se pouze o firemní databáze, ale obecně o prostor, kde firemní zaměstnanci mohou mezi sebou sdílet nejen pracovní dokumenty, ale i své znalosti, dovednosti, pracovní postupy a know how. Od roku 1971 podniky využívají pro komunikaci elektronickou poštovní schránku . Tento, více než 40 let starý způsob komunikace, je stále běžně používaným v pracovním i soukromém prostředí a slouží k zasílání jednoduchých zpráv, hromadných oznámení, vytvoření diskuzních skupin a samozřejmě i pro sdílení pracovních dokumentů. Časem se samozřejmě tento druh konverzace vyvíjel a zdokonaloval. Vhodným příkladem je většina největších poskytovatelů jako YahooMail, Google Mail, Live Mail a jiných, kteří postupně zvětšovali objem poštovní schránky, velikost přiložených příloh, začali spojovat zprávy se stejným adresátem nebo předmětem zprávy a začali tak vytvářet přehlednější a spolu související konverzace. Hlavní výhodou u vždy byli a zůstávají nízké náklady, případně užití služby zdarma při využiti hlavních světově známých fre ů a rychlost komunikace. Hlavní nevýhodou mailu je jeho omezenost, možné zahlcení schránky a celková nepřehlednost. Ve velkých firmách, kde probíhá nepřetržitá komunikace mezi odděleními a pracovníky firmy, vzniká problém přemnožení počtu zpráv a s ním související nárůst potřebného datového objemu pro provoz poštovních schránek na serveru. S tím je spojené složité vyhledávaní ve zprávách, komplikovanost udržení historie konverzace a získání potřebné informace obecně, narůst počtu spamových a jinak nepotřebných zpráv. je sice rychlý a spolehlivý způsob komunikace, ale není vhodný pro veřejnou diskusi, sbírání námětů a firemní dokumentaci a skupinovou komunikaci. Postupem doby podniky tuto skutečnost vzaly nevědomí a začali používat další komunikační prostředek, kterým je firemní síť [57]. Tak začal existovat firemní intranet, jehož hlavní funkcí je shromažďování, ukládání a následné poskytnutí informací a potřebných dokumentů celé společnosti. Na začátku to byl nástroj, využívaný převážně vedením společnosti, případně personálním oddělením pro zveřejňování důležitých informací a oznámení pro zaměstnance. Postupně se však intranet rozšířil o mnoho dalších funkcí a efektivních nástrojů. Dnešní intranet zahrnuje týmové 32

33 (skupinové) weby a sdílené uložiště dokumentů, úkolů (včetně přehledu o svěřených úkolech v týmu), kalendáře, přehledů, reportů a spoustu dalších firemních nástrojů. Intranet také přispívá k zamezení nekontrolovaného přeposílání rozpracovaných dokumentů mezi zaměstnanci prostřednictvím u. Tak zaměstnanci přestávají pracovat s neaktuálními verzemi dokumentů a zefektivňuje se jejich pracovní výkon. Prostřednictvím u tak zaměstnanci jednoduše můžou sdílet pouze odkaz na uložený aktuální dokument na intranetu. První náznaky sociálních sítí se objevují ve formě diskuzních skupin distribuovaných prostřednictvím internetu kolem roku 1980 v podobě Usenet, který postupně začíná být úspěšný po celém světě. Zjednodušeně řečeno, Usnet byl předchůdcem internetových fór. V současné době bych na něj nahlížela spíše jako na jakési hybridní diskuzní fórum, přístupné z webu, ve kterém bylo možno komunikovat prostřednictvím u. Výhodou Usenetu je to, že uložená informace je členěna podle stanovených pravidel (vytvořeni stromové struktury, nutnost existence složek) a nízké náklady na zavedení i provoz této služby. Podstatnou nevýhodou je absence možnosti přímé komunikace mezi zaměstnanci, jeho nedostupnost při výpadcích služby a celková nepřehlednost. V roce 1995 vzniká další internetový fenomén jménem Wikipedie, která se celosvětově velice rychle adaptovala jako jednotná intranetová znalostní báze. Různé formy firemní wikipedie obratem získali svou popularitu ve větších společnostech a staly se i široce využívanými jako součást intranetových portálů. Firemní wiki je nejvíce využívaná pro shromažďování ukládaní a sdíleni různorodých firemních informací. Obsahují popisy pracovních procesů, postupů, produktů, slovníčky pojmů, manuály pro nové zaměstnance, firemní dokumenty a další jiné informace užitečné v každodenní pracovní rutině. Klíčovou výhodou je to, že informace, uložená na portálu, je k dispozici v takové formě, že zaměstnanci k ní mají nepřetržitý přístup a sami ji mohou nastudovat, aktualizovat či doplnit, případně smazat a nahrát novější verzi této informace. Toho v masovém měřítku využívají hlavně velké společnosti, kde se tyto potřebné informace podstatně obtížněji shánějí. Firemní wiki tak pomáhá výrazně šetřit čas jak zaměstnancům, tak i případným zákazníkům, kteří využití těchto informací vyžadují. Nevýhodou zůstává, že takovéto prostředí nepočítá s přímou, živou komunikaci mezi zaměstnanci, chybí zde možnost komentáře a tak i možnost přímé diskuse na dané téma. Navíc se potřebné dokumenty se musí stahovat lokálně na disk [57]. Nejvýraznějším fenoménem v oblasti komunikace jsou bezpochyby sociální sítě. Po zprovoznění prvních sítí se velmi rychle se rozšířily 8 a během několika málo let začaly být celosvětově úspěšné. Do podnikové infrastruktury ovšem sociální sítě pronikly nedávno, a to v okamžiku, kdy si společnosti uvědomily vliv sociálních sítí nejenom na lidsky život, ale i na podnikovou kulturu. Tak se začaly propojovat první firmy s takovými sociálními sítěmi jako 8 Pohled do historie sociálních site : Myspace a LinkedIn 2003 Orkut, sociální sit od Google a Facebook 2004 Twitter 2006 Google- kolem

34 Facebook, Twitter nebo Google+. Zpočátku šlo o pouhou prezentaci společnosti, protože tyto webové služby poskytuji snadno realizovatelnou reklamu pomoci vytváření veřejně přístupné vlastní stránky (vizitku společnosti) na serveru sociálních sítí, který má velmi dobrou relevanci v případě vyhledání společnosti pomocí vyhledávače. Prezentace společností volně přístupné veřejnosti tak poskytují vizitku podniku a současně dovolují sdílet, komentovat a prezentovat podnik v jeho okolí Globální sociální sítě Využiti globálně známých sociálních sítí jako Facebook, Google+ (případně Twitter nebo Linkedln) stále zůstává populárním a hodně úspěšným řešením. Velké množství podniků využívá globální podnikové sítě k pracovním účelům (které budou popsány níže) a proto povoluji svým zaměstnancům aktivní využívání sociálních sítí za účelem komunikace napřič organizaci. Facebook a Google+ umožnuje vytvářet stránky jak pro prezentaci společnosti, tak i jednotlivé uzavřené skupiny pro zaměstnance a konkrétní oddělení podniku. Sociální síť LinkedIn je navíc zaměřena pouze na pracovní život zaměstnanců. Na jednotlivých personálních profilech zaměstnanci vytvářejí své osobní prezentace obsahující pracovní zkušenosti, profesní historii, dovednosti a další pracovní charakteristiky zaměstnance, případně celopodnikové vizitky (prezentace společnosti, obor podnikání, zkušenosti, obchodní vztahy společnosti atd.). Tato sociální síť na jedné straně slouží jako osobní vizitka jednotlivce, na straně druhé jako veřejná prezentace společnosti jako celku. Současně dovoluje zapojení do veřejných komunit orientovaných dle oblasti podnikání. Využití sociálních sítí: Marketingové užití na základě jednoduché a levné prezentace celé společnosti, představení nabízených služeb a produktů. Proaktivní reklama. Možnost rychle zaujmout. Navíc sami uživatelé mohou propagovat služby, které se jim líbí, sdílet tyto služby spolu se známými, sledovat obchodní novinky a diskusí přispívat ke zlepšení služeb. Pro firmu sociální síť přináší větší porozumění koncovému zákazníkovi a více osobní interakce. Sociální síť znamená přímou a obousměrnou komunikaci s veřejností, otevřený přístup k prezentaci společnosti nabízí lidem možnost pokládat otázky, komentovat produkty, služby a servis. Sledování konkurence podniky využívají sociální sítě konkurentů ke sledování jejich obchodních aktivit a akcí. Lze tak získat dostatečně jasný obraz zákaznické báze konkurence i vytvořit profil obvyklého zákazníka. Propojení zaměstnanců firmy pro každodenní komunikaci. Na sociální síti jsou tvořeny diskusní skupiny pro zaměstnance společnosti (skupiny jsou tvořeny dle oblasti činnosti, oddělení ve společnosti, oblasti řešeni jednotlivých problémů atd.). Primárně tak umožnují efektivnější komunikaci mezi zaměstnanci společnosti. 34

35 Na sociálních sítích lze také vytvářet různé podnikové akce Slouží i k řízení obchodních vztahů (zákaznici, klienti, dodavatelé, konkurence). V neposlední řadě slouží sociální sítě i k vyhledávání nových obchodních příležitosti, nejlépe odrážejí, co veřejnost očekává, které zájmy na trhu převládají, co zákazníci vyhledávají a jaké jsou jejich preference. Sociální sítě se v B2B prostředí využívají pomocí jednotlivých aplikací (podrobně v kap. č B2B Jednotlivé aplikace ) V případě atraktivnějších typů pozic jsou sociální sítě pro personalisty i zdrojem zajímavých či doplňujících informací o uchazečích. Slouží do jisté míry jako vizitka potenciálního zaměstnance. Nevýhody sociálních sítí Rizika sociálních sítí vyplývají z jejich extra-podnikového charakteru. Jde o oblast poskytovanou třetí stranou, mimo kontrolu podniku. Z toho samozřejmě pramení i nedostatečná kontrola nad daty a informacemi tímto způsobem sdílenými. Tak logicky může dojit k úniku informací, různých znalostí, know how a dalších citlivých podnikových dat. Daniel Dočekal, internetový publicista, říká o zabezpečení firemní informaci v prostředí Facebook následující: "Tady (na Facebooku), žádné soukromí neexistuje, to je jenom falešné zdání. Stejně tak, jako když si na svoji zeď pověsíte něco, co označíte jenom pro přátele, tak to vlastně neznamená vůbec nic." [58] Další nevýhodou je, že tyto služby nejsou zcela vhodné pro interní účely. Například je velmi obtížné řešit krizové situaci. Navíc je občas nutné znát pravidla a správný postup pro komunikaci. Příkladem muže byt globální sociální síť Twitter, kde je nutně umět znaky (hashtagy) a pravidla komunikace (obr č. 6) tak, aby zpráva byla správně přiřazena k tématům a bylo ji možné následně veřejně dohledat. Obrázek 6 Zprava v soc. sítí Twitter 35

36 3.4.2 Podnikové sociální sítě Nejnovějším trendem v oblasti vnitrofiremní komunikace se staly podnikové sociální sítě [61]. Jedná se o uzavřenou podnikovou sociální síť (zvané někdy jako Firemní Facebook ) pro komunikaci a sdílení znalosti omezené skupiny uživatelů (zpravidla pouze pro firemní zaměstnance). Princip fungovaní popsán v kapitole Funkcionalita na přikladu Yammeru. Firemní sociální sítě přináší především lepší sdílení podnikových znalostí. Fakticky firemní sociální síť obsahuje firemní wiki, , chat a diskusi v jednom. Takové řešení snižuje nejen počet posílaných ů, ale vylepšuje i kvalitu komunikace. Komunikace se stává přímější, existuje rychlá zpětná vazba, ukládaní zpráv formou konverzace z toho pramenící udržení historie konverzace. Sociální síť zajištuje spojeni zaměstnanců napříč celou organizací (závody, franšízy, pobočky), v rámci jednotlivých oddělení, jednotlivých funkcí, případně na základě řešených projektů. Přínosem je posílení sdílené spolupráce, společné řešeni problémů a vytvoření týmových diskuse. Pro firmy, které mají zavedeny ve firmě ERP systém, někteří dodavatelé podnikových sociálních sítí nabízejí přímou integraci soc. sítí do ERP systému podniku. To umožnuje vytvoření diskuzí, komentářů k jednotlivým aplikacím ERP systému, transakcím, objednávkám, datům a činnostem v podniku, zaslání rychlých zpráv uživatelům na základě provedené činnosti. Ke každé aplikaci je přidělena funkce vytvoření diskuse nebo komentáře a jsou přidáni i příjemci. Vše je následně synchronizováno se sociální sítí a hned zveřejněno zúčastněným, případně vybraným uživatelům. Tento systém zvyšuje produktivitu a snižuje podíl provedené duplicitní práce Princip funkcionality Princip funkcionality bude vysvětlen na příkladu podnikové sociální sítě Yammer, která je v České republice nejznámější a nejvíce využívanou sítí a obsahuje všechny funkcionality, které jsou standardem pro podnikové sociální sítě. Na podobném principu je tak založena drtivá většina sociálních sítí. Vytvoření komunit Hlavní funkce, kterou nabízí aplikace Yammer, je vytvářeni veřejných a soukromých komunit (skupin) uvnitř podnikových sociálních sítí. Hlavní výchozí skupinou je celá společnost, jejímž členem se automaticky stává každý firemní zaměstnanec. Do této skupiny každý muže publikovat příspěvek, který bude dále publikován a zveřejněn napříč celou organizací. Tuto skupinu tvoří správce sítí a registrují všichni účastnici, kteří budou využívat sociální síť, případně importuje seznam kontaktů z ERP systému. 36

37 Ostatní skupiny jsou tvořeny správcem sítí na základě ve firmě existujících oddělení, profese, nebo rozdělení uživatelů podle oboru zájmů, řešení problémů nebo témat. Skupiny mohou být veřejně přístupné, nebo naopak soukromé skupiny, do kterých zaměstnanec musí obdržet pozvaní. Fulltextové vyhledávání napříč aplikací umožnuje vyhledat skupiny, ke kterým je možné se připojit. Skupiny jsou vhodným způsobem, jak naučit zaměstnance pracovat v týmu, propojit je podle oblasti pracovní činnosti, oboru znalostí, zkušeností nebo jiných charakteristik, které v daných skupinách mohou být užitečné. Další výhodou je přístup k informacím o nějakém tématu. Sledovaní Další užitečnou funkci, kterou nabízí aplikace je funkce sledováni. Jedná se o sledování skupiny nebo konkrétního člena komunity. Když někoho sledujete, znamená to automaticky, že sleduje příspěvky, skupiny a diskuse, kterých se zúčastní a které se následně stávají objektem zájmu, případně jsou zdrojem užitečné informace. Tyto informaci jsou poté zobrazeny v soukromém informačním kanálu uživatele. Uživatele a skupiny lze vyhledat pomoci vyhledávacích nástrojů nebo ve veřejném informačním kanále skupiny cela společnost. Komunikace Nejvíce ale Yammer je užitečný díky své hlavni funkce Messages (česky zprávy ). Napřič cele aplikace uživatel má okamžitý přistup k chatovacímu oknu (pravý dolní roh Obrázek 8). Pole pro zprávy obsahuje jak seznam všech kontaktu v sítí, které uživatele jsou v daný okamžik v sítí, taky seznám kontaktu, které jsou uživatelem sledované, nebo nejvíce užívané (favorite chats). Zprávy taky lze nechávat ke každému příspěvku. Tyto zprávy budou okamžitě zobrazeny majiteli příspěvku a lidem, kteří tento příspěvek sledují. To usnadňuje sledování komentářů, kdo co říká a co si o daném problému myslí. V konverzačních a komunikačních oknech jsou uživatelům nabízeny služby vložení nejenom textového vzkazu, ale také možnost vložení a následného sdílení dokumentů, obrázků ostatních příloh, vytvořeni veřejného hlasováni, sdíleni mezi jednotlivými uživateli a mnoho dalších funkcí. Příkladem muže byt okno příspěvků (zobrazené v informačním kanálu) které je vyobrazeno na obrázku č. 7. Obrázek 7 Stránka soc. sítí Yammer (převzato z ) Veškeré odpovědi, konverzace a jednotlivé zprávy jsou uložené a lze je spravovat, filtrovat a řadit podle priority ve složce Doručena pošta. Tato složka obsahuje soukromé zprávy zaměstnanců, skupinové konverzace, hromadné oznámení, diskuse, kterých se uživatel 37